摘要：在高校管理中，已經將合同管理作為其中一項重要的管理內容，特別是進口設備的合同管理更是重中之重，由此可見進口設備合同管理的重要性，本文在分析進口設備合同管理意義的基礎上，重點從六個方面說明進口設備合同管理的有效策略，使高校能夠真正將進口設備合同管理工作落實到實處。

關鍵詞：高校管理;合同管理;進口設備合同

一、引言

隨著高校對教學科研設備的投入不斷加大，教學科研水平的不斷提高，高校所購的教學科研進口儀器設備不斷增多，只有加強對進口設備的合同管理才能使采購合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進口設備的質量、服務，通過對進口設備合同的有效管理，不僅能夠將購置風險降至最低，還能有效的實現(xiàn)高校內部設備的管理，保證高校進口設備引入資金的合理使用，發(fā)揮設備的最大效益。

二、加強進口設備合同管理的必要性

一般情況下，高校進口設備合同管理分為合同前期準備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進口設備合同管理能夠保證在引入進口設備前期明確相關的規(guī)章制度，使進口設備采購過程滿足相應的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調一致，使簽訂內容更加合理有效，并讓雙方能夠根據合同內容履行相應的職責，防止違約情況發(fā)生[1]。進口設備合同管理是動態(tài)的，是貫穿于高校進口設備采購過程和使用過程中一項不可缺少的工作，加強設備合同管理能夠使高校和供應設備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權益，更有利于高校合同管理工作的順利實施。

市場經濟法治環(huán)境下，行政單位作為具有民事權利能力和民事行為能力的獨立法人，依法獨立享有民事權利、承擔民事義務。合同是單位各類經濟活動中明確雙方權利義務的主要載體，發(fā)揮著越來越重要的作用。加強經濟合同管理，有助于提高行政單位的經濟活動規(guī)范性，提升內部管理水平；有助于保障單位合法權益，降低經濟風險，促進利益最大化；有助于控制經辦和審批人員的廉政風險，減少職務犯罪的可能性。隨著行政單位經濟活動規(guī)范水平進一步提高，簽訂經濟合同的頻率和合同標的規(guī)模呈逐年上升的態(tài)勢，加強經濟合同管理、防控合同風險成為單位內部控制的一項重要內容。

一、合同管理流程中的審計重點關注點

內部審計作為行政單位提升內部管理水平的重要抓手，在監(jiān)督經濟業(yè)務流程設計和執(zhí)行的有效性、及時反饋內控信息、促進完善制度體系建設等方面具有不可替代的作用，同時也是降低單位經濟和法律風險、防范工作人員廉政風險的有效保障。行政單位的經濟合同以購置資產、購買服務、工程建設等內容居多，各單位流程略有差異，但總體而言較類似。實際操作中，經濟合同管理，涵蓋確定合同相對人（含招標）、合同起草與會簽、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同變更、合同結算、合同歸檔等工作。行政單位的內部審計部門不僅要對合同執(zhí)行結果進行審計，更需將審計關口前移，使審計監(jiān)督貫穿合同管理的始終，從源頭上防范風險（詳見圖1）。（一）合同內容與招投標結果是否一致。項目金額達到國家招投標規(guī)定或者各單位內部制度要求時，應當通過公開招標方式確定貨物、服務或工程的合同相對人。為防止中標單位與經辦部門或個人串通，通過較低價中標后，以與中標不一致或明顯存在法律漏洞和權利義務瑕疵的內容簽訂合同，內部審計在合同簽訂階段應關注合同內容與招投標結果是否一致。如有條件，內審部門還應介入招投標各環(huán)節(jié)的監(jiān)督。（二）重大合同是否領導班子集體決策。單位經濟合同管理是否根據合同金額或其他重要因素實行分級管理，區(qū)別一般合同、重大合同、特別重大合同。對于金額較大、內容復雜的合同是否經單位領導審批；對于特別重大合同是否經相關專業(yè)技術論證并由領導班子集體科學決策，決策記錄是否齊全，并在單位制度層面有“三重一大”等長效機制保障。同時，需關注是否存在將重大合同拆分成多個小合同以規(guī)避有關規(guī)定、導致經濟活動存在違法違規(guī)風險的情況。（三）合同簽訂人是否經授權。經濟合同經一定審批程序后，對外簽訂。關注合同簽訂人是否經合規(guī)的書面手續(xù)授權或經制度批量授權，防止部門和個人未經授權或超越授權權限以單位名義對外簽訂經濟合同、或違反規(guī)定以單位名義簽訂國家財經紀律禁止行政單位簽訂的合同（如行政單位不允許簽訂擔保合同），導致單位經濟利益受損。（四）合同印章保管是否。規(guī)范合同印章保管不規(guī)范，將導致存在發(fā)生經辦人員未經授權或超越授權權限擅自對外簽訂合同謀取個人不正當利益的可能，使單位面臨較大的法律風險和經濟風險，致使單位利益、信譽、形象受損的嚴重后果，尤其是行政單位一定程度上代表了國家和政府形象，對外行使權利義務應特別謹慎。（五）合同履行中重大變。更手續(xù)是否齊全關注對合同條款未明確約定的事項是否及時協(xié)議補充，合同履行過程中發(fā)生重大變更是否按規(guī)定程序辦理合同變更或合同解除。重大變更不能以執(zhí)行部門口頭或簡單的通知為依據，不僅要簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議仍需經合同會簽程序嚴格把關。對于重大追加支出項目，追加部分如達到政府采購或招投標等國家有關規(guī)定的，應嚴格執(zhí)行相關手續(xù)，不可擅自簡化操作。

二、行政合同管理的制度設計

內部審計不僅要監(jiān)督單位經濟合同管理執(zhí)行的有效性，同時需關注經濟合同管理制度設計的合理性和有效性。經濟合同的簽訂往往涉及法律、財經、合同主體資信、專業(yè)技術標準等諸多內外部因素，行政單位宜采取多部門聯(lián)合會簽流程，嚴把審批關。經濟合同管理一般涉及以下部門職責分工：1.經辦部門，負責經濟合同前期談判、合同條款草擬、合同執(zhí)行等工作，主要包括合同訂立前履行必要采購手續(xù)，對方資信調查，合同標的的數(shù)量、質量、價款和相關技術標準等合同具體情況把關。2.法務部門，負責審核經濟合同是否存在違法、違約風險，主要包括合同簽訂是否符合法律法規(guī)要求，條款的運用是否平等，是否存在違法風險等。3.財務部門，負責對經濟合同資金支付及執(zhí)行情況把關，主要包括合同價款支付合理性、可行性、合規(guī)性，履約保證金、質量保證金、違約賠償?shù)葪l款的合理性。4.監(jiān)督部門，內審、紀檢部門等，負責對經濟合同簽訂、執(zhí)行的全過程監(jiān)督。5.歸口部門，根據單位實際情況，設立合同歸口管理部門，負責審查合同會簽程序是否完備，修改意見是否落實，合同檔案管理和合同印章管理等。不相容崗位相分離，形成相互監(jiān)督、相互制約的內部制衡機制，是預防發(fā)生舞弊等行為的有效內控手段。因此，內部審計關注單位合同管理制度是否建設完善、合同管理的部門職責是否分工明確、合同授權審批程序是否有效開展的同時，還需關注單位是否做到不相容崗位相分離，實現(xiàn)授權審批與業(yè)務經辦崗位相分離、業(yè)務經辦與會計核算崗位相分離、款項結算與檔案保管崗位相分離等。

三、合同管理風險關鍵節(jié)點及對策

摘要:為提高醫(yī)院合同審簽效率，進一步提高醫(yī)院合同管理水平，本研究通過在現(xiàn)有HRP（hospitalresourceplan）系統(tǒng)中拓展合同管理模塊，規(guī)范管理業(yè)務合作伙伴等基礎數(shù)據，實現(xiàn)醫(yī)院合同全生命周期線上管理：包括線上錄入維護、審簽流轉、統(tǒng)一編號歸檔、收付款計劃、效期提醒等功能；并支持經濟類合同與預算管理、會計核算、資產管理等功能模塊聯(lián)動，提高精細化管理水平；生成合同臺賬、收付款明細、審簽意見匯總等報表，方便歸口管理部門統(tǒng)計分析。從醫(yī)院實踐案例表明，基于HRP系統(tǒng)的合同管理模塊，能夠滿足醫(yī)院對全院合同統(tǒng)一、規(guī)范管理的需求，通過線上協(xié)同審簽能夠有效提高工作效率，進而降低運營成本，促進合同合規(guī)性管理，不斷完善醫(yī)院管理體系。

關鍵詞:HRP;醫(yī)院合同管理;精細管理

合同業(yè)務是公立醫(yī)院經濟活動的重要組成部分，它貫穿于醫(yī)院項目立項、招標采購、項目建設、資金管理等一系列經濟活動中[1]。財政部在頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》第十一條規(guī)定：單位進行經濟活動業(yè)務層面的風險評估時，是否有效監(jiān)控合同履行情況；第五十四條規(guī)定：單位應當對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調機制，實現(xiàn)合同管理與預算管理、收支管理相結合[2]。原衛(wèi)生部《關于進一步加強經濟合同管理工作的通知》中提出：加強經濟合同執(zhí)行過程的監(jiān)管[3]。因此，合同線上審批流轉、合同統(tǒng)一編碼、關聯(lián)預算收支[4]與合同電子歸檔[5]成為醫(yī)院合同管理的迫切需求。為提高醫(yī)院合同管理信息化水平、實現(xiàn)合同與財務聯(lián)動精細化管理目標，探索基于業(yè)務、財務一體的醫(yī)院綜合運營管理信息系統(tǒng)（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模塊的實踐方案。

1醫(yī)院合同管理情況

1.1醫(yī)院合同類型。醫(yī)院合同主要分為設備、衛(wèi)生材料、藥品等，如采購合同、基建合同、協(xié)作合同、服務合同、科研成果技術轉讓合同、藥物臨床試驗合同、用人合同等幾大類[6]，合同種類多、涉及面廣、管理難度較大。通常將醫(yī)院簽訂的具有經濟目的的合同稱為經濟合同[7]，為方便劃分，將其他類型稱為描述類合同。1.2醫(yī)院合同管理定義。合同管理是指從合同標的立項認證、招標、合同草擬、部門會簽審核、合同章使用、合同執(zhí)行與資金結算、合同終結或變更，到最終合同歸檔等一系列過程和環(huán)節(jié)[8]。目前，醫(yī)院多實行院級合同管理部門、二級歸口管理部門和合同負責部門三級合同管理架構。主要流程包括，由合同負責部門發(fā)起合同、二級歸口管理部門審核、院內相關科室會簽、各級領導審批，并最終由院級合同管理部門統(tǒng)一管理歸檔，確保合同簽署嚴謹有序，滿足醫(yī)院合同內部控制要求。1.3當前合同管理面臨的主要問題。醫(yī)院合同會簽流程涉及全院各級管理部門協(xié)同，由此在實際運行中反映出一些問題和需求。1.3.1合同會簽階段。合同類型從基建維修到設備購置、系統(tǒng)開發(fā)、科研合作方方面面，種類繁多，不同類型的合同涉及不同的會簽科室和審批流程。合同線下流轉需專人負責將紙質材料報送給有關會簽部門，且無法及時知曉合同的流轉狀態(tài)，溝通成本較高，影響工作效率，而各會簽科室對合同提出意見，需修改后重新打印合同，造成紙張浪費。1.3.2合同執(zhí)行階段。對合同的審查、變更應充分留痕、可追溯，保證合同嚴謹，盡量避免爭議、降低風險。由于合同數(shù)量繁多，如遇合同中止、補充協(xié)議等情況，與原始合同建立關聯(lián)關系較為不便[9]，并且缺少持續(xù)、系統(tǒng)地監(jiān)督管控，難以及時掌握收付款、驗收入庫等合同執(zhí)行狀態(tài)，合同履行管控力較弱[10]。1.3.3經濟類合同管理。醫(yī)院采購業(yè)務頻繁、訂購品目繁多，可能出現(xiàn)不同歸口管理部門與同一供應商簽訂多份合同的情況，線下管理難以按供應商統(tǒng)計、查閱合同，既不能全面分析與某一供應商的商業(yè)往來關系，也不能對供應商進行精準的履約評價[11]。在財務管理方面，通常只有在實際付款時，才能關聯(lián)校驗預算，預算控制相對滯后。1.3.4合同歸檔階段。對于合同管理一般采用電子表格記錄、掃描紙質合同后提交相關管理部門歸檔，歸檔流程的信息化程度不高。

2合同線上審簽功能設計

1移動辦公合同管理系統(tǒng)的內涵和意義

合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程優(yōu)化進行系統(tǒng)功能設計，將其應用到企業(yè)實際合同管理業(yè)務中，從而實現(xiàn)合同管理的標準化、集中化、精細化，減少合同的法律糾紛。移動辦公，是利用手機的移動信息化軟件，建立手機與電腦端同步辦公的企業(yè)應用系統(tǒng)，使用戶擺脫時間和空間束縛，隨時隨地進行辦公，提高企業(yè)的辦公效率?；谝苿愚k公的合同管理系統(tǒng)具備合同模板管理、合同審批管理、合同變更、合同履行、合同歸檔、合同報表等功能，幫助企業(yè)優(yōu)化合同管理流程，借助移動互聯(lián)網技術實現(xiàn)合同異地審批，滿足企業(yè)本部及分子公司的辦公需求。

2移動辦公合同管理系統(tǒng)的軟件架構和集成模塊

2.1軟件架構。根據合同管理系統(tǒng)的特點，軟件的構架主要分為以下幾層。①表現(xiàn)層。主要負責合同文本及合同流程展示，電腦端采用網頁的形式進行展示，移動端采用APP的形式展示。②應用層。主要負責合同業(yè)務流程控制，其中包括合同模板管理、合同審批、電子印章、電子歸檔、合同報表查詢等功能。③應用支撐層。主要負責合同數(shù)據存儲，為應用層和表現(xiàn)層提供數(shù)據支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、審批流程數(shù)據等。2.2集成模塊。合同管理系統(tǒng)集成設計則主要包括兩大模塊。2.2.1與企業(yè)數(shù)據中心集成。企業(yè)已建立數(shù)據中心，含有人員主題數(shù)據、合同主題數(shù)據、供應商/客戶主題數(shù)據、物料主題數(shù)據、財務主題數(shù)據、項目主題數(shù)據等，與本系統(tǒng)有關的是人員主題數(shù)據、合同主題數(shù)據、供應商/客戶主題數(shù)據，與數(shù)據中心集成能夠確保數(shù)據源的準確性、穩(wěn)定性、唯一性。集成內容包括以下幾點：①與人員主題數(shù)據集成，獲取企業(yè)實時組織機構人員數(shù)據，為合同系統(tǒng)提供人員基礎數(shù)據，數(shù)據流向是數(shù)據中心→合同系統(tǒng)；②與供應商/客戶數(shù)據集成，獲取實時的供應商/客戶數(shù)據，為合同起草時提供供應商/客戶數(shù)據源，數(shù)據流向是數(shù)據中心→合同系統(tǒng)；③與合同主題數(shù)據集成，形成規(guī)范的合同主題數(shù)據庫，用于統(tǒng)計分析、企業(yè)決策，數(shù)據流向是合同系統(tǒng)→數(shù)據中心。2.2.2與企業(yè)財金系統(tǒng)集成。將合同審批通過后的數(shù)據推送到財金系統(tǒng)中，用戶在財金系統(tǒng)中對合同進行收/付款操作，收/付款后財金系統(tǒng)將合同系統(tǒng)的收/付款進度推送回合同系統(tǒng)，在合同系統(tǒng)中能夠生成合同收款進度明細，用于合同履行及報表綜合查詢，數(shù)據流向是合同系統(tǒng)→財金系統(tǒng)→合同系統(tǒng)。

3移動辦公合同管理系統(tǒng)的主要功能模塊

為了實現(xiàn)合同管理業(yè)務的標準化和規(guī)范化，系統(tǒng)功能模塊主要包含以下6個方面。3.1合同模板管理。規(guī)范合同以及保證合同內容和管理系統(tǒng)相匹配是合同模板管理的主要目標，合同模板主要由合同承辦人員根據實際情況來創(chuàng)建，使合同起草更加規(guī)范并且減少煩瑣的輸入工作。由于企業(yè)每年的業(yè)務量巨大，因此涉及的合同文本數(shù)量也非常多，要提高合同文本規(guī)范化的管理效率，則需要改變傳統(tǒng)的合同文本創(chuàng)建或錄入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律條件的要求。在合同模板管理中，審計法務部主要負責檢查合同模板的各項條款是否合法、條款是否齊全、是否存在不平等條約等，而承辦部門則負責維護和選擇合同模板。3.2合同審批管理。合同審批管理流程設計主要由工作流引擎實現(xiàn)，包括流程圖、頁面表單以及流程控制等設計，流程主要環(huán)節(jié)包括以下步驟。①發(fā)起審批流程：用戶選擇合適的合同模板、供應商/客戶信息、符合條件的合同類型、各節(jié)點審批人，根據具體情況選擇合適的電子印章，填寫必要的合同基礎數(shù)據字段，發(fā)起審批流程。②通過及駁回：審批流程發(fā)起后，審批消息會發(fā)送到流程下一個節(jié)點執(zhí)行人的頁面，執(zhí)行人點擊查看審批消息后可以對合同進行批注。③自動催辦：在1個工作日內，如果某審批節(jié)點的執(zhí)行人還沒有完成審批，系統(tǒng)會自動給該執(zhí)行人的郵箱發(fā)送催辦郵件。④合同電子印章：合同審批執(zhí)行到電子印章環(huán)節(jié)時，用印人員對合同進行電子印章用印，合同生效。根據企業(yè)對公司本部、分子公司劃分以及合同收/付款類型，合同審批流程分為公司本部收/付款審批流程、分公司收/付款審批流程、子公司收/付款審批流程。圖1是付款合同審批流程圖，其他流程與此類似，故不再贅述。3.3合同變更。如果客觀環(huán)境發(fā)生了變化，則合同雙方之間的一些利益關系也會發(fā)生變化，導致合同變更。合同承辦人在系統(tǒng)中發(fā)起合同變更流程，根據實際情況填寫合同變更的內容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填寫解除理由。合同變更流程審核通過后合同自動變更，并保留變更記錄。3.4合同履行。合同生效后，系統(tǒng)會根據合同基礎數(shù)據、合同審批數(shù)據、財金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據生成合同履行臺賬。合同履行是否有效，關系整個合同管理的結果，因此，真實有效的合同履行臺賬數(shù)據至關重要。合同履行臺賬包含了合同履行過程中重要的時間節(jié)點任務，比如合同收/付款節(jié)點、合同歸檔節(jié)點，沒有按照時間節(jié)點要求完成任務的則需要對合同承辦人發(fā)出預警提示。3.5合同歸檔。合同歸檔，指合同履行完畢之后，合同承辦人在系統(tǒng)中選擇合同歸檔，帶有電子印章的合同電子文本自動歸檔，同時承辦人將紙質合同文本和合同審批單交由檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。3.6合同報表。合同審批生效后，系統(tǒng)會根據合同基礎數(shù)據、合同審批數(shù)據、財金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據生成合同報表，用戶可以根據承辦人、承辦部門、承辦公司、供應商/客戶、收/付款類型、合同生效日期和合同金額等字段進行綜合查詢和統(tǒng)計分析。

【摘要】合同管理是高校治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設的一項重要工作，高校涉及的經濟合同數(shù)量多、金額大，但調查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺乏對合同的有效監(jiān)督和管理。文章從內部控制的角度，結合《政府會計制度》的相關要求，針對高校經濟合同管理存在的問題提出了相關建議。

【關鍵詞】內部控制；經濟合同；合同管理

近年來，財政部、教育部陸續(xù)了多項有關高校內部控制的規(guī)定和指南，這對規(guī)范高校內部控制、防范經濟風險、提升高校的管理水平起到了積極作用。隨著國務院及各地方省市“雙一流”“高水平”大學建設方案的推出，高校在人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新、國際交流與合作等方面加大投入力度，辦學實力不斷提升，相應的對外經濟合同數(shù)量和種類日益增加。合同管理是高校內部控制的重要組成部分，科學的合同管理能有效防范法律風險，為高校減少因經濟合同糾紛而承受的經濟損失和聲譽影響。

一、規(guī)范高校經濟合同管理的重要性

（一）規(guī)范合同管理是完善高校內部控制體系的重要環(huán)節(jié)。根據《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》相關規(guī)定，高校內部控制要實行經濟領域全覆蓋，具體包括控制環(huán)境、財務預決算管理、資產及負債管理、收入和支出管理、合同管理、采購及工程項目管理、科研及財政專項管理、經濟活動信息化管理、附屬單位（企業(yè)）及教育事業(yè)基金會管理等多項內部控制模塊。高校合同管理是高校經濟活動內部控制管理體系建設中的重要環(huán)節(jié)，主要貫穿于高校資產、債務、收入、支出、采購、工程、科研等多個模塊中，合同控制管理的合法合規(guī)性、全面性、重要性、適用性直接影響著高校經濟活動內部控制的有效性評價。（二）規(guī)范合同管理是高校依法治校的重要組成部分。根據相關法律政策要求，高校要建立健全依法治校工作機制，完善現(xiàn)代大學管理制度體系，提高學校依法辦事、依法進行科學決策、依法進行科學管理的能力。高校經濟合同從論證與評估、立項、招投標、簽訂到執(zhí)行、終止全過程中，涉及了項目管理、采購管理、招投標、資金管理、資產管理、審計監(jiān)督等多方面法律法規(guī)和規(guī)章制度。高校的所有重大對外經濟行為，如商品和服務采購、合作辦學、科學研究、對外服務等，都是以合同方式確定，為了維護和保障高校的合法權益，提升依法治校、科學治校的能力和水平，促進高校健康快速地發(fā)展，高校應當加強和規(guī)范經濟合同的管理。（三）規(guī)范合同管理是政府會計制度落地實施的有力保障。2019年1月1日起高校開始執(zhí)行《政府會計制度》，新制度在會計核算模式上首次采用了雙功能、雙基礎核算模式。2019年以前，高校的會計核算主要實行的是收付實現(xiàn)制，按資金流入和流出的時間作為會計處理的時間點，以實際現(xiàn)金流來確定收入和支出，但按照新制度要求，高校財務會計核算要實行權責發(fā)生制，要以權利和義務的發(fā)生為核算基礎，而經濟合同是記錄高校權利和義務的主要載體，是高校會計業(yè)務計量的重要依據。為了能更加真實、準確、及時地反映高校的財務狀況，會計人員要實時掌握高校經濟合同的簽訂和履行情況，嚴格按照合同條款的約定和合同相關業(yè)務完成的進度標準來核算和確定合同相關的收入和費用。因此，規(guī)范高校合同管理是進一步提升高校會計信息服務質量、有序推行政府會計制度改革的重要保障。

二、高校經濟合同管理現(xiàn)狀分析

摘要：結合醫(yī)院工作實際，分析了醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀，指出了存在的問題，提出了針對性的解決方案。

關鍵詞：醫(yī)院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀

2019年，北京大學第一醫(yī)院（以下簡稱“我院”）總務處下設辦公室、供應科、物業(yè)管理科、修建科、動力科、餐飲管理中心、汽車隊，共計7個科室，涉及貨物采購、服務采購、工程施工、設備維保4個類別的合同簽訂，共計歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實行雙線管理，即合同轉簽涉及的過程文件及合同文本除在相應監(jiān)管科室留存外，所有合同還須在總務處辦公室歸檔留存。監(jiān)管科室在日常工作中，須參照合同約定對對方提供的貨物或服務等進行監(jiān)管檢查、付款驗收。在一個服務期將要結束時，監(jiān)管科室須參照現(xiàn)有合同對下一服務期的金額等各方面進行測算，起草新合同，而總務處辦公室留存的合同文本及過程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個重要作用⸺院區(qū)將合同檔案送至總務處辦公室，實效性較差。當合同檔案在辦公室歸檔時，在接受檢查時便可及時提供所需材料。監(jiān)管科室作為合同的的起草及執(zhí)行部門，在合同歸檔時留存合同過程文件、合同文本原件及投標文件正本，總務處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過程文件的復印件、合同文本原件及投標文件副本。

二、醫(yī)院后勤合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案儲存空間不足

摘要：基于風險防范的視角，闡述高校加強經濟合同管理的現(xiàn)實意義，分析高校經濟合同管理的現(xiàn)狀及存在的問題，結合內部控制的有關要求，提出完善制度建設、嚴格預算控制、確立管理部門、規(guī)范審批流程、實行跟蹤控制、加強人員培訓、加強檔案管理等對策。

關鍵詞：財務風險防范；經濟合同管理；內部控制

一般意義上的合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。隨著社會主義市場經濟體制的逐步確立和高等教育改革不斷向縱深推進，承擔著人才培養(yǎng)、科學研究、文化傳承和社會服務功能的高校，以其特有的文化、科技、服務等角色，多樣性地參與各類社會經濟活動。合法、依規(guī)、公平、公正的高校經濟合同，是高校參與社會經濟活動、防范經濟活動財務風險、維護自身合法權益的重要保障。因此，加強高校經濟合同管理，是新時期高校在踐行內涵式發(fā)展、推進精細化管理工作中的重要一環(huán)。

一、高校加強經濟合同管理的現(xiàn)實意義

（一）加強高校經濟合同管理是貫徹落實依法治校的要求。按照《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》以及《教育部關于加強依法治校工作的若干意見》（教政法〔2003〕3號）等文件要求，高等學校努力推進依法治教、依法治校、依法辦學?！秶鴦赵宏P于印發(fā)國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的通知》（國發(fā)〔2017〕4號）指出，高校應大力推進依法治校，推動學校建立章程配套制度及落實機制，健全各種辦事程序、內部機構組織規(guī)則、議事規(guī)則，強化學校依法辦學意識。各個高?；径几鶕募裣鄳刂朴喠吮拘５慕洕贤芾磙k法，目的就是貫徹落實依法治校的要求。（二）加強高校經濟合同管理是大力推進內部控制的要求。財政部《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號）等有關內部控制文件，對單位的合同管理控制提出了具體要求。因此，從內部控制的角度來講，高等院校應建立健全合同內部管理制度，確定歸口管理部門，明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權簽署權限，加強對合同履行情況的監(jiān)控，加強合同信息安全保密等工作，切實維護高校的合法權益。（三）加強高校經濟合同管理是嚴格規(guī)范財務管理的要求。新時期高校財務管理工作，除了日常的財務核算工作外，更多的是強調管理會計職能。按照“努力辦好人民滿意的教育”有關要求，高校的管理會計工作應做好學校當前發(fā)展和長期規(guī)劃的經濟前景預測；建立經濟指標體系，落實經濟責任制，控制經營全程；做好資金籌集工作，加強現(xiàn)金流量管理；建立嚴謹?shù)目冃Э己伺c評價體系；參與學校相關經濟決策等。上述過程的實施，無不涉及相關經濟合同的簽署。因此，合法、依規(guī)、公平、公正的高校經濟合同，是規(guī)范財務管理、防范財務風險的重要保障。

二、當前高校經濟合同管理存在的問題

在全面依法治企的形勢下，縣級供電企業(yè)必須依托“國家電網公司經濟法律管理業(yè)務應用系統(tǒng)”平臺，遵循合同管理的“統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一職責、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一平臺”的“六統(tǒng)一”原則，做好合同審核、簽訂、履行等相關工作，不斷加強、規(guī)范、完善合同管理，防范經營風險，維護公司合法權益。

一、健全合同管理機制

按照國家電網公司合同管理辦法的精神，通過“以評價促落實、以檢查促管理、以培訓促提升、以計劃促履行”的管理手段，完善和優(yōu)化合同管理制度，規(guī)范和加強合同管理工作，推進合同管理標準化建設。完善管理制度。實行承辦人制度、審查會簽制度、授權委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報告制度、審計監(jiān)察制度及責任追究制度，做到制度落實、機構落實和人員落實，使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有序的制約狀態(tài)。同時，要組織辦公室、財務、物資等相關業(yè)務主管部門對合同管理工作進行檢查，做到管理層次清楚，職責明確、程序規(guī)范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立組織機構和考核機制。建立健全合同管理組織機構，清晰地劃分合同管理機構、人員及職責，明確合同歸口管理部門和合同管理相關部門的職責分工。嚴格落實《國家電網公司合同檢查考核管理細則》，通過建立合同管理月評價、月通報、月考核機制的管理機制，從合同上線率、審核率、執(zhí)行率、規(guī)范率、準確率、調考合格率等方面制定考核評價標準，促使合同的簽訂、履行、考核都處于有效的控制狀態(tài)。健全常態(tài)管理機制。建立合同管理月報機制，按月梳理、分析合同簽訂、履約情況，做好合同管理的事中控制，協(xié)助合同承辦部門處理合同中出現(xiàn)的問題，防止違約行為的發(fā)生。采取部門自查、集中督查的方式，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同起草、審核、簽署、履行及歸檔中存在的管理問題，促使合同管理做到規(guī)范、合規(guī)。

二、完善合同過程管控

在日常合同管理中，要將嚴把合同審查關作為合同常態(tài)管理的主要內容，強化合同談判、起草、審核、會簽、委托授權、用印等全過程管理，全面實現(xiàn)“有人負責、有人監(jiān)督、有章可循、有據可查”。規(guī)范合同流轉程序。進一步優(yōu)化業(yè)務流程，嚴肅合同授權管理，加強合同履行階段的監(jiān)督與考核，提升合同管理效率與效益。根據國家電網公司對合同統(tǒng)一編號的原則，對所有的合同進行統(tǒng)一整理編號，并在ERP系統(tǒng)錄入項目時，加入合同管理的概念，使每個項目名稱后面均有合同編號，實現(xiàn)項目的線上查詢，項目管理效率大大提升。推行國網統(tǒng)一合同文本。按照《國家電網公司合同管理辦法》六統(tǒng)一要求，起草合同以甲方為主，按《國家電網公司合同管理辦法》第十三條規(guī)定選用相應合同文本，確保合同文本的規(guī)范性、實用性、實效性、完整性，實現(xiàn)統(tǒng)一合同文本使用率100%。加強統(tǒng)一合同文本在招標環(huán)節(jié)的應用，本著“內部管理制度外部化”的原則，在招標文件中明確規(guī)定文本的使用規(guī)則，確保對外部供應商產生法律效力。同時，不斷梳理與合同類型相關業(yè)務的法律、法規(guī)、規(guī)章、標準、制度，對相關合同文本內容進行及時更新，更加有效的保護公司的合法權益。嚴格執(zhí)行合同審查會簽制度。防范合同管理法律風險的制度保障，就是建立、落實嚴格的合同審查會簽制度，做好合同風險的事前、事中、事后防范。對合同進行技術、經濟、法律審查，運用法律規(guī)定、技術經濟手段，保證企業(yè)簽訂合同選擇最佳方式、取得預期效益，實現(xiàn)合同目的。通過審查會簽，可以發(fā)現(xiàn)合同中存在的潛在風險，減少和避免在履行合同過程中產生不必要的分歧和爭議，提高合同履約率。加強對重大合同審查管理，嚴格實行重大合同聯(lián)簽、備案制度。重大合同，需按照重大合同會簽程序審查、會簽、批準。重大合同包括：資產抵押、轉讓、出售、收購、清算合同；擔保合同；企業(yè)兼并、分立、破產、清算合同；股份制改造、資產重組、投資合同；具有全局影響的或數(shù)額巨大的土地使用權轉讓合同；購電合同、并網調度合同及標的額達到一定標準的合同等等。重點對條款完備、物資清單替代合同、乙方違約責任等情況重點審核。強化合同歸檔管理。合同是企業(yè)的有效憑證，是確定雙方權利義務的重要證據，全面規(guī)范合同歸檔工作將有效避免企業(yè)不必要的經濟損失。強化合同文本等相關資料的收集、整理工作，并按檔案管理要求及時歸檔，是規(guī)范合同管理的一項重要內容。要分批分類整理合同臺賬及紙質文本，并及時歸檔，確保合同文本及附件資料應收盡收、應歸盡歸。

三、強化合同方資信審查

一、加強高校經濟合同控制的必要性

（一）有助于學校防范法律風險，維護合法權益。市場經濟條件下，高校在參與社會經濟活動時與其他經濟組織產生利益沖突在所難免。合同作為調節(jié)簽約雙方經濟關系的依據，能夠以法律形式規(guī)范合同訂立與履行過程中的行為，保護合同當事人的合法權益。有效的合同控制，一方面能夠培育高校信用，推動高校自覺履行合同義務，預防經濟糾紛，減少經濟損失；另一方面，能夠規(guī)范、約束合同雙方交易行為，保護學校在合同中的預期利益和交易成果，維護學校合法權益，不受違約方侵害。（二）有助于學校預算執(zhí)行管理，提高財務管理水平。經濟合同是學校預算執(zhí)行的重要手段，是學校重大經濟活動的先導，是學校一系列互相銜接、互相監(jiān)督、互相制衡、共同協(xié)調行動的經濟活動的橋梁。經濟合同控制貫穿于學校對重要經濟活動進行組織、執(zhí)行、監(jiān)督和檢查的全過程。有效利用合同控制能夠協(xié)調學校內部各方關系，合理配置各類資源，規(guī)范預算管理，提高財務管理水平，有效防范各類風險。（三）有助于學?？刂曝攧诊L險，提升資金使用。效率當今社會，金融滲透到社會的各個領域，逐漸成為現(xiàn)代經濟的核心，高校已經越來越多地參與到金融活動當中，能否通過合同管理有效控制金融和財務風險，關系到學校持續(xù)高質量發(fā)展。有效利用合同控制對復雜金融合同制定風險應對策略、監(jiān)控和計量財務風險，則能夠保證合同目標與學校財務戰(zhàn)略目標相協(xié)調，控制學校融資風險；同時，有效的合同控制，能夠幫助學校節(jié)省交易時間，降低交易成本，保證交易正常進行，加速資金周轉，減少費用，提升學校資金使用效率。

二、高校經濟合同控制現(xiàn)狀

（一）合同組織管理和運行機制。在合同組織管理及運行機制方面，有的沒有設置經濟合同的統(tǒng)一歸口管理部門和崗位，合同管理工作職責分工不明確，不相容崗位未實現(xiàn)相互分離；有的合同管理組織領導與協(xié)調機制不完善，還存在多部門共同管理的邊際盲區(qū)；有的合同管理制度和流程不健全，缺乏系統(tǒng)規(guī)范的合同管理制度文本；有的各職能部門合同管理混亂，各自為政，出現(xiàn)多頭管理現(xiàn)象；有的不同類別的合同的授權審批和簽署權限不明確，出現(xiàn)未經授權或越權審批、簽署；有的將需要招標或領導審批的重大經濟合同拆成標的金額較小的若干不重要合同，采用化整為零的方式，有意拆分合同，故意規(guī)避合同控制規(guī)定；有的合同管理手段落后，仍然停留在傳統(tǒng)、單一的人工管理方式。（二）合同的訂立。在合同訂立方面，有的簽約人法律風險意識不強，延續(xù)著傳統(tǒng)觀念和經驗做法，未經授權違規(guī)簽訂擔保、借貸和投資合同；有的未建立信用評價體系；有的泄露合同談判策略；有的合同簽訂雙方主體資格不合法；有的對簽約方履約能力和商業(yè)信譽評價不恰當；有的合同內容和條款不合理、不嚴密、不完整，文字表述不嚴謹，未準確表達談判結果，存在重大疏漏和欺詐，或違反國家法律法規(guī)及國家行業(yè)產業(yè)政策；有的合同談判中忽略合同重大問題或重大問題上做出不當讓步，談判經驗不足，缺乏技術、法律、財務、會計等專業(yè)知識支撐；有的合同印章管理不當，或者沒有使用合同專用章，簽署后的合同被篡改；有的合同訂立過程不透明，缺乏民主決策過程，學校利益得不到保障；有的合同訂立過程缺少書面記錄，出現(xiàn)問題后難以追究責任；有的合同訂立隨意，相互復制條款，漏洞明顯。（三）合同的履行。在合同履行方面，有的校內各部門缺乏有效溝通，未按照合同條款規(guī)定履行合同；有的合同未明確事項，未及時協(xié)商溝通處理，合同無法正常履行；有的應變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為，合同變更未經相應的程序；有的未建立有效的合同糾紛處理機制，合同糾紛處理不當，錯過了國家法律規(guī)定的訴訟時限，貽誤了最佳時機；有的違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款或在沒有合同的情況下盲目付款；有的未達到終止條件的合同終止，合同終止未辦理相關的手續(xù)等。（四）合同的歸檔。在合同歸檔評估方面，有的未妥善保管合同文本及相關資料，管理方式停留在傳統(tǒng)的單一的人工方式，合同保管工作不到位，合同歸檔不及時甚至出現(xiàn)紕漏；有的未建立合同信息安全保密機制，合同管理不嚴格，在合同談判、訂立、履行過程中，泄露商業(yè)或學校秘密；有的未建立合同管理后評估制度，合同管理虎頭蛇尾；有的合同管理后評估程序不合理、方法不科學，合同管理中的問題長期得不到解決。

三、高校經濟合同控制制度的設計

（一）合同管理組織體系控制。1.合同管理組織控制。建立完善的合同管理組織體制，加強對學校合同的集中統(tǒng)一管理，成立合同控制領導小組，指定合同歸口管理部門，根據經濟業(yè)務類型，設置相應的合同管理崗位，實行不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，明確合同管理人員專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德素養(yǎng)要求，對合同事務實行審核把關、統(tǒng)一管理，確保簽訂合同的格式、內容合法合規(guī)，符合學校利益；同時，建立合同管理各部門之間的溝通協(xié)調機制，明確經濟業(yè)務承辦部門、合同歸口管理部門、財務部門、審計或紀檢部門在合同管理中的職責分工和協(xié)作運轉方式，加強其協(xié)同整合能力，確保經濟業(yè)務承辦部門、財務部門、審計或紀檢部門與合同歸口管理部門之間及時進行有效的信息交流，優(yōu)化資源配置，形成管理協(xié)同機制，促進合同管理與財務預算、資金收支、工程項目、資產及采購等管理的有機結合。2.合同管理制度流程控制。學校要加強合同管理制度建設，建立健全規(guī)范的合同管理制度體系，設計嚴密的業(yè)務流程，對合同實行分級分類管理，明確合同訂立的授權審批程序、權限，確保所有簽訂合同經過學校合法授權，嚴防簽訂超出有關規(guī)定范圍的合同情況的發(fā)生，嚴禁校內部門、單位或個人未經授權以學校名義對外簽訂各類合同，嚴禁違反上級規(guī)定簽訂擔保業(yè)務合同、對外投資合同和資金借貸合同。同時，學校應全面梳理合同管理業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)，查找各環(huán)節(jié)可能存在的風險，確定關鍵控制點，明確合同管理在合同調查、談判、審核、簽署、履行、結算等各環(huán)節(jié)的控制要求，不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，并設置相應的記錄或憑證，及時、客觀記錄各環(huán)節(jié)業(yè)務的完成情況，實行痕跡管理，確保合同訂立、履行、后續(xù)管理等環(huán)節(jié)得到有效控制。3.合同管理歸口控制。學校根據自身實際情況，設置合同歸口管理部門，制定部門工作職責；根據合同管理需要，定編定員，定崗定責，對合同進行統(tǒng)一規(guī)范管理。具體來說，負責梳理學校合同管理業(yè)務流程，進行風險評估，確定關鍵控制點，制定合同管理制度體系，發(fā)揮專業(yè)特長，審核合同權利義務的對等性、違約責任、爭議解決方式等重點條款內容，提出修改意見，管理合同標準文本和相關資料，參與學校重大合同的文稿起草、協(xié)商談判、內容審查和正式簽訂，監(jiān)督檢查合同的履行、變更、解除等情況，組織相關部門開展合同糾紛的調節(jié)、仲裁、訴訟活動，妥善保管合同專用章，對合同履行情況進行適時登記，對合同資料進行及時歸檔等，定期進行自我評價，及時發(fā)現(xiàn)合同管理中的高風險點和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地修補漏洞和糾正偏差，實現(xiàn)合同管理的不斷完善。（二）合同前期準備控制。1.合同策劃控制。合同策劃是合同業(yè)務的起點，也是合同控制的起點。學校應明確合同簽訂的經濟業(yè)務范圍、合同訂立的業(yè)務流程，規(guī)定凡是應當簽訂合同的經濟業(yè)務或事項均應按照流程簽訂書面合同，不得用其他方式替代；不得將需要招標或領導審批的重大經濟合同化整為零，拆分成若干金額較小的經濟合同；嚴格審核合同策劃是否符合學校事業(yè)發(fā)展和長遠利益，是否與學校年度工作目標或項目目標一致，協(xié)調好合同在內容、技術、時間上的可行性；加強計劃管理，防止因簽訂合同導致超計劃投資、超預算支出。2.合同調查控制。建立合同調查協(xié)調機制，組建合同調查工作組或類似組織，落實合同調查的主體責任，制定相關崗位的工作職責，明確調查人員專業(yè)素質和職業(yè)道德要求，并簽訂責任書。合同調查過程中，應重點審查合同對方當事人的資信情況，具體審查訂立合同當事人的主體資格是否合法、簽約代表人授權書是否有效、法律地位是否平等、是否遵循相關法律法規(guī)與公序良俗原則、營業(yè)執(zhí)照是否有效、是否具備履約資格、合同所涉交易內容是否在經營范圍內，查閱經審計的財務報告、政府相關部門的專項檢查報告、以往交易記錄和社會客戶評價等財務和非財務信息，綜合評估合同對方當事人的財務風險和信用狀況，建立信用檔案，定期進行授信評價，必要時組織相關人員進駐現(xiàn)場，實地考察和了解合同對方當事人的經營范圍、產品種類、規(guī)格型號、質量等級、生產能力、技術水平等生產經營情況，資產、負債等財務狀況，全面評估合同對方當事人的履約能力。3.合同談判控制。建立合同談判集體會審制，由熟悉國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格等的經驗豐富的專家、學者、管理人員、業(yè)務人員等組成談判團隊，發(fā)揮團隊智慧，在合法的前提下，遵循“誠實信用、平等互利、協(xié)商一致”原則，選擇適當?shù)那⒄劮绞?，充分掌握對方資料，預先制定談判策略，除關注合同一般性內容條款外，重點關注合同的核心細節(jié)，如合同標的名稱、規(guī)格、型號等要素是否準確、具體、確切，數(shù)量是否清晰，計量單位是否明確，質量或技術標準是否詳細具體，價款或報酬的確定方式是否合理，合同價款或報酬的結算方式是否快捷可行，履約期限、地點和方式有無爭議等；對于合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術強、法律關系復雜的合同還應當聘請具有專業(yè)資質和勝任能力的外部專家參與談判相關工作。談判過程中要注意安全保密，尤其是合同信息資料的保密，建立嚴格的保密責任追究制度，并對重要事項的談判過程、參與談判人員的主要意見記錄在案，妥善保存，防范舞弊風險，進行責任追究，維護學校利益。（三）合同訂立環(huán)節(jié)控制。1.合同擬定控制。合同是簽約雙方當事人真實意愿的準確表達，合同文本格式必須規(guī)范，符合國家法律法規(guī)規(guī)定的要求。國家或行業(yè)有標準文本的合同，必須使用國家或行業(yè)的標準文本，以減輕合同文本擬定工作量；國家或行業(yè)沒有標準文本但有示范文本的合同，可以參照示范文本合同，并對涉及簽約雙方當事人權利義務關系的條款內容進行反復斟酌、認真審查，結合簽約雙方具體情況進行修改；國家或行業(yè)沒有標準或示范文本的合同一般由學校業(yè)務承辦部門起草，由法務部門審核；對于合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術強、法律關系復雜的合同，還應當聘請校外法律和技術專家或顧問參與起草；對對方草擬的合同文本，學校業(yè)務承辦部門和法務部門應當組織相關人員進行認真審核，確保合同條款能夠準確反映學校意愿表達，準確反映簽約雙方談判達成的一致意見，合同文本格式和內容規(guī)范合理。2.合同審核控制。加強對合同的審核，建立合同會審制度和分工協(xié)作機制，歸口管理，分級負責，設計嚴密的合同審查流程和關鍵控制節(jié)點，明確審核人員的專業(yè)素質、勝任能力和職責范圍，制定合同審核操作指南或類似辦法，具體指導合同審核工作，記錄合同審核過程和審核意見，編制合同審核工作底稿，便于事后監(jiān)督檢查和責任追究等。審核內容包括合同文本的合法性、簽約過程的嚴密性、履約操作的可行性和實施結果的經濟性，簽訂合同的主體資格、書面授權人資格、內容條款和文本格式是否合法合規(guī)，合同內容是否表示當事雙方真實意思，合同條款是否完備，合同要素是否齊全，文字表達是否準確，違約責任等關鍵條款是否明確等。對合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術強的重大合同，業(yè)務承辦部門、法務部門、財務部門、審計或紀檢部門應當從各自的專業(yè)角度進行審核，各司其職，各負其責；經濟業(yè)務承辦部門主要審核標的物的名稱、規(guī)格、型號、技術標準、質量、時間進度等條款內容，負責經濟合同起草、簽訂、履行過程中的業(yè)務風險管理；法務部門主要審核文本格式是否規(guī)范，內容條款是否完整，文字表述是否嚴謹，負責經濟合同權利義務條款相關的法律風險管理；財務部門主要審核合同價格條款、結算期限和款項支付方式條款內容的合理性，負責與資金收付審核相關的財務風險管理；審計或紀檢部門主要審核合同使用定額標準、市場價格、工程量等條款內容，負責經濟合同全過程監(jiān)督管理。審核部門和人員應當編制合同審核工作底稿，對審核結果負責。學?？赏ㄟ^設計合同審簽表格，規(guī)范合同審核程序，借助信息化手段實現(xiàn)合同的線上審核，切實提高合同管理效率。3.合同簽署與登記控制。學校建立健全合同簽署控制及合同登記控制的管理制度，根據合同類別性質，合理授權，明確各類合同簽署權限、審核審批等業(yè)務流程，嚴格按照規(guī)定的權限和程序簽署合同，嚴禁未經授權或越權簽署合同，并在歸口管理部門內設置專門崗位負責合同的日常保管，為合同保管提供相應的條件，對合同進行統(tǒng)一編號，登記合同管理臺賬；同時，要建立合同專用章保管制度，明確合同專用章的掌管部門、合同專用章的保管和使用等具體要求，只有經合同歸口管理部門的審核、統(tǒng)一編號、學校領導審批及法人或其授權人簽署之后，方可履行蓋章手續(xù)，否則不得蓋章；最后，應當采取加蓋合同文本騎縫章、使用紙質合同文本、使用防偽印記專用紙張、第三方公證、使用不可編輯的電子文檔等防范措施加以嚴格控制，防止已簽署的合同被篡改。（四）合同履行環(huán)節(jié)控制。1.合同履行監(jiān)控。加強對合同履行的跟蹤監(jiān)控，及時主張權利、承擔義務，督促對方積極履行合同，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收；對需要補充、變更、轉讓和終止的，應該明確規(guī)定審批流程和權限，合同變更或轉讓的內容、條款必須與合同對方當事人進行平等協(xié)商，形成一致意見，達成共識，便于操作；變更后的合同或轉讓后的合同應作為新簽訂合同，還需要履行規(guī)定的授權、審核、審批等環(huán)節(jié)控制程序。在合同履行管理過程中，要建立健全合同履行管理責任制，加強責任約束，壓緊壓實合同履行主體責任；合同終止或解除時，相關部門必須出具合同履行報告，全面總結合同履行情況，對需要追究責任的要提出處理意見建議，實施嚴厲問責。2.合同變更控制。學校在合同履行過程中，因故無法按時履行的，應及時采取應對措施。對于合同未約定的內容或存在爭議、歧義的條款，致使合同無法繼續(xù)履行的，合同雙方應就相關問題及時溝通協(xié)商，采取補救措施，對原有合同條款進行補充說明，完善合同內容；對因國家宏觀政策調整，法律、經濟、金融等環(huán)境變化，自然災害等不可抗力客觀因素影響，偏離合同訂立初衷，造成學校利益遭受損失的合同，應及時進行損失評估，向學校領導報告，并積極與合同對方當事人協(xié)商談判，達成一致意見，按照規(guī)定程序和權限，履行相關手續(xù)，辦理補充、變更合同條款或解除合同事宜；合同變更應采用書面形式，嚴禁在原合同文本上抹涂、添加、修改；合同對方當事人未經協(xié)商，違反約定擅自變更、轉讓、終止或解除合同，損害學校利益，給學校造成經濟損失的，有權要求對方賠償。3.合同糾紛處理。合同履行過程中涉及合同糾紛的，學校應當依照國家相關法律法規(guī)，明確規(guī)定合同糾紛處理的審批權限和責任，在規(guī)定時效內與對方協(xié)商談判，確保合同糾紛得到及時有效的解決。能夠協(xié)商解決的，雙方應當簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經協(xié)商無法解決的，經辦人員應當向學校領導報告，并根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。合同糾紛處置方案應當經學校領導班子審核批準，未經授權批準，相關經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。4.合同價款結算。合同結算是合同業(yè)務中最關鍵的環(huán)節(jié)，也是合同風險最直接的表現(xiàn)。學校財務部門應當建立職能部門的合同負責制，設置專門崗位負責合同履行，建立合同履行信息管理臺賬，實現(xiàn)財務結算系統(tǒng)和合同控制系統(tǒng)的銜接，遵照條款的規(guī)定進行審查，掌握合同履行進展情況，在臨近付款期限的合理時間內發(fā)出資金結算提示，根據合同履行情況辦理價款結算、收付款項并進行賬務處理，及時催收到期欠款，嚴把結算付款關。付款時要明確業(yè)務承辦部門經辦人、負責人或項目負責人、分管業(yè)務的學校領導和分管財務的學校領導的責任，對不符合付款條件的，如合同對方未按照合同條款履約的、或應簽訂書面合同而未簽訂的、或驗收未通過的，財務部門應當拒絕付款，并及時向分管財務的學校領導報告，避免給學校造成不必要的損失。（五）合同歸檔評估控制。1.合同保管與歸檔。高校合同管理部門應當充分利用現(xiàn)代信息技術手段，加強合同登記管理，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行、變更和終結等情況，合同終結應及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，實行合同的全過程封閉管理；建立合同文本科學分類和統(tǒng)一編號制度，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失；加強合同信息安全保密工作，未經學校合同管理部門批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密或商業(yè)秘密；合同原件無特殊情況不得外借，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求，對合同保管情況實施定期和不定期的檢查。2.合同管理檢查評估。建立合同管理情況檢查評估制度，定期不定期對合同管理情況進行總結評估，及時總結經驗，改進不足，不斷完善學校合同管理工作。評估內容包括：合同策劃是否科學，合同調查是否充分，合同談判策略是否恰當，合同簽訂是否符合程序，合同簽署是否在授權范圍內，合同文本是否規(guī)范，合同審核意見是否得到合理采納，合同是否全面履行，履行過程中是否存在不足，合同糾紛是否得到妥善處理，合同資料是否全部歸檔，合同管理內部控制制度設計和執(zhí)行是否健全有效，合同管理水平是否逐步提高等等。

一、合同管理的重要意義

合同是潛水承包商與業(yè)主履行義務、享受權利的主要依據，它確定了工程項目的價格、工作內容、工期以及質量目標、健康安全環(huán)保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是為了全面、正確地履行合同，所以合同管理是工程項目管理的核心，是其他工作的指南，也是實施對工程項目總控制的保證。沒有有效的合同管理，就不可能有有效的工程項目管理，也不可能實現(xiàn)工程項目預期的目標；同時，合同也是項目完工后計收工程款項的依據。因此，在潛水工程項目的管理中合同管理的地位已越來越重要，這種重要地位也決定了其具有十分重要的意義。

第一，加強合同管理是市場經濟發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)在市場競爭中生存和發(fā)展的必要措施。一方面，市場經濟本身就是法制經濟，而合同則是承包商與業(yè)主之間相互承諾的權利與義務的統(tǒng)一，具有法律的權威和強制性，違反合同的行為要受到法律的制裁；另一方面，在市場經濟條件下，承包商在履行合同的過程中，必然要盡全力地去追求經濟利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的過程中要時時遵守的法律依據，必然要受到承包商的重視，把加強合同的有效管理作為爭取經濟效益的最佳途徑。同時，市場經濟激烈的競爭性和工程招投標管理的規(guī)范化，也促使企業(yè)認識到，在工程管理中自覺地加強合同管理并圓滿地履行合同，這是維護企業(yè)良好形象和聲譽的重要基礎，是企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地的重要保證。

第二,加強合同管理是保證企業(yè)正常營運，實現(xiàn)和提高企業(yè)經濟效益的現(xiàn)實需要。水下工程施工企業(yè)的合同管理是提高企業(yè)經濟效益、維持企業(yè)生存發(fā)展的重要手段。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)只有加強經濟合同管理，才能組織生產經營。企業(yè)要維持正常的經營活動,必須通過訂立合同的方式獲取一定的工程服務項目；也只有通過履行和管理合同完成工程項目，并繼而取得收入和營業(yè)利潤。企業(yè)只有對經濟合同進行嚴格管理，才能使工程項目的各個環(huán)節(jié)得到密切的銜接和配合，高質量、低成本的圓滿完成各項工作任務，從而實現(xiàn)利潤增值。相反，如果施工組織不注重經濟合同管理工作，一旦有違反合同、錯簽合同或者不當履行合同的現(xiàn)象發(fā)生，必然要給企業(yè)帶來一定的經濟損失，增加企業(yè)不必要的開支和費用，從而加重企業(yè)負擔，影響企業(yè)正常的生產經營活動,甚者可能導致危及企業(yè)生存。

第三，加強合同管理是預防和解決經濟糾紛的有力武器。我國的經濟合同糾紛一直大量存在，甚至呈上升趨勢。由于經濟合同糾紛，不僅給國家和企業(yè)帶來了巨大的經濟損失,而且也嚴重地影響了企業(yè)正常的生產經營活動，破壞了社會主義的市場經濟秩序。這些經濟糾紛相當大一部分是因企業(yè)合同管理不善造成的。潛水施工主體若對其所簽合同缺乏必要的管理，才沒有及時發(fā)現(xiàn)和消除潛在的隱患，其結果往往是為糾紛所累，不僅造成很多資源、成本在糾紛解決中耗費，也嚴重影響了同業(yè)主之間的長期合作關系。所以，加強合同管理對于保證合同質量、預防經濟合同糾紛、保證企業(yè)的合法權益,維護社會主義經濟秩序,就具有了十分重要的現(xiàn)實意義。

第四，科學的合同管理能夠防止經濟犯罪、純潔社會環(huán)境。經濟關系法律化、合同化的推行,對于維護企業(yè)的合法權益、推動我國經濟的發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。但同時利用經濟合同違法犯罪的現(xiàn)象也屢有發(fā)生、禁而不止，給國家、社會和企業(yè)自身造成了巨大的經濟損失，敗壞了社會風氣，污染了社會環(huán)境。當前，利用經濟合同進行違法犯罪的情況主要有簽訂假合同進行詐騙、采用簽訂合同的形式挪用公款、控制合同的簽訂行賄受賄等等。建立和健全企業(yè)合同管理制度,依法簽訂和履行合同并對經濟合同進行嚴格的審查和監(jiān)督，就可以堵塞漏洞,不給不法分子以可乘之機，防止經濟犯罪的發(fā)生，純潔社會環(huán)境。