導(dǎo)語：行政單位合同管理風(fēng)險防控探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

市場經(jīng)濟法治環(huán)境下，行政單位作為具有民事權(quán)利能力和民事行為能力的獨立法人，依法獨立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)。合同是單位各類經(jīng)濟活動中明確雙方權(quán)利義務(wù)的主要載體，發(fā)揮著越來越重要的作用。加強經(jīng)濟合同管理，有助于提高行政單位的經(jīng)濟活動規(guī)范性，提升內(nèi)部管理水平；有助于保障單位合法權(quán)益，降低經(jīng)濟風(fēng)險，促進利益最大化；有助于控制經(jīng)辦和審批人員的廉政風(fēng)險，減少職務(wù)犯罪的可能性。隨著行政單位經(jīng)濟活動規(guī)范水平進一步提高，簽訂經(jīng)濟合同的頻率和合同標的規(guī)模呈逐年上升的態(tài)勢，加強經(jīng)濟合同管理、防控合同風(fēng)險成為單位內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容。

一、合同管理流程中的審計重點關(guān)注點

內(nèi)部審計作為行政單位提升內(nèi)部管理水平的重要抓手，在監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程設(shè)計和執(zhí)行的有效性、及時反饋內(nèi)控信息、促進完善制度體系建設(shè)等方面具有不可替代的作用，同時也是降低單位經(jīng)濟和法律風(fēng)險、防范工作人員廉政風(fēng)險的有效保障。行政單位的經(jīng)濟合同以購置資產(chǎn)、購買服務(wù)、工程建設(shè)等內(nèi)容居多，各單位流程略有差異，但總體而言較類似。實際操作中，經(jīng)濟合同管理，涵蓋確定合同相對人（含招標）、合同起草與會簽、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同變更、合同結(jié)算、合同歸檔等工作。行政單位的內(nèi)部審計部門不僅要對合同執(zhí)行結(jié)果進行審計，更需將審計關(guān)口前移，使審計監(jiān)督貫穿合同管理的始終，從源頭上防范風(fēng)險（詳見圖1）。（一）合同內(nèi)容與招投標結(jié)果是否一致。項目金額達到國家招投標規(guī)定或者各單位內(nèi)部制度要求時，應(yīng)當(dāng)通過公開招標方式確定貨物、服務(wù)或工程的合同相對人。為防止中標單位與經(jīng)辦部門或個人串通，通過較低價中標后，以與中標不一致或明顯存在法律漏洞和權(quán)利義務(wù)瑕疵的內(nèi)容簽訂合同，內(nèi)部審計在合同簽訂階段應(yīng)關(guān)注合同內(nèi)容與招投標結(jié)果是否一致。如有條件，內(nèi)審部門還應(yīng)介入招投標各環(huán)節(jié)的監(jiān)督。（二）重大合同是否領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策。單位經(jīng)濟合同管理是否根據(jù)合同金額或其他重要因素實行分級管理，區(qū)別一般合同、重大合同、特別重大合同。對于金額較大、內(nèi)容復(fù)雜的合同是否經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批；對于特別重大合同是否經(jīng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)論證并由領(lǐng)導(dǎo)班子集體科學(xué)決策，決策記錄是否齊全，并在單位制度層面有“三重一大”等長效機制保障。同時，需關(guān)注是否存在將重大合同拆分成多個小合同以規(guī)避有關(guān)規(guī)定、導(dǎo)致經(jīng)濟活動存在違法違規(guī)風(fēng)險的情況。（三）合同簽訂人是否經(jīng)授權(quán)。經(jīng)濟合同經(jīng)一定審批程序后，對外簽訂。關(guān)注合同簽訂人是否經(jīng)合規(guī)的書面手續(xù)授權(quán)或經(jīng)制度批量授權(quán)，防止部門和個人未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)權(quán)限以單位名義對外簽訂經(jīng)濟合同、或違反規(guī)定以單位名義簽訂國家財經(jīng)紀律禁止行政單位簽訂的合同（如行政單位不允許簽訂擔(dān)保合同），導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益受損。（四）合同印章保管是否。規(guī)范合同印章保管不規(guī)范，將導(dǎo)致存在發(fā)生經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)權(quán)限擅自對外簽訂合同謀取個人不正當(dāng)利益的可能，使單位面臨較大的法律風(fēng)險和經(jīng)濟風(fēng)險，致使單位利益、信譽、形象受損的嚴重后果，尤其是行政單位一定程度上代表了國家和政府形象，對外行使權(quán)利義務(wù)應(yīng)特別謹慎。（五）合同履行中重大變。更手續(xù)是否齊全關(guān)注對合同條款未明確約定的事項是否及時協(xié)議補充，合同履行過程中發(fā)生重大變更是否按規(guī)定程序辦理合同變更或合同解除。重大變更不能以執(zhí)行部門口頭或簡單的通知為依據(jù)，不僅要簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議仍需經(jīng)合同會簽程序嚴格把關(guān)。對于重大追加支出項目，追加部分如達到政府采購或招投標等國家有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)，不可擅自簡化操作。

二、行政合同管理的制度設(shè)計

內(nèi)部審計不僅要監(jiān)督單位經(jīng)濟合同管理執(zhí)行的有效性，同時需關(guān)注經(jīng)濟合同管理制度設(shè)計的合理性和有效性。經(jīng)濟合同的簽訂往往涉及法律、財經(jīng)、合同主體資信、專業(yè)技術(shù)標準等諸多內(nèi)外部因素，行政單位宜采取多部門聯(lián)合會簽流程，嚴把審批關(guān)。經(jīng)濟合同管理一般涉及以下部門職責(zé)分工：1.經(jīng)辦部門，負責(zé)經(jīng)濟合同前期談判、合同條款草擬、合同執(zhí)行等工作，主要包括合同訂立前履行必要采購手續(xù)，對方資信調(diào)查，合同標的的數(shù)量、質(zhì)量、價款和相關(guān)技術(shù)標準等合同具體情況把關(guān)。2.法務(wù)部門，負責(zé)審核經(jīng)濟合同是否存在違法、違約風(fēng)險，主要包括合同簽訂是否符合法律法規(guī)要求，條款的運用是否平等，是否存在違法風(fēng)險等。3.財務(wù)部門，負責(zé)對經(jīng)濟合同資金支付及執(zhí)行情況把關(guān)，主要包括合同價款支付合理性、可行性、合規(guī)性，履約保證金、質(zhì)量保證金、違約賠償?shù)葪l款的合理性。4.監(jiān)督部門，內(nèi)審、紀檢部門等，負責(zé)對經(jīng)濟合同簽訂、執(zhí)行的全過程監(jiān)督。5.歸口部門，根據(jù)單位實際情況，設(shè)立合同歸口管理部門，負責(zé)審查合同會簽程序是否完備，修改意見是否落實，合同檔案管理和合同印章管理等。不相容崗位相分離，形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)部制衡機制，是預(yù)防發(fā)生舞弊等行為的有效內(nèi)控手段。因此，內(nèi)部審計關(guān)注單位合同管理制度是否建設(shè)完善、合同管理的部門職責(zé)是否分工明確、合同授權(quán)審批程序是否有效開展的同時，還需關(guān)注單位是否做到不相容崗位相分離，實現(xiàn)授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計核算崗位相分離、款項結(jié)算與檔案保管崗位相分離等。

三、合同管理風(fēng)險關(guān)鍵節(jié)點及對策

經(jīng)濟合同管理風(fēng)險包括單位的經(jīng)濟風(fēng)險、法律風(fēng)險、執(zhí)行財經(jīng)紀律風(fēng)險、個人廉政風(fēng)險等?；陂L期的經(jīng)濟合同內(nèi)部審計實踐，筆者總結(jié)了經(jīng)濟合同管理各階段的關(guān)鍵風(fēng)險點，并據(jù)此針對性地提出風(fēng)險防控措施。（一）合同準備階段。經(jīng)濟合同前期準備階段，包括了合同的立項、合同相對人的確定、談判或招投標①等環(huán)節(jié)，是做出經(jīng)濟活動的決策階段，也是合同管理的起點，較大程度上決定了經(jīng)濟業(yè)務(wù)能否最終達到預(yù)期效果。該階段的主要風(fēng)險點：1.需訂立合同的經(jīng)濟事項未訂立合同；2.未充分了解合同相對人的主體資格、履約能力等情況，即簽訂合同；3.重大合同，未經(jīng)集體研究決策。針對這些風(fēng)險點，防控對策有：1.單位加強法律法規(guī)及規(guī)章制度的宣貫力度，增強領(lǐng)導(dǎo)干部和經(jīng)濟合同經(jīng)辦人員的法治意識和集體決策意識；2.單位制定合同管理相關(guān)制度，明確必須要簽訂合同的情況或條件；3.合同執(zhí)行部門加強對合同相對人主體資格、履行能力等情況的確認審核；4.單位建立科學(xué)、民主、高效的議事規(guī)則，明確需集體決策的事項；5.涉及復(fù)雜技術(shù)的合同，應(yīng)聘請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。（二）合同會簽階段。經(jīng)濟合同會簽階段，包括合同的會簽審批、合同的授權(quán)、合同的簽訂等環(huán)節(jié)，是合同管理內(nèi)部控制的核心步驟，以確保單位權(quán)益得到有效保障，避免單位因所簽訂的合同面臨經(jīng)濟和法律風(fēng)險。該階段風(fēng)險點較多，主要表現(xiàn)在：1.合同未按規(guī)定流程會簽審批；2.會簽部門職責(zé)不清、把關(guān)不嚴，致使合同的合法性、嚴密性、可行性等方面存在瑕疵；3.合同內(nèi)容與招投標內(nèi)容不一致；4.部門或個人未經(jīng)授權(quán)或超權(quán)限對外簽訂經(jīng)濟合同；5.合同印章保管不規(guī)范。針對這些風(fēng)險點，應(yīng)對措施有：1.建立健全合同會簽制度，明確會簽流程；2.明確各會簽部門職責(zé)，同時合同經(jīng)辦部門應(yīng)對各會簽部門據(jù)部門職責(zé)權(quán)限提出的專業(yè)意見進行修改反饋；3.加強合同歸口管理職責(zé)，歸口部門應(yīng)全面檢查合同會簽流程是否齊全合規(guī)、相關(guān)會簽意見是否已落實，對通過招投標的合同確保合同與中標內(nèi)容一致；4.強化合同授權(quán)機制，建議單次書面授權(quán)，為提高工作效率也可結(jié)合合同分級管理采用不同程度的批量授權(quán)形式；5.加強印章保管和使用管理，做到不相容崗位相分離；6.推廣經(jīng)濟合同格式范本，減少合同條款缺項等情況。（三）合同執(zhí)行階段。經(jīng)濟合同執(zhí)行階段，包括合同履行跟蹤、合同變更管理、合同結(jié)算支付等環(huán)節(jié)，是合同管理發(fā)揮作用、確保合同效果落在實處的重要階段。該階段的主要風(fēng)險點：1.合同監(jiān)督缺位，未對合同執(zhí)行情況予以跟蹤，導(dǎo)致合同出現(xiàn)履約風(fēng)險；2.未按規(guī)定對合同履行中重大變更或中止、解除合同簽訂補充協(xié)議；3.未及時發(fā)現(xiàn)違約行為，并積極采取補救措施；4.未按合同約定條件付款、超額付款或提前付款；5.出現(xiàn)合同糾紛時，未及時采取措施減少單位損失，未恰當(dāng)追究對方違約責(zé)任。針對這些風(fēng)險點，防控對策如下：1.合同執(zhí)行部門加強對合同相對人后續(xù)履約能力的持續(xù)跟蹤，嚴格監(jiān)督合同執(zhí)行進度和項目執(zhí)行質(zhì)量；2.根據(jù)合同執(zhí)行過程中的變化，在出現(xiàn)執(zhí)行與原合同出現(xiàn)重大差異時，及時采取合同中止、解除、變更等措施，并簽訂補充協(xié)議；3.合同執(zhí)行部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)對方違約行為，迅速反應(yīng)，第一時間積極采取措施，將引起的損失降至最?。?.嚴格按照合同訂立的付款條件支付進度款，財務(wù)部門嚴格審核資金支付條件，對于存在資金風(fēng)險的可拒絕支付；5.大型項目采取跟蹤審計方式，執(zhí)行過程各個重要環(huán)節(jié)和支付節(jié)點上內(nèi)部審計把關(guān)確認；6.出現(xiàn)合同糾紛時，及時采取補救措施減少單位損失，法務(wù)部門參與并采取恰當(dāng)方式追究對方違約責(zé)任。（四）合同歸檔階段。合同歸檔管理階段，包括合同檔案整理、合同追蹤考核等環(huán)節(jié)，是合同管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化的一部分，主要工作職責(zé)在合同歸口管理部門。該階段的主要風(fēng)險點：1.合同未及時登記造冊；2.歸檔合同與具體執(zhí)行合同不一致；3.合同原件未及時整理歸檔；4.合同歸檔與合同款支付崗位未分離；5.合同追蹤考核缺失，致使執(zhí)行效果不理想甚至造成單位損失。針對這些風(fēng)險點，防控對策有：1.設(shè)置合同管理崗位，專人負責(zé)合同檔案管理相關(guān)工作，規(guī)范合同登記及合同印章管理；2.合同歸口部門加強合同歸檔審查，全面檢查合同會簽流程是否齊全合規(guī)，相關(guān)意見是否已落實，合同加蓋騎縫章，避免合同被更換；3.合同歸口部門及時收回合同原件，明確合同管理相關(guān)要求，及時整理歸檔；4.按內(nèi)控不相容崗位相分離原則，實行合同簽訂、歸檔與支付崗位分離，財務(wù)部門不得兼合同歸口部門；5.建立合同追蹤考核制度，落實合同問責(zé)問效機制，定時分析合同履行效果，避免內(nèi)控程序流于形式。

參考文獻

[1]李艷.地震事業(yè)單位加強經(jīng)濟合同管理的對策研究[J].財會學(xué)習(xí),2016(17):174-175.

[2]財政部.行政單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）(財會[2012]21號)[S].2012.12.

作者:許寧寧 單位:中華人民共和國杭州海事