導(dǎo)語(yǔ)：醫(yī)院后勤合同檔案管理探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，分析了醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀，指出了存在的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀

2019年，北京大學(xué)第一醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）總務(wù)處下設(shè)辦公室、供應(yīng)科、物業(yè)管理科、修建科、動(dòng)力科、餐飲管理中心、汽車隊(duì)，共計(jì)7個(gè)科室，涉及貨物采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程施工、設(shè)備維保4個(gè)類別的合同簽訂，共計(jì)歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實(shí)行雙線管理，即合同轉(zhuǎn)簽涉及的過(guò)程文件及合同文本除在相應(yīng)監(jiān)管科室留存外，所有合同還須在總務(wù)處辦公室歸檔留存。監(jiān)管科室在日常工作中，須參照合同約定對(duì)對(duì)方提供的貨物或服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)管檢查、付款驗(yàn)收。在一個(gè)服務(wù)期將要結(jié)束時(shí)，監(jiān)管科室須參照現(xiàn)有合同對(duì)下一服務(wù)期的金額等各方面進(jìn)行測(cè)算，起草新合同，而總務(wù)處辦公室留存的合同文本及過(guò)程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個(gè)重要作用⸺院區(qū)將合同檔案送至總務(wù)處辦公室，實(shí)效性較差。當(dāng)合同檔案在辦公室歸檔時(shí)，在接受檢查時(shí)便可及時(shí)提供所需材料。監(jiān)管科室作為合同的的起草及執(zhí)行部門，在合同歸檔時(shí)留存合同過(guò)程文件、合同文本原件及投標(biāo)文件正本，總務(wù)處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過(guò)程文件的復(fù)印件、合同文本原件及投標(biāo)文件副本。

二、醫(yī)院后勤合同檔案管理存在的問(wèn)題

（一）合同檔案儲(chǔ)存空間不足

每年總務(wù)后勤須要?dú)w檔的合同近200余份，且近幾年后勤合同歸檔數(shù)量逐年上升，每一份合同須歸檔的紙質(zhì)材料較多且占用大量的儲(chǔ)存空間。我院地理位置特殊，處在北京老城區(qū)，生產(chǎn)生活用房資源十分緊張，且醫(yī)院在考慮用房安排時(shí)，會(huì)優(yōu)先考慮各臨床醫(yī)技科室醫(yī)療業(yè)務(wù)用房需求，故后勤合同檔案儲(chǔ)存空間不足的問(wèn)題日益突顯。

（二）合同檔案查閱不便

因我院辦公用房資源緊張，往年的合同檔案只能存放在離日常辦公地點(diǎn)較遠(yuǎn)的地下庫(kù)房中。這些合同雖已過(guò)合同履行期限，但若以后因檢查或其他原因須要臨時(shí)查看時(shí)，拿取十分不便，會(huì)因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的合同檔案搜索系統(tǒng)而浪費(fèi)大量時(shí)間。

三、解決方案

隨著醫(yī)院信息化系統(tǒng)功能逐漸完善，后勤合同檔案管理也將進(jìn)入線上信息化系統(tǒng)管理階段。我院今年在原財(cái)務(wù)系統(tǒng)中拓展了合同管理模塊，開始啟用合同線上轉(zhuǎn)簽，但由于處于過(guò)渡期，目前采取的是線上線下雙轉(zhuǎn)簽?zāi)Ｊ健Ｋ泻笄诤贤陂_始轉(zhuǎn)簽時(shí)就須要將電子版轉(zhuǎn)簽過(guò)程文件及合同文本上傳至信息化系統(tǒng)中，在合同轉(zhuǎn)簽過(guò)程中，審批人即可在線上查閱、審批合同資料，合同在線上轉(zhuǎn)簽完畢后會(huì)自動(dòng)在系統(tǒng)中歸檔，再次查詢時(shí)只需輸入關(guān)鍵字即可，如需要紙質(zhì)版文檔，可隨時(shí)進(jìn)行下載打印，也可多人隨時(shí)在信息化系統(tǒng)上查詢。線下轉(zhuǎn)簽的合同也僅保留過(guò)程中較為重要的閱辦單和一份紙質(zhì)版合同，其他過(guò)程性資料均可在線上進(jìn)行查閱。當(dāng)前，各公司的投標(biāo)文件占據(jù)空間最大，但是目前我院后勤除了中央政府采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)項(xiàng)目是由中央政采網(wǎng)進(jìn)行電子招投標(biāo)，可留存電子版帶有電子認(rèn)證證書公章的開標(biāo)一覽表、資格審查材料、投標(biāo)文件及網(wǎng)站上的相應(yīng)采購(gòu)公告、采購(gòu)結(jié)果公示外，其他項(xiàng)目還須留存相應(yīng)的紙質(zhì)材料。為解決空間占用的問(wèn)題，我院的院內(nèi)論證項(xiàng)目也將采用電子招投標(biāo)方式。以往的合同組卷中主要包括閱辦單、采購(gòu)論證流程性資料和合同。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況和《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，在檔案管理過(guò)程中將對(duì)以往的合同進(jìn)行掃描，形成電子版文件，這樣既解決了空間占用問(wèn)題，又解決了查閱不便的問(wèn)題。同時(shí)對(duì)以往合同進(jìn)行分類、按部門進(jìn)行編號(hào)，并形成合同清單，須要查找時(shí)在目錄下進(jìn)行搜索，隨后根據(jù)編號(hào)進(jìn)行查閱即可。

四、結(jié)束語(yǔ)

相信在信息化時(shí)代的大背景下，醫(yī)院會(huì)借助互聯(lián)網(wǎng)及信息化系統(tǒng)對(duì)后勤合同檔案管理進(jìn)行越來(lái)越規(guī)范且成熟的管理，未來(lái)醫(yī)院后勤合同檔案管理會(huì)取得更大的進(jìn)展。

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作者：張雨霏 李思童