導(dǎo)語：線上合同審簽管理實(shí)踐研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:為提高醫(yī)院合同審簽效率，進(jìn)一步提高醫(yī)院合同管理水平，本研究通過在現(xiàn)有HRP（hospitalresourceplan）系統(tǒng)中拓展合同管理模塊，規(guī)范管理業(yè)務(wù)合作伙伴等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同全生命周期線上管理：包括線上錄入維護(hù)、審簽流轉(zhuǎn)、統(tǒng)一編號歸檔、收付款計(jì)劃、效期提醒等功能；并支持經(jīng)濟(jì)類合同與預(yù)算管理、會計(jì)核算、資產(chǎn)管理等功能模塊聯(lián)動，提高精細(xì)化管理水平；生成合同臺賬、收付款明細(xì)、審簽意見匯總等報(bào)表，方便歸口管理部門統(tǒng)計(jì)分析。從醫(yī)院實(shí)踐案例表明，基于HRP系統(tǒng)的合同管理模塊，能夠滿足醫(yī)院對全院合同統(tǒng)一、規(guī)范管理的需求，通過線上協(xié)同審簽?zāi)軌蛴行岣吖ぷ餍?，進(jìn)而降低運(yùn)營成本，促進(jìn)合同合規(guī)性管理，不斷完善醫(yī)院管理體系。

關(guān)鍵詞:HRP;醫(yī)院合同管理;精細(xì)管理

合同業(yè)務(wù)是公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的重要組成部分，它貫穿于醫(yī)院項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)采購、項(xiàng)目建設(shè)、資金管理等一系列經(jīng)濟(jì)活動中[1]。財(cái)政部在頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》第十一條規(guī)定：單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)評估時(shí)，是否有效監(jiān)控合同履行情況；第五十四條規(guī)定：單位應(yīng)當(dāng)對合同實(shí)施歸口管理，建立財(cái)會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合[2]。原衛(wèi)生部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》中提出：加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過程的監(jiān)管[3]。因此，合同線上審批流轉(zhuǎn)、合同統(tǒng)一編碼、關(guān)聯(lián)預(yù)算收支[4]與合同電子歸檔[5]成為醫(yī)院合同管理的迫切需求。為提高醫(yī)院合同管理信息化水平、實(shí)現(xiàn)合同與財(cái)務(wù)聯(lián)動精細(xì)化管理目標(biāo)，探索基于業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體的醫(yī)院綜合運(yùn)營管理信息系統(tǒng)（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模塊的實(shí)踐方案。

1醫(yī)院合同管理情況

1.1醫(yī)院合同類型。醫(yī)院合同主要分為設(shè)備、衛(wèi)生材料、藥品等，如采購合同、基建合同、協(xié)作合同、服務(wù)合同、科研成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、藥物臨床試驗(yàn)合同、用人合同等幾大類[6]，合同種類多、涉及面廣、管理難度較大。通常將醫(yī)院簽訂的具有經(jīng)濟(jì)目的的合同稱為經(jīng)濟(jì)合同[7]，為方便劃分，將其他類型稱為描述類合同。1.2醫(yī)院合同管理定義。合同管理是指從合同標(biāo)的立項(xiàng)認(rèn)證、招標(biāo)、合同草擬、部門會簽審核、合同章使用、合同執(zhí)行與資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更，到最終合同歸檔等一系列過程和環(huán)節(jié)[8]。目前，醫(yī)院多實(shí)行院級合同管理部門、二級歸口管理部門和合同負(fù)責(zé)部門三級合同管理架構(gòu)。主要流程包括，由合同負(fù)責(zé)部門發(fā)起合同、二級歸口管理部門審核、院內(nèi)相關(guān)科室會簽、各級領(lǐng)導(dǎo)審批，并最終由院級合同管理部門統(tǒng)一管理歸檔，確保合同簽署嚴(yán)謹(jǐn)有序，滿足醫(yī)院合同內(nèi)部控制要求。1.3當(dāng)前合同管理面臨的主要問題。醫(yī)院合同會簽流程涉及全院各級管理部門協(xié)同，由此在實(shí)際運(yùn)行中反映出一些問題和需求。1.3.1合同會簽階段。合同類型從基建維修到設(shè)備購置、系統(tǒng)開發(fā)、科研合作方方面面，種類繁多，不同類型的合同涉及不同的會簽科室和審批流程。合同線下流轉(zhuǎn)需專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)材料報(bào)送給有關(guān)會簽部門，且無法及時(shí)知曉合同的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，溝通成本較高，影響工作效率，而各會簽科室對合同提出意見，需修改后重新打印合同，造成紙張浪費(fèi)。1.3.2合同執(zhí)行階段。對合同的審查、變更應(yīng)充分留痕、可追溯，保證合同嚴(yán)謹(jǐn)，盡量避免爭議、降低風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量繁多，如遇合同中止、補(bǔ)充協(xié)議等情況，與原始合同建立關(guān)聯(lián)關(guān)系較為不便[9]，并且缺少持續(xù)、系統(tǒng)地監(jiān)督管控，難以及時(shí)掌握收付款、驗(yàn)收入庫等合同執(zhí)行狀態(tài)，合同履行管控力較弱[10]。1.3.3經(jīng)濟(jì)類合同管理。醫(yī)院采購業(yè)務(wù)頻繁、訂購品目繁多，可能出現(xiàn)不同歸口管理部門與同一供應(yīng)商簽訂多份合同的情況，線下管理難以按供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)、查閱合同，既不能全面分析與某一供應(yīng)商的商業(yè)往來關(guān)系，也不能對供應(yīng)商進(jìn)行精準(zhǔn)的履約評價(jià)[11]。在財(cái)務(wù)管理方面，通常只有在實(shí)際付款時(shí)，才能關(guān)聯(lián)校驗(yàn)預(yù)算，預(yù)算控制相對滯后。1.3.4合同歸檔階段。對于合同管理一般采用電子表格記錄、掃描紙質(zhì)合同后提交相關(guān)管理部門歸檔，歸檔流程的信息化程度不高。

2合同線上審簽功能設(shè)計(jì)

HRP系統(tǒng)主要包括：全面預(yù)算管理、財(cái)務(wù)核算、成本核算、固定資產(chǎn)管理、物流供應(yīng)、人力資源管理、分析決策等功能模塊[12]。HRP高度集成醫(yī)院物流、資金流與信息流，方便合同與預(yù)算、資產(chǎn)、核算等業(yè)務(wù)聯(lián)動。同時(shí)，HRP有良好的拓展性，選擇基于HRP系統(tǒng)拓展合同管理功能模塊，將大大減少系統(tǒng)集成工作量[13]，實(shí)現(xiàn)建立全院各類合同統(tǒng)一編號的電子臺賬、線上審批留痕、基于合同執(zhí)行狀況出具各維度統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表、聯(lián)動資產(chǎn)預(yù)算，促進(jìn)醫(yī)院精細(xì)化管理等目標(biāo)。見圖1。2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范化管理。在HRP系統(tǒng)的建設(shè)過程中，已對全院人員、科室、供應(yīng)商等主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范和梳理，減少主數(shù)據(jù)不一致帶來的數(shù)據(jù)清洗工作。合同模塊將在HRP供應(yīng)商字典基礎(chǔ)上，拓展業(yè)務(wù)合作伙伴主數(shù)據(jù)，并做好唯一性校驗(yàn)，以實(shí)現(xiàn)未來標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)分析。同時(shí)，建立合同類別字典和合同范本庫，合同模板審批后可存儲為合同范本附件并支持下載。2.2合同全生命周期線上管理。2.2.1合同擬定階段。支持線上錄入合同金額、業(yè)務(wù)合作伙伴、生效時(shí)間、收付款計(jì)劃等合同基本信息，系統(tǒng)支持對合同基本邏輯進(jìn)行校驗(yàn)，如生效日期需在全部審批節(jié)點(diǎn)完成后、不同采購金額需對應(yīng)相應(yīng)的采購方式及審批層級。支持上傳草稿合同附件，方便后續(xù)會簽審批。確認(rèn)終版合同后，可以導(dǎo)出加有醫(yī)院特定標(biāo)識作為水印的pdf格式文檔，降低篡改風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)合同確認(rèn)生效后，系統(tǒng)自動生成合同編碼。2.2.2合同執(zhí)行階段。系統(tǒng)支持將補(bǔ)充協(xié)議與原合同關(guān)聯(lián)。支持設(shè)置收付款提醒時(shí)間，避免遺漏款項(xiàng)。系統(tǒng)根據(jù)合同效期以及續(xù)簽日期，顯示即將到期需續(xù)簽的合同，用戶在合同界面點(diǎn)擊合同續(xù)簽，即可生成新合同并關(guān)聯(lián)原合同。2.2.3統(tǒng)計(jì)分析功能。多部門、多崗位可通過合同臺賬，按供應(yīng)商、合同狀態(tài)等不同維度，查詢其管理的所有合同。通過及時(shí)檢索合同信息，跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，對合同執(zhí)行效率進(jìn)行動態(tài)分析。2.3院內(nèi)線上審簽協(xié)同。合同模塊借助HRP平臺標(biāo)準(zhǔn)審批流程，靈活配置審批節(jié)點(diǎn)，上線初期按合同類別預(yù)制審批路徑。實(shí)際流轉(zhuǎn)可根據(jù)需要，及時(shí)調(diào)整合同會簽審核表，前端界面支持展示、查詢合同審批流轉(zhuǎn)進(jìn)度，輔助、加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)，從而促進(jìn)院內(nèi)各崗位、各科室之間的高效協(xié)同，促進(jìn)無紙化辦公，進(jìn)一步提圖1基于HRP系統(tǒng)拓展合同管理功能模塊設(shè)計(jì)圖高院內(nèi)溝通效率。如遇到審批人出差、休假，可以在指定時(shí)間段，授權(quán)指定轉(zhuǎn)簽人，保證合同審簽時(shí)效。同時(shí)，生成轉(zhuǎn)簽記錄，確保權(quán)責(zé)清晰、過程留痕。2.4財(cái)務(wù)聯(lián)動過程管控。支持合同信息與HRP預(yù)算模塊關(guān)聯(lián)，參照醫(yī)院管理實(shí)際需求，可根據(jù)預(yù)算編制情況簽訂合同、根據(jù)合同簽訂情況控制預(yù)算。合同詳情界面設(shè)計(jì)記錄經(jīng)濟(jì)類合同收付款情況及合同執(zhí)行進(jìn)度頁簽，支持與HRP采購供應(yīng)模塊聯(lián)動，存在收付款的業(yè)務(wù)可關(guān)聯(lián)到合同信息。同時(shí)，可在合同模塊自動更新收付款時(shí)間和收付款金額。支持財(cái)務(wù)部門參與經(jīng)濟(jì)合同簽訂、執(zhí)行與結(jié)算全過程[14]。2.5資產(chǎn)精細(xì)化管理。醫(yī)療設(shè)備采購前需申報(bào)預(yù)算，再執(zhí)行招采流程，簽訂采購合同[15]。合同模塊可與HRP項(xiàng)目檔案或固定資產(chǎn)卡片方便地建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。同時(shí)，便于了解設(shè)備相關(guān)合同的執(zhí)行情況，以及設(shè)備的維修、保養(yǎng)是否在質(zhì)保期內(nèi)[11]。

3實(shí)施與應(yīng)用

通過與醫(yī)院合同歸口管理部門經(jīng)營管理辦公室溝通，會同各個(gè)二級合同歸口管理科室充分調(diào)研現(xiàn)狀需求、梳理業(yè)務(wù)流程后，決定依托醫(yī)院現(xiàn)有HRP系統(tǒng)，打造醫(yī)院合同管理的一體化平臺?；贖RP系統(tǒng)拓展合同模塊的主體功能見圖2。目前，第一階段建設(shè)目標(biāo)主要包括：統(tǒng)籌管理全院合同，減少信息孤島，實(shí)現(xiàn)合同線上審批，提高溝通效率，統(tǒng)計(jì)合同執(zhí)行情況，提供決策支持。3.1線上會簽提高流轉(zhuǎn)效率。為確保數(shù)據(jù)安全，根據(jù)最小權(quán)限原則，針對系統(tǒng)中不同的用戶、角色做了精準(zhǔn)的權(quán)限控制，如院級合同歸口管理部門能夠查詢?nèi)汉贤?、?cái)務(wù)處能夠查詢?nèi)荷顟B(tài)合同、各二級合同歸口管理部門能查詢其歸口管理的合同、會簽科室可查詢其會簽的合同、合同專員僅能查詢本人錄入的合同等，并對合同的上傳、提交、確認(rèn)等操作做了權(quán)限劃分。合同線上審批會簽涉及多科室協(xié)作，業(yè)務(wù)流程較為復(fù)雜，系統(tǒng)將審批節(jié)點(diǎn)和會簽節(jié)點(diǎn)相結(jié)合，關(guān)鍵審批節(jié)點(diǎn)按順序?qū)徟?，會簽?jié)點(diǎn)并發(fā)審批。合同專員提交會簽時(shí)，可根據(jù)需要靈活調(diào)整會簽科室，院級歸口管理部門對合同會簽科室進(jìn)行審核確認(rèn)。合同線上審批業(yè)務(wù)流程見圖3。因醫(yī)院運(yùn)營數(shù)據(jù)較為敏感，HRP系統(tǒng)布署在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)環(huán)境。為方便科室錄入、上傳合同附件，通過嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)策略，將合同模塊剝離到院內(nèi)辦公網(wǎng)段使用，并通過第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)安全滲透測評，保證數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，提高系統(tǒng)易用性。系統(tǒng)上線3個(gè)月以來，合同線上流轉(zhuǎn)500余份，合同會簽周期由線下9.4天縮短為3.8天，效率提升59.57%，根據(jù)醫(yī)院經(jīng)營管理辦公室測算，預(yù)計(jì)年節(jié)約紙張15000張。3.2執(zhí)行跟蹤全生命周期管理。系統(tǒng)支持按關(guān)鍵執(zhí)行節(jié)點(diǎn)匯總合同，合同專員對合同狀態(tài)一目了然、清晰掌握。在合同執(zhí)行過程中，系統(tǒng)根據(jù)合同有效期、收付款計(jì)劃等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)信息，提前15天推送消息提醒，降低延誤風(fēng)險(xiǎn)。提供收付款明細(xì)表，方便合同專員及時(shí)跟進(jìn)合同執(zhí)行進(jìn)度。同時(shí)，系統(tǒng)記錄補(bǔ)充協(xié)議、續(xù)簽、中止等合同變更情況，支持自動關(guān)聯(lián)原合同，實(shí)現(xiàn)可追溯管理。系統(tǒng)提供多維度報(bào)表打印，滿足管理部門按不同維度進(jìn)行分析整理的要求，以及相關(guān)部門對合同審批意見的審計(jì)需求。3.3收支關(guān)聯(lián)精細(xì)管控。科室業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行預(yù)付款申請、批量付款申請、質(zhì)保金收付款申請等操作時(shí)，可選擇關(guān)聯(lián)到對應(yīng)的合同，提交后系統(tǒng)將收付款記錄寫回合同收付款行，幫助管理人員跟蹤合同執(zhí)行動態(tài)。合同簽訂完畢，院級合同歸口管理部門確認(rèn)合同生效，財(cái)務(wù)部門可以看到全院已生效合同，無需通過拷貝電子掃描文檔的方式留存，實(shí)現(xiàn)電子歸檔，更加便捷、可靠。3.4未來功能拓展。在經(jīng)濟(jì)合同管理方面，未來考慮將合同模塊與HRP預(yù)算模塊關(guān)聯(lián)，對已編制預(yù)算的項(xiàng)目，需在預(yù)算額度內(nèi)簽訂合同；對無預(yù)算的項(xiàng)目，必須嚴(yán)格按照預(yù)算管理辦法追加預(yù)算后，方可簽訂合同；通過預(yù)算控制經(jīng)濟(jì)合同簽訂和付款，加強(qiáng)預(yù)實(shí)分析，進(jìn)一步完善醫(yī)院預(yù)算管理體系。

4結(jié)論

以HRP系統(tǒng)為支撐，拓展合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流的聯(lián)動，對合同從擬定、審批、簽訂到執(zhí)行、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)行全生命周期動態(tài)管理，使得信息資源在合理的權(quán)限下分配共享，保證合同管理層次清楚、流程規(guī)范。通過醫(yī)院線上實(shí)踐表明，基于HRP系統(tǒng)拓展合同管理模塊，可以有效降低運(yùn)營成本、提高工作效率，同時(shí)也為降低合同風(fēng)險(xiǎn)提供信息支持。

作者:谷今一 計(jì)虹 單位:北京大學(xué)第三醫(yī)院信息管理與大數(shù)據(jù)中心