導(dǎo)語：項目竣工資料歸檔方式論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:本文根據(jù)對建筑施工企業(yè)竣工資料歸檔情況的調(diào)查，主要針對子公司以集團公司資質(zhì)中標的項目，從檔案管理的方式和內(nèi)容方面提出建議，使檔案這一原始資料能夠更好地發(fā)揮憑證作用，推動企業(yè)檔案工作的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞:項目;竣工資料;歸檔方式;思考

一、建筑施工企業(yè)改制以后，子公司普遍存在使用集團公司資質(zhì)進行工程投標的現(xiàn)象，為使集團公司竣工資料齊全完整，集團公司要求各子公司凡以集團公司資質(zhì)中標的項目，竣工后其竣工資料均移交集團公司檔案部門進行歸檔。

但是，從幾年來的運行情況來看，資料收集情況并沒有達到預(yù)期效果。以2003年～2008年的工程項目為例，5年內(nèi)共計327個項目，僅中標通知書、合同和竣工報告三項內(nèi)容全部齊全的僅有107個，占全部項目的32.72%，檔案的齊全率和完整率遠遠沒有達到標準要求。由此可見，由集團公司檔案部門歸檔各公司獨立施工的以集團公司資質(zhì)中標的綜合部分竣工資料，這種形式本身存在著許多弊病。

1、重復(fù)整理使檔案人員工作量增加。這些項目的竣工資料是由各公司檔案人員整理歸檔后再移交集團公司檔案部門，這就需要檔案人員耗費大量精力進行二次整理。集團公司下屬7個子公司，除一公司、四公司有2名檔案人員，其它公司只有1名；而除二公司、三公司和五公司的檔案人員是專職，其它公司的檔案人員除整理文書、會計、科技和聲像檔案的正常業(yè)務(wù)外，還要承擔辦公室的一些其它事務(wù)性工作，比如文件處理、復(fù)印、用印及領(lǐng)導(dǎo)交待的臨時性工作。而工程檔案的催收是一項長期性的工作，每個公司每年都有幾十個在建工程，所以僅科技檔案一項工作就需要專門的人員去進行催收，更何況還有那么多其它的工作，一兩個檔案人員根本就力不從心。

2、移交不能保證原件。各公司以集團公司資質(zhì)中標的項目從人員到設(shè)備，從管理制度到竣工資料的驗收，都是由各公司在項目上獨立進行的。而竣工資料在形成時經(jīng)常只有一份原件，有的原件直接由建設(shè)單位或者地方政府歸檔，具體參與人員都無法留存原件，更不用說移交給各公司和集團公司檔案部門。復(fù)印件使用時發(fā)揮不了原始憑證的作用，其利用價值和使用價值微不足道。從5年多已移交歸檔的這部分竣工資料使用情況看，幾乎沒有集團公司本級人員借閱調(diào)用過，各部門在查閱相關(guān)資料時，也是和各公司對口業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，取得所需要的材料。

3、給各公司的投標工作帶來不便。各公司的投標部門平時編寫標書時會經(jīng)常性地使用中標通知書、合同以及竣工驗收方面的資料原件，而近年來開標時也需要提供原件，這也是集團公司檔案部門無法收集到原件的重要原因之一。原件利用率最高的就是投標部門，甚至各公司的檔案部門都無法歸檔原件，全部在投標部門留存使用，如果強制性地要求移交到集團公司歸檔，勢必給各公司的投標工作帶來諸多不便。同市的公司可以在投標使用時到集團公司檔案部門借閱或者調(diào)用，那其它外地的公司使用時又該怎么辦呢？總不能用一次便派人來取一次或者檔案人員郵寄一次吧？更何況各公司的投標工作每天都在做，頻繁使用原件，又怎么解決這個問題呢？如果因為原件歸屬問題影響工程任務(wù)的承攬，那就真是因小失大了。4、集團公司無法對資料收集情況進行監(jiān)督。各公司這部分工程是獨立施工的，投標時因為用印、開設(shè)銀行賬戶等工作需要與集團公司相關(guān)部門進行聯(lián)系，開工后基本沒有業(yè)務(wù)往來。集團公司檔案部門無法掌握各公司這些工程的進度情況，不能及時對資料收集情況進行監(jiān)督。而工程竣工后先由各公司檔案部門進行整理歸檔，待全部資料齊全后方可向集團公司移交。工程竣工到最后驗收往往要經(jīng)過一兩年的時間，待到移交到集團公司，缺項的內(nèi)容已經(jīng)無從查找，想補充完善也很困難。

二、縱觀以上各種情況，認為由各子公司歸檔其獨立施工的所有工程項目的竣工資料較為合理。

1、便于催收。各公司獨立施工的項目，只有各公司的人員有權(quán)利有義務(wù)去催收檔案資料。機關(guān)直管項目，這是集團的二級管理模式，由各公司的檔案人員去監(jiān)督本單位竣工資料的收集情況和移交歸檔，是最根本也是最有效的方法。

2、方便投標工作的開展。有人說以集團公司資質(zhì)中標項目的竣工資料，各公司是用不著的。但是，子公司現(xiàn)在是越來越多地在使用集團公司資質(zhì)進行投標，而且使用的資料基本是本公司施工的這些工程，極少使用其它公司的。自己歸檔自己使用，檔案能夠更好地提供利用服務(wù)，有利于各公司進行工程承攬，檔案的使用價值也得到了最大限度地發(fā)揮。

3、推動集團公司檔案工作全面發(fā)展。近年來，集團公司檔案部門每兩年進行一次檔案檢查，目的主要是掌握各公司檔案工作的現(xiàn)狀，尤其針對科技檔案收集不力這一難點工作進行分析，試圖找出更有效的解決辦法。應(yīng)該說這項工作已經(jīng)是一年比一年做的好，但還沒有達到最好的狀態(tài)，所以定期檢查應(yīng)該堅持下去，不但對各公司的檔案工作是個督促，對集團公司檔案工作的整體發(fā)展也有一定的推動作用。