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摘要：工程質量監(jiān)督檔案是監(jiān)督管理工作開展的記錄載體，是監(jiān)督機構和人員履職盡責的重要憑證。但在檔案的日常管理中尚存在標準不明確、內容不完善、管理不規(guī)范等問題。通過完善制度、建立規(guī)則、明確標準、推進信息化等措施，可以大力提升工程質量監(jiān)督檔案管理水平，發(fā)揮工程監(jiān)督檔案的重要作用。

關鍵詞：監(jiān)督檔案；規(guī)范化；信息化

工程質量監(jiān)督檔案是指在工程質量監(jiān)督實施過程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質量監(jiān)督機構和監(jiān)督人員從事監(jiān)督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級建設行政主管部門對監(jiān)督機構和人員開展考核的重要依據。加強工程質量監(jiān)督檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范化管理，對于促進工程質量監(jiān)督管理水平進一步提升，體現(xiàn)質量監(jiān)督管理工作的科學性、公正性和權威性有積極作用。因此，做好工程質量監(jiān)督檔案管理工作意義重大。

一、工程質量監(jiān)督檔案管理中存在的問題

（一）工程質量監(jiān)督檔案標準不明確，材料內容參差不齊。住房和城鄉(xiāng)建設部第5號令《房屋建筑和市政基礎設施工程質量監(jiān)督管理規(guī)定》要求質量監(jiān)督機構需建立工程質量監(jiān)督檔案，但未對工程質量監(jiān)督檔案的具體內容進行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監(jiān)督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號）明確了工程質量監(jiān)督檔案的立檔時間要求及保管期限，但也未對監(jiān)督檔案具體內容提出意見。內容標準的不明確，造成各地質量監(jiān)督機構在形成監(jiān)督檔案時隨意性較大。有的監(jiān)督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數(shù)頁；有的把施工、監(jiān)理等單位的技術資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監(jiān)督工作開展的記錄卻難覓蹤影，材料內容不符合要求。（二）囿于實際困難，監(jiān)督檔案資料不同步，不連續(xù)。質量監(jiān)督工作主要在現(xiàn)場展開，在現(xiàn)有的條件下，監(jiān)督檢查記錄一般由監(jiān)督人員在檢查結束后回到辦公室予以補記，監(jiān)督記錄的同步性較差。同時，隨著市政基礎設施建設規(guī)模的日益擴大，監(jiān)督人員的監(jiān)管任務屢創(chuàng)新高。在一名監(jiān)督人員同時監(jiān)管數(shù)十項工程的前提下，完全將監(jiān)督抽查與監(jiān)督計劃逐一對應且同步記錄還有一定的實際困難，監(jiān)督檔案資料的連續(xù)性存在差距。（三）重視程度不夠，監(jiān)督檔案資料不規(guī)范、不交圈。部分監(jiān)督人員重實際檢查、輕文字記錄，往往出現(xiàn)監(jiān)督記錄字跡潦草、內容簡單、簽證不全等問題。有的監(jiān)督檔案中有針對質量問題的整改通知，卻無責任單位的回復報告及現(xiàn)場復查記錄；有的在監(jiān)督記錄中提出了監(jiān)督意見，而后續(xù)的檢查記錄中沒有相關的落實情況。（四）市政基礎設施工程特殊性造成工程質量監(jiān)督檔案歸檔難。市政基礎設施工程戰(zhàn)線長、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎設施工程履行基本建設程序不足，無證施工、先施工后辦理注冊登記手續(xù)、未經竣工驗收備案即投入使用的情況比較普遍。建設行為的不規(guī)范給工程質量監(jiān)督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監(jiān)管時已經開始施工，前期相關資料難以收集；有的工程已經投入使用但遲遲不辦理竣工驗收手續(xù)，工程檔案資料長期滯留在監(jiān)督人員手中難以移交，隨著時間推移難免出現(xiàn)遺失、損毀等情況。

二、加強質量監(jiān)督檔案管理的建議

（一）明確市政基礎設施工程質量監(jiān)督檔案相關內容。依據相關法律法規(guī)，結合質量監(jiān)督管理工作實際，明確工程質量監(jiān)督檔案資料的主要內容包括：工程質量監(jiān)督注冊登記資料：工程質量監(jiān)督注冊登記表和質量監(jiān)督通知書；工程監(jiān)督工作方案及監(jiān)督交底資料：工程質量監(jiān)督計劃書、監(jiān)督交底情況記錄、工程質量保證體系審查記錄；工程質量監(jiān)督工作記錄資料：監(jiān)督人員對工程實體質量和建設各方工程質量行為實施監(jiān)督所留下的原始記錄，是工程質量監(jiān)督檔案的核心內容；工程質量驗收監(jiān)督記錄資料：地基基礎、主體結構等重要分部分項工程質量驗收監(jiān)督記錄、竣工驗收條件核查記錄、竣工驗收監(jiān)督記錄等；工程質量監(jiān)督報告：監(jiān)督機構在建設單位組織的工程竣工驗收合格后向備案機構提交的，對工程基本情況及監(jiān)督工作進行概述，并提出工程是否符合備案條件的綜合評價文件；工程質量事故報告及相關資料：工程質量事故調查處理情況記錄及工程質量投訴處理工作記錄；行政執(zhí)法資料：對工程參建各方責任主體和有關機構違反法律法規(guī)或強制性標準條文的行政處罰工作記錄以及需要保存的其他文件資料：監(jiān)督抽測資料、參建各方項目負責人“兩書”資料等。（二）建立健全檔案管理組織網絡。成立監(jiān)督檔案管理領導小組，配備專兼職檔案資料員，建立內部檔案管理組織網絡。工作中，由專兼職檔案資料員對監(jiān)督人員按時、保質完成工程質量監(jiān)督檔案資料收集整理情況進行督促，領導小組定期開展監(jiān)督檔案資料專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，將監(jiān)督檔案資料管理納入監(jiān)督人員崗位考核，以完善的責任體系保障檔案工作的開展。（三）規(guī)范收集整理程序。編制統(tǒng)一的監(jiān)督管理用表，規(guī)范的填寫說明，將現(xiàn)場應該檢查什么、記錄什么、使用什么樣的規(guī)范用語等進行明確，通過明確標準、規(guī)范要求、適時檢查，做到監(jiān)督工作記錄及時、真實、準確、完整、用語規(guī)范，實現(xiàn)監(jiān)督檔案資料的同步、連續(xù)、規(guī)范、交圈。（四）加快信息化建設步伐。在開發(fā)質量監(jiān)督管理信息系統(tǒng)的過程中，充分考慮與檔案部門的對接，在應歸檔資料處設置節(jié)點，監(jiān)督人員只要在系統(tǒng)內進行操作，生成的資料記錄直接以電子文件形式歸檔。同時，由專兼職檔案員督促監(jiān)督人員補齊以電子文件歸檔的檔案資料紙質版，實現(xiàn)電子文件和紙質文件的同步管理。探索推廣手機APP，現(xiàn)場執(zhí)法在手機上完成，檔案資料后臺打印，改變事后回憶填寫監(jiān)督記錄的工作方式，提高檔案資料的真實性、同步性。（五）提高對工程質量監(jiān)督檔案重要性的認識。加大檔案法律法規(guī)宣貫力度，讓監(jiān)督人員認識到監(jiān)督檔案是監(jiān)督管理工作開展的有效憑證，是履職盡責的重要證明，是工程一旦發(fā)生質量事故后調查認定監(jiān)督人員能否免責的原始依據，讓監(jiān)督人員從思想上真正重視監(jiān)督檔案，在行動上主動規(guī)范完善監(jiān)督檔案。（六）結合市政工程特點完善內部管理。針對部分市政工程受外部因素影響暫停施工或完工后未及時備案的情況，為避免不具備正式移交歸檔條件的工程質量監(jiān)督檔案長期滯留在監(jiān)督人員手中造成散佚、損毀，在內部建立工程質量監(jiān)督檔案集中保管制度，明確所有非在建工程的監(jiān)督檔案統(tǒng)一由檔案部門集中保管。當某項工程開始續(xù)建或具備備案條件時，再由檔案部門向監(jiān)督人員移交，開展后續(xù)整理完善工作，實現(xiàn)內部閉合管理。檔案管理工作，功在當代，利在千秋。做好工程質量監(jiān)督檔案的收集、整理、保管、利用，無論是對工程質量監(jiān)督機構還是檔案部門都具有重要的意義。工程質量監(jiān)督檔案的形成主體是監(jiān)督人員，檔案部門要牢牢抓住這個核心，全面提升工程質量監(jiān)督人員的檔案意識，通過完善制度、建立網絡、明確標準、主動服務等一系列措施，促進檔案管理水平提升，要大力推進信息化建設，不斷提高工程質量監(jiān)督檔案規(guī)范化、科學化、標準化水平，更好地發(fā)揮監(jiān)督檔案為質量監(jiān)督工作服務的重要作用。

作者:張俊普 單位:武漢市市政工程質量監(jiān)督站