導(dǎo)語(yǔ)：提升辦公室綜合管理效率策略探析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]辦公室的管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，它能夠?qū)贤ㄒ约斑B接等作用充分地發(fā)揮出來(lái)，對(duì)各個(gè)部門(mén)工作之間的聯(lián)系進(jìn)行加強(qiáng)，能夠保證企業(yè)的快速發(fā)展。因此，我們要重視辦公室綜合管理的工作，努力提高管理工作的效率。基于此，對(duì)提升辦公室綜合管理效率的策略進(jìn)行重點(diǎn)分析。

[關(guān)鍵詞]人性化；高效率；辦公室；綜合管理

1.引言

當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的迅速提高，辦公室管理工作對(duì)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提高有著重要的影響，本文對(duì)目前企業(yè)辦公室綜合管理的工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，之后找到提升管理效率的具體策略，通過(guò)科學(xué)合理的方法提高辦公室綜合管理的效率，從而幫助企業(yè)提高其綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2.辦公室綜合管理中的問(wèn)題

2.1信息傳遞效率低。辦公室綜合管理工作中信息傳輸過(guò)程中有很多影響傳輸效率的因素影響到傳輸內(nèi)容準(zhǔn)確性，公司工作效率也會(huì)降低。例如筆者公司的信息主要是OA系統(tǒng)、內(nèi)部郵件，最后是電話通信，通過(guò)各種通信方式，信息傳輸效率也得到了提高。但這對(duì)辦公室工作人員有更嚴(yán)格要求，需要掌握不同辦公系統(tǒng)的運(yùn)作，要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和能力，能夠?qū)崟r(shí)關(guān)注公司內(nèi)部信息，全面掌握公司實(shí)施情況，如果有變化，要及時(shí)向上級(jí)部門(mén)反映。2.2專(zhuān)業(yè)人員短缺。在進(jìn)行辦公室綜合管理的工作中，各企業(yè)都有自己的特點(diǎn)，企業(yè)的所有工作人員都在辦公室綜合管理的服務(wù)范圍內(nèi)，因此工作量以及工作難度都很大。這就要求了從事辦公室綜合管理工作的人員具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力。目前，在市場(chǎng)上專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的管理人才比較稀少，以至于部分企業(yè)從事辦公室綜合管理的人員是由企業(yè)的管理人員擔(dān)任的，他們不僅要做好自己的工作，還要做好辦公室的綜合管理，如此一來(lái)，工作量的增大，難度系數(shù)也變大，在辦公室的管理工作中也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。2.3辦公室考核制度的構(gòu)建不夠完善。辦公室的評(píng)價(jià)制度的建立和實(shí)施對(duì)綜合管理工作也有著很大的影響，但是在現(xiàn)有的辦公管理工作中，對(duì)評(píng)價(jià)制度的構(gòu)建還沒(méi)有得到完善，對(duì)評(píng)估工作的構(gòu)成缺乏準(zhǔn)確的分析，評(píng)價(jià)制度的主要內(nèi)容構(gòu)成存在不合理的情況，導(dǎo)致評(píng)價(jià)系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮作用。在創(chuàng)新建設(shè)過(guò)程中，缺乏對(duì)辦公系統(tǒng)成員日常工作的關(guān)注，影響員工的日常工作，員工無(wú)法體現(xiàn)出自身的工作價(jià)值。個(gè)別辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的建立是對(duì)出勤率質(zhì)量的考核，并不關(guān)注員工的業(yè)務(wù)性能如何，因此導(dǎo)致了無(wú)法有效地調(diào)動(dòng)起員工的工作積極性，導(dǎo)致辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的建立不夠成熟和完整。

3.企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的具體策略

3.1實(shí)現(xiàn)人性化管理。企業(yè)在辦公室綜合管理的工作中要利用以人為本的理念，從而實(shí)現(xiàn)以人性化管理。按照以人為本為指導(dǎo)的綜合管理工作是較為科學(xué)合理，能夠推動(dòng)綜合管理工作的全面實(shí)施。綜合管理工作人員要全面貫徹以人為本的指導(dǎo)理念，以企業(yè)員工為基礎(chǔ)展開(kāi)辦公室綜合管理工作。第一，要對(duì)從事辦公室綜合管理的工作人員展開(kāi)人文關(guān)懷，優(yōu)化辦公室的工作環(huán)境，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高員工在辦公室工作的效率和質(zhì)量，促使其員工能夠更努力工作。第二，要形成科學(xué)合理的懲罰機(jī)制，建立明確合理的保守和懲罰機(jī)制，確保體制科學(xué)特性，必須以員工為基礎(chǔ)，以員工的自身利益為標(biāo)準(zhǔn)，在制定機(jī)制的過(guò)程中，優(yōu)秀的工作人員必須在人性化的層面上獲得補(bǔ)償，工作能力下降的工作人員必須受到處罰，人性化也要體現(xiàn)在懲罰上。為了達(dá)到這一點(diǎn)，制定處罰制度的過(guò)程中，必須綜合考慮實(shí)際情況。3.2建立高效的管理機(jī)制。在辦公室進(jìn)行綜合管理的過(guò)程中，需要確立高效的管理機(jī)制，對(duì)日常業(yè)務(wù)建立相對(duì)統(tǒng)一的制度，根據(jù)制度來(lái)確定日常行為的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠順利進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)。首先，將會(huì)議系統(tǒng)合理化。企業(yè)召開(kāi)會(huì)議是為了對(duì)近期的業(yè)務(wù)進(jìn)行交流總結(jié)，通常情況下辦公室會(huì)議內(nèi)容不夠精練，會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)議制度缺乏靈活性。因此，需要加強(qiáng)辦公室的綜合管理，實(shí)現(xiàn)人性化的管理制度，提高召開(kāi)會(huì)議對(duì)企業(yè)運(yùn)行的幫助。企業(yè)要建立合理的會(huì)議系統(tǒng)，利用會(huì)議對(duì)企業(yè)近期業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)，解決工作中存在的困難與問(wèn)題，以便保證后續(xù)工作的順利完成，其次，將交流渠道變得簡(jiǎn)單快捷。綜合管理的效率主要反映在信息傳輸中，在過(guò)去的辦公室管理系統(tǒng)中，由于不同級(jí)別之間的信息傳輸速率相對(duì)較慢，所以實(shí)施層和決策層無(wú)法進(jìn)行有效的溝通，并且不能很好地理解對(duì)方的意思，會(huì)導(dǎo)致工作的安排和實(shí)施有問(wèn)題。例如，在文檔通知方面，使用辦公網(wǎng)可以大大提高通知的效率，需要做的工作可以利用手機(jī)短信的方式進(jìn)行溝通，能夠有效地提高溝通效率。為了實(shí)現(xiàn)各級(jí)別可以傳遞信息，需要建立科學(xué)的溝通機(jī)制，對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行精準(zhǔn)無(wú)誤的傳達(dá)，能夠更好地提高信息傳遞的效率。最后，企業(yè)要意識(shí)到保密制度是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和業(yè)務(wù)發(fā)展有著直接的影響。在企業(yè)的實(shí)際工作中，為了增強(qiáng)辦公室工作的安全性，企業(yè)需要建立保密制度，對(duì)從事辦公室綜合管理的人員要定期培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的保密知識(shí)，確保企業(yè)辦公室工作的安全。3.3整潔的辦公環(huán)境有利于提升工作效率。工作環(huán)境與我們的工作效率有很大的關(guān)系，面對(duì)臟亂差的工作空間，會(huì)發(fā)現(xiàn)工作效率無(wú)法提高，甚至?xí)档?，工作時(shí)間也會(huì)得到延長(zhǎng)，當(dāng)我們面對(duì)干凈整潔的工作環(huán)境時(shí)，工作效率也能夠得到提高。員工可以整理自己的辦公空間，首先如果辦公用品多的話，可以先用組合法購(gòu)買(mǎi)兩種以上功能的單品，像筆記本電腦這樣的多功能項(xiàng)目可以為工作節(jié)約空間。其次，使用可購(gòu)買(mǎi)文章的兩種功能的組合方法，可以將臺(tái)歷以及筆筒作為掛飾，有效地節(jié)省空間。最后可以利用分類(lèi)方法。文檔太多可以分為四種類(lèi)型。第一種類(lèi)型是處理后未提交的文檔。第二種類(lèi)型是當(dāng)天必須處理的文檔，第三種是類(lèi)型是輔助文檔，第四類(lèi)是不同的文檔，可以規(guī)劃幾個(gè)領(lǐng)域，將相應(yīng)的文檔放在各自的位置并做好標(biāo)簽。3.4利用OA系統(tǒng)提高管理效率。辦公室OA系統(tǒng)是自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，他是一種企業(yè)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)辦公的新型辦公模式，利用OA系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)內(nèi)部的辦公，簡(jiǎn)化企業(yè)事務(wù)辦理的流程，提高企業(yè)工作的效率，能夠節(jié)省辦公運(yùn)行成本，并實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。OA公文管理系統(tǒng)已形成一套完善的公文管理體系，以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊流程和表單應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了電子公文一體化運(yùn)轉(zhuǎn)，在線編寫(xiě)、修改公文以及收發(fā)公文，OA系統(tǒng)支持在移動(dòng)的情況下讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽批，因此領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地的簽署公文。并且還可以通過(guò)OA系統(tǒng)上傳公司內(nèi)部的各類(lèi)培訓(xùn)視頻課件，幫助公司員工隨時(shí)隨地觀看學(xué)習(xí)。通過(guò)OA系統(tǒng)，會(huì)議可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，可將會(huì)議所需的紙質(zhì)性文件以及其他材料通過(guò)電腦轉(zhuǎn)化為電子文檔，促使會(huì)議不在受到空間的限制，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行會(huì)議，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議。在以往的部門(mén)聯(lián)系需要通過(guò)打電話或者面對(duì)面交流的形式，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)，可以直接在線上通訊，方便省時(shí)?？梢岳闷髽I(yè)微信的通訊錄，不用添加好友，就能夠查找該員工的資料，直接進(jìn)行在線對(duì)話。傳統(tǒng)的辦公管理模式大多體現(xiàn)在紙質(zhì)化的文件中，部門(mén)之間的溝通、文件簽署靠人力跑動(dòng)來(lái)達(dá)成，不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間還浪費(fèi)了大量的勞動(dòng)力。而辦公OA系統(tǒng)的使用，讓耗時(shí)耗力的辦公管理變得高效起來(lái)。3.5完善辦公室評(píng)價(jià)制度。在建立辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的過(guò)程中，我們要特別注意評(píng)價(jià)工作要素的構(gòu)成。特別是對(duì)辦公室成員的工作情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，可以讓辦公室成員能夠更加注重日常工作，并認(rèn)真努力地完成本職工作。辦公室綜合管理工作人員必須對(duì)辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)的要適當(dāng)?shù)叵魅鯓?gòu)成要素。特別是要下調(diào)出勤率的比重，促進(jìn)評(píng)價(jià)制度更好地開(kāi)發(fā)實(shí)用性。評(píng)價(jià)系統(tǒng)的建立要結(jié)合企業(yè)自身的情況，分析員工的工作能力，以業(yè)務(wù)考核的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)進(jìn)行分析，確保滿足員工需求的因素能凸現(xiàn)員工的自身價(jià)值，為辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)提供更實(shí)用的價(jià)值。建立辦公室評(píng)價(jià)系統(tǒng)需要加強(qiáng)對(duì)員工心理的關(guān)注，特別是要明確制定工作崗位以及每月的評(píng)價(jià)目標(biāo)，讓評(píng)價(jià)系統(tǒng)能夠長(zhǎng)期地激勵(lì)員工，提高員工的工作效率。下標(biāo)是筆者公司考核構(gòu)建的KIP圖表。

4.結(jié)語(yǔ)

辦公室的綜合管理效率是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，隨著市場(chǎng)的開(kāi)放發(fā)展，企業(yè)為了適應(yīng)新一代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求，需要優(yōu)化辦公室管理效率。在這種情況下，辦公室管理效率是影響企業(yè)開(kāi)發(fā)質(zhì)量的重要因素，需要制定全面的改革措施，以便于更好地提高辦公室的綜合管理質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張陽(yáng).淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018(16)：167.

[2]唐瑩瑩.企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀及提升分析[J].管理觀察，2018(26)：43-44.

[3]麻雨欣.淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].改革與開(kāi)放，2016(14)：122-124.

[4]楊?lèi)?ài)榮.提高招標(biāo)服務(wù)公司辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].中外企業(yè)家，2017(17)：98.

[5]于自佳.如何提升基層項(xiàng)目部綜合辦公室管理的工作效率[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017(24)：213-215.

[6]楊?lèi)?ài)榮.提高招標(biāo)服務(wù)公司辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].中外企業(yè)家，2017(17)：98.

[7]周艷.提高高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率淺析——基于信息化教育管理綜合平臺(tái)[J].價(jià)值工程201635(34)：69-70.

[8]劉煥輝.東莞市承泰教育咨詢服務(wù)有限公司綜合管理系統(tǒng)的研究與分析[D].昆明：云南大學(xué)，2016.

[9]田甜.淺談綜合管理辦公室在廣電網(wǎng)絡(luò)公司管理中的作用[J].有線電視技術(shù)，2018(09)：116-118.

[10]張陽(yáng).淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018(16)：167.

作者:李炎培 單位:國(guó)網(wǎng)湖北省電力有限公司宜城市供電公司