導語：精細化監(jiān)管思想的問題管理體系規(guī)劃一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1系統(tǒng)開發(fā)背景

某公司是屬于異地辦公形式,銷售客戶部分在北京,技術(shù)部在桂林分公司,協(xié)作進行一個大型的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā),該平臺在開發(fā)過程中有個比較特殊的情況是,所有需求都是總公司逐步設(shè)計完善出來的,一邊開發(fā)一邊修改的過程,所以整個開發(fā)過程,需要北京公司的市場和規(guī)劃人員和桂林的技術(shù)開發(fā)人員密切的高頻率的交流,同時,因為該項目是個很龐大的門戶網(wǎng)站,包含幾十個子網(wǎng)站和獨立的小系統(tǒng),在研發(fā)過程中,舊的問題還沒有解決的時候,又出現(xiàn)了新的問題,新的問題在解決的過程中又出現(xiàn)更新的問題。盡管公司從各個方面進行了強化管理,但由于龐大的系統(tǒng)和有限的人力,總是不能很好的解決。

對此筆者通過精細化管理的思想來設(shè)計一套適用于當前這種情況的問題管理系統(tǒng)。隨著在開發(fā)應(yīng)用完善的過程中,筆者發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)大大的減少了問題管理中的各種不足和低效率的情況,提升了項目開發(fā)速度,同時對于精細化管理思想的細致應(yīng)用,使得該系統(tǒng)逐步拓展成為一個頗具規(guī)模的大型IT公司應(yīng)用的大型平臺。

2基本設(shè)計需求和開發(fā)步驟

北京實創(chuàng)信通公司自從其2007年成立以來,就接受總公司委托,一直致力于面向上地信息產(chǎn)業(yè)基地和創(chuàng)新園等幾個高科技園區(qū)的綜合產(chǎn)業(yè)服務(wù)平臺的建設(shè)。由于該公司采取市場部在北京,技術(shù)部在廣西桂林分公司,兩邊協(xié)同開發(fā)的模式,因而在市場和技術(shù)以及技術(shù)開發(fā)本身對需求的實現(xiàn)程度等多個方面出現(xiàn)問題,尤其是大型平臺的開發(fā)過程中,出現(xiàn)了各類問題,數(shù)量和種類繁多,因此,公司很有必要設(shè)計并開發(fā)一套專門針對此問題及任務(wù)管理的系統(tǒng),利用信息化管理的手段嘗試解決這個問題。

該系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計經(jīng)歷了4個步驟,第一,分析實創(chuàng)公司當前項目開發(fā)過程中對于各類問題處理的方法和措施以及其他相應(yīng)問題,第二,針對現(xiàn)狀設(shè)計問題管理系統(tǒng)的需求分析。第三,設(shè)計問題管理系統(tǒng)的具體功能和表現(xiàn)形式。第四,根據(jù)具體應(yīng)用情況設(shè)計相應(yīng)的參數(shù)指標和內(nèi)部績效管理體系。

利用內(nèi)部管理系統(tǒng)以科技驅(qū)動型實現(xiàn)成本管理的發(fā)展步驟:

第一步:問題管理。

包括問題的提出,備案,問題的分配,問題的確認,問題的限時解決,問題的評論和交流,問題解決結(jié)果的提交,問題的驗收,驗收失敗的流轉(zhuǎn),問題類型的統(tǒng)計,解決問題花費的時間,責任人完成情況評價等功能?？梢詫崿F(xiàn)對于公司所有問題的精細化管理

第二步:計劃管理。

包括計劃的制定,整合、修改、流轉(zhuǎn)、批注到確認和,分配,確認,自動統(tǒng)計和總結(jié)全程在線流程,可以大大節(jié)省計劃階段的耗費時間,節(jié)約成本

第三步:流程管理。

包括對項目實施流程的多元化定制以及流程固化,對于控制點的驗收和對整個項目的進度把控等功能,可以避免對于流程的執(zhí)行經(jīng)常出現(xiàn)問題的情況等

第四步:成本管理。

包括公司日報,周、日工作時間統(tǒng)計查詢,周、日成本自動核算查詢,項目日成本核算查詢,項目成本自動預警,項目成本效益自動計算查詢,項目成本多維度查詢,個人任務(wù)成本查詢,公司周度月度成本報表自動生成等功能,可以全盤清晰化掌握公司的全部環(huán)節(jié)的成本。

第五步:績效管理。

包括個人詳細工作及耗費時間列表,請假管理,會議管理,身份管理(專職,兼職,臨時等),個人超時任務(wù)及提前完成任務(wù)自動統(tǒng)計,個人績效分自動統(tǒng)計等功能,可以清晰有依據(jù)的評估出員工的價值度以便真正在保證公司效益的基礎(chǔ)上,根據(jù)個人所產(chǎn)生的價值落實對個人的激勵,產(chǎn)生促進作用。

第六步:發(fā)展管理。

建立起完善的項目效率庫,記錄公司已有項目所有步驟和功能環(huán)節(jié)所耗費的時間和完成人員以及相關(guān)技術(shù)水平,根據(jù)設(shè)置的百分比值,自動估算同類項目應(yīng)該提高的效率和完成時間等,可以使得公司發(fā)展按預定的軌道進行,實現(xiàn)自筆者激勵功能。3問題管理系統(tǒng)的初步參數(shù)和流程設(shè)計

3.1任務(wù)管理的流程是

提出任務(wù)——確認任務(wù)等級和緊急程度——分配給主管——主管分配給技術(shù)員——確認任務(wù)以及具體完成時間——完成任務(wù)的過程或者階段性報告——完成任務(wù)并申請主管驗收——主管驗收成功則提交總監(jiān)驗收——主管驗收失敗或者提交了修改意見則任務(wù)返回未完成狀態(tài)(要對任務(wù)完成情況進行評定,如任務(wù)失敗還是需要完善)——繼續(xù)完成并提交驗收申請——主管驗收成功提交總監(jiān)驗收——總監(jiān)自己驗收或者委托某人驗收并進行評定——驗收完成后正式交付任務(wù)——任務(wù)歸檔。

3.2任務(wù)管理的狀態(tài)有

狀態(tài)有:提交任務(wù)——任務(wù)性質(zhì)確定——第一次分配任務(wù)(總監(jiān))——第二次分配任務(wù)(主管)——確認任務(wù)(包含完成時間)——進行任務(wù)并階段性匯報(通過現(xiàn)在的日志或者跟帖實現(xiàn))——申請主管驗收——主管驗收并提修改意見——確認修改意見(包含完成時間)——進行修改并階段性匯報——再次申請主管驗收——循環(huán)該過程——主管驗收成功并評定改任務(wù)完成情況以及提交總監(jiān)驗收——總監(jiān)驗收或委托某人驗收——提交修改意見并分配給主管——主管二次分配給技術(shù)員——技術(shù)員確認修改意見并上報修改時間——循環(huán)該過程——總監(jiān)或總監(jiān)委托人驗收成功——總監(jiān)簽字提交交付——任務(wù)日志評價。

3.3任務(wù)變更的情況

第一次提交任務(wù)——走任務(wù)流程——任務(wù)出現(xiàn)變更或者需求變更——在原有任務(wù)下進行跟帖——該變更任務(wù)由總監(jiān)進行第一次分配到主管——主管第二次分配到技術(shù)人員——技術(shù)人員確認需求并上報時間——該新確認時間自動更新原任務(wù)完成時間(但不刪除原先提交的預期時間)——進行任務(wù)并階段性報告(通過日志)——提交主管驗收——走任務(wù)管理流程。

任務(wù)變更的簡單的說,就是在原先的問題的那個帖子下,再加一個跟帖,并以這個跟帖作為重新任務(wù)分配的的任務(wù)。

3.4問題管理的流程

問題管理的有些區(qū)別,就是多了一兩個環(huán)節(jié)主要是:

①提出問題(可以寫重要性和緊急狀態(tài),但是不是確定狀態(tài))——②問題的分類和重要性的確定(由總監(jiān)確認,如該問題是屬于無效問題還是有效問題,還是暫緩解決問題,以及該問題的重要性)——③問題的第一次分配給主管——④主管對該問題的第二次分配給技術(shù)員——⑤技術(shù)員確認該任務(wù)以及完成時間——走任務(wù)管理流程——主管驗收——總監(jiān)驗收——問題提出人驗收——總監(jiān)對該問題的歸檔和分類(如個人責任問題,還是非責任問題)——問題終結(jié)——記錄該問題整個流程——將該問題記錄到責任人的個人文檔。

3.5時間管理

就是對于完成時間,由責任人或者主管提交的時間,假如筆者覺得不合適的話,可以進行修改,修改后,再交給主管以及責任人進行確認。

3.6涉及到的管理

①任務(wù)管理;②問題管理;③時間管理;④問題的性質(zhì)管理;⑤任務(wù)的過程管理;⑥任務(wù)的交付管理;⑦問題和任務(wù)的歸檔管理。

4功能模塊設(shè)計

該系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計是從以前以文檔處理和工作流為主的管理方式,發(fā)展成為以知識的共享和交流,強調(diào)協(xié)作和團隊精神的協(xié)同化的辦公和服務(wù),以問題和任務(wù)(計劃)管理為主要應(yīng)用的功能。創(chuàng)建一個共同使用的辦公平臺和集成的辦公環(huán)境,使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作,擺脫時間和地域的限制,實現(xiàn)電子化協(xié)同工作與知識管理。具體來說,在長期實踐過程中,逐步完善修改,確定出以下幾個方面的功能的構(gòu)造設(shè)計。

5問題管理系統(tǒng)應(yīng)用條件及初始步驟

該系統(tǒng)是專門針對IT企業(yè)進行設(shè)計的,其需要的一個必要條件就是每個員工都有自己的電腦,而且在工作期間一直處在開機狀態(tài),這樣才能保持系統(tǒng)一直處在激活狀態(tài),并對員工的相關(guān)工作進行精細化的把握和控制。下面是該系統(tǒng)初次使用的基本流程和注意事項。

(1)該系統(tǒng)默認保存帳號密碼,登錄一次后,下次使用時候不用重新登錄,建議大家作為自己電腦的主頁,若是在外面電腦上使用的時候,則每次用完必須退出登錄。

(2)每次打開頁面后,最上方顯示的是兩個欄目是“筆者未確認的任務(wù)”和“筆者未完成的任務(wù)”。

(3)提出問題(任何人):就平臺以及管理管理,經(jīng)營上出現(xiàn)的任何問題,注意提問題的時候標明期望解決時間,同時最好上傳問題截圖圖片。

(4)分配問題解決任務(wù)(總經(jīng)理、副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)直接分配或委托部門主管分配):分配問題之前和責任人協(xié)商好大致的時間,分配的時候直接到具體的責任人,協(xié)助人以及完成時間。若有必要,需要對問題做一些分析說明。

(5)確認任務(wù)(任務(wù)責任人和實施人):任務(wù)責任人到系統(tǒng)確認自己的任務(wù)已經(jīng)接收。

(6)完成任務(wù)(任務(wù)責任人和實施人):接收到該任務(wù)的所有人都完成任務(wù)并提交任務(wù)完成,由任務(wù)責任人提交驗收申請。

(7)第一次驗收(任務(wù)分配人):由分配該任務(wù)的總經(jīng)理,副總經(jīng)理或技術(shù)總監(jiān)等委托部門主管進行驗收,驗收合格后提交。驗收失敗后進入“驗收失敗問題”,驗收成功后進入第二次驗收流程。

(8)第二次驗收(問題提交人):由問題提交人員對問題解決的情況進行驗收,驗收失敗后進入“驗收失敗問題”,驗收成功后進入已經(jīng)解決問題,問題結(jié)束。

(9)問題解決的過程情況匯報可以通過“寫日志”來記錄。

(10)對安排的某個任務(wù)要發(fā)表自己的看法,可以用發(fā)表跟帖的方式進行。