摘要：衛(wèi)生行政管理部門工作類型甚多，其中衛(wèi)生行政處罰檔案管理在行政管理工作中最為重要。依據(jù)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)π姓幜P檔案信息進(jìn)行分類管理，同時(shí)還能為檔案管理提供一定的方法。只有將檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，才能使衛(wèi)生行政管理工作順利開展。因此，對(duì)衛(wèi)生行政部門中處罰檔案的管理進(jìn)行分析，提出更加完善的檔案管理方法，促使檔案管理制度更加完善。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生行政；處罰檔案，管理方法；創(chuàng)新

衛(wèi)生行政處罰檔案管理逐漸趨向于標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息的歸檔管理更加的規(guī)范化。衛(wèi)生檔案管理工作人員要具有很強(qiáng)的檔案管理能力，主要工作是負(fù)責(zé)全市行政處罰檔案管理工作，還要參加省市舉行的衛(wèi)生處罰檔案的評(píng)查工作。規(guī)范化的管理具體是指依據(jù)國(guó)家機(jī)構(gòu)與監(jiān)督管理相關(guān)的法律法規(guī)與之相關(guān)的政策制度，在政府相關(guān)的管理部門實(shí)行。為了提高檔案管理工作質(zhì)量，要對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

一、衛(wèi)生行政處罰檔案規(guī)范化管理的重要意義

衛(wèi)生行政處罰檔案能夠記錄行政處罰管理的活動(dòng)。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)主要是開展對(duì)全市的行政處罰檔案及日常監(jiān)督檔案的管理工作。隨著科技的發(fā)展，職業(yè)危害越來越多，隨之衛(wèi)生行政處罰案件也就愈來越多。以我所在單位保定市衛(wèi)生監(jiān)督局為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2013-2017年共產(chǎn)生行政處罰的檔案有2458卷。而且呈現(xiàn)每年遞增的趨勢(shì)，具體情況見表1。由此可見，行政處罰檔案管理工作越來越重要，并且在衛(wèi)生行政監(jiān)督過程中具有重要的使用價(jià)值，處罰檔案管理的作用具體表現(xiàn)在三點(diǎn)：一是衛(wèi)生行政處罰檔案中記錄著大量的數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)πl(wèi)生監(jiān)督部門的執(zhí)法行為進(jìn)行記錄，并能保證記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)衛(wèi)生監(jiān)督部門還能從檔案記錄的信息中對(duì)自身的監(jiān)督行為進(jìn)行評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)執(zhí)法過程中存在的不足之處，并及時(shí)改正。檔案記錄方式能夠有限提高衛(wèi)生行政部門管理工作效率，能夠根據(jù)準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)制定相應(yīng)的監(jiān)督管理策略，為衛(wèi)生行政處罰檔案管理提供科學(xué)性的管理方案。二是衛(wèi)生行政處罰檔案保存的信息類型多種多樣，其中包含圖片信息、錄音信息、網(wǎng)絡(luò)信息資料等。這些信息資料中有多數(shù)是針對(duì)衛(wèi)生行政監(jiān)督部門的執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行的記錄，采用多樣化記錄方式能夠?qū)π姓幜P案件信息記錄更加完整，從而有效提升衛(wèi)生行政監(jiān)督部門的整體工作效率。三是是檔案分類管理。對(duì)衛(wèi)生行政管理工作信息進(jìn)行分類，并歸檔保存，不僅能夠提高衛(wèi)生行政管理工作效率，又能提升衛(wèi)生檔案信息使用率。

二、衛(wèi)生行政處罰檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題

摘要：行政檔案管理對(duì)單位發(fā)展有著重要影響，主要是對(duì)行政管理的工作情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，幫助相關(guān)人員對(duì)行政管理進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)處理行政管理中存在的問題，優(yōu)化行政管理的內(nèi)容及方法，使行政管理能夠服務(wù)于單位的長(zhǎng)久發(fā)展。因此，本文以行政檔案的定義及內(nèi)容為切入點(diǎn)，對(duì)行政檔案管理創(chuàng)新的意義及現(xiàn)狀存在的問題進(jìn)行分析，并探究行政檔案管理的創(chuàng)新思路，期望能為相關(guān)人員提供一些可靠的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：行政檔案；檔案管理；意義；問題；創(chuàng)新思路

近年來，隨著我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，企事業(yè)單位的工作任務(wù)越加繁重，對(duì)行政管理提出更加嚴(yán)格的要求，需要進(jìn)一步提高行政管理水平，保證行政管理的有效性。而行政檔案管理能夠?qū)⑿姓芾淼恼w情況反映出來，指導(dǎo)工作人員做好行政管理，對(duì)行政管理進(jìn)行不斷優(yōu)化，促進(jìn)行政管理的科學(xué)發(fā)展。通過深入分析行政檔案管理創(chuàng)新的意義及存在的問題，探究行政檔案管理的創(chuàng)新思路，有利于提出一些可靠的參考依據(jù)，促進(jìn)行政檔案管理水平的提升。由此可見，本文圍繞“行政檔案管理創(chuàng)新思路”展開分析，研究?jī)r(jià)值意義顯著。

一、行政檔案的定義及內(nèi)容概述

行政檔案，指的是各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)根據(jù)法律規(guī)定的職權(quán)，基于行政領(lǐng)導(dǎo)與管理工作過程當(dāng)中形成的具備價(jià)值的歷史記錄。從行政檔案的內(nèi)容層面分析，具體如下：1.以憲法與法律規(guī)定的行政措施，進(jìn)而制定的行政法規(guī)，還包括發(fā)布的決定與命令等。2.編制與執(zhí)行的國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展計(jì)劃、國(guó)家預(yù)算、統(tǒng)計(jì)材料等。3.在領(lǐng)導(dǎo)與管理經(jīng)濟(jì)工作過程中，在城鄉(xiāng)建設(shè)過程中，涉及的各類文件材料，包括教育材料、科學(xué)材料、文化材料、衛(wèi)生材料、司法行政材料、監(jiān)察材料等。4.在行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、劃分過程中形成的文件材料，還涉及邊界糾紛解決、土地征用等相關(guān)文件材料。5.國(guó)家行政機(jī)構(gòu)編制材料，機(jī)關(guān)行政人員培訓(xùn)、考核、任免等文件材料。行政檔案內(nèi)容較多，通過行政檔案可將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的歷史面貌反映出來，有助于機(jī)關(guān)工作效率及質(zhì)量的提升。由此可見，明確行政檔案定義及內(nèi)容，做好行政檔案管理工作至關(guān)重要。

二、行政檔案管理創(chuàng)新的意義分析

1.加強(qiáng)檔案管理服務(wù)管理的重視力度

加強(qiáng)行政服務(wù)中心檔案管理的重要途徑之一就是提升管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識(shí)管理過程中出現(xiàn)的實(shí)際難題，由機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)檔案的重視，不斷完善相關(guān)管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，重視檔案服務(wù)管理，從領(lǐng)導(dǎo)層開始督促檔案服務(wù)發(fā)揮其應(yīng)用效能。在強(qiáng)化檔案服務(wù)的過程中，需要重視軟件與硬件的升級(jí)與完善，在相關(guān)設(shè)備與軟件的支持下，提升用戶的體驗(yàn)感，有關(guān)部門應(yīng)逐步完善場(chǎng)地配置、資源配置、設(shè)備配置，促進(jìn)行政服務(wù)中心檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)模化、技術(shù)化、信息化發(fā)展。通過提升服務(wù)管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理向多元化發(fā)展，提升檔案管理的社會(huì)化屬性，增強(qiáng)行政服務(wù)中心檔案管理的水平，拓展其檔案應(yīng)用的社會(huì)服務(wù)效益。通過優(yōu)化檔案存儲(chǔ)場(chǎng)館的建設(shè)、結(jié)合優(yōu)質(zhì)的管理技術(shù)，提升檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平。

2.檔案管理觀念的創(chuàng)新

管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)以觀念創(chuàng)新為基礎(chǔ)，在優(yōu)化檔案管理的過程中，首先要轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理觀念，以此保證管理的根本性改變。在管理過程中，行政服務(wù)中心要逐漸轉(zhuǎn)變管理理念，向知識(shí)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的觀念轉(zhuǎn)型，將知識(shí)創(chuàng)新作為檔案管理的重要目標(biāo)，重視利用檔案管理的價(jià)值。逐步向信息化轉(zhuǎn)變檔案管理模式，重視檔案管理的應(yīng)用價(jià)值與使用效率。建立檔案信息庫(kù)，整合零散檔案信息資料，根據(jù)需要對(duì)檔案進(jìn)行分類、系統(tǒng)的規(guī)范化整理，發(fā)揮檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。通過整理，將檔案的價(jià)值與作用直觀展現(xiàn)出來，強(qiáng)化檔案的利用率，創(chuàng)新工作模式，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。檢驗(yàn)檔案管理成果的標(biāo)準(zhǔn)之一，就是對(duì)單位發(fā)展史上的檔案記載情況進(jìn)行觀察與檢測(cè)。檔案記載是研究本單位發(fā)展的一手資料，通過科學(xué)合理的記載，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，針對(duì)問題制定針對(duì)性的整治完善方案。在此過程中，行政服務(wù)中心在加強(qiáng)檔案管理時(shí)，可積極與行政服務(wù)中心發(fā)展歷史相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理理念，不斷創(chuàng)新探索檔案管理方式與手段，利用檔案真實(shí)客觀地反映行政服務(wù)中心的實(shí)際發(fā)展情況，利用檔案管理結(jié)果有效配置資源、合理規(guī)劃管理模式，為行政服務(wù)中心的發(fā)展規(guī)劃提供參考，不斷增強(qiáng)檔案的利用效率，促進(jìn)檔案的使用價(jià)值，利用檔案管理工作提高服務(wù)水平。

3.檔案管理服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

檔案服務(wù)管理機(jī)制的創(chuàng)新，是促進(jìn)檔案管理優(yōu)化升級(jí)的重要內(nèi)容。在進(jìn)行有效的機(jī)制創(chuàng)新過程，要重視結(jié)合行政服務(wù)中心發(fā)展實(shí)際，積極制定完善的管理模式，從而才能保證檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。在檔案管理過程中，行政服務(wù)中心的有關(guān)部門需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視變被動(dòng)為主動(dòng)，倡導(dǎo)積極主動(dòng)的開展優(yōu)化服務(wù)，促進(jìn)檔案管理便捷化、均等化、高效化。通過加強(qiáng)不同部門之間的聯(lián)系協(xié)作，促進(jìn)行政服務(wù)中心加速構(gòu)建“一站式”檔案服務(wù)體系，通過構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)，促進(jìn)資源實(shí)現(xiàn)共享，重視建立本單位的檔案創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，組織其積極參加培訓(xùn)與交流，逐漸轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案資源管理，突破檔案管理的現(xiàn)有局限。堅(jiān)持科學(xué)化管理檔案，積極借鑒吸收優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)踐積累檔案管理經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)新的工作要求，開拓檔案管理新局面。在行政服務(wù)中心，通過創(chuàng)新檔案服務(wù)提升檔案管理水平，重視檔案的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自身價(jià)值。通過培養(yǎng)管理人員的歷史使命感，指導(dǎo)檔案管理工作有序進(jìn)行，以此進(jìn)一步保證行政服務(wù)中心檔案管理效率。在實(shí)踐工作開展過程，工作人員要提高工作認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)能力，以此才能為檔案管理服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新提供有效保證。

一、行政檔案管理中的信息化應(yīng)用步驟

作為行政檔案管理中信息化應(yīng)用的基本目標(biāo)，我們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行基礎(chǔ)錄入、整理、分類都是為了能夠?qū)⑺占降馁Y料有效的應(yīng)用到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，以便在需要的時(shí)候進(jìn)行提取與查找，也只有這項(xiàng)工作的開展才能夠真正實(shí)現(xiàn)空間的節(jié)約、避免時(shí)間上的浪費(fèi)。

二、信息化技術(shù)在行政檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）信息化技術(shù)能夠有效提升檔案質(zhì)量。信息化技術(shù)下的行政檔案管理不僅能夠保證每一份歸檔的治療都能夠呈現(xiàn)一種清晰、整潔的卷面，同時(shí)也能夠確保一切歸檔資料都能夠按照要求進(jìn)行保管，同時(shí)一改傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，在不斷流失的時(shí)間長(zhǎng)河中，依舊保證檔案的完整性與內(nèi)容的清晰性。（二）節(jié)約人員投入、提升工作效率的應(yīng)用。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)行政檔案管理中，通常都是需要?jiǎng)佑幂^多的人工來進(jìn)行檔案的收集、保管、查閱與整理工作，這不僅浪費(fèi)了很多的人力資源成本，同時(shí)也消耗了大量的時(shí)間成本，往往還會(huì)由于人員素質(zhì)低下的因素導(dǎo)致了“磨洋工”、“出工不出力”等現(xiàn)象的存在。而信息化技術(shù)下的行政檔案管理則是最大程度上提升了檔案的存儲(chǔ)效率與存儲(chǔ)量，在提升工作效率的通知避免了無謂的人員浪費(fèi)，將檔案的信息化變成了一種實(shí)際的生產(chǎn)力。（三）具有時(shí)間與空間的優(yōu)勢(shì)應(yīng)用。在實(shí)際的行政檔案管理應(yīng)用中，信息化技術(shù)還能夠突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理弊端，擺脫空間與時(shí)間上的束縛展開檔案管理工作。特別是對(duì)于一些時(shí)間緊、任務(wù)重的行政檔案查詢工作，信息化能夠幫助每一名檔案管理員通過互聯(lián)網(wǎng)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何環(huán)境下都能實(shí)現(xiàn)檔案信息的輸入與讀取、查詢，為現(xiàn)代化企業(yè)的行政管理發(fā)展提供了保障。（四）環(huán)境優(yōu)勢(shì)的應(yīng)用。傳統(tǒng)的行政檔案管理工作通常都是在一個(gè)空曠、寬敞的房間內(nèi)展開，然而隨著企業(yè)的發(fā)展與業(yè)務(wù)量的擴(kuò)充很容易導(dǎo)致現(xiàn)有庫(kù)房倉(cāng)容不足、自然保管環(huán)境無法適應(yīng)實(shí)際需求等問題，同時(shí)這種不足也直接導(dǎo)致了工作的不便利。然而信息化行政檔案管理的引入，便從本質(zhì)上解決了這一問題，不僅不需要對(duì)環(huán)境溫度、空氣濕度等進(jìn)行嚴(yán)格要求，同時(shí)也節(jié)省了倉(cāng)容問題，只要在實(shí)際的工組中擁有一臺(tái)能夠連上網(wǎng)絡(luò)的電腦與專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，那么便可以實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的信息化行政檔案管理工作，從本質(zhì)上提升了工作效率與工作質(zhì)量。（五）可復(fù)制與可共享的應(yīng)用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)行政檔案應(yīng)用中，讓人感覺到十分復(fù)雜的一項(xiàng)工作便是對(duì)相關(guān)資料的復(fù)印工作，特別是對(duì)于一些內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間跨度較大的檔案資料，在進(jìn)行拷貝的過程中可以稱之為是一項(xiàng)巨大工程。所以在實(shí)際的應(yīng)用中我們可以利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過對(duì)檔案建立電子化信息錄入來輕松實(shí)現(xiàn)共享與復(fù)制功能。同時(shí)在信息化檔案技術(shù)的應(yīng)用中，還能夠突破傳統(tǒng)的信息檔案紙張極易損壞的局限性，即便被多人翻閱、查詢我們的電子檔案也能夠保證其完整性與無損性。不過，與其他世界萬物一樣，信息化的行政檔案也在共享與復(fù)制的過程中存在一定的負(fù)面效率，比較突出的便是信息的泄露與原始資料收到計(jì)算機(jī)病毒與黑客的攻擊，所以為了避免這方面的不足，我們行政檔案信息管理者與具體的操作人員必須要做好原始資料的留存工作，一方面對(duì)于有條件的企業(yè)可以考慮建立兩套電子檔案系統(tǒng)、定期對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全情況進(jìn)行檢查，最大程度上避免黑客的非法訪問；另一方面，在設(shè)定訪問權(quán)限的時(shí)候，相關(guān)的技術(shù)人員與管理者必須要對(duì)訪問者做好篩選工作設(shè)定相關(guān)的權(quán)限與功能，以此來避免一些行政檔案的不必要泄露與訪問。

三、結(jié)論

綜上所述，信息化技術(shù)下的行政檔案管理工作中，不僅可以實(shí)現(xiàn)多人的信息共享目標(biāo)，同時(shí)也能夠擁有先進(jìn)的可復(fù)制性、不可替代的保密性等優(yōu)勢(shì)，然而這種先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)的掌握卻并不是一件一勞永逸的事情，所以在實(shí)際的工作中我們每一名行政檔案管理者與具體的操作人員都必須要有一種與時(shí)俱進(jìn)的理念來進(jìn)行專業(yè)領(lǐng)域的不斷學(xué)習(xí)，通過緊跟時(shí)代腳步來不斷提升個(gè)人的技術(shù)應(yīng)用水平。最終以此來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息應(yīng)用與整體的行政業(yè)務(wù)水平提升，為黨和國(guó)家奉獻(xiàn)上一份令人滿意的信息化應(yīng)用答卷而努力。

一、檔案室的基本功能

企業(yè)行政管理部門是政令，管理辦公室事務(wù)、人力資源、財(cái)產(chǎn)管理的部門，其在工作中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。它能為企業(yè)負(fù)責(zé)人在計(jì)劃或決策時(shí)提供參考作用，能為單位或個(gè)人在訴訟、解決紛爭(zhēng)時(shí)提供憑證的作用，所以，它是有價(jià)值的，必須得到很好的保存。企業(yè)的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關(guān)規(guī)定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規(guī)定進(jìn)行管理。

二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識(shí)

檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對(duì)文件的種類、運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案整理知識(shí)有所了解，才能掌握文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報(bào)、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等）。公文的寫作都有規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，居中套以紅色的大號(hào)字體，下方是發(fā)文字號(hào)，再下方為紅色橫隔線；發(fā)文字號(hào)，由機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)組成；標(biāo)題，由機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容、文種三部分組成，小標(biāo)宋體2號(hào)字，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，一份公文只能用一種文種，不能同時(shí)用兩種文種，“請(qǐng)示報(bào)告”、“關(guān)于…的通報(bào)的通知”是兩種文種，都是錯(cuò)誤的用法；正文，始于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，采用三號(hào)仿宋體字，文件的結(jié)構(gòu)層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個(gè)字符；發(fā)文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標(biāo)志，印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發(fā)文的處理，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識(shí)后，要檢查接收的文件準(zhǔn)確性，必要時(shí)可以指導(dǎo)行政工作。

三、行政管理人員必須確保文件的質(zhì)量

文件是在行政管理的過程中形成的，它的質(zhì)量很大程度決定了檔案的質(zhì)量。檔案的保管期限比較長(zhǎng)，所以要求文件在形成、處理的過程中使用耐久保存的材料，比如，碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不能用圓珠筆、藍(lán)墨水、鉛筆等。歸檔文件必須是原件。并非所有的文件都可以轉(zhuǎn)化為檔案，只有查考價(jià)值高的、文書處理程序完畢的一部分文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。比如，上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，需要本單位執(zhí)行的；本單位制發(fā)的機(jī)構(gòu)成立的請(qǐng)示、批復(fù)、印信啟用及作廢、各方資信、驗(yàn)資報(bào)告、年檢報(bào)告、公司章程、協(xié)議等；與本單位無關(guān)，不需本單位執(zhí)行的文件無需歸檔。行政管理人員要懂得區(qū)分文件的價(jià)值，工作中注意留存。公文是嚴(yán)肅的，即使是小企業(yè)也要求公文的寫作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，保存下來的文件才有意義。文件處理的過程中要注意請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件等相關(guān)聯(lián)的文件要附在一起作為一份保管。重要的文件在移交檔案室前，都要妥善保管，該保密的保密，不能全放在OA上；不相關(guān)的人員不能借閱；利用時(shí)只提供復(fù)印件；利用要登記，所有的文件進(jìn)進(jìn)出出都要登記；文件要存放在防潮、防火、防蟲的地方；保密文件要銷毀，不能二次利用，更不能當(dāng)廢紙出售。行政管理人員掌握了檔案的基本知識(shí)后，在工作中自然就會(huì)形成一種檔案意識(shí)，從檔案的角度去把好文件的質(zhì)量關(guān)，識(shí)別文件的價(jià)值，保留有價(jià)值的文檔，無論是否設(shè)立檔案室。檔案管理工作需要行政的支持，行政需要適應(yīng)檔案的要求，兩者相互滲透、相互配合，企業(yè)的行政工作就會(huì)做得更加完美、順暢。

水行政執(zhí)法文書檔案作為有著一定保存價(jià)值的有關(guān)于廣大水行政執(zhí)法監(jiān)察人員在執(zhí)法過程中的真實(shí)記錄，是需要被集中統(tǒng)一保管的文件資料。因此，遵循相關(guān)的規(guī)章制度來對(duì)其進(jìn)行有效的管理工作對(duì)于水利部門后續(xù)的水行政執(zhí)法工作而言便有著極高的利用意義。而這便也奠定了本文有關(guān)于水行政執(zhí)法文書檔案管理工作寫作的意義。

一、水行政執(zhí)法文書檔案管理的重要性

高效的水行政執(zhí)法文書檔案管理工作對(duì)于水利部門日后的水行政執(zhí)法工作有著較好的輔助、參考作用。檔案管理工作可以對(duì)水政監(jiān)察工作中的所有真實(shí)記錄進(jìn)行系統(tǒng)的整理，讓監(jiān)察過程中收集的資料更加齊全、準(zhǔn)確。同時(shí)，它也能讓文書檔案的內(nèi)容更加一目了然、井然有序。在這樣的文書檔案管理工作的背景下，水利部門日后的水行政執(zhí)法工作便可以更加有效、快速的查閱搜尋相關(guān)資料信息，繼而為后續(xù)的工作起到很好的借鑒效用。其次，水行政執(zhí)法文書檔案管理工作還可以促進(jìn)水利部門的發(fā)展規(guī)劃。水利部門在制定未來的整體發(fā)展方向時(shí)不僅僅需要考慮國(guó)家現(xiàn)今的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，還需要依賴于過去的水行政執(zhí)法工作的發(fā)展歷程，這主要是由于水行政執(zhí)法文書檔案管理工作是提高水行政執(zhí)法工作質(zhì)量與效率的必要條件。因此，水利部門只有在充分了解以往的水行政執(zhí)法工作的具體內(nèi)容的基礎(chǔ)之上才能制定出符合自身發(fā)展的規(guī)劃方向。

二、如何有效開展水行政執(zhí)法文書檔案管理工作

（一）建立完善的水行政執(zhí)法文書檔案管理機(jī)制。檔案管理工作規(guī)章制度可以讓水行政執(zhí)法文書檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，因此，完善的水行政執(zhí)法文書檔案管理機(jī)制是確保水行政執(zhí)法文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。對(duì)于文書檔案管理人員而言，嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對(duì)于文書檔案管理的有關(guān)規(guī)定才能讓各種檔案資料的立卷歸檔、收集、整理、文件排列等工作均依據(jù)同一操作體系來進(jìn)行，繼而有效的避免檔案管理工作中存在于檔案資料方面的問題。如此一來，水行政執(zhí)法文書檔案管理工作便可以朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向穩(wěn)步發(fā)展。（二）提高人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的觀念意識(shí)。在以往的水行政執(zhí)法文書檔案管理工作中，由于管理人員和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)水行政執(zhí)法文書檔案管理工作缺乏一定的認(rèn)識(shí)，而使得水利部門缺乏一定的文書檔案管理規(guī)章制度，也使得相關(guān)工作人員不夠重視此項(xiàng)工作，最終便導(dǎo)致文書檔案管理工作中問題頻出。因此，水利部門應(yīng)當(dāng)要將提高對(duì)水行政執(zhí)法文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和轉(zhuǎn)變?nèi)藛T對(duì)待此項(xiàng)工作的態(tài)度與觀念作為亟待解決的首要問題。只有當(dāng)人員充分意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)于水行政執(zhí)法工作的重要性時(shí)，文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，工作效率與質(zhì)量才能從根本上得到保證。（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能。文書檔案管理人員的專業(yè)技能和其素質(zhì)直接決定著水行政執(zhí)法文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，因此，要想有效的展開文書檔案管理工作，水利部門便應(yīng)當(dāng)足夠重視對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，確保所有管理人員在上崗前均具備應(yīng)對(duì)檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)與技能。首先，水利部門應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)所有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展培訓(xùn)班，讓管理人員能夠不斷的更新自身的知識(shí)體系，掌握全新的管理技能。其次，通過優(yōu)勝劣汰的方式不斷的更新管理人員隊(duì)伍，確保管理人員隊(duì)伍的整體技能和素質(zhì)。（四）提高對(duì)水政監(jiān)察人員的培訓(xùn)力度。對(duì)于水行政執(zhí)法文書檔案管理工作而言，能夠影響檔案管理工作質(zhì)量與效率的因素并不僅僅只有管理人員，水政監(jiān)察人員的存在也同樣重要。眾所周知，水行政執(zhí)法文書檔案是水行政執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。一旦水政監(jiān)察人員由于掌握的法律知識(shí)不足，對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉程度不高而導(dǎo)致執(zhí)法水平低下便會(huì)使得文書檔案所收集的資料信息不全或是不具備真實(shí)性。在這種情況下，水行政執(zhí)法文書檔案管理工作的憑證作用、參考作用便無法發(fā)揮。因此，開展水行政執(zhí)法人員的培訓(xùn)工作，規(guī)范執(zhí)法行為、程序，繼而提高水行政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與執(zhí)法水平對(duì)于確保水行政執(zhí)法文書檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化便有著重要的作用。

三、結(jié)語

摘要：在社會(huì)的高速發(fā)展時(shí)期，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響不斷擴(kuò)大，行政機(jī)關(guān)的檔案管理也進(jìn)入新的發(fā)展階段，亟待優(yōu)化與改革?；谛畔⒒尘爸拢姓C(jī)關(guān)的檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)，以更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，加速實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)共享的目標(biāo)。行政機(jī)關(guān)隸屬國(guó)家機(jī)構(gòu)，承擔(dān)國(guó)家行政事務(wù)。行政機(jī)關(guān)檔案是其履行職責(zé)的重要材料，很多涉及國(guó)家機(jī)密。因此，要全面加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，積極創(chuàng)新和探究，切實(shí)提升檔案信息化管理的水平和能力，加快行政機(jī)構(gòu)檔案管理向著的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；行政機(jī)關(guān)；檔案管理

在信息時(shí)代，行政機(jī)關(guān)檔案規(guī)模與數(shù)量不斷擴(kuò)大，類型繁雜，對(duì)管理效率和質(zhì)量都提出較高標(biāo)準(zhǔn)。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，行政機(jī)關(guān)檔案管理獲取全新發(fā)展手段，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，依托先進(jìn)的管理方式，切實(shí)提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎(chǔ)。因此，要以信息時(shí)代為背景，對(duì)行政機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行全面探討，尋求切實(shí)可行的發(fā)展之路。

一、信息化對(duì)行政機(jī)關(guān)檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，信息管理與利用效率顯著提升。在信息時(shí)代背景之下，檔案信息化管理強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)化與改變，強(qiáng)調(diào)以檔案服務(wù)為核心，依托信息化分類、加工和整理，達(dá)到對(duì)信息的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進(jìn)行調(diào)整，面臨復(fù)雜的流程。信息化支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)模式的有效改善，彌補(bǔ)不足之處，在方便檔案信息保存的同時(shí)，為修改提供便利，提升檔案信息查詢的速度。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持信息高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。（二）與行政機(jī)關(guān)檔案管理工作相契合，信息化建設(shè)加速。在當(dāng)前行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對(duì)較大工作量，工作效率不高。即使部分機(jī)關(guān)檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但只是停留在基本的信息輸入進(jìn)系統(tǒng)中，尤其是查詢與搜索建設(shè)緩慢，整體檔案信息化水平不高。在新時(shí)期，行政機(jī)關(guān)重視推廣無紙化辦公，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，加快其檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)提升檔案信息化管理水平。（三）提供檔案收集與加工處理效率，管理成本大幅降低。對(duì)于檔案信息化管理而言，強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的信息化處理，加快檔案實(shí)體向信息化檔案管理的過度。檔案信息化管理的應(yīng)用能夠強(qiáng)化對(duì)信息的有效區(qū)分，促進(jìn)信息收集與加工處理，切實(shí)提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性和效益。信息化管理靈活性與效益性突出，強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)方式不足之處的完善，信息共享度增強(qiáng)，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，檔案信息利用率顯著提升，有利于檔案價(jià)值的發(fā)揮，合理降低檔案管理的人工成本。（四）與時(shí)代同步，信息化管理模式保持較強(qiáng)的先進(jìn)性在人工檔案管理之下，管理流程復(fù)雜而繁瑣，使得機(jī)關(guān)檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案信息查詢使用中，也借助人工方式實(shí)施，管理成本顯著提升，降低信息共享性，無法保證檔案管理與利用服務(wù)發(fā)展同步。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及信息化的普及，行政機(jī)關(guān)需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行積極地探究，不斷進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，引進(jìn)先進(jìn)管理技能，滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求，從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息化管理。

二、行政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的不足

一、“中心”文件檔案資料管理

1、歸檔范圍：上級(jí)下發(fā)的各類文件、領(lǐng)導(dǎo)講話，縣委縣政府各部門有關(guān)文件，“中心”文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、重要資料及照片、音像材料等，“中心”制定的各相關(guān)規(guī)章制度，“中心”干部職工名冊(cè)、考核、獎(jiǎng)懲、晉升及調(diào)動(dòng)等文字材料，其他應(yīng)該歸檔的材料、資料。

2、歸檔保管：檔案由專職或兼職人員保管。保管人員要做好檔案的防潮、防蛀、防火、防盜工作，確保檔案安全。

二、“窗口”文件檔案資料管理

1、歸檔范圍：與“窗口”工作業(yè)務(wù)有關(guān)的各項(xiàng)政策文件，“中心”下發(fā)各“窗口”的文件、“中心”制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，“窗口”已辦結(jié)或正在辦理事項(xiàng)的各類資料。

2、檔案利用：“窗口”歸檔由各“窗口”專人負(fù)責(zé)?！按翱凇惫ぷ魅藛T借閱后及時(shí)歸還；其他因工作需要借閱或復(fù)印有關(guān)資料，需經(jīng)“窗口”負(fù)責(zé)人同意，并辦理登記手續(xù)。

第一條根據(jù)*

第二條檔案管理升級(jí)工作的目的，是強(qiáng)化科技事業(yè)單位的檔案管理，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，使科技事業(yè)單位的檔案工作跟上改革開放的步伐，適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

第三條本辦法主要適用于國(guó)務(wù)院有關(guān)部門所屬、地方政府部門所屬和中國(guó)科學(xué)院所屬的縣團(tuán)級(jí)以上（含縣團(tuán)級(jí)）獨(dú)立的科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位（包括工程勘察設(shè)計(jì)單位）。

第二章等級(jí)劃分與考核內(nèi)容

第四條科技事業(yè)單位檔案管理分為：國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)和?。ú浚┘?jí)三個(gè)等級(jí)。國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容見附件一。

第五條?。ú浚┘?jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容由各省、自治區(qū)、直轄市，國(guó)務(wù)院各有關(guān)主管部門（以下簡(jiǎn)稱各地區(qū)、各部門）制定。未單獨(dú)制定部級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的部門，其直屬科技事業(yè)單位的考核、評(píng)審可按該單位所在的省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

【摘要】在行政服務(wù)中心，為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，要科學(xué)分析檔案規(guī)范化管理模式，通過有效的實(shí)踐研究，不斷提高檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)，從而結(jié)合檔案規(guī)范化管理實(shí)際意義，積極制定完善的管理策略，以促使行政服務(wù)中心檔案工作順利開展，進(jìn)一步為人們提供更加便利的檔案服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】行政服務(wù)中心；檔案管理；規(guī)范化

在檔案管理過程，要重視規(guī)范化，規(guī)范的檔案管理不僅提高了工作效率，同時(shí)也保證了工作質(zhì)量，這對(duì)于行政服務(wù)中心提高服務(wù)水平有著助力作用。為此，下面將通過有效的實(shí)踐總結(jié)，提出幾點(diǎn)具體策略，希望進(jìn)一步分析能夠促使行政服務(wù)中心檔案管理工作有效開展。

1.檔案管理規(guī)范化的重要意義

在現(xiàn)代化管理過程中，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，有助于促進(jìn)行政服務(wù)中心提升工作質(zhì)量，優(yōu)化工作管理。其重要意義主要表現(xiàn)為：第一，滿足時(shí)代的發(fā)展需求?，F(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，管理環(huán)境發(fā)生中改變，在此背景下，檔案管理需要因勢(shì)而動(dòng)與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代的發(fā)展需求，堅(jiān)持滿足現(xiàn)代社會(huì)的變化規(guī)律，在時(shí)代的潮流中不斷更新管理方式，滿足持續(xù)發(fā)展的要求。在行政服務(wù)中心推進(jìn)檔案管理，是行政服務(wù)中心工作現(xiàn)代化發(fā)展的需求，更是時(shí)展的必然趨勢(shì)。第二，是提升管理水平的具體內(nèi)容。在行政服務(wù)中心，規(guī)范檔案管理是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理水平的重要途徑。在行政服務(wù)中心，主要的管理內(nèi)容就是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題采用針對(duì)性措施加以優(yōu)化調(diào)整，進(jìn)而提升行政服務(wù)中心管理質(zhì)量。由此可見在建設(shè)高質(zhì)量行政服務(wù)中心的過程中，檔案規(guī)劃化管理，不僅是文化建設(shè)內(nèi)容，同時(shí)是落實(shí)現(xiàn)代化管理目標(biāo)的重要內(nèi)容。充分利用檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，有助于促進(jìn)行政服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)對(duì)職工的全面考核，對(duì)績(jī)效考核具體監(jiān)管，促進(jìn)提升行政檔案管理質(zhì)量。第三，促進(jìn)行政服務(wù)中心提升工作效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展戰(zhàn)略。在行政服務(wù)中心檔案管理過程中，通過對(duì)行政工作資料的統(tǒng)一管理、資料回顧、歷程整理，有助于企業(yè)在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提升效率，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化管理。

2.行政服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理策略