導(dǎo)語：衛(wèi)生行政處罰檔案管理途徑一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：衛(wèi)生行政管理部門工作類型甚多，其中衛(wèi)生行政處罰檔案管理在行政管理工作中最為重要。依據(jù)衛(wèi)生行政處罰檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)π姓幜P檔案信息進(jìn)行分類管理，同時(shí)還能為檔案管理提供一定的方法。只有將檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，才能使衛(wèi)生行政管理工作順利開展。因此，對(duì)衛(wèi)生行政部門中處罰檔案的管理進(jìn)行分析，提出更加完善的檔案管理方法，促使檔案管理制度更加完善。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生行政；處罰檔案，管理方法；創(chuàng)新

衛(wèi)生行政處罰檔案管理逐漸趨向于標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息的歸檔管理更加的規(guī)范化。衛(wèi)生檔案管理工作人員要具有很強(qiáng)的檔案管理能力，主要工作是負(fù)責(zé)全市行政處罰檔案管理工作，還要參加省市舉行的衛(wèi)生處罰檔案的評(píng)查工作。規(guī)范化的管理具體是指依據(jù)國家機(jī)構(gòu)與監(jiān)督管理相關(guān)的法律法規(guī)與之相關(guān)的政策制度，在政府相關(guān)的管理部門實(shí)行。為了提高檔案管理工作質(zhì)量，要對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

一、衛(wèi)生行政處罰檔案規(guī)范化管理的重要意義

衛(wèi)生行政處罰檔案能夠記錄行政處罰管理的活動(dòng)。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)主要是開展對(duì)全市的行政處罰檔案及日常監(jiān)督檔案的管理工作。隨著科技的發(fā)展，職業(yè)危害越來越多，隨之衛(wèi)生行政處罰案件也就愈來越多。以我所在單位保定市衛(wèi)生監(jiān)督局為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2013-2017年共產(chǎn)生行政處罰的檔案有2458卷。而且呈現(xiàn)每年遞增的趨勢，具體情況見表1。由此可見，行政處罰檔案管理工作越來越重要，并且在衛(wèi)生行政監(jiān)督過程中具有重要的使用價(jià)值，處罰檔案管理的作用具體表現(xiàn)在三點(diǎn)：一是衛(wèi)生行政處罰檔案中記錄著大量的數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)πl(wèi)生監(jiān)督部門的執(zhí)法行為進(jìn)行記錄，并能保證記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)衛(wèi)生監(jiān)督部門還能從檔案記錄的信息中對(duì)自身的監(jiān)督行為進(jìn)行評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)執(zhí)法過程中存在的不足之處，并及時(shí)改正。檔案記錄方式能夠有限提高衛(wèi)生行政部門管理工作效率，能夠根據(jù)準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)制定相應(yīng)的監(jiān)督管理策略，為衛(wèi)生行政處罰檔案管理提供科學(xué)性的管理方案。二是衛(wèi)生行政處罰檔案保存的信息類型多種多樣，其中包含圖片信息、錄音信息、網(wǎng)絡(luò)信息資料等。這些信息資料中有多數(shù)是針對(duì)衛(wèi)生行政監(jiān)督部門的執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行的記錄，采用多樣化記錄方式能夠?qū)π姓幜P案件信息記錄更加完整，從而有效提升衛(wèi)生行政監(jiān)督部門的整體工作效率。三是是檔案分類管理。對(duì)衛(wèi)生行政管理工作信息進(jìn)行分類，并歸檔保存，不僅能夠提高衛(wèi)生行政管理工作效率，又能提升衛(wèi)生檔案信息使用率。

二、衛(wèi)生行政處罰檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）重視度不高。1、檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位。專門的衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)起步晚，其前身是衛(wèi)生防疫站，所以其成員大多是衛(wèi)生監(jiān)督人員。以保定市衛(wèi)生監(jiān)督局為例，共有在職職工30名，其中執(zhí)法人員26名，占到86.67%，而檔案管理人員沒有（表2）。這些人員所學(xué)專業(yè)主要集中在醫(yī)學(xué)保健知識(shí)方面（表3），占到90%，這些人現(xiàn)場執(zhí)法辦公能力強(qiáng)，而檔案專業(yè)知識(shí)和法律知識(shí)欠缺，這就造成了對(duì)檔案管理的輕視。2、制定衛(wèi)生行政執(zhí)法文件內(nèi)容不全。由于非檔案專業(yè)人才，因此在制定衛(wèi)生行政執(zhí)法文件時(shí)，對(duì)行政文件的內(nèi)容沒有按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。這導(dǎo)致文件內(nèi)容低俗，條理不清，進(jìn)而增加行政人員的管理工作難度。衛(wèi)生行政部門的行政處罰檔案需要參加全市舉行檔案審查工作，要保證檔案內(nèi)容的完整，對(duì)行政文件進(jìn)行歸檔保存后，使用者在查找相關(guān)文件資料時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)行政文件的使用價(jià)值低，為衛(wèi)生行政管理工作增加難度。由此衛(wèi)生行政文件的內(nèi)容首先要達(dá)到檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)，才會(huì)具有保存管理的價(jià)值。衛(wèi)生行政執(zhí)法文件在歸檔分類過程不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)行政文件的分類標(biāo)準(zhǔn)沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知，或者對(duì)行政文件保存不及時(shí)，這些都會(huì)為衛(wèi)生行政檔案管理工作帶來負(fù)擔(dān)。同時(shí)檔案資料收集不全，對(duì)檔案資料類型無法分清，就容易將行政處罰文件與行政管理文件分為一類，這樣不利于行政檔案信息的使用。3、衛(wèi)生行政處罰檔案管理人員能力水平不夠。由于檔案管理人員多是兼職，并未進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)不夠，無法對(duì)檔案信息進(jìn)行有限的管理。再者這些檔案管理人員的技術(shù)水平不夠，無法對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行操作，致使衛(wèi)生行政部門在檔案管理方面的發(fā)展落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代的信息化建設(shè)。因此，檔案管理人員在工作的過程中，對(duì)行政文件的歸檔分類工作出現(xiàn)紕漏的可能性會(huì)增加，容易造成部分檔案在管理過程中因技術(shù)水平引發(fā)的操作不規(guī)范問題，比如檔案編號(hào)不正確、分類不準(zhǔn)確等問題。由此檔案管理的工作效率就會(huì)降低。最后管理人員缺少與檔案相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)新型的檔案管理技術(shù)，像數(shù)字化掃描、檔案整理與校對(duì)等一系列工作流程還不熟悉，從而增加行政處罰檔案管理工作難度，限制衛(wèi)生行政管理部門的整體發(fā)展。（二）衛(wèi)生行政處罰檔案管理設(shè)施存在不足。1、沒有完善的管理體制。我們現(xiàn)在的檔案大多還是紙質(zhì)形式，這些紙質(zhì)檔案大多被堆在辦公室，沒有專門的檔案柜，時(shí)間長了，很容易被腐蝕，弄皺，丟棄等，利用率不高。在對(duì)檔案的分類管理上并沒有采用專業(yè)人員，檔案管理人員的專業(yè)能力不夠，由此會(huì)造成檔案管理工作的紕漏。2、沒有一套完整的信息化系統(tǒng)。衛(wèi)生行政管理部門資金投入量不足，無法購入大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的運(yùn)用還不能全面的適應(yīng)，無法將其運(yùn)用在行政處罰檔案管理上。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，采用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)衛(wèi)生行政處罰檔案進(jìn)行管理。

三、進(jìn)一步創(chuàng)新衛(wèi)生行政處罰檔案管理的策略

（一）信息化手段的創(chuàng)新。由于衛(wèi)生部門的行政檔案要通過省市舉辦的衛(wèi)生許可檔案的評(píng)查才能進(jìn)行歸檔保存，加大對(duì)重要檔案的保管力度，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式。首先在行政處罰檔案管理部門開展檔案數(shù)字化，以此來保證檔案信息的完整性，同時(shí)采用信息化技術(shù)將行政檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，還能滿足檔案使用者的實(shí)際需要。其次對(duì)數(shù)字化加工的檔案信息進(jìn)行編制，按照行政處罰案件的發(fā)生時(shí)間對(duì)檔案文件進(jìn)行分類。最后，對(duì)如今只有電子文件形式的檔案信息的管理，就可以利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件對(duì)電子文件接受與保管。比如某市衛(wèi)生行政處罰檔案管理部門就采用電子信息的方式將行政案件記錄，采用電子的方式錄入文件信息能夠保證行政案件信息的準(zhǔn)確性與安全性。因此，檔案管理部門應(yīng)該在檔案管理部門建立信息庫，并能夠形成完整的電子檔案信息目錄，方便檔案管理人員進(jìn)行管理。還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)，由于檔案管理人員檔案管理能力較強(qiáng)，主要負(fù)責(zé)的檔案管理工作是關(guān)于全市的行政許可、行政處罰檔案及日常監(jiān)督等方面。積極參加省市舉辦的衛(wèi)生許可檔案與行政處罰檔案的評(píng)查工作，能夠與相關(guān)的財(cái)政部門進(jìn)行溝通，使政府加大對(duì)衛(wèi)生檔案管理資金投入，為檔案信息化建設(shè)形成專項(xiàng)資金。并能夠?yàn)樾l(wèi)生行政檔案管理部門購進(jìn)現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)與檔案信息管理的軟件。在增加檔案室的硬件設(shè)施時(shí)，還要加大對(duì)檔案信息的安全性管理。首先對(duì)檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)，保證管理人員在使用計(jì)算機(jī)時(shí)能夠?qū)n案信息進(jìn)行保密，防止發(fā)生泄密的現(xiàn)象。其次要加強(qiáng)檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的防御能力，防止系統(tǒng)被攻擊，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)殺毒。還可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密，設(shè)置登錄權(quán)限，并設(shè)立專業(yè)的部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并研究出新型的信息網(wǎng)絡(luò)，促使檔案信息化管理的安全性增加。（二）規(guī)范化的創(chuàng)新。按照相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)衛(wèi)生行政各部門的檔案信息進(jìn)行管理，由于保定市開展的衛(wèi)生行政評(píng)查工作，這就需要對(duì)行政處罰檔案進(jìn)行嚴(yán)格的而管理，對(duì)行政處罰檔案信息進(jìn)行鑒定，將其裝訂成冊(cè)，之后分類歸檔。為確保行政處罰檔案信息的安全，需要對(duì)檔案按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)排列，將檔案卷進(jìn)行編號(hào)，最后進(jìn)行裝盒密封，能夠?yàn)闄n案使用者在查閱檔案時(shí)提供便利。對(duì)檔案規(guī)范化管理的具體要要求有七點(diǎn)：第一，需要從衛(wèi)生行政各部門挑選責(zé)任心強(qiáng)的員工，并對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)水平能夠得到有效提高，能夠適應(yīng)檔案管理工作。第二，在行政處罰檔案管理中，采用預(yù)立卷制度。預(yù)立卷制度指的是將在衛(wèi)生行政部門執(zhí)法過程中形成的材料轉(zhuǎn)接給檔案管理部門，檔案管理對(duì)行政文件進(jìn)行的審查與鑒定，能夠按照相關(guān)的編制條目對(duì)文件信息立卷保存。并以已鑒定的結(jié)果為基礎(chǔ)對(duì)行政文件進(jìn)行歸檔保存，以檔案卷分類標(biāo)準(zhǔn)為行政文件進(jìn)行排列。第三，對(duì)檔案文件保管方式進(jìn)行優(yōu)化，由于行政處罰文件的字跡大多數(shù)都是采用的黑色碳素筆進(jìn)行書寫，字跡比較耐用，因此在對(duì)行政文件進(jìn)行二次修改時(shí)不得采用彩色簽字筆。對(duì)于損壞文件，管理人員應(yīng)該對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制，且將復(fù)制的文件與原文件一起保存，這樣的管理方式能夠?yàn)闄n案使用者提供便利。在對(duì)行政處罰文件訂裝的過程需要根據(jù)原文件的實(shí)際情況。如果原文件的紙張較小或者裝訂影響文件的內(nèi)容，這就需要管理人員對(duì)原文件紙張重新設(shè)計(jì)，之后在進(jìn)行裝訂。對(duì)于紙張過大的文件，按照檔案卷的大小將文件紙張折疊，保證紙張的整齊。對(duì)于字跡分辨率不高的文件，應(yīng)當(dāng)為對(duì)原文件的內(nèi)容添加附件，對(duì)需要添加附件的檔案，要將信封平放，將文件上的金屬物去除。第四，檔案管理的保管期限，以年為單位對(duì)檔案管理進(jìn)行分類。在檔案分類較低的一級(jí)目錄里，按照行政處罰案件的結(jié)束時(shí)間、案件的重要程度對(duì)行政文件分類。第五，在裝訂檔案成冊(cè)時(shí)，以卷為單位對(duì)檔案資料裝訂，并能夠根據(jù)檔案文件的實(shí)際價(jià)值分為兩類，一類永久保存的檔案，在裝訂時(shí)采用專用的線繩，對(duì)文件進(jìn)行裝訂。另一類是定期保存的檔案，使用訂書器對(duì)檔案文件的左側(cè)裝訂。第六，對(duì)檔案文卷的編號(hào)，從最低的分類項(xiàng)目標(biāo)號(hào)，采用數(shù)字的方式對(duì)文件編號(hào)。比如使用阿拉伯?dāng)?shù)字“1、2、3”順序編號(hào)，管理人員并能夠根據(jù)文件的信息對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行填寫。第七，將檔案文件按照編號(hào)放在對(duì)應(yīng)的檔案盒內(nèi)保管。檔案盒有具體的要求，采用3cm、5cm中性的紙盒，防止裝檔案的盒子由于環(huán)境天氣的原因變潮，并在檔案盒上標(biāo)有年份、保管期限、保管的機(jī)購名稱等檔案相關(guān)的文件信息。（三）管理模式的創(chuàng)新?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)的應(yīng)用范圍甚廣，保定市的衛(wèi)生行政管理部門也應(yīng)該采用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。信息化技術(shù)能夠提升檔案管理工作效率，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)促使檔案管理工作更加規(guī)范。檔案信息化管理是以傳統(tǒng)檔案保管形式轉(zhuǎn)換成以計(jì)算機(jī)軟件為主的數(shù)字化信息管理方式，將檔案的信息上傳到計(jì)算機(jī)，能夠減輕檔案管理人員的工作，同時(shí)提高檔案管理工作的效率。檔案信息化管理的使用，能夠?qū)πl(wèi)生行政管理部門的資源信息進(jìn)行整合，使用相關(guān)的信息軟件，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的檔案信息共享，從而提高檔案信息的使用率。例如，保定市將行政檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容放在了監(jiān)督審查上，并定期對(duì)行政處罰檔案進(jìn)行評(píng)查工作。并將評(píng)查的結(jié)果公布到保定市的官方網(wǎng)站上，使評(píng)查的結(jié)果能夠公正公開，更好的為人們服務(wù)。創(chuàng)立衛(wèi)生服務(wù)平臺(tái)能夠?qū)⑹箼n案管理工作更加方便，使行政處罰檔案的監(jiān)督管工作更完善。同時(shí)相關(guān)的信息化軟件的使用，還能使衛(wèi)生行政管理部門形成一個(gè)特定的檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)n案信息進(jìn)行儲(chǔ)存?zhèn)浞?，保證檔案管理信息的安全性，還能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)真正的信息共享。（四）管理人員的創(chuàng)新。要求檔案管理人員要具有較高的綜合能力，有足夠的能力參加省市舉辦的衛(wèi)生許可檔案的評(píng)查工作，因此需要建立一個(gè)專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理小組，來保證檔案管理信息化的順利進(jìn)行。為保證檔案管理者，能夠在保定市開展的評(píng)查工作中，保證行政檔案信息的真實(shí)性，需要對(duì)行政檔案的評(píng)查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行理解。比如對(duì)衛(wèi)生行政處罰事件的記錄準(zhǔn)確，違法證據(jù)充足。在檔案管理部門要設(shè)有1-2名專業(yè)能力較強(qiáng)的人員，還要有一位負(fù)責(zé)檔案管理的專職人員。衛(wèi)生行政管理部門需要從兩方面加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力。一方面，提高檔案管理人員的知識(shí)水平，對(duì)管理人員進(jìn)行小組培訓(xùn)，并提高檔案管理人員對(duì)行政處罰檔案信息分析能力。另一方面要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門與衛(wèi)生行政部門之間的聯(lián)系，衛(wèi)生行政管理部門對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，開設(shè)檔案信息管理相關(guān)的講座，使檔案管理人員能夠獲得更多的專業(yè)知識(shí)。

衛(wèi)生行政處罰檔案管理方式需要不斷創(chuàng)新，才能使檔案管理工作的發(fā)展更加長遠(yuǎn)。同時(shí)還需要衛(wèi)生行政部門與檔案管理部門共同努力，創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境，為提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)創(chuàng)造條件。只有將檔案管理過程中存在的問題有效解決，能夠進(jìn)一步完善檔案管理工作。在創(chuàng)新檔案信息化的管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)真正的檔案信息共享，促使衛(wèi)生行政處罰檔案管理工作更加的完善，能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案信息發(fā)展。

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作者:宋濤 單位:保定市衛(wèi)生監(jiān)督局