導(dǎo)語：信息化下行政機(jī)關(guān)檔案管理探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在社會(huì)的高速發(fā)展時(shí)期，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響不斷擴(kuò)大，行政機(jī)關(guān)的檔案管理也進(jìn)入新的發(fā)展階段，亟待優(yōu)化與改革?；?a href="http://www.eimio.cn/lunwen/xinzhen/daxxhlw/202103/737501.html" target="_blank">信息化背景之下，行政機(jī)關(guān)的檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)，以更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，加速實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)共享的目標(biāo)。行政機(jī)關(guān)隸屬國家機(jī)構(gòu)，承擔(dān)國家行政事務(wù)。行政機(jī)關(guān)檔案是其履行職責(zé)的重要材料，很多涉及國家機(jī)密。因此，要全面加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，積極創(chuàng)新和探究，切實(shí)提升檔案信息化管理的水平和能力，加快行政機(jī)構(gòu)檔案管理向著的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；行政機(jī)關(guān)；檔案管理

在信息時(shí)代，行政機(jī)關(guān)檔案規(guī)模與數(shù)量不斷擴(kuò)大，類型繁雜，對(duì)管理效率和質(zhì)量都提出較高標(biāo)準(zhǔn)。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，行政機(jī)關(guān)檔案管理獲取全新發(fā)展手段，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，依托先進(jìn)的管理方式，切實(shí)提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎(chǔ)。因此，要以信息時(shí)代為背景，對(duì)行政機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行全面探討，尋求切實(shí)可行的發(fā)展之路。

一、信息化對(duì)行政機(jī)關(guān)檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，信息管理與利用效率顯著提升。在信息時(shí)代背景之下，檔案信息化管理強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)化與改變，強(qiáng)調(diào)以檔案服務(wù)為核心，依托信息化分類、加工和整理，達(dá)到對(duì)信息的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進(jìn)行調(diào)整，面臨復(fù)雜的流程。信息化支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)模式的有效改善，彌補(bǔ)不足之處，在方便檔案信息保存的同時(shí)，為修改提供便利，提升檔案信息查詢的速度。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持信息高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。（二）與行政機(jī)關(guān)檔案管理工作相契合，信息化建設(shè)加速。在當(dāng)前行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對(duì)較大工作量，工作效率不高。即使部分機(jī)關(guān)檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但只是停留在基本的信息輸入進(jìn)系統(tǒng)中，尤其是查詢與搜索建設(shè)緩慢，整體檔案信息化水平不高。在新時(shí)期，行政機(jī)關(guān)重視推廣無紙化辦公，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，加快其檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)提升檔案信息化管理水平。（三）提供檔案收集與加工處理效率，管理成本大幅降低。對(duì)于檔案信息化管理而言，強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的信息化處理，加快檔案實(shí)體向信息化檔案管理的過度。檔案信息化管理的應(yīng)用能夠強(qiáng)化對(duì)信息的有效區(qū)分，促進(jìn)信息收集與加工處理，切實(shí)提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性和效益。信息化管理靈活性與效益性突出，強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)方式不足之處的完善，信息共享度增強(qiáng)，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，檔案信息利用率顯著提升，有利于檔案價(jià)值的發(fā)揮，合理降低檔案管理的人工成本。（四）與時(shí)代同步，信息化管理模式保持較強(qiáng)的先進(jìn)性在人工檔案管理之下，管理流程復(fù)雜而繁瑣，使得機(jī)關(guān)檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案信息查詢使用中，也借助人工方式實(shí)施，管理成本顯著提升，降低信息共享性，無法保證檔案管理與利用服務(wù)發(fā)展同步。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及信息化的普及，行政機(jī)關(guān)需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行積極地探究，不斷進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，引進(jìn)先進(jìn)管理技能，滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求，從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息化管理。

二、行政機(jī)關(guān)檔案管理中存在的不足

目前檔案數(shù)字化工作中在制度、人員、管理上有一定問題，制約著檔案建設(shè)水平的提升，主要有以下方面。首先，檔案管理方式滯后。當(dāng)前，很多行政機(jī)構(gòu)雖然具備檔案信息化管理的工具，但是，使用率不高。還有些單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設(shè)備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設(shè)速度。另外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實(shí)踐。還有些檔案管理的人員素質(zhì)不高，信息化素養(yǎng)不強(qiáng)，尚未具備豐富的信息化知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)尚未得到及時(shí)更顯，對(duì)傳統(tǒng)的模式管理檔案方式依賴性較強(qiáng)。其次，檔案歸檔缺乏規(guī)范性。行政機(jī)關(guān)檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。但是，當(dāng)前檔案管理人員知識(shí)面有限，認(rèn)識(shí)層面參差不齊，很難形成對(duì)檔案資料的端正認(rèn)識(shí)，影響操作的規(guī)范性。因此，同一個(gè)檔案的歸檔極有可能被歸到不同的類別，引發(fā)管理混亂，大大降低檔案調(diào)取的效率，影響檔案資料完整性，浪費(fèi)人力物力和空間的同時(shí)，檔案歸檔不科學(xué)，誘發(fā)檔案資料缺失。最后，鑒于長期紙質(zhì)檔案管理方式的影響，檔案管理制度缺乏更新，尤其是面對(duì)電子檔案日益普及的情況，很多單位尚未建立全新的電子檔案管理制度。面對(duì)檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案管理制度需要不斷更新，保證具有前瞻性和統(tǒng)概性，以更好地適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。

三、如何做好信息化背景下行政機(jī)關(guān)檔案管理工作

在檔案建設(shè)發(fā)展中，我們要多措并舉，從管理工作的方方面面入手全面推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的健康快速有序發(fā)展。（一）依托行政機(jī)關(guān)發(fā)展實(shí)際，構(gòu)建檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。為了將行政機(jī)構(gòu)信息化檔案管理落到實(shí)處，要重視構(gòu)建檔案管理信息化的規(guī)劃，結(jié)合機(jī)關(guān)發(fā)展方向與戰(zhàn)略，進(jìn)行合理部署，依據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建特色辦公模式，保證方向正確，目標(biāo)清晰，重視實(shí)踐和探索，保證與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代同步，加快探索全方位的、多角度的大規(guī)模管理模式，以適應(yīng)不同發(fā)展時(shí)期檔案管理信息化的目標(biāo)，推動(dòng)檔案管理信息化的健康、可持續(xù)發(fā)展。另外，對(duì)于行政機(jī)關(guān)而言，其檔案管理信息化以靈活性與延展性為特征，需要全面關(guān)注機(jī)關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展和規(guī)劃，強(qiáng)化兩個(gè)特點(diǎn)的滲透，保證規(guī)劃與實(shí)際相符，提升檔案管理信息化發(fā)展的有效性，維護(hù)行政機(jī)關(guān)信息服務(wù)的高效性。（二）積極建立檔案信息化網(wǎng)站，加快行政機(jī)關(guān)檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站，保證具有單位特色，實(shí)效性較強(qiáng)，便于提供更加有效的檔案服務(wù)。基于專業(yè)化的網(wǎng)站，能夠?yàn)闄n案使用提供便利，借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能，在最短時(shí)間內(nèi)找到所需檔案信息，突破時(shí)空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案信息網(wǎng)站，便捷性與高效性增強(qiáng)，避免人工方式的復(fù)雜流程以及資源浪費(fèi)。信息網(wǎng)站逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)手工操作的替代，代表了行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。在信息化網(wǎng)站建設(shè)中，要積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，加快機(jī)構(gòu)建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理體系與行政機(jī)構(gòu)管理體系的融合，保證整體上與行政機(jī)構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性，切實(shí)提升檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于信息化發(fā)展的不斷深入，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)成為重點(diǎn)，強(qiáng)化對(duì)檔案原件的保護(hù)。數(shù)字化建設(shè)需要先進(jìn)的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對(duì)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對(duì)不斷更新的數(shù)據(jù)要進(jìn)行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點(diǎn)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得行政機(jī)關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。（三）制定機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，維護(hù)統(tǒng)一性與一致性。行政機(jī)關(guān)檔案的建設(shè)中，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)，這也是重中之重，重點(diǎn)內(nèi)容之一，也是展現(xiàn)一個(gè)單位檔案管理是否達(dá)到現(xiàn)代化水平在行政機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中，要結(jié)合機(jī)構(gòu)特征，分析其內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行妥善落實(shí)與執(zhí)行，注重在過程中查缺補(bǔ)漏，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化體系的健全與完善。遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，注重遵循便捷與精確標(biāo)準(zhǔn)，確保其發(fā)展能夠達(dá)到現(xiàn)代化水平。在信息化建設(shè)中，要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則，在構(gòu)建中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采用有效的方式解決，尤其是對(duì)于軟件內(nèi)容與格式，提升規(guī)范性，為資源共享提供便利。（四）全面提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力。在檔案信息化建設(shè)中，發(fā)揮主導(dǎo)作用的是檔案管理人員，因此，要千方百計(jì)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化管理需要專業(yè)的從業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)的操作和工作，需要不斷地更新管理理念。具體講，要配備專業(yè)化的檔案管理人員，設(shè)置專門的崗位。另外，要重視加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是以信息技術(shù)為重點(diǎn)，學(xué)會(huì)多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對(duì)信息網(wǎng)站的需求，發(fā)揮檔案信息內(nèi)容的最大價(jià)值和作用。落實(shí)檔案管理新方法和相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，積極完善檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備。除此之外，要注重行業(yè)交流，較強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于吸收他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和好的方法。增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)庫。（五）積極構(gòu)建科學(xué)高效的檔案信息化管理機(jī)制。建立數(shù)字化管理制度。遵循國家相關(guān)檔案管理法規(guī)，進(jìn)行深入剖析，結(jié)合實(shí)際情況，全面進(jìn)行分析研究，構(gòu)建具有信服力和指導(dǎo)性的檔案管理制度，為檔案數(shù)字化的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理制度。具體講，要重視做好檔案原始數(shù)據(jù)和資料的收集和管理，保證規(guī)范性，遵循相關(guān)歸檔，維護(hù)數(shù)據(jù)信息的正確性、完整性；而后，對(duì)電子檔案進(jìn)行合理分類，建立相關(guān)規(guī)章制度。除此之外，要落實(shí)查詢與使用工作，維護(hù)保密性與安全性，構(gòu)建相關(guān)機(jī)制，維護(hù)使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化標(biāo)準(zhǔn)制度。這部分工作強(qiáng)調(diào)信息收集格式的一致性，遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，落實(shí)統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計(jì)，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)范化管理。同時(shí)也要在信息安全上執(zhí)行嚴(yán)格的制度，做好相應(yīng)的備份管理，保障數(shù)據(jù)的安全。

四、結(jié)束語

綜上，對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理需要長時(shí)間的嘗試和探索需要以信息化為背景，加快信息化建設(shè)，維護(hù)其自身的長期性和系統(tǒng)性，以實(shí)踐為基礎(chǔ)，善于積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，認(rèn)真做好每一環(huán)節(jié)的工作，穩(wěn)抓穩(wěn)打推動(dòng)檔案信息化管理的順利開展，以期提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展與建設(shè)。先進(jìn)的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需求，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，尋求突破，推動(dòng)行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展的有序推進(jìn)。

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作者:陳莉 單位:二連浩特海關(guān)