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摘要：中小學(xué)檔案信息化管理對提升檔案管理效率、降低檔案管理成本、提升教學(xué)水平具有積極的現(xiàn)實意義。本文在分析中小學(xué)檔案信息化管理的主要任務(wù)及路徑方法基礎(chǔ)上，進一步提出檔案信息化管理的績效評估，對指導(dǎo)中小學(xué)檔案信息化管理具有較強的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化；中小學(xué)檔案；檔案管理

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和飛速發(fā)展，中小學(xué)課堂教學(xué)和教務(wù)管理實現(xiàn)了信息化，尤其是中小學(xué)電子學(xué)籍檔案管理啟動后，紛紛為中小學(xué)生建立了“一人一號、一人一檔”電子學(xué)籍檔案。電子學(xué)籍檔案，以及辦公OA系統(tǒng)的應(yīng)用，加快了中小學(xué)檔案信息化進程，對提升中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍和教學(xué)管理的質(zhì)量和效率具有積極的現(xiàn)實意義。

1中小學(xué)檔案信息化管理現(xiàn)實意義

1.1提高檔案管理效率。從入學(xué)起，學(xué)校就會為中小學(xué)生建立學(xué)籍檔案，全面記錄中小學(xué)生的個人、學(xué)籍變動及求學(xué)全過程的信息。此外，中小學(xué)紛紛借助計算機技術(shù)開展輔助教學(xué)和管理等。因此，中小學(xué)教學(xué)檔案和新建檔案數(shù)量多，通過信息化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化，能夠顯著改善檔案管理、利用環(huán)境，極大地增強檔案管理效率。1.2降低檔案管理成本。傳統(tǒng)中小學(xué)檔案管理過多地依賴于人力、物力，利用效率低下。將傳統(tǒng)紙質(zhì)中小學(xué)檔案進行信息化管理，不僅可以降低中小學(xué)檔案的存儲空間，節(jié)約人力資源成本。還能夠有效提升檔案查詢、利用效率，減少對原始檔案的侵擾，利于檔案原件的保護。1.3提升日常教學(xué)水平。檔案工作是中小學(xué)日常教學(xué)和管理的一項基礎(chǔ)性工作，也是教學(xué)、教改順利開展的重要保障，真實反映了日常教學(xué)管理的內(nèi)容。將中小學(xué)檔案信息化管理，能夠提升教學(xué)檔案的管理和利用效率，使之服務(wù)于日常教學(xué)和教育管理，不斷提升教學(xué)水平。例如，我區(qū)為每位教師建立個人成長電子檔案，詳細記錄教師教育教學(xué)過程中獲得的成績、榮譽、獎勵及課改取的的成果等，每年秋季開學(xué)之初將教師上一年度的成績予以反饋，極大地提升了教師的學(xué)習(xí)能力、積極性和成就感。

2中小學(xué)檔案信息化管理主要任務(wù)

2.1推進檔案信息資源建設(shè)。首先是搭建檔案網(wǎng)站或“數(shù)字檔案館”，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，擴大館藏檔案資料的宣傳利用；設(shè)立檔案信息化服務(wù)機構(gòu)，充分利用專業(yè)設(shè)備、人員和技術(shù)力量，為檔案室提供文檔信息化服務(wù)；提前做好檔案信息資料的收集培訓(xùn)，最大限度地降低歸檔資料的流失，尤其是電子檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)庫輸入；與校園網(wǎng)對接，提供快速檢索利用服務(wù)。2.2加快基礎(chǔ)設(shè)施及系統(tǒng)建設(shè)。首先，應(yīng)結(jié)合中小學(xué)檔案信息化管理的實際購買或研發(fā)檔案管理軟件，制定適合計算機信息化需要的檔案管理標準規(guī)范，軟件中應(yīng)有自動立卷、組卷及查詢功能；不斷優(yōu)化軟件界面應(yīng)用系統(tǒng)，便于檔案資料的錄入和查詢利用；保證軟件的可擴展性，實時升級軟件應(yīng)用功能。其次，應(yīng)增加硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，根據(jù)中小學(xué)教學(xué)管理實際，同步規(guī)劃、建設(shè)文檔數(shù)據(jù)中心、檔案網(wǎng)站建設(shè)，并與中小學(xué)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)相連。2.3完善相關(guān)標準和規(guī)范規(guī)定。依據(jù)《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等行業(yè)標準和規(guī)范，制定符合中小學(xué)電子文檔的采集、存儲格式標準及具體的實施細則，使電子文檔更具可操作性；詳細規(guī)定電子文檔的整理、利用、銷毀的規(guī)范流程，完善電子文檔存儲及安全利用的規(guī)章制度，提升中小學(xué)檔案信息化管理的法制化水平。2.4加強信息安全保密體系建設(shè)。加強中小學(xué)檔案應(yīng)用系統(tǒng)管理，利用身份認證、密鑰、數(shù)據(jù)備份等先進技術(shù)確保館藏檔案數(shù)據(jù)信息的安全，尤其是要重視電子文檔的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文檔的真實、完整和有效。

3中小學(xué)檔案信息化管理路徑方法

3.1完善檔案工作標準化、規(guī)范化。結(jié)合地區(qū)教育資源現(xiàn)狀，尤其是中小學(xué)檔案信息化管理的基本要求和標準，制定符合中小學(xué)檔案信息化管理的規(guī)章制度，明確中小學(xué)檔案信息化流程、要求、標準，如《電子文件歸檔與管理制度》《檔案信息安全保密制度》《數(shù)字檔案查詢利用制度》《中小學(xué)檔案數(shù)據(jù)管理維護準則》《數(shù)字檔案鑒定銷毀制度》《檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度》以及《檔案庫房管理制度》等，以嚴密的制度規(guī)范保障檔案信息化管理的規(guī)范。3.2加強檔案工作自動化、數(shù)字化。通過計算機、信息技術(shù)的應(yīng)用，建立起完善的中小學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫，并與中小學(xué)教學(xué)管理及OA辦公系統(tǒng)相連，提升檔案信息工作的自動化水平。依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》《檔案著錄規(guī)則》等等，做好中小學(xué)檔案數(shù)字化加工，為信息化管理奠定扎實基礎(chǔ)。要對已有館藏檔案資源進行信息化掃描、圖像處理、圖像存儲和目錄建庫，然后將獲取的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫進行掛接，促進檔案工作的自動化、數(shù)字化，助力信息化目標的實現(xiàn)。3.3增強檔案工作專門化、專業(yè)化。針對中小學(xué)檔案信息化管理的人才資源緊缺等難題，應(yīng)單獨設(shè)立專門的中小學(xué)檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組或辦公室，抽調(diào)專人專門負責檔案信息化管理工作。此外，要注重從事中小學(xué)檔案信息化管理隊伍的專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是要加強信息技術(shù)、數(shù)字采集、計算機應(yīng)用，以及檔案理論的業(yè)務(wù)知識輪訓(xùn)，不斷提升中小學(xué)檔案工作的專門化、專業(yè)化水平。

4中小學(xué)檔案信息化管理績效評估

在2016年“互聯(lián)網(wǎng)+教育”創(chuàng)新周閉幕式上，教育部相關(guān)負責人透露，已經(jīng)為全國34萬所中小學(xué)的1.78億學(xué)生建立起了電子學(xué)籍檔案。此外，隨著信息技術(shù)在日常教學(xué)、教務(wù)管理中的應(yīng)用，使中小學(xué)檔案信息化管理面臨著前所未有的發(fā)展機遇，各中小學(xué)都高度重視起檔案信息化管理工作，并紛紛采取相應(yīng)舉措，取得了一定實效。在現(xiàn)實中，需要對該項工作的開展情況進行績效評價，及時掌握工作取得的成果及存在的不足，為改善中小學(xué)檔案信息化管理提供努力方向。4.1確立績效評估主體及形式。確立中小學(xué)檔案績效評估體系，首先是要明確評估主體，即由誰來評估。應(yīng)建立以學(xué)校自評為主、教育主管部門監(jiān)督、廣大師生等第三方評價相結(jié)合的方式，對中小學(xué)檔案信息化成果進行評估判斷。應(yīng)從中小學(xué)檔案信息化管理的投入、產(chǎn)出和效果三個方面對中小學(xué)檔案信息化進行全面評價。其中，投入包括人才支持和經(jīng)費投入，產(chǎn)出則是中小學(xué)檔案信息化管理的成果，而效果則是中小學(xué)檔案信息化管理給師生、教育管理提供的服務(wù)成效方面。其中，成果評價是關(guān)鍵和重點，是檢驗中小學(xué)檔案信息化管理是否取得預(yù)期實效的關(guān)鍵。4.2檔案信息化績效評估方法。目前，應(yīng)用較為成熟的、評價中小學(xué)檔案信息化管理的方法為“關(guān)鍵績效指標法”。通過教育主管部門以及中小學(xué)檔案管理人員的共同努力，結(jié)合中小學(xué)檔案信息化管理實際，制定具體的檔案信息化審核標準，設(shè)置、采集、取樣、分析績效流程中不同參數(shù)，作為評估中小學(xué)檔案信息化績效考核的量化管理指標。結(jié)合《全國中小學(xué)檔案管理工作規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容和要求，其中，重點是要評價和審核中小學(xué)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、學(xué)籍管理及服務(wù)平臺建設(shè)，以及中小學(xué)檔案信息存儲與安全保障建設(shè)等。此外，對于無法量化或獲取真實數(shù)據(jù)信息的，可采用問卷調(diào)查法，進行主觀打分評價，獲取對檔案信息化管理的滿意度等。通過量化和主觀打分等實現(xiàn)對中小學(xué)檔案信息化管理的評估，并將評估結(jié)果作為改進和完善中小學(xué)檔案信息化管理的重要依據(jù)，不斷提升檔案信息化管理水平。4.3信息化績效評估原則標準。針對中小學(xué)檔案信息化管理的特點，對該項工作成果的評估應(yīng)堅持科學(xué)性、系統(tǒng)性、可操作性、動態(tài)性和有效性原則標準。其中，科學(xué)性是指檔案信息化評估要科學(xué)反映中小學(xué)檔案真實內(nèi)容和真實情況；中小學(xué)檔案信息化管理的評估設(shè)計軟硬件等多方面，需要整體、系統(tǒng)地構(gòu)建評估指標，確保評估結(jié)果客觀、全面；評估指標的選擇要具有可操作性，以減少評估結(jié)果的誤差；所謂動態(tài)性，是指中小學(xué)檔案信息化管理的評估應(yīng)與教學(xué)實際、信息技術(shù)的最新應(yīng)用結(jié)合起來，不斷更新和完善評估指標。有效性，則是指在選取評估指標內(nèi)容時，應(yīng)將能夠反映中小學(xué)檔案信息化水平的評估指標選準、選全，確保評估結(jié)果能夠真實反映信息化管理取得的實際成效。對此，我區(qū)在每年兩次的學(xué)校教學(xué)工作督導(dǎo)評估中，均把學(xué)校檔案管理信息化水平單獨作為一項考核指標進行專項檢查。通過努力，我區(qū)學(xué)?，F(xiàn)建有校史檔案館一處，擬建三處，每校均設(shè)立了檔案室。

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作者:盧念國 單位:臨沂市蘭山區(qū)教育和體育局檔案室