導(dǎo)語：電算化背景下內(nèi)部會計管理思索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

如何在電算化條件下做好內(nèi)部會計控制工作,并使之制度化,是擺在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)管理人員面前的一個重要新課題。

一、建立電算化會計控制的必要性

（一）電算化會計自身特殊性的要求

電算化會計與手工會計相比,使用的技術(shù)手段、組織結(jié)構(gòu)及內(nèi)部控制都存在區(qū)別。憑證、經(jīng)濟事項的說明,帳簿等均要求通過計算機方可錄入、閱讀、查詢。這種情況下,對數(shù)據(jù)輸入及輸出的控制顯得更為重要。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下,任何一項業(yè)務(wù)處理都會留下記錄備查;而在電算化條件下,賬務(wù)處理及數(shù)據(jù)文件都存儲在計算機或磁盤上,不像手工系統(tǒng)那么直觀。一旦出現(xiàn)舞弊行為,后果將更為嚴重,并且更難以被發(fā)現(xiàn)。因此,為了保證會計信息的完整性和真實性,做好電算化條件下的內(nèi)部控制更為重要。

（二）電算化會計對內(nèi)部控制特殊的影響力

電算化會計使功能和知識高度集中。由于知識的集中,導(dǎo)致了職責(zé)的集中,這就使得一些可能從事數(shù)據(jù)的輸入處理,又負責(zé)這些數(shù)據(jù)的輸出、報送的人員在未經(jīng)批準的情況下直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改,這種現(xiàn)象加大了出現(xiàn)錯誤和弊端的風(fēng)險。傳統(tǒng)手工會計業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能相互分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上,在電算化條件下,由于業(yè)務(wù)人員的減少,將會直接導(dǎo)致這些原則重要程度的下降。

電算化會計使程序和數(shù)據(jù)存儲在一起,所以數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的記錄,缺少附件的數(shù)據(jù)在未經(jīng)許可的情況下也有可能被輸入系統(tǒng)。而在輸出方面,某些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果也可能不能被完全打印出來。因此,如果存取改動數(shù)據(jù)的命令和程序集中于同一裝置,再加上沒有適當?shù)目刂?未經(jīng)批準擅自存取或改動數(shù)據(jù)的情況就可能發(fā)生,這一切都會對會計控制產(chǎn)生重要的影響。

（三）法律法規(guī)的必然要求

電算化條件下的內(nèi)部控制對于及時發(fā)現(xiàn)和糾正單位的各種錯弊現(xiàn)象及不法行為,確保法律法規(guī)履行,提高會計信息質(zhì)量具有特殊作用。當前,我國正處于新舊體制的轉(zhuǎn)軌階段,手工會計也逐步向電算化會計轉(zhuǎn)化,新的問題也隨之而來。首先是工作人員的舞弊行為:電算化系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員為了達到竊取或泄露商業(yè)秘密,非法轉(zhuǎn)移資金,掩蓋各種舞弊行為等目的,有可能協(xié)助競爭對手獲取或破壞會計數(shù)據(jù),對會計軟件、資料數(shù)據(jù)等進行非法改動、刪除,從而影響會計信息的安全。其次是工作人員的無意行為:電算化系統(tǒng)內(nèi)部的工作人員可能由于素質(zhì)不高,或者責(zé)任心不強等原因造成數(shù)據(jù)錄入錯誤、操作步驟失誤、監(jiān)控力度不夠等使會計數(shù)據(jù)錄入或處理出現(xiàn)錯誤,導(dǎo)致財務(wù)會計信息偏離質(zhì)量要求標準。因此,各單位必須建立健全內(nèi)部控制制度,加強內(nèi)部會計監(jiān)督,重視會計人員的道德素質(zhì)培養(yǎng),以保證會計信息的真實性和合法性。

（四）加入WTO參與國際競爭的形勢需要建立和健全電算化條件下的內(nèi)部控制制度

隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步,信息技術(shù)高度發(fā)展,全球經(jīng)濟一體化的進程加速,各企業(yè)所面臨的風(fēng)險也逐漸加大。加入WTO后,我國企業(yè)將面臨眾多國外企業(yè)的激烈競爭和有力挑戰(zhàn),我國在海外的企業(yè)也將遇到與國內(nèi)不同的政治、經(jīng)濟和文化等風(fēng)險。因此,如何提高自身的競爭力,如何以一種積極的姿態(tài)參與到世界競爭的潮流中去,將是我國企業(yè)當前面臨的主要問題和難題。信息社會發(fā)展的潮流,更催化了會計電算化的普及,企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地,必須適應(yīng)現(xiàn)代會計形式的變化,完善電算化條件下的內(nèi)部控制,提高經(jīng)營管理的效率和效果,保證會計信息的真實性。

二、目前會計電算化條件下的內(nèi)部控制存在的問題

（一）認識不足，有章不循和無章可循的現(xiàn)象較為突出

我國一些企業(yè)對建立內(nèi)部控制制度重視程度不夠,對于建立電算化條件下的內(nèi)部控制更沒有提上公司管理日程,存在著過分依賴計算機的問題。有些企業(yè)甚至對內(nèi)部控制存在著很多誤解。認為內(nèi)部控制就是一堆堆的手冊、文件及相應(yīng)的規(guī)章制度,有的則認為企業(yè)內(nèi)部控制就是內(nèi)部成本控制,內(nèi)部財務(wù)會計信息準確性及資金安全性與完整性控制,或內(nèi)部監(jiān)督等。甚至有些企業(yè)還未意識到內(nèi)部控制的重要性,更為嚴重的是有章不循,執(zhí)法不嚴,使內(nèi)部控制失去了應(yīng)有的效力。

（二）財務(wù)信息過分依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性

在財務(wù)工作中,控制會計信息的輸入處理和輸出,使其符合會計準則和各種會計法規(guī)的要求,保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業(yè)經(jīng)濟活動,保障使用者利用會計信息所進行的判斷和決策的準確、有效,這是對會計工作的基本要求。在手工會計形式下,如果處于第一道工序的財務(wù)人員發(fā)生數(shù)據(jù)記錄錯誤,由于以后各道工序上的財務(wù)人員都有責(zé)任和義務(wù)對自己前面的工序進行審核和監(jiān)督,再加上總帳,明細帳,日記帳都是分別記錄,可以相互檢驗,帳證核對,帳帳核對,這種錯誤就容易被發(fā)現(xiàn),并能得到及時糾正。會計工作實現(xiàn)電算化后,計算機是在程序的控制下對輸入的原始數(shù)據(jù)進行處理的,財務(wù)數(shù)據(jù)是存儲在磁性介質(zhì)上的,所有記帳、分析及編制會計分錄等工作均在計算機程序的控制下自動進行。但是電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由處于第一道工序的財務(wù)人員事先進行人工審核并手工輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在審核時出現(xiàn)疏漏,或是在輸入時發(fā)生錯誤,計算機就無法識別,只會將錯就錯地按照程序進行運算,以后的工作將不可避免地一錯再錯,而且這種錯誤在以后的工作中很難發(fā)現(xiàn)。因此,會計電算化中數(shù)據(jù)的準確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性。這一弱點,在保證會計信息質(zhì)量真實性,完整性和準確性方面加大了風(fēng)險。

（三）授權(quán)方式的改變，以及會計檔案無紙化和電腦操作的無紙化，使會計及相關(guān)人員作弊的可能性增大

授權(quán)批準是一種常用的內(nèi)部控制手段。在手工會計系統(tǒng)中每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)管理權(quán)限的人簽章辦理。這種傳統(tǒng)的方式雖然效率不高,但可以有效地防止作弊。但在電算化條件下,權(quán)限分工的形式主要是口令授權(quán),口令存在于計算機系統(tǒng)中,而不像手工印章那樣有專人保管,一旦口令被偷看或竊取,便會給企業(yè)帶來巨大的損失。而在手工會計環(huán)境下,企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的信息處理按不同的過程分為原始憑證、記賬憑證、會計帳簿、會計報表均記錄于紙介質(zhì)上。這些書面的數(shù)據(jù),都有其形式的原件。如果這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)被人增刪或修改,很容易留下線索和痕跡,便于被辨別和發(fā)現(xiàn)。但是,在會計電算化條件下,數(shù)據(jù)的載體改變了,原來記載于紙質(zhì)上的會計原始憑證被直接記錄在磁盤或光盤上。由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)的非法修改可做到不留任何痕跡,這樣就很難辨別哪一個是會計記錄的"原件",同時電磁介質(zhì)也易受損壞,且有丟失或損毀的危險。因此會計電算化對會計檔案形式提出了更高的要求。如果不能將紙介質(zhì)會計核算資料與以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序同時保存,就有可能出現(xiàn)無據(jù)可查甚至無法對證的后果。

（四）會計應(yīng)用軟件本身的局限性所帶來的問題

電算化會計以會計軟件為載體,軟件的質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)據(jù)的真實、安全、完整及可靠。目前,會計電算化應(yīng)用軟件的功能主要是核算,但財務(wù)不能僅僅局限于核算,必須從事后的核算向事前預(yù)測、事中控制過度,需要開發(fā)具有預(yù)測、控制、分析等強大的管理功能的會計軟件。而這一局限不是各單位的財會人員自己能夠解決的。同樣是財務(wù)會計工作,不同行業(yè)有著不同的特點,即使是相同的行業(yè),不同的單位在核算上的方法也不盡相同,對電算化水平的要求也不同。會計用戶在選擇購買軟件時,雖然看到軟件公司所演示的其軟件功能相當豐富,但實際使用之后,有可能發(fā)現(xiàn)與其單位的實際需要有著很大的差異。

軟件公司研發(fā)的會計軟件,一般有其普遍性,很難兼顧到單位的特殊性。而單位在自主開發(fā)時又需要投入較大的人力、物力和財力。這些不僅制約了會計工作的深化和發(fā)展,也影響了電算化的效率。另外,現(xiàn)在的軟件還存在著會計信息系統(tǒng)不能共享的問題,造成了不必要的人力和財力的浪費,更影響了會計信息的利用率。此外電算化的逐步普及,使得電腦黑客的侵襲變得日益嚴重。財務(wù)工作中的電腦黑客常通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸以及違反業(yè)務(wù)條款等方式非法侵入、竊取和破壞數(shù)據(jù),從而嚴重影響了單位財務(wù)信息的完整性和保密性,也使得單位在此方面投入更多的財力,造成了一定程度的浪費。

三、如何加強電算化條件下的內(nèi)部會計控制制度

（一）加大內(nèi)部會計控制制度重要性的宣傳力度，提高員工尤其是管理人員的認識，注重會計人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。

企業(yè)員工尤其是高層管理人員對內(nèi)部會計控制管理的認識和態(tài)度,在很大程度上決定了企業(yè)會計信息的質(zhì)量。單位負責(zé)人有義務(wù)對會計信息失真現(xiàn)象進行徹底的根治。管理當局應(yīng)當充分認識到,會計電算化越普及,內(nèi)部會計控制就越重要。要想在激烈的市場競爭中占有一席之地,就必須注重內(nèi)部會計控制制度的設(shè)計與實施,確保每個崗位及人員、業(yè)務(wù)或者環(huán)節(jié)都能按章辦理,真正將內(nèi)部會計控制制度的構(gòu)建和實施作為一項長期任務(wù)來抓,在許多企業(yè)尚未認識到內(nèi)部會計控制重要性的情況下,迫切需要通過法律做引導(dǎo),督促企業(yè)健全內(nèi)部控制制度,提高管理水平,當前應(yīng)加強《會計法》《、內(nèi)部會計控制規(guī)范》等法律法規(guī)的宣傳力度,提高全社會、各企業(yè)尤其是管理當局對內(nèi)部會計控制制度重要性的認識,。在制度具體設(shè)計時,尤其要明確企業(yè)管理當局的職權(quán)與責(zé)任。

在電算化條件下,造成了風(fēng)險的加大。因此注重會計人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)尤為重要。職業(yè)道德教育還要和崗位責(zé)任制考核結(jié)合起來,定期考評,將評估結(jié)果存入技術(shù)檔案,作為晉升專業(yè)職務(wù)條件之一,以使會計人員自覺用職業(yè)道德約束自己。

（二）、加強系統(tǒng)安全控制，明確崗位分工，實施有效控制保證會計數(shù)據(jù)錄入，處理的方法和程序的規(guī)范性。

為了保證會計信息質(zhì)量的真實性、準確性,減少財務(wù)信息在錄入和處理過程中產(chǎn)生差錯的可能,必須制定嚴格的計算機上機操作規(guī)程。

專機專用,增設(shè)專人認真審核原始票據(jù),檢查原始數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,不得進入下一步會計處理。數(shù)據(jù)輸入時如有疑問,要及時審核,不得擅自修改,做到數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)處理相隔離;計算機操作不得向他人提供任何數(shù)據(jù)和資料;不得將外來軟盤帶進機房,以防病毒感染甚至非法拷貝。計算機處于工作狀態(tài)時,操作者不得離開現(xiàn)場,建立嚴格的數(shù)據(jù)備份制度,設(shè)置接觸與操作的日志控制等等。

由于電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制沒有手工系統(tǒng)完善,但是手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個成熟的牽制方法,只是通過多人的重復(fù)勞動實現(xiàn)牽制。因此,這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求,必須找到能充分利用網(wǎng)絡(luò)實時高效特點的方法,就是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個崗位,當會計人員進行帳務(wù)處理后,由監(jiān)控人員進行定期審查。這樣明確了崗位的劃分,實現(xiàn)了有效牽制。

（三）、建立健全的會計檔案管理制度，進一步加強會計電算化條件下的內(nèi)部審計。

由于計算機具有的特點,制定完善的會計檔案管理制度來實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類會計資料的存儲。要保管好存儲會計數(shù)據(jù)的介質(zhì)。及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。所有會計資料必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽字才能存檔;建立健全的會計檔案管理制度,使得在電算化條件下會計信息質(zhì)量得以保證,減少因無原始數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的無據(jù)可查現(xiàn)象。

內(nèi)部審計是保障內(nèi)部控制的重要手段。這就要求企業(yè)內(nèi)部必須建立一個不依附任何職能部門的,相對獨立的內(nèi)部審計機構(gòu),受公司最高層直接領(lǐng)導(dǎo),獨立行使審計監(jiān)督權(quán)。通過內(nèi)部審計,更清楚了解內(nèi)部控制措施是否能夠保證為單位提供真實可行的財務(wù)信息。在系統(tǒng)開發(fā)階段,內(nèi)部審計人員要熟悉內(nèi)部控制的各個程序,參與開發(fā),對開發(fā)工作本身進行審核和評價。在電算化系統(tǒng)的日常運行階段,內(nèi)部審計人員要檢查電算化部門的各項規(guī)章制度是否結(jié)合整個企業(yè)的基本政策的規(guī)定。同時還要負責(zé)對業(yè)務(wù)處理、記錄保存、報告產(chǎn)生和環(huán)境安全及相關(guān)的控制進行評價和驗證,并用計算機輔助技術(shù)對計算機程序進行測試以檢驗業(yè)務(wù)處理過程是否正確可靠。實行了有效的內(nèi)部審計才能在授權(quán)制度改變的情況下確保會計信息的安全,減少會計人員作弊的風(fēng)險。

（四）、加強企業(yè)文化建設(shè)，嚴格審核與獎懲制度，提高電算化人員的專業(yè)水平，加強軟件選擇和功能開發(fā)的能力

電算化對于許多企業(yè)單位的會計人員來講是陌生的。因此對于會計人員的專業(yè)水平要求進一步提高。會計人員不僅要充實自身的財會知識,使知識系統(tǒng)化,深入化,而且要加強自身管理能力的培養(yǎng)。會計人員在選擇會計軟件時不僅要考慮其核算功能更要重視管理功能。只有這樣,才能將會計軟件的功能發(fā)揮到最大。

而對于軟件功能的開發(fā)和利用而言。軟件開發(fā)人員和維護人員可能會出現(xiàn)精于計算機專業(yè)知識而疏于財會、審計和管理知識的問題。因此,這就給會計人員提出了新的要求。在使得自身會計知識系統(tǒng)化的同時,深入地掌握會計管理能力并且加強自身計算機水平的培養(yǎng),才能有效解決由于財務(wù)軟件給內(nèi)部會計控制帶來的影響。

會計崗位配備的人員應(yīng)從其德、能、才、績等綜合素質(zhì)去考察,要多層次多方位地加強會計員工的在崗培訓(xùn)。對于企業(yè)員工業(yè)績的考核評價體系的設(shè)計,要科學(xué)合理。不同的崗位與部門,其考核的內(nèi)容和評價的側(cè)重點應(yīng)有所不同并建立獎懲制度。同時與職務(wù)晉級掛鉤,以達到有效控制的目的。

總之,嚴格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)控應(yīng)隨著企業(yè)環(huán)境和風(fēng)險的變化而變化。國內(nèi)外會計電算化的實踐表明,計算機本身出錯的幾率很低,但是由于人為造成的出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減,一旦出現(xiàn)問題,損失較大。就我國目前會計電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看,由于起步較晚,只是停留在一般應(yīng)用的水平上。因此,隨著信息時代的步伐加快和經(jīng)濟快速發(fā)展的要求,提高電算化的科學(xué)管理水平,不斷調(diào)整完善內(nèi)部會計控制,以保證會計數(shù)據(jù)的可行性和真實性,是提高企業(yè)競爭能力和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也將是擺在會計電算化人員面前的一項艱巨而重要的任務(wù)。