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［摘要］影響成人高等教育學籍檔案管理工作效果的因素較多，數(shù)字化程度偏低、管理時效性不足、專業(yè)素質度薄弱等問題，直接或間接限制了學籍檔案管理工作的時效性。為此，本文詳盡闡述了學籍檔案管理工作的關鍵問題，并界定了強化成人高等教育學籍檔案管理工作的基本原則和方法，以期通過技術手段、制度方案、培訓體系強化成人高等教育學籍檔案管理工作的時效性，達到充分發(fā)揮預期管理效能的積極效果。

［關鍵詞］成人高等教育;學籍檔案管理;優(yōu)化路徑

成人高等教育是一種開放的、包容的教育類型，具有形式多樣性、對象廣泛性、需求多元化等特點。成人高等教育的學籍檔案管理工作區(qū)別于普通高校，更具復雜性。

一、當前成人高等教育學籍檔案管理工作的關鍵問題

(一)數(shù)字化程度偏低。成人高等教育學籍檔案管理工作多年來并未真正脫離手工統(tǒng)計的形式，在人力所及范圍之內仍然保留了多種管理任務。雖然物理存儲是一項必要的管理環(huán)節(jié)，但總體效率很難提升，受限于人工操作的成本和資源限制，并無法形成較高的管理效能。尤其紙質檔案管理也涉及更高的安全性需求，因而數(shù)字化程度偏低是目前成人高等教育學籍檔案管理工作的主要問題。(二)管理時效性不足。人工審核、修改、編碼、歸檔等工作細節(jié)的最大弊端在于容易出現(xiàn)人為錯誤，而成人高等教育學籍檔案本身也記錄了極為詳細信息，這些數(shù)據(jù)信息在經(jīng)過反復校正后可保障較高的真實性，但也同樣加大了管理負擔。任何一項管理程序，都涉及細致入微的操作，必須強調精準度和實用性。但在技術、人力、管理方法等方面的多重因素制約，當前成人高等教育學籍檔案管理工作的時效性仍然表現(xiàn)出了不足之處。(三)專業(yè)素質度薄弱。各地區(qū)發(fā)展速度不一，成人高等教育學籍檔案管理工作所錄取的從業(yè)人員也存在較高的差異性，這種差異性主要表現(xiàn)為專業(yè)素質層面。當學籍管理人員具備了較為豐富的工作經(jīng)驗，則可將其工作內容有序排列，以最短時間整理和統(tǒng)計學籍檔案管理類型。但經(jīng)驗豐富的管理人員本身也是稀缺資源，故而多數(shù)成人高等教育面臨人力資源匱乏問題。而類似問題也是限制學籍檔案管理工作優(yōu)化和感受的關鍵阻礙。

二、強化成人高等教育學籍檔案管理工作的基本原則

(一)檔案管理技術升級。數(shù)字化發(fā)展路徑是成人高等教育學籍檔案管理工作得以完善的第一步，在互聯(lián)網(wǎng)技術不斷升級的過程中，檔案管理模式亦然需要完成紙質存檔到數(shù)字化存儲的升級路徑構建。數(shù)字化存檔與物理存儲本身是雙重保障機制，即便任何一方存在丟失、損毀、資料冗余問題，都可從另一環(huán)節(jié)得到資料補償，從而可降低單獨存儲檔案資料的風險。尤其成人學籍更加需要借助網(wǎng)絡資源拓展資料調取的便捷性，為并不在統(tǒng)一歸屬地的學生提供遷移檔案的便捷性?；诖?，檔案管理技術升級成為一項必要的發(fā)展方向。(二)檔案管理機制轉型。傳統(tǒng)的學籍檔案管理機制過度依靠人力，在管理制度和執(zhí)行方向上也取決于人力資源的穩(wěn)定性。諸如常年一線工作的在職人員，對學籍檔案的主體路徑相對清晰，對存檔內容的更新速度和質量有所保障。一旦更換管理人員，其管理效能必然大打折扣。因此，傳統(tǒng)的成人高等教育學籍檔案管理更加注重人力方面的管理效能。但在學籍檔案管理技術升級之后，對于存檔內容的調取、更新、記錄、轉載、上傳、替換等等操作行為，本身也具備技術性特征。因此，需要對檔案管理機制進行重新設定，依據(jù)技術導向的需求完善管理機制，以及相應的管理制度落實方向，才能強化成人高等教育學籍檔案管理工作的落實效果。(三)檔案管理效能開發(fā)。成人高等教育學籍檔案管理工作在本質上并無法完全脫離其崗位職能，必須依靠技術能力較為突出，專業(yè)素質更為優(yōu)秀的人才加以強化。但復合型人才和應用型人才本身也是管理工作中取趨之若鶩的人力資源類型。管理效能受到專業(yè)化程度的限制，人力資源同樣受到專業(yè)能力的制約。在無法吸引更多優(yōu)秀人才的情況下，唯一的補償措施便是培訓。通過數(shù)字化技能培訓、檔案管理知識培訓等多方面的訓練，加強成人高等教育學籍檔案管理工作人員的專業(yè)化程度，方能真正實現(xiàn)從專業(yè)角度提升檔案管理效能的真實效果。

三、優(yōu)化成人高等教育學籍檔案管理工作的積極策略

(一)構建雙向存檔管理機制。數(shù)字化發(fā)展雖然是技術升級的必然路徑，但物理存檔并不能完全取締，學籍檔案管理工作需要在兩個發(fā)展方向上尋求平衡點。物理存儲與電子存檔本身是一種相互協(xié)調機制，即為雙向補充，也是一種雙向資源的互助。當學籍檔案管理不斷向網(wǎng)絡資源靠攏后，這樣的發(fā)展優(yōu)勢也會更為突出。雙管齊下，同時解決電子檔案與物理檔案的管理問題，是未來成人高等教育學籍檔案管理工作的重點?？蓮碾娮訖n案收集、管理、利用的管理流程方面加以優(yōu)化。打造完整、高效、安全、易用的檔案管理系統(tǒng)。技術方面可與專業(yè)的軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)合作，功能上盡量完善建庫、移交歸檔、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、報表打印、數(shù)據(jù)導入/導出、統(tǒng)計、檔案銷、檔案編研、在線借閱、監(jiān)控報警，以及電子檔案下載、瀏覽、打印等方面的環(huán)節(jié)功能。立足于學籍檔案管理的安全性、便捷性、時效性，選配適應度更高的技術功能，以提高系統(tǒng)錄入與查詢效率為前提，為學籍檔案管理工作提供輔助性支持。將傳統(tǒng)的管理方案更為系統(tǒng)化和流程化，支持化紙質檔案和電子檔案的借閱、歸檔，充分發(fā)揮雙向存檔管理機制的優(yōu)越性。(二)開發(fā)外部管理資源平臺。在本校人力資源相對匱乏的情況下，在職人員的專業(yè)素質培養(yǎng)成為重要課題。但培養(yǎng)效果也需要在較長的時限內才能得到真實效果，短期內的管理效能可從外部資源獲取。例如，將部分學籍檔案管理工作交由外包團隊執(zhí)行，而本校則主要負責監(jiān)管與審核?？稍诒拘W籍管理中心建立外部資源平臺，將成人學籍上傳至云端，以供服務方隨時下載整理檔案，借助云平臺再次傳達至校方。將外部資源整合為本校資源，將本校學生部分學籍信息公布于網(wǎng)絡端口，也是與企業(yè)對接的另一種形式。對于成人學生在后續(xù)職業(yè)發(fā)展的需求具有較高的支持作用。(三)補充管理技術需求導向。在學籍檔案的管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，隨技術升級之后的數(shù)字化存檔內容豐富，可拓展的存檔類型也會有所增加。普通的存檔信息僅記錄了成人學生的基礎信息，但是對于從業(yè)經(jīng)歷、專業(yè)發(fā)展傾向、或此前的學歷證明等等，基本情況并不全面。對于成人學生而言，補充職業(yè)發(fā)展關鍵信息成為優(yōu)化學籍檔案可利用價值的重要切入點。例如，將某位同學在資質認證或比賽中獲取的證書錄入學籍檔案，通過三維掃描還原證書資料的真實信息，便可為該名學生提供一種來自高等院校的專業(yè)驗證。這樣一來學籍檔案便可升級為一種認可資源，對成人學生的支持效果也會更為突出?；诖耍扇烁叩冉逃龑W籍檔案管理工作的優(yōu)化方向可從細節(jié)處加以提煉，通過補充管理技術需求達到強化管理質量的積極作用。(四)架構專業(yè)素養(yǎng)培訓體系。學籍檔案管理并無法真正脫離人力操作，關鍵問題在于強化該名管理人員的專業(yè)化程度。必要的培訓措施亦然是補齊技術能力，加強專業(yè)素養(yǎng)的突破點?；诖?，需要架構專業(yè)素養(yǎng)培訓體系，針對成人高等教育學籍檔案管理工作的具體內容、技術能力、操作精度、實踐經(jīng)驗加以培訓。可在非工作期安排培訓內容，亦可通過網(wǎng)絡培訓更好地利用培訓時間。在成人高等教育學籍檔案管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，其檔案管理知識的分布呈現(xiàn)出橫縱交錯的特征。培訓重點可落實于隱性知識的顯性表達方面，將檔案管理重點內容、精細化內容、操作標準內容深度剖析，設計知識問答、知識求助、專家?guī)斓容o助培訓模塊，在工作人員遇到較難解決的問題時提供指導方案。(五)監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)。學籍檔案管理工作必須契合成人高等教育的發(fā)展方向，在管理制度上也需要采取相應的獎懲措施。這樣的制度設立是基于培訓體系與考核體系的雙重優(yōu)化，可支持工作人員不斷向經(jīng)驗累積的正面發(fā)展方向持續(xù)努力。一方面，監(jiān)督體系需要上一層級的管理執(zhí)行發(fā)揮效能，通過定期與不定期考核，驗證學籍檔案管理人員的工作能力。需要從數(shù)字化技術操作能力、檔案管理專業(yè)知識、學籍檔案管理工作執(zhí)行效率等三個層面進行考察。進而對考評分數(shù)較低的工作人員給予警示和懲罰，加強學籍檔案管理人員的自覺性。另一方面，管理體系需要借助相應的獎勵機制配合完成。在不定期考核中能夠對學籍檔案管理工作的制度牢記于心，且運用多種技術手段不斷加強管理效能的工作人員給予獎勵。進而通過監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)，優(yōu)化成人高等教育學籍檔案管理工作本身的時效性。

綜上所述，成人高等教育學籍檔案管理工作具有較強的針對性，需要技術升級、制度革新、以及更為專業(yè)的培訓加以強化。通過構建雙向存檔管理機制，完善物理存檔和數(shù)字化存檔的技術功能。借助外部管理資源平臺的開發(fā)，補齊當前學籍檔案管理人力資源要素。同時依據(jù)管理技術需求導向進行補充，依據(jù)專業(yè)素養(yǎng)發(fā)展方向設定培訓內容，達到從傳統(tǒng)管理手段到現(xiàn)代管理智慧的升級，彌補管理技術更新后的相關要素。最終通過監(jiān)督管理雙向效能的開發(fā)，打造現(xiàn)代化學籍管理專業(yè)團隊，采取相應的獎懲機制完善管理效能。進而優(yōu)化成人高等教育學籍檔案管理工作本身的時效性、系統(tǒng)性、技術性，達到優(yōu)化管理效果的真實作用。

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作者:王萍 單位:廣東開放大學