導(dǎo)語：成人高等教育學(xué)籍檔案管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］影響成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作效果的因素較多，數(shù)字化程度偏低、管理時(shí)效性不足、專業(yè)素質(zhì)度薄弱等問題，直接或間接限制了學(xué)籍檔案管理工作的時(shí)效性。為此，本文詳盡闡述了學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵問題，并界定了強(qiáng)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的基本原則和方法，以期通過技術(shù)手段、制度方案、培訓(xùn)體系強(qiáng)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的時(shí)效性，達(dá)到充分發(fā)揮預(yù)期管理效能的積極效果。

［關(guān)鍵詞］成人高等教育;學(xué)籍檔案管理;優(yōu)化路徑

成人高等教育是一種開放的、包容的教育類型，具有形式多樣性、對(duì)象廣泛性、需求多元化等特點(diǎn)。成人高等教育的學(xué)籍檔案管理工作區(qū)別于普通高校，更具復(fù)雜性。

一、當(dāng)前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵問題

(一)數(shù)字化程度偏低。成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作多年來并未真正脫離手工統(tǒng)計(jì)的形式，在人力所及范圍之內(nèi)仍然保留了多種管理任務(wù)。雖然物理存儲(chǔ)是一項(xiàng)必要的管理環(huán)節(jié)，但總體效率很難提升，受限于人工操作的成本和資源限制，并無法形成較高的管理效能。尤其紙質(zhì)檔案管理也涉及更高的安全性需求，因而數(shù)字化程度偏低是目前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的主要問題。(二)管理時(shí)效性不足。人工審核、修改、編碼、歸檔等工作細(xì)節(jié)的最大弊端在于容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，而成人高等教育學(xué)籍檔案本身也記錄了極為詳細(xì)信息，這些數(shù)據(jù)信息在經(jīng)過反復(fù)校正后可保障較高的真實(shí)性，但也同樣加大了管理負(fù)擔(dān)。任何一項(xiàng)管理程序，都涉及細(xì)致入微的操作，必須強(qiáng)調(diào)精準(zhǔn)度和實(shí)用性。但在技術(shù)、人力、管理方法等方面的多重因素制約，當(dāng)前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的時(shí)效性仍然表現(xiàn)出了不足之處。(三)專業(yè)素質(zhì)度薄弱。各地區(qū)發(fā)展速度不一，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作所錄取的從業(yè)人員也存在較高的差異性，這種差異性主要表現(xiàn)為專業(yè)素質(zhì)層面。當(dāng)學(xué)籍管理人員具備了較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，則可將其工作內(nèi)容有序排列，以最短時(shí)間整理和統(tǒng)計(jì)學(xué)籍檔案管理類型。但經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員本身也是稀缺資源，故而多數(shù)成人高等教育面臨人力資源匱乏問題。而類似問題也是限制學(xué)籍檔案管理工作優(yōu)化和感受的關(guān)鍵阻礙。

二、強(qiáng)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的基本原則

(一)檔案管理技術(shù)升級(jí)。數(shù)字化發(fā)展路徑是成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作得以完善的第一步，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷升級(jí)的過程中，檔案管理模式亦然需要完成紙質(zhì)存檔到數(shù)字化存儲(chǔ)的升級(jí)路徑構(gòu)建。數(shù)字化存檔與物理存儲(chǔ)本身是雙重保障機(jī)制，即便任何一方存在丟失、損毀、資料冗余問題，都可從另一環(huán)節(jié)得到資料補(bǔ)償，從而可降低單獨(dú)存儲(chǔ)檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)。尤其成人學(xué)籍更加需要借助網(wǎng)絡(luò)資源拓展資料調(diào)取的便捷性，為并不在統(tǒng)一歸屬地的學(xué)生提供遷移檔案的便捷性。基于此，檔案管理技術(shù)升級(jí)成為一項(xiàng)必要的發(fā)展方向。(二)檔案管理機(jī)制轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理機(jī)制過度依靠人力，在管理制度和執(zhí)行方向上也取決于人力資源的穩(wěn)定性。諸如常年一線工作的在職人員，對(duì)學(xué)籍檔案的主體路徑相對(duì)清晰，對(duì)存檔內(nèi)容的更新速度和質(zhì)量有所保障。一旦更換管理人員，其管理效能必然大打折扣。因此，傳統(tǒng)的成人高等教育學(xué)籍檔案管理更加注重人力方面的管理效能。但在學(xué)籍檔案管理技術(shù)升級(jí)之后，對(duì)于存檔內(nèi)容的調(diào)取、更新、記錄、轉(zhuǎn)載、上傳、替換等等操作行為，本身也具備技術(shù)性特征。因此，需要對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行重新設(shè)定，依據(jù)技術(shù)導(dǎo)向的需求完善管理機(jī)制，以及相應(yīng)的管理制度落實(shí)方向，才能強(qiáng)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的落實(shí)效果。(三)檔案管理效能開發(fā)。成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作在本質(zhì)上并無法完全脫離其崗位職能，必須依靠技術(shù)能力較為突出，專業(yè)素質(zhì)更為優(yōu)秀的人才加以強(qiáng)化。但復(fù)合型人才和應(yīng)用型人才本身也是管理工作中取趨之若鶩的人力資源類型。管理效能受到專業(yè)化程度的限制，人力資源同樣受到專業(yè)能力的制約。在無法吸引更多優(yōu)秀人才的情況下，唯一的補(bǔ)償措施便是培訓(xùn)。通過數(shù)字化技能培訓(xùn)、檔案管理知識(shí)培訓(xùn)等多方面的訓(xùn)練，加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)化程度，方能真正實(shí)現(xiàn)從專業(yè)角度提升檔案管理效能的真實(shí)效果。

三、優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的積極策略

(一)構(gòu)建雙向存檔管理機(jī)制。數(shù)字化發(fā)展雖然是技術(shù)升級(jí)的必然路徑，但物理存檔并不能完全取締，學(xué)籍檔案管理工作需要在兩個(gè)發(fā)展方向上尋求平衡點(diǎn)。物理存儲(chǔ)與電子存檔本身是一種相互協(xié)調(diào)機(jī)制，即為雙向補(bǔ)充，也是一種雙向資源的互助。當(dāng)學(xué)籍檔案管理不斷向網(wǎng)絡(luò)資源靠攏后，這樣的發(fā)展優(yōu)勢(shì)也會(huì)更為突出。雙管齊下，同時(shí)解決電子檔案與物理檔案的管理問題，是未來成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的重點(diǎn)?？蓮碾娮訖n案收集、管理、利用的管理流程方面加以優(yōu)化。打造完整、高效、安全、易用的檔案管理系統(tǒng)。技術(shù)方面可與專業(yè)的軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)合作，功能上盡量完善建庫、移交歸檔、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、報(bào)表打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)、檔案銷、檔案編研、在線借閱、監(jiān)控報(bào)警，以及電子檔案下載、瀏覽、打印等方面的環(huán)節(jié)功能。立足于學(xué)籍檔案管理的安全性、便捷性、時(shí)效性，選配適應(yīng)度更高的技術(shù)功能，以提高系統(tǒng)錄入與查詢效率為前提，為學(xué)籍檔案管理工作提供輔助性支持。將傳統(tǒng)的管理方案更為系統(tǒng)化和流程化，支持化紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱、歸檔，充分發(fā)揮雙向存檔管理機(jī)制的優(yōu)越性。(二)開發(fā)外部管理資源平臺(tái)。在本校人力資源相對(duì)匱乏的情況下，在職人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)成為重要課題。但培養(yǎng)效果也需要在較長的時(shí)限內(nèi)才能得到真實(shí)效果，短期內(nèi)的管理效能可從外部資源獲取。例如，將部分學(xué)籍檔案管理工作交由外包團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，而本校則主要負(fù)責(zé)監(jiān)管與審核?？稍诒拘W(xué)籍管理中心建立外部資源平臺(tái)，將成人學(xué)籍上傳至云端，以供服務(wù)方隨時(shí)下載整理檔案，借助云平臺(tái)再次傳達(dá)至校方。將外部資源整合為本校資源，將本校學(xué)生部分學(xué)籍信息公布于網(wǎng)絡(luò)端口，也是與企業(yè)對(duì)接的另一種形式。對(duì)于成人學(xué)生在后續(xù)職業(yè)發(fā)展的需求具有較高的支持作用。(三)補(bǔ)充管理技術(shù)需求導(dǎo)向。在學(xué)籍檔案的管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，隨技術(shù)升級(jí)之后的數(shù)字化存檔內(nèi)容豐富，可拓展的存檔類型也會(huì)有所增加。普通的存檔信息僅記錄了成人學(xué)生的基礎(chǔ)信息，但是對(duì)于從業(yè)經(jīng)歷、專業(yè)發(fā)展傾向、或此前的學(xué)歷證明等等，基本情況并不全面。對(duì)于成人學(xué)生而言，補(bǔ)充職業(yè)發(fā)展關(guān)鍵信息成為優(yōu)化學(xué)籍檔案可利用價(jià)值的重要切入點(diǎn)。例如，將某位同學(xué)在資質(zhì)認(rèn)證或比賽中獲取的證書錄入學(xué)籍檔案，通過三維掃描還原證書資料的真實(shí)信息，便可為該名學(xué)生提供一種來自高等院校的專業(yè)驗(yàn)證。這樣一來學(xué)籍檔案便可升級(jí)為一種認(rèn)可資源，對(duì)成人學(xué)生的支持效果也會(huì)更為突出?；诖?，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)化方向可從細(xì)節(jié)處加以提煉，通過補(bǔ)充管理技術(shù)需求達(dá)到強(qiáng)化管理質(zhì)量的積極作用。(四)架構(gòu)專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系。學(xué)籍檔案管理并無法真正脫離人力操作，關(guān)鍵問題在于強(qiáng)化該名管理人員的專業(yè)化程度。必要的培訓(xùn)措施亦然是補(bǔ)齊技術(shù)能力，加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)的突破點(diǎn)?；诖?，需要架構(gòu)專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系，針對(duì)成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的具體內(nèi)容、技術(shù)能力、操作精度、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)加以培訓(xùn)?？稍诜枪ぷ髌诎才排嘤?xùn)內(nèi)容，亦可通過網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)更好地利用培訓(xùn)時(shí)間。在成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，其檔案管理知識(shí)的分布呈現(xiàn)出橫縱交錯(cuò)的特征。培訓(xùn)重點(diǎn)可落實(shí)于隱性知識(shí)的顯性表達(dá)方面，將檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容、精細(xì)化內(nèi)容、操作標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容深度剖析，設(shè)計(jì)知識(shí)問答、知識(shí)求助、專家?guī)斓容o助培訓(xùn)模塊，在工作人員遇到較難解決的問題時(shí)提供指導(dǎo)方案。(五)監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)。學(xué)籍檔案管理工作必須契合成人高等教育的發(fā)展方向，在管理制度上也需要采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。這樣的制度設(shè)立是基于培訓(xùn)體系與考核體系的雙重優(yōu)化，可支持工作人員不斷向經(jīng)驗(yàn)累積的正面發(fā)展方向持續(xù)努力。一方面，監(jiān)督體系需要上一層級(jí)的管理執(zhí)行發(fā)揮效能，通過定期與不定期考核，驗(yàn)證學(xué)籍檔案管理人員的工作能力。需要從數(shù)字化技術(shù)操作能力、檔案管理專業(yè)知識(shí)、學(xué)籍檔案管理工作執(zhí)行效率等三個(gè)層面進(jìn)行考察。進(jìn)而對(duì)考評(píng)分?jǐn)?shù)較低的工作人員給予警示和懲罰，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的自覺性。另一方面，管理體系需要借助相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制配合完成。在不定期考核中能夠?qū)W(xué)籍檔案管理工作的制度牢記于心，且運(yùn)用多種技術(shù)手段不斷加強(qiáng)管理效能的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。進(jìn)而通過監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)，優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作本身的時(shí)效性。

綜上所述，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的針對(duì)性，需要技術(shù)升級(jí)、制度革新、以及更為專業(yè)的培訓(xùn)加以強(qiáng)化。通過構(gòu)建雙向存檔管理機(jī)制，完善物理存檔和數(shù)字化存檔的技術(shù)功能。借助外部管理資源平臺(tái)的開發(fā)，補(bǔ)齊當(dāng)前學(xué)籍檔案管理人力資源要素。同時(shí)依據(jù)管理技術(shù)需求導(dǎo)向進(jìn)行補(bǔ)充，依據(jù)專業(yè)素養(yǎng)發(fā)展方向設(shè)定培訓(xùn)內(nèi)容，達(dá)到從傳統(tǒng)管理手段到現(xiàn)代管理智慧的升級(jí)，彌補(bǔ)管理技術(shù)更新后的相關(guān)要素。最終通過監(jiān)督管理雙向效能的開發(fā)，打造現(xiàn)代化學(xué)籍管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)，采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制完善管理效能。進(jìn)而優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作本身的時(shí)效性、系統(tǒng)性、技術(shù)性，達(dá)到優(yōu)化管理效果的真實(shí)作用。

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作者:王萍 單位:廣東開放大學(xué)