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摘要：中小學設備檔案管理不僅是中小學檔案綜合管理工作的重要組成部分，還是中小學設備管理工作的重要組成部分之一。設備檔案管理工作的好壞，直接影響著設備的使用以及作用發(fā)揮，同時也關乎學校的教學質量以及發(fā)展前景，因此務必對中小學設備檔案管理加強重視。

關鍵詞：中小學；設備檔案；管理

中小學設備檔案是指學校設備在計劃、購置、驗收、調試運行、管理維護、維修及報廢處置等過程中直接形成的具有保存利用價值的文件、圖表等全部材料。隨著國家對教育重視程度的逐年加強，對學校的投入也在逐年加大，使中小學校購置的設備種類以及數(shù)量也不斷增多，這就對設備檔案管理工作提出了新的考驗。做好中小學設備檔案管理工作，不僅能夠有效提升設備的使用效果，而且能夠使各個設備更好地為學校各項教育教學工作服務。所以，進行加強中小學設備檔案管理的思考具有尤為重要的意義和作用。

一、中小學設備檔案管理的特點

一是有效性。由于中小學設備的使用效果直接影響到學校的各項教育教學工作，所以設備的安全有效性及質量可靠性必須放在檔案管理工作的首位。二是整體性。中小學設備檔案管理其服務對象直接面向教育、教學、教師、學生等各個方面，所以在設備檔案管理上應當樹立整體觀念，遵循“統(tǒng)一計劃、歸口管理、分級負責、責任到人、管理與服務相結合”的原則，實現(xiàn)設備檔案的整體管理。三是經濟性。中小學設備檔案管理應當對設備運行過程中的所有經濟活動予以有效的信息管理和評價，信息管理和評價能夠為中小學設備維護所需經費提供相應的依據(jù)，確保設備始終保持正常運行狀態(tài)，使中小學整個設備管理工作步入良性循環(huán)，讓中小學校有限的資金得到最大化利用。

二、中小學設備檔案管理存在的問題及原因

（一）存在的問題。許多中小學校的設備檔案資料僅僅是一些較為零散的文件材料，并沒有形成完整的、系統(tǒng)的檔案文件材料。比如只有設備隨機材料，設備在計劃、購置、驗收、調試運行、管理維護、維修及報廢處置等過程中形成的文件材料往往沒有進行歸檔。還有的中小學校的檔案管理甚至沒有將設備檔案管理納入工作范疇。（二）原因分析。首先，許多中小學校片面地認為只有生產型企業(yè)才需要開展設備檔案管理，所以對設備檔案管理并不重視，就廣東省清遠市教育系統(tǒng)來說，大部分學校尤其是普通中小學還沒有將設備檔案納入學校檔案綜合管理。其次，設備檔案歸檔執(zhí)行力度不夠或規(guī)章范圍相關規(guī)定不明確。有的中小學校并沒有制定相應的制度來確定設備檔案的歸檔范圍，隨意性強。有的中小學校雖然制定了相應的制度來明確設備檔案的歸檔范圍，但是由于執(zhí)行力度或者歸檔范圍不具體等原因，從而歸檔的設備檔案并不齊全。最后，設備檔案由于涉及到學校多個部門，比如設備購置計劃通常由后勤部門負責，設備的管理、使用通常在教學部門，設備的維修通常又有專門的人員負責，較大的維修還需要生產廠家維修，所以這些環(huán)節(jié)產生的檔案資料通常就留在了各個部門自己手里，為了使用方便，也就不愿意將這些資料移交檔案部門保管。

三、中小學設備檔案管理的對策

（一）重視設備檔案管理。中小學校應當充分意識到開展設備檔案管理的重要性和必要性，充分意識到設備檔案管理工作直接關乎到學校各項教育教學工作是否能夠得以順利開展，尤其是在新課程改革不斷推進的關鍵時期，中小學校更應當充分認識到設備檔案管理工作在“新課改”中能夠發(fā)揮的重大作用，從而對學校設備檔案管理工作引起高度重視，并積極采取各項對策或措施來提高學校全體教職工的設備檔案管理意識，要求學校各個部門，全體教職工必須積極主動配合學校設備檔案管理所涉及到的相關工作，從而在全校范圍內形成一股良好的設備檔案管理氛圍，努力促使學校設備檔案管理工作變得更加高效化，從而使設備檔案管理工作更好地為學校教育教學工作服務，為學校持續(xù)發(fā)展服務。（二）集中統(tǒng)一管理設備檔案。統(tǒng)一管理應當是中小學校設備檔案工作必須予以嚴格遵循的基本原則，要在這一基本原則的指導下制定詳細的設備檔案管理規(guī)章制度，明確設備檔案資料歸檔范圍，要求學校檔案管理部門要對學校所有設備檔案實行集中統(tǒng)一管理，克服部門、科室、個人分散管理這一現(xiàn)象。比如在設備檔案管理的實踐工作中，外購設備的開箱啟用都應當有檔案管理部門、設備使用部門、設備管理部門三者同時在場，并共同參與到設備的鑒定驗收工作中去，填寫設備履歷表，并由學校檔案部門及時收集所有的技術圖紙資料和文字材料，并將所有的材料立卷歸檔，登記入庫，然后按照設備檔案管理相關制度進行管理。學校設備檔案管理部門還應當對設備檔案按型號進行組卷，按型號進行檔號編寫，如此既可以剔除多余的共性材料，又可以保持檔案資料之間的有機聯(lián)系以及定期對設備檔案管理工作的開展情況開展考核，確保設備檔案管理工作的實效。（三）強化設備檔案信息化管理。信息化是目前檔案管理工作的發(fā)展趨勢，中小學校應當緊跟時代潮流，充分利用計算機信息技術來進一步優(yōu)化設備檔案管理工作。將所有設備檔案資料進行數(shù)字化處理，然后錄入計算機，并建立統(tǒng)一規(guī)范的設備檔案信息數(shù)據(jù)庫，伴隨設備檔案信息的變化而不斷對數(shù)據(jù)庫進行實時更新，確保設備檔案信息數(shù)據(jù)庫中的設備檔案信息始終和設備當前信息保持一致。針對設備檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案部門還應當編制相應的檢索工具，并對各類目錄予以詳細設定，方便設備檔案管理人員以及其他使用人員能夠及時快速查詢到相應設備所涉及到的所有檔案資料，更好地滿足學校教育教學工作不同層次的需求。（四）提升檔案管理人員綜合素質。深入貫徹落實黨的精神，牢記使命，努力推進新時期檔案管理人員隊伍建設，貫徹落實中央、省、市領導對檔案工作提出的新要求新任務。為了有效提升設備檔案管理人員綜合素質，使其更好地滿足新課程改革形勢下中小學校設備檔案管理工作的需要，各個中小學校還應當對設備檔案管理人員強化教育培訓力度。一是對設備檔案管理人員加強設備檔案管理方面的專業(yè)知識、技能培訓。學?？梢酝ㄟ^開展專業(yè)知識技能培訓活動或者各類學習交流活動等形式，不斷提升設備檔案管理人員的設備檔案管理能力。二是對設備檔案管理人員加強信息技術方面的知識和技能培訓，使其更好地滿足設備檔案管理信息化實際需要。三是定期開展素質教育培訓，不斷提高設備檔案管理人員的思想認識和政治水平，使其在設備檔案管理工作中具備責任性，愛崗敬業(yè)，全身心投入到設備檔案管理工作中去，不斷提升設備檔案管理工作水平。設備檔案管理工作是中小學校基礎工作的重要組成部分。設備檔案信息不僅可以反映學校各個設備的現(xiàn)狀，還能夠反映設備價值的變化過程，有利于預防和減少設備故障的發(fā)生，使設備更好地服務于學校各項教育教學工作，應當引起各中小學校的高度重視。

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作者:何新華 單位:廣東省清遠市教育教學研究院