導(dǎo)語(yǔ)：文件中心研究論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

文件中心作為一種半現(xiàn)行文件的管理機(jī)構(gòu)，能否在我國(guó)普遍建立和推廣，這一問(wèn)題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實(shí)踐上主要表現(xiàn)在：我國(guó)已經(jīng)具備較為完善的機(jī)關(guān)檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現(xiàn)狀及相對(duì)落后的信息（通訊）技術(shù)是否會(huì)成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過(guò)分析我國(guó)文件中心的實(shí)踐，其與外國(guó)文件中心的聯(lián)系和區(qū)別，與基層檔案室的關(guān)系等，闡明它在我國(guó)推行的合理性及實(shí)踐的方式。

一、我國(guó)文件中心的實(shí)踐

我國(guó)的第一家文件中心是1988年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經(jīng)過(guò)10年的發(fā)展，參聯(lián)機(jī)關(guān)已由原來(lái)的8家發(fā)展到24家，主要有縣政府、縣人大、縣政協(xié)、縣民政局、縣計(jì)委、縣經(jīng)委等。它保管著各參聯(lián)機(jī)關(guān)的文書(shū)、專業(yè)檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個(gè)股級(jí)單位，在縣檔案局指導(dǎo)下開(kāi)展工作。其主要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)對(duì)參聯(lián)機(jī)關(guān)形成的各類非現(xiàn)行文件進(jìn)行收集、整理、分類、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完整，積極提供利用，為參聯(lián)機(jī)關(guān)服務(wù)；2、將到期的檔案及時(shí)向檔案館移交；3、鑒定、銷毀保管期限已滿、無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件；4、維護(hù)各參聯(lián)機(jī)關(guān)的使用和所有權(quán)，確保各類文件和檔案的機(jī)密與安全；5、為參聯(lián)機(jī)關(guān)復(fù)制案卷目錄，以利查找；6、為參聯(lián)機(jī)關(guān)編纂必要的文件匯集、大事記等資料。①

永靖縣文件中心的優(yōu)越性體現(xiàn)在：既可以節(jié)省費(fèi)用，又可以提高管理效益；既可以保證管理質(zhì)量并安全保管，又可以更好地集中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但它在實(shí)踐中也存在著一些不足：1、各參聯(lián)機(jī)關(guān)的檔案意識(shí)減弱。各單位認(rèn)為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問(wèn)了；2、文件在第二年就移交進(jìn)中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態(tài)，這樣做不利于文件或檔案發(fā)揮其現(xiàn)行效用；3、收集歸檔的文件偏重于文書(shū)檔案，而對(duì)聲像檔案等特殊門類和載體的檔案歸檔意識(shí)不夠；4、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；5、編研材料不夠深入，只限于編輯大事記和一些文件匯編。

二、甘肅省永靖縣文件中心與外國(guó)文件中心的聯(lián)系和區(qū)別

外國(guó)文件中心于20世紀(jì)40年代最先出現(xiàn)在美國(guó)，是二次大戰(zhàn)期間，美國(guó)軍事機(jī)關(guān)為了保管數(shù)量龐大而又不經(jīng)常使用的文件，設(shè)立的臨時(shí)性庫(kù)房，這就是文件中心的最初形式。由于它適應(yīng)了美國(guó)二戰(zhàn)后的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和管理半現(xiàn)行文件的需要，很快取得了法律地位。

目前，在世界上建立文件中心或類似機(jī)構(gòu)的國(guó)家越來(lái)越多，它們都是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對(duì)各個(gè)不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。其任務(wù)是：1、負(fù)責(zé)對(duì)半現(xiàn)行文件進(jìn)行廉價(jià)的貯存和有效的保管，使機(jī)關(guān)擺脫半現(xiàn)行文件的沉重負(fù)擔(dān)，從而大大節(jié)省文件管理費(fèi)用；2、負(fù)責(zé)為文件形成機(jī)關(guān)及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)，經(jīng)文件形成機(jī)關(guān)批準(zhǔn)也可為其他用戶提供服務(wù)；3、負(fù)責(zé)對(duì)半現(xiàn)行文件進(jìn)行最終處置，從而保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量。②

甘肅省永靖縣文件中心與外國(guó)文件中心的共同之處在于：1、都是保存和提供利用不同機(jī)構(gòu)形成的半現(xiàn)行文件的中間性機(jī)構(gòu)；2、都是本著精簡(jiǎn)、節(jié)約、效能的原則建立的；3、它們都負(fù)責(zé)對(duì)檔案的最終處置工作，即銷毀或移交進(jìn)館。它們的不同之處在于：1、外國(guó)文件中心并不接收所有的半現(xiàn)行文件。它不接收保存期限很短（如2－3年）的文件；需要長(zhǎng)時(shí)間留存在形成機(jī)關(guān)的文件不宜過(guò)早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管費(fèi)用必須低于在形成機(jī)關(guān)的保管費(fèi)用，而且每盒文件的月利用率不超過(guò)一次。文件中心通過(guò)上述手段保證接收文件的經(jīng)濟(jì)合理。而在我國(guó)，則是在第二年上半年就需將上年度形成的文件或檔案移交到文件中心；2、外國(guó)文件中心與檔案行政管理機(jī)關(guān)只是業(yè)務(wù)從屬關(guān)系，而永靖縣文件中心則是同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)；3、由于我國(guó)與國(guó)外關(guān)于“檔案”的定義和范圍不同，所以外國(guó)文件中心保存的稱作“文件”，而我國(guó)則稱作“檔案”；4、外國(guó)文件中心保持文件的原整理順序，而我國(guó)則是由文件中心進(jìn)行整理；5、外國(guó)文件中心提供原件進(jìn)行利用服務(wù)的方式比我國(guó)豐富，但它們不從事編制檢索工具和編研材料的任務(wù)；6、國(guó)外把文件中心比喻為“煉獄”，它們對(duì)文件最終轉(zhuǎn)化為檔案的鑒定非常嚴(yán)格，大約只有5－10％的文件能夠最終轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)入檔案館保存，而我國(guó)在進(jìn)館檔案的鑒定上要寬松得多。

三、在我國(guó)文件中心與基層檔案室應(yīng)共存、互補(bǔ)

文件中心和當(dāng)前普遍存在的基層檔案室功能是基本相同的，它們同為半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)，都處于機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件與檔案館檔案管理的中間環(huán)節(jié)；它們都兼具滿足機(jī)關(guān)利用需求和確保進(jìn)館質(zhì)量的雙重任務(wù)。在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中，基層檔案室也被證明了是一種適合我國(guó)國(guó)情，符合我國(guó)檔案管理體制和檔案學(xué)理論的管理方式，它有效地保證了國(guó)家檔案的完整與安全。但是，在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的情況下，這種“小而全”的檔案室模式相對(duì)比較松散，難以達(dá)到集約化、規(guī)模化的管理，不利于檔案領(lǐng)域人力和物力資源的有效利用。而且，很多基層單位的檔案人員身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，人員流動(dòng)頻繁，檔案室有時(shí)形同虛設(shè)，管理質(zhì)量難以盡如人意。所以，基層檔案室既有其存在的合理性，又有著明顯的不足之處，全盤地肯定或否定檔案室的做法是不現(xiàn)實(shí)的，在它現(xiàn)有體系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心應(yīng)作為檔案室的一種共存和補(bǔ)充形式，結(jié)合實(shí)際靈活設(shè)置。成效比較顯著的，如大中型單位檔案室仍可保留；一些規(guī)模較小，辦公地點(diǎn)集中，職能、性質(zhì)近似的單位之間，可以嘗試建立文件中心。

如果在幾個(gè)單位之間成立了文件中心，文件中心就成為了這幾家單位保管半現(xiàn)行文件的管理機(jī)構(gòu)，它所發(fā)揮的作用應(yīng)基本等同于基層檔案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要讓文件（檔案）的形成單位負(fù)起收集、整理、歸檔的責(zé)任來(lái)，這樣一方面有利于增強(qiáng)形成單位的檔案意識(shí)和責(zé)任感，另一方面也有利于保證檔案的齊全和完整。檔案在形成之后，最好還是在原單位保存3－5年，以利于其現(xiàn)行效用的發(fā)揮。文件中心承擔(dān)對(duì)文件從產(chǎn)生到最終進(jìn)館進(jìn)行全面的控制和統(tǒng)一管理的職責(zé)。

四、文件中心的推廣符合我國(guó)的工作現(xiàn)狀

隨著機(jī)構(gòu)改革的深入和社會(huì)檔案意識(shí)的普遍提高，文件中心將會(huì)出現(xiàn)在部分人員編制較少的省、市級(jí)機(jī)關(guān)和原本規(guī)模就比較小的地縣級(jí)機(jī)關(guān)及一些國(guó)有小型企事業(yè)單位，其原因在于：

1、它符合效益的原則。一些小的省市級(jí)機(jī)關(guān)和絕大部分地縣級(jí)機(jī)關(guān)，規(guī)模都比較小，業(yè)務(wù)工作量較少，對(duì)外聯(lián)系相對(duì)較少，形成的文件數(shù)量也較少，如果每個(gè)單位都配備檔案庫(kù)房，并有專人負(fù)責(zé)的話，無(wú)疑會(huì)造成人力、物力的浪費(fèi)，與國(guó)家提倡的“精簡(jiǎn)、效能”的改革精神相悖。

2、它符合我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的現(xiàn)狀。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，國(guó)家機(jī)關(guān)削減了50％的工作人員，國(guó)有企業(yè)也開(kāi)展了減員增效的工作，檔案機(jī)構(gòu)、人員的削減首當(dāng)其沖，省市級(jí)及以下的機(jī)關(guān)和一些中、小型企業(yè)很難再配備專職檔案人員，檔案的保管、利用工作都受到了一定的影響，文件中心恰好可以為這些單位提供解決問(wèn)題的條件。

3、它有利于檔案工作現(xiàn)代化管理水平的提高。一些規(guī)模較小，檔案較少的單位如果使用計(jì)算機(jī)管理，無(wú)疑是大材小用，沒(méi)有必要；有些單位檔案人員編制較少，工作人員事務(wù)繁忙，無(wú)暇使用計(jì)算機(jī)管理；有些單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，不為檔案部門配備計(jì)算機(jī)；還有的單位檔案人員年紀(jì)較大或業(yè)務(wù)素質(zhì)差，不會(huì)操作計(jì)算機(jī)……這些都影響了檔案工作的現(xiàn)代化管理與社會(huì)、單位的現(xiàn)代化管理水平同步發(fā)展。而成立了文件中心后，檔案工作具有了一定的規(guī)模，又有相對(duì)穩(wěn)定、數(shù)量較為充足、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案人員，對(duì)工作的開(kāi)展較為有利。

4、理論研究的深入為文件中心的建立創(chuàng)造了條件。近年來(lái)，我國(guó)理論界對(duì)于我國(guó)是否可以建立文件中心進(jìn)行了多次討論，意見(jiàn)雖不一致，但對(duì)建立文件中心的利弊分析得比較透徹，而且已有的聯(lián)合檔案室、文件中心又可提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，可以避免或減少在實(shí)踐中走彎路，這些都為建立文件中心奠定了一定的基礎(chǔ)。

文件中心這種管理方式在我國(guó)基層單位的檔案管理方面有著很大的發(fā)展空間，但它的名稱卻值得進(jìn)一步商榷。因?yàn)槲覈?guó)與歐美國(guó)家在文件何時(shí)轉(zhuǎn)化為檔案上認(rèn)識(shí)不同，我國(guó)認(rèn)為文件在形成之后的第二年上半年向檔案室移交即成為檔案，只有現(xiàn)行階段叫文件，半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段皆稱為檔案；而歐美的很多國(guó)家則認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫檔案，現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都稱作文件。如果我國(guó)把這個(gè)過(guò)渡性機(jī)構(gòu)也稱作文件中心的話，就混淆了我國(guó)關(guān)于文件與檔案界限的劃分，與檔案的概念和文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件等諸多理論相矛盾。所以，將這一半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)稱之為中間性檔案館應(yīng)更適合于我國(guó)檔案管理的實(shí)際情況。

綜上所述，中間性檔案館亦或文件中心，是適合我國(guó)當(dāng)前國(guó)情、符合檔案管理現(xiàn)狀的一種管理方式，值得推廣。

注釋：

①《文件中心的理論和實(shí)踐》，張啟安，《檔案學(xué)通訊》1998．4。

②《外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程》，韓玉梅主編，中國(guó)人民大學(xué)出版社。