導語：如何才能寫好一篇文件檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項政策性、機密性、專業(yè)性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術手段，必須通過組織業(yè)務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2文件檔案的實踐經(jīng)驗

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。科學安排大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡的日益成熟，在計算機中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡的挑戰(zhàn)，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準率，通過網(wǎng)絡服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點，采用計算機和網(wǎng)絡技術建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質、安全存儲空間，為企業(yè)提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網(wǎng)絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。

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1.1檔案數(shù)量的增加對檔案管理人員提出了更高的要求

檔案人才流動性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點與檔案管理工作自身的特點息息相關：一是工作強度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對于人員的服務水平提出了更高的要求。比如，在政府簡化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預驗收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對檔案人員的耐性提出了更大的考驗。

1.2檔案數(shù)量的增加對檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導致工作效率和服務效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對檔案實施了信息化管理，但檔案實體的整理和檔案信息化掃描的工作進度無法保證即時完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達國家，我們的管理理念、管理技術、管理設備嚴重落后。而且各個城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個方面原因造成的：一是對城建檔案重要性認識不足導致重視程度不夠；二是經(jīng)濟發(fā)展水平落后導致資金投入力度不足。

1.3檔案數(shù)量的增加對檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對落后，導致檔案利用需求很難在第一時間得到滿足，由此導致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時、準確、全面的檔案信息，是對我們城市建設檔案部門提出的最基本要求，但是當前形勢下，我們有些城建檔案管理部門在這一點上難以做到。

2提高城市建設檔案管理工作水平的對策

2.1加強城市建設檔案人才隊伍建設

（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當?shù)拇隽羧恕?，廣泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍。適當提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對管理人員進行有針對性的培訓，提高他們的專業(yè)素質。對于優(yōu)秀的管理或技術人才，要給予重點培養(yǎng)。（3）通過績效考核機制的建立，對工作優(yōu)異者給予適當?shù)奈镔|和精神獎勵。以此鼓勵先進、激勵后進。

2.2提高城市建設檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎是檔案的著錄。由于每個城市建設檔案管理單位的條件不同，應該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細則》，以實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。（4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況。

2.3提高城市建設檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，促進了先進信息技術與檔案管理工作的融合，城市建設檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡一體化：借助相應的軟、硬件平臺，通過掃描、錄入等方式，實現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會已經(jīng)處于一個信息爆炸的時期，信息技術的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設提供服務。將先進的信息技術引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

2.4通過服務外包的形式提高城市建設檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購買服務的方式，采取服務外包的形式，來完成城建檔案的實體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當大的范圍內取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

2.5提高社會的“檔案意識”和檔案的“社會意識”

為經(jīng)濟建設服務、為城市建設服務是城市建設檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點和落腳點，是我們自身的價值所在。我們必須緊緊圍繞這個中心，為社會提供全面、及時、準確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價值。我們要注重服務理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)服務向現(xiàn)代服務的轉變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請公開”的方式申請利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊，提供給社會利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術將信息主動給社會。城建檔案部門一定要充分提高“社會意識”，由此提高自身價值。另外，城建檔案部門還要加強自身的宣傳，通過提供良好的服務來提升整個社會的“城建檔案意識”。

3結語

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城建檔案是一個城市發(fā)展的歷史記錄。不同的城市擁有不同的風格、特色和文化內涵，而這些不同點普遍是通過歷史發(fā)展不斷積累下來的，同時也決定著每個城市發(fā)展的方向和策略，使得該城市的建設彰顯出獨特風格和文化。同時，城建檔案管理工作還有助于對突發(fā)事件的應對，保護人們的生命和財產(chǎn)安全。當遇到地震、洪水等自然災害時，可以根據(jù)城建檔案中記錄的城市地下網(wǎng)設施等資料,對實施營救的方案和策略提供一定的幫助。

2城建檔案管理工作中的主要問題

城建檔案管理工作是一項不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗和總結，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：

1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。

2）人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關注度。

3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質較低，這方面的人才匱乏，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。

4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結構不合理等。

5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應該不斷加強城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。

3提高城建檔案管理工作水平的建議

3.1加強城建檔案管理工作的規(guī)范化要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點：

1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實施計算機管理時出現(xiàn)重復以及低效率的情況。

2）計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計算機技術更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》，以便實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化，提升工作水平。

3）合理組合案卷，使其實現(xiàn)標準化，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。

4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況發(fā)生。

5）使檔案分類實現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度，要細心、耐心的糾正分類時出現(xiàn)的錯誤。

3.2提高檔案管理的思想意識要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠的謀劃，要認識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設日益完善的基礎上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實都要在監(jiān)督檢查基礎上進行，另外，在整體部門的考核體系中也應該包含監(jiān)督檢查，并用實事求是的科學態(tài)度認真的考核工作人員的績效，對工作優(yōu)異者要給予適當?shù)莫剟钸M行激勵和鼓舞。

3.3應用先進技術提高工作水平隨著科學技術水平的提高，促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡一體化，同時使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運用先進信息技術，就必須實現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學習，不斷完善自身的專業(yè)素質，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識，來運用科學技術手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設要求。

3.4建立系統(tǒng)化管理機制城建檔案是社會發(fā)展和國民經(jīng)濟的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。

3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育，使其具備良好的專業(yè)素質，同時，要有組織的對管理人員進行培訓學習，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進行。

4結束語

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電子文件是不同于傳統(tǒng)檔案屬性的新型檔案信息,在載體壽命、環(huán)境條件、技術壽命、信息保護等幾個方面都有所不同。

一、電子文件給管理帶來的便利

隨著數(shù)字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng),可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術進行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網(wǎng)絡技術,很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。

二、加強電子文件的管理與歸檔

與紙質文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。

一是電子文件的歸檔問題 。電子文件的歸檔是將整理完畢的電子文件從計算機網(wǎng)絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。首先應該確定好電子文件的歸檔范圍,如果是網(wǎng)絡就要按要求轉到數(shù)據(jù)庫,如果是載體傳遞歸檔,就要做一些輔助和認證工作,要與紙質文件結合歸檔。只用傳統(tǒng)的紙質檔案的歸檔方法和程序顯然是行不通的,針對這個問題,國外學者提出了“前端控制”的思想。在國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》(草案)中,將電子文件的生命周期劃分為設計、形成、和維護三個基本階段,并認為檔案工作者干預電子文件的時機,應確定在電子文件管理系統(tǒng)的設計階段。即盡可能把文件各個階段的管理要求放在系統(tǒng)設計階段予以考慮,把各種可能要預設的管理功能納入系統(tǒng)中,以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理好電子文件的先決條件。這樣,在生成電子文件的同時,就可以采用系統(tǒng)所具有的功能直接確定文件的歸檔范圍,判定其保存價值,還可以及時設定用于檢索的各種數(shù)據(jù)以及利用要求等。這樣做對保證歸檔文件的完整性、準確性和安全性具有決定性的意義。近年來,我國廣泛推行的文檔一體化管理,其基本思路也是對整個管理系統(tǒng)實行前端控制。歸檔的前端控制思想,打破了檔案工作和文書工作的界限。馮惠玲教授在他的《電子文件時代新思維》中說:檔案工作要把“勢力范圍”擴大到原來的文件工作階段,歸檔不再是文件工作和檔案工作的“結合部”,在歸檔之前就要進行某些“檔案管理”的活動。

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論文關鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

3系統(tǒng)的建設日標、部署模式

3．1建設目標

建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務規(guī)范；實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設參建單位納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設和檔案資源數(shù)字化建設。

3．2部署模式

公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應用服務。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。

4系統(tǒng)具備主要功能

4．1檔案管理

系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業(yè)務標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應業(yè)務變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

4．4權限管理

主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。

4．5標準業(yè)務定制

結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。

4．6業(yè)務設置

此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業(yè)務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。

5系統(tǒng)在公司的應用

作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務應用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓、運行等工作。目前系統(tǒng)內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。

6系統(tǒng)投入運行取得的效益

從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。

7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐

7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網(wǎng)絡技術對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設置網(wǎng)絡專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。

7．2對檔案資源的定義與接口實現(xiàn)

在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務系統(tǒng)的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網(wǎng)絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網(wǎng)絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。

7．4檔案信息的安全管理

面對網(wǎng)絡信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。

7．5永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐

電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。

7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設項目工程檔案電子化管理的難題

系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。

8幾點建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。

8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。

8．2加強歸檔接口完善工作

加強檔案系統(tǒng)與186業(yè)務應用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務應用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強相關管理制度建設

從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設。

8．4加強有關人員的培訓力度

從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。

8．5加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理

還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

8．6加強館藏歷史檔案的數(shù)字化進程

有計劃、有步驟進行歷史檔案數(shù)字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務作用。

篇6

從“文件、檔案一體化管理”到“文件、檔案全程管理”

早在20世紀80年代，文件、檔案一體化管理成為一個熱點問題，我國檔案界對其理論必要性和實踐模式都展開了研究。基于我國對文件和檔案概念的特定理解，文件歸檔后進入檔案室就被冠以“檔案”的稱謂，因而我國大多把文件、檔案一體化管理理解為機關內文書與檔案工作的一體化，實現(xiàn)方式也主要局限在機關內部。筆者認為這種理解建立在狹義文件觀之上，只看到了機關內文書工作與檔案室工作的聯(lián)系，卻沒有從整體上把握機關文書工作、檔案室工作與檔案館工作的有機聯(lián)系，不夠全面和科學。2002年，筆者依據(jù)國內外對文件、檔案一體化管理的已有認識，以廣義文件觀為基礎，提出“文件、檔案一體化管理”的科學含義是一以文件生命周期理論為指導，借助計算機及網(wǎng)絡技術，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機關現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。

時至今日，國內外文件、檔案管理的實踐發(fā)展更加深入，電子文件大量產(chǎn)生和應用豐富了理論研究的內容，也推動了檔案學理論的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、檔案管理實踐之中，發(fā)展成為檔案學理論的新內容。本著與時俱進的指導思想，筆者認為在概念提法上適宜將“文件、檔案一體化管理”轉變?yōu)椤拔募?、檔案全程管理”。這種提法并非追求名稱上的時髦，而是更能準確、全面地表達文件、檔案一體化管理的科學含義，也能更好地適應電子文件管理的現(xiàn)實狀況和需求。

2008年7月，筆者赴馬來西亞參加了主題為“檔案、治理與發(fā)展：繪制未來社會的藍圖”的第16屆國際檔案大會。根據(jù)筆者理解，大會展示了21世紀全球檔案專業(yè)發(fā)展的新思維――平面延伸與立體交融的兼顧統(tǒng)一。因為“檔案、治理與發(fā)展”分別與“專業(yè)、行政與社會”相對應，表明檔案專業(yè)觸及范圍已經(jīng)平面延伸，拓展空間面臨立體交融。一方面，信息時代檔案實踐領域明顯跨越了檔案館室的界限，向前延伸到文件生成和管理階段。電子文件的產(chǎn)生和應用更加凸顯了延伸的必要性。目前，檔案專業(yè)觸及范圍向文件管理的平面延伸已沒有疑義，并得到國際檔案界的大力提倡。另一方面，文件和檔案作為社會活動的產(chǎn)物，既是行政管理的工具，又是歷史文化傳承的手段。當前，社會、政治、經(jīng)濟、科技、文化的迅捷發(fā)展為檔案專業(yè)提供了更廣闊的拓展空間，也制造了更復雜的生存環(huán)境。檔案專業(yè)在機遇與挑戰(zhàn)并存的社會環(huán)境中正在或需要拓展，向行政、業(yè)務領域拓展是其中之一，向社會服務拓展也是其中之一。這些拓展都是相對復雜的立體交融，表現(xiàn)出“你中有我、我中有你”的錯綜聯(lián)系。筆者之所以論及1 6大的主題特點，目的是簡單介紹當前國際檔案界的最新態(tài)勢，表明文件、檔案全程管理已經(jīng)成為國際檔案界普遍接受的理念或理論觀點。這也正是筆者提出用“文件、檔案全程管理”代替“文件、檔案一體化管理”提法的理由之一。

文件、檔案全程管理的理論依據(jù)

在探討文件、檔案全程管理的理論依據(jù)之前，筆者認為有必要揭示其基本含義?；谖覈鴮ξ募n案概念的現(xiàn)實理解，文件多指現(xiàn)行文件，檔案則包含室藏檔案和館藏檔案。文件、檔案全程管理的含義簡單說來就是對現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個過程的全面控制和科學管理。全程管理與傳統(tǒng)一體化管理的最大不同，就在于涉及范圍更加廣泛。過去，我國普遍將歸檔視為文書工作與檔案工作的界限，因此傳統(tǒng)一體化管理往往是指機關內部文書處理與檔案室工作的結合，很少涉及檔案館的參與。文件、檔案全程管理則要求在文件從產(chǎn)生到進館的運動過程中，既加強機關內部文書工作與檔案室工作的一體化，也注重檔案室與檔案館的業(yè)務銜接，使現(xiàn)行文件到館藏檔案的全過程都得到有效控制。換言之，全程管理包括機關文書處理、檔案室工作和檔案館工作的有機銜接和結合。

筆者認為，文件、檔案全程管理的理論依據(jù)是檔案學的一大支柱理論一文件生命周期理論。乍聽之下，似乎有些老調重彈。但深入推敲，文件生命周期理論因為是對文件、檔案客觀運動過程和規(guī)律的科學歸納，其基本內容經(jīng)歷時代的變化和挑戰(zhàn)依然具有生命力。我國檔案界對文件生命周期理論較為熟悉，研究評價也頗多。筆者無意泛泛介紹該理論的內容，只是在簡要歸納其基本點和應用價值的基礎上，重點分析它對文件、檔案全程管理的理論支撐。

筆者對文件生命周期理論做過系統(tǒng)研究，將其基本內容歸納為三點一一文件從形成到銷毀或永久保存是一個整體運動過程；文件的整體運動過程由于文件價值形態(tài)的變化可劃分為若干階段一不同階段的文件與服務對象、保存場所和管理方式之間存在內在的對應關系④。需要指明的是，文件生命周期理論的立足基點“文件”是個廣義概念，是現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案的總稱。對應我國的現(xiàn)實情況。文件生命周期理論的基本內容是，從現(xiàn)行文件生成到最終進館是一個整體運動過程，這一過程因為文件價值形態(tài)的規(guī)律性變化可分為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案若干階段，它們具有不同特點，各有特定的服務對象、保存場所和管理方式。

筆者曾將文件生命周期理論的理論意義和實踐價值歸結為三點――為文件的全過程管理奠定理論基礎。為文件的分階段管理提供實踐指導原則，為實現(xiàn)文檔一體化管理并對文件進行前端控制提供了理論依據(jù)。盡管文件生命周期理論源起西方，但它是對文件運動過程和規(guī)律的客觀揭示和科學抽象。其基本內容具有普適性。結合我國的現(xiàn)實，文件生命周期理論為從現(xiàn)行文件到檔案的全程控制提供了科學的指導思想，也為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案的針對性管理奠定了科學基礎，還為檔案館室人員參與文書工作提供了科學依據(jù)。

文件生命周期理論是文件、檔案全程管理的理論基礎。從現(xiàn)行文件產(chǎn)生到轉化為室藏檔案、館藏檔案是一個連續(xù)發(fā)展的完整運動過程，這一整體過程盡管因文件價值形態(tài)的變化表現(xiàn)出明顯的階段性特征，但各階段之間緊密聯(lián)系。我們必須尊重這種內在聯(lián)系，對文件、檔案的完整運動過程實施全面管理和宏觀監(jiān)控，這樣才能使現(xiàn)行文件、室藏檔案，館藏檔案都得到有效控制。

文件生命周期理論還是檔案館室對

現(xiàn)行文件進行前端控制的理論依據(jù)。文件生命周期理論表明，從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案是一個連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運動過程。它要求必須把從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的管理看成是一個系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來控制各有特點卻始終相互關聯(lián)和前后銜接的整體過程。換言之，不能再將現(xiàn)行文件管理與室藏，館藏檔案管理視為各自獨立、互不關聯(lián)的系統(tǒng)，應當使它們從行政體制、組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)真正的交融和統(tǒng)一。只有這樣，才能有效實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的全程管理。文件生命周期理論還表明，現(xiàn)行文件的管理質量直接決定著室藏、館藏檔案管理的成敗。它要求檔案館室及其人員必須積極進行現(xiàn)行文件的前端控制。從而確保室藏、館藏檔案的管理質量，避免重復勞動。前端控制思想對于當前的電子文件管理具有特別重要的意義，它不僅是確保電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略，也是電子文件管理系統(tǒng)優(yōu)化管理功能、提高管理效率的有效措施。

文件，檔案全程管理的國外經(jīng)驗

文件、檔案全程管理并非停留在理論層面的概念或設想，而是已經(jīng)付諸實踐。不同國家都立足國情，實施富有本國特色的文件、檔案全程管理。應當說，歐美發(fā)達國家積累了文件、檔案全程管理的一定經(jīng)驗，可供我國借鑒。限于篇幅，筆者擬選擇最富典型性的美國，在分析其文件、檔案全程管理歷史溯源的基礎上，重點介紹其文件、檔案全程管理的領導體制和組織機構的特點和經(jīng)驗，供國內同行參考和思考。

需要指明的是，美國對文件、檔案概念的理解與我國不盡相同。文件通常在進館后才被冠以“檔案”的稱謂，因此其文件、檔案全程管理指的是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和館藏檔案的全面控制和管理。在美國。半現(xiàn)行文件通常在文件中心里保管，從文件運動階段來看，它與我國的室藏檔案大致相同。

美國是世界上開創(chuàng)文件、檔案全程管理的國家，因為它最早萌生了文件管理思想，使之上升為一種專門管理活動，并成為檔案實踐和檔案學研究的組成部分。美國之所以出現(xiàn)文件管理，主要是迫于文件數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)實。1934年成立的國家檔案館一開始就面臨文件數(shù)量劇增的巨大壓力，幾乎達到難以承受的地步。這迫使美國檔案界思考緩解檔案館壓力的措施，由此萌發(fā)了文件管理思想。即要求對館藏檔案的源頭――機關產(chǎn)生的現(xiàn)行文件進行有效管理和控制。1941年，國家檔案館率先設立“文件管理項目”，用以監(jiān)督指導各政府機關現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。1946年，聯(lián)邦政府頒布9784號行政命令規(guī)定所有政府機關必須實施文件管理項目，由國家檔案館行使指導文件管理的職權。到1950年，文件管理由于《聯(lián)邦文件管理法》的頒布而成為具有法律保障的專門管理活動。從此，美國開啟了文件、檔案全程管理的新紀元。

篇7

1.建設項目工程檔案管理制度不健全高速公路建設項目的工程檔案管理，需要建設單位、施工單位和監(jiān)理單位等多個單位全面進行，由于對工程檔案管理工作的不重視，相關的管理制度建設也就不完善，無法指導和約束工程檔案管理工作的進行。尤其在一些高速公路建設項目的招投標和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責任制；施工單位或者監(jiān)理單位甚至只是用兼職人員來進行工程檔案的管理，沒有完善的制度進行指導和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實際的工作中出現(xiàn)無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。2.檔案管理人員專業(yè)水平低、隊伍不穩(wěn)定高速公路建設項目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關知識，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設的相關技術，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設項目的檔案管理，需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，但當前高速公路建設項目的工程檔案管理人員的素質較差，缺乏專業(yè)的知識且責任心不強，對于高速公路建設中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，大多由兼職人員組成，且常會出現(xiàn)輪崗現(xiàn)象，導致工程檔案管理工作的混亂。3.工程檔案的填寫不規(guī)范工程檔案對于表格填寫時應遵守的規(guī)范，并沒有嚴格的要求，這就導致在實際的工作中常會出現(xiàn)建設項目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現(xiàn)工程檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。工程檔案表格填寫不統(tǒng)一，一方面不利于工程質量的評價，沒有同一的評價標準；一方面不利于對檔案進行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。4.工程檔案管理信息化建設落后利用計算機技術進行檔案的管理，是現(xiàn)代工程檔案的發(fā)展趨勢，當前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質的檔案為主，信息化建設水平低，限制了工程檔案管理工作的發(fā)展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會出現(xiàn)因為人為錯誤等造成的填寫不規(guī)范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠沒有信息化檔案管理的優(yōu)勢。

加強高速公路建設項目工程檔案管理工作的建議

1.建立健全工程檔案管理制度實行工程檔案管理責任制，明確各部門和各領導工程檔案管理的職責分工，在檔案管理工作的檔案形成、收集、管理和保存等各個環(huán)節(jié)落實崗位責任制。建設以設計、施工和監(jiān)理等單位檔案管理人員為主的管理隊伍，保證高速公路建設項目各個環(huán)節(jié)工程檔案管理工作的順利進行。在項目建設的過程中，應根據(jù)實際的施工情況，和各個單位之間的相互統(tǒng)籌，規(guī)范檔案管理的文件格式、歸檔和保存制度等，以保證工程檔案的完整、準確和可靠性。2.加強培訓，提高檔案管理人員專業(yè)水平檔案管理專業(yè)人員時進行高速公路建設項目工程檔案管理的基礎，針對當前專業(yè)隊伍建設不足的問題，要加強培訓和專業(yè)人才的引進。一方面加強對現(xiàn)有人員的培訓，通過在職學習等多種途徑提高他們檔案管理的專業(yè)知識；另一方面加強對專業(yè)人才的引進，為高速工程檔案管理工作引進社會上的專業(yè)人才提供政策和經(jīng)濟支持。對于現(xiàn)有人員的培訓，首先要提高其思想覺悟和職業(yè)道德，然后是提高其檔案管理，工程技術等方面的專業(yè)知識，提高其工作的效率和效果。3.加強工程檔案管理信息化建設隨著信息技術的發(fā)展，我國在檔案管理方面的教育，培養(yǎng)了一批專業(yè)的信息化檔案管理人才和技術，可以有效的提高高速公路工程檔案管理的效率。高速公路企業(yè)在檔案管理的信息化建設方面普遍落后，難以滿足日益發(fā)展的高速公路建設工程檔案管理的需要，需要逐步的引入信息化的技術和人才，利用信息化技術解決工程檔案管理中存在的填寫不規(guī)范、效率低、保存編目困難等實際問題，有效的提高高速公路建設工程檔案管理的水平。

篇8

在城建檔案管理工作中，已經(jīng)較早地開始應用計算機技術，并取得了一定的成績。信息化在城建檔案管理中具有很大的優(yōu)越性。

1．信息化在城建檔案收集、儲存以及保護檢索等環(huán)節(jié)的應用。

計算機技術可以有效收集管理城建檔案，借助于掃描或者手工錄入等方式，用計算機可以識別和處理的信息來替代傳統(tǒng)的城建檔案信息，生成一些圖像和圖形等電子檔案。將計算機自動檢索和編目的功能利用起來，能更快捷地查閱城建檔案。城建檔案的信息化，在儲存和保護方面也可以發(fā)揮較大的作用，應用一系列多媒體技術，如掃描、攝像等，在計算機中壓縮輸入檔案信息，并且存儲于光盤中，這樣既節(jié)省空間又方便保存。

2．實現(xiàn)了城建檔案信息的系統(tǒng)化管理。

我們組合了多臺計算機，形成一個系統(tǒng)，就會有更加強大的功能，計算機系統(tǒng)可以有效管理城建檔案館接收到的檔案信息，借助于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，接收登記、登錄分類賬和總目就可以有效完成。因為在文字、聲音和圖像等信息處理中，計算機具有一系列的優(yōu)勢，可以利用計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案管理的自動化檢索、入庫排架等諸多環(huán)節(jié)。同時，計算機系統(tǒng)多層次、多角度綜合分析的運用，將收集到的大量原始數(shù)據(jù)，更好地服務于利用者，提高工作效率。

二、強化城建檔案信息化建設的一些措施

1．強化工作人員的信息化管理理念。

采取一系列的方法和措施，大力宣傳相關的法律法規(guī)，對其城建檔案信息化管理意識進行強化。意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著諸多的漏洞和不足，應用計算機技術，可以有效解決這些問題，能大大地提高工作效率和工作質量。

2．建設標準規(guī)范。

只有對相應的管理機制和管理標準進行構建和完善，才能更好地開展城建檔案信息化管理工作。因此，要結合具體情況，綜合分析，科學制定和落實各項工作規(guī)范標準，能夠依據(jù)標準來更好地分工協(xié)作和技術應用。聯(lián)系起城建檔案管理的各項工作，提升城建檔案管理的綜合效益。規(guī)范建設包括多方面的內容，如技術標準、統(tǒng)計標準等。

3．基礎設施的建設。

在城建檔案信息化建設中，需要借助于相關的基礎設施來完成，包括網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)字化設備。通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設，可以共享城建檔案信息資源，交換相應的信息。而城建檔案的數(shù)字化設備則包括數(shù)碼相機、掃描儀和打印機等，通過利用這些設備，就可以一體化管理城建檔案。

4．建設城建檔案信息資源。

將一系列先進的信息技術應用于工作實際，可以有效實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡一體化管理。借助于網(wǎng)絡，可以完成城建檔案資源的數(shù)字化。對于城建檔案的管理人員來講，需要嚴格監(jiān)督文件的歸檔和鑒定，避免歸檔不及時或者不規(guī)范等問題出現(xiàn)。城建檔案信息化建設，是一項長期性的工程，而最為基礎的工作就是建設城建檔案信息資源，它是城建檔案信息化建設的基礎。因此，就需要構建統(tǒng)一標準，有效實現(xiàn)資源共享，保證利用者對城建檔案信息資源的利用。

5．建設應用系統(tǒng)。

應用系統(tǒng)的建設，如城建檔案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建檔案信息的過程中，需要設計諸多的程序，如報表處理、事務處理、數(shù)據(jù)查詢等。這些城建檔案信息的安全性需要得到保證，包括身份安全、利用和儲存安全等方面，這樣方可更好地進行城建檔案信息化建設。在身份安全方面，為了強化城建檔案的安全性和保密性，可以將動態(tài)口令和身份認證等一系列的形式應用過來。在利用安全方面，可以將防火墻技術和物理隔斷技術應用過來。在存儲安全方面，則需要在專用服務器上存儲城建檔案信息，并且專用服務器可以自動備份，每隔一段時期，還需要專門的刻錄備份處理。

6．建設一支優(yōu)秀的人才隊伍。

篇9

一、考務檔案的作用

1．考務檔案是職業(yè)技能鑒定行政管理和業(yè)務工作的查考憑據(jù)?？紕諜n案是由考核鑒定機構和勞動者在考核鑒定過程中形成的文件材料轉化而來，是考核鑒定機構公務活動的記錄，反映了考核鑒定機構組織和勞動者參與社會活動的完整情況。它是考核鑒定機構工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務和履行職能的手段，要熟悉考核鑒定工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案。

2．考務檔案是職業(yè)技能鑒定考核鑒定活動的參考依據(jù)。考務檔案來源于考核鑒定活動，記錄了考核鑒定機構和人員在考核鑒定活動過程中工作歷史資料和積累下來的寶貴經(jīng)驗，可以為培養(yǎng)人才、評價人才、使用人才提供重要依據(jù)，為社會建設提供重要的依據(jù)和參考資料。

二、新形式下考務檔案管理的現(xiàn)代化趨向

1．考務檔案管理將實現(xiàn)無紙化。隨著計算機技術的普及和網(wǎng)絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實。通過網(wǎng)上收發(fā)、網(wǎng)上傳輸，既簡化了收發(fā)過程中的手續(xù)，又使傳遞更加安全、快捷。無紙化考務檔案管理從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。

2．考務檔案管理將實現(xiàn)縮微化。縮微攝影技術把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像通過數(shù)碼相機和光磁轉換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，轉變成以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，從根本上解決紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服檔案管理過程中的諸多矛盾。

3．考務檔案管理將實現(xiàn)網(wǎng)絡化。當今社會是一個信息社會，計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，信息空間越來越大，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。網(wǎng)絡傳輸作為一種信息傳播方式具有傳播速度快、傳播范圍廣、傳播不走樣、傳播成本低等特點，考務檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展，這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。

三、考務檔案管理的創(chuàng)新服務

1．建立網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。職業(yè)技能鑒定考核鑒定機構可充分利用政府網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)考務信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)考務信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，考務檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，考務檔案管理工作自動化，考務檔案信息管理法制化。加強宣傳，對本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．電子文件的自動上傳收集。改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并建檔歸檔。

篇10

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀80年代以來，國家有關部門相繼了一些科研項目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強的概括性和普適性。隨著科研項目種類的增加，項目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項目檔案工作的實際需要。歸檔范圍方面，科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項目文件材料收集的基礎性依據(jù)，但隨著科研項目研究內容的豐富和國家對科研工作管理要求的提高，它對各類項目檔案收集工作的指導作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項目缺乏固定的編號原則，往往是驗收前由項目主管部門或承擔單位確定臨時編號，項目驗收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗收要求方面，雖然科學技術檔案工作條例》(1980年)和科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應對科研項目檔案進行驗收，但各類科研項目的主管部門并未以制度形式對檔案驗收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對薄弱

《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務下達、進度檢查、驗收鑒定、報獎考核各階段的“四同步”管理，是科研項目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災科研項目檔案管理實踐中，往往無法做到前兩個“同步”，即“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗收鑒定”階段進行。究其原因，一是檔案部門不掌握項目報批、啟動、執(zhí)行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理；二是項目主管部門下達項目任務與年度或中期檢查通知時，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進度檢查要求，課題組人員未對檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進行保存和積累。而基于防震減災科研項目的特點，項目執(zhí)行中形成較多的試驗數(shù)據(jù)、野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質文件對應的電子文檔，造成項目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔?？蒲许椖繖n案不齊全，整理不規(guī)范，導致查詢不方便，利用價值降低。

4．檔案工作隊伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓

課題組人員與檔案部門人員作為科研項目檔案管理工作隊伍的重要組成部分，都應熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項目檔案管理實踐中，一些單位科研檔案人員流動性較大，年齡結構偏大，人員經(jīng)驗不足。而課題負責人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動性大，易導致項目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項目檔案人員相比，科研項目檔案人員的學習途徑和培訓機會較少，業(yè)務能力無法得到有效提高。

提高防震減災科研項目檔案管理水平對策分析

1．加強科研項目檔案管理制度體系建設

中國地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應制定統(tǒng)一的科研項目檔案管理辦法，對系統(tǒng)各單位的科研項目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應聯(lián)合各類科研項目的主管業(yè)務司室，針對各類項目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項目，項目承擔單位的檔案部門也應根據(jù)項目實際情況制定本項目的檔案管理實施細則。各層面的檔案管理制度應根據(jù)其規(guī)范對象的特點，重點明確以下內容：一是檔案管理各主體的職責。主要包括中國地震局檔案部門和科技管理部門的職責，項目承擔單位和項目協(xié)作單位的職責，各單位檔案部門、課題負責人和檔案兼職人員的職責。二是文件材料收集范圍。以科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎，一方面可根據(jù)防震減災科研項目實際情況，增加具有行業(yè)、學科特色的內容，如野外照片、測量資料、觀測數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應根據(jù)國家對科研、采購、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項目所涵蓋工作內容的增加，補充反映相關工作過程的文件材料。三是檔案編號原則?？蔀榉勒饻p災各類科研項目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號原則，如采取“項目類別號一項目代號(一承擔或協(xié)作單位代號)一案卷流水號”的編號原則；或根據(jù)各類項目主管部門的要求分別為各類項目制定編號原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應將這些規(guī)范中對各環(huán)節(jié)工作的要求進行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內容。五是檔案驗收要求。檔案驗收的條件、驗收要求、工作報告和自查報告的格式和內容等應予以統(tǒng)一。檔案驗收的組織主體和形式可根據(jù)各類項目主管部門的要求分別進行規(guī)范。

2．加強科研項目檔案全過程管理

任務下達階段，項目主管部門應在下達項目任務的同時，提出檔案收集和歸檔的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應及時了解項目下達情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎，結合項目任務書，向課題組提出應收集文件材料清單，并對課題組兼職檔案人員進行檔案工作培訓。進度檢查階段，項目主管部門應在下達年度或中期檢查通知的同時，提出對檔案收集整理情況進行檢查的要求；項目承擔或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應根據(jù)項目執(zhí)行進度，對照檢查檔案收集整理工作進度，對文件材料收集不齊全、不及時的，應督促課題組進行補充，對分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應給予指導并協(xié)助整改。．驗收鑒定階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應對項目檔案進行形式審查，并68I衛(wèi)國檔寨2014．7協(xié)助課題負責人完成檔案工作報告。項目承擔單位檔案部門應對協(xié)作單位(子課題)檔案進行檢查驗收。在項目通過鑒定驗收后，檔案部門還應繼續(xù)督促課題負責人提交驗收報告、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應用等方面的后續(xù)文件材料，補充完善項目檔案。報獎考核階段，項目承擔或協(xié)作單位檔案部門應根據(jù)有關部門的需求如實出具歸檔情況證明材料，有關部門應切實將其作為科技報獎、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應根據(jù)科研項目檔案的特點對電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進行細化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺建設。在電子文件檔案齊全、完整的基礎上，由中國地震局檔案部門組織建立科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，整合系統(tǒng)內科研項目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項目檔案的歸檔和查詢管理，同時按一定權限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強檔案管理網(wǎng)絡和檔案工作隊伍建設