導(dǎo)語：電子文件單套制管理模式分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)飛速發(fā)展。電子文件數(shù)量指數(shù)級增長，電子文件管理模式成為檔案界近年來持續(xù)關(guān)注的問題。對電子文件單套制管理模式的優(yōu)勢進(jìn)行闡述，對單套制推行過程中面臨的問題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字轉(zhuǎn)型；電子文件；單套制；雙套制

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)日益成熟，信息化發(fā)展取得了歷史性成就，對各行各業(yè)發(fā)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響?；A(chǔ)設(shè)施、新動能產(chǎn)業(yè)和生態(tài)平臺之間的互動融合，迸發(fā)出了以“萬物感知、萬物互聯(lián)、萬物智能”為特征的數(shù)字轉(zhuǎn)型時代。物理世界與數(shù)字世界深度融合，政務(wù)、公安、醫(yī)療、教育、物聯(lián)、消防等實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通。放眼檔案界，原生電子文件數(shù)量陡增，面對數(shù)字轉(zhuǎn)型時代提供的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，電子文件雙套制向單套制管理模式的轉(zhuǎn)變勢在必行。

一、電子文件雙套制與單套制管理模式的定義

2002年國家發(fā)布《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），明確指出“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品?！彪娮游募p套制管理模式自此開啟，運(yùn)行已近二十年。與之對應(yīng)的則是電子文件單套制管理模式，即由電子設(shè)備生成的電子文件僅以電子方式進(jìn)行歸檔、管理、利用與保存，不再生成和保存紙質(zhì)檔案的管理方式[1]。

二、電子文件單套制管理的必要性

1.單套制有利于提升信息化效能，降低成本。傳統(tǒng)的電子文件雙套制管理模式歸檔時需制作紙質(zhì)文件或縮微膠片副本。紙質(zhì)副本制作過程中需使用大量的紙張及耗材，若用到非線性編輯系統(tǒng)轉(zhuǎn)換設(shè)備則耗費(fèi)更大。而電子文件單套制管理模式無需紙質(zhì)副本，可減少對木材的需求，低碳環(huán)保，有利于節(jié)約型社會建設(shè)。單套制管理模式集中力量保存電子文件即可，而雙套制管理模式既要保管電子文件，又要保管其副本。副本的保管遵照傳統(tǒng)檔案保管模式，需配備專業(yè)人員進(jìn)行收集、分類、整理、編目、裝盒、排架、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作，占用檔案庫房大量空間，要做好庫房的溫濕度控制及防磁、防光、防蟲等各項(xiàng)防護(hù)措施。雙套制管理模式在何時制作副本并無明確規(guī)定，若歸檔的電子文件存在初稿、修改稿、終稿等多個版本，“硬拷貝”時容易造成版本的混亂，加重檔案利用時版本匹配比對的工作量，降低工作效率。綜上，與僅保管電子文件的單套制相比，雙套制管理模式無疑造成了人員、資源的浪費(fèi)，降低了信息化效能。2.單套制有利于保持電子文件原生性。進(jìn)入無紙化辦公時代，原生電子文件數(shù)量呈指數(shù)級增長。隨著各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，單套制管理模式下的原生電子文件在符合歸檔要求的情況下可直接被檔案管理系統(tǒng)獲取，經(jīng)檔案管理人員審核后實(shí)時歸檔。電子文件的內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)等三要素在全程流轉(zhuǎn)的背景中得以完整，可靠性真實(shí)性得以保證。雙套制管理模式每份歸檔的文件都需以電子文件及副本兩種形式保存。電子文件類型多樣，既有Word、Excel等簡單文件，還有多媒體文件、多圖層文件、數(shù)據(jù)庫文件、巨幅圖表等文件。對于復(fù)雜程度較高的電子文件，紙質(zhì)載體無法同等打印呈現(xiàn)，“硬拷貝”方式將損害電子文件的完整性。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。檔案越接近形成時的原始狀態(tài)，越能保證其原始記錄性[2]。無論在哪個節(jié)點(diǎn)制作副本，載體的轉(zhuǎn)換與變更必會影響檔案的原始性，造成元數(shù)據(jù)的損失。元數(shù)據(jù)是描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件格式、編排結(jié)構(gòu)、字符集等數(shù)據(jù)，跨機(jī)構(gòu)支持著電子文件的創(chuàng)建、管理和利用[3]。例如，文件格式、責(zé)任人、流程審批記錄等電子文件元數(shù)據(jù)在紙質(zhì)副本中無法輸出，與歸檔要求的齊全性完整性相悖。雙套制亦會造成元數(shù)據(jù)分布于不同的副本中，降低了電子文件的自說明能力[4]。3.電子文件的憑證作用有法可依。2015年上海自貿(mào)區(qū)開展了電子文件單套制管理模式探索、推廣實(shí)施。2018年12月國家檔案局第14號令《國家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》第七條規(guī)定：符合國家有關(guān)規(guī)定的電子公文可僅以電子形式歸檔。2019年4月李克強(qiáng)總理簽署國務(wù)院716號令《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條提出：政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2020年6月20日《中華人民共和國檔案法》經(jīng)第13屆全國人大常委會第19次會議修訂公布，第三十七條規(guī)定：電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。由此可見，電子文件的法律地位已得到保證，實(shí)行電子文件單套制模式是時代發(fā)展的必然。

三、推行電子文件單套制面臨的主要問題

數(shù)字化時代到來，數(shù)字技術(shù)瞬息萬變，數(shù)字化形態(tài)轉(zhuǎn)型倒逼電子文件管理模式由雙套制向單套制變革，然電子文件單套制管理模式的推行并不是一帆風(fēng)順的，問題挑戰(zhàn)與優(yōu)勢同在。1.檔案工作者的思想觀念及業(yè)務(wù)水平有待提升。因紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性、安全性和無可替代的憑證性，檔案工作者及利用者更加信賴紙質(zhì)檔案。長期以來，檔案工作者習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收整及利用方式和流程，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。相比電子檔案，他們更樂于回歸熟悉的環(huán)境，收集管理紙質(zhì)檔案。另外，檔案管理者專業(yè)技能參差不齊，對電子檔案的管理技能及經(jīng)驗(yàn)不足，影響了電子文件單套制管理模式的推行進(jìn)度。2.電子文件的可信度問題。真實(shí)性、完整性、可用性和安全性是電子檔案的重要屬性，在電子檔案的全生命周期過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用。電子檔案不具個人筆跡和書寫痕跡的特征，沒有紙質(zhì)文件的特性[5]，載體識別無法發(fā)揮作用，且易受病毒攻擊、易被篡改、存儲載體不穩(wěn)定等因素，導(dǎo)致“四性”無法保證。在電子文件的歸檔、移交、接收、保存及利用等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行“四性”檢測是保障電子文件可信性的重要手段。解決電子文件的易篡改性和對載體的依賴性，提升電子檔案的信任度，是迫切需要解決的問題。3.電子文件關(guān)鍵性管理規(guī)則有待健全。我國先后已經(jīng)出臺了多項(xiàng)法律法規(guī)，保障了可信電子文件的法律憑證地位。但就具體操作而言，仍存在若干問題，比如：各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法做到無縫對接，歸檔電子文件無法實(shí)時獲取、實(shí)時歸檔；業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的電子文件無法提供利用；電子文件長期保管機(jī)制缺乏科學(xué)規(guī)劃和策略等。

四、推行電子文件單套制管理模式的幾點(diǎn)建議

1.檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，提升業(yè)務(wù)技能。推行電子文件單套制，首先要組建一支思想觀念先進(jìn)、技能強(qiáng)的高素質(zhì)復(fù)合型人才隊(duì)伍。從業(yè)人員要認(rèn)識到電子文件單套制的重要性與必要性，強(qiáng)化責(zé)任意識、大局意識，掌握電子文件單套制管理的相關(guān)法規(guī)與規(guī)范，增強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識及相關(guān)信息技術(shù)的主觀能動性。檔案部門應(yīng)加大專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，通過“引進(jìn)來，走出去”———參與專題培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流等形式，吸收借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，促使從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)不斷提升，為電子文件單套制的推行配備專業(yè)人才。2.依托信息技術(shù)提升電子文件的可信度。2018年4月，國家檔案局正式發(fā)布的《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018），為開展電子檔案“四性”檢測提供了技術(shù)規(guī)范和技術(shù)指導(dǎo)。當(dāng)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展也為保障電子數(shù)據(jù)的“四性”提供了有效的技術(shù)支撐。數(shù)字摘要技術(shù)是保障電子檔案“四性”的重要手段。數(shù)字摘要技術(shù)是運(yùn)用哈希函數(shù)，將歸檔電子文件運(yùn)算得出一串固定長度128位的密文，簡稱哈希值，又稱“數(shù)字指紋”，即哈希值＝H（電子文件）。不同文件算出的哈希值相等的概率幾乎為零，且哈希算法具有單向性，不可逆，無法根據(jù)哈希值倒推出原文件內(nèi)容。歸檔時，將每份文件的哈希值上傳時間戳服務(wù)中心并加蓋電子簽章，或上傳區(qū)塊鏈進(jìn)行固化加密。采用數(shù)字摘要比對方式對歸檔信息包的一致性進(jìn)行檢測，可確保電子文件的齊全性及完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)的主要特點(diǎn)是去中心化、共識機(jī)制、加密算法[6]。采用分布式賬本，多點(diǎn)記賬，點(diǎn)對點(diǎn)傳輸，集體維護(hù)，公開透明。任一點(diǎn)想修改數(shù)據(jù)必須征得大多數(shù)網(wǎng)點(diǎn)認(rèn)可，且修改全程留痕可追溯。區(qū)塊鏈的非對稱加密算法使得只有在獲得授權(quán)的情況下才能訪問高度加密的數(shù)據(jù)，限制了數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，有效保障了數(shù)據(jù)安全。將區(qū)塊鏈技術(shù)運(yùn)用于電子文件管理中，進(jìn)行多點(diǎn)實(shí)時監(jiān)控，可筑起防數(shù)據(jù)篡改的堅(jiān)固城墻，奠定堅(jiān)實(shí)的“信任”基礎(chǔ)，有效保障電子文件“四性”。應(yīng)建設(shè)數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)，規(guī)避災(zāi)難性事件的影響?？紤]到數(shù)據(jù)丟失和受損后修復(fù)問題，運(yùn)用云存儲技術(shù)，保持必要的冗余度，對電子數(shù)據(jù)多重備份。ErasureCode是磁盤陣列的通式，作為有效提升存儲效率、安全性和便捷性的新興存儲技術(shù)，可動態(tài)分布和智能容錯，在多個盤失效的情況下仍能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。利用基于ErasureCode的云存儲技術(shù)，可解決檔案數(shù)據(jù)全網(wǎng)絡(luò)分布式存儲和擴(kuò)散的問題[7]。此外，數(shù)字水印技術(shù)作為一種信息隱藏技術(shù)，將數(shù)字水印嵌入電子文件，在不影響電子文件使用價值且不易被人覺察的情況下，可通過隱藏信息判斷文件是否被篡改。綜上，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為保障電子文件“四性”提供了穩(wěn)固的可靠性。3.做好頂層設(shè)計(jì)，規(guī)范電子文件管理體系及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。推行電子文件單套制管理模式，應(yīng)注重頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，出臺相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的歸檔范圍要求、元數(shù)據(jù)方案、格式、存儲載體等詳細(xì)內(nèi)容，制定統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。根據(jù)歸檔部門特點(diǎn)，將檔案管理系統(tǒng)對接標(biāo)準(zhǔn)要求融入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)方案中[8]，做到業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)緊密結(jié)合，同步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)電子文件統(tǒng)一規(guī)范化管理。檔案部門應(yīng)將電子文件的管控延伸到業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程前端，即電子文件生成端，做好前端管控、過程監(jiān)督、歸檔銜接、數(shù)據(jù)維護(hù)、技術(shù)支持等工作。建立健全電子檔案安全管理機(jī)制，做好數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)遷移、文件格式管控等，杜絕電子文件損失帶來的社會記憶缺失風(fēng)險。在有條件的情況下，建議部署電子文件管理和長期保存系統(tǒng)，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)及電子檔案長期保存系統(tǒng)間的信息通路，實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、流轉(zhuǎn)、維護(hù)、分類、鑒定、保存等的全過程一體化監(jiān)管,確保電子文件證據(jù)價值的發(fā)揮及對業(yè)務(wù)的持續(xù)支撐作用。

參考文獻(xiàn)

[1]曾洪周.電子文件單套制管理的思考[J].黑龍江檔案，20121（2）：18-19.

[2]蘇煥寧.原則與例外:電子文件歸檔的單套制與雙套制選擇[J].山西檔案，2019（6）.

[3]黃琳.單套制電子文件管理模式的辨析與思考[J].檔案與建設(shè)，2021（11）：24-28.

[4]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學(xué)研究,2019（1）：88-94.

[5]陳默.淺談檔案“雙軌雙套制”[J].天津科技，2018（2）.

[6]聶云霞，肖坤，何金梅.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的可信電子文件長期保存策略探析[J].山西檔案，2019（4）.

[7]丁家友.大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)保全探析[J].檔案學(xué)通訊,2019（1）：36-41.

[8]魏自鵬，李明.高校云計(jì)算平臺中電子文件管理的原則與方法[J].蘭臺世界，2020（7）：4.

作者：高珊