導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文件管理系統(tǒng)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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>> 基于JSP的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 文件加密系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)課程制作與管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 面向制造現(xiàn)場的工藝文件管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn) 淺談電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)費用報銷管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 基于SNMP的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn) 淺談基于SNMP網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 淺析網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控安全管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)上車輛網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)分析 網(wǎng)絡(luò)指紋考勤管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 基于Android的網(wǎng)絡(luò)問政管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn) 網(wǎng)絡(luò)在線車輛使用管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 高校教材網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 基于SNMP網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 基于Android的文件加密系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) Windows　Mobile文件監(jiān)控系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：lControls;

public partial class AdminManage_Login : System.Web.UI.Page

{CommonClass CC = new CommonClass();

protected void Page_Load(object sender, EventArgs e)

{if (!IsPostBack)

{//產(chǎn)生驗證碼

this.labCode.Text =CC.RandomNum(4); }}

protected void btnLogin_Click(object sender, EventArgs e)

{ if (txtAdminName.Text.Trim() == "" || txtAdminPwd.Text.Trim() == "")

{ Response.Write(CC.MessageBox("登錄名和密碼不能為空！", "Login.aspx"));}

else

{ //判斷用戶輸入的驗證碼是否正確

if (txtAdminCode.Text.Trim() == labCode.Text.Trim())

{//調(diào)用CommonClass類中的checkLogin方法，判斷用戶是否為合法用戶

int IntUserIn = CC.checkLogin(txtAdminName.Text.Trim(), txtAdminPwd.Text.Trim());

if (IntUserIn > 0)

{ //該用戶為合法用戶，跳轉(zhuǎn)到后臺首頁（AdminIndex.aspx）中

Response.Write("window.open('AdminIndex.aspx');window.close();"); }

else

{ //該用戶不是合法用戶，調(diào)用CommonClass類中的MassageBox方法，彈出提示框

Response.Write(CC.MessageBox("您輸入的用戶名或密碼錯誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); } }

else

{ Response.Write(CC.MessageBox("驗證碼輸入有誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); }}}

protected void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)

{ Response.Write("window.close();location='javascript:history.go(-1)';");}}

以上即為我所設(shè)計的一個網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)，由于篇幅所限，本文只給出了部分代碼，希望能對大家在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)設(shè)計時起到拋磚引玉的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳會安2.0網(wǎng)頁制作徹底研究[M].北京:清華大學(xué)出版社,2007.

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關(guān)鍵詞：OAIS；可信電子文件；電子文件管理系統(tǒng)；體系構(gòu)建

中圖分類號：TP29 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 11-0000-01

System Construction of Trusted Electronic Document Management System

Based on OAIS

Yang Zhi

(China Petroleum,Lanzhou Petrochemical Company,Automation Research Institute,Beijing Project Department,Beijing 100007,China)

Abstract:For the archives,the spread of information technology and development to the new opportunities it brings,but also for document management have a very severe test.The construction of electronic document management system is an extremely complex problem that requires taking into account the technical,legal,institutional and other issues.This article will talk about the credibility of 0AIS based electronic document management system to build.

Keyworde:OAIS;Trusted electronic documents;Electronic document management system;System construction

一、可信電子文件與可信電子文件管理系統(tǒng)介紹

可信的電子文件就是那些完整性和真實性都能夠得到確定的電子文件，與

紙質(zhì)文件不同的是，電子文件很容易被中途截取和篡改而不會留下任何痕跡，所以電子文件在傳輸和管理過程中都會碰到很多難以想象的問題[1]，并不能完全保證電子文件的完整性。為了確保電子文件的可信性，目前企業(yè)或者單位都會使用數(shù)字簽名技術(shù)來為電子文件保駕護(hù)航。當(dāng)然電子文件的可信性也會隨著各種技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生相應(yīng)的變化，技術(shù)更新?lián)Q代很快，而舊有的電子文件在當(dāng)時的技術(shù)條件下可以確保文件的可信性，但是隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，舊有的技術(shù)可能已經(jīng)被破解，在新的技術(shù)環(huán)境下已經(jīng)失去安全保障。此時電子文件是否可信就需要區(qū)別地看待，必須進(jìn)行深入且詳細(xì)的研究。

可信電子文件管理系統(tǒng)就是一個能夠起到保障電子文件可行性的管理體系，就是進(jìn)入此系統(tǒng)的電子文件在經(jīng)過一段時間的保管后仍然能夠完整地進(jìn)行輸出，那么這樣的系統(tǒng)就可以稱之為可信電子文件管理系統(tǒng)[2]。一般來說，可信電子文件管理系統(tǒng)需要滿足以下五個條件：首先是其設(shè)計和實施必須要符合相關(guān)的政策與法規(guī)，還有相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；其次是即使保存電子數(shù)據(jù)的設(shè)備發(fā)生意外或者其他未知變化時，系統(tǒng)也要保證其文件能夠被完整輸出；第三個必須要滿足的條件是系統(tǒng)內(nèi)部需要設(shè)置審計功能，一旦系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)生異常，系統(tǒng)需要及時地跟蹤到并盡量阻止異常的發(fā)生；第四，系統(tǒng)應(yīng)該能夠提供多種識別工具，這樣才能增強(qiáng)電子文件的可讀性與真實性；第五，系統(tǒng)有具備各種保障文件可信的功能和機(jī)制，以免信息丟失。

二、基于OAIS的可信電子文件管理系統(tǒng)的體系構(gòu)建

要構(gòu)建可信電子文件管理系統(tǒng)首先必須要建立起一個可信電子文件庫，這是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存儲設(shè)施，也是整個系統(tǒng)運作的核心[3]。可信電子文件庫其實就是保證用戶能對其保存的文件進(jìn)行長期的、可靠的訪問的文件庫，其基本功能就是要對數(shù)字信息進(jìn)行維護(hù)，以保證將來文件可以被方便利用。相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)必須要提供相應(yīng)的經(jīng)費和人員保證電子文件庫的長期正常運行，這是構(gòu)建可信電子文件管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在。

其次要規(guī)范電子文件管理的工作流程。以O(shè)AIS功能模型為參照，可信電子文件管理系統(tǒng)的主要流程至少要包括文件接收、存儲、系統(tǒng)管理、電子數(shù)據(jù)管理、文件的保存規(guī)劃以及文件的訪問這六個具體功能。所以的這些工作流程都有可能對電子文件可信性產(chǎn)生影響，必須多加小心。囿于篇幅，本文僅僅對文件移交、格式管理這兩個流程進(jìn)行分析。文件移交過程中最為重要的工作就是要保證文件生成為能夠生成高質(zhì)量的SIP，也就是要將文件內(nèi)容與文件的元數(shù)據(jù)一起封裝。但是文件生成者可能在登記和處理文件元數(shù)據(jù)時有所遺漏，造成文件管理出現(xiàn)問題[4]。因此在移交過程中必須要保證文件生成者按照特定的格式、標(biāo)識符以及創(chuàng)建的規(guī)則生成SIP，以提高文件移交、系統(tǒng)接收的自動化程度。在格式管理這個工作流程中，由于電子文件的生成格式紛繁復(fù)雜，因此檔案館在進(jìn)行管理時必須對各種文件格式和保存活動進(jìn)行長期的分析，以確保不會出現(xiàn)潛在的文件信息損失。

第三，電子文件管理系統(tǒng)還需要提供一定的安全服務(wù)，構(gòu)建一定的標(biāo)準(zhǔn)體系，這樣才能確保電子文件不受攻擊。電子文件管理系統(tǒng)需要提供的安全服務(wù)包括數(shù)據(jù)完整、真實以及文件的不可抵賴，這些安全服務(wù)對于管理系統(tǒng)來說是不可或缺的[5]。目前我國在這方面中主要采用的是數(shù)字簽名技術(shù)，在電子文件移交之前就用數(shù)字簽名對文件進(jìn)行認(rèn)證。

三、結(jié)束語

雖然信息技術(shù)不斷發(fā)展，保證電子文件可行性的技術(shù)日益先進(jìn)，電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建也越來越完善，但筆者認(rèn)為，單單從技術(shù)上解決問題并不是根本的解決之道。電子文件的管理涉及到法律與制度，要增強(qiáng)電子文件的可信性，必須要從制度和法律層面加強(qiáng)對電子文件的管理。制度與技術(shù)二者結(jié)合，才能對竊取電子文件信息的行為進(jìn)行根本性的杜絕。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉越男．提升電子文件管理系統(tǒng)質(zhì)量的路徑分析[J]. 檔案學(xué)研究，2010（05）：83

[2]李宏艷．電子文件管理問題之管見[J]. 黑龍江檔案，2010（04）：44

[3]覃美娟．電子文件管理過程中的幾個問題[J]. 檔案，2006（04）：09

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論文摘要：本系統(tǒng)以文檔管理為核心，利用先進(jìn)的計算機(jī)軟件技術(shù)，有效地控制各種文檔的產(chǎn)生，管理文檔的存取訪問，對文檔進(jìn)行有效管理。

1開發(fā)背景

辦公管理系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的情況下推出的新概念，而在圖書館歷經(jīng)了傳統(tǒng)圖書館和自動化圖書館開始進(jìn)入數(shù)字化圖書館階段的今天，辦公管理系統(tǒng)的引入更使圖書館界如虎添翼。在辦公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤為重要。筆者近年經(jīng)歷了本校的本科教學(xué)工作水平評估、升格師范大學(xué)水平評估以及業(yè)內(nèi)的圖書館評估，對文件管理的重要性體會頗深，大量的歷年的文件、業(yè)務(wù)檔案及不斷修訂的規(guī)章制度等，如果有一種有別于圖書分類法的一個檔案管理系統(tǒng)，那么我們的工作效率會事半功倍。由此筆者針對圖書館的特點申請了一項課題，組織人員研制出一套文件管理系統(tǒng)：海南師范大學(xué)圖書館文件管理系統(tǒng)。

2平臺簡介

本系統(tǒng)是采用當(dāng)前運用最廣泛的B／S結(jié)構(gòu)模型，后臺采用Microsoft Access作為數(shù)據(jù)庫。Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(RDBMS)，是Office系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊7種用于建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象，提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計、報表生成等操作規(guī)范化，為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。

前臺所用的ASP語言(Active Server Pages)是微軟公司為了克服CGI嚴(yán)重的擴(kuò)展性問題而開發(fā)的。解決了多用戶訪問進(jìn)程，有效地利用了網(wǎng)絡(luò)資源。ASP技術(shù)簡化了Web程序開發(fā)，支持動態(tài)Web設(shè)計。ASP只用于服務(wù)器端，執(zhí)行動態(tài)的、交互式的、高效率的站點服務(wù)器應(yīng)用系統(tǒng)。ASP以標(biāo)記語言的形式嵌入到HTML中并發(fā)送到客戶端，但是，顯示在客戶端瀏覽器的只是ASP執(zhí)行結(jié)果所生成的頁面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同時，ASP也支持腳本語言，只要服務(wù)器端裝了腳本引擎就可以方便地架構(gòu)網(wǎng)站。

系統(tǒng)運行環(huán)境是微軟的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能網(wǎng)頁，并且由ASP，Java，VBscript產(chǎn)生頁面，有著一些擴(kuò)展功能。IIs支持有編輯環(huán)境的界面(FRONTPAGE)、有全文檢索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒體功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括許多新功能，它們旨在幫助企業(yè)、lT專業(yè)人士和Web管理員實現(xiàn)其網(wǎng)站(他們可能擁有位于單個Ils服務(wù)器或多個服務(wù)器上的數(shù)千個網(wǎng)站)在性能、可靠性、可伸縮性和安全性方面的目標(biāo)。

ASP+Access+IIs開發(fā)中小型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一直被視為黃金組合，這樣的結(jié)合對系統(tǒng)的資源占用適宜，每個部分都能很好地發(fā)揮其功能，在數(shù)據(jù)的處理能力和安全性上也有很好的選擇。

3系統(tǒng)主要功能介紹

3．1普通用戶

3．1．1登錄驗證

為了確保本系統(tǒng)特殊用戶的單一性和系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)不設(shè)置注冊功能，所有賬號和初始密碼均由普通用戶向管理員申請。

3．1．2用戶信息查看及修改

用戶可以對自己的基本資料(如姓名、所在部門、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進(jìn)行瀏覽和修改。

3．1．3查看文件

該模塊的主要功能就是對文件、檔案資料(如相關(guān)文件、工作計劃、工作總結(jié)、月報、年報等日常工作文檔)共享，由管理員負(fù)責(zé)上傳，普通用戶可以瀏覽和下載。

3．1．4用戶上傳待審核文檔

該模塊針對由下級部門擬訂的文檔提供一個審核功能，如月報、年報、讀者意見反饋、館際交流、各部門統(tǒng)計報告等，待審定后再上傳到數(shù)據(jù)庫。

3．1．5文件檢索

為了加快用戶對文件檔案的查找速度進(jìn)而提高辦公效率，系統(tǒng)設(shè)計了一個專門的文件檢索功能，包括普通檢索和高級檢索。

普通檢索：可提供文件名、主題、分類號、文件號、發(fā)文單位及發(fā)文時間等檢索途徑(見圖1)。

高級檢索：提供了普通檢索所具有的檢索途徑，并進(jìn)行組配檢索(見圖2)。

3．2管理員

3．2．1登錄驗證

管理員的后臺管理登錄可以通過在首頁右下角處點擊“管理員入口”，進(jìn)入管理員操作界面，進(jìn)行身份驗證并登錄系統(tǒng)。

3．2．2管理員信息查看及修改

管理員可以對自己的基本資料(姓名、所在部門、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進(jìn)行瀏覽和修改。

3．2．3用戶管理

管理員可對系統(tǒng)的普通用戶進(jìn)行分配，同時還可以對用戶的基本資料進(jìn)行查看、修改和刪除用戶，以確保數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。

3．2．4文件管理

對文件進(jìn)行管理是本系統(tǒng)的主要目的，在文件管理模塊巾，管理員可以上傳文件、修改文件和刪除文件，同時也可以對文件進(jìn)行瀏覽和下載。

3．2．5審核文件

本系統(tǒng)提供了文件審核功能．普通用戶上傳的文件只有經(jīng)過管理員審核才能，確保了文件著錄的規(guī)范性和管理的科學(xué)性。

3．2．6文件檢索

管理員用戶是通過管理員進(jìn)行區(qū)分的，對管理員來說，在日常工作中對文件的檢索也是必不可少的，檢索結(jié)果出來后可進(jìn)行瀏覽和下載。

3．2．7服務(wù)器信息

為了方便管理員能實時了解服務(wù)器的信息以及對服務(wù)器的運作情況進(jìn)行監(jiān)控，系統(tǒng)設(shè)計了一個服務(wù)器實時信息反饋模塊?？刹榭捶?wù)器的有關(guān)參數(shù)、組件支持情況巾的IIS自帶的ASP組件、常見的文件上傳和管理組件。

4系統(tǒng)功能特色

4．1系統(tǒng)低成本性

由于系統(tǒng)本身的開發(fā)工具語言和運行平臺的簡單性，決定了系統(tǒng)在架構(gòu)和運行維護(hù)上的成本都是比較低的；不僅如此，在需求分析階段，對各種需求結(jié)合開發(fā)工具設(shè)計，使得系統(tǒng)在最大限度上發(fā)揮了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫以及腳本語言的特色，使得系統(tǒng)在運行時對資源的占用相對較少，大大地提高了運行速度，為快速辦公打下了堅實的基礎(chǔ)。

4．2穩(wěn)定的安全性

首先，本系統(tǒng)考慮到用戶是有針對性的特殊群體，每個人都能進(jìn)人但又必須通過身份驗證；其二。本系統(tǒng)不提供注冊功能，要想得到賬號和密碼必須向管理員提出申請，由管理員統(tǒng)一分配賬號，預(yù)防不法者對內(nèi)部資料檔案的竊取；其三，本系統(tǒng)在開發(fā)過程中通過對“session”變量的合理運用，防止不法者通過直接對URL的訪問來跳過身份驗證頁面進(jìn)而訪問系統(tǒng)的其他資源頁面，一旦用戶沒有通過登錄頁面的身份驗證，系統(tǒng)將其他頁面進(jìn)行隱藏，非法用戶將瀏覽不到任何資源。另外，系統(tǒng)通過對“session”變量的時間設(shè)置，一旦用戶停止操作時間過長，系統(tǒng)會要求用戶進(jìn)行重新登錄進(jìn)行身份驗證，從而在最大限度上保證了系統(tǒng)內(nèi)部資料的安全性。

4．3良好的交互性

系統(tǒng)通過在各個頁面中對各個操作步驟的人性化提示，使得一些電腦操作技能較弱的用戶也能在最短時間內(nèi)掌握基本的操作，從而對提高辦公效率起著不可或缺的作用。

4．4文件管理的科學(xué)性

在需求分析過程中，筆者考慮到文件及檔案資料可由不同層次部門產(chǎn)生的特點(如由上級分發(fā)的文件，同級之間的函件，下級的申請，各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計等)，特別設(shè)計了文件審核這一流程，各種文件在前都必須經(jīng)過管理員的審核，為文件著錄的規(guī)范性和文件管理的科學(xué)性提供了前提保證。

4．5組配檢索功能

隨著數(shù)據(jù)庫規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)量增多，就必然需要一種可實現(xiàn)多途徑檢索的功能，為此系統(tǒng)專門設(shè)計了高級檢索功能，檢索途徑針對辦公文件及日常檔案的特點而設(shè)定。對字段內(nèi)容比較特殊的文檔可通過普通檢索查詢，而對字段內(nèi)容很普通的文檔則可通過高級檢索來進(jìn)行查找，即通過對多字段的邏輯組配，并選擇相應(yīng)的匹配模式，實現(xiàn)高級檢索。組配檢索使檢索命中率大大提高，解決了檔案管理巾存在的弊端，大大地節(jié)約了查找文件、檔案資料的時間，從而提高了信息化辦公的效率。

4．6數(shù)據(jù)信息類型多元化

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息包含文本、圖像、視頻、音頻或任何其他類型的信息數(shù)據(jù)。

5結(jié)語

篇4

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院管理;信息系統(tǒng);信息安全醫(yī)院管理信息系統(tǒng)概述醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的主要功能

經(jīng)過20多年的發(fā)展,我國的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)歷經(jīng)了單機(jī)單任務(wù)、一體化醫(yī)院信息系統(tǒng)。以前各醫(yī)院建立的計算機(jī)系統(tǒng)主要是MIS系統(tǒng),以財務(wù)為重點,涉及掛號、收費、藥庫等流程?，F(xiàn)在醫(yī)院信息化建設(shè)的重點將是臨床管理的信息化,把信息技術(shù)真正應(yīng)用到疾病的診斷和手術(shù)中去,然后在臨床信息系統(tǒng)發(fā)展的基礎(chǔ)上,逐步建立電子病歷,促進(jìn)病歷信息的共享和利用。一般來說,醫(yī)院信息系統(tǒng)的主要功能是為醫(yī)院及其所屬各部門提供患者醫(yī)療信息、財務(wù)核算分析、行政管理信息和決策分析統(tǒng)計信息的收集、存貯、處理、提取和數(shù)據(jù)通訊[1]。將門診管理、住院管理、醫(yī)技管理、職能科室管理等各部門通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有機(jī)集成在一起,提高醫(yī)院信息利用率和醫(yī)院整體運行效率。加強(qiáng)醫(yī)院管理信息系統(tǒng)信息安全的意義信息化為醫(yī)院帶來了更加科學(xué)、規(guī)范的工作流程,工作效率的明顯提升也產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)效益,醫(yī)院的核心業(yè)務(wù)也越來越依賴于信息系統(tǒng)穩(wěn)定可靠的運行支持。目前,我國約有3萬多所醫(yī)院,5萬多個防疫站,大多數(shù)醫(yī)院采用的是病床管理和財務(wù)管理。據(jù)衛(wèi)生部一項統(tǒng)計顯示,參與調(diào)查的中國6000多家醫(yī)院中,只有31%的醫(yī)院用上了信息管理系統(tǒng)[2]。目前的3萬多家醫(yī)院中有6000家是三甲以上的醫(yī)院,衛(wèi)生部曾強(qiáng)調(diào)“國內(nèi)三甲以上的醫(yī)院都需要實行信息化管理”,未來幾年,我國將有超過70%的醫(yī)院實現(xiàn)信息化管理,信息系統(tǒng)所具有的絕對重要地位和其相對脆弱的本質(zhì)應(yīng)當(dāng)引起高度重視。建立完善的安全備份系統(tǒng)和管理機(jī)制,對加強(qiáng)醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的信息安全,顯得尤為重要。

醫(yī)院管理信息系統(tǒng)信息安全面臨的挑戰(zhàn)醫(yī)院管理信息系統(tǒng)存在的信息安全隱患由計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)組成的管理信息系統(tǒng)具有天然的安全脆弱性,表現(xiàn)在包括系統(tǒng)體系、安全模型、安全問題判斷和安全管理環(huán)節(jié)在內(nèi)的多個方面。對于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)來說,信息系統(tǒng)的開放體制與信息系統(tǒng)的安全保密存在很大的制約。操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、用戶系統(tǒng)和安全策略等各個級別和層面都存在安全問題。醫(yī)院信息系統(tǒng)的安全性問題日益突出。醫(yī)院管理信息系統(tǒng)面臨包括詐騙、間諜、蓄意破壞行為、火災(zāi)、水災(zāi)等大范圍的安全威脅,諸如信息被竊取、計算機(jī)病毒、服務(wù)器的非法入侵破壞等信息安全隱患越來越普遍和復(fù)雜,危害越來越大,醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的信息安全風(fēng)險管理風(fēng)險管理是風(fēng)險評估和風(fēng)險控制的全過程。在這個過程中,通過主動、系統(tǒng)地對風(fēng)險進(jìn)行全過程識別、評估及監(jiān)控,以達(dá)到降低系統(tǒng)風(fēng)險,減少風(fēng)險損失,甚至化險為夷,變不利為有利的目的[3]。對于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)來說,信息安全風(fēng)險管理就是識別、評價各種信息安全風(fēng)險因素帶來的損失風(fēng)險,對風(fēng)險進(jìn)行控制,減輕風(fēng)險可能帶來的負(fù)面影響,從而將損失降到最低。從目前醫(yī)院信息系統(tǒng)的發(fā)展?fàn)顩r以及對醫(yī)療信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性要求來看,要加強(qiáng)信息安全的風(fēng)險管理,就是要做到從物理、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、主機(jī)以及應(yīng)用層面來確保系統(tǒng)中各種信息的保密性、完整性、可用性,提高整體防護(hù)能力,規(guī)范安全管理流程,保障信息系統(tǒng)的平穩(wěn)運行,這是保證醫(yī)院信息系統(tǒng)安全的關(guān)鍵所在。構(gòu)建醫(yī)院管理信息系統(tǒng)信息安全體系的對策建議針對當(dāng)前醫(yī)院管理信息系統(tǒng)存在的信息安全隱患,為構(gòu)建行之有效的醫(yī)院信息安全體系,筆者從以下4個方面提出對策建議。

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關(guān)鍵詞：電子文件；等級保護(hù)；信息安全

注：本文為2016年河北省檔案局科技項目：基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案館智能化應(yīng)急管理研究（2016-R-26）研究成果之一。

電子文件有著無可比擬的優(yōu)點，漸有取代紙質(zhì)文件之勢。然而，目前電子文件的保護(hù)并未獲得與紙質(zhì)檔案一樣的重視，造成大量的電子文件信息丟失，電子文件的安全現(xiàn)狀堪憂。電子文件由電子計算機(jī)生成并處理，具有可操作性，可與固定載體分離。電子文件信息保護(hù)面臨著更多的破壞因素，風(fēng)險性更大。這對保護(hù)電子文件信息真實性、完整性、可讀性提出了更高的要求。

1 電子文件等級保護(hù)機(jī)制構(gòu)建原則

電子文件管理系統(tǒng)的定級原則應(yīng)與檔案信息系統(tǒng)定級原則保持一致，即自主定級原則、重點保護(hù)原則、動態(tài)保護(hù)原則和同步建設(shè)原則。除此之外，電子文件的等級保護(hù)機(jī)制還應(yīng)遵循如下原則：

1.1 可持續(xù)發(fā)展原則

電子文件等級保護(hù)機(jī)制中具體定級標(biāo)準(zhǔn)以及管理措施的制定，應(yīng)當(dāng)以檔案管理實踐基礎(chǔ)、電子文件保護(hù)實踐與理論研究為基礎(chǔ)，積極吸收成熟的保護(hù)理念、技術(shù)、工作流程，在保護(hù)的技術(shù)、設(shè)備及方法上具有一定的前瞻性，與檔案信息系統(tǒng)等級保護(hù)能夠互聯(lián)，實現(xiàn)文件、檔案信息的過程中的持續(xù)保護(hù)。

1.2 因地制宜原則

電子文件等級保護(hù)機(jī)制關(guān)系到國家電子文件發(fā)展全局，也關(guān)系到國家檔案信息遺產(chǎn)的安全，其機(jī)制的建立需依據(jù)我國電子文件管理現(xiàn)狀、安全保護(hù)現(xiàn)狀，也要視具體地區(qū)、具體單位的情況而定，切忌不顧實際情況，搞“一刀切”。

1.3 防管結(jié)合原則

電子文件等級保護(hù)機(jī)制的建立重點不在于保護(hù)，而是管理。科學(xué)的管理就是有效的防護(hù)。電子文件的等級保護(hù)要求應(yīng)嵌入到電子文件的各個管理流程之中，依據(jù)不同電子文件管理系統(tǒng)的安全保護(hù)級別確定管理的標(biāo)準(zhǔn)、要求，以管理過程的安全控制實現(xiàn)文件信息的安全控制

2 電子文件等級保護(hù)機(jī)制的實施難點

2.1 普查工作難以開展

全面構(gòu)建電子文件等級保護(hù)機(jī)制，需進(jìn)行調(diào)研本地區(qū)或單位形成的電子文件類型，掌握電子文件的管理流程及保護(hù)現(xiàn)狀，電子文件及檔案信息系統(tǒng)的配備情況、文件系統(tǒng)的管理流程，著重調(diào)查系統(tǒng)的安全性以及其他相關(guān)情況?，F(xiàn)階段機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位基本上實現(xiàn)了電子化辦公，企事業(yè)單位數(shù)量眾多，普查工作會耗費較大的成本；各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況不同，各單位的重視程度不同，各地各單位電子文件的發(fā)展情況也是參差不齊，會給整個普查工作帶來較大的困難。

2.2 與檔案信息系統(tǒng)等級保護(hù)對接難度大

電子文件管理系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立對接，并建立統(tǒng)一的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息系統(tǒng)由國家綜合檔案機(jī)構(gòu)或單位檔案室控制，而電子文件管理系統(tǒng)則屬于機(jī)關(guān)、企事業(yè)行政機(jī)構(gòu)管轄。兩個系統(tǒng)分屬機(jī)構(gòu)的職權(quán)不對等，給系統(tǒng)的對接造成一定的困難；同時囿于檔案末端的認(rèn)識，電子文件管理系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的建立沒有形成統(tǒng)一規(guī)劃，相互之間的對接與協(xié)調(diào)存在一定的困難。

2.3 文件等級劃分難題有待解決

在劃定電子文件管理系統(tǒng)的等級之后，如何有效識別并標(biāo)識每份電子文件的保護(hù)級別是一個難題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案鑒定保存中，鑒定標(biāo)準(zhǔn)基本采用“事由+機(jī)關(guān)級別+年齡”的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，可以較為準(zhǔn)確地對檔案進(jìn)行鑒別。那么在電子文件中，這一標(biāo)準(zhǔn)是否還適用？電子文件的保存還包括文件形成、管理過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)。如何根據(jù)文件信息和元稻菪畔⑷范ǖ繾游募的保護(hù)級別是一個難題。

3 電子文件等級保護(hù)機(jī)制的構(gòu)建設(shè)想

針對電子文件等級保護(hù)機(jī)制的建立需要宜采用“以點到面”的方式進(jìn)行推進(jìn)，現(xiàn)選擇整體信息化程度發(fā)達(dá)的地區(qū)進(jìn)行調(diào)研、試點，總結(jié)經(jīng)驗，之后不斷拓展?，F(xiàn)筆者就電子文件等級保護(hù)機(jī)制的實施構(gòu)想如下：

3.1 系統(tǒng)等級劃分

電子文件的等級保護(hù)機(jī)制的關(guān)鍵在于確定電子文件管理系統(tǒng)的等級，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)將文件劃分等級，進(jìn)入不同級別的電子文件管理系統(tǒng)分別管理，集中資源保護(hù)重要的文件信息。電子文件管理系統(tǒng)定級應(yīng)與檔案信息系統(tǒng)安全等級的確定要求相一致，兩個系統(tǒng)之間建立互聯(lián)，這樣可實現(xiàn)電子文件到電子檔案的全程可控。在電子文件到電子檔案的過程中，通過文件管理系統(tǒng)的過程安全控制實現(xiàn)對電子檔案信息的安全結(jié)果控制。

參照《計算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)等級劃分準(zhǔn)則》（GB17859-1999）及國家檔案局《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》，將電子文件管理系統(tǒng)從安全保護(hù)的角度劃分為五個等級，即自主保護(hù)級、指導(dǎo)保護(hù)級、監(jiān)督保護(hù)級、強(qiáng)制保護(hù)級和專控保護(hù)級。自主保護(hù)級和指導(dǎo)保護(hù)級只涉及個人利益或社會利益，對國家安全不構(gòu)成危害，重要程度一般，后三個等級因涉及國家安全，重要程度愈來愈高。防護(hù)級別高的電子文件管理系統(tǒng)，需實行嚴(yán)格的訪問權(quán)限設(shè)置。

3.2 硬件的安全防護(hù)

眾所周知，數(shù)字信息的產(chǎn)生、傳遞閱讀等依賴一定的硬件，硬件在數(shù)字信息安全保護(hù)中的重要性不言而喻。形成電子文件的計算機(jī)以及保存文件的存儲器、服務(wù)器，這些儀器都是十分精密的電子儀器，其內(nèi)部構(gòu)造復(fù)雜。外在環(huán)境的變化如溫濕度、灰塵、水等對硬件的運行有很大的影響，甚至可以毀壞整個硬件，造成數(shù)據(jù)庫的全部丟失。

應(yīng)對運行電子文件管理系統(tǒng)的計算機(jī)以及存儲電子文件信息的存儲器或服務(wù)器實行保護(hù)。首先，不同級別的電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)存儲在同一存儲器或服務(wù)器中；其次，級別愈高的系統(tǒng)所在服務(wù)器的小環(huán)境應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控；最后，實行數(shù)據(jù)備份，條件允許可建立專線實時備份，備份服務(wù)器選址在有一定距離，處于不同地質(zhì)板塊的地方。

3.3 規(guī)范電子文件安全標(biāo)識

現(xiàn)階段電子文件的安全標(biāo)注工作并未被文件形成者和檔案管理者重視。文件的形成者在文件形成過程中應(yīng)當(dāng)給予每份文件的安全標(biāo)識，在文件流轉(zhuǎn)過程中自動進(jìn)入到不同級別文件管理系統(tǒng)；同時在文件流轉(zhuǎn)、處理過程中也應(yīng)當(dāng)由形成機(jī)構(gòu)的直接上級審核電子文件安全標(biāo)識是否規(guī)范標(biāo)注。

電子文件信息的保護(hù)現(xiàn)狀堪憂，電子文件保護(hù)面臨的一些技術(shù)難題還需要很長時間才能解決。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視建立電子文件等級保護(hù)機(jī)制，并與檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)進(jìn)行對接，做到電子文件向電子檔案的安全歸檔，移交，做到有效管理，確保信息的可信，更好地為社會建設(shè)服務(wù)。

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一、企業(yè)電子文件管理建立反饋機(jī)制的必要性

反饋機(jī)制實際上建立了一種溝通機(jī)制，使企業(yè)各部門員工能夠了解管理層設(shè)定的電子文件管理目標(biāo)，并有機(jī)會表達(dá)對這種目標(biāo)設(shè)定的認(rèn)可或質(zhì)疑。同時，管理層能夠通過多方途徑，獲取企業(yè)各部門員工在具體業(yè)務(wù)操作過程中，對電子文件管理策略的落實程度，并以此為依據(jù)，不斷對企業(yè)電子文件管理進(jìn)行改進(jìn)和升級。具體如下：

（一）反饋機(jī)制通過幫助企業(yè)電子文件管理實現(xiàn)質(zhì)量控制與自我調(diào)節(jié)，來解決決策層與執(zhí)行層之間的供需不平衡問題

傳統(tǒng)的企業(yè)電子文件管理往往由管理層作出決定后，各部門負(fù)責(zé)電子文件管理的專門人員或相關(guān)人員，完全按照管理層決定的電子文件管理制度、規(guī)范、流程等，執(zhí)行電子文件管理系統(tǒng)中的某些操作。在這種單向工作流中執(zhí)行層是否能夠按照企業(yè)級電子文件管理戰(zhàn)略路線執(zhí)行好決策，是缺少足夠的評估依據(jù)的。設(shè)置反饋機(jī)制后，企業(yè)電子文件管理流則不再是單向的，而是形成決策層與執(zhí)行層之間“上傳”與“下達(dá)”的雙向甚至多向溝通機(jī)制。企業(yè)電子文件管理的過程因此處于監(jiān)控之下，反饋信息能夠直接反映這些過程中各方管理行為是否妥當(dāng)，上傳至管理層后，便會形成對企業(yè)電子文件管理的實時反思與不斷調(diào)整。

（二）反饋機(jī)制通過強(qiáng)化企業(yè)電子文件管理過程中的協(xié)同合作，來解決協(xié)作部門之間的供需不平衡問題

傳統(tǒng)的企業(yè)電子文件管理中，固化的制度、規(guī)范、流程以及相對穩(wěn)定的電子文件管理系統(tǒng)，往往導(dǎo)致部門之間、員工之間以及人與系統(tǒng)之間缺少必要的溝通。反饋機(jī)制的設(shè)立著重關(guān)注業(yè)務(wù)部門對于電子文件管理的認(rèn)知或建議，增強(qiáng)除文檔管理部門之外，其他協(xié)同部門的參與程度。形成多方參與、共同協(xié)商、企業(yè)各層級普遍具有共同認(rèn)知的一種電子文件管理狀態(tài)。

（三）完善的企業(yè)電子文件反饋機(jī)制作為企業(yè)內(nèi)控機(jī)制的一部分，來解決系統(tǒng)與用戶之間的供需不平衡問題

電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計與維護(hù)都需要從管理者的管理需求出發(fā)。在設(shè)計階段，如果管理者不能明確完整地提出系統(tǒng)功能需求，系統(tǒng)日后就很難支持企業(yè)電子文件管理過程。在應(yīng)用階段，如果系統(tǒng)維護(hù)方不能夠及時了解系統(tǒng)用戶體驗，就無法及時優(yōu)化和調(diào)整系統(tǒng)功能與操作流程。而完善的企業(yè)電子文件反饋機(jī)制是關(guān)于電子文件管理持續(xù)性的、周期性的自省與改革。反饋機(jī)制的設(shè)計體現(xiàn)了新的管理理念下，企業(yè)電子文件對參與、協(xié)同、自我管理的重視，也體現(xiàn)了企業(yè)電子文件管理者積極尋求與業(yè)務(wù)活動相結(jié)合、不斷提升用戶體驗效果、建立更具認(rèn)可度和共識性的企業(yè)電子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企業(yè)電子文件建立反饋機(jī)制的具體內(nèi)容

在反饋過程中，反饋信息的獲取非常關(guān)鍵，上一步管理行為的結(jié)果會成為下一步管理行為的原因，而不斷形成“原因――效果――原因”的良性循環(huán)。換句話說，“反饋信息如何傳遞”（反饋流程）、“誰傳遞反饋信息”（反饋主體）以及“反饋信息傳遞了什么”（反饋信息）是反饋機(jī)制必須明確的三個核心問題。

（一）反饋流程

企業(yè)電子文件反饋機(jī)制應(yīng)該是一個覆蓋電子文件管理全流程的廣泛機(jī)制，是管理主體通過反饋信息流實現(xiàn)管理功能的一個完整的管理優(yōu)化過程。在該機(jī)制中，企業(yè)內(nèi)參與電子文件管理的部門和員工將他們參與電子文件管理的制度、規(guī)范、流程、系統(tǒng)等建議匯報給管理者，形成“反饋”；管理者根據(jù)接收到的反饋信息，評估已有的管理方法、程序和工具，作出相應(yīng)的“反饋遵從”；管理目標(biāo)和內(nèi)容在進(jìn)行調(diào)整后，新的電子文件管理策略、方法和系統(tǒng)又會引發(fā)“關(guān)于反饋的反饋”，即“再反饋”。企業(yè)電子文件管理的反饋流程，貫穿企業(yè)電子文件戰(zhàn)略制定、業(yè)務(wù)實施與系統(tǒng)操作的各個階段。在這一過程中，電子文件管理的決策制定者和執(zhí)行者都可能成為反饋主體，任何關(guān)于電子文件管理決策執(zhí)行的認(rèn)可、改進(jìn)、懷疑、否定都可能成為反饋信息，而不同反饋主體又會根據(jù)反饋信息的不同作出再反饋。如圖1所示。

（二）反饋主體

參與電子文件管理反饋機(jī)制的主體至少包含三大類：電子文件管理者（管理層）、系統(tǒng)開發(fā)者（技術(shù)層）、企業(yè)各業(yè)務(wù)部門員工（操作層）。三大主體的關(guān)系如圖2所示。

1.電子文件管理者作為管理層，擔(dān)負(fù)著掌控企業(yè)電子文件管理水平與發(fā)展的重任，其所制定的電子文件管理總體目標(biāo)，引導(dǎo)著企業(yè)電子文件管理的總體走向。從企業(yè)電子文件宏觀發(fā)展來看，管理者控制著反饋信息的使用與結(jié)果，即只有在作出管理者及時根據(jù)反饋信息對電子文件管理作出優(yōu)化調(diào)整時，反饋機(jī)制才能發(fā)揮積極作用。

2.系統(tǒng)開發(fā)者作為策略規(guī)劃的設(shè)計實現(xiàn)者，需要將管理者設(shè)定的目標(biāo)和制度，落實在復(fù)雜但有序的電子文件管理系統(tǒng)中，并通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫及時獲取并管理用戶在系統(tǒng)中的操作行為，節(jié)省管理者的管理成本，形成系統(tǒng)自動管理與反饋。沒有系統(tǒng)開發(fā)者，管理者設(shè)定的目標(biāo)將無法落實，用戶反饋的信息將無序無用，反饋結(jié)果對管理升級并無意義。

3.企業(yè)各部門員工作為實際業(yè)務(wù)的執(zhí)行者，必須遵循管理者制定的電子文件管理制度，使用系統(tǒng)開發(fā)者設(shè)計的電子文件管理系統(tǒng)，以參與完成與本業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件管理流程，實際上是以用戶的身份使用管理成果。各部門員工的“用戶體驗”對于管理者和系統(tǒng)開發(fā)者判斷管理目標(biāo)與管理成效是否匹配至關(guān)重要。

需要注意的是，反饋機(jī)制中三大主體之間的關(guān)系不是單向的，反饋與再反饋總是循環(huán)發(fā)生。例如，管理者會通過系統(tǒng)為各部門員工提供系統(tǒng)操作行為的反饋信息，幫助他們判斷自己的管理行為是否符合管理層提出的目標(biāo)和要求。而各部門員工又可以通過系統(tǒng)向管理者提出自己的質(zhì)疑或建議，幫助管理層調(diào)整管理策略等。

（三）反饋信息

不同反饋方提供的反饋信息與作用是不同的。當(dāng)電子文件管理系統(tǒng)作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助用戶判斷自身操作行為是否正確并進(jìn)行有效修正；當(dāng)電子文件管理系統(tǒng)的用戶作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助電子文件管理者判斷管理成效并作出更新優(yōu)化。按照反饋結(jié)果，反饋分為正面反饋和負(fù)面反饋。正面反饋是指企業(yè)用戶對電子文件管理流程或系統(tǒng)的肯定，也可指電子文件管理者或系統(tǒng)自動對企業(yè)用戶操作行為的肯定；負(fù)面反饋則是指企業(yè)用戶參與電子文件管理流程或使用系統(tǒng)時對其產(chǎn)生的不滿或質(zhì)疑，也可指電子文件管理者或系統(tǒng)在用戶使用不當(dāng)時，對其發(fā)出的警示。一般來說，越完善的電子文件管理流程或系統(tǒng)所產(chǎn)生或接收的負(fù)面反饋信息就越少，但是也要注意：負(fù)面反饋信息越詳細(xì)越有利于用戶行為的修正和電子文件管理的優(yōu)化改進(jìn)。

三、企業(yè)電子文件管理中建立反饋機(jī)制的實踐路徑

反饋機(jī)制的實現(xiàn)需要電子文件管理部門、業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門等多方協(xié)同，在企業(yè)電子文件的生成、管理、利用等多個環(huán)節(jié)中完成相應(yīng)的反饋活動。

（一）企業(yè)電子文件的生成

業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，同時遵從企業(yè)制定的電子文件管理制度和規(guī)范，在本部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成電子文件，并在業(yè)務(wù)流程中流轉(zhuǎn)。在這一階段，文檔管理部門會對業(yè)務(wù)部門提出相應(yīng)的電子文件格式與內(nèi)容要求等，各業(yè)務(wù)部門則成為主要的反饋主體，對文檔管理部門的“前端控制”進(jìn)行反饋：一是業(yè)務(wù)部門有必要積極向管理者提出需求，說明本部門在業(yè)務(wù)過程中需要生成何種電子文件、需要何種技術(shù)支持管理以及需要的人員與財務(wù)成本等。二是業(yè)務(wù)部門要積極填寫由企業(yè)文檔管理部門下發(fā)的、用于調(diào)查業(yè)務(wù)部門電子文件管理情況的調(diào)查問卷，或積極參加由文檔部門組織的座談會，及時反映本部門遵循現(xiàn)有電子文件制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況，生成業(yè)務(wù)類電子文件的類型與格式現(xiàn)狀等。

（二）企業(yè)電子文件的管理

企業(yè)電子文件在歸檔前，作為業(yè)務(wù)活動憑證，仍需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行管理，以隨時支持部門員工的電子文件利用需求。在這一階段，各部門員工成為主要的反饋主體。

1.績效評估。企業(yè)電子文件管理負(fù)責(zé)人可對員工參與電子文件管理的總體工作成效、各環(huán)節(jié)操作細(xì)節(jié)等進(jìn)行評估，從而幫助員工判斷自身在電子文件管理方面的能力與表現(xiàn)。評估結(jié)果在合格以上即為正面反饋，在合格以下即為負(fù)面反饋。

2.專業(yè)培訓(xùn)。根據(jù)績效評估結(jié)果，那些對電子文件管理參與度不高、參與水平有限或操作行為不當(dāng)?shù)膯T工，需要接受專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)，以強(qiáng)化他們對電子文件管理的認(rèn)知，使員工認(rèn)識到在完成業(yè)務(wù)目標(biāo)的同時，也要完成相應(yīng)的電子文件管理任務(wù)。

（三）企業(yè)電子文件的利用

企業(yè)電子文件歸檔保存后，作為企業(yè)的信息資產(chǎn)，可以分級、分類面向企業(yè)用戶開放使用。企業(yè)電子文件的利用一般需要系統(tǒng)操作，此時系統(tǒng)及其用戶會對彼此的行為作出反饋，推動電子文件利用過程中系統(tǒng)與用戶的相互適應(yīng)。

篇7

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)程。

國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊往往多達(dá)數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關(guān)注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護(hù)國際研究項目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計——國家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項目負(fù)責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略?！笨梢姟半娮游募芾韲覒?zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實安全和長久真實。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對流程中各個節(jié)點產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計者”②。同時，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認(rèn)識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護(hù)電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計劃》，以促進(jìn)全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當(dāng)盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

五、電子文件管理走向——國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

尤為值得關(guān)注的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(ISOTC46/SC11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國際社會在文件管理領(lǐng)域取得的共識，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎(chǔ)和理論依托。

立足于國際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們越來越認(rèn)識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機(jī)構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強(qiáng)與其他聯(lián)邦政府部門、社會機(jī)構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項目的合作伙伴達(dá)20個之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機(jī)構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動電子文件管理研究的進(jìn)展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國際研究項目.山西檔案，2002年第3期。

篇8

[關(guān)鍵詞]元數(shù)據(jù)；電子文件；文件管理系統(tǒng)

經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化趨勢下，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使電子文件的數(shù)量和種類飛速增加，社會的不斷進(jìn)步使人對檔案信息的價值也愈加重視，對其利用的要求也在不斷提高。電子環(huán)境下，人們通常借助元數(shù)據(jù)來保證電子文件信息的原始性，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減。元數(shù)據(jù)可以記錄下電子文件的流轉(zhuǎn)情況，包括自設(shè)計，經(jīng)由形成、傳遞，直至維護(hù)的全過程，因此要想對電子文件進(jìn)行安全而有效的控制，保證其原始真實性與憑證性，必須掌握元數(shù)據(jù)信息，來對組織、檢索文件信息。

一、電子文件管理中應(yīng)用元數(shù)據(jù)的必要性

目前在很多專業(yè)領(lǐng)域，特別是在與設(shè)計與創(chuàng)建信息系統(tǒng)以及保管和利用信息資源有關(guān)的領(lǐng)域中，元數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一個常見的重要術(shù)語，扮演著數(shù)據(jù)管理的重要角色。關(guān)于元數(shù)據(jù)的定義目前并未統(tǒng)一，因為元數(shù)據(jù)的實質(zhì)是“定義和描述其他數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”，所描述的數(shù)據(jù)內(nèi)涵與外延、內(nèi)容與目的等存在不同，但概括地講是記錄信息對象的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)特征的，全面、系統(tǒng)和有序的數(shù)據(jù)集。因為元數(shù)據(jù)能夠如實記錄文件的特征、動態(tài)及時地獲取流轉(zhuǎn)情況，因此將元數(shù)據(jù)運用于電子文件的管理工作中具有重要意義。具體而言：

1.引入元數(shù)據(jù)利于維護(hù)電子文件信息的真實性與憑證性。由于元數(shù)據(jù)有自身表達(dá)信息的基本方法與規(guī)則用來記錄文件的內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的的語言規(guī)范進(jìn)行編碼式描述，并且能夠動態(tài)跟蹤文件信息變化，不會因為原電子文件的變動而失效，不再不過分依賴載體和數(shù)據(jù)環(huán)境，能夠較少地受到環(huán)境和系統(tǒng)因素影響。元數(shù)據(jù)還能關(guān)聯(lián)紙質(zhì)拷貝件，記錄文件變動，提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換信息，保證可靠證據(jù)性。

2.利用元數(shù)據(jù)來組織和管理電子文件，挖掘資源信息，可以降低管理的風(fēng)險。元數(shù)據(jù)中除卻對單份電子文件本身，還包括對與文件信息對象相關(guān)的管理信息，諸如搜索與定位，以及電子簽名、文件轉(zhuǎn)換方式、保管條件、數(shù)據(jù)使用范圍等背景及技術(shù)狀況方面信息，以及與其他資源的版本鏈接、數(shù)據(jù)來源等的關(guān)系，有效改善電子文件管理模式，更大程度上避免人為因素和意外風(fēng)險，步入科學(xué)規(guī)范化軌道。

3.經(jīng)由元數(shù)據(jù)可以提高電子文件的檢索與利用率。元數(shù)據(jù)對原始文件特征的描述與定位，便于創(chuàng)建用戶通過計算機(jī)來準(zhǔn)確定位文件信息，了解文件內(nèi)容，便捷地獲取所需信息。而且利用元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以為不同形態(tài)的數(shù)字資源提供規(guī)范的檢索工具和更多檢索入口，用戶使用多樣化、智能化的檢索途徑，可以節(jié)約時間，提高效率。元數(shù)據(jù)是經(jīng)過提煉和加工的數(shù)據(jù)集合，信息冗余度降低，可以提高信息資源的利用率。

4.采用元數(shù)據(jù)能便于電子文件的分布式管理，為多元化的數(shù)字信息資源提供整合的工具。元數(shù)據(jù)是描述性數(shù)據(jù)，又富有結(jié)構(gòu)化特征，用戶根據(jù)元數(shù)據(jù)建立的文件信息的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)目錄，可以共享信息數(shù)據(jù)，便于對文件的存取以及管理。元數(shù)據(jù)還支持用戶決策，利于電子文件信息資源的開發(fā)和優(yōu)化。

二、元數(shù)據(jù)在電子文件管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

元數(shù)據(jù)是實施電子文件管理的技術(shù)保障，通過對元數(shù)據(jù)在文件管理各階段的工作情況進(jìn)行解釋，來了解在這一過程中的元數(shù)據(jù)應(yīng)用狀況及所發(fā)揮的作用。

（一）電子文件設(shè)計階段

元數(shù)據(jù)集自電子文件或者文件集合創(chuàng)建之時便自動生成，并始終伴隨文件的運轉(zhuǎn)而進(jìn)行修補(bǔ)、優(yōu)化，元數(shù)據(jù)系統(tǒng)便在文件管理系統(tǒng)中記錄系統(tǒng)的操作過程，因此文件管理系統(tǒng)在設(shè)計伊始，必須考慮元數(shù)據(jù)模型的設(shè)計，將電子文件不同階段的各種管理要求體現(xiàn)在系統(tǒng)設(shè)計中，并進(jìn)行系統(tǒng)分析。對元數(shù)據(jù)模型進(jìn)行設(shè)計時，一般由檔案工作人員從專業(yè)角度規(guī)劃、設(shè)計元數(shù)據(jù)的工作模式與原理，提出要求，然后由技術(shù)人員進(jìn)行研發(fā)、實現(xiàn)。元數(shù)據(jù)的大部分操作工作一般通過系統(tǒng)的自動完成，但是系統(tǒng)的遺漏內(nèi)容則由系統(tǒng)管理員和文件的使用人員等進(jìn)行完善。

（二）電子文件形成階段

此處所言電子文件的形成，是指進(jìn)入到文件管理的運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，而非傳統(tǒng)意義上的制作與生成。文件檔案管理機(jī)構(gòu)目前所保存和管理的電子文件絕大多數(shù)來源于相異的桌面應(yīng)用系統(tǒng)，這些電子文件被創(chuàng)建和制作后，經(jīng)由作者導(dǎo)入到文件的運轉(zhuǎn)系統(tǒng)時，經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換等標(biāo)準(zhǔn)化處理的文件會自動生成相對應(yīng)的數(shù)據(jù)元記錄表，元數(shù)據(jù)隨即開始即時、動態(tài)地獲取、捕捉、登錄電子文件的有關(guān)信息，最后有作者適時作補(bǔ)充。至此進(jìn)入管理系統(tǒng)中的電子文件形成，元數(shù)據(jù)與電子文件的內(nèi)容信息構(gòu)成對應(yīng)的映射關(guān)系，作為標(biāo)準(zhǔn)預(yù)設(shè)與文件管理系統(tǒng)初級階段的元數(shù)據(jù)，作為持續(xù)的動態(tài)過程存在。不同文件類型的元數(shù)據(jù)元素在格式、編碼等方面會有所差異，所以元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)液應(yīng)該有所不同，但是大部分的元數(shù)據(jù)元素區(qū)別不大，所以工作模式也相似。

（三）電子文件運行階段

電子文件是在電子環(huán)境產(chǎn)生的，作為依據(jù)而形成和使用的文字記錄。電子文件的運行，即是對其操作和運轉(zhuǎn)的過程。電子文件在被傳送到某用戶伊始，直到操作完畢被保存至文件庫的整個運行過程，系統(tǒng)會自動記錄下文件的傳輸路徑、身份驗證消息等，以及用戶對文件的存入導(dǎo)出的操作過程，元數(shù)據(jù)隨著文件內(nèi)容的不斷補(bǔ)充而得到完善。另一方面，通常情況下，用戶不能對文件內(nèi)容作直接改動，對元數(shù)據(jù)的補(bǔ)修便是對文件的操作。

（四）電子文件的維護(hù)階段

1.在電子文件的鑒定與歸檔環(huán)節(jié)

電子文件的鑒定工作需要元數(shù)據(jù)來提供重要依據(jù)。電子文件鑒定既包括內(nèi)容的鑒定也包括技術(shù)的鑒定，主要判斷以被存入文件庫中的電子文件是否具有保存價值，并作相應(yīng)處置，風(fēng)險性很高，需要很高的智力和專業(yè)的技術(shù)支持。因為文件個體存在差異、文件間關(guān)系錯綜復(fù)雜，必須需要專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的參與，不可能只是自動通過系統(tǒng)預(yù)設(shè)的程序完全完成鑒定。但是借助人工的識別與鑒定時所需信息主要還是源于元數(shù)據(jù)。

確認(rèn)具有長久保存價值的電子文件被整理、保存到檔案保管系統(tǒng)的檔案庫后，元數(shù)據(jù)也會隨之一同被移入。檔案的保管系統(tǒng)對電子文件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列驗證、檢查、定位保存的過程，元數(shù)據(jù)本身也在不斷即時地對文件的處理、操作信息進(jìn)行存取和補(bǔ)充，始終處于動態(tài)的建構(gòu)過程。元數(shù)據(jù)記錄的這些信息，都會協(xié)助對文件的歸檔工作。

2.在電子文件整理與保管階段

為使電子文件管理系統(tǒng)更加安全、條理、秩序化地運轉(zhuǎn)，必須對系統(tǒng)所保存的文件進(jìn)行整理，并成為管理系統(tǒng)的核心。運轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，電子文件被頻繁地輸送、利用，而元數(shù)據(jù)在此階段是系統(tǒng)操作的直接對象。系統(tǒng)通過對元數(shù)據(jù)相關(guān)元素內(nèi)的繼續(xù)補(bǔ)充、提取與重組，來完成文件的組織加工。由于文件運轉(zhuǎn)系統(tǒng)中電子文件的保管意義非常重大，在存取和利用過程中，稍出差錯便可能造成文檔的破壞或丟失，給當(dāng)前及日后利用帶來不可挽回的損失。為了維護(hù)電子文件的可讀性和安全性，保持文件的有序形態(tài)，延長其使用壽命，對于信息系統(tǒng)中的電子文件，可以采取多種技術(shù)手段和措施對文件實施信息保護(hù)。電子文件元數(shù)據(jù)會跟蹤記錄文件保管的過程及結(jié)果、系統(tǒng)操作的軌跡，能夠為信息保護(hù)適時提供可供裝載的技術(shù)空間和記錄平臺。

3.在電子文件檢索和利用階段

電子文件管理系統(tǒng)最終目標(biāo)即是為用戶提供信息資源的利用，將元數(shù)據(jù)引入文件的檢索和利用過程，將會提高信息的檢索效率，優(yōu)化資源的利用率。檢索過程中，元數(shù)據(jù)會智能化分析所作用戶檢索記錄信息，了解用戶檢索需求，將檢索結(jié)果與信息反饋給用戶。另外，電子文件元數(shù)據(jù)在用戶管理工作環(huán)節(jié)，會設(shè)置與用戶權(quán)限相對應(yīng)的被訪權(quán)限、存取要求和規(guī)則，防止非法入侵等導(dǎo)致的信息外泄，對電子文件信息實施嚴(yán)格保護(hù)。未來的用戶將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來檢索利用電子文件，然后由于目前各地區(qū)各領(lǐng)域中電子文件組織方式可能存在差異，無法很好地實現(xiàn)信息共享。而元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)，將可以使用戶通過一個查詢界面就能查到所有相關(guān)的文件信息，如EAD（簡稱檔案編碼記錄）便是一種具有這樣功能的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，用以表達(dá)文檔檢索工具邏輯以及各部分之間聯(lián)系，目的在于使檢索工具中的描述信息變成計算機(jī)能夠處理的結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)信息。

4.脫機(jī)電子文件的管理

電子文件不可能一直保存在電子信息管理系統(tǒng)中，如果這樣系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫將會超負(fù)荷工作，工作效率將會受到嚴(yán)重影響。所以，有價值的電子文件將定期被脫機(jī)保存，就目前的條件而言，我們將非現(xiàn)行的、同時又具有保存價值的電子文件導(dǎo)出信息管理系統(tǒng)，保存在磁帶、磁盤和光盤中，甚至轉(zhuǎn)換成縮微膠片。對于這些脫機(jī)保存的電子文件，系統(tǒng)要想掌握原文件的目前情況與信息，管理文件，只能通過保存在系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)才能建立與原文件的關(guān)聯(lián)，因為元數(shù)據(jù)便是溝通二者的渠道。

參考文獻(xiàn)：

篇9

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程合同管理；對比分析；規(guī)范化建議

1 引言

合同管理是工程項目管理的核心。近年來，合同管理已受到我國引起丁程管理人員的重視。在監(jiān)理工程師、建造工程師、造價工程師等考試中都含有合同管理的考試內(nèi)容，合同管理已受到各方面的重視并逐步推廣開來。無論業(yè)主、承包商還是從事咨詢、監(jiān)理工作的工程師，不熟悉合同，不會運用合同是絕對管不好項目的。而工樣建設(shè)的復(fù)雜性決定了合同管理的艱巨性，我國建設(shè)市場發(fā)育需進(jìn)一步完善，建設(shè)交易行為需進(jìn)一步規(guī)范，建設(shè)工程的合同管理存在諸多問題[1,2]。

2 建設(shè)工程合同管理在誠信方面存在的缺陷

造成誠信缺失的成岡主要有外部環(huán)境和自身內(nèi)部的原因。外部環(huán)境原因主要包括經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型、道德秩序火衡、政府行為不規(guī)范、法律制度不健全等岡素；自身內(nèi)部的原因包括經(jīng)營者有不誠信的動機(jī)、企業(yè)內(nèi)部信用管理薄弱、重視短期利益，忽視長期利益等因素，具體體現(xiàn)在建設(shè)工程合同管理方面主要體現(xiàn)在下面幾點。

2.1 信用管理體系先天不足

一些企業(yè)(投資方、承包方)高級管理和財務(wù)主管人員信用意識仍然薄弱，對現(xiàn)代企業(yè)必須具備的信用管理(特別是如何防止合同難于履行和糾紛)缺乏足夠的了解和認(rèn)識，出現(xiàn)授信不當(dāng)和對合同履行計劃缺乏管理工作等現(xiàn)象，使企業(yè)在經(jīng)營過程中埋下了一定的信用風(fēng)險。

2.2 合同管理跟不上時代步伐

近年來，隨著建筑市場的發(fā)展和改制的推進(jìn)，加之投資體系的市場化，工程項目競爭日趨激烈。網(wǎng)絡(luò)和電子時代的到來，對仍停留在傳統(tǒng)管理模式上的企業(yè)而言，無論是業(yè)主還是承包人，都將無法生存下去。工程項目的招標(biāo)投標(biāo)，表面看已經(jīng)完全市場化而且公平、公開和公正，如專家?guī)斓慕?，公開招標(biāo)信息，但更深層次的問題是，專家們對工程的了解、對企業(yè)的了解、評標(biāo)時間的影響以及專家責(zé)任心都會對選擇的中標(biāo)單位造成影響；施工企業(yè)中標(biāo)后，若由于資金問題(當(dāng)然是應(yīng)得部分)導(dǎo)致其無法正常運轉(zhuǎn)，業(yè)主的責(zé)任如何落實？施工企業(yè)在工程管理方面存在的漏洞，如某企業(yè)在某項目上每月直接人工費高達(dá)40％還自認(rèn)為正常，管理的不到位導(dǎo)致其難以正常運轉(zhuǎn)又如何追究其責(zé)任?客觀而言，誠信自然談不上，合同管理基本上就是沒有管理。

3 誠信對建設(shè)工程合同管理的意義

誠實信用，既是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是現(xiàn)代企業(yè)、現(xiàn)代人創(chuàng)業(yè)經(jīng)營不可或缺的理念。企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)的行為主體，能否以誠信的態(tài)度開展經(jīng)營活動關(guān)乎我國市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的成敗。市場經(jīng)濟(jì)首先是信用經(jīng)濟(jì)，如果企業(yè)行為都不誠信，那么，我們就不可能建成真正的市場經(jīng)濟(jì)。我國市場經(jīng)濟(jì)是在計劃經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)型過來的，其發(fā)展處于初始階段，整體水平較低，資本不發(fā)達(dá)，市場運作不規(guī)范，信用觀念和信用基礎(chǔ)相對薄弱。而企業(yè)的競爭優(yōu)勢，不僅在于產(chǎn)品的技術(shù)含量，而且來自企業(yè)的信用水平。在開放競爭的市場環(huán)境中，是否具有先進(jìn)的信用管理制度、良好的信用形象和完備的信用風(fēng)險控制能力，是決定企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵因素。

在合同管理中，項目法人對項目籌劃、籌資立項、建設(shè)實施、生產(chǎn)經(jīng)營、還債、資產(chǎn)保值增值全面負(fù)責(zé)，并承擔(dān)全部投資風(fēng)險。而工程建設(shè)訂立的勘測設(shè)計合同、施上承包合同、監(jiān)理委托合同或EPC總包合同，其中的約定必須建立在合同信用體系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)合同管理工作，強(qiáng)化承、發(fā)包雙方的合同意識，保證依法全面履行訂立的合同。在國際丁程中，中國企業(yè)由于合同管理水平低下而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的不在少數(shù)，國人無奈稱之為“繳學(xué)費”、“花錢買教訓(xùn)”，而外國的反映是“中國人技術(shù)水平一流，管理水平三流”。實踐證明，出現(xiàn)這些問題的主要原因：一是經(jīng)營管理者對合同意識淡??；二是合同管理不善。訂立合同的人同執(zhí)行的人根本沒有關(guān)系，合同訂立就沒有想劍如何去履行，因而通過合同管理降低成本、減少費用，保證質(zhì)量和工程進(jìn)度，以最少的消耗獲取最大的效益就成了一句空話，將“低價中標(biāo)、高價索賠”理解或變成不誠信履約。

總之，在市場交易中，誠實信用是一個追求長期利益的穩(wěn)定預(yù)期和重復(fù)博弈的規(guī)則。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家曾流傳著這樣一句話：“誠信是得勝的最終資本”。首先誠實信用是理性經(jīng)營的明智選擇?，F(xiàn)代企業(yè)理論認(rèn)為，企業(yè)是～組契約?！霸谑袌鼋?jīng)濟(jì)中之所以會有企業(yè)的存在，是因為企業(yè)內(nèi)部組織的交易比通過市場進(jìn)行同樣的交易的費用要低”，循著這樣的思路，我們可以認(rèn)為，企業(yè)是市場交易費用節(jié)約的產(chǎn)物，從而交易費用的節(jié)約也就成為了企業(yè)決策的一個核心(然而也往往是隱含的)依據(jù)，所以企業(yè)之間的相互信任能大大減少交易成本，如企業(yè)之間的談判費用、執(zhí)行合同的費用、監(jiān)督費用等。其次，誠實信用對企業(yè)經(jīng)營具有重要的意義，具體體現(xiàn)在誠信經(jīng)營是企業(yè)降低交易成本的重要方法、誠信經(jīng)營是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件、誠信經(jīng)營是企業(yè)形成核心競爭力的重要源泉、信經(jīng)營是打造企業(yè)品牌，擴(kuò)大商譽的重要途徑等方面。

4 可采取的誠信措施

誠實信用是企業(yè)成長的基礎(chǔ)，是提高競爭力的關(guān)鍵，只有誠信經(jīng)營，才能求得生存和發(fā)展。作為經(jīng)營者，不能僅從客觀尋找原因，在自身內(nèi)部引導(dǎo)企業(yè)確立誠實信用的經(jīng)營理念，并使誠實信用的經(jīng)營方式滲透到企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)。其策略主要有：經(jīng)營者要以身作則，堅持誠信經(jīng)營、營造誠信文化，培養(yǎng)誠信員工、建立自律機(jī)制，加強(qiáng)信用管理等方式。具體體現(xiàn)在建設(shè)工程合同管理方面主要注意以下幾點：

4.1 使用信用證

企業(yè)在充分利用合同法和擔(dān)保法等法律法規(guī)維護(hù)自身權(quán)益的前提下，如條件允許可在結(jié)算方式中嘗試使用信用證的結(jié)算方式，以解決當(dāng)事人之間的信用危機(jī)。信用證是國際貿(mào)易結(jié)算中的常用工具，是一種由銀行根據(jù)買方的請求和指示向賣方開出的一定金額的、并在一定期限內(nèi)憑規(guī)定的單據(jù)承諾付款的書面文件。由于開戶銀行對該方的現(xiàn)金流和資信狀況更為清楚，該方能從其開戶銀行開出信用證，說明其對合同中主要義務(wù)的履行沒有障礙，合同能夠得到更加順利地履行。

4.2 正當(dāng)?shù)厮髻r

在目前施工企業(yè)逐漸由弱勢群體向強(qiáng)勢群體轉(zhuǎn)換的過程中，發(fā)包人同承包人之間的平衡將被打破，只有承包人向發(fā)包人索賠的日子終將過去。在索賠中，無論哪方都不能脫離合同，如某施工企業(yè)在已簽訂合同中明確約定，開挖j二程中的超挖、超填均已進(jìn)入單價，但在執(zhí)行中卻提出了強(qiáng)硬的索賠要求，并由此直接導(dǎo)致僅100m的引水隧洞開挖上期滯后10個月，其索賠額也只有5萬元，而其每月現(xiàn)場固定支出約14萬元，致使發(fā)包人和承包人均損失嚴(yán)重，最后雙方都認(rèn)為得不償失。綜觀國內(nèi)工程建設(shè)，合同管理引發(fā)的工期拖延、清理隊伍出場、工程款長期拖欠以至導(dǎo)致企業(yè)無法運轉(zhuǎn)，使得工程建設(shè)項目管理如入泥潭，年年都在建設(shè)，月月都有糾紛，真正的是沒有一個健全的合同管理信用體系。總之，招投標(biāo)制及承包合同制是把建筑業(yè)推向市場的體現(xiàn)，加強(qiáng)合同管理，最大限度贏得經(jīng)濟(jì)效益則是承、發(fā)包雙方所追求的目標(biāo)。嚴(yán)格履行有效合同中承、發(fā)包雙方約定的的條款，承、發(fā)包雙方都必須堅持誠實守信的原則，有理、有據(jù)、合理、合法的解決合同履行中出現(xiàn)的問題，否則對合同雙方都將造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失和信譽損失。

參考文獻(xiàn)：

篇10

眾所周知,任何企業(yè)都在不同程度上依賴于一定的技術(shù)和知識才可以生存與發(fā)展,尤其當(dāng)今已經(jīng)進(jìn)入了知識經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)的時代,現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭更多的是知識與信息獲取或使用能力的競爭。所以對企業(yè)的知識資源進(jìn)行有效的管理,是一個企業(yè)能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關(guān)鍵。從事企業(yè)管理的人都清楚,企業(yè)的人才流失對企業(yè)意味著什么。長期以來,企業(yè)員工的個人頭腦是知識的載體,人才流動實際上是知識在流動。那么如何實現(xiàn)人走而知識卻可以繼續(xù)在企業(yè)中留存呢？如何實現(xiàn)知識不僅在某個人頭腦中,而在組織的系統(tǒng)中并持續(xù)發(fā)揮其作用呢？如何使企業(yè)的知識可以不斷積累并讓每個員工快速掌握而在工作中加以運用呢？如何使新員工可以迅速在老員工的基礎(chǔ)上繼續(xù)提高工作效率和質(zhì)量呢？

一、什么是知識管理和企業(yè)管理

要弄清以上問題,首先,我們要從弄清什么是知識管理和企業(yè)信息管理入手。美國生產(chǎn)和質(zhì)量委員會（APQC）對知識管理定義如下：知識管理是組織有意識采取的一種戰(zhàn)略,它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人,這樣可以幫助人們共享信息,并進(jìn)而將其通過不同的方式付諸實踐,最終達(dá)到提高組織業(yè)績的目的。企業(yè)知識管理是以信息為基礎(chǔ)的活動,通過組織性學(xué)習(xí)創(chuàng)造隱性和顯性知識,并負(fù)責(zé)如何在適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)牡胤綋碛羞m當(dāng)?shù)闹R。微軟總裁比爾蓋茨認(rèn)為：知識管理并不是從技術(shù)開始的,它始于商業(yè)目標(biāo)、過程和對共享信息需要的認(rèn)識。知識管理只不過是管理信息流,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速地以信息為依據(jù)采取行動。

中外學(xué)者普遍認(rèn)為,信息是企業(yè)發(fā)展的一個非常重要的資源,信息作為資源,除了一般的可利用、有價值等特性外,還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨立成分組成的一個有機(jī)整體,如管理人員、生產(chǎn)工人、工藝、技術(shù)、管理、方法和組織機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備等,為了一個共同的目標(biāo)即獲取利潤生產(chǎn)出社會需要的產(chǎn)品,而組成的一個生產(chǎn)企業(yè)就是一個系統(tǒng)。那么,要系統(tǒng)地利用信息這個資源,企業(yè)建立信息管理系統(tǒng)是一個非常重要的前提。

企業(yè)信息管理系統(tǒng)（EIMS）就是運用現(xiàn)代化的管理思想和方法,采用電子計算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對企業(yè)管理決策過程中的信息進(jìn)行收集、存儲、加工、分析,以輔助企業(yè)日常的業(yè)務(wù)處理直到?jīng)Q策方案的制定和優(yōu)選等工作,以及跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個管理過程的人機(jī)系統(tǒng)。

從目前已經(jīng)大量應(yīng)用的各種企業(yè)信息管理系統(tǒng)來看,普遍具有以下特性：

1.除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動化）、WFS（工作流系統(tǒng)）外,大多軟件都需要做大量的需求分析,咨詢顧問（多數(shù)都是行業(yè)內(nèi)的專家）和企業(yè)各級員工在認(rèn)真總結(jié)以往經(jīng)驗和企業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)實際量身定做或在標(biāo)準(zhǔn)版本的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實際做大量的修改,所以具有行業(yè)專家特性及實際應(yīng)用特性。

2.多數(shù)系統(tǒng)是從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā),在全局和總體考慮的前提下設(shè)計企業(yè)的信息管理系統(tǒng),是從企業(yè)的人員機(jī)構(gòu)管理、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度,考慮戰(zhàn)略的實現(xiàn)性和信息之間的關(guān)聯(lián)性、制約性的,具有系統(tǒng)性和整體性。

3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業(yè)的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T和各員工的日常工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù),存儲在數(shù)據(jù)庫中,并能根據(jù)權(quán)限方便查閱和調(diào)用。

4.具有決策的支持性。所有的各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過計算機(jī)的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果,并通過報警提醒的方式,使決策者在第一時間得到相關(guān)信息。

5.動態(tài)特性。由于信息的時效性和關(guān)聯(lián)性,當(dāng)系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時,與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。同時,由于企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部要素均在動態(tài)發(fā)生變化,系統(tǒng)也要求能夠適應(yīng)這種變化。

二、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的作用

從以上對于知識管理和企業(yè)信息管理系統(tǒng)的概念及特性等可以看出,企業(yè)信息管理系統(tǒng)對于企業(yè)知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具體表現(xiàn)在：

1.知識,確保組織內(nèi)的每個成員都能共享。在沒有計算機(jī)、軟件和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的前提下,企業(yè)知識的手段通常采用開會、發(fā)文件及書籍等手段,除了成本高而外,知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些問題,使知識信息交易成本大大降低,交易質(zhì)量和效率大大提高,有力地發(fā)揮了知識在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。

2.確保知識獲得的及時性。信息管理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權(quán)限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統(tǒng)找到自己需要的各種知識。例如目前的企業(yè)信息門戶（EIP-EnterpriseInformationPortal）可以解決企業(yè)之間的信息及知識交流問題,另外企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接,并自動按照組織內(nèi)部成員對信息的需求進(jìn)行篩選、分類和收集,并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人,以解決知識時效性的問題。

3.提升組織或個人的隱性知識為顯性知識,并保證兩者之間的有效轉(zhuǎn)換。在企業(yè)沒有信息系統(tǒng)之前,員工的知識和經(jīng)驗僅存在自己的腦子里,部門的知識也在這個部門里,信息呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識大多是隱性知識,而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識,組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不斷地交學(xué)費,企業(yè)不能形成經(jīng)驗曲線,生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統(tǒng)使個人知識得以沉淀,成員之間的知識得到共享和交融,企業(yè)對員工的過分依賴性降低,從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現(xiàn)不可收拾的局面。

三、如何做好企業(yè)的知識管理

首先,我們要抓好企業(yè)的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉(zhuǎn)化,因為企業(yè)只有把國內(nèi)外和自己企業(yè)積累的知識和經(jīng)驗即顯性知識,通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工,即轉(zhuǎn)化為員工個人的知識———隱性知識,并運用到每項工作中去,才能對企業(yè)目標(biāo)發(fā)生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理,在信息增值鏈上,要將數(shù)據(jù)提升為信息,并對其進(jìn)行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導(dǎo)航等,對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎(chǔ)上,在根據(jù)企業(yè)和員工需求,對信息內(nèi)容進(jìn)行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進(jìn)行知識管理。

其次,要建立知識共享系統(tǒng)。知識管理是以共享和創(chuàng)新為主要目的,重點解決信息超載而知識匱乏的問題,重視人與人產(chǎn)生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享,將導(dǎo)致：（1）核心信息掌握在具體實施人員中,管理失控。（2）企業(yè)人員外流導(dǎo)致知識資產(chǎn)流失,大量核心技術(shù)被帶走。（3）知識孤島造成協(xié)調(diào)困難,效率下降。所以,在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中,要堅持以獲取企業(yè)內(nèi)部和外部知識資源為核心；以產(chǎn)品的生產(chǎn)流程為核心；以個人知識與團(tuán)隊知識的相互交流和轉(zhuǎn)化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實際問題為核心；以價值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓(xùn)為核心。

最后,把信息化建設(shè)作為知識管理的平臺。傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)和人際交流模式在很大程度上不適合現(xiàn)代社會對知識的快速組織、整合和共享需要,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)則為知識的獲取、組織和共享創(chuàng)造了一個全新的平臺。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺下,形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度,建立信息管理系統(tǒng),使人與知識資源有機(jī)結(jié)合,它將人、知識與現(xiàn)實工作任務(wù)整合起來,必將為企業(yè)管理帶來實效。

參考文獻(xiàn)：

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2.席丹,李培根,黃培。制造業(yè)信息化戰(zhàn)略、管理與實施,電子工業(yè)出版社,2003