一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)階段，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術(shù)一方面給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，另一方面也給檔案管理工作帶來了機遇。所以，事業(yè)單位需要全面關(guān)注信息化建設(shè)對檔案管理工作產(chǎn)生的作用。事業(yè)單位需要增強檔案管理的信息化建設(shè)，這樣的話，有利于事業(yè)單位檔案資料的永久性保存、有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息、有利于提升檔案的職能。（一）有利于事業(yè)單位檔案資料的永久性保存。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過程中，因為紙質(zhì)檔案非常容易受到季節(jié)以及天氣的影響，如果存放檔案的環(huán)境稍微潮濕的話，就會使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，這樣無法對紙質(zhì)檔案進行長久性的保存與管理，甚至可能會導致丟失重要的信息，并且查詢信息時既費時又費力。事業(yè)單位對檔案管理進行信息化建設(shè)，能夠?qū)n案進行備份，并且儲存于電子磁盤中，這在極大的程度上節(jié)省了檔案儲存的空間，并且不會因為季節(jié)或者是天氣的原因發(fā)生檔案信息丟失的情況，能夠保證檔案資料信息的完整性，從而達到事業(yè)單位檔案資料的永久性保存。（二）有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過程中，紙質(zhì)檔案信息資料眾多，檔案管理的工作非常繁雜，并且進行紙質(zhì)檔案管理工作的程序較為繁雜。事業(yè)單位在建設(shè)檔案信息化管理之后，可以通過在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵的字或者是詞語，便能夠快速查出所需要的檔案資料信息，程序簡單明了，還不會對其他的檔案資料產(chǎn)生影響，在極大的程度上有利于事業(yè)單位進行檔案信息資料的有效管理。（三）有利于提升檔案的職能。事業(yè)單位對檔案進行信息化建設(shè)之后，將紙質(zhì)的以及傳統(tǒng)的人工錄入形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒脚_的電子錄入形式，使得檔案的職能發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，由之前的傳統(tǒng)檔案保存以及使用轉(zhuǎn)變?yōu)榱爽F(xiàn)在檔案信息資料收集、管理以及儲存等，從而在極大的程度上促進了事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)主要包括檔案管理平臺的建設(shè)與規(guī)劃、對檔案的內(nèi)容進行信息化處理等。但目前大多數(shù)事業(yè)單位沒有對檔案信息化建設(shè)進行充分的認識，從而導致了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高匹配性、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺的更新速度比較慢、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性、事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識需要提升。（一）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高匹配性。現(xiàn)階段，隨著信息化時代的到來，我國大部分事業(yè)單位已經(jīng)開始實行辦公無紙化、信息化平臺的建設(shè)，使得事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)通過信息化平臺進行操作，這樣的操作，能夠有效地利用相關(guān)的資源，并且在一定的程度上提升了資料查看、調(diào)取以及使用的效率。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠提升資源的共享率，打破時間以及空間的限制。但是，現(xiàn)階段的信息化平臺以及相關(guān)的軟件不能夠兼容所有的文件，所以不能夠保障工作的效率性以及簡單方便性。事業(yè)單位在使用局域網(wǎng)管理的過程中，每個人都有閱讀文件的權(quán)限，電子文件能夠存儲于相應(yīng)的資料庫中，方便查取，但是也會出現(xiàn)因管理失誤造成電子文件丟失的現(xiàn)象，或者是無法實現(xiàn)電子文件的共享狀態(tài)。（二）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺的更新速度比較慢。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位其實已經(jīng)開始實行檔案信息化管理系統(tǒng)，但是，在實際的工作過程中，由于對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注匱乏，導致了檔案信息化建設(shè)平臺的更新速度比較慢，使得部分檔案信息資料不能夠及時得到更新，從而對事業(yè)單位檔案信息資料管理產(chǎn)生著直接的影響。（三）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性?，F(xiàn)階段，在對事業(yè)單位檔案信息進行管理的過程中，一旦使用檔案管理信息化，就無法對檔案信息資料的安全性進行相應(yīng)的保障，事業(yè)單位中的一些資料信息關(guān)系到國家機密，但是，進行鑒別以及區(qū)分管理意識匱乏，雖然檔案信息化建設(shè)在很大的程度上為使用單位帶來了一定的便利性，但是，也存在著一定的安全隱患，例如泄露檔案等。這樣的檔案信息化平臺關(guān)于機密檔案資料的安全管理匱乏，在對檔案資料進行審查以及共享方面的保密性管理匱乏，甚至有一些機密資料的使用是在外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中或者是普通的計算機中，這就容易造成黑客入侵，導致資料泄露與損壞。（四）事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識需要提升。檔案信息管理在事業(yè)單位管理工作中占據(jù)著重要的位置，是事業(yè)單位進行管理的重要組成部分，在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)工作中，檔案信息管理具備不可替代的作用。檔案信息管理人員的檔案管理意識，在極大的程度上對事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量情況產(chǎn)生著重要的影響。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)該提升自身對檔案管理工作的認知與態(tài)度。但是，現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，往往重視辦公室的業(yè)務(wù)工作，常常忽略檔案信息管理工作。所以，有效地增強事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識至關(guān)重要。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問題的解決措施

現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)依然存在很多問題，針對這些問題，事業(yè)單位應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標準，不斷地加強檔案信息化管理的保密性，注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)的投入以及配備信息化建設(shè)的專業(yè)人才，協(xié)調(diào)檔案管理人員和平臺技術(shù)人員的關(guān)系，建立完善的檔案信息化管理制度。（一）事業(yè)單位應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標準。事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化的標準是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，主要包含了檔案的收集、整理、統(tǒng)計以及服務(wù)等標準，只有在固定標準的要求下，才能夠有效地使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，從而保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的檔案是準確的以及真實的。如果這些標準不存在的話，就沒有辦法建立檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息。事業(yè)單位應(yīng)該把檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案信息相關(guān)管理辦法進行結(jié)合。當前，我國大多數(shù)事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的檔案信息管理辦法，不可能在短時間內(nèi)將所有事業(yè)單位的檔案進行信息化管理，因此，只有先把事業(yè)單位的檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相互結(jié)合，才能夠使事業(yè)單位檔案信息管理工作實現(xiàn)信息化。事業(yè)單位需要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，提升事業(yè)單位檔案管理工作人員關(guān)于信息化檔案管理的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)，事業(yè)單位可以在內(nèi)部展開提高職工專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)的活動，讓職工形成互幫互助的小組，讓檔案管理人員可以全面掌握檔案管理信息化的方法，并且把檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理辦法進行結(jié)合，從而不斷地向事業(yè)單位檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。（二）事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案信息化管理的保密性。事業(yè)單位不斷地推進檔案信息化平臺建設(shè)工作，是為了通過對檔案信息化的建設(shè)為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以在檔案信息實際管理工作中，事業(yè)單位需要不斷加強自身檔案管理平臺信息化的建設(shè)，增強其保密的性能，事業(yè)單位檔案管理的保密性是至關(guān)重要的，因此，事業(yè)單位檔案信息化管理平臺應(yīng)該重視檔案信息的保密性，一方面，要增強檔案信息化管理平臺的保密性能建設(shè)，只能夠在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進行登錄，并且在檔案信息查詢方面設(shè)置檔案信息管理負責人員的指紋，只有檔案信息管理人員才能夠進行檔案的查詢。另一方面，也要加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)，加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，從而使其在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時，提升自身的道德素養(yǎng)，最終從這兩個方面有效地增強檔案信息管理工作的保密性。只有這樣，才能有效地加強檔案信息管理的工作，才可以在根本上防止檔案信息的泄露。（三）事業(yè)單位需要注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)的投入以及安排信息化建設(shè)的專業(yè)人才。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該有專業(yè)設(shè)備和專業(yè)技術(shù)的支持，不管是硬件還是軟件都應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的實際情況進行信息化建設(shè)，在開發(fā)功能以及設(shè)置權(quán)限方面充分依據(jù)事業(yè)單位的實際情況進行展開，有效地提升相關(guān)軟件的兼容性能，增強檔案管理信息化平臺的安全管理。檔案信息化管理平臺設(shè)置權(quán)限是為了保證機密的資料在外網(wǎng)中是不能操作的，必須在內(nèi)網(wǎng)的保護中才能夠查看。事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)工作時，應(yīng)該依托專業(yè)的信息化企業(yè)，對檔案信息化管理平臺進行搭建以及完善，保證檔案信息化管理平臺的安全以及方便有效性。在建設(shè)平臺時，應(yīng)該做好測試工作，根據(jù)事業(yè)單位工作中的需求加以修改，最終保證事業(yè)單位檔案信息化管理平臺管理工作能夠順利地實施。（四）事業(yè)單位應(yīng)該協(xié)調(diào)檔案管理人員和平臺技術(shù)人員的關(guān)系。事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案管理人員和平臺技術(shù)人員關(guān)系的協(xié)調(diào)，只有這樣，才可以全面地利用檔案管理信息化的辦法有效的提升檔案管理工作的水平。檔案管理信息化主要是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是不可忽視的存在。與此同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員還要維護檔案管理信息化系統(tǒng)的安全，進而為檔案管理信息化平臺的使用人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的工作是非常重要的，也是必不可少的。檔案管理工作人員主要是對檔案信息資料進行統(tǒng)一的安排以及管理，并且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和檔案管理工作人員之間的關(guān)系應(yīng)該被協(xié)調(diào)，只有這樣，才能在一定的程度上使檔案信息資料的錄入與更新得以保障，從而提升事業(yè)單位檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率。（五）事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案信息化管理制度。事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的、科學合理的檔案信息化管理制度，只有這樣，才能促進檔案信息化管理工作的順利實施。事業(yè)單位需要依據(jù)本單位的實際情況制定相符合的檔案信息化管理制度。事業(yè)單位可以將檔案信息化管理當作考核的指標，從而在一定的限度上激發(fā)檔案管理人員的工作主動性與積極性，更好地建設(shè)檔案信息化管理平臺。事業(yè)單位在建立健全檔案信息化管理機制后，可以有效地調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，從而在極大的程度上促進事業(yè)單位檔案信息化管理平臺建設(shè)工作的順利進行。

一、**時期檔案事業(yè)發(fā)展狀況

**時期，自治區(qū)檔案事業(yè)得到了健康快速發(fā)展，在為改革開放和各項建設(shè)事業(yè)服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。全區(qū)現(xiàn)有檔案行政管理部門107個，比“九五”末增長5．9％；各級各類檔案館138個，比“九五”末增長11．3％；各級檔案局(館)專職人員1387人，比“九五”末增長8．2％；各級綜合檔案館總建筑面積66998平方米，比“九五”末增長5．2％；各級各類檔案館館藏檔案、資料4139473卷(冊、件)，比“九五”末增長80％；各級各類檔案館共接待利用者16．8萬人次，提供檔案資料79萬卷(冊、件)次。

檔案事業(yè)宏觀管理不斷加強。14個地、州、市和92個縣、市、區(qū)建立了檔案事業(yè)行政管理機構(gòu)，充分發(fā)揮檔案行政管理職能，實現(xiàn)了檔案事業(yè)管理的科學化和管理對象的重點化，促進了檔案工作整體水平的提高。

檔案法制建設(shè)繼續(xù)推進。**年3月22日，自治區(qū)第十屆人大常委會第十五次會議審議通過了對《新疆維吾爾自治區(qū)實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》部分條款的修改。建立完善了檔案工作地方性法規(guī)標準體系，進一步加強了檔案行政執(zhí)法隊伍建設(shè)。積極開展檔案執(zhí)法檢查，認真糾正檔案違法行為，查處檔案違法案件，依法管理檔案事業(yè)的水平不斷提高。

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)日益鞏固。圍繞“抓住主體(檔案館)，發(fā)展兩翼(機關(guān)團體、企事業(yè)單位)，整體推進”的工作思路，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)穩(wěn)步推進。47個地(州、市)、縣(市、區(qū))國家綜合檔案館檔案目標管理達到自治區(qū)級標準，近1000個機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案工作目標管理達到國家或自治區(qū)級標準。檔案工作發(fā)展深入到農(nóng)村、社區(qū)，延伸到民營企業(yè)等經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的新領(lǐng)域。全區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建檔率達到90％以上，村級建檔率達到47％。

檔案科研、教育、宣傳工作不斷加強?！锻卖敺⑺顾悄沟貎?nèi)外環(huán)境及墓內(nèi)文書質(zhì)量研究》和《新時期新疆宗教檔案管理研究》兩個課題被國家檔案局立項，一批圍繞檔案信息化建設(shè)、檔案保護、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)與發(fā)展等檔案課題研究獲得自治區(qū)獎勵，檔案學術(shù)交流活動進一步加強。檔案繼續(xù)教育、專業(yè)培訓成效顯著，培訓人數(shù)達1萬人次。檔案宣傳工作力度不斷加大，編輯出版檔案刊物、簡報60余種，近四年僅在《中國檔案報》上刊登有關(guān)全區(qū)檔案工作的稿件就達386篇。

廣義的檔案工作——檔案事業(yè)，是以管理開發(fā)國家檔案信息資源為手段，為國家各項事業(yè)和社會各界服務(wù)為宗旨的一項國家規(guī)模的事業(yè)。其內(nèi)容包括：檔案法制建設(shè)、檔案行政管理、檔案管理、檔案教育、檔案科技、檔案宣傳、檔案外事、檔案中介服務(wù)等。我市檔案事業(yè)經(jīng)過歷屆市領(lǐng)導的重視支持，以及全體檔案工作者的共同努力，已經(jīng)逐步發(fā)展起來，也打下了良好的基礎(chǔ)。1997年12月經(jīng)省檔案局考核驗收，市檔案館目標管理達二級標準，2000年被臺州市人事局、臺州市檔案局評為全市檔案系統(tǒng)先進集體?？v向比較是進步了，但發(fā)展緩慢，這與我市經(jīng)濟社會的發(fā)展形勢不相適應(yīng)，與新時期、新形勢、新任務(wù)對檔案工作提出的新要求相脫節(jié)；另一方面，與周邊縣市橫向比較，某些方面我們也承認差距。這不得不引起檔案工作者的深深思考與探討。

一、現(xiàn)狀分析

臨海市有5個街道、14個鎮(zhèn)、1053個村、22個社區(qū)、110萬人口，有1315家機關(guān)企事業(yè)單位。臨海市檔案局（館）目前是“兩科兩室”設(shè)置，即業(yè)務(wù)指導法制科、管理利用科、辦公室和值班室，全局12名工作人員，其中6名是中層以上干部。檔案館總建筑面積600平方米，檔案庫房建筑面積450平方米，館內(nèi)藏有文書檔案、科技檔案（數(shù)量不多）、專門檔案、人物檔案。其中專門檔案有會計、人口普查、工業(yè)普查、土地、房產(chǎn)所有權(quán)存根、山林定權(quán)發(fā)證存根等14種。館藏檔案224個，全宗35993卷（其中建國前1425卷，建國后檔案34568卷），音像檔案18盤（數(shù)量少），照片檔案2424張，館藏資料8862冊。

從加強我市檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，經(jīng)過調(diào)查了解，目前明顯存在以下幾個問題：一是檔案館庫房建筑面積遠遠不夠，造成檔案存放數(shù)量質(zhì)量受到限制。二是檔案工作行政執(zhí)法人員缺乏，持證率不高，全局只有2位同志持有行政執(zhí)法證。三是檔案工作管理人員年齡偏大，專業(yè)技術(shù)人員青黃不接，30歲左右檔案技術(shù)科研人才引進不夠，這對今后我市檔案事業(yè)發(fā)展很不利。四是檔案信息化工作步伐緩慢，基層單位辦公信息化網(wǎng)絡(luò)人員和辦公室文秘人員的檔案管理相脫節(jié)；對照《浙江省綜合檔案館信息化評估標準》，無論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是電子文件檔案的歸檔管理，遠遠不符合要求，目前，全局電腦只配備4臺。五是有的單位檔案工作分管領(lǐng)導不明確，檔案管理不規(guī)范。六是“三農(nóng)”檔案和社區(qū)檔案各地發(fā)展很不平衡，有的出現(xiàn)無人管理現(xiàn)象。

二、工作對策

檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分。我國目前的檔案工作，正處于從“封閉型”管理到開放式服務(wù)，從人治到法治、重保管到重服務(wù)、傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)型期。隨著改革開放的深入和經(jīng)濟社會的發(fā)展，新時期檔案工作的地位和作用將更加突出。中共中央總書記、國家主席指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對深化改革、發(fā)展經(jīng)濟、推動科技進步、提高國民素質(zhì)有促進作用，而且對維護祖國統(tǒng)一、加強民族團結(jié)、保持社會穩(wěn)定具有重要作用。”而“管理體制優(yōu)、基礎(chǔ)設(shè)施好、信息化程度高、服務(wù)功能全”將是現(xiàn)代檔案事業(yè)體系的基本框架。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，區(qū)政府各部門：

為切實改變目前我區(qū)事業(yè)單位和機關(guān)工人人事檔案管理分散、檔案材料遺失、涂改損毀嚴重的狀況，根據(jù)《市人民政府印發(fā)〈關(guān)于加快實施全市事業(yè)單位人員聘用制度的意見〉的通知》（政發(fā)]41號）、《市人事局關(guān)于對機關(guān)編內(nèi)聘用工勤人員實行聘用合同制管理的通知》（人[]43號）精神，經(jīng)區(qū)人民政府研究，現(xiàn)就全區(qū)事業(yè)單位和機關(guān)工人人事檔案管理工作有關(guān)事項通知如下：

一、全區(qū)事業(yè)單位（不含參照公務(wù)員管理的事業(yè)單位，下同）和機關(guān)工人的人事檔案實行集中管理。除科級及以上干部的檔案按干部管理權(quán)限管理外，其他人員的人事檔案由區(qū)人才交流開發(fā)中心管理。

二、人事檔案移交后，區(qū)人才交流開發(fā)中心要嚴格按照人事檔案管理有關(guān)規(guī)定，做好事業(yè)單位和機關(guān)工人人事檔案的資料收集、整理、保管、使用、轉(zhuǎn)移等工作。

三、各地各單位要認真做好移交前檔案整理工作，確保人事檔案真實完整。年10月底前，除教育系統(tǒng)以外的事業(yè)單位和機關(guān)工人人事檔案要移交到區(qū)人才交流開發(fā)中心。年10月底前，區(qū)教育部門所屬事業(yè)單位的人事檔案要移交到區(qū)人才交流開發(fā)中心。

四、區(qū)人才交流開發(fā)中心要嚴格審查移交的人事檔案，對移交人事檔案符合條件的單位，簽訂人事協(xié)議書。對不符合條件的，要充實完善，達到規(guī)定標準后，再辦理移交，簽訂人事協(xié)議書。

一、外事檔案管理存在的問題

1.管理意識淡薄，外事檔案材料收集缺乏完整性

外事檔案是事業(yè)單位對外交流與合作中各項活動的詳實記錄，是珍貴的信息資源，應(yīng)該盡可能地保證其完整性。然而在實際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識，對外事檔案管理的重要性認識不足，以致經(jīng)常把注意力集中在外事活動的最終結(jié)果上，而對于外事檔案材料的收集只是走一個過程而已，造成外事檔案材料收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。事業(yè)單位對外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，工作效率低，因而不能充分發(fā)揮外事檔案的作用。同時，事業(yè)單位人員的綜合素質(zhì)與工作態(tài)度也決定著事業(yè)單位的發(fā)展高度。若工作人員在外事檔案管理過程中缺乏積極性和責任心，延后更新檔案內(nèi)容，不能做好外事檔案工作，必將給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來消極影響。

2.不重視外事檔案管理工作，沒有健全的外事檔案管理制度

許多事業(yè)單位的領(lǐng)導對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設(shè)施，也忽視對外事檔案工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員沒有經(jīng)過定期系統(tǒng)的培訓，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質(zhì)，無法滿足現(xiàn)階段的社會需要。在信息化飛速發(fā)展的當今社會，事業(yè)單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業(yè)單位對硬件設(shè)施投入資金不夠，使得大部分事業(yè)單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

3.外事檔案管理工作和事業(yè)單位改革未能同步進行

摘要:高校檔案蘊藏著豐富的信息資源,是高校教育事業(yè)的重要組成部分。它如實地記錄了學校歷史,是全體教職工勞動智慧的結(jié)晶,是評估學校教育教學質(zhì)量,評價科技成果,考核教職工,衡量學校管理水平的重要依據(jù)?，F(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案工作體制和管理方法,已越來越適應(yīng)不了現(xiàn)代社會和教育改革的需要。如何在新時期抓住機遇,迎接挑戰(zhàn),與時俱進,開拓創(chuàng)新,提高高校檔案管理水平,促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,確立檔案工作在高校不可替代的地位,是我們面臨的新課題。

關(guān)鍵詞:高校;檔案工作;創(chuàng)新;可持續(xù)發(fā)展;檔案意識

檔案事業(yè)是一項需要不斷創(chuàng)新才能發(fā)展的事業(yè)。歷史已經(jīng)證明,檔案工作也“是在十分確定的前提和條件下進行創(chuàng)造的。其中經(jīng)濟的前提和條件歸根到底是決定性的”。經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

檔案事業(yè)作為一種社會公益事業(yè),屬于建立在經(jīng)濟基礎(chǔ)上的上層建筑的組成部分,經(jīng)濟基礎(chǔ)的性質(zhì)決定著檔案工作的性質(zhì),我國以生產(chǎn)資料公有制為主體,多種經(jīng)濟成分共同發(fā)展的經(jīng)濟制度,決定了檔案工作的社會主義性質(zhì)。我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,是在堅持社會主義方向的前提下實施可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略。檔案事業(yè)發(fā)展最終取決于經(jīng)濟發(fā)展狀況,取決于經(jīng)濟對檔案事業(yè)建設(shè)所能提供的支撐力,經(jīng)濟發(fā)達能為檔案事業(yè)建設(shè)提供較大的物力和財力,檔案事業(yè)就可以較快較好地發(fā)展,反之,檔案事業(yè)發(fā)展就緩慢。

一、檔案事業(yè)在社會可持續(xù)發(fā)展中的地位和作用

檔案事業(yè)是社會發(fā)展中一項必不可少的基礎(chǔ)性事業(yè)。檔案既是一種信息資源,又是一種重要的社會資源。檔案信息資源的優(yōu)化配置和有效開發(fā)利用,推動著社會的發(fā)展。所以社會可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略,不能沒有檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是社會可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略工程的組成部分。遵循社會可持續(xù)發(fā)展觀,檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略應(yīng)是優(yōu)化配置、科學管理、有效開發(fā)檔案信息資源,以滿足當代與未來人類社會可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案是人類重要的記憶工程,是人類智力資源的組成部分,對社會的持續(xù)發(fā)展具有重要的作用。

【摘要】職稱檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對于事業(yè)單位的健康發(fā)展具有重要作用，但當前事業(yè)單位對于職稱檔案管理仍然存在不足?；诖?，本文分析了事業(yè)單位職稱檔案管理現(xiàn)狀，并且提出相應(yīng)的解決對策，希望以此提高我國事業(yè)單位職稱檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；職稱檔案管理；現(xiàn)狀；對策

事業(yè)單位職稱檔案管理是事業(yè)單位人才管理的重要載體，同時也是了解人才信息的主要源頭。職稱檔案全面反映了事業(yè)單位中人才的發(fā)展情況，從而為事業(yè)單位人才應(yīng)用提出有力的信息依據(jù)。隨著我國事業(yè)單位改革力度的加大，事業(yè)單位對于職稱檔案管理工作提高到新的層面，積極發(fā)現(xiàn)當前事業(yè)單位對于職稱檔案管理工作中存在的不足，并進行有效的改正，真正推動我國事業(yè)單位健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位職稱檔案管理現(xiàn)狀

（一）對職稱檔案管理重要性認識不足。職稱檔案一直是事業(yè)單位中默默無聞的一項工作，由于自身工作性質(zhì)，導致事業(yè)單位對于職稱檔案管理工作的重要性認識沒有上升到新的高度，進而造成事業(yè)單位未將職稱檔案管理工作納入議事日程中，最終導致事業(yè)單位職稱檔案管理工作始終處于被動狀態(tài)，造成事業(yè)單位職稱檔案管理工作質(zhì)量與工作效率難以滿足事業(yè)單位的實際需要。（二）職稱檔案管理水平有待提高。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人才機制的不斷改革，導致事業(yè)單位職稱檔案變動較大，同時事業(yè)單位職稱檔案管理相應(yīng)制度構(gòu)建并不完善，導致職稱檔案管理工作在開展過程中沒有具體制度可以作為參考。并且對于事業(yè)單位職稱檔案管理工作人員專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)仍有待提高，部分工作人員并不具備專業(yè)的職稱檔案管理知識與技能，檔案管理人員會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，導致對于職稱檔案管理精力不足。當前我國事業(yè)單位檔案管理中信息化程度較低，導致職稱檔案管理工作的開展過程中應(yīng)用信息化程度不高，職稱檔案管理仍然采用手工操作，并且無紙化閱檔實施程度較低。由于事業(yè)單位職稱檔案管理工作水平有待提高，導致我國事業(yè)單位職稱檔案管理工作效率與工作質(zhì)量下降。

二、事業(yè)單位職稱檔案對策

對可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的研究已成為世界范圍的先導科學選題之一，我國的檔案界人士對此也頗感興趣，發(fā)表了一系列論文，闡述了各自對檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的認識。依筆者之見，這些認識由于對可持續(xù)發(fā)展本質(zhì)的把握尚欠深入，故顯得不夠全面，即只看到客體的發(fā)展，而忽視了主體的發(fā)展。本文將從分析檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)涵入手，研究檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的方略，以作為已有認識的一點補充。

一、檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)涵和特征

第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束后，戰(zhàn)后的重建、恢復和發(fā)展成為世界各國面臨的頭等大事，作為社會變革和發(fā)展的重要指導思想，有關(guān)發(fā)展問題的新理論紛紛涌現(xiàn)。五十多年過去了，發(fā)展理論經(jīng)歷了一個從“經(jīng)濟增長理論”到“經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展理論”再到“可持續(xù)發(fā)展理論”的漸進深化過程?！敖?jīng)濟增長理論”將發(fā)展與增長視為同一概念，是兩個可以互相替代使用的名詞。它以國民生產(chǎn)總值的增長為發(fā)展目標，忽視了社會其它領(lǐng)域的發(fā)展，其結(jié)果造成了資源耗竭、環(huán)境惡化、貧富分化加劇等一系列社會問題和社會危機，使發(fā)展中國家出現(xiàn)了“無發(fā)展的增長”現(xiàn)象，也使這種傳統(tǒng)發(fā)展理論及其指導下的發(fā)展戰(zhàn)略和實踐模式的弊端日益顯現(xiàn)出來。60年代以來，國際學術(shù)界普遍認為增長不等于發(fā)展，增長的內(nèi)涵較窄，是一個偏重于數(shù)量的概念，通常指純粹意義上的生產(chǎn)增長；而發(fā)展的內(nèi)涵較廣，是一個既包含數(shù)量又包含質(zhì)量的概念，它不僅包括經(jīng)濟的增長，還包括隨經(jīng)濟增長而出現(xiàn)的經(jīng)濟、社會和政治結(jié)構(gòu)的變化。進入到90年代，“經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展理論”又有新的發(fā)展，在強調(diào)經(jīng)濟增長與社會文明相互協(xié)調(diào)、同步發(fā)展的同時，重點把人類自我的發(fā)展擺到經(jīng)濟社會發(fā)展的中心位置上來。因為人的發(fā)展是人類一切活動的最終目標，與其它方面的發(fā)展相比，它應(yīng)占優(yōu)先地位。以人為中心的社會發(fā)展包括兩個方面的內(nèi)容：一是人自身的發(fā)展；二是為人的發(fā)展提供保證條件的社會各方面的發(fā)展。1994年在開羅召開的聯(lián)合國國際人口與發(fā)展大會通過的《行動綱領(lǐng)》指出：“可持續(xù)發(fā)展問題的中心是人”，突出了人在可持續(xù)發(fā)展中的地位和作用。人力資源的開發(fā)利用是即將進入21世紀的人類面臨的頭等大事。西方未來學家預言：全球生態(tài)危機標志著舊的工業(yè)生產(chǎn)方式已經(jīng)走到了盡頭，今后人類的生存發(fā)展已經(jīng)不能再依靠土地種植和挖掘地球資源來維持，而必須深入挖掘和利用人類自身的智力資源，這將導致人類社會將進入以智力資源為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟時代。

檔案事業(yè)作為社會事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不可避免地要受到當時發(fā)展理論的影響。在建國后的相當長時間內(nèi)，我國檔案事業(yè)的發(fā)展在“增長理論”的影響下，走的是規(guī)模增長的道路，把檔案事業(yè)的發(fā)展單純理解為檔案館室數(shù)量的增多、館藏檔案數(shù)量的增加、檔案工作者隊伍的擴大，并且往往以上述數(shù)量指標作為發(fā)展的目標加以追求。在這種發(fā)展戰(zhàn)略的指導下，檔案事業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)了重外延輕內(nèi)涵、重數(shù)量輕質(zhì)量、重自身規(guī)模輕社會效益的傾向。其結(jié)果是割斷或削弱了檔案事業(yè)與社會的聯(lián)系，使檔案事業(yè)的發(fā)展陷入盲目的、自我封閉的狀態(tài)之中，無法與社會建立起協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。而社會是檔案事業(yè)發(fā)展的重要外部環(huán)境，缺乏良好的社會環(huán)境檔案事業(yè)的發(fā)展也就成了無本之木，無源之水。進入到80年代后，在“協(xié)調(diào)發(fā)展理論”的影響下，我國檔案界的有識之士提出了檔案事業(yè)要與經(jīng)濟、社會協(xié)調(diào)發(fā)展的觀點。這種新的發(fā)展觀追求的不再是檔案事業(yè)的自身規(guī)模，而是檔案事業(yè)社會功能的發(fā)展，把檔案事業(yè)的社會效益的提高作為發(fā)展的目標。因為，檔案事業(yè)社會功能的大小并不完全取決于檔案事業(yè)本身的規(guī)模，而更重要的是取決于檔案事業(yè)與社會需求的協(xié)調(diào)能力。只有從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及其方向，并著力于提高檔案館室的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，檔案事業(yè)的社會功能才能相應(yīng)地發(fā)展，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展則是在強調(diào)檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟相互協(xié)調(diào)、同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。一方面要明確檔案事業(yè)在人類自我發(fā)展中的地位和作用，另一方面要明確人自身的發(fā)展在檔案事業(yè)發(fā)展中的地位和作用。

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有以下特征：

1可持續(xù)性檔案事業(yè)規(guī)模的增長不具有可持續(xù)性，因為在一個人力、物力和財力都十分有限的社會里，檔案事業(yè)的規(guī)模不可能無限制的增長，檔案事業(yè)的發(fā)展則意味著其社會功能的改善和提高，而并非意味著資源消耗的增加，因而是可以持續(xù)的。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展應(yīng)當成為我們最重要的政策目標，應(yīng)根據(jù)可持續(xù)性的要求調(diào)整檔案事業(yè)的發(fā)展方向，在社會可提供的條件內(nèi)確定檔案事業(yè)的規(guī)模。

隨著社會發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理逐漸受到關(guān)注和重視，文化檔案中全面記錄了事業(yè)單位的日常工作以及發(fā)展，能夠為管理人員的決策提供科學的依據(jù)。文書檔案是重要無形資產(chǎn)，文書檔案的規(guī)范化管理需要做到與時俱進，使其滿足事業(yè)單位的發(fā)展需要。文書檔案管理中，規(guī)范化管理是極為重要的，要采取有效的方法對文化檔案進行規(guī)范化管理，使得文書檔案的作用得到充分的發(fā)揮，更好地促進事業(yè)單位發(fā)展。

一、強化文書檔案管理的宣傳力度

事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，要實現(xiàn)規(guī)范化的管理效果，就需要提高對文書檔案管理的認識，強化文書檔案管理的宣傳力度，積極推廣規(guī)范化管理理念，使得事業(yè)單位的內(nèi)部管理以及工作人員能夠?qū)n案管理工作有更加客觀、準確的認識。事業(yè)單位的管理者要提高對檔案管理的重視程度，將其納入到事業(yè)單位的日常管理工作中，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中的不足，完善檔案管理的軟環(huán)境以及硬環(huán)境，使得文書檔案管理更加規(guī)范、科學。事業(yè)單位的管理者要做好部門間的協(xié)調(diào)組織工作，各部門要共同努力，解決文書檔案規(guī)范化管理中的不足。

二、完善文書檔案管理的制度建設(shè)

要使得事業(yè)單位文書檔案管理取得好的效果，就需要有完善的管理制度作保障。要提高對事業(yè)單位管理者對文書檔案規(guī)范化管理的認識，明確事業(yè)單位工作人員的職責，保證每一個人的責任都能夠落到實處，充分發(fā)揮人的價值，使文書檔案管理能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。完善文書檔案管理制度，提高工作人員的工作積極性，給予優(yōu)秀員工一定的激勵，將物質(zhì)與精神激勵將結(jié)合，使員工更加主動的參與到工作中。對于工作不積極、不認真的員工，要進行批評教育，使員工能夠端正工作態(tài)度，更好的投入到工作中。

三、利用信息化手段實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作順利有序開展的重要保證，同時也是檔案現(xiàn)代化管理工作的組成部分。檔案管理是隨著社會發(fā)展應(yīng)運而生的，在事業(yè)單位的日常工作中，會產(chǎn)生數(shù)量巨大的文件，妥善保管和處理這些文件，方可保證各項工作的順利實施。與此同時，檔案管理工作的有效開展在保證事業(yè)單位高效發(fā)展中發(fā)揮著舉足輕重的作用，所以，促進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理意義重大。

1.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

1.1促進單位發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理工作是檔案發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而事業(yè)單位管理能力的重要評判標準就是檔案管理的規(guī)范化。檔案管理水平的高低直接影響著單位領(lǐng)導層對單位的了解以及相關(guān)決策的正確性。此外，提升檔案管理的規(guī)范性，還可以提升事業(yè)單位的核心競爭力，促進單位的進一步發(fā)展。1.2提供參考依據(jù)。事業(yè)單位檔案資料包含員工的信息資料以及單位的發(fā)展歷程，是單位集中管理的體現(xiàn)。規(guī)范性檔案可以對事業(yè)單位管理水平進行合理的評價，同時單位各項工作的開展也需要以檔案信息作為依據(jù)，因此，應(yīng)促進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

2.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要內(nèi)容

2.1檔案收集工作的規(guī)范化管理。作為檔案管理工作的起點，檔案收集工作主要是為檔案管理工作的開展提供管理對象，檔案收集質(zhì)量的好壞很大程度上影響著后續(xù)的工作的開展。及時對檔案進行收集，保證檔案材料的完整性，可以為后續(xù)檔案管理工作的實施保駕護航。同時若是檔案沒有得到及時收集或者所收集的材料沒有實質(zhì)內(nèi)容，則會檔案的整理、鑒定、保管等工作帶來困難，影響事業(yè)單位檔案管理工作的實施。要想提升檔案收集工作質(zhì)量，需要事業(yè)單位各部門間加強溝通與合作，對檔案收集工作的步驟和內(nèi)容進行明確，在日常工作中產(chǎn)生的文件材料，經(jīng)相關(guān)工作人員處理完畢后，文書部門開展整理入卷工作，并定期交由檔案室統(tǒng)一保管。2.2檔案整理工作規(guī)范化管理。檔案收集工作的下一步就進入到檔案整理工作，主要是通過分類、組合、編制等方式使檔案內(nèi)容更加條理化。若是檔案沒有進行分門別類的整理，則檔案的內(nèi)容就不能清晰地呈現(xiàn)出來，造成檔案利用率的下降。事業(yè)單位在進行檔案整理過程中，首先要對檔案收集工作質(zhì)量進行檢驗，然后對檔案開展細致的整理和編目。2.3檔案鑒定工作規(guī)范化管理。檔案鑒定工作需要建立在檔案實際價值的基礎(chǔ)上，檔案價值直接決定著檔案的保管時間，而檔案價值取決于檔案對本單位發(fā)展的貢獻。因為在日常的工作中會產(chǎn)生數(shù)量巨大的文件，檔案數(shù)量也會節(jié)節(jié)攀升，對于無價值或者保管期限已滿的檔案及時進行銷毀。檔案鑒定工作是檔案管理工作中作為復雜的工作。2.4檔案保管工作規(guī)范化管理。檔案保管質(zhì)量很大程度上影響著檔案管理水平，若檔案保管工作到位，則檔案壽命會得到延長，若檔案保管工作不到位，則可能給事業(yè)單位帶來不可估量的損失。檔案保管工作的開展，需要各個部門間的密切配合，并在檔案的整理、利用等階段注重對檔案的保護。

3.事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理提升措施