導(dǎo)語(yǔ)：事業(yè)單位檔案信息化思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

現(xiàn)階段，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)一方面給檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，另一方面也給檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇。所以，事業(yè)單位需要全面關(guān)注信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的作用。事業(yè)單位需要增強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣的話，有利于事業(yè)單位檔案資料的永久性保存、有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息、有利于提升檔案的職能。（一）有利于事業(yè)單位檔案資料的永久性保存。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過(guò)程中，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案非常容易受到季節(jié)以及天氣的影響，如果存放檔案的環(huán)境稍微潮濕的話，就會(huì)使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，這樣無(wú)法對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)久性的保存與管理，甚至可能會(huì)導(dǎo)致丟失重要的信息，并且查詢信息時(shí)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。事業(yè)單位對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠?qū)n案進(jìn)行備份，并且儲(chǔ)存于電子磁盤中，這在極大的程度上節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的空間，并且不會(huì)因?yàn)榧竟?jié)或者是天氣的原因發(fā)生檔案信息丟失的情況，能夠保證檔案資料信息的完整性，從而達(dá)到事業(yè)單位檔案資料的永久性保存。（二）有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過(guò)程中，紙質(zhì)檔案信息資料眾多，檔案管理的工作非常繁雜，并且進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理工作的程序較為繁雜。事業(yè)單位在建設(shè)檔案信息化管理之后，可以通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵的字或者是詞語(yǔ)，便能夠快速查出所需要的檔案資料信息，程序簡(jiǎn)單明了，還不會(huì)對(duì)其他的檔案資料產(chǎn)生影響，在極大的程度上有利于事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息資料的有效管理。（三）有利于提升檔案的職能。事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)之后，將紙質(zhì)的以及傳統(tǒng)的人工錄入形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒脚_(tái)的電子錄入形式，使得檔案的職能發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，由之前的傳統(tǒng)檔案保存以及使用轉(zhuǎn)變?yōu)榱爽F(xiàn)在檔案信息資料收集、管理以及儲(chǔ)存等，從而在極大的程度上促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)主要包括檔案管理平臺(tái)的建設(shè)與規(guī)劃、對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行信息化處理等。但目前大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高匹配性、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的更新速度比較慢、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性、事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識(shí)需要提升。（一）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高匹配性?，F(xiàn)階段，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)大部分事業(yè)單位已經(jīng)開始實(shí)行辦公無(wú)紙化、信息化平臺(tái)的建設(shè)，使得事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)通過(guò)信息化平臺(tái)進(jìn)行操作，這樣的操作，能夠有效地利用相關(guān)的資源，并且在一定的程度上提升了資料查看、調(diào)取以及使用的效率。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠提升資源的共享率，打破時(shí)間以及空間的限制。但是，現(xiàn)階段的信息化平臺(tái)以及相關(guān)的軟件不能夠兼容所有的文件，所以不能夠保障工作的效率性以及簡(jiǎn)單方便性。事業(yè)單位在使用局域網(wǎng)管理的過(guò)程中，每個(gè)人都有閱讀文件的權(quán)限，電子文件能夠存儲(chǔ)于相應(yīng)的資料庫(kù)中，方便查取，但是也會(huì)出現(xiàn)因管理失誤造成電子文件丟失的現(xiàn)象，或者是無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文件的共享狀態(tài)。（二）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的更新速度比較慢?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位其實(shí)已經(jīng)開始實(shí)行檔案信息化管理系統(tǒng)，但是，在實(shí)際的工作過(guò)程中，由于對(duì)檔案信息化建設(shè)的關(guān)注匱乏，導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的更新速度比較慢，使得部分檔案信息資料不能夠及時(shí)得到更新，從而對(duì)事業(yè)單位檔案信息資料管理產(chǎn)生著直接的影響。（三）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性?，F(xiàn)階段，在對(duì)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，一旦使用檔案管理信息化，就無(wú)法對(duì)檔案信息資料的安全性進(jìn)行相應(yīng)的保障，事業(yè)單位中的一些資料信息關(guān)系到國(guó)家機(jī)密，但是，進(jìn)行鑒別以及區(qū)分管理意識(shí)匱乏，雖然檔案信息化建設(shè)在很大的程度上為使用單位帶來(lái)了一定的便利性，但是，也存在著一定的安全隱患，例如泄露檔案等。這樣的檔案信息化平臺(tái)關(guān)于機(jī)密檔案資料的安全管理匱乏，在對(duì)檔案資料進(jìn)行審查以及共享方面的保密性管理匱乏，甚至有一些機(jī)密資料的使用是在外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中或者是普通的計(jì)算機(jī)中，這就容易造成黑客入侵，導(dǎo)致資料泄露與損壞。（四）事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識(shí)需要提升。檔案信息管理在事業(yè)單位管理工作中占據(jù)著重要的位置，是事業(yè)單位進(jìn)行管理的重要組成部分，在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)工作中，檔案信息管理具備不可替代的作用。檔案信息管理人員的檔案管理意識(shí)，在極大的程度上對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量情況產(chǎn)生著重要的影響。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)該提升自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知與態(tài)度。但是，現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，往往重視辦公室的業(yè)務(wù)工作，常常忽略檔案信息管理工作。所以，有效地增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識(shí)至關(guān)重要。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題的解決措施

現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)依然存在很多問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不斷地加強(qiáng)檔案信息化管理的保密性，注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)的投入以及配備信息化建設(shè)的專業(yè)人才，協(xié)調(diào)檔案管理人員和平臺(tái)技術(shù)人員的關(guān)系，建立完善的檔案信息化管理制度。（一）事業(yè)單位應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位建設(shè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，主要包含了檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)以及服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)，只有在固定標(biāo)準(zhǔn)的要求下，才能夠有效地使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，從而保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的檔案是準(zhǔn)確的以及真實(shí)的。如果這些標(biāo)準(zhǔn)不存在的話，就沒(méi)有辦法建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息。事業(yè)單位應(yīng)該把檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案信息相關(guān)管理辦法進(jìn)行結(jié)合。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的檔案信息管理辦法，不可能在短時(shí)間內(nèi)將所有事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理，因此，只有先把事業(yè)單位的檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相互結(jié)合，才能夠使事業(yè)單位檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升事業(yè)單位檔案管理工作人員關(guān)于信息化檔案管理的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)，事業(yè)單位可以在內(nèi)部展開提高職工專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)的活動(dòng)，讓職工形成互幫互助的小組，讓檔案管理人員可以全面掌握檔案管理信息化的方法，并且把檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理辦法進(jìn)行結(jié)合，從而不斷地向事業(yè)單位檔案管理信息化轉(zhuǎn)變。（二）事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化管理的保密性。事業(yè)單位不斷地推進(jìn)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)工作，是為了通過(guò)對(duì)檔案信息化的建設(shè)為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以在檔案信息實(shí)際管理工作中，事業(yè)單位需要不斷加強(qiáng)自身檔案管理平臺(tái)信息化的建設(shè)，增強(qiáng)其保密的性能，事業(yè)單位檔案管理的保密性是至關(guān)重要的，因此，事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)應(yīng)該重視檔案信息的保密性，一方面，要增強(qiáng)檔案信息化管理平臺(tái)的保密性能建設(shè)，只能夠在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進(jìn)行登錄，并且在檔案信息查詢方面設(shè)置檔案信息管理負(fù)責(zé)人員的指紋，只有檔案信息管理人員才能夠進(jìn)行檔案的查詢。另一方面，也要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，從而使其在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，提升自身的道德素養(yǎng)，最終從這兩個(gè)方面有效地增強(qiáng)檔案信息管理工作的保密性。只有這樣，才能有效地加強(qiáng)檔案信息管理的工作，才可以在根本上防止檔案信息的泄露。（三）事業(yè)單位需要注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)的投入以及安排信息化建設(shè)的專業(yè)人才。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該有專業(yè)設(shè)備和專業(yè)技術(shù)的支持，不管是硬件還是軟件都應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行信息化建設(shè)，在開發(fā)功能以及設(shè)置權(quán)限方面充分依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行展開，有效地提升相關(guān)軟件的兼容性能，增強(qiáng)檔案管理信息化平臺(tái)的安全管理。檔案信息化管理平臺(tái)設(shè)置權(quán)限是為了保證機(jī)密的資料在外網(wǎng)中是不能操作的，必須在內(nèi)網(wǎng)的保護(hù)中才能夠查看。事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)該依托專業(yè)的信息化企業(yè)，對(duì)檔案信息化管理平臺(tái)進(jìn)行搭建以及完善，保證檔案信息化管理平臺(tái)的安全以及方便有效性。在建設(shè)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該做好測(cè)試工作，根據(jù)事業(yè)單位工作中的需求加以修改，最終保證事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)管理工作能夠順利地實(shí)施。（四）事業(yè)單位應(yīng)該協(xié)調(diào)檔案管理人員和平臺(tái)技術(shù)人員的關(guān)系。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員和平臺(tái)技術(shù)人員關(guān)系的協(xié)調(diào)，只有這樣，才可以全面地利用檔案管理信息化的辦法有效的提升檔案管理工作的水平。檔案管理信息化主要是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是不可忽視的存在。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員還要維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全，進(jìn)而為檔案管理信息化平臺(tái)的使用人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的工作是非常重要的，也是必不可少的。檔案管理工作人員主要是對(duì)檔案信息資料進(jìn)行統(tǒng)一的安排以及管理，并且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和檔案管理工作人員之間的關(guān)系應(yīng)該被協(xié)調(diào)，只有這樣，才能在一定的程度上使檔案信息資料的錄入與更新得以保障，從而提升事業(yè)單位檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率。（五）事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案信息化管理制度。事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，只有這樣，才能促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利實(shí)施。事業(yè)單位需要依據(jù)本單位的實(shí)際情況制定相符合的檔案信息化管理制度。事業(yè)單位可以將檔案信息化管理當(dāng)作考核的指標(biāo)，從而在一定的限度上激發(fā)檔案管理人員的工作主動(dòng)性與積極性，更好地建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)。事業(yè)單位在建立健全檔案信息化管理機(jī)制后，可以有效地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情，從而在極大的程度上促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位的發(fā)展對(duì)我們國(guó)家的整體發(fā)展產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響，因此，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)自身的檔案管理工作，緊跟社會(huì)不斷發(fā)展的腳步。但是，在事業(yè)單位檔案管理方面的信息化建設(shè)依然存在著一些問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)該尋求合理的解決辦法，并且進(jìn)行處理，只有在不斷的實(shí)踐過(guò)程中吸取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，才能夠使得事業(yè)單位的檔案管理工作得以順利進(jìn)行，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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作者:崔曉玲 單位:吉林省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站