1數(shù)字化醫(yī)院管理系統(tǒng)（HIS）在醫(yī)院統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

淮安市婦幼保健院的數(shù)字化管理系統(tǒng)（HIS）應(yīng)用在統(tǒng)計(jì)工作中，可以實(shí)現(xiàn)出院病人分科統(tǒng)計(jì)、手術(shù)病人索引卡統(tǒng)計(jì)、疾病分類索引卡統(tǒng)計(jì)，此類統(tǒng)計(jì)可以查詢到出院病人的詳細(xì)信息，比如病案號、姓名、年齡、入出院日期、住院天數(shù)、手術(shù)名稱、診斷名稱、轉(zhuǎn)歸情況、搶救情況、總費(fèi)用、藥品費(fèi)用與手術(shù)醫(yī)生等，并且可以導(dǎo)出，生成Excel表格。但是醫(yī)院主管部門的報(bào)表并不需要這些詳細(xì)信息，比如新生兒的省質(zhì)控報(bào)表需要統(tǒng)計(jì)某一病種的平均住院日、入院平均日齡等，就需要運(yùn)用Excel對讀取到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，才能完成數(shù)據(jù)填報(bào)工作。還有很多的數(shù)據(jù)，需要通過HIS系統(tǒng)的高級查詢功能，查得原始數(shù)據(jù)，然后再通過Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總處理，得到上報(bào)所需的數(shù)據(jù)。HIS系統(tǒng)還可以得到很多匯總的數(shù)據(jù)，比如出院病人區(qū)域來源、門診病人區(qū)域來源、各科住院病人醫(yī)療統(tǒng)計(jì)等報(bào)表，通過這些報(bào)表寫每月的統(tǒng)計(jì)報(bào)告等，但是又必須對生成的這些原始表進(jìn)行Excel數(shù)據(jù)處理，才能符合要求。

2Excel幾種小技巧在醫(yī)院統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

2.1身份證號的輸入問題?，F(xiàn)在的身份證號長達(dá)18位，在輸入Excel表格時，會顯示成3.20811E+17，這樣就看不到詳細(xì)的身份證號，此時需要設(shè)置單元格格式，選中單元格，右擊選擇設(shè)置單元格格式，將單元格格式設(shè)置成文本，但仍舊顯示成3.20811E+17，此時再雙擊單元格，就顯示成320811198604231000，仍舊不符合要求，此時可以修改表格內(nèi)容，比如將最后三位改成XXX，就顯示為320811198604231XXX，這樣方符合要求。2.2排序和分類匯總問題。比如，導(dǎo)出手術(shù)病人索引卡后，要統(tǒng)計(jì)出各種手術(shù)共做了多少例，并排出手術(shù)量前30位的手術(shù)，如果手工計(jì)算，不僅工作量會很大，而且可能存在一定的差錯，此時就需要用到排序和分類匯總。首先必須要先對手術(shù)名稱進(jìn)行排序，將同類手術(shù)名稱排在一起后，再進(jìn)行分類匯總，否則，分類匯總時，會比較散亂，達(dá)不到本來的目的。具體操作為，選中手術(shù)名稱列→數(shù)據(jù)→排序（升序或降序），跳出排序提醒窗口，一定要選擇擴(kuò)張選定區(qū)域后確定，不然只會對手術(shù)名稱列進(jìn)行排序，其他相應(yīng)信息不變，會導(dǎo)致詳細(xì)信息錯亂。排好序后，選中手術(shù)名稱列→數(shù)據(jù)→分類匯總→確定，即完成匯總。下面就需要處理匯總好的數(shù)據(jù)，選中整個計(jì)數(shù)和相應(yīng)匯總好的數(shù)字列，復(fù)制到另一張表格中，粘貼時要右擊單元格→選擇性粘貼→數(shù)值→確定，切記一定要選擇性粘貼為數(shù)值，否則再次進(jìn)行升序或降序排列時，所有的計(jì)數(shù)就會變成0。然后再對粘貼后的手術(shù)名稱列進(jìn)行降序排列，即可清晰看出各種手術(shù)各有多少例，并且知道前30位分別是什么手術(shù)。2.3批量刪除“-”開始往前的全部字符的問題。在日常病案統(tǒng)計(jì)工作中，比如在操作《門診區(qū)域來源》這張Excel表格時，需要在大量的數(shù)據(jù)中刪除“-”開始往前的全部字符，而且這些字符的分布沒有任何規(guī)律可循，一個一個刪除不僅工作量很大，而且還易發(fā)生多刪、錯刪、漏刪的情況。要想一次性準(zhǔn)備無誤地把它們都刪除掉，首先要選中所需刪除部分下面的空白處，單擊然后輸入語句“=RIGHT(A4,LEN(A4)-FIND("@",SUBSTITUTE(A4,"-","@",LEN(A4)-LEN(SUBSTITUTE(A4,"-","")))))”，回車即可將“-”開始往前的全部字符全部刪除，然后在相應(yīng)單元格的右下角當(dāng)鼠標(biāo)變成實(shí)心的“+”時，按住鼠標(biāo)左鍵不放，一直往下拖，整個一列即可完成所需的操作，將“-”開始往前的全部字符刪除。注意語句中的“-”可以變成任何符號，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的具體情況進(jìn)行更改，使用起來十分方便。2.4篩選的操作問題。在病案統(tǒng)計(jì)的實(shí)際工作中，經(jīng)常需要用到篩選，比如在報(bào)《產(chǎn)科資源配置情況日報(bào)表》時，需要計(jì)算每天的產(chǎn)科病人平均住院日，HIS系統(tǒng)中所讀取的報(bào)表是無法滿足的，只有通過高級查詢，將出院日期設(shè)置成當(dāng)天，提交查詢導(dǎo)出Excel表，但導(dǎo)出的Excel表不僅包括了產(chǎn)科病人，還包括了全院其他科室的出院病人，而且產(chǎn)科不僅包括了產(chǎn)婦本身，還包括了產(chǎn)婦之嬰，而所需數(shù)據(jù)只是當(dāng)天所出院產(chǎn)婦本身的平均住院日，此時就需要用到篩選功能。選中出院科室列→數(shù)據(jù)→篩選，將全選前的勾去掉，然后將所有產(chǎn)科科室前的勾選上，然后確定，此時就篩選出了所有的產(chǎn)科病人，但是還是不能滿足要求，因?yàn)槔锩孢€包括了很多產(chǎn)婦之嬰，現(xiàn)在將篩選好的所有產(chǎn)科病人復(fù)制到新的表格中，再次使用篩選功能，選中姓名列→數(shù)據(jù)→篩選，點(diǎn)中姓名列旁邊的倒三角→文本篩選→包含，跳出自定義自動篩選方式，在包含后面的對話框中輸入之嬰后點(diǎn)擊確定，然后將所有之嬰刪除，然后再點(diǎn)擊姓名列旁邊的倒三角，選中全選，確定，此時就篩選出了全部的當(dāng)天出院的產(chǎn)婦。2.5運(yùn)用Excel求平均住院日問題。運(yùn)用篩選功能，篩選出了所有當(dāng)天出院的產(chǎn)婦信息，但是表中并沒有每個產(chǎn)婦的實(shí)際住院天數(shù)，只有就診日期和出院日期，此時就需要運(yùn)用Excel的運(yùn)算功能，計(jì)算出每個產(chǎn)婦的實(shí)際住院日。在第一個產(chǎn)婦信息后的單元格輸入“=”，然后點(diǎn)擊該產(chǎn)婦對應(yīng)的“出院日期”單元格，輸入“-”，再點(diǎn)擊該產(chǎn)婦對應(yīng)的“就診日期”，回車，即可得到該產(chǎn)婦的實(shí)際住院天數(shù)，然后將鼠標(biāo)放到所得到天數(shù)相應(yīng)單元格右下角的實(shí)心小方格處，鼠標(biāo)會變成“+”，按住鼠標(biāo)左鍵不放，一直拖到最后一個產(chǎn)婦處，即可得到所有產(chǎn)婦的實(shí)際住院天數(shù)，然后在該Excel右下角，即可看到平均值、計(jì)數(shù)、求和，一目了然，十分方便。2.6統(tǒng)一多張Excel表格列寬問題。在日常的病案統(tǒng)計(jì)工作中，還需要把一些匯總報(bào)表打印出來存檔，方便今后查閱。但是導(dǎo)出的表格本身尺寸不適合打印，可能太大或者太小，可能在一張紙上顯示得很小，也有可能由于列寬不適合，需要打印多張紙，這樣會造成浪費(fèi)。所以就需要調(diào)整表格列寬，適合在一張紙上進(jìn)行打印，將一張表格調(diào)整好后，固定好格式，就可以打印在一張紙上了，但是還有很多相同的表格別的月份需要打印，如果每張表都手工調(diào)整列寬的話，工作量十分巨大且很繁瑣，此時就需要用到保留原列寬的功能，具體操作如下：將修改好了的表格的整個相同表頭復(fù)制，粘貼到新的表格的相應(yīng)表頭位置，然后在左下角會跳出粘貼選項(xiàng)，然后單擊，跳出對話框后，選擇“保留原列寬”即可，此時就和修改好的表格的列寬是相同的，方便打印。

3結(jié)語

Excel辦公軟件看似簡單，其實(shí)功能繁多，是一款不可缺少的統(tǒng)計(jì)整理匯總軟件，尤其是在病案統(tǒng)計(jì)的實(shí)際工作中更加重要。運(yùn)用好Excel的功能，使其在實(shí)際工作中更好發(fā)揮作用，有利于提高工作效率，這不僅需要在日常實(shí)際工作中慢慢積累，還需要不斷學(xué)習(xí)。本文介紹的以上幾種常用的Excel小技巧，可以使人們在日常的病案統(tǒng)計(jì)工作中得心應(yīng)手，很好完成本職工作。

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用范圍日益廣泛。在財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，Excel軟件具有強(qiáng)大的表格處理與數(shù)據(jù)分析功能，能夠幫助企業(yè)高管人員在經(jīng)營活動中提供決策和依據(jù)。EXECL其功能作用和財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)相互補(bǔ)充，可以說是企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分。本文將分別從全面預(yù)算管理、固定資產(chǎn)折舊、財(cái)務(wù)分析三個方面論述Excel在管理會計(jì)中的應(yīng)用，并就如何提高Excel在管理會計(jì)應(yīng)用的建議。

【關(guān)鍵詞】Excel;管理會計(jì);應(yīng)用

1、EXCEL在管理會計(jì)中的具體應(yīng)用

1．1Excel在全面預(yù)算管理中應(yīng)用。全面預(yù)算應(yīng)該涵蓋企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)活動，所有部門都均應(yīng)積極參與企業(yè)預(yù)算的編制。全面預(yù)算內(nèi)容有:(1)業(yè)務(wù)預(yù)算，指企業(yè)預(yù)算其內(nèi)日常發(fā)生的名種的預(yù)算，主要包括業(yè)務(wù)預(yù)算工作表包括:銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、采購預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、其它業(yè)務(wù)預(yù)算等。銷售預(yù)算是整個預(yù)算編制的起點(diǎn)，其它預(yù)算的編制都要以銷售預(yù)算作為基礎(chǔ)。(2)專項(xiàng)預(yù)算，指企業(yè)預(yù)算期內(nèi)各種投資活動或融資活動的預(yù)算，主要包括投資預(yù)算和融資預(yù)算。(3)財(cái)務(wù)預(yù)算，是反映企業(yè)預(yù)算期內(nèi)有關(guān)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金收支等方面的預(yù)算，主要包括利潤表預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)算和現(xiàn)金流量表預(yù)算等。預(yù)算管理系統(tǒng)制作往往是極為復(fù)雜的，如果僅通過人工核算管理，不僅會浪費(fèi)寶貴時間，同時出錯的概率也比較大，這樣會影響到預(yù)算指標(biāo)的準(zhǔn)確性。而通過采用Excel表格，能夠有效避免人工失誤而導(dǎo)致的問題。Execl還具有打印預(yù)覽功能，以便發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，保證全面預(yù)算管理的有效性。一是，創(chuàng)建登陸窗口。由于全面預(yù)算管理反映了企業(yè)一定期間資源狀和經(jīng)營活動具體行動計(jì)劃，是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)測和決策，因此預(yù)算系統(tǒng)要進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋Ｃ芄ぷ?，需要在EXECL中的制作登陸窗口、用戶及密碼。首先進(jìn)入EXECL時鍵入ALT+F11，進(jìn)入VisualBasic編輯器，插入用戶From窗體，使用工具箱插入“控件”CommandButton、Label、TextBox、ComboBox、OptionButton等，進(jìn)行編輯并輸入代碼，形成登陸窗口。二是，在Exec建立各個預(yù)算工作表。如:銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、采購預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、投資預(yù)算、融資預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算、利潤表預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)算，在建立時工作表時需要根據(jù)公司實(shí)際情況及戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)，這里面主要使用Execl公式有SUM，是求數(shù)組元素和的函數(shù)，也使用的最多最方便的函數(shù)。IF函數(shù)是根據(jù)指定的條件來判斷其“真”(TRUE)、“假”(FALSE)，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，從而返回相應(yīng)的內(nèi)容。VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個縱向查找函數(shù)，它與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)屬于一類函數(shù)，在工作中都有廣泛應(yīng)用。功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應(yīng)的值;與之對應(yīng)的HLOOKUP是按行查找的。COUNTIF函數(shù)則是用來進(jìn)行個數(shù)計(jì)算，計(jì)算的是選定區(qū)域內(nèi)滿足給定條件的單元格的個數(shù)。三是，在Execl建立預(yù)算工作表目錄。首先創(chuàng)建一個空白的工作表，名稱為“目錄”，再工作表中輸入相關(guān)的預(yù)算工作表名稱，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵插入“超鏈接”選定鏈接的Sheet工作表后即可。鏈接后我們可以看到，我們只要在做好的目錄中的相關(guān)工作表名稱超鏈接，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊所在表格名稱，就會快速到達(dá)所在表格位置，這樣提高了預(yù)算工作表的訪問效率，省時了時間。四是，對Execl各預(yù)算工作表進(jìn)行匯總。將業(yè)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算各個工作表的數(shù)據(jù)匯總到利潤表預(yù)算表、資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算表當(dāng)中，體現(xiàn)出公司整體的經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況。這里面主要使用Execl公式有SUMPRODUCT函數(shù)是乘積之和，在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應(yīng)的元素相乘，并返回乘積之和。SUMIF函數(shù)是根據(jù)指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。ROUND函數(shù)是進(jìn)行四舍五入計(jì)算。1．2Excel在固定資產(chǎn)折舊中使用EXECL。一是SLN函數(shù)(直線折舊函數(shù))，也即直線折舊法，換言之，通過直線折舊法所計(jì)算的各月折舊額相等。該方法主要適用于那些經(jīng)濟(jì)適用年限的資產(chǎn)，以一定的折舊率進(jìn)行分?jǐn)?。一般形式為?SLN(cost原值，salvage殘值，life使用壽命)”。二是DB函數(shù)，也即單倍余額遞減函數(shù)DB，是一種加速折舊法，主要是通過利用固定的折舊率與不斷遞減的固定資產(chǎn)面值相乘，得到各期累計(jì)折舊額。單倍余額遞減函數(shù)。通常，DB函數(shù)的形式為:“=DB(cost原值，salvage殘值，life使用壽命，period期間，month第一年的月份數(shù))”。三是DDB函數(shù)。也稱雙倍余額遞減法，是一種典型的加速折舊法，與單倍余額遞減法類似，和DB的區(qū)別僅僅在于把month換成了factor(余額遞減速率)。四是SYD函數(shù)。又稱年數(shù)總和法，也屬于一種加速遞減折舊法。年數(shù)總和法是從原值中扣除預(yù)計(jì)凈殘值再乘以一個年折舊率，其中年折舊率=(預(yù)計(jì)使用年限－已使用年限)/(預(yù)計(jì)使用年限×(預(yù)計(jì)使用年限+1)/2)×100%。通常形式為:“=SYD(cost，salvage，life，per期間與life相同)”。1．3Excel在財(cái)務(wù)分析中使用EXECL。財(cái)務(wù)比率分析是對財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目進(jìn)行有效對比，而得出部分財(cái)務(wù)比率，比如說流動比率、速動比率、資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率以及存貨周轉(zhuǎn)率等，并根據(jù)這些數(shù)據(jù)對企業(yè)財(cái)務(wù)狀況與經(jīng)營現(xiàn)狀進(jìn)行有效評價(jià)，指出管理中存在的問題。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，財(cái)務(wù)報(bào)表分析是一項(xiàng)難得技術(shù)，通過對報(bào)表數(shù)據(jù)的對比發(fā)現(xiàn)其中的差異，并根據(jù)分析指標(biāo)與影響因素的關(guān)系，進(jìn)而確定恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)。一是設(shè)計(jì)報(bào)表格式。要以現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ)，然后在項(xiàng)目上進(jìn)行一些必要的調(diào)整，如增加變動成本、貢獻(xiàn)毛益、固定成本、稅息前利潤、速動資產(chǎn)、長期資產(chǎn)等。二是針對主欄，增設(shè)必要欄目。包括本期數(shù)欄、上期數(shù)或計(jì)劃數(shù)欄、行業(yè)平均數(shù)欄、比較欄，比較欄可分絕對數(shù)與相對數(shù)，即差額和百分比。三是針對主欄，確定分析指標(biāo)。如經(jīng)濟(jì)效益綜合指標(biāo)體系、杜邦財(cái)務(wù)分析體系、破產(chǎn)測試比率體系，另外可以考慮增加利息保證倍數(shù)、現(xiàn)金比率、固定比率、固定長期適合率等等指標(biāo)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析，主要是通過手工計(jì)算的方法獲取一些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和指標(biāo)，不僅耗費(fèi)了大量的人力物力和財(cái)力，同時也很容易出錯。隨著電子信息技術(shù)提升，財(cái)務(wù)軟件更新已成必然之勢，同時，Excel發(fā)展也為財(cái)務(wù)報(bào)表分析提供了很大方便，并利用數(shù)據(jù)透視圖和圖表分析使數(shù)據(jù)更加通俗易懂。比如Execl當(dāng)中可以插入的數(shù)據(jù)透視圖表有:柱形圖、折線圖、餅圖、面積圖等，既能使枯燥乏味的財(cái)務(wù)數(shù)字更加簡易形象化，也給領(lǐng)導(dǎo)者一種煥然一新的感覺，進(jìn)而了解企業(yè)經(jīng)營管理狀況與財(cái)務(wù)狀況?？傊瑪?shù)據(jù)準(zhǔn)確化、快捷化和圖形化是Excel最基本的功能，使管理會計(jì)功效得以充分發(fā)揮。

2、提高EXCEL在管理會計(jì)應(yīng)用的建議

第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員Excel能力培養(yǎng)。隨著會計(jì)信息化改革的日漸深入，Excel在管理會計(jì)中優(yōu)勢更加明顯，但是由于財(cái)務(wù)人員無法熟練應(yīng)用Excel表格，這就需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對Excel能力的培養(yǎng)，就應(yīng)該不斷的加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、處理與輸出等方面的學(xué)習(xí)，熟練掌握Excel工具進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。在數(shù)據(jù)輸入階段，可以根據(jù)不同信息處理需求，對工作表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，對數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)進(jìn)行合理定義，并根據(jù)數(shù)據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)操作，結(jié)合公式函數(shù)，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理能力的提升;在數(shù)據(jù)處理階段，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)透視表以及分類匯總等數(shù)據(jù)處理方法，通過與Excel常規(guī)數(shù)據(jù)處理相互結(jié)合，從而有效提高財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)處理能力;在數(shù)據(jù)輸出階段，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)實(shí)際需要選擇合理的數(shù)據(jù)輸入與輸出方式，并采用恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段合理設(shè)置數(shù)據(jù)輸出格式。第二，高效運(yùn)用公式。結(jié)合公司業(yè)務(wù)需求，加強(qiáng)特殊項(xiàng)目的認(rèn)知，對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行全面培養(yǎng)，力求做到精益求精，做好人員分工合作，進(jìn)而提高管理會計(jì)工作效率。第三，Excel與財(cái)務(wù)ERP的協(xié)同?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得財(cái)務(wù)ERP和Excel聯(lián)系更加緊密，信息的共享性也逐漸加強(qiáng)，大大提高了管理會計(jì)的安全性與科學(xué)性。第四，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督來源于嚴(yán)格的授權(quán)，權(quán)限賦予以及密碼設(shè)定都應(yīng)加強(qiáng)控制，這樣才能在日常工作中做到相互制約與相互監(jiān)督，避免工作過程中出現(xiàn)差錯或舞弊行為。

摘要：隨著對電腦知識的掌握程度不斷增加，再加上老師在教學(xué)過程中的引導(dǎo)，我日益熟練地掌握了Excel的使用技巧，并發(fā)現(xiàn)了能夠?qū)⑵鋺?yīng)用在數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)的過程中，能夠提高數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)的效率和精確度。

關(guān)鍵詞：高中數(shù)學(xué)；學(xué)習(xí)；Excel；應(yīng)用技巧

一、引言

通過使用Excel，我們能夠?qū)Υ罅康臄?shù)字進(jìn)行有效的整合和處理，還能夠借助于Excel中的工具，繪制圖形與圖像、制作表格、建立模型等，在我們面對大量數(shù)據(jù)，或者難以搞的懂函數(shù)圖像時，就可以借助Excel理清解題思路，提高自己的解題效率。本文就將結(jié)合高中數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)的內(nèi)容，以及自己在平時運(yùn)用Excel進(jìn)行數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)的實(shí)踐，和大家分享一下在高中數(shù)學(xué)學(xué)習(xí)中，一些比較高效的Excel應(yīng)用技巧。

二、在統(tǒng)計(jì)學(xué)習(xí)中的應(yīng)用技巧

在學(xué)習(xí)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容時，涉及到多種統(tǒng)計(jì)方式、大量的數(shù)據(jù)整合和求值、頻率分布直方圖等多種內(nèi)容，有時還會遇到非常大，或者小數(shù)位比較多的數(shù)據(jù)，處理起來非常麻煩，在處理這類問題時，不僅會花費(fèi)大量的時間，還難以保證求得值的準(zhǔn)確性，這時我們就可以使用Excel來解決統(tǒng)計(jì)的難題[1]。1.統(tǒng)計(jì)中的不同求值打開后找到“公式”選項(xiàng)，在“其他函數(shù)”一項(xiàng)中找到“統(tǒng)計(jì)”這項(xiàng)，點(diǎn)開后會顯示出多種不同的函數(shù)類型，找到自己想要求的值對應(yīng)的英文函數(shù)名稱,得到自己所求的數(shù)值。以“平均值（AVERAGE）”為例，選中AVERAGE后，會在單元格中出現(xiàn)函數(shù)名次，并在右邊彈出一個框，選中你要求平均數(shù)的數(shù)值，勾選數(shù)字，圈定單元格，會顯示在“Number=”這個框中，輸入完畢后，點(diǎn)擊確定，在左邊的單元格中就會顯示出所求的平均值，其他的數(shù)值求算方法依此類推。2.頻率直方圖這里我隨便舉個例子，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel表格中，將數(shù)據(jù)添加完畢后，設(shè)定出你的分布間隔，這里我們以10為間隔，之后，找到“數(shù)據(jù)”，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)分析”這一項(xiàng)，打開后找到“直方圖”，點(diǎn)擊后會在右邊彈出一個對話框，在“輸入?yún)^(qū)域”勾選你的原始數(shù)據(jù)，在“接收區(qū)域”勾選你所設(shè)定的區(qū)間，點(diǎn)擊“圖表輸出”，就會在之前列出的數(shù)字右邊生出所求的頻率分布直方圖，根據(jù)需要修改頻率直方圖的名稱，創(chuàng)建新的sheet后，顯示直方圖，就結(jié)束了。

摘要：本文基于《成本會計(jì)》課程的教學(xué)手段主要是采用課堂板書、PPT等進(jìn)行教學(xué)呈現(xiàn)和演示，效果不盡人意.為此，為了適應(yīng)社會需求，提高教學(xué)質(zhì)量，探討將Excel軟件應(yīng)用于該課程的教學(xué)演示、模擬實(shí)訓(xùn)等環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)提高理論教學(xué)和學(xué)生實(shí)踐動手能力，增強(qiáng)就業(yè)競爭力.

關(guān)鍵詞：Excel軟件；成本會計(jì)；教學(xué)手段

大多有《成本會計(jì)》教學(xué)經(jīng)歷的教師都應(yīng)該有這樣的感觸，成本會計(jì)主要核算內(nèi)容基本上都是通過表格和數(shù)據(jù)的計(jì)算形式來進(jìn)行反映的，若采用傳統(tǒng)的教學(xué)手段（如板書、PPT）在圖表核算教學(xué)中得到的效果較差，缺乏立體呈現(xiàn)感和數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系表達(dá).當(dāng)今實(shí)際工作中，Excel軟件已得到廣泛應(yīng)用，尤其體現(xiàn)在企業(yè)會計(jì)成本核算中.筆者認(rèn)為，為了達(dá)到理論結(jié)合實(shí)踐的要求，應(yīng)在充分利用各種資源優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，將Excel軟件應(yīng)用到《成本會計(jì)》的教學(xué)過程中，既能理實(shí)一體，提高教學(xué)質(zhì)量；又能提高學(xué)生基本操作技能，增強(qiáng)其就業(yè)競爭力.

1成本會計(jì)教學(xué)存在的主要弊端

1.1在理論教學(xué)中存在的弊端

《成本會計(jì)》是高職類會計(jì)專業(yè)的主干核心課程之一，也是一門實(shí)踐性和技能型要求較高的課程，既要掌握成本核算與分析的基本程序和方法，又要將所學(xué)方法恰當(dāng)運(yùn)用到成本核算崗位的工作中.在理論教學(xué)中出現(xiàn)的弊端主要體現(xiàn)在教材內(nèi)容的抽象化、教學(xué)方法單一化和教學(xué)手段固態(tài)化[1].首先，在教材內(nèi)容上，大多都只側(cè)重各種較抽象的成本核算與分析方法以及公式的講解，對學(xué)生來說形式比較枯燥，缺乏立體呈現(xiàn)感.其次，在教學(xué)方法上，大多教師在教學(xué)過程中主要采取課堂講授，學(xué)生被動學(xué)習(xí)，從而缺乏自主學(xué)習(xí)積極性.最后，在教學(xué)手段上，目前多數(shù)使用板書和PPT相結(jié)合的形式進(jìn)行教學(xué)，板書的弊端主要體現(xiàn)在耗時性和不可保存性,不僅占用大量的時間和空間,更大大降低學(xué)生的課堂學(xué)習(xí)效率；PPT課件的弊端主要體現(xiàn)在基本上是照搬課本圖表，無法演示數(shù)據(jù)間的演算推導(dǎo)過程，不能全方面的向?qū)W生展示整個成本計(jì)算和費(fèi)用分配的數(shù)據(jù)驗(yàn)算過程，更無法充分體現(xiàn)賬表間數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系.

在會計(jì)工作中常常需要打印每位員工的工資條，在EXCEL中如何快速制作工資條呢？在工作中我摸索出兩種較簡單、便捷的方法。

方法一、運(yùn)用排序功能快速生成工資條

1、將工資數(shù)據(jù)拷貝到一個空白頁面，在數(shù)據(jù)前插入一個“序號”列，將標(biāo)題行（第一行）復(fù)制兩行到數(shù)據(jù)最下方，復(fù)制兩行，將A1單元格中輸入“序號”兩字。

2、將“序號”列中的工資數(shù)據(jù)各行以2、4、6、8等數(shù)字用填充柄向下填充；將“序號”列中下方的標(biāo)題行填入1、3，然后將下方的兩行標(biāo)題用填充柄向下復(fù)制填充直到與工資數(shù)據(jù)行數(shù)相同為止。

3、選中所有單元格，單擊“數(shù)據(jù)→排序”菜單，選擇“有標(biāo)題行”，主要關(guān)鍵字按“序號”列升序排列，再刪除第一行標(biāo)題并畫上表格線，稍加設(shè)計(jì)調(diào)整工資條就制作成功了如下圖所示，“打印”按鈕，即可將工資條打印出來。

方法二、運(yùn)用INDEX函數(shù)快速生成工資條

一、數(shù)學(xué)模型

設(shè)指標(biāo)集為U={U1，U2，，Un}，評語集為V={V1，V2，，Vn}，指標(biāo)權(quán)系數(shù)子集為W={W1，W2，，Wn}，U的第i個指標(biāo)對應(yīng)的評語集V中的評價(jià)V1，V2，，Vm的隸屬度分別為ri1，ri2，，rim，U的這一指標(biāo)Ui對于V中的每一種評價(jià)的隸屬度組成了V上的模糊子集，記為Ri={ri1，ri2，，rim}。對于每一指標(biāo)Ui(i=1，2，，n)都求出對應(yīng)的Ri，就構(gòu)成了一個U×V上的模糊矩陣。需要說明的是，指標(biāo)集U、評語集V及指標(biāo)權(quán)系數(shù)子集W之間的要素對應(yīng)關(guān)系、數(shù)據(jù)的計(jì)算處理原則，都需要在評價(jià)工作開始之前由評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組予以確認(rèn)。如學(xué)生對教師某項(xiàng)評價(jià)指標(biāo)的認(rèn)定為“優(yōu)”，在綜合評價(jià)時可以使用的評價(jià)介質(zhì)數(shù)值應(yīng)該是“8”還是“9”？該項(xiàng)指標(biāo)在教師教學(xué)評價(jià)中的重要程度及權(quán)重?cái)?shù)值是多少?模板的設(shè)置過程中，需要根據(jù)這些具體的要素要求，考慮數(shù)據(jù)表直接的相關(guān)關(guān)系。

二、模板的建立

現(xiàn)以具體的調(diào)查項(xiàng)目為例，說明利用Excel建立模糊評價(jià)模板的方法：問題：您認(rèn)為某老師在授課認(rèn)真程度方面的表現(xiàn)為。A優(yōu)秀B良好C中等D一般E很差學(xué)生在選擇過程中，有可能出現(xiàn)五種選項(xiàng)，利用Excel中的條件函數(shù)，就可以完成從模糊評價(jià)向數(shù)值評價(jià)介質(zhì)轉(zhuǎn)換的工作。這種轉(zhuǎn)換有利于不同學(xué)生對同一教師、同一問題的評價(jià)結(jié)論的綜合。如果按一般的認(rèn)識原則，90分以上為優(yōu)秀，80-90之間為良好，70-80之間為中等，60-70之間為一般，60以下為很差，即可進(jìn)行如下設(shè)置：在新建的*.xls文檔的作業(yè)表sheet1中選取C4單元格，在該單元格中輸入學(xué)生的選項(xiàng)號，假定為A；然后在該文檔作業(yè)表sheet2的C4中單元格，鍵入“=”，并輸入條件判斷函數(shù)IF(Sheet1!C4="A",9.5,IF(Sheet1!C4="B",8.5,IF(Sheet1!C4="C",7.5,IF(Sheet1!C4="D",6.5,4))))完成定性評價(jià)向定量評價(jià)的轉(zhuǎn)化。在所有轉(zhuǎn)化值的末端，插入Average函數(shù)，取得綜合評價(jià)數(shù)值；然后在作業(yè)表sheet3關(guān)于該教師授課認(rèn)真程度評價(jià)關(guān)鍵詞位置，鍵入“＝”，并輸入反向的條件判斷函數(shù)IF(Sheet2!C4>=9,"優(yōu)秀",IF(Sheet2!C4>=8,"良好",IF(Sheet2!C4>=7,"中等",IF(Sheet2!C4>=6,"一般","很差"))))。如果需要應(yīng)該對教師教學(xué)情況的綜合評價(jià)值，則可以在作業(yè)表sheet2中所有評價(jià)項(xiàng)目的結(jié)尾處，根據(jù)事先擬定的項(xiàng)目權(quán)重，對各個項(xiàng)目對的Average評價(jià)值計(jì)算加權(quán)評均數(shù)，作為整體評價(jià)數(shù)值；在作業(yè)表sheet3中關(guān)于教師教學(xué)情況的整體評價(jià)的關(guān)鍵詞位置，利用反向的條件判斷函數(shù)，設(shè)定評價(jià)關(guān)鍵詞。

這個計(jì)算過程就是將最初的模糊評價(jià)值全部錄入作業(yè)表sheet1，作為原始數(shù)據(jù)矩陣；利用Excel的條件判斷函數(shù)，作為溝通“模糊評價(jià)——數(shù)量測算——定性評價(jià)”的橋梁；將作業(yè)表sheet2設(shè)定為數(shù)據(jù)變換與測算矩陣；將作業(yè)表sheet3設(shè)定為教學(xué)質(zhì)量定性評價(jià)的模板。這三個作業(yè)表中，只要將作業(yè)表sheet3的格式設(shè)定好，符合文件打印的格式，就可以在作業(yè)表sheet1的全部數(shù)據(jù)以矩陣方式錄入完成之后，直接轉(zhuǎn)換到作業(yè)表sheet3，打印出對教師教學(xué)質(zhì)量的定性評價(jià)報(bào)告。該報(bào)告，既能夠進(jìn)行定性說明，又可以有數(shù)量分析，具備較強(qiáng)的說服力。

三、意義和作用

1、Exce1課程特點(diǎn)

在Excel的教學(xué)中采用任務(wù)驅(qū)動法能夠很好地培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

2、任務(wù)驅(qū)動式教學(xué)模式的定義

任務(wù)驅(qū)動式教學(xué)模式(TaskBasedLearning)是指在教學(xué)過程中,由學(xué)習(xí)者自主選擇任務(wù)、自主選擇學(xué)習(xí)進(jìn)度、自主選擇合作伙伴和自主設(shè)計(jì)任務(wù),學(xué)習(xí)者在完成任務(wù)的過程中,探索發(fā)現(xiàn)相關(guān)的知識,將學(xué)習(xí)內(nèi)容與解決具體問題相結(jié)合。任務(wù)驅(qū)動式教學(xué)強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)的層次性,通過“任務(wù)”來誘發(fā)、加強(qiáng)和維持學(xué)習(xí)者的成就動機(jī),在學(xué)習(xí)的過程中由表及里、逐層深入,能夠使學(xué)習(xí)者循序漸進(jìn)地學(xué)習(xí)知識與技能,實(shí)現(xiàn)信息素養(yǎng)的提升。任務(wù)驅(qū)動式教學(xué)時把任務(wù)作為學(xué)習(xí)的橋梁,調(diào)動學(xué)習(xí)者的成就動機(jī),任務(wù)驅(qū)動就是通過“任務(wù)內(nèi)驅(qū)”走向“動機(jī)驅(qū)動”的過程。學(xué)習(xí)者在任務(wù)的完成過程中處于主體地位,可以充分發(fā)揮學(xué)習(xí)者的聰明才智和學(xué)習(xí)熱情;教師成為學(xué)習(xí)情景的創(chuàng)設(shè)者、學(xué)習(xí)任務(wù)的設(shè)計(jì)者、學(xué)習(xí)資源的提供者、學(xué)習(xí)活動的組織者和學(xué)習(xí)方法的指導(dǎo)者。

3、任務(wù)驅(qū)動法在Excel教學(xué)中的應(yīng)用

根據(jù)Excel的課程特點(diǎn)，我們可以把Excel的教學(xué)內(nèi)容分為兩大階段：一是Excel的入門教學(xué)。在入門教學(xué)階段，教師要合理設(shè)計(jì)教學(xué)知識，合理安排知識授課形式，使學(xué)生充分認(rèn)識了解Excel的基本知識點(diǎn)，同時通過簡單的實(shí)例模仿，掌握操作的熟練應(yīng)用；二是Excel的動手實(shí)踐應(yīng)用。在這一階段的學(xué)習(xí)中，教師要嚴(yán)格要求學(xué)生，將實(shí)例與Excel課程聯(lián)系起來，提高學(xué)生動手能力。在這個過程中，需要采用任務(wù)驅(qū)動教學(xué)方法來進(jìn)行教學(xué)實(shí)踐，一般采用如下教學(xué)模式進(jìn)行教學(xué)任務(wù)的開展。

1Excel在制作機(jī)電設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表中的具體應(yīng)用

Excel給機(jī)電統(tǒng)計(jì)工作帶來了極大的便捷，它的操作界面簡單明了，不僅能進(jìn)行一般的表格定制，還可以進(jìn)行強(qiáng)大的功能計(jì)算，使用公式和函數(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和處理，同時還提供了強(qiáng)大的圖表生成、篩選排序、邏輯編程等功能，可以方便地將工作表中的數(shù)據(jù)以不同的方式展示出來。機(jī)電統(tǒng)計(jì)人員可以充分利用Excel表格將復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入，使用相關(guān)函數(shù)計(jì)算分析數(shù)據(jù)，繪制統(tǒng)計(jì)圖表，從而得出科學(xué)結(jié)論。

1.1利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與計(jì)算

機(jī)電設(shè)備管理是指以設(shè)備為研究對象，追求設(shè)備綜合效率與壽命周期費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)性，主要包括設(shè)備購置、安裝、使用、維修、改造、報(bào)廢直至更新，包含了設(shè)備全過程中的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、決策等工作。無論是哪一方面都需要大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理和具體數(shù)值的計(jì)算，利用人工計(jì)算會浪費(fèi)大量的時間且計(jì)算精度有限，而利用Ex－cel將收集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以編輯標(biāo)題、表頭、表尾形成一張完整的數(shù)據(jù)表，不僅從表內(nèi)可以直觀地看到各類數(shù)據(jù)的具體數(shù)值，而且還可以通過數(shù)據(jù)表簡捷快速地編輯公式，有效地計(jì)算各類數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，如四則運(yùn)算、求和、平均值等，使辦公效率大大提高。例如：在哈爾烏素露天煤礦主要設(shè)備狀態(tài)報(bào)表中，當(dāng)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集并錄入后，通過運(yùn)算即可得到所需要的數(shù)據(jù)。收集和錄入設(shè)備的內(nèi)障時間，即可輸入公式算出這臺設(shè)備的可出動率；收集和錄入設(shè)備的運(yùn)行時間，即可輸入公式算出這臺設(shè)備的實(shí)動率；收集和錄入設(shè)備的故障時間，即可輸入公式算出這臺設(shè)備的故障率等等，當(dāng)工作表公式中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，公式中的計(jì)算結(jié)果也會自動更新，而且通過點(diǎn)擊Excel單元格中的填充柄拖曳就可以算出其他同類各臺設(shè)備的可出動率、實(shí)動率、故障率，而不用一臺一臺進(jìn)行公式輸入，這都是手工計(jì)算所無法企及的。在單元格F5中錄入1#1190E鉆機(jī)的運(yùn)行時間為240小時，即可在單元格M5或編輯欄中輸入公式，按回車鍵完成1#1190E鉆機(jī)實(shí)動率的計(jì)算。當(dāng)其他幾臺鉆機(jī)的運(yùn)行時間錄入后，就可利用單元格M5的填充柄“+”拖曳計(jì)算出其他幾臺1190E鉆機(jī)的實(shí)動率。再如：當(dāng)主要設(shè)備狀態(tài)報(bào)表完成后，就可以利用此表計(jì)算得出其他相關(guān)數(shù)據(jù)。當(dāng)在報(bào)表中錄入每臺1190E鉆機(jī)某月的運(yùn)行時間，就可以在同一工作表的某一單元格或同一工作薄的另一工作表或另一工作薄的工作表內(nèi)用Excel工作表中的“自動求和”工具按鈕下拉按鈕的“平均值”命令（或者用平均值函數(shù)AVERAGE）快速計(jì)算出1190E鉆機(jī)某月的平均運(yùn)行時間。4臺1190E鉆機(jī)的平均運(yùn)行時間就是1-4#1190E鉆機(jī)的平均值。

1.2利用函數(shù)進(jìn)行查錯與計(jì)數(shù)

Excel具有強(qiáng)大的函數(shù)庫，包括數(shù)學(xué)函數(shù)、工程函數(shù)、邏輯函數(shù)等，這些函數(shù)極大地?cái)U(kuò)展了公式的功能，使數(shù)據(jù)的計(jì)算、處理更為容易和便捷。比如條件檢測函數(shù)IF具有判斷的能力，通過對作為第一參數(shù)的條件進(jìn)行判斷，根據(jù)判斷結(jié)果的真假執(zhí)行不同的計(jì)算，返回不同的結(jié)果；條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF用來計(jì)算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。合理利用這兩種函數(shù)，不僅可以用來檢測所做報(bào)表的正確與否，還可以對滿足條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)，避免了人工計(jì)數(shù)的繁瑣與容易出錯的問題。例如：設(shè)備的可出動率必須大于實(shí)動率（全月故障設(shè)備除外），在機(jī)電設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表完成后，即可利用IF函數(shù)進(jìn)行檢測，假設(shè)可出動率＞實(shí)動率為1，≤為0，即1為正確，0為疑似錯誤，然后用COUNTIF函數(shù)計(jì)數(shù)，看看有多少臺為0的設(shè)備，再對這些為0的設(shè)備逐一進(jìn)行分析，如果是全月故障設(shè)備就說明正確，如果不是全月故障設(shè)備，則我們應(yīng)對這臺設(shè)備的數(shù)據(jù)重新審核，然后訂正，直至合理為止。同理可以檢測“可出動率+故障率＜100（全月故障設(shè)備除外）”、“運(yùn)行時間+故障時間＜當(dāng)期日歷時間（全月故障設(shè)備除外）”等，應(yīng)用IF函數(shù)和COUNTIF函數(shù)大大簡化了繁瑣的檢測工作。應(yīng)用IF函數(shù)對哈爾烏素露天煤礦2014年2月已完成報(bào)表可出動率是否大于實(shí)動率的檢測，檢測完畢后，用條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF計(jì)出共有22臺設(shè)備不符合條件“L5＞M5”，然后對不符合條件的設(shè)備逐一進(jìn)行分析，找出原因。再如：利用條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF對哈爾烏素露天煤礦月末故障設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。單元格M4就是哈爾烏素露天煤礦2014年2月份所有故障設(shè)備的計(jì)數(shù)結(jié)果，在“備注”一列當(dāng)某臺設(shè)備在本月25日三班前故障全部修復(fù)寫“處理完畢”，當(dāng)有故障未修復(fù)寫“故障”，這樣只要用COUNTIF函數(shù)，就可以統(tǒng)計(jì)出本月所有故障設(shè)備數(shù)量。

一、引言

南京電大開放教育學(xué)籍管理工作涉及開放教育學(xué)生的入學(xué)注冊管理、學(xué)生基本信息管理、學(xué)生學(xué)籍異動管理、學(xué)生課程注冊管理、學(xué)生畢業(yè)審核管理和學(xué)位審核等工作，如何做好平均每學(xué)期三萬多在籍學(xué)生的各項(xiàng)學(xué)籍管理工作，以及學(xué)籍管理工作中涉及到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)和分析工作，除了熟練掌握開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)外，掌握相關(guān)的數(shù)據(jù)表格管理軟件是非常有必要的，Microsoftoffice的電子表格處理軟件Excel就是一套優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理軟件。通過Excel工具配合開放教育教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，必將極大地提高開放教育學(xué)籍管理工作效率，取得良好效果。

二、Excel工具及常用函數(shù)介紹

Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoftoffice的組件之一，也是微軟辦公套裝軟件的一個重要組成部分。它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)、財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。Excel中的函數(shù)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接使用它們對某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時間值、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計(jì)算平均值和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等。Excel函數(shù)一共有11類，分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。下面，筆者就南京電大開放教育學(xué)籍管理中經(jīng)常使用的Excel函數(shù)作簡要介紹：1.MID函數(shù)功能：從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。格式：MID(text,start_num,num_chars)參數(shù)說明：text代表一個文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的數(shù)目。舉例：若A1單位格中內(nèi)容為“開放教育學(xué)籍管理”，從中取出“學(xué)籍”可以在B1單元格編輯公式“=MID(A1,5,2)”，確認(rèn)后B1單元格顯出“學(xué)籍”。2.LEN函數(shù)功能：統(tǒng)計(jì)文本字符串中字符數(shù)目。格式：LEN(text)參加數(shù)說明：text表示要統(tǒng)計(jì)的文本字符串。舉例：若A1單位格中內(nèi)容為“開放教育學(xué)籍管理”，要統(tǒng)計(jì)A1單元格中字符的數(shù)目，可以在B1單元格編輯公式“=len(A1)”，確認(rèn)后B1單元格顯示出統(tǒng)計(jì)結(jié)果“8”。LEN函數(shù)統(tǒng)計(jì)時，無論參數(shù)中是全角字符，還是半角字符，每個字符均計(jì)為“1”；與之相對應(yīng)的一個函數(shù)——LENB，在統(tǒng)計(jì)時半角字符計(jì)為“1”，全角字符計(jì)為“2”。3.IF函數(shù)功能：根據(jù)對指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果，返回相對應(yīng)的內(nèi)容。格式：IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)參數(shù)說明：Logical代表邏輯判斷表達(dá)式；Value_if_true表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（TRUE）”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假（FALSE）”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“FALSE”。舉例：A1單元格為學(xué)生的年齡，在B1單元格中輸入公式：=IF(A1>=35,"中年組","青年組")，確認(rèn)以后，如果A1單元格中的數(shù)值大于或等于35，則C29單元格顯示“中年組”字樣，反之顯示“青年組”。4.DATEDIF函數(shù)功能：計(jì)算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)。格式：DATEDIF(start_date,end_date,unit)參數(shù)說明：Start_date為一個日期，它代表時間段內(nèi)的第一個日期或起始日期。End_date為一個日期，它代表時間段內(nèi)的最后一個日期或結(jié)束日期。Unit為所需信息的返回類型。Unit參數(shù)中"Y"返回時間段中的整年數(shù)，Unit參數(shù)中"M"時間段中的整月數(shù)，Unit參數(shù)中"D"時間段中的天數(shù)。5.VLOOKUP函數(shù)功能：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回?cái)?shù)據(jù)表當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數(shù)說明：Lookup_value代表需要查找的數(shù)值；Table_array代表需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域；Col_index_num為在table_array區(qū)域中待返回的匹配值的列序號（當(dāng)Col_index_num為2時,返回table_array第2列中的數(shù)值，為3時，返回第3列的值）；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

三、Excel函數(shù)在開放教育學(xué)籍管理中的應(yīng)用

（一）數(shù)據(jù)截取

目前國內(nèi)管理信息系統(tǒng)(MIS)開發(fā)研制一般采用人們熟悉的dBaseX、Foxbase或Foxpro等,這里將簡要介紹如何用Excel開發(fā)MIS。一般來說,一套MIS主要包括信息輸入、信息處理、信息輸出三大組成部分,用Excel處理這些部分均顯得游刃有余。Excel是Windows環(huán)境下的一種電子表格軟件,可向用戶提供史無前例的超強(qiáng)功能和易用性。它同時具有電子數(shù)據(jù)表、圖表和數(shù)據(jù)庫的功能,具有極強(qiáng)的分析性能、報(bào)表制作工具和豐富的統(tǒng)計(jì)圖表。筆者曾用中文Excel5.0forWindows為一企業(yè)開發(fā)研制了一套物資管理、財(cái)會管理、營銷管理和人事管

理的MIS,充分感受到其強(qiáng)大功能和方便性。下面就信息輸入、信息處理、信息輸出界面設(shè)計(jì)、代碼設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)保護(hù)等方面的問題談?wù)勅绾问褂肊xcel。

一、信息輸入

最常用的信息輸入方法有三種,一是在工作表(WorkSheets)的單元格(Cells)中直接輸入文字和數(shù)據(jù)(重復(fù)數(shù)據(jù)可由填充把柄拖拉而得);二是采用輸入框(InputBox)輸入少量數(shù)據(jù);三是自行設(shè)計(jì)對話窗體(Forms),在其上可加入標(biāo)簽框、文本框、列表框、分組框、選擇框、滾動條和命令按鈕等,然后設(shè)計(jì)其對象格式(如屬性、保護(hù)、控制項(xiàng)、對齊、字體和圖案等)。當(dāng)然,Windows提供的剪裁板進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制或粘貼也不失為一種常用的方法。此外,Excel還提供了強(qiáng)大的文件轉(zhuǎn)換功能,可將Txt文件、dBase、Lotus1-2-3文件、QuattroPro文件、MSWork文件、SYLK文件、DIF文件等直接轉(zhuǎn)換為Excel工作簿文件,這就為數(shù)據(jù)的共享、快速錄入及轉(zhuǎn)換提供了極大的方便。

二、信息處理

按行業(yè)的不同,信息處理的要求有較大的差別,常用的信息處理包括數(shù)據(jù)的修改、查詢、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)匯總。在dBase中,這些工作一般需要編程設(shè)計(jì),而在Excel中,幾乎所有的工作均可由Excel本身提供的功能輕松地完成。最常用的是右端"數(shù)據(jù)"菜單中的各項(xiàng)功能∶"記錄單"選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫記錄查詢、輸入、修改或刪除的簡單方法;"排序"選項(xiàng)提供了數(shù)據(jù)庫記錄同時按三個字段的排序方法,可以按行或按列、以升序或降序、考慮或不考慮大寫來進(jìn)行排序;"篩選"選項(xiàng)提供了隱藏除符合指定條件外的所有數(shù)據(jù)的方法,為數(shù)據(jù)庫同類記錄的查詢和重點(diǎn)顯示提供了方便;"分類匯總"選項(xiàng)提供了同類數(shù)據(jù)的匯總及統(tǒng)計(jì)方法;"數(shù)據(jù)透視表"選項(xiàng)可以迅速使一個復(fù)雜的表格變得容易閱讀和理解,它可以方便地概括出感興趣的字段,從不同的角度"透視"出求和值、計(jì)數(shù)值、平均值、最大值、最小值、乘積值、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體標(biāo)準(zhǔn)偏差、變異值、總體變異值。