導(dǎo)語：如何才能寫好一篇傳統(tǒng)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡(jiǎn)單易操作，不會(huì)用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時(shí)間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時(shí)歸檔，或者在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時(shí)間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時(shí)間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會(huì)操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個(gè)檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號(hào)，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡(jiǎn)單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲(chǔ)方面

電子存儲(chǔ)方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對(duì)文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對(duì)環(huán)境的要求會(huì)比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對(duì)待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對(duì)資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時(shí)間，工作人員需要給每一份檔案一個(gè)唯一的編號(hào)，同時(shí)還有給出相應(yīng)的類別號(hào)、檔案號(hào)、文件號(hào)，以便在使用時(shí)能夠方便查找。這樣，在查找使用時(shí)，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時(shí)間，但需要注冊(cè)用戶的個(gè)人信息，在使用時(shí)通過個(gè)人帳號(hào)和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個(gè)過程效率比較低，浪費(fèi)時(shí)間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時(shí)間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時(shí)間，同時(shí)省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對(duì)環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時(shí)也減少了對(duì)樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國(guó)法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們?cè)诖祟I(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們?cè)诩夹g(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長(zhǎng)時(shí)間保存或許會(huì)出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對(duì)于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲(chǔ)備以及長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長(zhǎng)期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時(shí)間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時(shí)增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時(shí)應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時(shí)處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

篇2

[關(guān)鍵詞]電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；分析

[中圖分類號(hào)]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以來，隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公條件的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化正在不斷進(jìn)行完善。同時(shí)，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)在辦公上發(fā)揮著越來越重要的作用。從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)辦公條件，從而更好地實(shí)現(xiàn)了辦公上的自動(dòng)化，但是，可能會(huì)對(duì)企業(yè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部檔案管理產(chǎn)生巨大的影響力，為此，針對(duì)當(dāng)前電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方面的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當(dāng)前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會(huì)生活中形成的，充分利用計(jì)算機(jī)盤片和磁盤等一些化學(xué)磁性材料為平臺(tái)的文字資料，當(dāng)然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理有著非常大的區(qū)別，電子檔案管理必須要通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能進(jìn)行相應(yīng)的處理。同時(shí)，這也可以進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制并且存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)當(dāng)中，利用者只是需要獲得相應(yīng)的使用權(quán)，就能夠隨時(shí)查閱相應(yīng)的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理共同點(diǎn)分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案形成的基礎(chǔ)之一，并能夠?qū)⑵溲杆賹⑿畔①Y源轉(zhuǎn)為電子化資源，這是當(dāng)前電子檔案管理最為顯著的特點(diǎn)之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設(shè)過程中，需要傳統(tǒng)檔案管理的有效支持。在當(dāng)前企業(yè)和管理機(jī)構(gòu)中，信息資源是不會(huì)自動(dòng)地進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)的，除此之外，還需要活動(dòng)的開展者直接以電子形式提供上網(wǎng)服務(wù)外，還有一部分是需要依靠具體傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能網(wǎng)上使用。只有這樣，才能有效地發(fā)揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統(tǒng)檔案管理工作，必須要努力做好相應(yīng)的管理工作，通過建設(shè)更加完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于開展今后的各種活動(dòng)。同時(shí)，電子檔案管理的原始性和真實(shí)性必須要有傳統(tǒng)檔案管理的信息作為保證，尤其在當(dāng)前電子檔案缺乏相應(yīng)的法律效應(yīng)的前提下，就必須要充分好傳統(tǒng)檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統(tǒng)檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進(jìn)行使用，在利用電子檔案資源的時(shí)候，可以達(dá)到最佳的效果，在利用電子檔案管理調(diào)出實(shí)際檔案的所在地和具置，之后就可以直接進(jìn)行使用，這種比傳統(tǒng)的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當(dāng)前電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理兩者結(jié)合的完美體現(xiàn)。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理兩者也是這種關(guān)系，都是充分利用技術(shù)條件來進(jìn)行一系列的整合改進(jìn)形成的，在工作管理方式上在前者的基礎(chǔ)上進(jìn)行革新，達(dá)到工作的高效率，同時(shí)，對(duì)于其自身的服務(wù)方式和質(zhì)量方面都有明顯的提升，這是當(dāng)前信息時(shí)代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統(tǒng)檔案管理中的社會(huì)功能進(jìn)一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時(shí)限上有所不同

現(xiàn)階段來看，電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理的歸檔時(shí)間上具有較大的區(qū)別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時(shí)都可以進(jìn)行歸檔處理，又或者是可以在指定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔整理，通過計(jì)算機(jī)的方式制成文件形式，通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案部門中去，讓電子數(shù)碼簽名封簽進(jìn)行相應(yīng)的認(rèn)證，同時(shí)，讓檔案管理人員進(jìn)行接收，并記錄相應(yīng)的歸檔信息，詳細(xì)記錄檔案分類號(hào)，嚴(yán)格限定相應(yīng)的訪問等級(jí)，這樣就能夠方便用戶進(jìn)行相應(yīng)的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數(shù)，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴(yán)格遵守了電子文件自身的特點(diǎn)，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應(yīng)的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術(shù)，其中文件的內(nèi)容上的可以進(jìn)行相應(yīng)的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點(diǎn)痕跡。同時(shí)，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關(guān)鍵性信息，但是，我們可以發(fā)現(xiàn)，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對(duì)信息的真實(shí)性產(chǎn)生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復(fù)雜而且困難。所以，相應(yīng)的技術(shù)人員在進(jìn)行更改信息時(shí)候，就特別要注重?cái)?shù)字簽名和信息上的認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)措施。這樣就能夠更好地保護(hù)文件在傳送過程中信息的真實(shí)性，以免發(fā)生各種錯(cuò)誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進(jìn)行確立。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同

在當(dāng)前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統(tǒng)檔案管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，其中，電子文件與紙質(zhì)的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實(shí)行文件的一級(jí)管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時(shí)，可以相應(yīng)的給每一個(gè)文件編制一個(gè)文件名稱，同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的分類和歸檔號(hào)，嚴(yán)格根據(jù)上下行之間的關(guān)系，之后就可以給出相應(yīng)的文件號(hào)。

在文件歸檔時(shí)，可以更好地進(jìn)行主題詞著錄，只有在技術(shù)條件成熟的時(shí)候，進(jìn)行多角度和全方位地進(jìn)行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應(yīng)的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異

在電子文件的載體上可以會(huì)發(fā)生變質(zhì)的情況，但是，隨著各種信息技術(shù)的革新發(fā)展，以及新的存儲(chǔ)介質(zhì)產(chǎn)生和發(fā)展，這些因素都有可能會(huì)影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時(shí)，必須要打印出一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)管理部門和文件形成部門之間進(jìn)行高度合作，在當(dāng)檔案管理部門接收相應(yīng)的電子文件時(shí)，必須要對(duì)格式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使得所有的文件格式以統(tǒng)一的方式進(jìn)行保存，這樣就能在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地讀取出之前所存儲(chǔ)的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區(qū)別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術(shù)條件上，用戶先進(jìn)行注冊(cè)、登記，才能成為獲取相應(yīng)電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會(huì)會(huì)員之后，就可以隨時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄進(jìn)行查詢各種資源，同時(shí)，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關(guān)費(fèi)用。而傳統(tǒng)檔案管理，并不需要進(jìn)行獲取相應(yīng)的需求，而是可以直接進(jìn)行查閱相關(guān)信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統(tǒng)的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術(shù)要求不同

在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要熟悉計(jì)算機(jī)各種流程的專業(yè)性人才，只有在熟練掌握各種計(jì)算機(jī)知識(shí)，以及各種載體使用性方面的知識(shí)，才能成為一名電子檔案管理人員。同時(shí)，管理者必須要對(duì)自身的計(jì)算機(jī)知識(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，熟練運(yùn)用和操作各種運(yùn)用軟件，才能勝任這一工作。而對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，管理工作并需要太強(qiáng)的專業(yè)技能，只需要對(duì)相應(yīng)的用戶進(jìn)行登記，日常負(fù)責(zé)打理各種管理方面的事務(wù)便可，所以，從兩者管理人員的素質(zhì)上，可以看出，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)上存在很大差別，但是，還是需要對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作上進(jìn)行高度關(guān)注，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，才能更好地推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

篇3

論文摘要：在我國(guó)社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見和建議。

檔案是知識(shí)的寶庫與歷史的見證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無”?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來講沒有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊恚瑢?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國(guó)科技信息，2005,(06).

篇4

【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施

一、檔案管理

近年來的社會(huì)發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求，更是無法適應(yīng)時(shí)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動(dòng)態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)展潮流，在社會(huì)發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會(huì)發(fā)展中越來越發(fā)揮出其重要性作用，是社會(huì)各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會(huì)發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢(shì)，成為目前社會(huì)發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲(chǔ)格式、信息組織模式）和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長(zhǎng)期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。

三、檔案管理工作中存在的問題

檔案管理作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時(shí)在國(guó)家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個(gè)社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對(duì)其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過信息技術(shù)的完善來促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人T的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、應(yīng)對(duì)和研究措施

（1）檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。

（2）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國(guó)家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

篇5

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇

1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時(shí)間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。同時(shí)，在“互?網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺(tái)，各類管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)。

1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作用下，社會(huì)各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)著海量檔案信息，其存儲(chǔ)成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時(shí)空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠?yàn)闄n案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進(jìn)一步拓展。

1.1.3 檔案時(shí)效不斷提高

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無法有效滿足這方面的客觀要求，必須對(duì)其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動(dòng)態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動(dòng)態(tài)性。同時(shí)，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時(shí)效不斷提高。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理挑戰(zhàn)

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來說，傳統(tǒng)檔案管理過分注重管理人員已有的經(jīng)驗(yàn)，不注重檔案科學(xué)化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對(duì)檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地應(yīng)對(duì)來自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。

1.2.2 檔案管理意識(shí)落后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理意識(shí)，檔案管理意識(shí)落后，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任感不強(qiáng)，影響檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動(dòng)態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦沒有及時(shí)做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理途徑

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度

在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認(rèn)識(shí)檔案管理，要多角度加強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識(shí)，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應(yīng)用到檔案管理中，科學(xué)管理各類檔案。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)自身責(zé)任感，具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)，注重檔案安全性以及準(zhǔn)確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)管理各類檔案信息。此外，在日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理者必須嚴(yán)格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點(diǎn)、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時(shí)間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)管理中心，科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對(duì)，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識(shí)到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當(dāng)下檔案管理特點(diǎn)、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對(duì)檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)最新檔案管理理念、管理知識(shí)、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學(xué)管理各類電子文件，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，成為新時(shí)期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開展檔案管理工作。

篇6

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；現(xiàn)代化

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1.1檔案管理的信息化。檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時(shí)期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)兩個(gè)方面，通過信息化的渠道和方式，加強(qiáng)對(duì)于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2檔案管理的虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實(shí)行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進(jìn)行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力的同時(shí)，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計(jì)算機(jī)為檔案的載體，運(yùn)用智能化的計(jì)算機(jī)管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點(diǎn)在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之下進(jìn)行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2.1自身發(fā)展的需要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國(guó)的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.2加強(qiáng)保護(hù)的需要。另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強(qiáng)對(duì)這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。

2.3充分利用的必要。傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時(shí)間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺(tái)上同時(shí)進(jìn)行使用。

3.檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

3.1缺乏專門的管理人才。檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長(zhǎng)時(shí)間以來，我們的檔案管理運(yùn)用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對(duì)現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時(shí)掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)，也缺少對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

3.2缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備。另外，由于檔案管理意識(shí)的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴(yán)重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動(dòng)化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3.3缺乏有效的管理方法。檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個(gè)重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施的時(shí)間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對(duì)檔案文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，對(duì)檔案的管理造成了不良的影響。

4.實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4.1人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對(duì)工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡(jiǎn)單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識(shí)，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時(shí)，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，例如聘請(qǐng)專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識(shí)等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。

4.2設(shè)施的引進(jìn)?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對(duì)于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

篇7

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；途徑

檔案管理工作對(duì)于學(xué)校正常教學(xué)工作的開展具有重要的意義，在學(xué)校的健康飛速發(fā)展中承擔(dān)后勤保障的作用。它主要負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)、交流和管理的記錄，是體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校教學(xué)和辦學(xué)水平的標(biāo)志。隨著信息時(shí)代的到來，如何提高檔案管理科學(xué)化水平，成為眾多高校普遍關(guān)注的課題[。

1 檔案管理中存在的問題

高校檔案管理的程序比較復(fù)雜，由于管理結(jié)構(gòu)和管理層次的滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍是目前主要的管理方法，嚴(yán)重制約了科學(xué)化檔案管理的發(fā)展水平。

1.1 管理方式較為落后

當(dāng)今高校的檔案管理，主要還是傳統(tǒng)的手段和模式。無論是材質(zhì)分析、檔案管理環(huán)境和檔案保管方法上都沒有創(chuàng)新。他們大多認(rèn)為檔案管理是一件機(jī)密的事情，所以把檔案束之高閣，放在極為隱蔽的地方，這就造成了檔案借閱的不方便，查閱困難。還有就是檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)，沒有認(rèn)識(shí)到自己是服務(wù)者，檔案管理模式還存在很大的不足，無法充分自主地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，造成資源的極大浪費(fèi)。

1.2 服務(wù)模式較為單一

傳統(tǒng)的館藏結(jié)構(gòu)導(dǎo)致了服務(wù)模式較為單一，沒有跟隨時(shí)代的腳步發(fā)簪。檔案管理的工作并非只有傳統(tǒng)的文書整理、收納，還應(yīng)該加強(qiáng)信息化的管理[3]。還有就是很多檔案管理都是封閉性的，這就導(dǎo)致了只有學(xué)校需要的時(shí)候才會(huì)打開館藏，無法充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，就連平素師生的需求都無法滿足，大大流失了檔案管理的服務(wù)職能。

1.3 管理手段較為落后

管理手段大多數(shù)還是傳統(tǒng)的手工整理，對(duì)于信息化的應(yīng)用還不健全，管理機(jī)制較為落后，無法利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行館藏資料的有效整理。雖然很多高校將計(jì)算機(jī)檔案管理列入日程，但是目前來看執(zhí)行的效果一般，大多流于形式。

1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

目前檔案管理在學(xué)校的教學(xué)工作中還得不到足夠的重視，雖然高校已經(jīng)開始為檔案管理配備一定的人力物力資源，但是由于傳統(tǒng)服務(wù)模式的影響，很多檔案管理人員無法認(rèn)識(shí)到自己服務(wù)者的角色，大多都是被動(dòng)提供服務(wù)。很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠，大多都為年齡偏大的職工，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的熟練程度還是很低的。對(duì)檔案資源也不甚了解，無法主動(dòng)提供服務(wù)，再加上很多高校都沒有把檔案管理人員的培訓(xùn)工作列入學(xué)校工作，所以就導(dǎo)致了檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，難以適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作。

2 提高高校檔案管理科學(xué)化水平的途徑

信息時(shí)代對(duì)于檔案管理工作提出了新要求，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)對(duì)于檔案管理科學(xué)化水平是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化當(dāng)前檔案管理模式，提高科學(xué)化水平，是關(guān)乎高校能否健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2.1 樹立正確的觀念，提高重視程度

正確的觀念是檔案管理科學(xué)化進(jìn)程的第一步，只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)方面給予足夠的重視，將檔案管理工作納入學(xué)校正常的教學(xué)秩序中，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和對(duì)學(xué)校的影響，將其作為一項(xiàng)不可或缺的工作納入學(xué)校長(zhǎng)期的發(fā)展計(jì)劃中，以《檔案法》為依據(jù)，讓師生養(yǎng)成在日常教學(xué)活動(dòng)和科研中進(jìn)行檔案管理的意識(shí)，全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，為科學(xué)化管理模式打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在此基礎(chǔ)上可以建立專門的檔案管理小組，一般由校長(zhǎng)等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來直接負(fù)責(zé)，各部門的負(fù)責(zé)人也要參與其中，通過專門的管理小組來實(shí)現(xiàn)檔案管理中各項(xiàng)事務(wù)的有序進(jìn)行，比如經(jīng)費(fèi)、管理手段和管理設(shè)備采購等問題的決策。構(gòu)建一個(gè)全新的檔案管理環(huán)境，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，真正實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)化管理檔案。

2.2 建立科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制

一個(gè)科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制是能否順利完成檔案管理的關(guān)鍵因素，完善的工作機(jī)制可以保證檔案管理科學(xué)規(guī)范，有序開展，同時(shí)也需要全體師生和學(xué)校方面的共同努力。首先要建立基本的檔案管理制度，通過考核來完善，并付諸實(shí)踐；其次是要將檔案管理工作納入到每一個(gè)部門的考核中，對(duì)于具體的部門是否完成了工作進(jìn)行嚴(yán)格考察，并關(guān)聯(lián)到每一個(gè)人的年終考評(píng)和晉升考評(píng)，提高人們科學(xué)化管理檔案的意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全方位和高質(zhì)量開展；最后是要對(duì)高校中具體部門的檔案管理提出一個(gè)具體的明細(xì)要求，建立責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有據(jù)可考，立卷嚴(yán)格，立案保護(hù)，不斷完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一只好的人才隊(duì)伍是做好檔案管理的核心。隨著檔案管理工作越來越受到重視，學(xué)校方面也提供了大量的資源支持。在信息化時(shí)代，要不斷完善人員配置和素質(zhì)提高，進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理師一項(xiàng)服務(wù)工作，要主動(dòng)提供服務(wù)，而不能一味的做被動(dòng)服務(wù)索求者?？梢酝ㄟ^建立一系列的現(xiàn)代管理方法，比如配備索引工具、建立數(shù)據(jù)庫、加強(qiáng)個(gè)人檔案管理等來提高服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)論

檔案管理在高校正常教學(xué)秩序的運(yùn)轉(zhuǎn)中具有重要的意義，也是學(xué)校健康發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時(shí)代的到來，對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平提出了新的要求。相關(guān)單位和部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到目前檔案管理中存在的問題，加強(qiáng)重視程度，建立科學(xué)管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平以及服務(wù)意識(shí)來加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮久龍.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效措施分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，（4）：197-197.

[2] 郭淑霞.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，（1）：20

[3] 李娟.更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].黑龍江科技信息，2012，（12）：107-107.

篇8

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代；檔案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）16-0-01

在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，企業(yè)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)完全不能和先進(jìn)的科學(xué)管理方案接軌，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。因此，企業(yè)必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理觀念落后

對(duì)檔案管理工作不重視是大部分企業(yè)普遍存在的問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，大部分企業(yè)，缺乏檔案管理的專業(yè)部門。第二，管理者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。大部分企業(yè)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)企業(yè)資料的整理，并不能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，這種想法導(dǎo)致企業(yè)不愿意設(shè)立專門的檔案管理部門。

1.2 檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業(yè)檔案管理信息化水平低，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)及科學(xué)技術(shù)利用不足，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

1.3 檔案管理不能為公司服務(wù)

傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業(yè)檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業(yè)服務(wù)。好的企業(yè)檔案管理能在企業(yè)中起到積極的促進(jìn)作用，在檔案中找到企業(yè)發(fā)展的興衰點(diǎn)，找到發(fā)展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)服務(wù)。

2 信息化時(shí)代檔案管理的建議

2.1 科技存檔

當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，以基本信息為管理對(duì)象，對(duì)各個(gè)部門信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，且快速實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

2.2 信息化管理

傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進(jìn)行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國(guó)外先進(jìn)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。也從另一個(gè)角度要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 工作重心向信息偏移

在傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐中，主要工作是檔案實(shí)體數(shù)據(jù)整理。在實(shí)際檔案管理中，檔案實(shí)體管理是對(duì)檔案的流程化控制。而計(jì)算機(jī)存檔技術(shù)給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理無法應(yīng)對(duì)電子信息時(shí)代的數(shù)字化處理要求，因此，檔案實(shí)體化管理越來越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體化向文件形成化發(fā)展，使文件整理和保管與科技有機(jī)聯(lián)系起來。

2.4 培養(yǎng)信息化檔案管理人才

在檔案管理中，應(yīng)著重引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，全面提高工作人員素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲(chǔ)備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機(jī)會(huì)，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，加強(qiáng)工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。最后，要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié) 語

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)實(shí)體式檔案存檔方式已不適用于企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案信息處理自動(dòng)化和數(shù)字化的趨勢(shì)勢(shì)在必行。檔案工作面臨著從傳統(tǒng)到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當(dāng)前研究的重點(diǎn)。企業(yè)要尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，汲取現(xiàn)代化的檔案管理模式，形成符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的方法，更好地為社會(huì)服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

篇9

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；信息化；問題

檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多企業(yè)在檔案管理工作中存在數(shù)量繁雜、保管硬件條件差、查閱利用率偏低、管理人員知識(shí)單一的問題。檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工程，實(shí)現(xiàn)信息化管理更是需要人員、設(shè)備、技術(shù)、制度等一系列的改進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，這不僅要求企業(yè)管理者為檔案信息化管理創(chuàng)建相應(yīng)的硬件環(huán)境，更要求在檔案管理上逐步向信息技術(shù)轉(zhuǎn)變，以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)使檔案管理助推對(duì)企業(yè)良性發(fā)展發(fā)揮更重要的作用。

一、企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)如今企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題：一是重視度不夠；二是制度執(zhí)行不到位；三是人力資源配備不足。要想提高檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)良性發(fā)展，首先要解決以上三個(gè)方面的問題。（1）提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度。檔案本身就是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。（2）加大對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行力度。檔案管理制度不僅針對(duì)檔案管理人員，有好大一部分是針對(duì)其他業(yè)務(wù)部門。比如：會(huì)計(jì)檔案、工程建設(shè)檔案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。企業(yè)在執(zhí)行檔案收集的過程中，往往遇到資料難以收集的尷尬，業(yè)務(wù)部門不重視日常檔案的收集整理是主因。所以必須加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度，以促進(jìn)檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。（3）配備專業(yè)合理的技術(shù)人才。檔案管理員工作看似輕松，其實(shí)把檔案管理工作做好也不是一個(gè)容易的事。尤其是企業(yè)檔案管理人員大部分都是兼職，既肩負(fù)著公章管理、文件傳閱等其他事務(wù)性工作，又要兼顧檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作。使其不能把主要精力放在檔案管理工作上，勢(shì)必影響檔案管理工作的質(zhì)量。只有配備適合檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，才有利于企業(yè)檔案管理工作，才能更好地助推企業(yè)發(fā)展。

二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

一是提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)；二是加強(qiáng)檔案管理所需的硬件設(shè)施建設(shè)；三是處理傳統(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。從而為推動(dòng)檔案管理信息化工作創(chuàng)造先決條件。

（1）提高檔案管理人員信息化技術(shù)素質(zhì)。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才。而目前企業(yè)單位信息化人才中，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)薄弱且單一，僅能掌握普通操作利用軟件，對(duì)軟件開發(fā)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)等技術(shù)掌握不夠成熟。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。為實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)為檔案管理工作配備較為專業(yè)的管理人才，或有計(jì)劃地對(duì)本企業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，使在其在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息工程等方面提高工作技能。（2）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。做為企業(yè)，不應(yīng)該只注重經(jīng)營(yíng)，更應(yīng)該注重科學(xué)的管理和資料的積累。檔案管理者要充分利用檔案資源為企業(yè)更好的經(jīng)營(yíng)做好服務(wù)，提供支撐。只有將檔案工作注入活力，細(xì)化管理?xiàng)l塊，充分發(fā)揮檔案管理的作用，提高管理水平，才能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)發(fā)展提供不竭動(dòng)力。同時(shí)，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，要擇其精華，棄其糟粕，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的辦公設(shè)備，加速推進(jìn)檔案管理實(shí)用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，提高工作效率，提升工作質(zhì)量。（3）處理好檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理與信息化管理之間的矛盾。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，既要兼顧檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理特殊性，又要考慮實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以后，與傳統(tǒng)檔案管理之間的矛盾。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。傳統(tǒng)的檔案管理將這種原始記錄性做為檔案保存的一個(gè)重要形式。比如發(fā)文簽字的原始記錄、會(huì)議記錄手稿、單位蓋章，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性才賦予了檔案具有法律憑證的作用。在檔案管理信息化中，檔案原始記錄的本質(zhì)屬性失去意義。如果檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都是以電子版的形式在軟件系統(tǒng)中進(jìn)行，那么其修改、復(fù)制的過程將難以體現(xiàn)。這就使電子文檔的原始記錄性無從考證，法律憑證作用將難以確定。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化必須兼顧既能保證檔案原始法律憑證作用，又能實(shí)現(xiàn)檔案電子文檔信息化管理兩個(gè)方面，才能保證檔案管理信息化的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

篇10

一、信息化環(huán)境下檔案管理工作的現(xiàn)狀

伴隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化大潮的推進(jìn)，檔案管理正面臨著一次全方位的技術(shù)革新，電子檔案替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已是大勢(shì)所趨，但在自我發(fā)展的迫切需求因素面前，檔案管理工作應(yīng)該克難奮進(jìn)，努力進(jìn)行不斷創(chuàng)新，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合起來，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化改造，主動(dòng)跨入數(shù)字化時(shí)代，以取得令人滿意的效果。目前，檔案工作存在以下幾方面問題。一是對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。當(dāng)前檔案管理存在著一定程度的矛盾性：一方面，相當(dāng)一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在進(jìn)行人才考核、選拔和獎(jiǎng)勵(lì)等工作時(shí)很大程度上要參考工作人員的檔案信息，這就使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于邊緣化和被動(dòng)的狀態(tài)。究其原因，還是相關(guān)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，以傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念看待問題，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄寫和記錄工作，導(dǎo)致了檔案管理的低效率。二是檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作作為一項(xiàng)專業(yè)化的信息管理工作，要求檔案管理人員必須對(duì)信息管理工作具有系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，而由于對(duì)檔案信息獨(dú)特重視程度，檔案管理人員更需要具備較高的信息管理水平和技能。但在實(shí)際工作中，相當(dāng)一部分檔案管理工作人員持著傳統(tǒng)的工作觀念，只具備基本的文本抄寫和記錄能力，且不思學(xué)習(xí)，無法掌握信息化條件下對(duì)檔案資料管理的技能要求。甚至在一部分單位中，檔案管理人員還兼顧著其他的信息管理工作，不具備足夠的專業(yè)性。三是檔案管理的方式方法有待改進(jìn)。當(dāng)前許多單位在檔案管理工作中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案記錄方式，已經(jīng)不符合信息時(shí)代的發(fā)展需要。尤其是在檔案管理的自動(dòng)化程度方面，還存在著大量的無謂重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)也缺乏完善的檔案管理制度。因此檔案管理工作的效率仍然相對(duì)較低。

二、信息化環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理的措施

社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，許多單位已經(jīng)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，推動(dòng)了檔案管理工作開展。在相關(guān)工作開展過程中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息化管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，其內(nèi)存較大、能夠滿足一些大規(guī)模的檔案儲(chǔ)存需求，推動(dòng)了檔案信息化的發(fā)展。下面就談?wù)劗?dāng)下檔案管理的具體措施。

首先，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)提高管理素質(zhì)。檔案電子化的專業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲(chǔ)備人才，是建設(shè)電子檔案的關(guān)鍵。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)代的工作人員的工作基本模式是人與檔案的結(jié)合，或者說是以檔案為媒介與工作的結(jié)合，也就是人與人的結(jié)合。而電子檔案時(shí)代檔案工作的基本模式是人與計(jì)算機(jī)的結(jié)合，也就是所謂的 “人機(jī)結(jié)合”，工作人員得通過計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)來獲取或提供信息服務(wù)。因此，數(shù)字時(shí)代檔案管理員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識(shí)，是通才、復(fù)合型的人才。檔案要實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，第一步要解決人力資源這條“短腿”問題，必須注重對(duì)現(xiàn)有人員的信息素質(zhì)培養(yǎng)，突出檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)教育，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。同時(shí)，要花大力氣聘請(qǐng)一批能熟練掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)行管理和維護(hù)的專業(yè)人才，并配備若干名專業(yè)人才，為檔案的數(shù)字化改造、信息化?l展和網(wǎng)絡(luò)化管理作好人力資源的準(zhǔn)備。

其次，改善檔案管理的設(shè)施條件。在信息化環(huán)境下的檔案管理工作中，不僅要確?；镜霓k公等場(chǎng)地條件，還要適應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展，將新興的信息管理技術(shù)引入檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的來臨，檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作本質(zhì)上也是一項(xiàng)信息管理工作，因此要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，根據(jù)信息管理的特點(diǎn)和技術(shù)手段，使檔案管理工作進(jìn)入信息化和數(shù)字化的時(shí)代。對(duì)此，一方面檔案管理部門要保障具備計(jì)算機(jī)、光盤和電子儲(chǔ)存設(shè)備等硬件條件，同時(shí)管理人員也要進(jìn)行相關(guān)信息管理知識(shí)的培訓(xùn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的聯(lián)網(wǎng)管理也是一大必然趨勢(shì)，因此開發(fā)和引進(jìn)檔案管理軟件、建立檔案管理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，也是改進(jìn)檔案管理?xiàng)l件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科學(xué)合理的電子檔案管理制度。電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)工作尤為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。