導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇信貸檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風(fēng)險(xiǎn)防控；管理工作

信貸檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個(gè)過(guò)程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過(guò)信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶(hù)經(jīng)營(yíng)情況、盈利能力等的相關(guān)資料來(lái)進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險(xiǎn)的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問(wèn)題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時(shí)候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。

一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀

信貸檔案對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)可以說(shuō)是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂(yōu)，雖然說(shuō)各金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)逐年提高，對(duì)于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來(lái)越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識(shí)不夠或者管理不到位的問(wèn)題。

（一）相關(guān)人員認(rèn)識(shí)不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來(lái)，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對(duì)于信貸檔案管理就相對(duì)比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒(méi)有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯(cuò)漏的現(xiàn)象，在面對(duì)檢查工作的時(shí)候抱著一種得過(guò)且過(guò)的態(tài)度。由于他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對(duì)于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對(duì)信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。一部分問(wèn)題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來(lái)。比如說(shuō)在土地類(lèi)貸款項(xiàng)目中，環(huán)保評(píng)測(cè)是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時(shí)間很長(zhǎng)，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒(méi)有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書(shū)等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問(wèn)題需要進(jìn)行訴訟的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)闆](méi)有貸款催收通知書(shū)而在訴訟時(shí)效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問(wèn)題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時(shí)候沒(méi)有給資料進(jìn)行編碼，有的時(shí)候甚至連還沒(méi)有簽字蓋章的資料都搜集了起來(lái)。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會(huì)給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，在訴訟的時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致處于相對(duì)不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對(duì)不上號(hào)，以后需要查找信貸檔案的時(shí)候就會(huì)因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話(huà)，還很有可能會(huì)因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時(shí)而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個(gè)期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對(duì)比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲(chóng)患等情況，這就會(huì)導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險(xiǎn)損失。

二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)和必要的考評(píng)機(jī)制來(lái)幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時(shí)還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個(gè)步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個(gè)相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個(gè)工作人員及時(shí)移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，樹(shù)立了風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個(gè)高素質(zhì)的信貸檔案隊(duì)伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹(shù)立更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。

（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個(gè)工作步驟，及時(shí)收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶(hù)真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問(wèn)題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時(shí)也能通過(guò)設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結(jié)論

加強(qiáng)信貸檔案管理，樹(shù)立員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，這對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和技能評(píng)測(cè)來(lái)不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]殷惠國(guó).加強(qiáng)信貸檔案管理的五項(xiàng)措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.

篇2

1.1管理軟件缺乏通用性由于各檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格、型號(hào)、系統(tǒng)各異，致使檔案管理軟件很難適應(yīng)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)一體化的工作要求，嚴(yán)重制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，阻礙了檔案信息共享范疇。

1.2檔案管理人員素質(zhì)欠缺檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主導(dǎo)力量，對(duì)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程起著重要作用?，F(xiàn)階段，盡管檔案管理員有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，卻不能滿(mǎn)足信息時(shí)代的需求，更有甚者從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。加之檔案管理部門(mén)缺乏既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又掌握網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊技術(shù)的全能人才，致使檔案管理人員整體綜合素質(zhì)缺乏，阻礙了檔案信息化管理的快速發(fā)展。

1.3檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案信息化的服務(wù)對(duì)象在迅速擴(kuò)展著，不同行業(yè)、不同階層都有越來(lái)越多的需求。但由于涉及到檔案信息化服務(wù)的保密和安全等多方制約，仍然還有很大的障礙。

1.4標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是信息化的前提和必要條件。由于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低，致使分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，檔案著錄細(xì)則相容性差，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)等，使得多元的檔案信息資源不能順利存儲(chǔ)、管理、使用，制約了信息交流的范圍和程度，影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。

2.強(qiáng)化檔案信息化工作的舉措

2.1加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及應(yīng)用是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著檔案信息量的劇增，檔案管理員需采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的電子信息，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索。這就需要投入大的財(cái)力，提升軟硬件的配置，滿(mǎn)足檔案信息化管理的基本要求。

2.2提升檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)由于檔案涉及的門(mén)類(lèi)眾多，知識(shí)面寬泛，需要構(gòu)建一個(gè)復(fù)合型、多層次人才群體，以便推進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。一是要具備足夠的檔案管理理論、檔案編研、檔案管理技術(shù)等。二是要有一定的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、高科技應(yīng)用水平以及檔案信息資源開(kāi)發(fā)能力。三是要加強(qiáng)檔案信息化管理人才、技術(shù)應(yīng)用型人才和青年人才的培養(yǎng)，保證檔案管理隊(duì)伍與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代需求，更加高效的完成檔案管理工作。

2.3完善檔案信息化保障措施完善的檔案信息化保障體系，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)，推動(dòng)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。一是要健全與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)體系。有完善的政策、法規(guī)體系的支撐，檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展才能有章可循。二是要制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，研究制定完備的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)程，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)。三是要加強(qiáng)檔案信息化安全保障體系建設(shè)。確保檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全、可靠，防止失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。

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［關(guān)鍵詞］電子信息時(shí)代 檔案管理 世貿(mào)組織 檔案管理現(xiàn)代化

［中圖分類(lèi)號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2010）11－0063－01

檔案是在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中形成的，是記錄歷史真實(shí)狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門(mén)社會(huì)科學(xué)，對(duì)社會(huì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。

一、解放思想，更新觀念，適應(yīng)社會(huì)總體發(fā)展

（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識(shí)中轉(zhuǎn)變到適應(yīng)世界的總體發(fā)展觀念

檔案管理要從思想意識(shí)上更加開(kāi)放，思路放寬，提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，逐步與世界整體發(fā)展相適應(yīng)。通過(guò)得到社會(huì)的支持和關(guān)注，得到社會(huì)各界的認(rèn)可，才有利于檔案工作的開(kāi)展，有利于檔案質(zhì)量提高。促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易密不可分。要提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，包括機(jī)構(gòu)體系建設(shè)和檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)非常重要。首先要在機(jī)構(gòu)體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運(yùn)行機(jī)制。檔案工作者要樹(shù)立起社會(huì)意識(shí)、世界意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，從長(zhǎng)期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來(lái)。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但有相當(dāng)一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會(huì)接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。他們先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段不會(huì)應(yīng)用，致使社會(huì)協(xié)調(diào)能力和社會(huì)活動(dòng)能力較弱。因此要改變檔案工作默默無(wú)聞的封閉局面，要開(kāi)闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機(jī)制，提高工作人員的素質(zhì)；調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來(lái)；想千方設(shè)百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓展服務(wù)領(lǐng)域，擴(kuò)大對(duì)外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）要不斷強(qiáng)化培訓(xùn)意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)知識(shí)教育，通過(guò)各種理論培訓(xùn)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育、世界貿(mào)易組織及相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支堅(jiān)強(qiáng)過(guò)硬的檔案隊(duì)伍，讓優(yōu)秀人才充實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且還具備相當(dāng)?shù)氖澜缃?jīng)濟(jì)知識(shí)，以及較強(qiáng)的開(kāi)拓意識(shí)、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會(huì)責(zé)任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務(wù)。

二、檔案管理現(xiàn)代化離不開(kāi)融入世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，離不開(kāi)現(xiàn)代化

發(fā)展離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)投入。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機(jī)制等注入。沒(méi)有資金、設(shè)備，應(yīng)想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進(jìn)設(shè)備；如果沒(méi)有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓(xùn)，不斷選拔高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，列入本單位的考核內(nèi)容進(jìn)行考核，機(jī)制不活的話(huà)可以改變現(xiàn)有的工作模式和運(yùn)行辦法，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，實(shí)行例會(huì)制度、督促檢查制度以及培訓(xùn)制度。各個(gè)基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項(xiàng)、重大動(dòng)向、重要問(wèn)題，聽(tīng)取檔案管理工作人員工作匯報(bào)，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達(dá)新任務(wù)；不斷指導(dǎo)本單位檔案管理部門(mén)依法開(kāi)展管理工作，幫助本單位檔案管理部門(mén)解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題；還要有宏觀指導(dǎo)總體戰(zhàn)略、總體思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當(dāng)中管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對(duì)促進(jìn)我國(guó)在國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)的意義。

三、加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐，發(fā)揮檔案管理在國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)中的作用

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一、改進(jìn)高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時(shí)代現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,加快了社會(huì)數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,越來(lái)越多的電子文檔應(yīng)運(yùn)而生,高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化,檔案管理正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化,檔案從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變,管理范圍更加擴(kuò)大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時(shí)代對(duì)高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現(xiàn)了許多前所未有的新模式、新問(wèn)題、新動(dòng)向和新內(nèi)容,檔案信息利用主體越來(lái)越多,對(duì)檔案的管理要求也越來(lái)越高,面對(duì)這些變化,要更好地體現(xiàn)檔案所具有的價(jià)值,就必須大膽改革創(chuàng)新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務(wù)手段的發(fā)展需要,同時(shí)也是服務(wù)方式的現(xiàn)實(shí)需要。傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會(huì)的發(fā)展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時(shí)代賦予我們的發(fā)展要求,而這些又直接關(guān)系著檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。而傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)方式往往是單一式和被動(dòng)式的,已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足信息化的現(xiàn)實(shí)需求。信息時(shí)代變革高校檔案管理服務(wù)方式就必須改革創(chuàng)新高校檔案管理模式。

二、實(shí)現(xiàn)改革高校檔案管理模式的具體設(shè)想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質(zhì)。檔案工作人員的自身素質(zhì)高低直接決定了其創(chuàng)新精神的強(qiáng)弱。首先,檔案工作人員要在思想意識(shí)上更新服務(wù)理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會(huì)發(fā)展的步伐,樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)參與意識(shí),以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè),以經(jīng)營(yíng)取代“看攤”,把握時(shí)代脈搏,為學(xué)校教學(xué)、科研工作保駕護(hù)航。其次,要不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案工作隊(duì)伍,就是要努力培養(yǎng)適合檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識(shí),又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專(zhuān)業(yè)技能。這是檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的時(shí)代之需,當(dāng)務(wù)之急。

第二,創(chuàng)新工作方式,健全工作規(guī)范。新形勢(shì)下,校園網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息,以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已不再適用數(shù)字化檔案管理,必須創(chuàng)新工作方式,建設(shè)工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。這個(gè)過(guò)程要分幾步走,首先在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件的基礎(chǔ)上,將所藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理,這里包括的檔案內(nèi)容是整個(gè)學(xué)校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對(duì)那些年代久遠(yuǎn)的已經(jīng)受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù),這是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,也是一項(xiàng)會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時(shí),要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體,建立檔案部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng),并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng),制定相關(guān)的、適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行特點(diǎn)的規(guī)章制度,以便在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺(tái)運(yùn)行能力,對(duì)電子文件管理規(guī)范,有章可循,這是檔案信息化得以進(jìn)行的基本條件,做到檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅(jiān)持文檔一體化、紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設(shè)必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園對(duì)檔案管理提出的必然要求,學(xué)校在規(guī)劃和組織實(shí)施辦公自動(dòng)化時(shí),要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中,統(tǒng)籌考慮,統(tǒng)籌安排,使檔案管理與高校辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。

篇5

現(xiàn)階段，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)改革不斷的深入，在醫(yī)院管理過(guò)程中，檔案管理是其中一個(gè)重要的組成部分，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的快速發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了很大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，醫(yī)院的檔案管理工作存在很大的不同，主要是其涉及的原始材料比較多，當(dāng)今現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理的一個(gè)重要的手段是檔案信息管理。就信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：

信息化時(shí)代；醫(yī)院；檔案管理；重要性；創(chuàng)新

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和完善，信息化技術(shù)在社會(huì)上很多領(lǐng)域得到了應(yīng)用，而社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越大，因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該廣泛的應(yīng)用信息化技術(shù)。在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，檔案管理部門(mén)是一個(gè)重要的組成部分，其也是為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)提供有力的決策依據(jù)，為了更好的提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量，需要改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案滾利理念和管理方式，還要不斷地加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

1信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

在醫(yī)院的檔案管理中，由于涉及的檔案原始材料比較多，造成傳統(tǒng)的檔案管理夠工作比較復(fù)雜，加之檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)，而醫(yī)院對(duì)于檔案的利用效率也普遍不高，在進(jìn)行醫(yī)院管理的過(guò)程中，往往忽視檔案管理工作，各個(gè)科室之間的界限也不是很明確，信息的交流也不夠及時(shí)，信息資料的共享更加難以實(shí)現(xiàn)，這樣一來(lái)，工作過(guò)程中就會(huì)造成嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，影響醫(yī)院的管理工作的水平。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中也廣泛的使用了信息化技術(shù)，并確實(shí)取得了較好的成果，但是由于醫(yī)院檔案的來(lái)源多樣，檔案管理工作中還是存在一些不足和缺陷的，檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的依賴(lài)程度比較深，如果網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行出現(xiàn)不穩(wěn)定或者是出現(xiàn)故障的話(huà)，就會(huì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)受到較大的影響。信息化技術(shù)的應(yīng)用，極大的提高了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高，然而在管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息資源要進(jìn)行備份處理，避免網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障造成的檔案信息丟失的問(wèn)題。

2信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1保密性差?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院的檔案管理工作還是通過(guò)人工操作來(lái)完成的，加之，醫(yī)院的人員流動(dòng)性比較大，對(duì)于醫(yī)院檔案材料的需求也會(huì)比較大，從某種意義上來(lái)看，接觸檔案資料的人員是比較多的，因此，在檔案工作的日常管理中，許多的意外事故就會(huì)發(fā)生，特別是秘密等級(jí)較高的檔案資料，其的安全性和保密性得不到有效的保障。

2.2查找效率低。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作都未能得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，過(guò)于重視醫(yī)務(wù)工作者的升學(xué)率，醫(yī)院檔案工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展來(lái)說(shuō)是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫(yī)院了解醫(yī)院師生人員的生活和思想情況，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策。但是目前我國(guó)許多醫(yī)院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作都是以卷宗的形式來(lái)開(kāi)展，并且如果需要查找的話(huà)也是人工來(lái)操作，在實(shí)際工作中，由于卷宗的數(shù)量過(guò)于龐大，單純的人工方式效率極低，從而影響了醫(yī)院檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

3醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀創(chuàng)新的重要性

3.1促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)決策。醫(yī)院日常工作的管理時(shí)刻都離不開(kāi)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，在面對(duì)一些重大問(wèn)題時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能不能根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行決策關(guān)乎醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的持久性，也關(guān)系著醫(yī)院當(dāng)前管理的穩(wěn)定性。醫(yī)院檔案是領(lǐng)導(dǎo)做出決策所依據(jù)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使信息儲(chǔ)存及時(shí)、有效并得到高速傳遞，才能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。

3.2提升檔案管理效率?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的構(gòu)建將會(huì)向著數(shù)字化模式發(fā)展，信息技術(shù)將會(huì)成為數(shù)字醫(yī)院檔案的主要技術(shù)力量。醫(yī)院檔案是能夠采用計(jì)算機(jī)科學(xué)管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計(jì)算機(jī)能夠?qū)?fù)雜的信息有效的整合組織起來(lái)。數(shù)字化醫(yī)院檔案是有一套完整的高效的數(shù)字分析系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的高效整合利用，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1醫(yī)院檔案管理與服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新。醫(yī)院作為一個(gè)服務(wù)型的行業(yè)，其面對(duì)的服務(wù)對(duì)象是廣大的社會(huì)群眾，其信息資源的也是面向社會(huì)公眾，有利于社會(huì)公眾個(gè)性化需求的滿(mǎn)足，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，為社會(huì)公眾提供良好而周到的服務(wù)，改進(jìn)傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有利于促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提高。在管理檔案的過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)理念要不斷地創(chuàng)新，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并能夠積極主動(dòng)的投入到檔案管理工作中，保證檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量，有利于科學(xué)合理檔案服務(wù)體系的關(guān)鍵，檔案服務(wù)意的樹(shù)立應(yīng)該以醫(yī)院整體為基礎(chǔ)，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的需求。

4.2醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新。檔案安全的管理是檔案管理的核心部分，存在檔案場(chǎng)所的防火、防潮和防盜是傳統(tǒng)檔案安全管理的主要工作內(nèi)容，同時(shí)還包括檔案服務(wù)相關(guān)設(shè)備的安全管理。然而信息化時(shí)代的檔案安全管理的內(nèi)容是網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)的安全管理。在進(jìn)行醫(yī)院檔案安全管理的過(guò)程中，醫(yī)院網(wǎng)站的服務(wù)功能要不斷的完善，還應(yīng)該建立一個(gè)供醫(yī)院內(nèi)部使用的檔案系統(tǒng)，并在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上構(gòu)建信息系統(tǒng)，這樣一來(lái)，信息的使用人員在不同的計(jì)算設(shè)備上都可以查閱到自己需要的信息材料。檔案管理國(guó)工作人員要收集和整理醫(yī)院的信息資源，建立醫(yī)院的電子信息中心，使檔案信息資源得到豐富，從而信息資源的共享得以實(shí)現(xiàn)，檔案資源的使用小效率也會(huì)得到較大的提高。醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新，有利于檔案信息資源的統(tǒng)一管理，同時(shí)檔案信息資源的共享也得到了良好的落實(shí)，從而滿(mǎn)足社會(huì)公眾個(gè)性化的需求，并為其提供高質(zhì)量的社會(huì)服務(wù)。

5結(jié)論

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，極大的提高了檔案管理的水平和質(zhì)量，為醫(yī)院做出科學(xué)合理的決策提供有力的依據(jù)。但由于多方面的因素的影響，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作中還存在一些不足和缺陷，阻礙了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，因此，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該立足于自身的特點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從而采取有效的措施進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇6

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；創(chuàng)新；建議

隨著社會(huì)的發(fā)展，人類(lèi)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，有力的推動(dòng)著社會(huì)變革的發(fā)展進(jìn)程。在此背景下，對(duì)檔案管理信息化有著較高的要求，因而相關(guān)工作人員必須在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，以尋求新的發(fā)展路徑，提高檔案管理工作效率。在信息時(shí)代下，相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理的要求逐漸增多，以達(dá)到推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的目的。基于此，作者認(rèn)為，有必要針對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的問(wèn)題而提出合理的創(chuàng)新建議，保證檔案管理工作有效開(kāi)展。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的要求

在信息時(shí)代背景下，要求檔案管理工作開(kāi)展中，將現(xiàn)代信息技術(shù)有效應(yīng)用于其中，并設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)管理工作進(jìn)行必要的組織和規(guī)劃，以提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。因此，檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。在檔案管理信息化建設(shè)中，能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社會(huì)各部門(mén)對(duì)時(shí)下檔案管理工作有更多的要求，主要表現(xiàn)在：首先，要加快檔案管理信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供有力保障?；诖?，有必要?jiǎng)?chuàng)建統(tǒng)一的平臺(tái)，以推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，保證管理信息庫(kù)、數(shù)字檔案館、公共檔案信息資源庫(kù)建設(shè)工作的全面開(kāi)展。再次，各單位部門(mén)根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況，制定明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃，確保單位能夠有效開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。第四，應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)，因而在檔案管理信息化中，應(yīng)合理選擇應(yīng)用型軟件系統(tǒng)。最后，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，為檔案信息化管理提供有力支持。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新建議

在信息時(shí)代條件下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，因而對(duì)管理水平有著更高的要求。然而，檔案管理工作開(kāi)展中，受諸多復(fù)雜因素的影響，致使檔案管理工作水平相對(duì)較低，難以滿(mǎn)足信息時(shí)展的要求。因此，作者認(rèn)為，相關(guān)人員有必要針對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新而提出合理的建議，以加快檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)程。

（一）創(chuàng)新檔案管理體制

創(chuàng)新檔案管理體制是信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容。新時(shí)期，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠?qū)n案管理上升至新的高度，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理。但是，根據(jù)檔案管理實(shí)踐可知，國(guó)內(nèi)檔案信息管理體制仍然存在著許多不足之處，難以發(fā)揮強(qiáng)化檔案管理的積極作用。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)各部門(mén)雖然對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不斷增強(qiáng)，但在信息系統(tǒng)建設(shè)方面仍然具有分散性，且不能選擇優(yōu)質(zhì)的軟硬件設(shè)施，在一定程度上阻礙檔案管理工作的進(jìn)程。因此，創(chuàng)新檔案管理體制是必要的。首先，針對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)做明確的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的。其次，加大檔案信息集中管理力度，在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。

（二）提高檔案信息共享度

就國(guó)內(nèi)檔案信息管理工作現(xiàn)狀看，檔案信息資源的共享性較小，不能滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需要。究其原因，主要表現(xiàn)在：一方面，國(guó)內(nèi)對(duì)檔案信息管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因而在系統(tǒng)軟件使用中，存在著雜亂的問(wèn)題；另一方面，系統(tǒng)硬件設(shè)施達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，難以充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。由此可見(jiàn)，相關(guān)人員應(yīng)采取有效的解決策略。首先，針對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容、范圍做明確的規(guī)范，以促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次，對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作、各環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保各單位在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，能夠有效應(yīng)用信息技術(shù)，完成系統(tǒng)工程建設(shè)的任務(wù)，提高檔案信息的共享性，以適應(yīng)信息時(shí)代的實(shí)際需求。

（三）加快檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)程

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，人類(lèi)的檔案信息量逐漸加大，是造成國(guó)內(nèi)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的重要原因。當(dāng)前，我國(guó)檔案信息管理工作正處于從文件管理向信息化管理過(guò)渡的發(fā)展階段，而確保過(guò)渡順利的關(guān)鍵則是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息管理奠定良好的基礎(chǔ)條件。但是，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)并非一朝一夕能完成，是漫長(zhǎng)的過(guò)程，要求建設(shè)者在實(shí)踐中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加以不斷完善和創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目標(biāo)?；诖耍鲉挝辉跈n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，不僅要牢牢的將檔案管理工作和信息技術(shù)緊密結(jié)合，而且要確定數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建形式，如網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式、分布式等，有利于提高檔案信息管理工作水平。

（四）提高人員素質(zhì)

信息時(shí)代下，要促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人員素質(zhì)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有利于為檔案信息管理工作指明發(fā)展方向。首先，檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)道德水平，如愛(ài)崗敬業(yè)、保持高度責(zé)任心、忠于職守等。在管理實(shí)踐中，管理者可以針對(duì)工作進(jìn)行積極的思考，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，遵循一絲不茍的奉獻(xiàn)原則，促進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展。其次，檔案管理人員應(yīng)積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，以提高自身的信息技術(shù)素養(yǎng)，掌握先進(jìn)的理論知識(shí)和操作技能，為檔案信息化管理提供有利條件，更好為社會(huì)而服務(wù)。最后，提高管理者的創(chuàng)新思維能力，要求管理者能夠?qū)Ρ韭毠ぷ鬟M(jìn)行獨(dú)立思考，并以積極飽滿(mǎn)的情緒投入到管理工作中，為檔案管理工作創(chuàng)新主動(dòng)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代下，檔案管理工作越來(lái)越占據(jù)重要地位和發(fā)揮重要作用。然而，檔案管理工作十分復(fù)雜，對(duì)管理工作的要求越來(lái)越高。所以，相關(guān)部門(mén)人員應(yīng)針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并提出有效的創(chuàng)新建議。首先，創(chuàng)新檔案管理體制；其次，提高檔案信息共享度；再次，加快檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的進(jìn)程；最后，提高人員的綜合素質(zhì)。如此，有利于推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]葛金石.關(guān)于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代職業(yè)教育,2016,(15).

篇7

關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開(kāi)發(fā)和利用規(guī)范措施

0引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿(mǎn)足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢(xún)、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶(hù)都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專(zhuān)家咨詢(xún)組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤(pán)的初級(jí)階段。

4結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).

[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

篇8

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；電子檔案；管理

0.引言

所謂電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1.電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

1.1與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)

1.1.1文件記錄方式多樣，變化性大

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。

1.1.2與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無(wú)法直觀看到；光盤(pán)載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫(xiě)的。

1.1.3電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴(lài)性

電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給將來(lái)的檔案的有效利用帶來(lái)隱患。

1.2基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有獨(dú)特的優(yōu)越性

1.2.1電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率

在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

1.2.2電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書(shū)立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?jiàn)，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

1.2.3檔案管理的電子化更利于文檔的保密

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

1.2.4電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。但若文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書(shū)檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2.做好電子檔案管理的措施

2.1要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

2.2要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩綄?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

2.3應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

2.4應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

篇9

高校檔案信息化管理系統(tǒng)通常包含以下幾個(gè)子系統(tǒng)：第一個(gè)是綜合布線系統(tǒng)。它首先要滿(mǎn)足人們的基本需求，即查詢(xún)方便、快捷，數(shù)據(jù)交換傳輸準(zhǔn)確、安全，以及整理歸檔方便、及時(shí)；同時(shí)還要考慮今后系統(tǒng)的可靠性、擴(kuò)充、易維護(hù)管理等問(wèn)題，最終能給檔案館帶來(lái)好的效益。第二個(gè)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?？煽啃?、安全性、適應(yīng)性、擴(kuò)展性一直是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的四大目標(biāo)，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)時(shí)，必須滿(mǎn)足這幾個(gè)基本條件，同時(shí)基于檔案服務(wù)對(duì)象的特殊性和廣泛性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)務(wù)必要管理方便、使用快捷。第三個(gè)就是身份驗(yàn)證系統(tǒng)。現(xiàn)代檔案館系統(tǒng)一般是使用數(shù)字證書(shū)，運(yùn)用非對(duì)稱(chēng)和對(duì)稱(chēng)密碼等技術(shù)建立起嚴(yán)密的身份認(rèn)證系統(tǒng)，以此保證信息不被除發(fā)送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時(shí)不被篡改，確保發(fā)送方可以通過(guò)數(shù)字證書(shū)確認(rèn)接收方身份，確保發(fā)送方對(duì)于自己發(fā)送的信息不抵賴(lài)。第四個(gè)是數(shù)字化系統(tǒng)。數(shù)字化系統(tǒng)包括數(shù)字化加工子系統(tǒng)、縮微子系統(tǒng)和綜合檔案館管理系統(tǒng)。第五個(gè)是安防系統(tǒng)。安防系統(tǒng)包括門(mén)禁子系統(tǒng)、視頻子系統(tǒng)及廣播子系統(tǒng)。第六個(gè)則是檔案庫(kù)管理監(jiān)控系統(tǒng)。通過(guò)電動(dòng)密集架支持子系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)溫度、濕度管理子系統(tǒng)進(jìn)行智能化的有效管理。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的必然性

1．信息化時(shí)代的必然要求

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)[2]。信息化時(shí)代，高校檔案的工作對(duì)象、任務(wù)和性質(zhì)都有很大變化，各項(xiàng)管理工作正日益朝著自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)作為“數(shù)字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)作為全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，也應(yīng)結(jié)合自身的特色和優(yōu)勢(shì)，改變高校檔案管理信息化進(jìn)程相對(duì)滯后的局面。

2．高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)

需求決定了市場(chǎng)。高等學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案的實(shí)際需求決定了我們建設(shè)和改進(jìn)檔案工作的方向，我們必須緊跟社會(huì)變革發(fā)展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門(mén)類(lèi)越來(lái)越多，檔案內(nèi)容趨于復(fù)雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶(hù)群包括了高校內(nèi)部和社會(huì)公眾兩類(lèi)人群，他們對(duì)信息的需求包括數(shù)量、系統(tǒng)性和時(shí)效性等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足這三個(gè)方面具體需求的變化。其次由于文件數(shù)量日益增加，庫(kù)容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統(tǒng)手段將導(dǎo)致檔案管理工作不勝負(fù)荷。一批批紙質(zhì)歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對(duì)技術(shù)手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機(jī)讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應(yīng)用，其管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。所以原有單一的管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。

3．高校檔案管理和資源開(kāi)發(fā)利用的必然需求

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，檔案信息在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步方面的作用越來(lái)越大，檔案信息服務(wù)也變得更加系統(tǒng)、全面。紙質(zhì)檔案在整理裝訂過(guò)程中需要耗費(fèi)大量人力、物力和存儲(chǔ)空間，保管過(guò)程中也容易遭遇發(fā)霉、蛀蟲(chóng)、字跡退色等現(xiàn)象。此外，利用過(guò)程中反復(fù)復(fù)印或翻閱都會(huì)使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷(xiāo)毀，有可能造成信息流失。對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快、容易復(fù)制，它的生命力極強(qiáng)。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進(jìn)行信息化管理。[3]

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑選擇

目前，高校檔案管理的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1．思想理念落后。

高校的檔案管理是高校管理的一項(xiàng)重要工作，高校的檔案真實(shí)地記錄著高校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，對(duì)高校的各項(xiàng)工作具有重要的參考價(jià)值，是高校的寶貴財(cái)富。但是一般情況下，很難得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。他們通常認(rèn)為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結(jié)果在形式上都表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀、不求進(jìn)取的態(tài)度。

2．管理手段有待改善和提高。

許多高校在檔案管理的信息化建設(shè)中投入資金不足，結(jié)果使得信息化建設(shè)所需的硬件得不到改善，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，管理軟件不能及時(shí)升級(jí)，這些都嚴(yán)重制約了信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

3．檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)有待提高。

人才在檔案信息化建設(shè)中起著關(guān)鍵的作用。目前我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)條件已初步具備，但相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員仍然嚴(yán)重缺乏，更不用說(shuō)建立素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍了?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計(jì)算機(jī)方面知識(shí)可以，但檔案管理知識(shí)缺乏；有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)操作能力較差。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高，所需人員不但要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也應(yīng)熟練掌握信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)操作技術(shù)。

4．軟件開(kāi)發(fā)利用水平不高。

篇10

信息時(shí)代的到來(lái)，使得人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越大。醫(yī)院的檔案管理部門(mén)，作為醫(yī)療衛(wèi)生資料的重要來(lái)源，只能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。即使是面對(duì)許多困難，也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院工作中的重要作用。如何強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，使之成為現(xiàn)代醫(yī)療管理的重要方式，是新時(shí)期各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)解決的難題。所以應(yīng)結(jié)合其特點(diǎn)充分認(rèn)識(shí)到重要性，提出新的改進(jìn)措施。

一、信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理具有的特點(diǎn)

信息的收集來(lái)源更加多元化。面對(duì)信息時(shí)代的背景，在醫(yī)院里，各個(gè)部門(mén)之間加強(qiáng)了合作與交流，這種多渠道的溝通，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)多元化管理的特點(diǎn)，使其收集到關(guān)于人事、教學(xué)、醫(yī)療、后勤、行政、財(cái)務(wù)等部門(mén)的檔案信息。

檔案的處理效率更高。醫(yī)院的檔案管理部門(mén)在具體的工作中，不僅僅局限于醫(yī)院的各個(gè)職能部門(mén)，其上級(jí)主管也同樣要求為其服務(wù)，提供相關(guān)資料，為病人更好的服務(wù)。對(duì)信息資料需求大，就要求管理部門(mén)提高工作效率，增強(qiáng)服務(wù)的時(shí)效性，并做到信息的系統(tǒng)話(huà)與電子化，方便他人使用。

儲(chǔ)存方式更加多樣。以往的檔案管理大都是采取紙質(zhì)檔，采用文本記錄。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息時(shí)代與現(xiàn)代化的到來(lái)，豐富了檔案管理的形式。不再僅僅是以往的文本記錄，在服務(wù)病人時(shí)，大都會(huì)采取視聽(tīng)檔案、電子文件的形式。記錄方式的革新、在一定程度上增加了檔案信息的存儲(chǔ)范圍，也使得檔案信息保存得更長(zhǎng)久。

二、醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性

社會(huì)的不斷發(fā)展決定了信息化管理是必然趨勢(shì)?，F(xiàn)在社會(huì)發(fā)展日新月異，人們對(duì)高價(jià)值、高效的檔案信息有越來(lái)越大的需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享的想法更加強(qiáng)烈，同時(shí)對(duì)信息服務(wù)的質(zhì)量要求不斷提高。面對(duì)這些新的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)在面臨新的挑戰(zhàn)。因此，面對(duì)這樣的現(xiàn)實(shí)，醫(yī)院的檔案管理人員就應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。把壓力變?yōu)閯?dòng)力，抓住發(fā)展機(jī)遇不斷加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，才能在信息時(shí)代促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。[1]

迎合醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行需要造就、培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)大量的人才，因此這就需要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)才能獲得人才的來(lái)源。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源只有保證檔案信息作用的充分發(fā)揮，才能為醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。從而為以后的醫(yī)療事業(yè)提供更加全面、準(zhǔn)確、迅速的檔案信息，從而提高檔案管理的工作水平與工作效率，因此檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)顯得更為迫切。

有利于提高醫(yī)療單位的服務(wù)水平。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是的人們從繁忙的手動(dòng)記錄中解放出來(lái)，就有充足的精力與時(shí)間對(duì)新的業(yè)務(wù)及信息知識(shí)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，不斷積累知識(shí)，從而有利于提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。這不僅為醫(yī)院造就、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)了人才，服務(wù)于醫(yī)院事業(yè)，而且也提高了工作效率，是檔案資源得到了充分的開(kāi)發(fā)與利用，也延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)限。

三、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)

加強(qiáng)硬件與軟件的配套建設(shè)。新時(shí)期的檔案管理工作要求建立穩(wěn)定的管理體系，這不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的大前提，是檔案管理工作未來(lái)管理與歷史管理的有機(jī)鏈接。所以，資金的投入是必不可少的，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化所需的硬件與軟件設(shè)備齊全。另外，檔案管理部門(mén)的信息化應(yīng)該同醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)同時(shí)進(jìn)行，在醫(yī)院同檔案網(wǎng)絡(luò)間設(shè)置權(quán)限，在醫(yī)院內(nèi)部建立以檔案室為中心的內(nèi)部網(wǎng)，有利于信息在統(tǒng)一的平臺(tái)管理，方便人們隨時(shí)隨地使用，查閱相關(guān)資料。這不僅實(shí)現(xiàn)了資源的共享也是數(shù)字化管理的體現(xiàn)，也有利于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。

對(duì)電子文件實(shí)行制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理。對(duì)電子文件實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，符合了檔案管理信息化的需要，貫穿于檔案信息化實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程。如果沒(méi)有統(tǒng)一的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，電子文件的管理將會(huì)雜亂不看，對(duì)信息資料的存儲(chǔ)和使用都有很大影響。各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案管理給予了充分的重視，對(duì)其制定了血多規(guī)范制度。對(duì)于醫(yī)院檔案部門(mén)，應(yīng)結(jié)合自身行業(yè)的特點(diǎn)，促進(jìn)相關(guān)規(guī)范的出臺(tái)。吸收相關(guān)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，建立關(guān)于規(guī)范管理電子文件的規(guī)范。[2]例如文件的歸檔、銷(xiāo)毀、收集、鑒定規(guī)范。結(jié)合文件自身的特點(diǎn)，利用相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范其格式，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)全程的管理。同時(shí)借助技術(shù)力量，落實(shí)好各項(xiàng)制度規(guī)范的執(zhí)行，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。

定期對(duì)檔案管理人員組織培訓(xùn)。信息化的檔案管理，其管理人員不僅需要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)也應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)有很深的了解，復(fù)合型的人才是檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要保障。檔案管理人員在工作中應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，從而提高自己的管理水平。掌握一定的計(jì)算機(jī)理論以及相關(guān)運(yùn)用技能，使自己能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的工具，尤其是關(guān)于網(wǎng)絡(luò)傳輸方面的；另外要實(shí)時(shí)的了解各部門(mén)對(duì)檔案信息的要求，熟悉檔案資料的存儲(chǔ)，快速的提供便利。