一、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀盡管在知識化、信息化、網(wǎng)絡化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統(tǒng)計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉(zhuǎn)交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統(tǒng)，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統(tǒng)一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業(yè)務活動過程的文檔進行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便?，F(xiàn)實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發(fā)揮?，F(xiàn)行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構(gòu)建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程?？傊咝＝處煓n案的分散多級管理模式不利于高校組織內(nèi)知識的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發(fā)揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，尤其是數(shù)字化與計算機網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標準、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；其二，教師各類業(yè)務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關信息管理技術(shù)，對教師的各類業(yè)務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現(xiàn)教師業(yè)務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數(shù)據(jù)的丟失；其三，教師個人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關技術(shù)與制度，實現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對高校教師個人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實現(xiàn)途徑應該是開發(fā)出能一體化管理教師個人基本信息及各類業(yè)務檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權(quán)限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現(xiàn)方略實現(xiàn)并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術(shù)方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構(gòu)建一個統(tǒng)一、相對規(guī)范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業(yè)務活動過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，組織專門機構(gòu)、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。從現(xiàn)實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎上，應用系統(tǒng)集成技術(shù)，構(gòu)建一個統(tǒng)一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業(yè)務文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關鍵技術(shù)是系統(tǒng)集成技術(shù)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)。系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、信息系統(tǒng)集成技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對高校教師業(yè)務檔案的數(shù)據(jù)構(gòu)成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構(gòu)成及功能結(jié)構(gòu)，包括各子系統(tǒng)的構(gòu)成與功能結(jié)構(gòu)，進而建構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)模型并實現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關軟件的開發(fā)、調(diào)試、實現(xiàn)等。該系統(tǒng)應該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個人基本信息及其所有業(yè)務活動過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權(quán)限管理措施。最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫的設計階段，充分運用數(shù)據(jù)庫保護技術(shù)與原理，設計并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機制。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設計階段的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個基本要素的統(tǒng)一設計，實現(xiàn)對整個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一控制的機制，最終實施對各類教師業(yè)務文檔的全稱控制；二是通過對系統(tǒng)各類用戶及其權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫管理員共同設計完成，相關內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業(yè)務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數(shù)據(jù)庫的安全保護措施，對各類用戶進行統(tǒng)一的權(quán)限控制與管理。包括對系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)運行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對進入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對權(quán)限范圍內(nèi)相關數(shù)據(jù)的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學

1加強高校檔案管理信息化建設的重要意義

有利于提高高校檔案的服務水平傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費大量的人力，也會浪費很多時間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時間很長，而且手續(xù)非常繁瑣。加強高校檔案管理信息化建設，可以利用現(xiàn)代化先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對等高校檔案進行加工、整理，只要通過信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統(tǒng)一編目建立一個系統(tǒng)的計算機目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務質(zhì)量。

2加強高校檔案管理信息化建設的建議

2.1提高高校檔案管理建設的標準化想要實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設，首先應提高檔案管理的標準化，也即是指在實際工作中應嚴格按照相關的標準、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標準和依據(jù)，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標準不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開發(fā)和信息化建設等方面較為分散，為此，應該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設建立一套全國統(tǒng)一的檔案管理信息化建設軟件系統(tǒng)，同時應制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應結(jié)合國內(nèi)外檔案管理標準以及檔案管理發(fā)展趨勢制定高校檔案管理信息化建設需要遵守的準則。比如，文獻索引標準、信息傳輸標準、通訊標準、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫建立標準等。通過科學的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2加強檔案信息數(shù)字化建設傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點，長時間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質(zhì)量。加強檔案信息數(shù)字化建設可以以計算機數(shù)據(jù)庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復制，計算機數(shù)據(jù)庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢。

2.3加強網(wǎng)絡安全化建設在高校檔案管理信息化建設過程中，由于計算機網(wǎng)絡的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應結(jié)合自身的實際情況制定一套科學、合理、嚴謹?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應引進最新的計算機網(wǎng)絡安全防范技術(shù)，設置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

1、新時期高校檔案管理面臨的問題

檔案管理人員綜合素質(zhì)不足及缺少信息人才。首先,以往高校當中有關檔案管理專業(yè)較少,這便導致了高校檔案管理人才隊伍素質(zhì)普遍較低,很多檔案管理人員專業(yè)知識理論較為缺乏。而且很多人對檔案存在一定的誤區(qū),認為從事檔案管理職業(yè)前途渺茫,這便導致了高校檔案管理部門招聘人才很困難,而且學校對此部門重視程度較低,導致檔案管理人員很少有接受培訓的機會。隨著新時代的到來,檔案管理人員綜合素質(zhì)的缺乏顯得極為明顯,很多檔案管理人員思想意識形態(tài)不夠堅定,使得其對工作的影響較大;其次,信息時代高校檔案管理工作人員除了掌握必要的檔案收集、整理、分析等檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)外,還要求相關工作人員具備必要的計算機基本操作能力。與此同時,在網(wǎng)絡環(huán)境較為繁雜的情況下,檔案管理人員還應注重加強自身檔案安全意識以及技術(shù)的培養(yǎng)和學習,時時做好網(wǎng)絡安全防護工作,提高自身現(xiàn)代網(wǎng)絡安全方面的技術(shù)水準,以為高校檔案管理提供一個安全的網(wǎng)絡環(huán)境。但是,目前具有精準計算機技術(shù)的檔案管理人才欠缺也是當前高校檔案管理的一個困境。

2、新時期高校檔案管理工作的發(fā)展對策

2.1提高高校對檔案管理工作的重視程度。高校相關部門應該對檔案管理工作的重要性重新進行認識,同時增加對檔案管理部門的資金和精力的投入。應該確保服務器、計算機、存儲設備以及復印掃描設備等的辦公設備的齊全,在此基礎上,還應該積極努力的引進多功能以及高安全性的檔案管理軟件,全方位的確保檔案管理工作的順利展開。除此之外,為了能夠確保檔案管理的安全性,還應該配備較為齊全的防火防盜設備以及消防安全設備,從而提高高校檔案管理工作的基礎條件,使其能夠更快的適應新時期對于高校檔案管理工作的要求。2.2信息時代加強檔案管理信息技術(shù)人才建設。檔案管理人員的素質(zhì)要求是從檔案管理工作的形式、任務以及目標所決定的,為了整體提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),應該從兩方面入手:第一,應該注重對專業(yè)檔案管理人員的大量引進,要重視專業(yè)人才的信息技術(shù)水平。因為,信息時代高校檔案管理工作人員除了掌握必要的檔案收集、整理、分析等檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)外,還要求相關工作人員具備必要的計算機基本操作能力。第二,應該進一步的健全檔案管理人員的培訓體系。學校要重視網(wǎng)絡知識教育,從而適應新時期檔案管理工作的需要。注重加強檔案管理人員之間以及與其他相關專業(yè)工作者之間的業(yè)務交流,使得檔案管理工作人員能夠盡快的了解到其他人的先進經(jīng)驗,找到自身的不足,從而將先進工作經(jīng)驗運用到自己的工作當中去。

2.3創(chuàng)新檔案管理機制。高校應該盡快建立健全檔案管理機制,努力將檔案管理工作納入到學校的長期工作規(guī)劃當中,從而對檔案管理部門的設施進一步的完善,盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理水平。首先,必須率先打破論資排輩的不良工作作風,給檔案管理人員一個公平公正的發(fā)展平臺,充分調(diào)動廣大檔案管理人員的積極性。在此基礎上,高校還應該建立相應的考核機制,以此來激勵工作人員更加努力的工作,使得人才競爭進入到更加良好和諧的氛圍中去。除此之外,還應該及其重視檔案保管過程中的保密工作,認真仔細的保管檔案,對于借閱以及銷毀等各個環(huán)節(jié)均應該有一套嚴格的規(guī)定,并依此進行辦理。

3、結(jié)束語

摘要：在信息技術(shù)與國民經(jīng)濟不斷發(fā)展的現(xiàn)代化社會，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)完全不能跟上高校教育體制的發(fā)展需求，這就需要高校樹立正確的高校檔案管理工作意識，引入先進的檔案管理資源信息共享模式，改善傳統(tǒng)檔案管理模式嚴重滯后的現(xiàn)狀。本文對當前我國高校檔案管理模式中存在的重視程度不夠、信息化程度較低及信息隔離等問題，在高校檔案管理基本理論基礎上，從現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，提出檔案管理信息資源共享模式創(chuàng)新改革措施，為實現(xiàn)我國高校檔案管理工作的高效合理化發(fā)展提供有力支持。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息資源共享

高校檔案管理工作本質(zhì)上是對高校學生從錄入學籍一直到畢業(yè)就業(yè)的所有在校信息的全面系統(tǒng)匯總，是將學生的在校實踐表現(xiàn)進行全面的數(shù)據(jù)信息集中化管理的模式。現(xiàn)代化社會背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式并不符合當前的社會發(fā)展需求，所以對高校檔案管理模式進行優(yōu)化升級就成為了必然。因此，創(chuàng)建合理有效的高校檔案管理信息資源共享模式，對于實現(xiàn)高校檔案管理工作的系統(tǒng)化、專業(yè)化、全面化具有非常重要的實踐意義與社會價值。

1檔案信息資源管理與信息資源共享基本理論

1.1檔案信息管理。檔案管理是指整個檔案從數(shù)據(jù)信息的挖掘、收集、記錄、利用與再生產(chǎn)的所有流程，通過對檔案信息進行有計劃的管控協(xié)調(diào)來完成各項管理工作。檔案信息管理有異于傳統(tǒng)的檔案管理，主要是依據(jù)館藏數(shù)據(jù)資源與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息，以客戶需求為導向，基于全面系統(tǒng)的檔案資源信息，為客戶搜索數(shù)據(jù)資源、制定戰(zhàn)略決策以及解決計劃等增值服務提供大量檔案信息支持[1]。而檔案信息管理方式是將檔案管理實現(xiàn)層次上的優(yōu)化升級，實現(xiàn)檔案信息管理的高度集成性管理。檔案信息管理是將數(shù)據(jù)信息從個體、行業(yè)、社會、地域等方面進行規(guī)劃管理。高校檔案信息資源管理隸屬于社會層面的數(shù)據(jù)信息管理，涉及高校部門的不同層次的數(shù)據(jù)信息歸納管理。1.2檔案信息資源共享。檔案信息資源管理主要是用于加強高校檔案系統(tǒng)的全面化、系統(tǒng)化，提高管理工作效率與服務質(zhì)量而采取的現(xiàn)代化管理模式，資源共享機制能幫助高校構(gòu)建更為成熟的信息資源實踐管理體系，所以信息資源管理的終極目標是實現(xiàn)收集數(shù)據(jù)信息的共享。信息資源共享通常包含數(shù)據(jù)資源、資源有效傳播以及使用客戶三部分，分別對應著信息資源的物質(zhì)基礎、信息傳播媒介以及最終服務目標三方面。另外，有效的信息資源共享機制必須要確保信息資源共建與共享的雙重保障。信息資源模塊化建設能最大限度避免出現(xiàn)信息資源的各自為政與重復性構(gòu)建等行為，降低高校檔案管理成本費用。高校檔案管理信息資源共享就是在信息化建設基礎上，利用互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)、信息管理技術(shù)等將各種文字、聲音、圖片等檔案數(shù)據(jù)，通過特定的方式進行規(guī)整處理，為信息資源共享提供數(shù)據(jù)支持。信息資源共享雖然是構(gòu)建信息資源管理體系的主要目標，但也要確保共享機制的科學合理性，不能盲目進行超量信息共享，確保信息共享符合社會檔案信息共享規(guī)章制度，否則會給信息資源提供方造成較為嚴重的不良影響。

2高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建重要性

摘要：國家重視高校學生檔案的管理及利用，學生檔案的高效管理是教育管理經(jīng)久不衰的話題。為進一步促進高校學生檔案管理向制度、系統(tǒng)、正規(guī)方向發(fā)展，應探究高校學籍檔案管理新模式。高校為社會各行業(yè)輸送大量綜合性人才，但是，當下大學生就業(yè)形勢不容樂觀。大學生人數(shù)不斷增多，不同的崗位對學生要求不同，學生檔案對其將來就業(yè)發(fā)展有直接影響，檔案為大學生就業(yè)提供數(shù)據(jù)服務。因此，下文在服務就業(yè)視角下分析高校學籍檔案的管理，旨在為高校進一步完善學籍檔案管理工作奠定堅實基礎。

關鍵詞：服務就業(yè)；高校；檔案；管理；學籍

國家頒布的《高等學校檔案管理辦法》要求高校重視對學生學籍檔案的管理，強化對學籍檔案資料的利用度，為高校更好的培養(yǎng)人才打下基礎。高校為大學生就業(yè)提供服務，這和學生的學籍檔案管理有密不可分的聯(lián)系，要注重發(fā)揮學籍檔案在高校就業(yè)服務中的積極作用，在社會競爭壓力逐漸增加的今天，為學生提供更好的就業(yè)服務，開創(chuàng)高校學籍檔案管理新局面。以下就高校學生學籍檔案管理的作用介紹，之后對傳統(tǒng)學籍檔案管理中存在的不足給予指出，并針對存在的問題提出對應解決措施，為高校更好開展學生學籍檔案管理工作提供參考。

一、高校學生學籍檔案工作對高校服務就業(yè)的積極作用

1.記錄、提升學生素質(zhì)。高校為社會各行業(yè)輸送綜合性人才，而學生檔案是學生入學以來的實際表現(xiàn)記錄，其將學生的生活、學習、實踐通過數(shù)據(jù)的方式記錄下來，是國家、社會考驗學生、檢查學生的重要依據(jù)。檔案管理對提高學生綜合素質(zhì)也有一定促進作用。一方面，教師注重以學生學籍檔案差異化教育及培養(yǎng)，對某方面突出的學生有針對性的開展教學，對學生有深入了解；另一方面，科學的學生檔案是學生畢業(yè)就業(yè)能夠證明自己的重要資料，直接反映學生背景，在就業(yè)選擇中，能夠提供學籍檔案的學生能夠得到更多信任，在就業(yè)中有更多機會。學生為了維護自己學籍檔案中的優(yōu)秀記錄，往往在工作中全面努力，以完善自身檔案，提高自身競爭力。2.就業(yè)中可增加學生從業(yè)機會。通過對學生學籍檔案進行科學管理并加以利用，可以讓學生更好就業(yè)。在新時期素質(zhì)教育推行背景下，就業(yè)不僅僅單方面看學生學習成績，就業(yè)更看重供需關系，表現(xiàn)出“雙向選擇”趨勢。主要表現(xiàn)為，高校就業(yè)部門組織舉辦招聘會。學生學籍檔案是直接反映學生實情的權(quán)威性依據(jù)，也是企業(yè)和學生更好溝通的連接線。實際工作中，事業(yè)單位選擇人才，多由人才所在學校畢業(yè)生情況、學生學籍檔案資料作為一手資料，了解學生實際素質(zhì)情況。由此可見，高質(zhì)量的學生檔案是學生就業(yè)從業(yè)的敲門磚。3.學生學籍檔案可保障學生就業(yè)后享有合法權(quán)益。通過對高校學生學籍檔案科學管理、利用，可保證學生基本權(quán)益。部分用人單位在招聘人才時，并不要求轉(zhuǎn)移檔案、落實戶口等，導致一些畢業(yè)生不了解學籍檔案的作用。但是，當下社會人事制度逐漸普及完善，畢業(yè)生畢業(yè)后落戶、繳納社保、轉(zhuǎn)正等操作都需查閱資料，一些畢業(yè)生再升學也許采用人事檔案。因此，高校就業(yè)服務部門需強化對學生檔案意識培養(yǎng)，讓其認識到自身檔案的重要性，畢業(yè)生畢業(yè)后及時投遞檔案，以此保障畢業(yè)生從業(yè)后的合法權(quán)益。

二、高校傳統(tǒng)學生學籍檔案管理工作中的不足

第一篇

1人事制度下高校人力檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理不同于一般的管理工作，其需要落實的規(guī)章制度較多。同時，在長久的工作中，相關的規(guī)章制度在不斷的健全，告別冗雜規(guī)章制度的同時，還增加了很多的新內(nèi)容和條款。從理論上來講，固有的人事檔案規(guī)章制度，足以對工作做出正確的規(guī)范，并且指導各方面的工作走向正軌，向著積極的方向去發(fā)展?？墒?，這些規(guī)章制度在實際的工作中，能夠落實的條文寥寥無幾，幾乎是成為了一種擺設，未能夠在實際上對人事檔案管理產(chǎn)生積極作用。另一方面，規(guī)章制度雖然表面上在健全，實際上得不到真正的落實，導致高校人力資源管理陷入了一種惡性的循環(huán)，在信息和數(shù)據(jù)較少的情況下，只能憑借主觀上的經(jīng)驗進行管理，造成了很多的矛盾和分歧，這些都是日后需要重點解決的部分。

2人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理

2.1修訂規(guī)章健全制度，增強意識規(guī)范管理

根據(jù)人事改革制度的要求，今后的高校人事檔案管理與人力資源管理，需要進一步的修訂規(guī)章和健全制度，要在客觀上增強意識范圍的管理，促使大家主動的遵循規(guī)章制度，積極配合人事檔案管理工作。首先，必須促使收集、整理、立卷等工作環(huán)節(jié)的制度化和規(guī)范化。高校的人數(shù)較多，需要處理的檔案內(nèi)容也比較大，不能再按照以往的經(jīng)驗來進行，必須根據(jù)相關規(guī)定和方法，規(guī)范化的處理檔案，減少各種細節(jié)錯誤的發(fā)生，要在總體上對高校人事檔案管理有一個較強的掌控，逐步的完成人力資源管理水平的提升。其次，必須根據(jù)新的形式發(fā)展、新的任務制定，健全科學的人事檔案管理制度，促使每一項工作都具有充足的依據(jù)。

摘要:高校檔案管理工作近年來快速發(fā)展，法制化模式建設已經(jīng)成為發(fā)展必然。在《中華人民共和國檔案法》頒布之后，高校檔案管理工作獲益匪淺。然而在高校推進檔案管理法制化建設工作的進程中，由于現(xiàn)有檔案法律管理制度嚴重落后，沒有做到與時俱進，所以產(chǎn)生了一些不良的影響。本文通過闡述開展高校檔案管理法制化建設工作的重要價值，指出了目前高校檔案管理法制化建設工作中存在的困難，并據(jù)此進行了相應的思考，提出了合理的管理對策，以便為高校人員提供更多的幫助與借鑒。

關鍵詞:高校;檔案管理;法制化建設;思考

一、開展高校檔案管理法制化建設工作的重要價值

高校在發(fā)展管理中可能涉及諸多方面的問題與工作，通過檔案管理，能夠使相關的教學成果與資源得以保留，利用文字、圖片或視頻的方式加以記錄，以供其他教師以及相關教育工作者使用和借鑒，進一步豐富高校的教學資源內(nèi)容，使檔案管理能力提升。檔案資料文件是高校檔案管理工作的重點。無論是合理鑒定檔案文件，還是對相應的文件資料加以搜集整理，都是最基礎的工作內(nèi)容，通過對高校校園數(shù)據(jù)庫資源的有效使用，可以在教學過程中發(fā)揮其應有的功效。

二、當前高校檔案管理法制化建設工作過程中存在的問題

1．高校檔案法規(guī)章制度欠缺，有待進一步健全從當前的情況來看，國內(nèi)的檔案法規(guī)制度通過幾十年來的積累與建設，獲得了不斷完善，但仍有很多不健全的漏洞。究其原因，一方面，高校自身的能力有限，意愿不足，過度依靠政府部門的管理。當?shù)亓⒎ㄅc高校檔案法規(guī)的建設深受影響，進而導致高校檔案法規(guī)章制度嚴重缺失。另一方面，高校檔案法律規(guī)章制度與當?shù)氐臋n案法律制度匹配度不高，法規(guī)內(nèi)容中存在矛盾和差異性，影響到二者的管理與配合。無論是高校，還是地方的法律建設，均站在自身發(fā)展的立場角度，形成了各自不同的制度體系，使矛盾激化。2．高校檔案執(zhí)法落實度較低，執(zhí)法模式較為單一、固定一般來說，普通檔案管理工作的內(nèi)容和高校的檔案管理是相同的，同樣存在著不同形式的違規(guī)操作，例如:對檔案資料的擅自收藏、安保規(guī)定的違規(guī)操作、檔案資料的延期移交以及檔案資料的私自變賣，等等。上述問題在高校的檔案資料管理工作中也可能存在，然而這些違規(guī)行徑卻很少受到相關部門的懲處，執(zhí)法落實力度較低的問題十分明顯。執(zhí)法模式較為單一和固定，造成了不良影響。3．高校檔案法制化管理意識薄弱，存在一定的滯后性由于社會性質(zhì)、風俗習慣、歷史因素等諸多方面的影響，全民法治意識依然存在滯后性，這給高校的檔案法制化建設工作帶來了很大的困難。

摘要:地方高?？蒲泄ぷ骶哂絮r明的區(qū)域特征，所形成的科研檔案資源也具有相應的地方特色。為更好地開發(fā)地方高校的科研檔案資源，針對地方高?？蒲袡n案管理中存在的問題，提出相應的解決對策與方法，以達到規(guī)范科研檔案管理、提升檔案資源開發(fā)應用的目的。

關鍵詞:科研檔案;地方高校，管理;對策

高校科研檔案是高?？蒲腥藛T在科學研究、成果轉(zhuǎn)化、社會服務等方面開展科學技術(shù)研究活動中，逐漸形成的具有保存價值和意義的文字、圖形、聲音等各種文件材料。高?？蒲袡n案是科技活動的真實記錄和科研發(fā)展情況的歷史記載，是高?？蒲腥藛T通過科學實驗和調(diào)查而形成的各種技術(shù)性資料和研究成果，具有很強的科研和信息資源價值［1］。地方高校作為我國高等教育的重要組成部分，在滿足人們接受高等教育和高等教育大眾化進程中發(fā)揮著重要作用。地方高校因其處于特定區(qū)域，往往會把當?shù)氐慕?jīng)濟文化、民生等需求作為自己的研究對象，具有較強的針對性，學科的專業(yè)特色明顯，研究方向鮮明。同時，也要面向地方性高校，并與地方經(jīng)濟社會發(fā)展相結(jié)合，形成具有地方性高校特色的發(fā)展之路;地方性高校只有走特色之路，才能避免被其他高校同化、與地方經(jīng)濟文化建設相脫節(jié)以及失去個性和特色。地方高校作為區(qū)域科技文化創(chuàng)新的重要聚集地，有力地促進了高等教育更加貼近地方經(jīng)濟社會發(fā)展的需求，形成具有特定價值和地方鮮明特色的科技信息資源。因此，加強地方高?？蒲袡n案管理和科研信息資源建設具有重要的現(xiàn)實意義和較高的實用價值［2］。

一、地方高?？蒲袡n案管理中存在的問題

一些地方高校因高層次人才缺乏、思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強等原因，對科研檔案資源價值認識不足，直接導致科研檔案有效開發(fā)利用相對滯后。一是科研檔案管理制度不夠細化，還未建立科研檔案的標準和制度，特別是學校下設的二級學院，還沒有統(tǒng)一的標準和要求，在檔案歸檔、檔案缺失、卷宗混亂等方面存在不規(guī)范現(xiàn)象。科研項目立項、驗收、成果鑒定與科研資料歸檔并沒有實現(xiàn)完全同步，科研檔案工作比較滯后。二是科研檔案的信息化程度不高，相當多的科研信息檔案還處于手工輸寫模式，目前市場上還未有與之相結(jié)合的科研檔案軟件，而且只在職稱評審、項目審計等方面使用科研檔案，使用率非常低。三是科研檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平有待提高。很多科研檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，歸檔操作不夠規(guī)范，科研檔案信息開發(fā)和資源數(shù)字化建設能力有待加強，必須建立一支穩(wěn)定的高水平科研檔案管理隊伍。

二、提升地方高校科研檔案管理的對策

中國高校檔案工作自中華人民共和國成立初建立，至20世紀90年代，已基本形成一個以綜合檔案室為基礎，檔案館為骨干的有中國特色的社會主義高校檔案事業(yè)的框架，其標志是：檔案工作法制建設基本配套，業(yè)務標準、規(guī)范基本具備；檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，并進行了有效的開發(fā)利用；檔案工作網(wǎng)絡建立健全，高校檔案工作之間注重橫向聯(lián)合，協(xié)作發(fā)展。但隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的確立與完善，高教管理體制改革的深化，特別是合并辦學形式的大量產(chǎn)生，對高校檔案工作，尤其是對合并高校的檔案管理帶來一定的沖擊。據(jù)統(tǒng)計，從1992年到今年上半年止，全國有292所高校組建為120所，如何管理好這些合并高校的檔案便成為高校改革中的一個重要問題。

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現(xiàn)散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機關各種門類和載體的檔案應集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

論文關鍵詞:科研檔案;高等院校;管理創(chuàng)新

論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術(shù)水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進地方經(jīng)濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。

科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術(shù)水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術(shù)檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應包括以下內(nèi)容:

（一）科研項目檔案