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質量和效率是辦公室工作的兩個基本要素，也是衡量辦公室工作效能的兩項硬指標。我們辦公室系統(tǒng)有著優(yōu)良的傳統(tǒng)，有著積淀深厚的機關文化，其內在的效能應該說還遠未發(fā)揮到極致如何利用好、發(fā)揮好這些效能，使其最大限度地發(fā)揮作用，以推動辦公室工作上質量、上水平，還需要我們在加強機關的組織效能建設上下功夫，在不斷提高工作質量和辦事效率上下功夫。

一、組織結構要合理。辦公室要獲得預期的管理功能，必須優(yōu)化組織結構。結構之所以重要是因為它直接關系到隊伍建設，關系到工作重點的明確，關系到人員力量的分布和使用，關系到工作關系的順暢，關系到整體效能的發(fā)揮。衡量辦公室結構優(yōu)化與否，關鍵是要看處于該結構中的各個科室局之間的信息傳遞和處理能否做到全面、準確、及時和高效，從而能連續(xù)不斷地為辦公室工作的運行和發(fā)展輸送新的信息能量。辦公室系統(tǒng)一定要抓住即將進行機構改革的有利時機，按照結構優(yōu)化的要求，遵循精簡、統(tǒng)一、機構名稱、使之更符合新時期辦公室工作的實際和客觀規(guī)律。在機構改革中，既要強調上下對口，又要從實際出發(fā)，允許必要的靈活性，減少工作交叉和不必要的環(huán)節(jié)，科學設置機構，理順工作交叉和不必要的環(huán)節(jié)，科學設置機構，理順工作關系，為辦公室效能建設打下良好的基礎。

二、組織運轉要協(xié)調。結構合理的辦公室，只有運轉協(xié)調，才能使科室局的個體行為變?yōu)檗k公室組織整體的系統(tǒng)行為，使辦公室系統(tǒng)的整體效能由可能變?yōu)楝F(xiàn)實。辦公室系統(tǒng)運轉協(xié)調主要表現(xiàn)為靜態(tài)系統(tǒng)和動態(tài)系統(tǒng)兩方面的協(xié)調。從靜態(tài)角度看，辦公室各科室局之間應相互協(xié)調，雖然各科室局的工作職責不同，有的從事政務服務，有的進行事務服務，但它們都是辦公室系統(tǒng)內部一個有機的組成部分，缺了哪一方面都不行，因此必須在辦公室系統(tǒng)內部大力營造分工不分家、團結協(xié)作的良好氛圍。此外，還要重視辦公室與系統(tǒng)外部的協(xié)調。辦公地位特殊，處在聯(lián)系基層與領導的中樞位置，承擔著上傳下達，溝通左右的主要職責，辦公室系統(tǒng)內外關系協(xié)調了，政令才會暢通，否則，就會出現(xiàn)“腸梗阻”，造成政令不暢。從動態(tài)的角度看，辦公室系統(tǒng)功能發(fā)揮的各環(huán)節(jié)，也就是決策中心、執(zhí)行機構、反饋機構要相互協(xié)調。主任辦公會研究決定的事項，各科室局必須認真執(zhí)行，并做好信息反饋。這就要求辦公室從制度建設入手，嚴格目標管理，規(guī)范工作程序，形成職責范圍、工作流程和工作標準“三位一體”的工作機制，使辦公室工作走上制度化、規(guī)范化軌道。靜態(tài)系統(tǒng)協(xié)調和動態(tài)系統(tǒng)協(xié)調是兩個不同層面的協(xié)調形式，其發(fā)揮的作用也有所不同，其中，靜態(tài)系統(tǒng)的協(xié)調是辦公室運轉協(xié)調的基礎，而動態(tài)系統(tǒng)協(xié)調則是辦公室運轉協(xié)調的保證。不論哪一類系統(tǒng)協(xié)調不力，都會給辦公室整體效能的實現(xiàn)造成嚴重障礙，因此必須予以高度重視。

三、工作要靈活高效。工作靈活高效是辦公室效能建設的最終體現(xiàn)和根本標準。工作靈活，是指辦公室工作要根據(jù)內外條件和環(huán)境的變化，適時適地進行調整，以保證辦公室具有高度的應變能力。這也就是前面所講到的工作創(chuàng)新。工作高效，是指辦公室工作要做到質量高、效率高、符合規(guī)范。這一點對辦公室工作來說至關重要。新形勢下，市場經(jīng)濟就是質量經(jīng)濟、效率經(jīng)濟，辦公室作為為經(jīng)濟建設服務的重要部門，必須跟上新時代的節(jié)奏。這就要求我們在主觀上提高責任心，增強主動性，自覺地加快工作節(jié)奏，提高工作質量，搞好“三個服務”；在客觀上要運用現(xiàn)代化科技手段，努力實現(xiàn)辦公自動化。辦公自動化是辦公室今后發(fā)展的方向，它對于提高辦公效率和工作質量可以說是一次歷史性革命。要抓緊做好辦公自動化硬件和軟件上的準備，一方面加快辦公室電腦的配備，構建辦公局域網(wǎng)；另一方面加強辦公人員微機操作技術的培訓，在這方面，寧要人才等裝備，不可裝備等人才。