導(dǎo)語：科研設(shè)計(jì)單位檔案信息化論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、科研設(shè)計(jì)單位檔案信息管理現(xiàn)狀

檔案信息記錄了科研設(shè)計(jì)單位的相關(guān)客觀記錄，具有準(zhǔn)確性、時(shí)效性和共享性，并且可以在積累的信息記錄中尋求新的發(fā)展，擁有較強(qiáng)的可開發(fā)性?？蒲性O(shè)計(jì)單位的檔案信息包含了多年來技術(shù)工作的積累成果，逐漸形成了一種智慧的結(jié)晶，蘊(yùn)含著非常豐富的發(fā)展信息，是日后企業(yè)生產(chǎn)的重要參考。相比較于外部的信息而言，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息更加可靠，也更加適合自身發(fā)展的路線。設(shè)計(jì)手段不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷普及，工程設(shè)計(jì)檔案信息成為必然，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高管理效率，減少管理人工，更好的幫助科研設(shè)計(jì)單位良好的運(yùn)用積累的知識成果。目前我國科研設(shè)計(jì)單位但對于檔案信息的管理和開發(fā)還是比較重視的?？蒲性O(shè)計(jì)單位通過目標(biāo)管理取得了一定的發(fā)展，計(jì)算機(jī)存儲技術(shù)，高清掃描技術(shù)，微縮存儲技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率和管理水平。科研設(shè)計(jì)單位以檔案目錄建立計(jì)算機(jī)管理存儲，再到電子文件形式的保存整理利用，檔案管理越來越規(guī)范化現(xiàn)代化。在資質(zhì)較強(qiáng)的科研設(shè)計(jì)單位，檔案管理的信息化發(fā)展尤為迅速，已經(jīng)意識到計(jì)算機(jī)存儲和計(jì)算機(jī)查閱的優(yōu)勢，利用電子文件或掃面文件替代紙質(zhì)文件，增加了檔案信息的可讀性和利用行。但是，由于信息化建設(shè)需要一定的硬件條件支持，所以目前不同行業(yè)和不同管理要求也在一定程度上限制了檔案管理信息化的進(jìn)程。

二、科研設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)的途徑探討

1.電子文件收集整理工作

信息載體多種多樣，比如微縮膠片、磁帶、壓縮光盤等等，使檔案信息的保存可以擁有更加多樣化的存儲形式，相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息載體而言，具有節(jié)約、存取方便、形式多樣、安全穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)然，信息化存儲方式運(yùn)用了大量的先進(jìn)技術(shù)，使用優(yōu)點(diǎn)明顯，但是在維護(hù)和更新技術(shù)方面還有一定的短板。市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高新技術(shù)不斷得到應(yīng)用，日益激烈的競爭要求檔案管理向著高效化的方向發(fā)展，所以電子文件的潛在優(yōu)勢逐漸浮現(xiàn)出來。使用何種電子文件對檔案信息進(jìn)行整理，需要根據(jù)科研設(shè)計(jì)單位的具體需求決定。根部不同的使用要求，電子文件主要有兩大類：一類是掃描電子文件，通過高清掃面設(shè)備將存儲在紙質(zhì)文件上的信息以圖像或其他壓縮形式保存到計(jì)算機(jī)中，形成一份與原始文件內(nèi)容相同的電子文件，由于采用高清掃描而并不是具體的識別，所以對于電子文件內(nèi)容的修改是比較苦難的，而且為了電子文件的質(zhì)量可能采用分辨率較高的存儲形式，勢必造成存儲空間的增減，對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和共享來說壓力是巨大的；另一類是軟件處理電子文件，比如DOC或DWG，對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行處理，是對信息的內(nèi)容進(jìn)行具體的保存，相比掃面電子文件來說可以修改文件信息，存儲空間占用也比較小?？梢姾笠环N存儲形式適用性更強(qiáng)，復(fù)用和修改更加便利，更加適合辦公的自動化。但是由于科研設(shè)計(jì)單位工作的特殊性，一些工程圖紙和專業(yè)技術(shù)資料，可能很難用軟件以一種便于取用的形式進(jìn)行處理，所以高清掃描更加適合繪圖類電子文件。隨著電子文件的普及，對于電子文件的管理也有一定的規(guī)定，對電子文件的歸檔也有一定的需求，格式和讀寫權(quán)限在局域網(wǎng)中的查詢和共享也有一定的限制。因此，科研設(shè)計(jì)單位在信息化建設(shè)時(shí)，要對自身檔案類型的利用狀況有一定的了解，選擇成熟的數(shù)字化技術(shù)，設(shè)計(jì)有效的電子文件，為信息化平臺建設(shè)打下基礎(chǔ)。

2.自動化管理平臺

科研設(shè)計(jì)單位處理擁有良好的檔案信息之外，信息化建設(shè)的另一要求是信息化管理硬件和軟件。硬件和軟件的投入是比較巨大的，但是相較于信息化檔案建設(shè)的潛在價(jià)值是值得的?？蒲性O(shè)計(jì)單位處于長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)而言，檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的計(jì)劃，要構(gòu)建一套適用于企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)提供長久的服務(wù)。激烈的市場競爭要求企業(yè)進(jìn)一步提高工作效率和工作質(zhì)量，檔案信息化建設(shè)的自動化管理平臺能夠大大提高工作效率，減少重復(fù)勞動，創(chuàng)造更多的價(jià)值。檔案信息管理系統(tǒng)的建立還需要管理軟件的開發(fā)，根據(jù)企業(yè)檔案的數(shù)量和具體開發(fā)要求，購置相關(guān)的管理軟件，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)自身?xiàng)l件進(jìn)行二次的開發(fā)和完善，有層次的建立電子文件數(shù)據(jù)庫，合理設(shè)計(jì)信息索引，為信息的查詢和取用做好良好的準(zhǔn)備。另外，檔案信息化管理平臺需要嚴(yán)格的電子文件管理制度，有序的開展信息管理工作才能發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢。這項(xiàng)工作要從檔案文件開始，全面而規(guī)范的劃分檔案，并以此結(jié)合使用的邏輯關(guān)系進(jìn)行存儲，為檔案管理人員提供便捷，并以此提高工作的效率和工作質(zhì)量。

3.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)

檔案信息化平臺構(gòu)建完成后，檔案管理部門一定要對數(shù)據(jù)化和管理平臺進(jìn)行全面的維護(hù)。對于歸檔的電子文件要及時(shí)的設(shè)置查詢索引并上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺。按照電子文件的管理要求，歸檔后的檔案要采取合理的備份措施，做好恢復(fù)管理工作，避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)原因影響檔案內(nèi)容。采用固態(tài)的存儲管理是一項(xiàng)嚴(yán)密的工作，但是對于電子文件備份非常重要，合理的備份能夠降低寶貴的信息資源浪費(fèi)。首先電子文件要確保其準(zhǔn)確性和全面性，以取用權(quán)限限制對電子文件的修改；電子文件的歸檔要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限要有明確的告知，及時(shí)監(jiān)管非法的取用操作；定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和維護(hù)；檔案管理人員要正確行使自己的職權(quán)，嚴(yán)格按照檔案管理要求完成工作。

三、結(jié)束語

科研設(shè)計(jì)單位檔案涉及面廣，需要嚴(yán)格的統(tǒng)籌規(guī)劃，所以信息化建設(shè)工作要從最基礎(chǔ)的電子文件的管理入手，逐步增加硬件和軟件的投資，積極的進(jìn)行軟硬件的二次開發(fā)，打造適合自身使用條件的信息化平臺。同時(shí)，還要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案信息化管理的水平。時(shí)代在發(fā)展，信息技術(shù)也在發(fā)展，檔案管理工作要緊跟時(shí)代的步伐，及時(shí)更新技術(shù)，轉(zhuǎn)變思想，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷探索新的管理技術(shù)，提升管理水平，為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者:楊衛(wèi)平單位:湖南省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究總院