高校財(cái)務(wù)審簽報(bào)銷(xiāo)體系研究

時(shí)間:2022-03-11 08:55:29

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高校財(cái)務(wù)審簽報(bào)銷(xiāo)體系研究

【摘要】高校傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式存在排隊(duì)等候時(shí)間長(zhǎng)、效率低下等報(bào)賬難問(wèn)題,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理相結(jié)合是解決這一問(wèn)題的重要途徑之一。文章揭示了高校傳統(tǒng)審簽報(bào)銷(xiāo)模式存在的主要問(wèn)題,以財(cái)務(wù)整體框架分析為出發(fā)點(diǎn),解析了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報(bào)賬體系研究了該體系的業(yè)務(wù)流程再造及其功能分布,最后分析了網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系的優(yōu)點(diǎn)。該研究進(jìn)一步優(yōu)化了高校無(wú)等候報(bào)銷(xiāo)體系,簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)流程,提高了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和工作效率,為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供了借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校財(cái)務(wù);網(wǎng)上審簽;網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo);一體化體系

一、引言

近年來(lái),隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國(guó)家不斷加大對(duì)高校教育經(jīng)費(fèi)的投入,高校經(jīng)費(fèi)逐年增長(zhǎng),導(dǎo)致使用資金的來(lái)源和支出都呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢(shì)[1],高校排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)等候時(shí)間長(zhǎng)、效率低下等報(bào)賬難問(wèn)題日益凸顯。會(huì)計(jì)電算化的普及,排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)的引入,緩解了報(bào)賬排隊(duì)的壓力,在一定程度上提高了報(bào)賬效率,但“報(bào)賬難”問(wèn)題仍然未從根本上得到解決[2]。報(bào)賬難問(wèn)題主要體現(xiàn)在審簽、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)排隊(duì)等候時(shí)間長(zhǎng)、經(jīng)費(fèi)審簽效率低下、報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程劃分模糊、預(yù)算額度控制不理想等種種問(wèn)題[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)發(fā)展[4-6],信息技術(shù)日新月異,給高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了契機(jī),因此不少高校財(cái)務(wù)管理者一直關(guān)注信息技術(shù)如何改變財(cái)務(wù)管理問(wèn)題。目前部分高校已經(jīng)率先推出了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)不斷優(yōu)化設(shè)計(jì),有效減少了報(bào)賬大廳人員流量,提高了報(bào)銷(xiāo)效率[7]。綜觀現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的探討和推行,大部分文獻(xiàn)主要從報(bào)銷(xiāo)人報(bào)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)人員核算等方面的單一系統(tǒng)進(jìn)行分析研究[8-11],很少文獻(xiàn)從信息系統(tǒng)一體化的角度去探討報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題。鑒于此,本文通過(guò)把網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)相對(duì)接,形成網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系。該一體化體系把審簽到報(bào)銷(xiāo)的執(zhí)行流程由現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)為虛擬,優(yōu)化了基于互聯(lián)網(wǎng)的無(wú)等候報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng),極大地提高了報(bào)銷(xiāo)效率和服務(wù)水平。

二、高校財(cái)務(wù)傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式存在的主要問(wèn)題

高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式流程:經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,經(jīng)辦人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單,并整理票據(jù)粘貼到報(bào)銷(xiāo)單,并根據(jù)經(jīng)費(fèi)出處找到經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人按權(quán)限逐級(jí)審簽,等待審批完畢再到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù),財(cái)務(wù)工作者根據(jù)原始票據(jù)手動(dòng)錄入生成會(huì)計(jì)憑證、復(fù)核、支付。整個(gè)過(guò)程不僅手續(xù)復(fù)雜,還受到各級(jí)審簽負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì)、外出等因素限制,耗時(shí)較長(zhǎng),另外在財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳報(bào)賬環(huán)節(jié)中,仍需要排隊(duì)等候,特別是12月份結(jié)賬前期,時(shí)間緊,資金支出進(jìn)度任務(wù)重,極易與財(cái)務(wù)工作者產(chǎn)生矛盾。總結(jié)歸納,高校傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式存在以下問(wèn)題[8]。(一)教師排隊(duì)等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。傳統(tǒng)窗口報(bào)銷(xiāo)模式首先須手工填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單,整理好票據(jù),到領(lǐng)導(dǎo)辦公室審批簽字后,再到財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等候報(bào)賬。整個(gè)“審批—報(bào)銷(xiāo)”流程不僅受時(shí)間、地點(diǎn)等因素影響,還花費(fèi)大量時(shí)間在排隊(duì)等候中。(二)會(huì)計(jì)核算效率低。電算化核算后雖然業(yè)務(wù)處理效率有較大程度提高,但是隨著高效經(jīng)費(fèi)的不斷增長(zhǎng),核算業(yè)務(wù)工作量及復(fù)雜程度不斷增加,導(dǎo)致在高速快捷的新形勢(shì)下,以往會(huì)計(jì)核算方式的低效率已經(jīng)逐漸凸顯。部分高效財(cái)務(wù)核算工作加班加點(diǎn)已常態(tài)化。(三)報(bào)銷(xiāo)流程復(fù)雜、模糊。面對(duì)新形勢(shì)下的復(fù)雜、繁重的核算業(yè)務(wù),傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式缺乏統(tǒng)一規(guī)范、清晰分類(lèi)的報(bào)賬流程。因不同業(yè)務(wù)處理流程的模糊無(wú)序,可能會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)人往返財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳數(shù)次,給報(bào)銷(xiāo)人員帶了諸多的不便。(四)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)面臨“信息孤島”。以往電算化核算軟件大都處于獨(dú)立運(yùn)行,缺乏系統(tǒng)性、交互性。數(shù)據(jù)基本以“孤島”形式存在,容易出現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)人員和會(huì)計(jì)掌握的信息不對(duì)稱、不統(tǒng)一,增加會(huì)計(jì)人員和報(bào)銷(xiāo)人員的溝通成本,甚至造成不必要的矛盾沖突。(五)存在較大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。以往的報(bào)銷(xiāo)模式信息化程度低,核算內(nèi)部控制主要依靠人工解決。例如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)預(yù)算額度、業(yè)務(wù)處理時(shí)經(jīng)濟(jì)分類(lèi)的選擇、支付信息的錄入等,這些只能依據(jù)人工來(lái)監(jiān)控。這不僅加大了財(cái)務(wù)人員的工作量,而且存在較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三、網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系的解析

為了解決傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式中存在的各種問(wèn)題,特別是從根本上解決高校教職工排隊(duì)等候“報(bào)賬難”問(wèn)題,本文將網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)和網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)審簽系統(tǒng)相對(duì)接,構(gòu)建一體化網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)體系。在這一體化信息系統(tǒng)下,高校師生辦理報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)時(shí),需在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單,并提交報(bào)銷(xiāo)單據(jù)至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)手機(jī)APP或者電腦登錄“經(jīng)費(fèi)在線審簽”系統(tǒng),對(duì)報(bào)銷(xiāo)人提交的業(yè)務(wù)進(jìn)行在線審簽,無(wú)需面對(duì)面審簽。報(bào)銷(xiāo)人打印已由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審簽通過(guò)的業(yè)務(wù)單據(jù),連同原始票據(jù)遞交財(cái)務(wù)部門(mén)接單窗口,經(jīng)接單人員初步審查后即可離開(kāi)。如圖1所示。財(cái)務(wù)人員接單分單后,所有業(yè)務(wù)的報(bào)銷(xiāo)單均通過(guò)后臺(tái)處理。會(huì)計(jì)人員通過(guò)掃描網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單上的二維碼,自動(dòng)生成記賬憑證,經(jīng)過(guò)復(fù)核再審核,報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)由出納通過(guò)銀校直聯(lián)系統(tǒng)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬支付到報(bào)銷(xiāo)人網(wǎng)上填報(bào)的賬戶中。報(bào)銷(xiāo)人員可通過(guò)查詢系統(tǒng)或微信公共平臺(tái)實(shí)時(shí)查詢報(bào)賬進(jìn)度。流程如圖2所示。網(wǎng)上審簽—報(bào)銷(xiāo)一體化體系主要在以往網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上集成了網(wǎng)上審簽、微信公眾平臺(tái)查詢等多項(xiàng)財(cái)務(wù)系統(tǒng),它是互聯(lián)網(wǎng)與高校傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的高度集成。該一體化體系執(zhí)行流程發(fā)生根本性變化,主要特點(diǎn)包括:一是流程虛擬化,報(bào)銷(xiāo)人在網(wǎng)上發(fā)起報(bào)銷(xiāo)填報(bào)工作,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)较鄳?yīng)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,依靠電子簽名即可實(shí)現(xiàn)審批,打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷(xiāo)的限制;二是報(bào)銷(xiāo)單由各種領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人親筆簽字報(bào)銷(xiāo)單變?yōu)橄到y(tǒng)打印出的帶有電子簽名的報(bào)銷(xiāo)單;三是系統(tǒng)自動(dòng)完成各項(xiàng)預(yù)算額度的控制。網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化報(bào)銷(xiāo)模式方便、快捷、高效,它是我國(guó)高校目前最先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理體系。

四、網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系的流程設(shè)計(jì)及功能分布

網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系本質(zhì)是在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)接了網(wǎng)上審簽系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了“網(wǎng)上預(yù)約+網(wǎng)上審簽+銀校直連+微信公眾平臺(tái)查詢”全程一體化管理,打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷(xiāo)的限制,提供了24小時(shí)自助服務(wù)。與傳統(tǒng)窗口報(bào)銷(xiāo)模式相比,網(wǎng)上“審簽-報(bào)銷(xiāo)”一體化體系流程執(zhí)行方式發(fā)生了根本性的改變,具體流程如圖3所示。網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系的構(gòu)建過(guò)程中集成了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)、網(wǎng)上審簽、賬務(wù)核算、物流式管理、銀校直聯(lián)、微信公眾平臺(tái)6個(gè)系統(tǒng)。1.網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)。主要功能如項(xiàng)目授權(quán)管理,網(wǎng)上預(yù)約填報(bào)、提交、修改、打印等,網(wǎng)上報(bào)賬信息查詢。2.網(wǎng)上審簽系統(tǒng)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人用來(lái)在線審簽報(bào)銷(xiāo)人提交的業(yè)務(wù)單據(jù),也便于幫助記錄其審批內(nèi)容及流程。3.賬務(wù)核算系統(tǒng)。處理業(yè)務(wù)的核心財(cái)務(wù)軟件,主要包括制單、記賬、復(fù)核、賬表查詢與打印、對(duì)賬、項(xiàng)目管理等功能。4.物流式管理系統(tǒng)又稱接單系統(tǒng)。主要包括接單、分單、記錄、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)傳接等功能。5.銀校直聯(lián)系統(tǒng)。銀行專線與財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)的直接鏈接,可以實(shí)現(xiàn)出納復(fù)核、實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬、查詢及對(duì)賬功能。6.微信公眾平臺(tái)等查詢系統(tǒng)。通過(guò)微信公眾平臺(tái)教職工可以隨時(shí)、隨地實(shí)時(shí)查詢報(bào)賬進(jìn)度、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況等信息。以上系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互如圖4所示。

五、網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系優(yōu)點(diǎn)分析

網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)和網(wǎng)上審簽系統(tǒng)的高度集成,不僅解決了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算存在的各種問(wèn)題,還打破了以往面對(duì)面審簽、報(bào)銷(xiāo)的限制。它巧妙解決了報(bào)銷(xiāo)人員、審簽人員和財(cái)務(wù)工作人員共同面臨的“報(bào)賬難”問(wèn)題,提高了工作效率。以下從報(bào)銷(xiāo)人視角、審簽人視角和財(cái)務(wù)人員視角三個(gè)方面進(jìn)行分析。(一)報(bào)銷(xiāo)人視角。1.極大程度解決了“報(bào)賬難”問(wèn)題。在網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系下,學(xué)校師生可以不受時(shí)間和空間的限制,隨時(shí)可以登錄財(cái)務(wù)網(wǎng)上平臺(tái),填寫(xiě)并提交報(bào)銷(xiāo)單,然后將網(wǎng)上審簽成功的原始票據(jù)交到財(cái)務(wù)指定接單處即可。此流程無(wú)需再找項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人面對(duì)面簽字審批,不僅打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷(xiāo)的限制,還節(jié)省了簽字審批等候和報(bào)銷(xiāo)排隊(duì)等候時(shí)間,讓廣大師生感覺(jué)到便捷、高效。2.報(bào)銷(xiāo)人便于查詢報(bào)賬進(jìn)度。在網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系下,基于微信公眾平臺(tái)的物流式查詢功能可以傳輸每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理進(jìn)度時(shí)刻,因此報(bào)銷(xiāo)人可以通過(guò)手機(jī)登錄微信公眾平臺(tái)隨時(shí)、隨地查詢報(bào)賬進(jìn)度,對(duì)業(yè)務(wù)的處理全程跟蹤。3.資金結(jié)算更加安全、到賬更加快捷。網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系融合了銀校直聯(lián)系統(tǒng),銀校直聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬支付,避免了支付信息的重復(fù)錄入及現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)解決了以往支票支付方式延遲到賬的問(wèn)題。4.便于管理項(xiàng)目,掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)實(shí)施一體化融合之后,通過(guò)微信公眾平臺(tái),報(bào)銷(xiāo)人可以實(shí)時(shí)查詢每一筆報(bào)銷(xiāo)明細(xì),實(shí)時(shí)了解每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度及可用額度。這不僅方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人合理規(guī)劃各項(xiàng)開(kāi)支,還能自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出項(xiàng)目決算報(bào)表。(二)審批人視角。1.打破了以往面對(duì)面審簽的限制。網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)融合之后,對(duì)于報(bào)賬審批,審批人不再局限于辦公室面對(duì)面簽字審批。審批人可以通過(guò)手機(jī)APP隨時(shí)隨地進(jìn)行在線審批,打破了開(kāi)會(huì)、外出等因素的限制。2.審批內(nèi)容、流程全面記錄。實(shí)施在線審批系統(tǒng)后,系統(tǒng)能記錄報(bào)銷(xiāo)人提交的業(yè)務(wù)單據(jù)的內(nèi)容、報(bào)銷(xiāo)金額、發(fā)票張數(shù)、業(yè)務(wù)流程及時(shí)間等相關(guān)報(bào)銷(xiāo)信息。這方便了審批人對(duì)處理過(guò)單據(jù)的備忘,建立了自主監(jiān)督監(jiān)控一種方式。3.便于監(jiān)管項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況系統(tǒng)自動(dòng)完成預(yù)算控制。各項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度指標(biāo)事前被錄入系統(tǒng)中,預(yù)算支出額度可實(shí)時(shí)控制,審批人可隨時(shí)查詢預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度,掌控項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況。(三)財(cái)務(wù)人員視角。1.完善了內(nèi)控管理機(jī)制。在網(wǎng)上預(yù)約一體化報(bào)銷(xiāo)體系下,系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)人使用的項(xiàng)目有明確的分類(lèi)與限制,能夠有效避免誤申報(bào)和使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象;項(xiàng)目預(yù)算的各項(xiàng)控制額度能有效控制其超支,保障預(yù)算的順利執(zhí)行;無(wú)現(xiàn)金支出,減少了出納現(xiàn)金管理與支付風(fēng)險(xiǎn)。2.提高了業(yè)務(wù)處理效率及精準(zhǔn)度。會(huì)計(jì)制單時(shí)掃描網(wǎng)上預(yù)約單上的二維碼,即可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,此生成憑證提取了報(bào)銷(xiāo)人員網(wǎng)上填報(bào)的支出項(xiàng)目編號(hào)、報(bào)銷(xiāo)金額、業(yè)務(wù)摘要、轉(zhuǎn)賬賬號(hào)等必要信息,大大提高了業(yè)務(wù)處理的效率。出納由手動(dòng)錄入支付信息改為自動(dòng)提取,不僅減少了煩瑣的工作量,還提高了支付的精確度。3.優(yōu)化了財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系下,報(bào)賬人員無(wú)需在報(bào)賬大廳等待業(yè)務(wù)處理完畢,投遞完成即可離開(kāi),這樣很大程度上緩解了現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題,減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。財(cái)務(wù)人員可以在后臺(tái)按部就班的處理業(yè)務(wù)單據(jù),微信公眾平臺(tái)可實(shí)時(shí)推送信息查詢,方便教職工隨地查詢及咨詢。信息化的推進(jìn)優(yōu)化了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。4.便利了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)跟蹤與查詢由于報(bào)銷(xiāo)人員在網(wǎng)上填報(bào)了報(bào)賬信息,每一步的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)到了服務(wù)器,方便了財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的痕跡化管理、跟蹤、統(tǒng)計(jì)和查詢。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,網(wǎng)上審簽報(bào)銷(xiāo)一體化體系的構(gòu)建是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將網(wǎng)上審簽、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)等相關(guān)系統(tǒng)集成到了一起,形成了集審簽、報(bào)銷(xiāo)和核算一體化報(bào)的賬體系。本文從審簽人員、報(bào)銷(xiāo)人員、財(cái)務(wù)人員三個(gè)角度分析該體系的優(yōu)點(diǎn),全方面解決新形勢(shì)下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬排隊(duì)等候時(shí)間長(zhǎng)、效率低下等報(bào)賬難問(wèn)題??梢灶A(yù)想,隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬體系也將逐漸完善和成熟,先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)體系將全面提升高校財(cái)務(wù)管理效率和服務(wù)能力。

作者:陳建凱 王 鑫 翟俊海 單位:1.河北大學(xué) 2.河北省機(jī)器學(xué)習(xí)與計(jì)算智能重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室