導(dǎo)語：金融企業(yè)檔案管理工作探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

金融企業(yè)檔案是金融企業(yè)經(jīng)營管理活動的直接歷史紀(jì)錄，既是金融企業(yè)的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，也是金融企業(yè)的核心信息資產(chǎn)。金融企業(yè)的檔案工作與金融企業(yè)各項經(jīng)營管理活動緊密相聯(lián)，相互作用、相互影響，是金融企業(yè)內(nèi)部管理的基石。推動金融企業(yè)檔案工作與金融企業(yè)各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，對提高金融企業(yè)科學(xué)管理水平，完善現(xiàn)代金融企業(yè)管理制度，提升金融企業(yè)競爭能力，維護金融企業(yè)與客戶利益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng)濟犯罪，促進企業(yè)文化建設(shè)等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。然而，一直以來，不少金融企業(yè)檔案部門只注重管理類檔案的管理，業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門管理，沒有實行檔案的集中統(tǒng)一管理，檔案丟失和利用檔案辦理假業(yè)務(wù)現(xiàn)象時有發(fā)生，庫房安全存在隱患。同時檔案管理制度不健全、權(quán)責(zé)不明確也造成了檔案資源不同程度的流失。因此筆者認(rèn)為金融企業(yè)應(yīng)按照檔案法律法規(guī)以及有關(guān)企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，盡快理順檔案管理的體制機制，切實提高全員的檔案意識，突出抓好檔案資源建設(shè)，貫徹集中統(tǒng)一管理的檔案管理原則，同時改善檔案的管護條件，確保檔案安全。

一、做到“三要”，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

重點是要改善檔案保管條件，滿足各類檔案集中統(tǒng)一管理的需求，確保檔案絕對安全。一要高標(biāo)準(zhǔn)打造規(guī)范檔案庫房。目前部分金融機構(gòu)檔案處于部門分散管理的狀態(tài)，沒有設(shè)置綜合庫房或者預(yù)留空間明顯不足，不能滿足現(xiàn)有和以后新增檔案資料的保存需求，不能實現(xiàn)企業(yè)各類重要檔案的集中統(tǒng)一保管，增加了檔案保管的不安全因素。因此在檔案庫房的建設(shè)上，首先要滿足開展檔案工作基本需求，還要預(yù)留一定的空間；其次庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保存裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。二要購置檔案防護裝具和設(shè)備，確保檔案安全，延長檔案保存時間。檔案裝具可以采用安裝鐵皮柜或密集架的方式，其中密集架可以達(dá)到“最大化利用空間”的目的；檔案盒需購置正規(guī)的無酸紙檔案盒。庫房需要安裝電子監(jiān)控、防盜報警器、防盜門、遮光窗簾，配備溫濕度計、滅火器、空調(diào)、去濕機、加濕器、消毒滅菌機、符合標(biāo)準(zhǔn)的光源等保護設(shè)備，實現(xiàn)防水、防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲鼠、防有害氣體、防磁等“九防”要求。三要做到重要的制度上墻。包括檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案庫房管理制度、檔案資料借閱制度、檔案保密制度、文件材料歸檔制度等。

二、做到“十要”，建立健全檔案管理的體制機制

重點是理順檔案管理體制和機制，盡快實現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責(zé)、健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)的工作，同時還要切實做好電子文件歸檔工作，以適應(yīng)現(xiàn)代金融企業(yè)管理的需求。一要健全檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，重點解決和落實檔案工作責(zé)任的全覆蓋。要明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，配備與金融企業(yè)發(fā)展和管理相適應(yīng)的專職檔案員，各部門、各項目也應(yīng)配備專職或兼職檔案員，并保持檔案人員相對穩(wěn)定，即應(yīng)建立完善檔案管理“四級”責(zé)任人制度，即金融企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人；檔案部門負(fù)責(zé)人為形成歸檔質(zhì)量保障責(zé)任人；各部門、項目專兼職檔案人員為收集整理經(jīng)辦責(zé)任人；專職檔案人員為指導(dǎo)監(jiān)督提供利用管理責(zé)任人。二要高度重視，落實檔案工作“四納入”。即納入金融企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各類人員崗位職責(zé)。從分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、專（兼）職人員、部門專兼職人員崗位責(zé)任制落實到位。納入各項工作流程，與業(yè)務(wù)工作同部署。單位在各相關(guān)活動及各業(yè)務(wù)流程，要明確檔案形成與業(yè)務(wù)工作同步進行，檔案材料不歸檔，不算工作的最終完成。納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃。納入年度考核體系和獎懲制度，與各項工作同步檢查考核。三要明確檔案管理部門的職責(zé)以及各部門的工作責(zé)任。檔案管理部門是金融企業(yè)檔案的“管理者”，而不是“保管者”“整理者”，應(yīng)該負(fù)責(zé)金融企業(yè)檔案工作計劃、組織、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查考核、接收、保管、提供利用等工作，應(yīng)該把所有部門、項目的檔案都管起來。當(dāng)然，檔案是在各項工作中形成的，單憑檔案部門單打獨斗，很多問題解決不了，檔案工作難以從根本上做好，一方面需要領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，更加需要各個部門、項目的重視支持、共同參與。建議用正式文件的形式下發(fā)成立檔案機構(gòu)的文件或會議紀(jì)要，并明確檔案部門對本單位及所屬部門檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的管理職能。四要明確“誰的檔案誰負(fù)責(zé)”的原則，做到“誰形成、誰立卷、誰整理、誰移交、誰負(fù)責(zé)”。文件材料是實踐活動進行中留下的痕跡記錄，而且是同步進行的，這個痕跡留的越全、越多，越能詳實地說明實踐活動的全過程，證明和說明任何活動都需要“這個記錄”材料做依據(jù)和支撐。金融企業(yè)各類管理、業(yè)務(wù)人員進行管理、開展業(yè)務(wù)等過程中，同時產(chǎn)生形成記錄和反應(yīng)活動過程的第一手（記錄）文件材料，每一份、每一頁檔案的內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備、書寫材料是否耐久、是否得到安全保管和及時移交都取決于業(yè)務(wù)活動的承擔(dān)者。各類業(yè)務(wù)人員是歸檔文件（檔案）質(zhì)量的決定者。因此檔案管理部門應(yīng)該對產(chǎn)生檔案的活動全過程參與進去，對產(chǎn)生檔案的人員都提出歸檔要求，將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目以及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。兼職人員主要是負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件材料的形成積累、整理、立卷、移交及與檔案部門的業(yè)務(wù)信息的協(xié)調(diào)溝通，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門、分管項目移交歸檔的質(zhì)量審核及簽署意見，對齊全完整準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。五要完善檔案工作的制度體系，建立長效機制。應(yīng)盡快完善檔案管理制度，包括文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度、檔案工作責(zé)任追究制度（對不按照歸檔歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應(yīng)的懲處）、離崗交接清點等制度，讓制度規(guī)范檔案管理工作。六要實行各類檔案集中統(tǒng)一保管。目前大部份金融企業(yè)的文件材料、檔案都分散在部門、個人的手中，有許多弊端，主要一是業(yè)務(wù)部門人員不熟悉檔案管理政策、法制和規(guī)章制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范；二是業(yè)務(wù)檔案長期存放在業(yè)務(wù)部門存在利用業(yè)務(wù)檔案辦理假業(yè)務(wù)的風(fēng)險；三是業(yè)務(wù)檔案存放業(yè)務(wù)部門，檔案保管不集中，庫房安全存在隱患；四是業(yè)務(wù)檔案分散保管浪費庫房空間和人力物力。因此，應(yīng)該以金融企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對所屬部門、下屬基層單位或駐地遠(yuǎn)的單位檔案，對其實體保管和信息利用狀況進行動態(tài)監(jiān)管。各部門也應(yīng)按照規(guī)定，將應(yīng)歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交檔案管理部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。七要規(guī)范檔案工作的整理利用體系。明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。做到分類科學(xué)、排列有序、保管期限確定準(zhǔn)確、檔號編制規(guī)范。要制定本金融企業(yè)《各類文件歸檔范圍和保管期限表》，明確各類文件歸檔范圍、保管期限。要制定本金融企業(yè)《檔案分類方案》，明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。制定本金融企業(yè)《檔案整理規(guī)范》，明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制、檔案裝具等，讓檔案整理工作有章可循。同時要做好檔案保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用等工作，還要建立全宗卷，將檔案管理檔案過程中的所有資料以及組織機構(gòu)沿革、大事記、全宗介紹等材料進行集中保管。八是要加強電子文件管理工作。金融企業(yè)應(yīng)加強對電子文件的管理，尤其是有些業(yè)務(wù)檔案電子化了以后，業(yè)務(wù)檔案更多的以電子文件形式存在，一定要將電子文件納入歸檔范圍。因此金融企業(yè)在建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)該有檔案部門的參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。同時應(yīng)按照要求做好電子檔案的存儲和安全管理，保證電子檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要的電子檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保檔案安全。九要規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)外包工作。如果有將業(yè)務(wù)檔案管理進行服務(wù)外包的需求，應(yīng)該從以下三點把握，一是檔案管理服務(wù)外包前，應(yīng)選擇安全保障能力好，具有相應(yīng)資質(zhì)的承包商；二是在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款；三是只能將不含有國有秘密的檔案進行服務(wù)外包，其中的含有國家秘密不僅僅是標(biāo)定了密級的文件，還包括含有敏感信息的檔案，均不得外包。十要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案專兼職管理人員都應(yīng)該具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，檔案部門專職人員應(yīng)定期參加金融企業(yè)系統(tǒng)以及市區(qū)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班；專職檔案員還要每年制定培訓(xùn)計劃，并對各部門專兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

作者:荊冰 單位:威海市環(huán)翠區(qū)發(fā)展和改革局