導語：高校學籍檔案發(fā)展創(chuàng)新思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】新時代高校學籍檔案數(shù)量隨著高校規(guī)模的擴張而呈現(xiàn)倍增之勢，檔案的管理形式也隨著技術(shù)的發(fā)展發(fā)生了顯著變化。文章探究高校檔案管理的現(xiàn)狀，并從黨的精神中得到啟示，重視新時代青年在高校檔案管理中的責任擔當，尋求新時代高校檔案管理的創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】學籍檔案；發(fā)展創(chuàng)新；青年；責任擔當

學籍檔案貫穿著學生這一高校主體從入學就讀至畢業(yè)整個過程，在規(guī)劃高校發(fā)展、制定人才培養(yǎng)方案、提升教育教學理念、培養(yǎng)人文精神與素養(yǎng)過程中具有很大的參考價值。高校學籍檔案包含的各種重要信息，是解決許多現(xiàn)實問題的科學參考依據(jù)。在科學技術(shù)高速發(fā)展的今天，社會經(jīng)濟發(fā)展下用人單位優(yōu)中選優(yōu)錄取畢業(yè)生，也對高校學籍檔案管理的規(guī)范和效率提出了新的要求，要求高校學籍檔案管理工作更注重發(fā)展與創(chuàng)新。指出，青年一代是民族的希望，要承認青年一代的力量，為青年一代創(chuàng)建平臺，在新時代的發(fā)展中展現(xiàn)青年擔當。這啟示我們，在加快高校檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的征程中，青年一代要貢獻自己的力量。

一、高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學籍檔案管理電子化趨勢不明顯。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校學籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合，電子化成為必然趨勢。許多高校受辦公自動化的影響，雖已提出了無紙化辦公的概念，文件的傳輸大都在計算機系統(tǒng)中完成，學籍檔案以機讀的形式記錄在磁盤中，在一定程度實現(xiàn)了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文檔，高校學籍檔案管理的收集、整理和歸檔工作也呈現(xiàn)出不同于傳統(tǒng)的新特點。但受管理模式、機構(gòu)部門間工作銜接等權(quán)責利方面制約，文件起草、定稿、發(fā)放、回收過程，在學籍異動事宜經(jīng)辦過程中仍然在很大程度上依賴紙質(zhì)文件，請示匯報等工作仍實行線上與線下雙軌運行。（二）學籍檔案管理系統(tǒng)軟件參差不齊。學籍檔案管理工作依據(jù)統(tǒng)一管理原則開展，電子化檔案管理模式興起之后，不同高校檔案管理軟件的內(nèi)部機制存在較大的差距。一些高校的學籍檔案管理僅使用單機版的管理系統(tǒng)，一些高校的學籍檔案管理沒有軟件系統(tǒng)，僅使用Excel表格，日常資料、數(shù)據(jù)的保存靠管理人員的經(jīng)驗和習慣進行人工輸機，無統(tǒng)一標準化的歸檔要求和流程。這雖在很大程度上避免了網(wǎng)絡(luò)安全風險，卻造成同一檔案在高校檔案管理機構(gòu)之間的流動很難實現(xiàn)無縫銜接。目前的軟件開發(fā)由于缺乏足夠的技術(shù)和資金支撐，尚不能同時實現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件的快速檢索，其滯后性和不統(tǒng)一性限制了高校電子化檔案管理的發(fā)展進程。（三）學籍檔案管理人員的素質(zhì)偏低。高校對于學籍檔案工作的重視程度普遍不夠，從領(lǐng)導層、教輔人員甚至學生對檔案管理工作認知均存在不同程度的偏差，認為學籍檔案管理崗位是“閑職”。加上高校檔案事業(yè)基礎(chǔ)比較差，檔案管理的質(zhì)量不高，檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)不高，新鮮血液注入不足，往往依照慣例開展工作，缺乏系統(tǒng)的理論與實踐學習指導，缺乏團隊領(lǐng)導與團隊協(xié)作，在此情況下實施電子化檔案管理，難度相當大。如何從繁重的日常工作中抽身系統(tǒng)學習檔案業(yè)務(wù)知識，全面提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)與水平，切實做好學籍檔案管理與服務(wù)工作，成為青年檔案工作者面臨的問題。

二、青年應(yīng)主動擔當學籍檔案管理發(fā)展創(chuàng)新的重任

黨的提出“不忘初心、牢記使命”的時代精神，給學籍檔案管理工作帶來新的啟示。新一代創(chuàng)新型青年人才開拓進取，以師生群眾對檔案管理工作的需求為導向，尋求檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，推進學籍檔案管理電子化。（一）以信息安全為重要前提。高校學籍檔案包含著校內(nèi)師生的重要信息，具有信息密集性和信息敏感性，因此高校檔案的安全性要求要遠遠高于其他單位。在電子化檔案管理趨勢出現(xiàn)以后，高校檔案信息的安全更是成為社會關(guān)注的焦點。在此情形下，青年檔案工作者充分發(fā)揮自身責任擔當，促進高校檔案管理安全。一方面，利用技術(shù)手段加強檔案管理的安全性，如對檔案信息的提取和修改權(quán)限進行限制，所有操作前都要進行身份認證；利用密碼加密技術(shù)，在計算機開機、檔案管理軟件登錄、檔案管理重要操作執(zhí)行等環(huán)節(jié)設(shè)置不同的密碼，提高密碼保護力度；養(yǎng)成隨時備份、保留操作日志、使用完設(shè)備離身前關(guān)機等良好的工作習慣，減少檔案管理的安全疏漏。另一方面，在通過班級、專業(yè)、學院收集某項學生信息的過程中，有可能接觸到學生信息的人應(yīng)自覺嚴格做到既不惡意提取、轉(zhuǎn)發(fā)他人的信息，也不將他人重要信息置于無保護之地，重要信息要進行加密或者刪除處理，自覺擔當起高校學籍檔案信息的保護責任。（二）積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進共享。高校學籍檔案管理中，對原始文件的搜集整理和價值鑒別是一項繁重的工作，檔案管理對象分散在高校發(fā)展過程中的各個環(huán)節(jié)，良莠不齊，一些文件信息還具有隱藏性，依靠人力進行檔案信息搜集已經(jīng)遠遠不能滿足需要。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)的快速處理和分析，提煉出有價值的信息，為相關(guān)領(lǐng)導層的決策行為提供參考依據(jù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理繁雜的高校檔案文件，實現(xiàn)檔案文件的精確收錄，提高檔案搜集整理的效率。在高校內(nèi)部構(gòu)建信息數(shù)據(jù)傳輸體系，建立信息獲取通道，開放有關(guān)信息資源庫的權(quán)限，實現(xiàn)智能化全自動信息收集，并利用大數(shù)據(jù)的信息數(shù)據(jù)分析功能，輔以檔案管理人員的精確操作，實現(xiàn)對檔案信息的精確價值鑒別，減輕檔案管理人員的負擔，為下一步檔案編輯和歸類編目工作做好準備。（三）學籍檔案管理的“三化”。規(guī)范化、統(tǒng)一化、標準化是現(xiàn)階段高校檔案管理改革創(chuàng)新的重中之重，從專業(yè)技術(shù)、規(guī)章制度、學識素養(yǎng)三方面入手，促進檔案管理規(guī)范化。在專業(yè)技術(shù)方面，積極對接電子檔案管理軟件開發(fā)機構(gòu)，根據(jù)高校檔案管理電子化的現(xiàn)實要求，開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件快速檢索。對檔案管理的流程和環(huán)節(jié)進行合理拆分，形成操作簡單、流程清晰、環(huán)節(jié)固定的軟件核心，為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理提供技術(shù)支持。在規(guī)章制度方面，認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，針對高校電子化、信息化的檔案管理需求，制定出一套符合現(xiàn)實要求的學籍電子檔案管理制度、管理辦法，對檔案管理的流程、檔案的分類、檔案的編碼規(guī)則和取用制度進行規(guī)范，使現(xiàn)實中的電子化檔案管理有據(jù)可依。最后，抓好電子化檔案管理人才培養(yǎng)的契機，現(xiàn)有的檔案管理人員組建團隊，加強團隊協(xié)作意識，利用高校自身的教育資源優(yōu)勢，深化學習先進的檔案管理理念和技術(shù)，在高校檔案管理培養(yǎng)后備軍的同時，也能為社會培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才。（四）秉承綠色環(huán)保理念。在“新時代、新矛盾、新使命”的號召下，應(yīng)正確認識高校學籍檔案管理工作的重要意義，放棄過度關(guān)注檔案的現(xiàn)實利益，以長遠的眼光分析檔案的參考價值、輔助價值和精神價值。申請配置獨立的工作場所和庫房，節(jié)約用紙、減少打印耗材的消耗；實施6S管理，做好保潔工作，利用測量儀器實現(xiàn)日常溫度濕度的把控，加強防霉防蟲的處理等，減少或避免粉塵、有害氣體、蚊蟲等對檔案資料及人體的損害，力求檔案在少受或不受損毀的同時又能高效提供利用。

三、結(jié)語

黨的提出的“新時代”理念，實現(xiàn)青年擔當，是時代精神的內(nèi)在要求。積極融合新科技、新理念，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理事業(yè)，需要富有激情的專業(yè)檔案管理人員來應(yīng)對高校檔案管理電子化中的難題，在檔案管理發(fā)展過程中，需要發(fā)揮青年一代的能力優(yōu)勢和思維優(yōu)勢，推動檔案管理的電子化，在“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下探索電子化檔案管理的新途徑和新模式，對檔案管理人員的檔案管理知識和計算機實踐能力有很高的要求。新一代青年應(yīng)勇?lián)@份發(fā)展重任，以青年的激情、夢想、活力和創(chuàng)造性，探索檔案管理創(chuàng)新突破的可能路徑。

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作者:陳榮 單位:湖南城建職業(yè)技術(shù)學院