導(dǎo)語：高校實施人事檔案數(shù)字化管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文對國內(nèi)外學(xué)者們?nèi)耸聶n案的數(shù)字化管理展開了分析和探討。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案數(shù)字化管理；客觀必然性

在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化已經(jīng)成為高校人事檔案管理發(fā)展的重要趨勢。國內(nèi)外學(xué)者們?nèi)耸聶n案的數(shù)字化管理展開了分析和探討，這些研究成果對于我們理清什么是高校人事檔案的數(shù)字化管理，如何實施高校人事檔案數(shù)字化管理等一系列問題都有重要意義。

1順應(yīng)大數(shù)據(jù)時展對高校人事管理的基本要求

在大數(shù)據(jù)時代背景下，“數(shù)字化”已然成為高校人事檔案管理創(chuàng)新的基本取向，高校人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)被諸多高校定位為高校人事檔案管理創(chuàng)新改革的重點任務(wù)。毫無疑問，高校人事檔案數(shù)字化管理順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時展對高校人事檔案管理創(chuàng)新的基本要求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，研究和分析當(dāng)前高校人事檔案數(shù)字化管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。1．1高校人事檔案的數(shù)字化管理實踐順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的基本要求，重點突出高校人事檔案的“動態(tài)服務(wù)”功能。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)成為重要的信息資源，并被廣泛認為應(yīng)當(dāng)成為服務(wù)于社會大眾的基礎(chǔ)資源；同時，大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)的更新發(fā)展異常迅速，海量的數(shù)據(jù)信息及其爆發(fā)式的增長方式引發(fā)了一場深刻的數(shù)據(jù)思維革命，以上兩種力量匯聚起來，其結(jié)果是對信息數(shù)據(jù)的“動態(tài)服務(wù)”需要日益顯現(xiàn)。為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，改革和創(chuàng)新高校人事檔案管理，高校人事檔案開始了數(shù)字化的實踐探索。這場探索雖然處于起步階段，但是它高度契合了大數(shù)據(jù)時展對高校人事檔案管理的“動態(tài)服務(wù)”需求，主要表現(xiàn)為：一方面，高校人事檔案數(shù)字化管理實踐將“紙質(zhì)的”人事檔案變?yōu)椤皵?shù)字化”的人事檔案信息資源，使得人事檔案信息的獲取和利用變得更為便利；另一方面，高校人事檔案數(shù)字化管理利用現(xiàn)代信息技術(shù)對高校人員個人信息進行多元化的完善和更新，使得高校人事檔案得到逐步完善，能夠更好地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展和高校人力資源多樣化服務(wù)需求?！皺n案的數(shù)字化能夠擺脫時間和空間的束縛，可以讓用戶通過計算機網(wǎng)絡(luò)輕松便捷地查詢到需要的信息，并且非常準(zhǔn)確，促進了事業(yè)單位檔案資源利用效率的提升”［1］。1．2高校人事檔案的數(shù)字化管理實踐順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時代的基本要求，特別強化了高校人事檔案的“多樣化服務(wù)”特點。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校人事檔案的搜集來源日益多元化、呈現(xiàn)的方式日益多樣化，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)和圖片形式，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合利用音頻、視頻、圖像、文字等多元形式?？梢哉f，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校人事檔案的多元呈現(xiàn)方式和多源中心信息搜集應(yīng)當(dāng)作為數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要內(nèi)容和基本要求。能否及時提供多樣化的高校人事檔案信息服務(wù)，成為判斷高校人事檔案數(shù)字化管理好壞的重要指標(biāo)。在某種程度上講，高校人事檔案數(shù)字化管理實踐契合了大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案發(fā)展中對于“服務(wù)多元化”的需要，在實施數(shù)字化人事檔案管理的高校中，往往通過靈活多樣的信息搜集與信息呈現(xiàn)為高校人事組織決策和高校人力資源發(fā)展需要提供多樣化的服務(wù)，進而推動高校人事檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，促進高校人力資源的優(yōu)化配置。1．3高校人事檔案的數(shù)字化管理實踐順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時代的基本要求，高度關(guān)注高校人事檔案的“系統(tǒng)性服務(wù)”需求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)信息的收集、統(tǒng)計、處理和分析等各個環(huán)節(jié)都發(fā)生了深刻地改變，更加注重跨部門、跨領(lǐng)域、跨學(xué)科數(shù)據(jù)整合，而非傳統(tǒng)單一部門的信息搜集與統(tǒng)計分析。另一方面，在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校的人事決策需要更為系統(tǒng)全面的信息，需要全面而系統(tǒng)的把握高校人員的基本情況，以便做出切合實際的人事決策。在這樣的背景下，能否為高校人事檔案管理提供系統(tǒng)全面的服務(wù)，關(guān)乎到了高校人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效果。而高校人事檔案的數(shù)字化管理實踐，順應(yīng)了大數(shù)據(jù)時代給高校人事檔案管理帶來的系統(tǒng)全面信息服務(wù)要求，力圖為高校人事檔案管理部門的人事決策提供系統(tǒng)性的服務(wù)，進而為提高高校人事決策的科學(xué)化與有效性奠定堅實的基礎(chǔ)，并順利保障社會主義高等教育事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

2契合高校人事檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的基本規(guī)律

積極開展高校人事檔案數(shù)字化管理實踐探索具有重要意義，具體而言，高校人事檔案數(shù)字化管理方式符合了高校人事檔案管理事業(yè)信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展趨勢與基本規(guī)律，因此，可以說高校人事檔案數(shù)字化管理，契合了高校人事檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的基本規(guī)律。2．1高校人事檔案數(shù)字化管理充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行人事檔案管理，契合了高校人事檔案管理信息化的發(fā)展趨勢。高校人事檔案數(shù)字化管理，是高校人事檔案信息化管理建設(shè)的重要內(nèi)容。高校人事檔案信息化、數(shù)字化管理，是高校人事檔案管理實踐中順應(yīng)時展要求，立足未來發(fā)展需求而確定的改革方向。加強高校人事檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)，將高校工作人員的檔案信息以數(shù)字檔案的形式呈現(xiàn)出來，便于更加迅捷地調(diào)取和了解高校工作人員的素質(zhì)技能和能力水平，為滿足高校人才資源的實時化需求奠定基礎(chǔ)。在實際的高校人事檔案數(shù)字化管理中，應(yīng)當(dāng)著眼于現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，“要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理高校人事檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化”［2］。將現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的技術(shù)快捷性轉(zhuǎn)化為高校人事檔案管理的服務(wù)高效化，掃描、分析、數(shù)據(jù)處理等多種信息技術(shù)的運用使得高校人事檔案管理能給更為及時準(zhǔn)確地反映高校人員的基本情況，以便更好地服務(wù)于高校的人事決策工作。2．2高校人事檔案數(shù)字化管理全面優(yōu)化了高校人事檔案的管理流程和管理效率，符合高校人事檔案科學(xué)化的發(fā)展趨勢。19世紀(jì)末，“科學(xué)管理之父”泰勒提出了著名的科學(xué)管理理論，旨在通過以科層化管理和標(biāo)準(zhǔn)化動作設(shè)計來生產(chǎn)管理的效率最優(yōu)化，可見，管理科學(xué)化是以效率為取向的。在高校人事檔案管理過程中，出現(xiàn)了越來越多的新問題，例如，“需要面對檔案異地集中后數(shù)量大，材料來源散，內(nèi)容更新快，利用范圍廣，查詢頻率高，傳輸距離遠等情況”［3］。這些新情況新問題的出現(xiàn)迫切要求高校人事檔案管理過程中不斷地優(yōu)化高校人事檔案的管理模式，逐步理順和優(yōu)化高校人事檔案的管理流程，逐步提高和改善高校人事檔案的管理效率。而高校人事檔案數(shù)字化管理將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源，并且逐步完善高校人事檔案的數(shù)據(jù)庫信息建設(shè)，從而使高校人事檔案管理成為一種信息化、數(shù)字化的動態(tài)服務(wù)和實時服務(wù)，從而簡化了高校人事檔案管理的流程和環(huán)節(jié)；與此同時，高校人事檔案數(shù)字化管理融數(shù)字化管理與紙質(zhì)版管理相結(jié)合，從而充分發(fā)揮兩者在高校人事檔案管理服務(wù)中的突出優(yōu)勢，有利于改善了高校人事檔案的管理效率。高校人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)高校人事檔案的管理流程和管理效率的整體優(yōu)化，有助于為高校人事決策工作提供科學(xué)化的依據(jù)，從而契合了高校人事檔案管理科學(xué)化的發(fā)展趨勢。2．3高校人事檔案數(shù)字化管理全面革新了高校人事檔案管理的規(guī)則制度，吻合了高校人事檔案管理規(guī)范化的發(fā)展方向。高校人事檔案數(shù)字化管理實踐，不僅帶來了管理細節(jié)的變遷，更是將人事檔案管理工作推到一個新高度，不僅帶來了管理技術(shù)的數(shù)字化變化，更帶來了管理制度與管理規(guī)則的規(guī)范化變革?！笆聵I(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)是一項較大的系統(tǒng)工程，其中包括了總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等”［1］。在實施高校人事檔案數(shù)字化管理過程中，為了有效地保障這些管理流程和管理環(huán)節(jié)的順利實施，高校人事檔案管理部門又開始了高校人事檔案的規(guī)則制度建設(shè)，不斷制定和完善高校人事檔案管理的規(guī)章制度。高校人事檔案數(shù)字化管理全面革新了高校人事檔案管理的規(guī)則制度，并給高校人事檔案的規(guī)范管理創(chuàng)造了堅實的條件，使得高校人事檔案管理過程變得規(guī)范化和有序化，可以說，高校人事檔案數(shù)字化管理實踐探索高度契合了高校人事檔案管理規(guī)范化的發(fā)展方向。

3充分發(fā)揮高校人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與功能

除了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時展對高校人事檔案管理的基本要求，以及契合高校人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的基本規(guī)律之外，實施高校人事檔案數(shù)字化管理的原因還因為高校人事檔案數(shù)字化管理具有非常突出的優(yōu)勢與功能，這些優(yōu)勢與功能主要體現(xiàn)為以下幾個方面。3．1實施高校人事檔案數(shù)字化管理有助于充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學(xué)依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟改革的日漸深入，高校人才資源的流動呈現(xiàn)出日漸增長的發(fā)展趨勢，對高校人事檔案數(shù)據(jù)資源的動態(tài)化需求越來越強烈，高校人事檔案數(shù)字化管理方式順勢而生。高校人事檔案數(shù)字化管理方式，將一些并非涉及高校人員個人隱私的一些基本情況以數(shù)字化的信息呈現(xiàn)出來，有利于為高校人事行政部門的科學(xué)決策提供可靠依據(jù)?！爸挥袑崿F(xiàn)檔案數(shù)字化才能幫助領(lǐng)導(dǎo)在當(dāng)今信息瞬息萬變環(huán)境中，從紛繁的信息中，通過綜合、整理、比較、分析有價值的信息，準(zhǔn)確及時做出科學(xué)的決策，節(jié)省時間，提高決策效率和經(jīng)濟效益”［4］。與此同時，在高校人事檔案數(shù)字化管理實踐中，將部分人事檔案信息進行適度公開并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，有利于充分保障人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán)和隱私權(quán)等基本權(quán)益，從而扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案管理中僅僅針對組織部門開放的人事檔案數(shù)據(jù)信息資源。可見，高校人事檔案數(shù)字化管理有助于充分實現(xiàn)信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學(xué)依據(jù)，并充分保障人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán)和隱私權(quán)等基本權(quán)益。3．2實施高校人事檔案數(shù)字化管理有助于提高高校人事檔案的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，從而更為便捷地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。在高校人事檔案管理實踐中，數(shù)字化管理方式的引入給高校人事檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量提升帶來了新的契機，主要表現(xiàn)為：一方面，數(shù)字化管理方式的引入，突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主的人工管理技術(shù)的弊端，引發(fā)了高校人事檔案管理方式的變革?，F(xiàn)代信息技術(shù)的采用，使得數(shù)字化管理方式不再局限于傳統(tǒng)的文本紙質(zhì)管理方式，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息來源和方式的多樣化，通過網(wǎng)絡(luò)資源共享的方式將靜態(tài)的文本信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的數(shù)據(jù)資源，有助于提高人事檔案管理的效率。另一方面，數(shù)字化管理方式的引入，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化呈現(xiàn)方式，并將一些并非涉及高校人事人員個人隱私的基礎(chǔ)信息進行適度共享，有助于提升高校人事檔案的服務(wù)質(zhì)量。高校人事檔案數(shù)字化管理實踐，以數(shù)字呈現(xiàn)的方式將一些基礎(chǔ)信息進行適度共享和網(wǎng)絡(luò)，便于高校人事檔案管理人員查詢和調(diào)整人事檔案數(shù)據(jù)信息，同時，人事檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化呈現(xiàn)方式更是為高校流動人員的檔案管理提供更為便捷地服務(wù)，電子檔案、數(shù)字檔案的出現(xiàn)可以極大地解決人事檔案跨地區(qū)傳輸所存在的突出問題，進而改善人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。3．3高校人事檔案數(shù)字化管理有助于全面獲取相關(guān)人事信息，從而更為精準(zhǔn)地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)需要。在高校人事檔案數(shù)字化管理實踐中，現(xiàn)代信息技術(shù)的運用和計算機、云存儲等存儲設(shè)備的更新，超越傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中數(shù)據(jù)收集的龐雜及其對辦公室狹小空間的高度占用，使得高校人事檔案的內(nèi)容搜集更為全面，數(shù)據(jù)信息容量更為龐大，從而能夠相對滿足大數(shù)據(jù)時代來臨背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展需要，從而服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另一方面，高校人事檔案管理信息呈現(xiàn)方式日益多樣，信息搜集也逐漸全面，通過持續(xù)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)和發(fā)展，高校人事檔案管理將有可靠的數(shù)據(jù)庫資源支撐和信息技術(shù)服務(wù)平臺，從而可以更為精準(zhǔn)地服務(wù)于高校人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。這不僅體現(xiàn)為高校人事檔案數(shù)字化管理方式帶來了多元化的數(shù)據(jù)信息，從而使得高校人事檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)更有保障，高校人事檔案管理有據(jù)可依；還在于高校人事檔案數(shù)字化管理方式提供了動態(tài)化的數(shù)據(jù)信息，這樣日漸增多的數(shù)據(jù)信息既是高校人事檔案管理有序發(fā)展的基本要求，也是高校人事檔案管理適應(yīng)信息化時代、大數(shù)據(jù)時展要求的必然選擇。

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作者:陳媛華 單位:西華師范大學(xué)