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【摘要】隨著國民經濟的不斷增長，信息化技術的不斷創(chuàng)新，學校檔案數字化發(fā)展得到了質的飛躍。數字化建設作為現代學校檔案信息資料管理過程的重中之重，是一項不可或缺的關鍵內容，學校通過加強檔案數字化建設能夠全面提升檔案管理工作的科學準確性、時效性以及標準規(guī)范性，最大程度發(fā)揮出檔案信息的作用，推動學校建設穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。因此，現代學校管理人員要及時轉變自身管理工作理念，正確認識到檔案數字化管理的重要性，通過將數字化與檔案管理有機結合在一起，有效提升檔案綜合管理水平，保障學校紙質檔案的安全性。本文將進一步對學校檔案數字化展開分析與探討。

【關鍵詞】學校檔案；數字化；管理

當前是一個信息化技術時代，學校檔案建設管理工作發(fā)展要與時俱進，跟上時代前進的腳步。學校檔案管理部門要努力實現檔案數字化管理建設目標，基于檔案數字化能夠有效實現各項檔案信息資源的傳遞共享，幫助管理人員提高檔案管理質量和效率，方便用戶降低檔案信息檢索難度，從而高效獲取利用檔案信息資源。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數字化管理模式更加符合學校教育發(fā)展要求，檔案數字化建設直接關系到學校檔案管理水平，同時也會影響到學校未來教育發(fā)展水平，能夠保障各項工作順利地開展。

一、學校檔案數字化的重要意義

學校檔案數字化實質是指管理人員通過利用電子掃描、計算機錄入以及電子數據整理等不同形式，將學校檔案信息資料有效轉化成計算機設備能夠科學準確識別處理的數字形式，然后將紙質檔案信息資料以數字形式安全存儲在計算機系統(tǒng)中，方便人們的檢索查詢利用。當前，學校檔案數字化建設管理內容主要分為三個部分：第一部分是檔案目錄數字化，學校檔案管理人員要有效利用計算機信息技術構建出完善檔案目錄數據庫、完成對檔案文件及目錄的計算機管理；第二部分是檔案內容數字化，檔案管理人員通過采用電子掃描等方式將紙質檔案內容轉化成數字形式，并建立起檔案內容數據庫；第三部分是視頻、錄音以及圖片檔案數字化管理，檔案管理人員要積極構建出多媒體檔案信息數據庫，將相關檔案資料安全存儲在該數據中。學校加強檔案數字化建設的重要意義主要體現在以下幾方面內容。（一）滿足學校安全存儲要求。學校紙質檔案管理往往對于檔案室環(huán)境建設要求較高，倘若檔案儲存室中的環(huán)境溫度與濕度存在異常情況，將會影響到紙質檔案的正常壽命，造成檔案資料的破壞并難以進行復原，這對于學校來說無疑是一種損失。因此，現代學校通過將紙質檔案進行數字化處理，不僅能夠充分保障各校檔案信息資料的使用次數和使用壽命，還可以有效防止紙質檔案原稿在反復借閱使用后產生損壞無法復原的情況。學校實現對紙質檔案資料的數字化管理目標，能夠最大限度滿足學校對于紙質檔案的安全存儲要求，不用擔心數字化檔案會受到外界環(huán)境因素的影響遭到破壞，解決了歷史紙質檔案因紙質脆化變質、蟲蛀等難以保護的問題。（二）提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)學校檔案管理模式下，檔案查詢借閱者需要通過依靠人工檢索方式去獲取對應的檔案資源，這個過程需要消耗一定的時間。針對于此，學校通過加強紙質檔案數字化建設，將檔案內容轉化成數字形式保持在計算機檔案系統(tǒng)中，這樣一來用戶就可以直接使用計算機去高效檢索查詢需求檔案信息，方便自身快速找到對應的檔案資料，并將檔案資料進行復印。學校實現檔案數字化管理目標能夠最大程度提升檔案利用效率，有效拓寬原始檔案的利用范圍，讓更多人發(fā)揮出檔案資料的價值作用，推動學校教育建設和諧穩(wěn)定的發(fā)展。（三）實現檔案信息資源共享。檔案的價值發(fā)揮需要實現對檔案資料信息的共享目標，傳統(tǒng)檔案管理模式無法有效滿足學校多人同時借閱使用檔案信息資源，這樣無疑會耽誤到人們的檔案信息利用工作，不利于檔案信息的共享傳遞交流。因此，學校必須通過加強檔案數字化建設，實現對檔案紙質文件、網絡信息、電子文件向配套的歸檔模式，有效構建出網絡上的檔案信息資源庫，將不同檔案信息資源優(yōu)化整理分類后存放在指定數據庫中，這樣一來，不同用戶就可以在同一時間上網查詢共享利用檔案資源，實現學校各部門檔案信息資源的科學共享目標。

二、學校檔案數字化管理方法思考

（一）電子掃描優(yōu)化處理。與市場企業(yè)檔案管理內容不同，學校紙質檔案管理需要及時做到優(yōu)化整理歸類工作，這樣才能夠方便用戶的查詢使用。學校紙質檔案資料的載體是存在一定差異性的，但是數字化處理方式卻無太大區(qū)別。學校檔案管理人員在面對學籍信息表、畢業(yè)證存根等以紙質作為核心載體的檔案信息資料管理時，可以通過利用電子掃描方式進行數字化處理。由于學校紙質檔案規(guī)格是多種多樣的，管理人員在對紙質檔案進行數字化處理時要合理選擇相對應的電子掃描設備，比如對于規(guī)格較大的紙質檔案工作人員可以優(yōu)先采用大型數碼平臺展開直接掃描保存工作。當學校紙質檔案對色彩數字化處理存在一定要求時，工作人員則需要選擇使用具備彩色模式的掃描設備，而如果是對存在污損紙張檔案資料進行掃描時則需要利用到去污模式。如果是對于一些非紙質實體檔案資料，檔案管理人員則可以利用拍攝手段完成對非紙質化檔案資源的數字化處理，根據檔案實際特征合理選擇最佳拍攝掃描。（二）數字化檔案信息網絡建設。學校在黨建檔案數字化管理系統(tǒng)過程中，首先要保障數字化檔案信息網絡的安全穩(wěn)定性。學校檔案數字化信息網絡建設內容主要可以分為兩部分：一部分是檔案信息網站建設，一部分是內部局域網建設。學校管理人員可以通過利用計算機技術有效搭建起能夠突出本校文化特色的校園網站，并在校園網站中優(yōu)化設計出檔案信息管理服務系統(tǒng)，當用戶成功登錄該網站就可以進行需求檔案資源的檢索查詢使用，檢索信息主要涵蓋了文字、圖像、視頻等。檔案管理人員要及時上傳各項檔案信息資源，優(yōu)化組織上網信息數據，賦予檔案信息網絡更多的服務功能，為用戶有效提供自定義、跨門類的檢索，這樣才有利于提高網絡檔案信息的檢索效率，方便用戶高效利用學校檔案信息資源。（三）建立專業(yè)完善檔案數字化管理人才隊伍。在教育發(fā)展新形勢下，現代學校要高度重視檔案數字化建設工作，針對該項工作學校要專門組建起高能力、高素質的數字化管理人才隊伍。檔案數字化管理人員不僅要熟練掌握運用各項計算機網絡技術，還必須具備良好的檔案理論知識和管理技術水平，能夠履行好自身的職責，為廣大用戶提供優(yōu)質檔案數字化管理服務。學校檔案管理部門要定期組織檔案管理人員參與專業(yè)化培訓教育工作，不斷提高他們的業(yè)務能力和綜合素質，全面掌握檔案管理基礎知識和基本技能，接觸了解到最新檔案數字化方法，并將數字化建設內容與學校檔案管理工作融合在一起，全面提升學校檔案管理水平。學校還可以通過邀請社會檔案管理研究專家學者到校進行座談交流，分享最新檔案數字化管理經驗，幫助檔案管理人員提高數字化管理意識，實現檔案的科學規(guī)范化管理目標。（四）加大對檔案數字化的成本投入。在信息化技術發(fā)展背景下，學校要根據自身辦學條件和教育發(fā)展水平，適當加大對檔案數字化建設管理工作的成本投入工作，積極完善檔案數字化管理工作環(huán)境，培養(yǎng)更多的檔案數字化優(yōu)秀管理人才。首先，學校要針對檔案管理人員制定出一定的激勵政策，將員工數字化管理工作表現納入績效考核體系中，促使員工能夠積極主動學習數字化管理技術和方法，將先進管理理念帶入實踐管理工作中，為廣大用戶提供優(yōu)質檔案管理服務工作。然后，學校要安排專業(yè)人員深入市場進行調研分析工作，充分掌握用戶對于數字化檔案管理服務的相關需求，從而有針對性地引進完善檔案數字化軟硬件資源，強化學校內部檔案數字化管理環(huán)境建設工作，促使工作人員能夠依托網絡平臺開展檔案服務活動，提高學校檔案交互能力，并更加高效利用檔案。

三、結束語

綜上所述，檔案管理是現代學校開展各項工作的重要基礎，其工作質量高低直接關系到能否促進各項教學研活動的順利開展。因此，學校要注重推動內部檔案的數字化管理建設，結合自身檔案管理建設發(fā)展情況，科學引進利用先進的信息化技術，構建出完善的檔案數據庫，將不同類型檔案內容以數字化形式安全儲存在系統(tǒng)庫中，方便用戶的上網檢索查詢利用，最大程度發(fā)揮出學校檔案資源的價值作用。

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作者:胡純輝 單位:廣西南寧市第三中學