導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案資源管理價(jià)值與原則分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展及信息化程度的提高，激活檔案資源，充分發(fā)揮其管理價(jià)值，是高校管理人員、教師和檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要課題．激活高校檔案資源，能充分挖掘和合理配置高校人力、物力、教育教學(xué)和科研資源，對(duì)高校建設(shè)和發(fā)展具有重要意義．激活高校檔案資源，應(yīng)當(dāng)遵循共享性原則、紀(jì)律性原則、保密性原則、規(guī)范性原則．

關(guān)鍵詞：高校檔案資源；激活；管理價(jià)值；原則

1引言

檔案是反映人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是世界文明發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，在社會(huì)發(fā)展歷史中發(fā)揮著特殊重要的作用．存在于檔案中的那些原始性、基礎(chǔ)性的信息資源，只要我們能認(rèn)真地挖掘、充分地利用，就能清楚地認(rèn)識(shí)人類社會(huì)生存發(fā)展的脈絡(luò)和軌跡，使這種珍貴的歷史記憶成為現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展不可替代的寶貴財(cái)富．高等學(xué)校的檔案也是如此，高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖像等形式的記錄資料，及時(shí)歸集編檔管理，科學(xué)地予以利用，同樣能成為高校自身發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展的寶貴財(cái)富．合理激活檔案資源，充分利用大量的原始性、基礎(chǔ)性檔案資源，對(duì)學(xué)校管理工作有著怎樣的價(jià)值、應(yīng)遵循什么樣的原則，值得我們深入研究和思考．

2文獻(xiàn)綜述

檔案學(xué)是信息科學(xué)和歷史科學(xué)的重要分支學(xué)科．檔案問(wèn)題的研究一直是學(xué)術(shù)界研究的熱點(diǎn)．通過(guò)輸入關(guān)鍵詞發(fā)現(xiàn)，近10年來(lái)知網(wǎng)上涉及研究檔案管理問(wèn)題的學(xué)術(shù)論文上萬(wàn)篇，其中在權(quán)威期刊發(fā)表的論文就超過(guò)了1000篇．這些論文都是從檔案管理和提升服務(wù)質(zhì)量的視角來(lái)研究的．如：郭若涵等研究了在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中后現(xiàn)代檔案學(xué)理論應(yīng)用問(wèn)題［1］；曹玉基于現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的責(zé)任與義務(wù)，研究了檔案管理社會(huì)責(zé)任倫理的政治、法律與道德責(zé)任類型及其普遍性、前瞻性、階段性與自律性的特點(diǎn)［2］；畢娟從集成模式研究了提升檔案管理與服務(wù)對(duì)策問(wèn)題［3］；武志芳在分析高校人事檔案管理面臨新問(wèn)題的基礎(chǔ)上，研究了高校人事檔案管理的改革路徑［4］；蔣冠研究了國(guó)家綜合檔案館數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量提升問(wèn)題［5］；李文慶等基于現(xiàn)代信息技術(shù)，研究了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化、自動(dòng)化問(wèn)題［6］．從高校檔案資源對(duì)管理所產(chǎn)生的價(jià)值視角來(lái)研究的文獻(xiàn)較少．本文試圖結(jié)合高校檔案資源的內(nèi)容和特點(diǎn)來(lái)分析其對(duì)高校管理的價(jià)值和原則，以彌補(bǔ)現(xiàn)有研究的不足．

3激活高校檔案資源的管理價(jià)值

高校檔案記載著高校的辦學(xué)歷史、管理過(guò)程與文化資源，是高校長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中積累下來(lái)的管理經(jīng)驗(yàn)與大學(xué)精神．激活檔案資源有兩層含義：一是查閱和搜集，二是利用和開(kāi)發(fā)．雖然高校檔案為高校過(guò)去了的歷史，但通過(guò)有效激活，實(shí)現(xiàn)其資源的再開(kāi)發(fā)、再利用，對(duì)高校管理會(huì)產(chǎn)生獨(dú)特的價(jià)值．3．1有助于充分挖掘和合理配置高校人力資源高校人事檔案是高校檔案中必不可少的一部分，覆蓋了高校所有在職工作人員和曾經(jīng)在校工作過(guò)的人員，包括從事基層工作的勞務(wù)人員、普通教師、專家學(xué)者和各級(jí)各類管理人員，這些人員是高校賴以生存和發(fā)展的最重要的人力資源．在高校工作的各級(jí)各類人員，多的高校有上萬(wàn)人，少的也有上千人，對(duì)于各級(jí)各類管理人員來(lái)說(shuō)，一般很難全面了解和掌握這些規(guī)模龐大的人力資源．通過(guò)調(diào)閱高校的人事檔案材料或電子檔案，就可充分了解這些資源．特別是對(duì)于各級(jí)各類管理人員來(lái)說(shuō)，人力資源的優(yōu)化組合與合理配置是節(jié)約管理成本、提升管理效率的最重要的前提．通過(guò)與檔案管理人員配合，查閱相關(guān)人事檔案，可全面掌握所管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、職務(wù)歷史、能力狀況等各類相關(guān)情況．并通過(guò)研究，進(jìn)一步利用和開(kāi)發(fā)這些人力資源，進(jìn)行重新組合或調(diào)配，可充分挖掘本單位人力資源，做到合理配置與利用，實(shí)現(xiàn)其人力資源的管理價(jià)值．3．2有助于充分挖掘和合理配置高校物力資源高校后勤檔案也是高校檔案不可缺少的一部分，其記載著高校所有的關(guān)于房屋建筑、水電設(shè)備、綠化環(huán)境、周邊環(huán)境、道路設(shè)施、體育設(shè)施、辦公設(shè)施等基礎(chǔ)物力資源．而且高校的這些資源既分散又龐雜，管理人員很難全面了解和把握．通過(guò)查閱學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的檔案材料或電子材料，就可全面掌握這些資源，并通過(guò)進(jìn)一步的研究進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，對(duì)本單位利用這些資源降低管理成本具有重要價(jià)值．如二級(jí)學(xué)院在組織學(xué)術(shù)會(huì)議時(shí)，如果不了解學(xué)校的學(xué)術(shù)報(bào)告廳資源，就有可能與其他院系發(fā)生沖突，一旦全面了解后，就可能在發(fā)生沖突時(shí)利用其他學(xué)術(shù)報(bào)告廳來(lái)解決這一問(wèn)題．3．3有助于充分挖掘和合理配置教育教學(xué)資源高校檔案記錄最多的應(yīng)是學(xué)校的教育教學(xué)資源，這里不僅有諸如教室、實(shí)驗(yàn)室等硬件資源，更多的是記錄了歷年教學(xué)狀態(tài)的軟件資源，如教務(wù)處歷年的教學(xué)計(jì)劃、課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、歷屆學(xué)生成績(jī)、教師課堂競(jìng)賽、學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽、人才培養(yǎng)方案修訂、教學(xué)改革課題申報(bào)和審批、學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)課題的申報(bào)和審批等大量的檔案．這些檔案資源是對(duì)學(xué)校所有教學(xué)狀態(tài)的反映，是學(xué)校最寶貴的教學(xué)資源和財(cái)富．對(duì)于學(xué)校分管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院院長(zhǎng)、分管教學(xué)工作的副院長(zhǎng)、普通教師、輔導(dǎo)員來(lái)說(shuō)，這些資源尤其重要．通過(guò)查閱這些檔案并研究開(kāi)發(fā)、利用這些資源，對(duì)管理層的教育教學(xué)管理決策、教師層的備課、輔導(dǎo)員有針對(duì)性實(shí)施對(duì)學(xué)生的教育引導(dǎo)等有著基礎(chǔ)性的指導(dǎo)價(jià)值．例如，教務(wù)處對(duì)人才培養(yǎng)方案的修訂，只有在借鑒、研究歷年的人才培養(yǎng)方案基礎(chǔ)上，才能結(jié)合新時(shí)展的要求，構(gòu)建合理有效的新人才培養(yǎng)方案．專業(yè)班級(jí)輔導(dǎo)員只有在通過(guò)查閱學(xué)生的檔案，充分了解學(xué)生個(gè)性或家庭背景的基礎(chǔ)上，才能實(shí)施有針對(duì)性的輔導(dǎo)和教育．3．4有助于充分挖掘和合理配置科學(xué)研究資源高校不僅肩負(fù)著培養(yǎng)專業(yè)人才的教學(xué)工作任務(wù)，也擔(dān)負(fù)著開(kāi)發(fā)創(chuàng)新的科研工作重任．因而會(huì)產(chǎn)生大量的科研工作檔案，尤其對(duì)于重點(diǎn)本科院校來(lái)說(shuō)，由于擔(dān)負(fù)的科研任務(wù)多、級(jí)別高，科研工作者隊(duì)伍規(guī)模龐大，這些檔案資源更是汗牛充棟．如歷年各種級(jí)別的科研人員檔案、科研成果檔案、科研課題檔案、科研成果轉(zhuǎn)化檔案、校外科研資源檔案等．由于數(shù)量多、種類多，一般科研人員和管理者很難全面了解和把握．如果不充分了解這些資源，學(xué)校在科研管理方面、教師在申報(bào)科研課題或做課題的過(guò)程中都可能是盲目的、無(wú)知的．如果搜集歷年的科研檔案材料并加以充分利用和開(kāi)發(fā)，管理者可合理配置學(xué)?？蒲匈Y源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的有效布局和管理；科研工作者可在申報(bào)課題或做課題中，調(diào)配學(xué)校已有的相關(guān)科研力量、申報(bào)學(xué)校有優(yōu)勢(shì)的科研課題、提升科研效率完成課題任務(wù)等．如高校教師在選擇科研課題主題時(shí)，如果能結(jié)合學(xué)科在某一方面的科研優(yōu)勢(shì)，組合學(xué)校最得力的科研人員形成科研團(tuán)隊(duì)，其申報(bào)成功的概率會(huì)提升很多．

4激活高校檔案資源的原則

按照檔案管理工作相關(guān)制度要求，在激活的同時(shí)，檔案的利用、開(kāi)發(fā)也應(yīng)當(dāng)遵守和把握好一些重要原則．4．1激活高校檔案資源應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持共享性原則《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條第二款對(duì)“檔案”一詞作出如下法律規(guī)范：“本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄．”這里從時(shí)間、空間和價(jià)值量三個(gè)維度全面概括了“檔案”的含義，從它涉及對(duì)國(guó)家和社會(huì)產(chǎn)生廣泛的價(jià)值影響來(lái)看，我們要激活檔案資源的服務(wù)功能，就應(yīng)當(dāng)充分注重檔案自身具備的廣泛價(jià)值，積極創(chuàng)造并提供更多的查閱、利用平臺(tái)與手段，努力實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的廣泛共享性．4．1．1激活高校檔案資源功能，以檔案資源的充分性和便捷性推進(jìn)廣泛的共享就國(guó)家檔案而言，其內(nèi)容主要涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、社會(huì)、生態(tài)環(huán)境和宗教諸多方面．就某所高等學(xué)校，內(nèi)容就更加具體了：教職工的人事檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、圖示資料檔案、校園文化檔案、學(xué)校變遷檔案……所有這些年代不同、層次不等的大大小小的檔案資源，全都具備服務(wù)的功能，全都在“激活”的范圍之內(nèi)．檔案工作者為了激活檔案服務(wù)功能，一是要保證入庫(kù)資源的全面性，要高度重視內(nèi)容的廣泛性，不應(yīng)該有選擇性地眷顧與突顯，更不應(yīng)該有選擇性地忽略與遺忘．二是要提高查找使用入庫(kù)資源的便捷性和可靠性，在檔案資料的接收、編排、歸類整理、查閱管理工作過(guò)程中，既要依靠結(jié)構(gòu)式管理，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率；又要及時(shí)做好入庫(kù)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，積極降低檔案出庫(kù)率，使檔案利用更加方便快捷．只有這樣，才能充分激活和發(fā)揮檔案資源廣泛的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)功能的共享性．在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，激活和促進(jìn)檔案資源共享具有特別重要的意義．它是伴隨著各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的文件，它其實(shí)就是一種資源整合，是服務(wù)創(chuàng)新的一種模式．4．1．2激活高校檔案資源功能，要以凸顯檔案資源的價(jià)值性來(lái)鼓勵(lì)和引導(dǎo)廣泛的共享美國(guó)社會(huì)學(xué)家詹姆斯．科爾曼說(shuō)過(guò)，社會(huì)發(fā)展不僅需要經(jīng)濟(jì)資本，也離不開(kāi)社會(huì)資本和文化資本．而社會(huì)資本“并非某種單獨(dú)的實(shí)體，而是構(gòu)成社會(huì)機(jī)構(gòu)的各種要素組成的整體，包括信息網(wǎng)絡(luò)、權(quán)威關(guān)系”等，進(jìn)而把社會(huì)資本看成是增加個(gè)人利益和解決社會(huì)問(wèn)題的重要資源［7］．而檔案資源其實(shí)正是一種隱性的社會(huì)資本和文化資本資源，誰(shuí)能更好地、有效地激活它，它就能幫助誰(shuí)更便捷進(jìn)行社會(huì)交流、溝通和增強(qiáng)社會(huì)凝聚力．例如，普通高校在招生就業(yè)、各類人員培訓(xùn)、面向社會(huì)的文化傳播這些方面，都可以加強(qiáng)利用學(xué)校檔案資源制作、開(kāi)發(fā)并向社會(huì)輸送信息，以此滿足不同消費(fèi)層次的文化教育需求，為當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供信息資源，達(dá)到資源廣泛共享，同時(shí)又能提升高校自身社會(huì)形象，不斷為學(xué)校創(chuàng)造效益．激活高校檔案資源功能，可以在不同領(lǐng)域引導(dǎo)、利用和互動(dòng)，特別在當(dāng)前信息化高速發(fā)展的時(shí)代，每個(gè)單位和部門的檔案機(jī)構(gòu)都會(huì)以檔案資源社會(huì)共享為目的、提供社會(huì)服務(wù)為宗旨，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)云平臺(tái)等信息手段，讓單位內(nèi)部的檔案實(shí)體“動(dòng)起來(lái)”，既及時(shí)提供自身所形成的檔案資料，讓檔案館藏資料豐富起來(lái)，又積極實(shí)現(xiàn)功能的轉(zhuǎn)換，讓檔案提供與利用資源越多的部門越能優(yōu)先獲得資源和擴(kuò)大社會(huì)影響，在矛盾的對(duì)立統(tǒng)一中實(shí)現(xiàn)共享性．例如在高校各院、系中定期檔案利用率最高的前幾位名單，并采取措施將這些院系的專業(yè)檔案作為優(yōu)先進(jìn)館的重點(diǎn)，把這些院系的科研成果重點(diǎn)推送，以此大力促進(jìn)檔案更加廣泛的共享．同時(shí)還可以將檔案進(jìn)行“數(shù)字化處理”，按照各自檔案機(jī)構(gòu)的不同特色，建立自己的網(wǎng)頁(yè)、網(wǎng)站等．由此滿足社會(huì)利用者不同形式、不同內(nèi)容的要求，輕松選擇網(wǎng)上下載、閱覽，方便快捷地得到自己所需內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，提高其利用價(jià)值．這實(shí)際上就是以激活檔案服務(wù)功能來(lái)實(shí)現(xiàn)資源整合和服務(wù)創(chuàng)新．4．2激活高校檔案資源應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持規(guī)范性原則《辭海》中“檔案”的簡(jiǎn)潔概念為“保存起來(lái)以備查考的文件”．簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案活動(dòng)就是一為“存”，一為“查”，但存與查是否有意義，決定于怎么“?！?、如何“備”．從本質(zhì)上說(shuō)，檔案的生命線就是“?！贝娴煤?，完“備”易查，檔案只有盡可能地發(fā)揮它的服務(wù)功能才有存在的意義．而要做到保存好、完備易查，就必須具有嚴(yán)格的規(guī)范性．檔案資料絕不是任何可隨意收集保存的文件及實(shí)物，也不是地?cái)偽膶W(xué)，可任意進(jìn)行描摹篡改．檔案是有價(jià)值的文獻(xiàn)集合，是厚重的國(guó)事國(guó)策的集合，是國(guó)家機(jī)密的集合，是人類文明成果的集合．檔案的每一段文字、每一幀照片、每一幅圖表，都是嚴(yán)肅而神圣的，是不容褻瀆和冒犯的．因此，我們?cè)趶?qiáng)調(diào)激活檔案資源功能的同時(shí)，必須強(qiáng)調(diào)檔案資源的規(guī)范性．在信息時(shí)代，各種信息每天都呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，高校作為信息集中交流的場(chǎng)所，檔案資源在深層次發(fā)展過(guò)程中，其規(guī)范性越來(lái)越重要．所以，對(duì)激活檔案資源功能的規(guī)范性應(yīng)予以高度重視，應(yīng)不斷將檔案資源進(jìn)行有效整合，不斷推進(jìn)入館信息資源有序化，不斷深化檔案資源利用的廣泛實(shí)踐，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能效用的最優(yōu)化．4．2．1激活利用檔案資源要建立嚴(yán)格的程序檔案作為“備查考的文件”，這個(gè)“備”就包含了檔案查閱、復(fù)制、摘錄的方式和程序．檔案利用人要“查考”何種類型的檔案、何種級(jí)別的檔案，首先必須事先向相關(guān)管理機(jī)構(gòu)提出申報(bào)，在得到正式批準(zhǔn)后再按一定的程序完成查閱、復(fù)制工作．《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“單位和個(gè)人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案．”例如對(duì)學(xué)校館藏檔案進(jìn)行激活利用，首先必須符合國(guó)家規(guī)定，還要報(bào)校長(zhǎng)或主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可對(duì)外開(kāi)放；而社會(huì)其他單位和個(gè)人需要利用檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或本人身份證方可查閱．利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》．即便是備考網(wǎng)絡(luò)商務(wù)檔案，也必須按相關(guān)程序規(guī)則辦事．不符合程序、違背原則的做法是絕對(duì)不允許的．對(duì)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理．特別是音頻、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等很多非規(guī)范性的動(dòng)態(tài)信息和電子產(chǎn)品，它們涵蓋面廣，不同類型的檔案機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)信息歸檔和保存中承擔(dān)不同責(zé)任，社會(huì)各組織內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)信息歸檔和保存的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，它承擔(dān)著對(duì)與其自身有關(guān)的各類網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行捕獲和存檔的任務(wù)［8］．若資源整合不到位、不規(guī)范的話，它的資源分布和流通都會(huì)不均衡，就不能達(dá)到信息資源的有序化，就會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)資源共享效用的最大化．4．2．2激活利用檔案資源要有權(quán)責(zé)意識(shí)，遵守相關(guān)制度和紀(jì)律查閱、復(fù)制不同種類不同級(jí)別的檔案資源，必須受到相應(yīng)紀(jì)律條款的約束．能否摘抄，能否復(fù)制，能否外借，諸如此類，都必須按紀(jì)律按規(guī)定辦事．在實(shí)際工作中，檔案工作人員可能會(huì)碰到蠻不講理、越規(guī)逾矩索取檔案資源的行為，對(duì)這種行為應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅批評(píng)、堅(jiān)決抵制．例如高校的黨群、行政類的黨委會(huì)議記錄和紀(jì)要，校長(zhǎng)聯(lián)席辦公會(huì)議的會(huì)議記錄和紀(jì)要等，查閱人如果需要查閱和借閱，必須嚴(yán)格按照檔案規(guī)章規(guī)定的紀(jì)律要求辦事：不能隨意借出，更不能出現(xiàn)任意涂改；認(rèn)真組織相關(guān)部門的責(zé)任人員進(jìn)行不定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建立健全檔案法律意識(shí)；按照國(guó)家行政主管部門的檔案法規(guī)文件辦事，如《檔案法實(shí)施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，保證在需要檔案資源時(shí)嚴(yán)守紀(jì)律，不隨性而為．檔案部門也要為檔案利用者創(chuàng)造條件、簡(jiǎn)化手續(xù)，保證服務(wù)的便捷性，對(duì)檔案資料予以公布時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審查并嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，也不得侵犯他人的合法權(quán)益［9］．4．3激活高校檔案資源應(yīng)當(dāng)遵循保密原則一般來(lái)講，在各部門、單位檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案資源中，都會(huì)有涉及個(gè)人隱私的、涉及單位重大利益的、涉及項(xiàng)目生死存亡的甚至涉及國(guó)家發(fā)展成敗的檔案資料．高校檔案在這方面主要是涉及科研成果、技術(shù)研發(fā)之類的檔案．對(duì)這些檔案資源，都有相關(guān)的嚴(yán)格的保密制度并確定了保密級(jí)別．毫無(wú)疑問(wèn)，檔案查閱人需要使用這類檔案資源時(shí)，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)范、查閱級(jí)別和保密承諾，可以查閱的就申報(bào)查閱，不該碰的則必須保持應(yīng)有的距離．在使用這些檔案資源的過(guò)程中，如果出現(xiàn)泄密造成損失，則必須及時(shí)追查，追究責(zé)任，予以嚴(yán)肅處理．所以，檔案單位對(duì)于核心檔案資源的“激活”，必須慎之又慎，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十四條所做出的保密檔案密級(jí)的變更和解密的規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其實(shí)施辦法的規(guī)定．高校還應(yīng)當(dāng)注意，按照規(guī)定嚴(yán)禁將檔案資料隨意向社會(huì)團(tuán)體和外國(guó)組織出賣或贈(zèng)送，若各級(jí)各類檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國(guó)散失在國(guó)外的檔案資料，進(jìn)行國(guó)際文化交流，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等需要，則必須經(jīng)過(guò)國(guó)家檔案局或省、市、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，才可以向國(guó)內(nèi)外相關(guān)單位和組織提供、贈(zèng)送、交換檔案的復(fù)印件［10］．對(duì)高校來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案資料包括獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)牌、名人字畫等．如果需要開(kāi)展國(guó)際交流或展出，高校已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生如果出國(guó)留學(xué)需要錄取信息、學(xué)籍資料、成績(jī)信息等，都必須在將這些信息資源利用好的同時(shí)，進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格規(guī)范管理，對(duì)相關(guān)方認(rèn)真協(xié)調(diào)，根據(jù)各自需要，找準(zhǔn)范圍，找準(zhǔn)位置，進(jìn)行有針對(duì)性的定點(diǎn)服務(wù)．

5結(jié)論

總之，激活高校檔案資源功能，必須充分調(diào)動(dòng)檔案資源管理方和需求方的能動(dòng)作用，廣泛開(kāi)發(fā)利用檔案資源，積極充分地為高校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)．對(duì)檔案資源若不重視開(kāi)發(fā)利用，只是一味地收集整理，即使汗牛充棟、價(jià)值連城，它也不會(huì)有“生命的活力”，無(wú)法為社會(huì)發(fā)展提供有力的服務(wù)．在高校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，要時(shí)時(shí)客觀地記錄人們?cè)诠芾?、建設(shè)、教育、教學(xué)、科研等方面的發(fā)展印跡，檔案管理機(jī)構(gòu)和工作人員一定要以發(fā)展的眼光，和高校各級(jí)各類人員一道積極開(kāi)發(fā)利用檔案資源，共享高校文化財(cái)富，促進(jìn)高校發(fā)展和進(jìn)步．只有激活了檔案資源的管理價(jià)值，才能更好了解事物未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，為清醒地謀劃未知將來(lái)提供有力證據(jù)，才能更好把握正確的發(fā)展方向．這正是激活檔案資源功能的高超境界，體現(xiàn)了激活檔案資源價(jià)值的最佳效應(yīng)．激活高校檔案，充分利用和開(kāi)發(fā)檔案資源，在學(xué)校建設(shè)與管理、教育教學(xué)改革、科學(xué)研究工作中都有著十分重要的信息價(jià)值和決策價(jià)值．因此，無(wú)論是高校的領(lǐng)導(dǎo)層還是中層干部，或是普通教師和普通工作人員，都應(yīng)當(dāng)重視檔案的激活、利用和開(kāi)發(fā)研究．

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作者:趙菁菁 單位:長(zhǎng)沙學(xué)院綜合檔案室