導(dǎo)語：飲用水源地環(huán)境檔案管理規(guī)范化研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]隨著社會的快速發(fā)展，環(huán)境檔案管理部門事項(xiàng)不斷增多，這在很大程度上增加了檔案管理的工作量。就現(xiàn)階段廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理情況來看，還存在檔案控制力不足、檔案管理質(zhì)量較低、監(jiān)控手段缺乏等問題，亟待對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和完善，構(gòu)建出規(guī)范化的框架管理體系。基于此，以廣西集中式飲用水源地為例，對該地區(qū)環(huán)境檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出檔案管理規(guī)范化框架的構(gòu)建策略，致力于提升檔案管理效率。

[關(guān)鍵詞]廣西集中式飲用水源地；環(huán)境檔案；管理規(guī)范化

1.引言

信息時代的到來對廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以構(gòu)建出全新的管理模式，實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的規(guī)范化，并在此過程中建立規(guī)范化管理流程，加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升環(huán)境檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和利用，全面提升檔案管理工作效率。

2.廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案概述

環(huán)境檔案記載各種環(huán)境監(jiān)測過程中記錄的具備保存價值的信息，主要包括數(shù)據(jù)、文字、圖標(biāo)及照片。環(huán)境檔案來源于規(guī)定的區(qū)域，即環(huán)境監(jiān)測領(lǐng)域，就廣西集中式飲用水源地而言，就主要涵蓋該地區(qū)以內(nèi)、在環(huán)境監(jiān)測活動中形成的第一手資料，是環(huán)境管理中最為直接的歷史記錄，具備較強(qiáng)的可靠性。環(huán)境檔案包括以下特點(diǎn)：首先是完整性，環(huán)境監(jiān)測管理是一個連續(xù)性的過程，環(huán)境檔案保護(hù)了這一過程中形成的所有檔案，所有的記錄檔案的格式必須統(tǒng)一、文字和圖表必須清晰，并建立完整的更改、補(bǔ)充制度，全方位確保環(huán)境檔案的準(zhǔn)確性。

3.廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀

3.1環(huán)境檔案管理規(guī)范化制度的落實(shí)較差。近些年來由于水源地環(huán)境監(jiān)測部門制度的變革，導(dǎo)致環(huán)境檔案管理人員頻繁調(diào)動，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任環(huán)境檔案管理工作。而在歸檔、轉(zhuǎn)檔等情況中沒有按照手續(xù)辦事，存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。3.2管理不夠規(guī)范，檔案管理意識有待提升。廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵守“環(huán)境檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是環(huán)境監(jiān)測材料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，這就直接導(dǎo)致環(huán)境檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。3.3檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來管理機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致環(huán)境檔案管理較為分散，比如廣西集中式飲用水源地的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個十分落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著信息時代的到來，環(huán)境檔案管理事務(wù)量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設(shè)備時還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大地增加了工作量。

4.廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案的規(guī)范化管理策略

4.1完善硬件設(shè)備，規(guī)范管理制度。廣西集中式飲用水源地規(guī)范化管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，并根據(jù)“環(huán)境檔案工作條例”中的有關(guān)規(guī)定，建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定，需要將環(huán)境檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進(jìn)行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。檔案庫內(nèi)還有必要配置計算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大地影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，環(huán)境檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對制度，并將這些制度落實(shí)到實(shí)處。4.2構(gòu)建檔案管理責(zé)任制度。按照《檔案法》的規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案人員要確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范及安全保管和有效利用。其次實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目檔案管理體制和工作程序。確保檔案管理與環(huán)境監(jiān)測建設(shè)同步進(jìn)行，做到“三納入”、“四參加”、“五同步”?！叭{入”工作主要包括納入環(huán)境監(jiān)測工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計劃及流程；納入環(huán)境監(jiān)測的日常管理；納入環(huán)境監(jiān)測的崗位責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。其次，做好“四參加”，即相關(guān)管理人員參加設(shè)備、材料技術(shù)協(xié)議的洽商；參加環(huán)境監(jiān)測過程；參加環(huán)境監(jiān)測的評價等?！八男隆背晒姆e累、開發(fā)。4.3提升檔案管理人員的信息管理水平。廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理的專職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識。首先，需要大力進(jìn)行對環(huán)境檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案管理的認(rèn)識，讓其意識到環(huán)境檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當(dāng)今時代是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，讓在職員工具備一定的計算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。4.4檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。信息時代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對提升環(huán)境檔案信息的實(shí)效性有重大意義。4.5保證檔案內(nèi)容的真實(shí)和準(zhǔn)確。信息管理模式更加注重信息的真實(shí)性，廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實(shí)事求是的對檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不斷提升檔案的真實(shí)性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責(zé)任意識，要對每一年度的環(huán)境資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入，保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。4.6對相關(guān)管理內(nèi)容再度充實(shí)，提升環(huán)境檔案的利用率。廣西集中式飲用水源地首先需要做的就是不斷充實(shí)環(huán)境檔案資料，在信息化的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升檔案的利用價值。管理人員需要根據(jù)相應(yīng)的制度特點(diǎn)進(jìn)行改革，具有針對性和創(chuàng)造性地展開管理工作，有選擇性地進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開發(fā)，不斷擴(kuò)大環(huán)境檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包括環(huán)境監(jiān)測的基本信息，還需要包含一些典型特征，需要反映出環(huán)境管理的真實(shí)情況。4.7嚴(yán)格按照環(huán)境檔案規(guī)范化管理流程。檔案材料需要各科人員在進(jìn)行整理之后上交檔案室存檔，檔案管理人員必須同意開展鑒定、分類、整理立卷等工作，嚴(yán)格按照“中國環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范”進(jìn)行組卷。首先要清理文件資料，從某項(xiàng)檢測工作的全過程形成的具備價值的文件資料，在經(jīng)過清理、重組之后進(jìn)行分類組卷。其次是分類整理排序，廣西集中式飲用水源地采用“年度-問題-保管期限”的分類辦法，即首先將歸檔材料根據(jù)年度進(jìn)行分類，再根據(jù)不同的問題進(jìn)行分類，在問題之后按照保管期限分類，該辦法的好處就是每年的檔案能夠按照順序依次上架，不需要預(yù)備留空，庫房的管理及檢索都十分便捷，且遵循紙質(zhì)檔案在前，光盤檔案在后的順序。三是質(zhì)量要求，廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案原件內(nèi)容必須真實(shí)且準(zhǔn)確，對于已經(jīng)損毀的文件，需要及時修正，在檔案轉(zhuǎn)移時，需要雙方共同簽字，從根本上確保檔案不會丟失，并確定檔案的管理責(zé)任。四是頁碼編寫，環(huán)境檔案必須要按照頁數(shù)進(jìn)行編碼，只要有文字或者圖表的檔案都需要進(jìn)行編碼，并采用阿拉伯?dāng)?shù)字，避免空號或者重復(fù)的事件發(fā)生。最后是目錄編寫和小標(biāo)題編寫，每一份環(huán)境檔案資料都需要擬定標(biāo)題，沒有標(biāo)題的檔案需要根據(jù)內(nèi)容重新擬定，在標(biāo)題的擬定過程中，需要遵循簡潔、精煉的原則。具體規(guī)范化管理流程如圖1所示：

5.結(jié)語

新時代的到來給廣西集中式飲用水源地環(huán)境檔案管理工作帶來了極大的機(jī)遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要管理部門抓住這些機(jī)遇，搭建出高效、全新的信息管理系統(tǒng)，對管理人員進(jìn)行觀念上的更新，并根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在創(chuàng)新管理制度的同時實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和利用，全面提升環(huán)境檔案管理工作效率。

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作者:張少梅 李昆明 黃小佳 周詩翔 單位:廣西壯族自治區(qū)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心