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文書檔案信息化管理的缺點(diǎn)

雖然電子檔案有著紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，但由于其形成方式及載體的特殊性，也有著自身難以克服的缺點(diǎn)。1、電子檔案的真實(shí)性受限制。電子文件都在是電腦上形成的，人們可以對它進(jìn)行反復(fù)的編輯和修改。并且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以以一定的方式形成而看不出原作者，這就為一些人偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機(jī)。人們無法根據(jù)筆跡等紙質(zhì)檔案所特有的屬性來作出判斷，這在一定程度上影響了電子檔案的真實(shí)性。2、電子檔案的安全性和保密性有待提高。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給我們的生活提供了很多的便利，但同時(shí)也帶來了隱患。網(wǎng)絡(luò)黑客及網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對存在于網(wǎng)絡(luò)上共享的電子檔案信息也構(gòu)成了一定的威脅。計(jì)算機(jī)木馬的植入和計(jì)算機(jī)病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子檔案被丟失或被篡改。3、電子檔案的信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求。在辦公自動化條件下，文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)文書檔案管理的相關(guān)理論、操作方法等，還要求檔案管理者要熟練使用電子計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件。這就要求我們的檔案管理人員要具備較高的知識水平。目前，我國能夠熟練掌握檔案信息化工作技能的管理人員還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要，人才缺乏也成為檔案信息管理工作進(jìn)一步發(fā)展的軟肋。4、電子檔案存在不兼容問題。各軟件開發(fā)公司由于經(jīng)濟(jì)利益的需要或發(fā)展方向的不同，很多電子設(shè)備之間都是不兼容的。電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了一定的工作量和一筆不菲的支出。

建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，結(jié)合專家的意見及工作實(shí)踐，本人提出以下幾點(diǎn)建議，以供商榷。第一，要從源頭上對電子文書檔案的真實(shí)性進(jìn)行控制，與打印出來的文稿核對一致后進(jìn)行存檔。在歸檔過程中，要做好檔案的加密工作，由檔案人員一手進(jìn)行歸集、整理，不要交由其他不相關(guān)的人員經(jīng)手，防止信息的丟失與誤操作。第二，在電子檔案的傳輸與共享過程中，對電腦進(jìn)行必要的定期殺毒和維護(hù)，做好檔案的保密工作，對密級較高、不宜公開的檔案進(jìn)行特殊保護(hù)和處理，不能共享的文件絕不能泄漏出去。在檔案共享的過程中，也要做好檔案的保護(hù)工作，對檔案管理軟件要進(jìn)行定期升級和維護(hù)管理，這樣才能更好地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。第三，對檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的教育培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷學(xué)習(xí)是獲得知識、提高素質(zhì)的根本途徑。要建立自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔的學(xué)習(xí)模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，以保證檔案管理人員的素質(zhì)隨著時(shí)代變化而不斷提高。建立一定的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分，提高檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動性。加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度。通過各種形式的交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源，拓展其創(chuàng)新思維。第四，在計(jì)算機(jī)硬件和軟件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件和軟件的使用環(huán)境。增加對硬件和軟件的投入，找到適合本單位的軟硬件設(shè)施，能解決大部分的文檔不兼容問題，并且可以尋求相關(guān)的軟件專家的幫助。同時(shí)，由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的計(jì)算機(jī)硬件及軟件下產(chǎn)生的文件已不能適應(yīng)現(xiàn)有條件下存貯的需要。對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以適應(yīng)更高載體的要求。

文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載著一個(gè)單位在一定時(shí)期的發(fā)展軌跡，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著社會發(fā)展進(jìn)程中的某些重要事件。隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案信息化管理已成為當(dāng)前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。文書檔案信息化管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，做好電子檔案管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，可以使檔案發(fā)揮更大的社會價(jià)值，提供更多的經(jīng)濟(jì)效益，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

本文作者：劉莉工作單位：淮安市淮陰區(qū)城市資產(chǎn)經(jīng)營有限公司