導(dǎo)語(yǔ)：文件鑒定四要素的檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：文件歸檔鑒定是每一個(gè)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位每年都要做的一項(xiàng)工作，而長(zhǎng)期以來(lái)，我們并沒(méi)有形成關(guān)于文件鑒定準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的和較為完整的概念與操作模式。筆者從二十多年的工作實(shí)踐中總結(jié)出了“文件鑒定四要素”，從實(shí)踐和理論的雙重角度，解析了文件鑒定的基本內(nèi)涵，提供了具有推廣價(jià)值的操作模式。

一、文件鑒定四要素

文件鑒定包括文件價(jià)值鑒定、文件法律標(biāo)記鑒定、文件齊全完整鑒定和文件技術(shù)鑒定等四個(gè)要素。

1、文件價(jià)值鑒定。國(guó)家檔案局制訂的關(guān)于文件歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，是為指導(dǎo)全國(guó)范圍的文件鑒定工作制定的原則性操作指南。具體的文件鑒定工作細(xì)則只有結(jié)合本單位實(shí)際，充分考慮到本單位工作特點(diǎn)，進(jìn)行適當(dāng)修訂、調(diào)整和補(bǔ)充完善。檔案保管的目的是維護(hù)本單位的歷史面貌，滿(mǎn)足本單位各項(xiàng)工作的查考需要。文件價(jià)值鑒定就應(yīng)當(dāng)本著“以我(本單位制成文件)為主、為我(即本單位)所需”的原則，一切圍繞本單位日后查考需要保存檔案。筆者在2007年對(duì)某公司機(jī)關(guān)檔案的利用情況按文件來(lái)源進(jìn)行了分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。在全部歸檔文件中，本單位制發(fā)文件(又稱(chēng)發(fā)文)占利用總數(shù)的76％，其次是直屬上級(jí)文件，其他文件的利用率不超過(guò)3％。這就是文件價(jià)值鑒定“以我為主、為我所需”原則普遍適用的依據(jù)。文件價(jià)值鑒定還要強(qiáng)調(diào)全面性和前瞻性，從本單位實(shí)際工作需求出發(fā)，凡是今后有利用價(jià)值的文件都要?dú)w檔。

2、文件法律標(biāo)記鑒定。檔案法律效力是由歸檔文件法律標(biāo)記自然延伸下來(lái)的，它是檔案的法定原始性憑據(jù)。文件法律標(biāo)記鑒定包括兩點(diǎn)：其一是鑒定文件有無(wú)法律標(biāo)記，比如文件定稿是否已經(jīng)簽發(fā)，正本是否加蓋公章，合同文本相關(guān)各方的簽字和公章是否齊全；其二是鑒定上述文件法律標(biāo)記是否完整、規(guī)范、清晰。具體包括文件法律標(biāo)記是否使用永久性字跡材料標(biāo)識(shí)，合同協(xié)議是否具有清晰的印信、指紋，并在法定(指定)位置上簽署，文件簽發(fā)、簽署日期、簽署意見(jiàn)等是否齊全，簽署字體是否清晰、規(guī)范等等。

3、文件齊全完整鑒定。文件齊全鑒定主要針對(duì)文件的歸檔范圍，要求收集不同渠道產(chǎn)生的各門(mén)類(lèi)應(yīng)歸檔文件以及不同版本、不同載體應(yīng)歸檔文件。例如合同協(xié)議的正本、副本是否齊全，會(huì)議文件是否包括了會(huì)議通知、會(huì)議發(fā)言稿以及會(huì)議通過(guò)的文件、議題等歸檔材料。同時(shí)，文件編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)不間斷，空號(hào)、重號(hào)應(yīng)當(dāng)注明。文件完整鑒定主要是針對(duì)某一份具體的文件，要求每一份歸檔的發(fā)文具備正本與定稿兩種文本，正文與附件齊全，文件中間無(wú)缺頁(yè)，辦理的收文應(yīng)貼附領(lǐng)導(dǎo)批示和部門(mén)辦理意見(jiàn)的文件處理單等等。

4、文件技術(shù)鑒定。文字反差是否良好，有無(wú)字跡模糊、字跡過(guò)于清淡而不易識(shí)別現(xiàn)象，歸檔文件紙張有無(wú)缺殘、折皺，紙張克重是否符合要求，文件文面有無(wú)污漬、霉斑、孔洞，等等。同時(shí)，外文版文件必須注明中文標(biāo)題和內(nèi)容摘要。

二、“文件鑒定四要素”的綜合意義

1、為鑒定理論奠定基礎(chǔ)。

“文件鑒定四要素”首次明確了完整的獨(dú)立的文件鑒定概念，使之與檔案價(jià)值鑒定相互區(qū)別開(kāi)來(lái)，維護(hù)了文件鑒定工作的相對(duì)獨(dú)立性，由此為文件鑒定理論奠定了基礎(chǔ)。文件鑒定只有包括了以上四個(gè)方面的要素，才可以構(gòu)成一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)系統(tǒng)的工作方案，一個(gè)完整的工作流程。文件鑒定只有遵照以上四個(gè)要素先后操作，才能按部就班、有條不紊，進(jìn)而保證文件鑒定工作的質(zhì)量。

2、為案卷質(zhì)量把關(guān)。

許多案卷質(zhì)量存在著的問(wèn)題是在歸檔鑒定時(shí)因?yàn)槭韬龆鴮?dǎo)致的。比如文件歸檔后因?yàn)槿鄙俑郊绊懯褂?，最為典型又時(shí)而發(fā)生的例子是規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文件時(shí)，只有主件而無(wú)附件(隨文的規(guī)章制度或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn))，該類(lèi)文件則不具備實(shí)際上的利用價(jià)值。還有的是文件字跡模糊或大片污損，造成閱讀障礙導(dǎo)致誤讀誤解，最終導(dǎo)致企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)損失，或者是企業(yè)合法權(quán)益受到損害。這些問(wèn)題若在文件鑒定時(shí)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或加以糾正，等到產(chǎn)生重大不良影響或造成嚴(yán)重后果時(shí)將是無(wú)法挽回的。公務(wù)員之家

3、為檔案法律效力把關(guān)。

檔案的生命在于其所具有的法律標(biāo)記。沒(méi)有法律標(biāo)記或者法律標(biāo)記不完整、不規(guī)范、不清晰，必然影響到檔案的法律效力，有的甚至法律效力盡失而成為廢紙。這就需要文件鑒定者本著對(duì)單位、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展鑒定工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)糾正解決或妥善處理，為后人留下具有完整、規(guī)范、清晰法律標(biāo)記的檔案，以維護(hù)檔案的法律權(quán)威性和法律效力。

4、為精簡(jiǎn)室藏把關(guān)。

有的文件鑒定人員因?yàn)榍皫啄昴骋环菸募礆w檔受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，便走向另一個(gè)極端——逢文必檔，導(dǎo)致文件價(jià)值鑒定只不過(guò)是走走過(guò)場(chǎng)。這種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度直接導(dǎo)致大量不應(yīng)歸檔文件混入案卷之中，使得檔案室藏迅速爆滿(mǎn)，加大了檔案的檢索難度和管理費(fèi)用。“文件鑒定四要素”明確了單位文件的歸檔重點(diǎn)，便于合理控制文件歸檔范圍，杜絕無(wú)價(jià)值文件混入檔案之中，成為精簡(jiǎn)檔案藏室的得力舉措。