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編者按；本文主要從檔案管理信息化的相關(guān)概念；我國集團(tuán)公司檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題；對(duì)集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)的建議；結(jié)論進(jìn)行論述。其中，主要包括：信息化成為繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個(gè)新階段、檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)、檔案信息資源建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心、檔案信息化建設(shè)最終將要實(shí)現(xiàn)四個(gè)方面、確保網(wǎng)絡(luò)安全，這是在檔案信息化建設(shè)過程中我們所不能忽略的重要問題、集團(tuán)公司檔案管理信息化的理論落后、集團(tuán)公司對(duì)檔案管理信息化不夠重視、檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量不高，缺乏規(guī)模性、首先從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的作用、集團(tuán)公司的行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的引導(dǎo)、做好對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲(chǔ)和管理工作等，具體請(qǐng)?jiān)斠姟?/p>

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化成為繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個(gè)新階段,它對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展乃至整個(gè)人類文明產(chǎn)生巨大影響。目前,信息化已涉及到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域,并對(duì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、就業(yè)結(jié)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人行為方式產(chǎn)生重大影響，作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展領(lǐng)頭人的集團(tuán)公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加強(qiáng)信息化建設(shè)才能跟上時(shí)代的潮流，才能始終走在科技的前沿，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。作為一個(gè)有著復(fù)雜機(jī)構(gòu)、眾多員工的集團(tuán)公司，檔案管理的信息化無疑對(duì)企業(yè)運(yùn)作效率有著重大的影響，因此加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)公司檔案管理信息化的研究，完善集團(tuán)公司檔案管理的信息化建設(shè)有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理信息化的相關(guān)概念

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。它主要包括五個(gè)方面：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)。

其中，檔案信息資源建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。它的主要任務(wù)：一是館藏檔案的數(shù)字化，二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是您在各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的有查考和利用價(jià)值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時(shí)歸檔，而且要做到齊全完整，真實(shí)有效。

檔案信息化建設(shè)最終將要實(shí)現(xiàn)四個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須遵循的原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

文檔一體化，要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。這是檔案信息化建設(shè)的前提。

歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則，就是按照我國國家檔案局的要求，將電子文件與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。因?yàn)楸M管電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生并在日常工作中應(yīng)用，但是它的法律作用和憑證作用仍然還沒有取代紙質(zhì)文件的地位。在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存著。

確保網(wǎng)絡(luò)安全，這是在檔案信息化建設(shè)過程中我們所不能忽略的重要問題。首先機(jī)密檔案信息的安全保密問題，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識(shí)別等；其次計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的安全問題，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如安裝防火墻和實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件，對(duì)歸檔信息定期進(jìn)行下載備份等；同時(shí)還包括公共設(shè)施的安全管理等多項(xiàng)措施。

對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知有助于明確檔案管理建設(shè)的目標(biāo)，明確檔案管理建設(shè)發(fā)展的方向。檔案管理信息化建設(shè)目前還有很長的路要走，包括政府、企業(yè)都要不斷地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理運(yùn)作。

二、我國集團(tuán)公司檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題

集團(tuán)公司是企業(yè)集團(tuán)中居絕對(duì)控制地位的控股公司，在企業(yè)集團(tuán)中起主導(dǎo)作用，通過多種連接紐帶決策、影響、引導(dǎo)眾多企業(yè)的經(jīng)營方向、發(fā)展戰(zhàn)略、產(chǎn)品類型、市場(chǎng)定位乃至對(duì)一個(gè)國家、地區(qū)、產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重大影響的作用。集團(tuán)公司本身的特點(diǎn)就決定了它的檔案管理信息化建設(shè)的必要性，龐大的機(jī)構(gòu)必須依賴高科技水平的信息化來提升效率。

但是目前我國的集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)還存在著一些問題：

一是集團(tuán)公司檔案管理信息化的理論落后。這主要是檔案信息管理理論的發(fā)展跟不上檔案信息管理實(shí)踐工作的現(xiàn)實(shí)需要,檔案信息管理理論雖然來源于檔案信息管理實(shí)踐,但它同時(shí)又指導(dǎo)檔案信息管理的實(shí)踐活動(dòng)。所以，檔案信息管理理論必須面向應(yīng)用研究和工作實(shí)踐,能給檔案信息管理事業(yè)的發(fā)展指明方向,同時(shí)，工作人員也應(yīng)注重檔案信息管理理論的研究,以便增強(qiáng)檔案信息管理理論指導(dǎo)實(shí)踐的適應(yīng)性。而一些集團(tuán)公司常有這樣的觀念：檔案信息管理工作的工作經(jīng)驗(yàn)還是管理技術(shù)甚至管理理論,都是在具體實(shí)踐形成的，即使沒有理論基礎(chǔ),只要較好的模范前人的做法,工作也能夠繼續(xù)進(jìn)行,而理論研究則是理論工作者的任務(wù),但是在從事此理論研究的很多人中,很少或者無法聯(lián)系檔案信息管理活動(dòng)的實(shí)際狀況來充實(shí)自己的理論發(fā)展,從而使檔案管理信息化的理論研究在很大程度上成為純理論的演繹和歸納。

二是集團(tuán)公司對(duì)檔案管理信息化不夠重視。一些集團(tuán)公司的檔案管理工作一直沿用傳統(tǒng)的手工操作模式和服務(wù)手段，有些檔案工作者對(duì)這種原始工作程序的相對(duì)熟練，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案信息現(xiàn)代化管理的緊迫性、必要性認(rèn)識(shí)不足，因此，在政策上和管理上也不夠重視。

三是部門之間缺乏合作，低水平重復(fù)運(yùn)作。集團(tuán)公司本身的機(jī)構(gòu)龐大，甚至很多部門之間還有空間上的距離，因此作為管理檔案信息資源的各下屬機(jī)構(gòu)之間，容易缺乏有效的溝通機(jī)制和合作意識(shí)，對(duì)于共同的問題各自為戰(zhàn)，導(dǎo)致低水平的重復(fù)開發(fā)和運(yùn)作，造成人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)。另外，在很多企業(yè)中，檔案管理部門與其他信息管理部門合作也很匱乏。

四是檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量不高，缺乏規(guī)模性。很多集團(tuán)公司為了宣傳效應(yīng)也建立了一些象征性的網(wǎng)站，網(wǎng)站上也上載開放一些檔案目錄，并部分開放檔案原文、照片、錄音、錄像等，但是往往是缺乏一定規(guī)模，能產(chǎn)生一定影響的更是微乎其微，而且各類檔案信息的不平衡，某些信息貧乏而某類信息過剩，通常一些檔案信息在加工處理和流通過程中失真；檔案信息加工遲滯，使信息價(jià)值受損，甚至失去價(jià)值；信息服務(wù)缺乏針對(duì)性和預(yù)測(cè)性。

五是檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)代化基礎(chǔ)條件不足。檔案信息管理體系是一個(gè)由先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)、管理、數(shù)據(jù)和人所組成的結(jié)構(gòu)性綜合體。盡管大部分集團(tuán)公司掌握或者開發(fā)著先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，但是在檔案管理上的應(yīng)用卻不夠，這主要與企業(yè)高層的重視有關(guān)。同時(shí)也缺乏相應(yīng)的人才，目前許多單位檔案管理操作人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，專業(yè)素質(zhì)低，缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)功能的高層次認(rèn)識(shí)，大多數(shù)單位還存在檔案人員兼職或身兼數(shù)職的情況，使檔案管理人員的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了嚴(yán)重的不合理的現(xiàn)象。

除了以上問題之外，集團(tuán)公司在檔案管理信息化建設(shè)方面也具有一定的優(yōu)勢(shì)，比如集團(tuán)公司的人力、資本、技術(shù)水平等決定它們都有進(jìn)行信息化建設(shè)的條件和實(shí)力，所以相對(duì)與小企業(yè)來說建設(shè)成本較低。

總之，集團(tuán)公司的檔案管理建設(shè)還存在著很多的問題，但是由于它引領(lǐng)著其他企業(yè)的發(fā)展方向，因此必須也應(yīng)該引起相關(guān)部門的重視。

三、對(duì)集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)的建議

從以上的分析中我們可以看出集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)的一些現(xiàn)狀以及存在的一些問題，針對(duì)這些問題我們提出以下建議：

1.首先從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的作用，明確檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)。集團(tuán)公司的檔案是其重要信息資源，檔案管理的信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。因此集團(tuán)公司應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案，檔案管理信息化建設(shè)要適應(yīng)企業(yè)信息化的要求，建立科學(xué)、適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進(jìn)與整體提升的關(guān)系，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康有序發(fā)展。

2.在戰(zhàn)略上，集團(tuán)公司的行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的引導(dǎo)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬及控股子公司檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。其次，集團(tuán)公司的檔案管理信息化建設(shè)要與企業(yè)改革與流程再造相結(jié)合，與企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新相結(jié)合，要積極開展對(duì)企業(yè)檔案信息化的研究，及時(shí)交流和推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

3.在管理上，建立健全集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，并建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)制度實(shí)施的保障措施，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理。

重視檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)(如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等)相銜接，確保檔案部門對(duì)本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定、規(guī)范，檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入(輸出)及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足集團(tuán)公司文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

4.在技術(shù)投入上，要做好對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲(chǔ)和管理工作，做好對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理工作，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。要堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進(jìn)管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程的整體要求。

四、結(jié)論

總之，集團(tuán)公司檔案管理信息化建設(shè)絕不是一日之功，需要各部門的相互協(xié)調(diào)，需要公司高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等各個(gè)角度宏觀考慮，微觀操作。集團(tuán)公司也應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)發(fā)揮自身在技術(shù)、資本等各方面的優(yōu)勢(shì)來克服本身的弱點(diǎn)，完善和加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，提高企業(yè)運(yùn)作效率，為公司為社會(huì)帶來更大的收益。