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面對(duì)電子文件和現(xiàn)代檔案工作，國外的一些檔案部門，采用了鑒定政府職能而非鑒定單份文件的方法。他們認(rèn)為鑒定首先并不是集中在單份文件上，而是關(guān)注機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系，分析和鑒定政府職能、計(jì)劃、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性。如果說，傳統(tǒng)的“直接鑒定法”是針對(duì)單份文件或案卷進(jìn)行的，那么，“職能鑒定”就是一種“批處理”的鑒定方法。

據(jù)美國的一家數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)和預(yù)測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬條，據(jù)預(yù)測，到2002年這一數(shù)據(jù)將達(dá)到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個(gè)星期收到的Email比電話多得多，達(dá)到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經(jīng)傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強(qiáng)調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機(jī)構(gòu)的哪些職能活動(dòng)、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個(gè)例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實(shí)際上，我們后面還會(huì)討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實(shí)現(xiàn)的契機(jī)，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。

一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因

一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化

有關(guān)鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國家意志塑造檔案。

二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。

“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。

正如T·庫克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革?！彼酉聛碛肿髁烁鼮樯羁毯途唧w的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國家建立，為這個(gè)國家服務(wù)，作為該國政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位?，F(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑?dāng)前在西方發(fā)達(dá)國家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。

檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無疑問會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則?！彼?hào)召檔案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問題或趨勢轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。

二文件數(shù)量的激增

有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。

三越來越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中

社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項(xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問題、活動(dòng)或職能的方法來妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問題。

四電子文件的產(chǎn)生

如果說以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。

電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。

2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。

3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。

4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來鑒定。現(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。

因此，有關(guān)專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產(chǎn)生之初就開始執(zhí)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)甚至應(yīng)該在文件尚未產(chǎn)生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在?！边@樣一種要求的實(shí)現(xiàn)必須通過“職能鑒定”來達(dá)到，“職能鑒定”根植于對(duì)文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)以及其職能活動(dòng)和工作流程的深刻認(rèn)識(shí)之上，通過分析機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系以及機(jī)構(gòu)職能、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性，決定文件的存留，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)論必須要體現(xiàn)為一套詳細(xì)、具體和技術(shù)可實(shí)現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去?！奥毮荑b定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經(jīng)被普遍地接受。

二、職能鑒定不是電子文件鑒定的“專利”

傳統(tǒng)的檔案鑒定方法是一種“直接的”的方法。所謂“直接”是指閱讀文件，通過分析文件的內(nèi)容、來源和時(shí)間等等因素鑒定文件。首先觀察文件是否反映了立檔單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，如果同樣是內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要職能部門形成的文件的保存價(jià)值往往大于后勤總務(wù)部門形成的文件價(jià)值；其次分析立檔單位在社會(huì)上的地位和作用，一般來說，比較重要的機(jī)構(gòu)形成的檔案的價(jià)值相對(duì)大些。這樣一種“直接鑒定”的方法中所遵循的基本原則歸根結(jié)蒂是“職能鑒定”的體現(xiàn)。謝倫伯格曾經(jīng)說過，早期的檔案工作中，“各國檔案工作者都制定了鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)都要求保存那些能夠表明公務(wù)機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)進(jìn)行情況的文件?！薄耙袛辔募淖C據(jù)價(jià)值，一個(gè)檔案工作者應(yīng)該大體上知道：一每個(gè)機(jī)關(guān)在所屬機(jī)構(gòu)行政等級(jí)系統(tǒng)中的位置，文件的價(jià)值在很大程度上要由此決定；二每個(gè)機(jī)關(guān)所執(zhí)行職能的性質(zhì)，職能可以分為本質(zhì)的和技術(shù)性的兩種，本質(zhì)的職能應(yīng)當(dāng)有充分的文獻(xiàn)證據(jù)，技術(shù)性職能雖然對(duì)有效的實(shí)際工作十分重要，但對(duì)執(zhí)行該機(jī)關(guān)的本質(zhì)職能卻無足輕重，因而檔案工作者并不看中這種職能的充分文獻(xiàn)證據(jù)；三每個(gè)機(jī)關(guān)在執(zhí)行一定職能時(shí)所進(jìn)行的各種活動(dòng)的性質(zhì)，任何一個(gè)職能的執(zhí)行通常都由若干個(gè)行政等級(jí)不同的機(jī)關(guān)的不同活動(dòng)所組成，這些不同活動(dòng)中形成的不同文件的價(jià)值也因此是不同的?！彪y怪德國的AngelikaMenne－Haritz首先指出，職能鑒定對(duì)電子文件不是什么新東西，也不是只和電子文件聯(lián)系在一起?！币苍S重新研究傳統(tǒng)鑒定理論和方法中的相關(guān)問題會(huì)給當(dāng)代的電子文件職能鑒定的實(shí)現(xiàn)提供急需的養(yǎng)分。因?yàn)槲覀儺吘共皇窃凇鞍l(fā)明”全新的鑒定或管理方法而是“發(fā)展”我們的方法和理論。