導(dǎo)語：商務(wù)邀約禮儀一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

在商務(wù)交往中，因為各種各樣的實際需要，商務(wù)人員必須對一定的交往對象發(fā)出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方作客。這類性質(zhì)的活動，被商務(wù)禮儀稱之為邀約。

在民間，邀約有時還被稱為邀請或邀集。站在交際這一角度來看待邀約，它實質(zhì)上乃是一種雙向的約定行為。當(dāng)一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者其他某處地方約會，以及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情愿行事，而是必須取得被邀請方的同意與合作。作為邀請者，不能不自量力，無事生非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則需要及早地作出合乎自身利益與意愿的反應(yīng)。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當(dāng)作一種正規(guī)的商務(wù)約會來看待，對它絕對不可以掉以輕心，大而劃之。

對邀請者而言，發(fā)出邀請，如同發(fā)出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應(yīng)，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關(guān)系的現(xiàn)狀。

在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設(shè)法使被邀請者備忘，故此它多采用書面的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的，相對而言，它要顯得隨便一些。

正式的邀約，有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等等具體形式，它適用于正式的商務(wù)交往中。非正式的邀約，也有當(dāng)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。前者可統(tǒng)稱為書面邀約，后者則可稱為口頭邀約。

根據(jù)商務(wù)禮儀的規(guī)定，在比較正規(guī)的商務(wù)往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它作出較為詳盡的介紹。

在正式邀約的諸形式之中，檔次最高，也最為商界人上所常用的當(dāng)屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀(jì)念會、慶祝會、會、單位的開業(yè)儀式等等，只有采用請柬邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。

請柬又稱請?zhí)?，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購買印刷好的成品，還是自行制作，在格式與行文上，都應(yīng)當(dāng)遵守成規(guī)。

請柬正文的用紙，大都比較考究。它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例，對折后的左面外側(cè)多為封面，右面內(nèi)側(cè)則為正文的行文之處。封面通常講究采用紅色，并標(biāo)有“請柬”二字。請柬內(nèi)側(cè)，可以同為紅色，或采用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色，通常不可采用。在請柬上親筆書寫正文時，應(yīng)采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍(lán)色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。

目前，在商務(wù)交往中所采用的請柬，基本上都是橫式請柬。它的行文，是自左而右，自上而下地橫寫的。除此之外，還有一種豎式請柬。它的行文，則是自上而下，自右而左地豎寫的。作為中國傳統(tǒng)文化的一種形式，豎式請柬多用于民間的傳統(tǒng)性交際應(yīng)酬。因此在這里將它略去不提。

在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯(lián)絡(luò)方式以及邀請人等項內(nèi)容。

附規(guī)范的請柬正文示范一則

謹(jǐn)訂于1999年5月18日下午此時正千本市金馬大酒店水晶廳舉行五環(huán)集團公司成立六周年慶祝酒會，敬請屆時

光臨

聯(lián)絡(luò)電話6332266

備忘

在請柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請者屆時毋忘。在國際上，這是一種習(xí)慣的做法。西方人在注明“備忘”時，通常使用都是同一個意思的法文縮寫“P．M．”。

注意以上范文，您可能會發(fā)現(xiàn)其中邀請者的名稱在行文時沒有在最后落款，而是處身于正文之間。其實，把它落在最后，并標(biāo)明發(fā)出請柬的日期，在商務(wù)交往中也是允許的。

另外，被邀請者的“尊姓大名”沒有在正文中出現(xiàn)，則是因為姓名一般已在封套上寫明白了。要是“不厭其煩”地在正文中再寫一次，也是可以的。在正文中，“請柬”二字可以有，也可以沒有。

附被邀請者與邀請者名稱單獨分列的請柬正文示范一則

請柬

尊敬的蔣勤先生：

11月6日下午19時為李娟小姐餞行，席設(shè)本市北京路8號德大西茶社，恭請

光臨

周抒平謹(jǐn)訂

在對外交往中使用的請柬，應(yīng)采用英文書寫。在行文中，全部字母均應(yīng)大寫，應(yīng)不分段，不用標(biāo)點符號，并采用第三人稱。這是其習(xí)慣做法。

在請柬的封套上，被邀請者的姓名要寫清楚，寫端正。這是為了對對方示敬，也是為了確保它被準(zhǔn)時送達(dá)。

以書信為形式對他人發(fā)出的邀請，叫做書信邀約。比之于請柬邀約，書信邀約顯得要隨便一些，故此它多用于熟人之間。

用來邀請他人的書信，內(nèi)容自當(dāng)以邀約為主，但其措辭不必過于拘束。它的基本要求，是言簡意賅，說明問題，同時又不失友好之意?？赡艿脑?，它應(yīng)當(dāng)打印，并由邀請人親筆簽名。比較正規(guī)一些的邀請信，有時也叫邀請書或邀請函。

附邀請信范文一則

尊敬的奧海公司負(fù)責(zé)人：

“1999·北京民用新產(chǎn)品新技術(shù)展銷會”定于今年5月8日至28日在北京國際展覽中心舉行，歡迎貴公司報名參展。

報名時間3月1日至20日

報名地點花園路乙10號

聯(lián)系電話2531188

組委會敬邀

1999年2月16日

在裝帖與款式方面，邀請信均不必過于考究。其封套的寫作，與書信基本-上相同。

傳真邀約，指的是利用傳真機發(fā)出傳真的形式，對被邀請者所進行的一種邀約。在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約大同小異。但是由于它利用了現(xiàn)代化的通訊設(shè)備，因而傳遞更為迅速，并且不易丟失。此外，還有一種電子郵件邀約，其作法基本與傳真相似。

電報邀約，即以拍發(fā)專電的形式，對被邀者所進行的邀約。電報邀約與書信邀約在文字上，都要求熱情、友好、懇切、得體，除此之外，電報邀約在準(zhǔn)確、精練方面要求得更高一些，這是由電報這一形式本身所決定的。

電報邀約速度快，準(zhǔn)確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內(nèi)容上，它與書信邀約大致類似。

在某些時候，商界人士在進行個人接觸時，還會采用便條邀約。便條邀約，即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

便條邀請的內(nèi)容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應(yīng)干凈、整潔為好。

依照常規(guī)，用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應(yīng)裝入信封之中，一同送交。讓邀請條“赤條條”地來來去去，則不甚適宜。

在一般情況下，不論以何種書面形式邀約他人，均須做得越早越好。通常，它應(yīng)當(dāng)至少在一周之前到達(dá)對方手中，以便對方有所準(zhǔn)備?！芭R陣磨槍”，打?qū)Ψ揭粋€措手不及，不僅給對方以逼人就范的感覺，而且也是非常不尊重對方的。

附便條邀約他人的示范一則

劉曉航先生：

茲與遠(yuǎn)大集團公司楊林董事約定，下周五中午12時在四川酒家共進工作餐。敬請光臨。

楊青青留上5月2日

任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經(jīng)過慎重考慮，認(rèn)為確有必要之后，才會發(fā)出的。因此，在商務(wù)交往中，商界人士不管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約，都必須及時地、正確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規(guī)范，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應(yīng)邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作自受，自找麻煩。

商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認(rèn)定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方所看重的，或許是我方單位的名氣和地位，或許是邀請者本人的身份和影響，或許對方單位與我方單位、對方本人與邀請者本人的良好關(guān)系，或許是希望能夠借此機會增進、發(fā)展雙方單位或個人之間的關(guān)系，……不管怎么說，對方邀請我方，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對我方尊重與友好的一種表示?！皝矶煌嵌Y也”，所以我方在接到邀約后，應(yīng)當(dāng)作出積極的反應(yīng)。

積極反應(yīng)的第一步，是要盡快答復(fù)邀請者自己能否接受其邀請。

鑒于同時受到邀請的往往不止于一方，為了使邀請者做到對他所發(fā)起的有關(guān)約會胸有成竹、避免失敗，任何被邀請者在接到書面邀請之后，不論邀請者對于答復(fù)者有無規(guī)定，出于禮貌，都應(yīng)盡早將自己的決定通知給對方。

事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應(yīng)，許多邀請者在發(fā)出書面邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方能否到場必須作出答復(fù)。

通常，類似的規(guī)定往往會在書面邀約的行文中出現(xiàn)。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請子函告”，“能否出席，敬請答復(fù)”，以及“盼賜惠復(fù)”，等等。

有時，為了確保被邀請者準(zhǔn)確無誤地將有關(guān)信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯(lián)絡(luò)的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯(lián)絡(luò)電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼(網(wǎng)址)、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯(lián)絡(luò)地點以及通信地址等等。以上這些內(nèi)容不必一一全部列出，可以根據(jù)具體情況從中選擇。不過聯(lián)絡(luò)或咨詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。

某些商務(wù)往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答復(fù)的請求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。

例如：“Toremind”意即“備忘”。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務(wù)必注意勿忘之意。

“R．S．V．P．”意即“不論出席與否，均望答復(fù)”。

“Regretsonly廣意即“不能出席時，請予以答復(fù)”。

這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應(yīng)當(dāng)書寫在正文的左下有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發(fā)出書面邀約時，往往會同時附上一份專用的“答復(fù)卡”。上面除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內(nèi)容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答復(fù)時，只須稍費“舉手之勞”，在以上兩項之中，作一回“選擇題”，在二者之一劃上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回給邀請者就行了。

沒有在接到書面邀約的同時接到“答復(fù)卡”，并不意味著不必答復(fù)。答復(fù)是必要的，只不過需要自己親自動手罷了。

對書面邀約所進行的答復(fù)，通常采用書信的形式。在商務(wù)禮儀中，它被稱為回函?；睾旧隙夹枰H筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應(yīng)當(dāng)親筆簽名。

所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。

在回函的行文中，應(yīng)當(dāng)對邀請者尊重、友好，并且應(yīng)當(dāng)對能否接受邀約這一關(guān)鍵性問題，作出明確的答復(fù)。切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由，就可以了。

回函的具體格式，可參照邀請者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。

附接受邀約的回函示范一則

中島公司董事長兼總經(jīng)理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功影視廣告公司總裁袁偉超先生的邀請，將于1月20日上午9時準(zhǔn)時出席成功影視廣告公司開業(yè)儀式。謹(jǐn)祝開業(yè)大吉，并順致敬意。

在寫接受函時，應(yīng)將有關(guān)的時間與地點重復(fù)一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。

回函通知邀請者自己決定接受邀請后，就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”，會給邀請者添許多麻煩。

拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預(yù)祝其組織的活動圓滿成功。