文件中心作為一種半現(xiàn)行文件的管理機(jī)構(gòu)，能否在我國(guó)普遍建立和推廣，這一問(wèn)題在檔案界存在著較大的分歧。這種分歧在實(shí)踐上主要表現(xiàn)在：我國(guó)已經(jīng)具備較為完善的機(jī)關(guān)檔案室體系，我們還是否有必要推翻檔案室而另建文件中心；文件、檔案分別管理的現(xiàn)狀及相對(duì)落后的信息（通訊）技術(shù)是否會(huì)成為推廣文件中心的障礙等。本文意在通過(guò)分析我國(guó)文件中心的實(shí)踐，其與外國(guó)文件中心的聯(lián)系和區(qū)別，與基層檔案室的關(guān)系等，闡明它在我國(guó)推行的合理性及實(shí)踐的方式。

一、我國(guó)文件中心的實(shí)踐

我國(guó)的第一家文件中心是1988年成立的甘肅省永靖縣文件中心，經(jīng)過(guò)10年的發(fā)展，參聯(lián)機(jī)關(guān)已由原來(lái)的8家發(fā)展到24家，主要有縣政府、縣人大、縣政協(xié)、縣民政局、縣計(jì)委、縣經(jīng)委等。它保管著各參聯(lián)機(jī)關(guān)的文書(shū)、專(zhuān)業(yè)檔案。永靖縣文件中心為縣檔案局（館）下屬的一個(gè)股級(jí)單位，在縣檔案局指導(dǎo)下開(kāi)展工作。其主要職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)對(duì)參聯(lián)機(jī)關(guān)形成的各類(lèi)非現(xiàn)行文件進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、加工、立卷、歸檔、編目等工作，保證文件的齊全和完整，積極提供利用，為參聯(lián)機(jī)關(guān)服務(wù)；2、將到期的檔案及時(shí)向檔案館移交；3、鑒定、銷(xiāo)毀保管期限已滿(mǎn)、無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件；4、維護(hù)各參聯(lián)機(jī)關(guān)的使用和所有權(quán)，確保各類(lèi)文件和檔案的機(jī)密與安全；5、為參聯(lián)機(jī)關(guān)復(fù)制案卷目錄，以利查找；6、為參聯(lián)機(jī)關(guān)編纂必要的文件匯集、大事記等資料。①

永靖縣文件中心的優(yōu)越性體現(xiàn)在：既可以節(jié)省費(fèi)用，又可以提高管理效益；既可以保證管理質(zhì)量并安全保管，又可以更好地集中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但它在實(shí)踐中也存在著一些不足：1、各參聯(lián)機(jī)關(guān)的檔案意識(shí)減弱。各單位認(rèn)為第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不問(wèn)了；2、文件在第二年就移交進(jìn)中心，有些還處于尚未處理完畢或正在利用的狀態(tài)，這樣做不利于文件或檔案發(fā)揮其現(xiàn)行效用；3、收集歸檔的文件偏重于文書(shū)檔案，而對(duì)聲像檔案等特殊門(mén)類(lèi)和載體的檔案歸檔意識(shí)不夠；4、檢索工具單一，只有案卷目錄一種；5、編研材料不夠深入，只限于編輯大事記和一些文件匯編。

二、甘肅省永靖縣文件中心與外國(guó)文件中心的聯(lián)系和區(qū)別

外國(guó)文件中心于20世紀(jì)40年代最先出現(xiàn)在美國(guó)，是二次大戰(zhàn)期間，美國(guó)軍事機(jī)關(guān)為了保管數(shù)量龐大而又不經(jīng)常使用的文件，設(shè)立的臨時(shí)性庫(kù)房，這就是文件中心的最初形式。由于它適應(yīng)了美國(guó)二戰(zhàn)后的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和管理半現(xiàn)行文件的需要，很快取得了法律地位。

摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問(wèn)題上有不同的看法，我認(rèn)為不論文件還是檔案都是文件運(yùn)行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國(guó)現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

關(guān)鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重

市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

在歐美，人們?cè)缫呀?jīng)習(xí)慣于文件中心提供的各種服務(wù)，目前關(guān)注的是數(shù)字化信息技術(shù)以及文件中心檔案館化等新情況對(duì)現(xiàn)有文件中心的管理方法和管理模式帶來(lái)的新挑戰(zhàn)；而在我國(guó)，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認(rèn)為文件中心的諸多優(yōu)勢(shì)都是在國(guó)外特定的環(huán)境中形成的，由于中外國(guó)情存在著很大的差異，擔(dān)心文件中心在移植中國(guó)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)南桔北枳的結(jié)果。筆者認(rèn)為，這種擔(dān)心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關(guān)鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

所謂的“本土化”localization，是指將外來(lái)事物根據(jù)本土社會(huì)特有的環(huán)境加以改造，使之有機(jī)地納入本土社會(huì)，并使它的合理性最終成為本土社會(huì)有機(jī)組成部分的過(guò)程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國(guó)情出發(fā)，對(duì)文件中心從理論到實(shí)踐都加以合理改造，發(fā)掘其內(nèi)在的合理性，使其與中國(guó)現(xiàn)有的檔案事業(yè)系統(tǒng)以及社會(huì)大環(huán)境相融合的過(guò)程。事實(shí)證明，對(duì)于外來(lái)事物，如果原封不動(dòng)地移植，勢(shì)必會(huì)與本土原有的文化產(chǎn)生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實(shí)際的。而事實(shí)上，任何社會(huì)的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發(fā)明是在中國(guó)產(chǎn)生的，但外國(guó)人卻最先利用火藥造成了堅(jiān)船利炮，同樣，文件中心要在中國(guó)“移植”成功，使之本土化是關(guān)鍵。

一、對(duì)文件中心理論的本土化改造

許多人在論述文件中心的理論依據(jù)時(shí)，言必稱(chēng)“生命周期理論”。當(dāng)然，生命周期理論是文件中心作為一種中間過(guò)渡性檔案機(jī)構(gòu)存在的理論依據(jù)，但文件生命周期理論同樣也可以證明我國(guó)現(xiàn)行的檔案室的合理性，作為從文件到檔案的中間過(guò)渡性機(jī)構(gòu)，既然都符合文件生命周期理論，又何必非要舍檔案室而取文件中心呢﹖理難服人，也難怪一些學(xué)者持保留態(tài)度。

文件中心在中國(guó)具有可行性，就在于它的經(jīng)營(yíng)模式可以充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)的優(yōu)勢(shì)。從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來(lái)看，“規(guī)模經(jīng)濟(jì)”是指當(dāng)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大到一定程度時(shí)，生產(chǎn)能力隨之?dāng)U大、單位產(chǎn)品成本下降、經(jīng)濟(jì)效益提高的現(xiàn)象。一般而言，規(guī)模經(jīng)濟(jì)可以表現(xiàn)為內(nèi)部和外部?jī)蓚€(gè)方面，內(nèi)部規(guī)模經(jīng)濟(jì)是由專(zhuān)業(yè)化分工、降低單位成本、提高人力資本的利用以及比較雄厚的實(shí)力等內(nèi)部因素引發(fā)的；外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)則是指企業(yè)和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境及其它企業(yè)存在著或多或少的聯(lián)系，企業(yè)的一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可以創(chuàng)造一些額外的公共收入，增加社會(huì)福利，從而產(chǎn)生效益。

目前，有部分經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為“規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論”已經(jīng)過(guò)時(shí)了，我們?cè)谶@種情況下還強(qiáng)調(diào)文件中心的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益是不是落伍了﹖他們指出，規(guī)模經(jīng)濟(jì)是工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，主要體現(xiàn)在硬件生產(chǎn)階段；在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代和產(chǎn)品特性化的今天，高附加值主要是在軟件的設(shè)計(jì)和系統(tǒng)的策劃實(shí)施以及服務(wù)階段產(chǎn)生的，因此，“規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論”將被“系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)理論”所代替。這些論斷當(dāng)然沒(méi)錯(cuò)，但我國(guó)檔案工作目前的現(xiàn)狀是：從機(jī)關(guān)到企業(yè)，各個(gè)單位都建有自己的檔案室?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，這種小而全的結(jié)構(gòu)更符合自然經(jīng)濟(jì)的特征。從檔案室的業(yè)務(wù)工作看，各個(gè)單位形成的文檔雖然內(nèi)容不同，但它們的整理方法卻是相似的，裝具和各種設(shè)施也可以統(tǒng)一；另一方面，檔案工作也出現(xiàn)了講求效益的傾向，在企業(yè)中表現(xiàn)得更為明顯。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，企業(yè)面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，是否為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益成為衡量各個(gè)部門(mén)績(jī)效的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人普遍承認(rèn)檔案資料整理和保存的重要性，但是單獨(dú)設(shè)立檔案室，投入的成本又太大，企業(yè)檔案工作處于“棄之可惜，食之無(wú)味”的兩難境地。還有，隨著信息處理技術(shù)的發(fā)展，許多單位建立了計(jì)算機(jī)輔助管理信息系統(tǒng)，檔案部門(mén)怎樣參與到整個(gè)機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)中，成為擺在檔案工作人員面前的難題。由此可見(jiàn)，我國(guó)目前的檔案工作具備規(guī)模經(jīng)濟(jì)的特征，規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論對(duì)于檔案管理工作尚未過(guò)時(shí)。

本文以文件生命周期理論為線(xiàn)索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國(guó)進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷(xiāo)毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷(xiāo)毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷(xiāo)毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

一、市縣建立文件中心是社會(huì)發(fā)展的需求

很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問(wèn)題上有不同的看法，我認(rèn)為不論文件還是檔案都是文件運(yùn)行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國(guó)現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重

市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

二工作不到位，管理水平低

從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)、重視程度和檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作是-門(mén)專(zhuān)業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無(wú)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，雖經(jīng)多次專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，但距工作要求仍相差甚遠(yuǎn)，工作人員經(jīng)常調(diào)換，每年調(diào)換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現(xiàn)代化管理是檔案工作的必然趨勢(shì)，但目前狀況對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理阻力很大。

一、市縣建立文件中心是社會(huì)發(fā)展的需求

很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問(wèn)題上有不同的看法，我認(rèn)為不論文件還是檔案都是文件運(yùn)行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國(guó)現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重

市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

二工作不到位，管理水平低

從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)、重視程度和檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作是-門(mén)專(zhuān)業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無(wú)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高，雖經(jīng)多次專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，但距工作要求仍相差甚遠(yuǎn)，工作人員經(jīng)常調(diào)換，每年調(diào)換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現(xiàn)代化管理是檔案工作的必然趨勢(shì)，但目前狀況對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理阻力很大。

經(jīng)過(guò)十余年的介紹和討論，目前我國(guó)檔案界對(duì)文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展過(guò)程、性質(zhì)和功能已有比較清晰的了解，大多認(rèn)同文件生命周期理論作為文件中心的理論基礎(chǔ)。然而近期理論界在文件生命周期理論的評(píng)價(jià)及其是否適合中國(guó)化問(wèn)題上展開(kāi)論戰(zhàn)，其中一些爭(zhēng)論涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理論依據(jù)。筆者以為，這種涉及文件中心的理論分歧是我國(guó)無(wú)法普遍建立文件中心的重要原因之一。根據(jù)現(xiàn)有材料，這里僅選擇理論分歧的兩個(gè)焦點(diǎn)進(jìn)行評(píng)析。

一、焦點(diǎn)之一：文件生命周期理論與文件中心是否存在必然聯(lián)系？

文件中心的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論，這本來(lái)是檔案界大多認(rèn)可的共識(shí)。但近期有學(xué)者對(duì)此給予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理論沒(méi)有也不可能成為成立文件中心的理論依據(jù)”

1的結(jié)論。筆者無(wú)意逐一論爭(zhēng)，僅從三個(gè)方面略述淺見(jiàn)。

首先，文件中心的建立目的和理論依據(jù)能否等同？有學(xué)者認(rèn)為“經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約原則，是美國(guó)政府成立文件中心的主要依據(jù)，而不是以文件生命周期理論為依據(jù)”

2筆者可以簡(jiǎn)要回顧一下文件中心的產(chǎn)生過(guò)程。文件中心最早產(chǎn)生在美國(guó)，最初形式是二戰(zhàn)期間海軍部為集中保存平時(shí)不常使用的數(shù)量龐大的文件而設(shè)立的臨時(shí)庫(kù)房。由于這種庫(kù)房及設(shè)施不如檔案館要求高，既適應(yīng)了戰(zhàn)后的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，又能滿(mǎn)足各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的相同需求，因此很快在全美推廣開(kāi)來(lái)。1950年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》授權(quán)設(shè)置聯(lián)邦文件中心，由國(guó)家檔案與文件局領(lǐng)導(dǎo)，隸屬于聯(lián)邦檔案系統(tǒng)。盡管建立文件中心最初的確是“一種政府行為”

摘要：在歐美，人們?cè)缫呀?jīng)習(xí)慣于文件中心提供的各種服務(wù)，目前關(guān)注的是數(shù)字化信息技術(shù)以及文件中心檔案館化等新情況對(duì)現(xiàn)有文件中心的管理方法和管理模式帶來(lái)的新挑戰(zhàn)；而在我國(guó)，文件中心仍未得到推廣和普及，原因在于許多人認(rèn)為文件中心的諸多優(yōu)勢(shì)都是在國(guó)外特定的環(huán)境中形成的，由于中外國(guó)情存在著很大的差異，擔(dān)心文件中心在移植中國(guó)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)南桔北枳的結(jié)果。筆者認(rèn)為，這種擔(dān)心并不是多余的，但躑躅不前也不可取，關(guān)鍵是要作好文件中心的“本土化”工作。

關(guān)鍵詞：本土化；文件中心；運(yùn)作模式

Abstract:InEuropeandAmerica,thepeoplealreadywereaccustomedtoeachkindofservicewhichearlyprovidesthedocumentarycenter,whatatpresentpaysattentionisthedigitizationinformationtechnologyaswellasthedocumentarycenterarchivesandsoonnewsituationthenewchallengewhichbringstotheexistingdocumentarycenter''''smanagementandthemanagementpattern;Butinourcountry,thedocumentarycenterhadstillnotobtainedthepromotionandthepopularization,thereasonliesinmanypeopletothinkthatthedocumentarycentermanysuperiorityareformintheoverseasspecificenvironment,becausetheChineseandforeignnationalconditionhastheverybigdifference,worriedsouththedocumentarycenterintransplantsinChina''''sprocesswillpresentnorththeorangezhitheresult.Theauthorbelievedthatthiskindofworryisnotunnecessary,butbeforehesitating,cannottake,thekeyismustfinishthedocumentarycenter“thelocalilzation”thework.

keyword:Localilzation;Documentarycenter;Operationpattern

前言

所謂的“本土化”localization，是指將外來(lái)事物根據(jù)本土社會(huì)特有的環(huán)境加以改造，使之有機(jī)地納入本土社會(huì)，并使它的合理性最終成為本土社會(huì)有機(jī)組成部分的過(guò)程。所謂“文件中心的本土化”，是指從國(guó)情出發(fā)，對(duì)文件中心從理論到實(shí)踐都加以合理改造，發(fā)掘其內(nèi)在的合理性，使其與中國(guó)現(xiàn)有的檔案事業(yè)系統(tǒng)以及社會(huì)大環(huán)境相融合的過(guò)程。事實(shí)證明，對(duì)于外來(lái)事物，如果原封不動(dòng)地移植，勢(shì)必會(huì)與本土原有的文化產(chǎn)生沖突而難以生存；如果完全摧毀本土文化另起爐灶也是不實(shí)際的。而事實(shí)上，任何社會(huì)的本土文化都有一定的吸納能力，如：四大發(fā)明是在中國(guó)產(chǎn)生的，但外國(guó)人卻最先利用火藥造成了堅(jiān)船利炮，同樣，文件中心要在中國(guó)“移植”成功，使之本土化是關(guān)鍵。

摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問(wèn)題上有不同的看法，我認(rèn)為不論文件還是檔案都是文件運(yùn)行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國(guó)現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來(lái)越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

關(guān)鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重

市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

一、我國(guó)建立文件中心的現(xiàn)實(shí)需要

筆者認(rèn)為，我國(guó)不僅存在建立文件中心的現(xiàn)實(shí)需要，而且這一需要還很迫切。理由主要來(lái)自?xún)蓚€(gè)方面：一是經(jīng)濟(jì)高效化的要求；二是多元化的需求。

首先，盡管我國(guó)已建立有比較完備的機(jī)關(guān)檔案室體系，但其整體效能與具有經(jīng)濟(jì)和高效優(yōu)點(diǎn)的文件中心相比還是存在一定差距。

其次，不斷變化的社會(huì)環(huán)境和檔案工作環(huán)境使半現(xiàn)行文件管理呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，相應(yīng)產(chǎn)生了建立半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)的多元化需求。我國(guó)當(dāng)前正處在變革時(shí)期，社會(huì)環(huán)境復(fù)雜多變，這對(duì)檔案工作環(huán)境產(chǎn)生了相當(dāng)大的沖擊和影響。一方面，國(guó)家政治體制改革引發(fā)的機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)和人員調(diào)整使得相當(dāng)一批政府機(jī)關(guān)的檔案部門(mén)不得不撤銷(xiāo)或合并，檔案人員也不得不下崗或分流。另一方面，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立和發(fā)展使我國(guó)所有制成份和企業(yè)資產(chǎn)形式從單一走向多元化，三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)大量建立，國(guó)有中小企業(yè)大量改組、轉(zhuǎn)制、兼并甚至破產(chǎn)，這些企業(yè)的檔案工作或需要新建，或需要調(diào)整，或需要移交。政府機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)和面臨的新形勢(shì)需要實(shí)行多元化的管理方式，以適應(yīng)不同特點(diǎn)和需求。

必須強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，筆者針對(duì)上述現(xiàn)實(shí)需要提出我國(guó)當(dāng)前建立文件中心的設(shè)想必須基于一個(gè)前提，那就是應(yīng)將文件中心不再視為半現(xiàn)行文件管理機(jī)構(gòu)的一種特定稱(chēng)謂，而應(yīng)視為半現(xiàn)行文件管理最佳組織形式的代名詞。假如一味糾纏于文件中心的狹義概念，結(jié)果可能就會(huì)像某些學(xué)者那樣，依據(jù)我國(guó)沒(méi)有對(duì)應(yīng)稱(chēng)謂得出“我國(guó)沒(méi)有文件中心”的結(jié)論1。退一步說(shuō)，即使如此，這一結(jié)論并不意味著我國(guó)沒(méi)有建立文件中心的必要，相反恰恰證明了建立的迫切需要。實(shí)踐證明，在追求文檔管理最優(yōu)化目標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，我國(guó)已經(jīng)開(kāi)始出現(xiàn)了一些新型檔案管理組織形式，它們與文件中心可以說(shuō)是名異而實(shí)同的。

二、我國(guó)現(xiàn)有新型檔案管理機(jī)構(gòu)