導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案信息化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、研究背景

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來，廣東省企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。

從長遠(yuǎn)來看，信息時代下的檔案工作如果不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

二、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式

根據(jù)目前企業(yè)檔案信息資源的主要內(nèi)容，企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)首先應(yīng)形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數(shù)據(jù)庫；

（二）數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫；

（三）照片檔案數(shù)據(jù)庫；

（四）多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；

（五）本企業(yè)的發(fā)明、專利檔案數(shù)據(jù)庫；

（六）本企業(yè)的資產(chǎn)、資質(zhì)證照數(shù)據(jù)庫；

（七）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要構(gòu)建的專題知識庫。

上述數(shù)據(jù)庫、知識庫，都屬于對象數(shù)據(jù)庫，是針對企業(yè)檔案資源來建立的，是企業(yè)檔案部門的主要管理對象，也是企業(yè)檔案部門提供服務(wù)的資本和財富，因而是企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的核心內(nèi)容。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：

（一）整體規(guī)劃，同步建設(shè)

企業(yè)要將信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，堅持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則。企業(yè)檔案部門應(yīng)加強與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

（二）善用技術(shù)，注重管理

企業(yè)檔案信息化必須堅持技術(shù)與管理并重的原則。以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進程的整體要求。

（三）資源為本，服務(wù)為上

檔案資源建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，應(yīng)該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務(wù)和重點，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)信息資源采集為必要補充。開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須堅持服務(wù)為上的原則，開拓服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，提高服務(wù)本領(lǐng)。

四、企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施

企業(yè)檔案的來源和存在形式不同，在進行企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)時，也應(yīng)采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統(tǒng)的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現(xiàn)。電子文件管理軟件的設(shè)計應(yīng)遵循頂層設(shè)計的理念，應(yīng)具備比較完善的功能要求規(guī)范。

2.實行電子文件與紙質(zhì)文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術(shù)問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認(rèn)可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當(dāng)一個時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。

（二）數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)

數(shù)字檔案館系統(tǒng)項目，是應(yīng)國家檔案管理工作要求和適應(yīng)公司十二五信息規(guī)劃的形勢下提出的?！笆濉睍r期，既是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇期，更是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的黃金發(fā)展期。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業(yè)檔案展示窗口、企業(yè)全員服務(wù)窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業(yè)務(wù)協(xié)作中心。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集

?W上信息都是已經(jīng)數(shù)字化的信息，而且包含著豐富的內(nèi)容和知識，特別是與本企業(yè)相同或相關(guān)的其他企業(yè)的網(wǎng)上信息，可以通過互聯(lián)網(wǎng)或其他專用網(wǎng)絡(luò)進行搜集。為發(fā)揮企業(yè)檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯(lián)網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)中零散、無序但對企業(yè)工作具有一定指導(dǎo)意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將信息及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)據(jù)庫中。由于網(wǎng)絡(luò)信息資源內(nèi)容龐雜，真實性、準(zhǔn)確性、可靠性難以考證，這就要求企業(yè)檔案部門在采集時要嚴(yán)格堅持相關(guān)性原則，進行仔細(xì)的甄選。尤其要注意的是，由于網(wǎng)上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數(shù)據(jù)及其相關(guān)的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設(shè)的幾點思考

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學(xué)發(fā)展為指導(dǎo)，建立既適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，又適應(yīng)現(xiàn)代化要求的一體化管理模式。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是組織保障

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，通過了解檔案工作現(xiàn)狀，明確檔案信息化的建設(shè)目標(biāo)，并為之提供人才、技術(shù)、資金保障，才能推動檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

企業(yè)檔案信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。致力于建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干高效、勇于高拓?chuàng)新的檔案人才隊伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。

（三）建設(shè)獨立的數(shù)字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設(shè)的重點是數(shù)字檔案資源庫，目前，國內(nèi)大多數(shù)的數(shù)字檔案資源庫都是以紙質(zhì)檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數(shù)字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎(chǔ)上的可以幾十年穩(wěn)定不變的獨立實體，通過一定規(guī)范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統(tǒng)和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構(gòu)筑企業(yè)檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認(rèn)真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時，在現(xiàn)代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等，加強檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。

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（一）時代的要求

當(dāng)前，我國市場競爭情況越來越激烈，在這種環(huán)境中，企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。而且隨著信息化時代的來臨，企業(yè)檔案管理的工作量也日益增加，工作內(nèi)容更加復(fù)雜，對工作人員的要求也提高。傳統(tǒng)的工作方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)這種工作情況，為了解決這些問題，利用信息化技術(shù)幫助工作，提高工作效率就成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）降低工作難度

檔案管理工作并不僅僅是檔案的保存，這項工作的工作內(nèi)容比較多，工作系統(tǒng)中包含了信息技術(shù)與管理技術(shù)。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的工作需求，利用信息化來使檔案管理工作從傳統(tǒng)手工操作過渡到自動化，可以使很多工作的難度大大降低，節(jié)省人力資源，讓企業(yè)人力資源得到更加高效的利用。利用信息化手段將業(yè)務(wù)內(nèi)容進行固化，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進行處理，進行內(nèi)部控制和自動檢查，能夠大大降低人工操作中不可避免的主觀性錯誤，讓檔案管理工作更加容易進行，工作難度降低。

（三）檔案管理利用需要

現(xiàn)代社會越愛越重視創(chuàng)新，企業(yè)想要提高綜合實力，在市場競爭中取得一席之地就必須改變內(nèi)部結(jié)構(gòu)，不斷的創(chuàng)新改革，提高企業(yè)的整體運營效率。在這種情況下，采用更先進的知識管理手段成為企業(yè)發(fā)展的重要工作，檔案管理工作的根本目的是為企業(yè)服務(wù)，提高知識管理手段的重要一步就是提高檔案管理工作的效率，這也是利用企業(yè)利用檔案的需求所致。

二、企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)方法

檔案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鑒和使用的，按照目前的技術(shù)和管理水平來看，檔案管理信息化主要可以通過以下幾種方法實現(xiàn)。

（一）存儲數(shù)字化

檔案管理信息化的重要一步就是存儲數(shù)字化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點。檔案存儲數(shù)字化就是將檔案內(nèi)容錄入到計算機中進行保存和管理，相關(guān)人員可以通過檔案管理軟件或者奇特工具快速進行檔案搜索、修改、傳遞等工作。

（二）利用網(wǎng)絡(luò)化

利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)能夠加強企業(yè)內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)文件的形式進行的，這也是由檔案的文件形式?jīng)Q定的。互聯(lián)網(wǎng)還未深度普及時，企業(yè)內(nèi)部以及對外管理中使用的都是紙質(zhì)檔案，發(fā)展至今，企業(yè)文件都可以利用計算機制作，相關(guān)工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實際使用價值。

三、企業(yè)檔案管理信息化的策略

為了提高企業(yè)工作效率，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企業(yè)已經(jīng)重視到這一點，加強了檔案管理信息化建設(shè)。

（一）建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心

檔案管理工作分為很多個方面，不僅要進行檔案的制作和存儲，還有檔案的使用和共享。在進行檔案管理的信息化建設(shè)的時候，工作人員首先應(yīng)該了解檔案使用的實際情況，了解企業(yè)的實際需求以及傳統(tǒng)工作中的不足和弊端，針對這些問題進行改進，開展信息化建設(shè)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該建立數(shù)據(jù)庫，將各項數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中保存，利用計算機進行數(shù)據(jù)的存儲、運輸、處理等工作，這樣不僅能夠提高信息的處理效率，也能保證信息的流通速度，保證信息能夠及時的共享，方便更好的進行下一步工作處理。

（二）加強企業(yè)內(nèi)部職能部門間的合作

在信息化建設(shè)過程中，不僅需要注重數(shù)據(jù)的處理和交流，各部門之間也應(yīng)該注重溝通配合，保證企業(yè)內(nèi)部各部門信息的高效利用。在檔案管理傳統(tǒng)的工作模式中，工作人員大多認(rèn)為檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不大，在工作過程中與其他各部門之間的溝通合作比較少。進行信息化建設(shè)的過程中，要注重這一點，打破傳統(tǒng)思維，讓企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系更加緊密，這樣也能減少人力、物力、財力資源浪費的情況。企業(yè)各部門的參與也可以使管理預(yù)期效果的目標(biāo)更加明確，有利于制定更適合實際情況的管理方式。

（三）制定合理的信息體系

檔案管理需要完善的制度和信息體系，在進行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，各項制度的制定要十分慎重，再投入實施之前，要對其進行科學(xué)合理的評估和預(yù)測，保證規(guī)劃的合理性，避免后期出現(xiàn)大的問題導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的正常進行受到影響，進而影響到整個企業(yè)的運營，造成經(jīng)濟損失。

（四）保證檔案信息安全

檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上建立信息庫，利用信息技術(shù)提高檔案工作的效率，但是在這種情況下，企業(yè)的很多重要信息都存儲在硬盤或者是數(shù)據(jù)庫中，若是操作不當(dāng)或者被不法分子蓄意偷盜這些信息，將會對企業(yè)發(fā)展很惡劣的影響，因此數(shù)據(jù)庫的保護就成為了一項非常重要的工作。相關(guān)人員應(yīng)該重視數(shù)據(jù)庫的承載能力、支撐功能和防護功能，保證數(shù)據(jù)的安全性。除了技術(shù)手段保護之外，企業(yè)還要制定相關(guān)的保護制度，加強檔案信息工作人員的權(quán)限管理，防止不相關(guān)人員接觸到企業(yè)檔案。

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[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理 信息化 開發(fā) 提高 探索

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）04-0068-01

引言

由于社會的進步，人們逐步進入到信息化的年代。社會的各個階層也逐步邁向了信息化的發(fā)展方向，信息技術(shù)的使用在生活中被廣泛認(rèn)可。信息技術(shù)在改變社會活動的方式中逐步改進。在當(dāng)前這樣的形勢下，檔案管理也要跟隨社會的發(fā)展加以改變，讓檔案管理趨于信息化，不斷進行新方法、新思路的探索，讓檔案管理的信息化發(fā)展更加迅速。只有不斷順應(yīng)時展，才能將檔案管理在企業(yè)中的作用發(fā)揮到極致。

一、企業(yè)檔案管理的信息化意義

（一）更好地保護檔案原件

企業(yè)檔案管理的信息化意義在于可以運用信息化方式將檔案原件掃描到電腦上，然后通過電子文件的形式進行分類、存檔和保存。這樣不僅可以避免檔案原件的損壞，還降低了檔案原件的丟失風(fēng)險，更方便、可靠地保護了檔案原件。

（二）對檔案文件的歸檔更為便利

老式的檔案管理方式，在步驟上過于麻煩，需要檔案管理員以手工工作的形式完成檔案和目錄的制作。這樣不但浪費了管理員的精力和時間，而且經(jīng)常會造成錯誤的發(fā)生，一旦將信息進行改動，就會形成整串的反應(yīng)，非常浪費時間。若是以信息化的管理方式進行就可以將這個問題避免，管理員只要通過電腦進行指令的操控便可完成。不但節(jié)約了時間，也提升了工作質(zhì)量及工作效率。

（三）對檔案整理及共享資源更為有利

很多職業(yè)的部門通過查閱檔案來完成工作，這是需要非常繁瑣的工序。要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后才可以在檔案部門進行檔案查閱。查閱的過程往往需要很多次。如果采用信息化檔案管理，我們可以通過局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案共享，提供給相關(guān)部門一定的查閱權(quán)利，就可以避免掉這樣的事情發(fā)生。

（四）讓檔案的搜索更為簡便

以前搜索檔案，我們是通過檔案管理員編制的目錄進行查找，想要找到一個檔案是非常吃力的。經(jīng)過信息化管理檔案之后，通過電腦里面的目錄進行檔案搜索，方法簡便、不浪費時間。并且管理人員制作的目錄都較利于搜索，在搜索過程里也會提升檔案管理員的工作效率。

二、企業(yè)檔案管理的信息化應(yīng)當(dāng)面對的問題

（一）企業(yè)檔案管理的信息化沒有受到充分的重視

想要對企業(yè)的管理制度進行改革，就要得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。企業(yè)檔案信息化管理的改革，需要大量的硬件設(shè)施。電子檔案屬于機讀檔案，要配套的軟件給予支持，所以在管理員的選擇上，我們要選擇對技術(shù)和專業(yè)知識都相當(dāng)熟悉的人才。檔案管理的信息化過程是一項非常繁瑣的過程，不可能是只靠檔案管理部門就能完成。檔案管理的信息化需要企業(yè)的所有部門將規(guī)范的電子文件及時歸檔，為檔案的信息化管理打下一個非常好的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理觀念落后，無法順應(yīng)檔案管理信息化的特點

電子檔案同舊式的紙質(zhì)檔案從形成、流傳、歸檔上都有很大的區(qū)別。電子檔案更多依靠設(shè)備，所以電子檔案的管理不同于舊式的管理模式。在工作當(dāng)中，很多管理人員并沒有樹立這樣的觀念，而是通過電腦的簡單操作取代舊式的手工操作?？涩F(xiàn)實并非如此，信息化管理檔案是需要現(xiàn)代化設(shè)備為前提的新型模式。因此我們需要對檔案管理人員進行定期的素質(zhì)培養(yǎng)，讓檔案管理者可以處在一個比較高的專業(yè)水平上。

（三）安全問題的隱患

檔案管理一定要確保其安全性，一旦企業(yè)的檔案失去安全性，對企業(yè)的影響會很大。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)存在很多病毒和黑客，對電腦的攻擊性很大，會造成文件的損壞或丟失，那么導(dǎo)致的后果是非常嚴(yán)重的。

三、強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意見

（一）獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，同其他部門進行良好溝通合作

檔案部門要先完成自己的本職工作，為其他部門做到帶頭作用。再通過我們工作上的努力獲取領(lǐng)導(dǎo)的信任及支持。通過不斷的交流來達(dá)成領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識企業(yè)檔案管理信息化的益處。

（二）將檔案制度制定完善

企業(yè)的檔案信息化管理在進行過程中一定要具備規(guī)范的、程序的制度做保證，并且要可以適應(yīng)電子檔案的特征。這樣的制度要保證電子文件所有過程的最初性、有效性及完備性的多方面內(nèi)容。

（三）創(chuàng)建完善的安全保護方法，保證檔案的安全性

檔案的信息化管理工作在進行過程里，需要對數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性給予高度的重視，首先要重視信息的儲存安全，運用各種方式確保信息的安全。比如給數(shù)據(jù)加密，用認(rèn)證的方式訪問等。其次，要保證網(wǎng)絡(luò)安全。經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、防火墻等技術(shù)強化系統(tǒng)防護功能，避免系統(tǒng)因外界因素遭到破壞。

四、結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理在整個企業(yè)管理中的作用無法取代。企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展是必經(jīng)之路，也是將企業(yè)管理的方式加以改善的良好方式。同時，也需要我們通過科學(xué)的方式達(dá)成這個目標(biāo)，只有這樣才會讓企業(yè)檔案管理信息化發(fā)揮更好的作用。

【參考文獻】

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關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案；信息化；建設(shè)

當(dāng)今社會是信息化社會，信息化建設(shè)水平的高低已成了科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平高低的一個重要標(biāo)志。企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有著自身的特點，在這一過程之中將面臨著一系列的技術(shù)問題和規(guī)范問題，建設(shè)者要針對這些問題，充分的對科技檔案信息資源進行整合和開發(fā)，為使用者提供最為便捷、高效、快速的服務(wù)。

1 企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.1 科技檔案信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

從目前企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國諸多企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)還處在起步階段。首先，企業(yè)之間缺乏必要的聯(lián)系，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，例如在計算機軟件使用方面，不同的企業(yè)采用不同的軟件系統(tǒng)，限制了信息的自由傳輸。其次，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施落后，如電子存儲設(shè)備老化、計算機軟件、硬件滿足不了信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需要等。

1.2 科技檔案信息資源整合力度不夠

在科技檔案信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)之間缺乏信息網(wǎng)絡(luò)合作意識，不能有效的協(xié)調(diào)檔案信息資源，長效溝通機制建設(shè)滯后。上述現(xiàn)象直接導(dǎo)致了檔案信息資源難以有效的整合，限制了科技檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升，更間接影響到了科技成果檔案服務(wù)于生產(chǎn)，應(yīng)用于生產(chǎn)。一定意義上來講，科技檔案信息資源的整合缺失會造成很多低水平的檔案信息進行重復(fù)性的開發(fā)，即浪費的資源又致使信息化建設(shè)成本升高。

1.3 科技檔案信息的安全管理存在漏洞

在科技檔案信息資源的開發(fā)和利用過程之中涉及到信息數(shù)據(jù)的傳輸、修改、存儲等一系列的問題，而這些問題一旦被人為的非法利用，將會存在很大的安全隱患。從目前的情況看，科技檔案信息的安全性主要受到以下現(xiàn)象的挑戰(zhàn)：人為篡改或偽造檔案數(shù)據(jù)信息、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、木馬病毒的入侵、存儲手段落后易造成數(shù)據(jù)丟失、安全保障技術(shù)更新速度慢等。

1.4 科技檔案信息化建設(shè)的人才隊伍有待加強

科技檔案信息化建設(shè)在我國起步較晚，再加上受到總體工作條件和工作環(huán)境的限制，致使信息化建設(shè)中的人才隊伍建設(shè)面臨著嚴(yán)重的問題，其主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是檔案信息化建設(shè)人員的素養(yǎng)普遍較低。很多信息化建設(shè)人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)訓(xùn)練和高校教育，在基本技能操作和操作規(guī)范方面存在很大的不足。二是綜合型人才的缺乏。信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的過程，需要建設(shè)者具備系統(tǒng)開發(fā)、信息導(dǎo)航、系統(tǒng)建設(shè)、軟件開發(fā)設(shè)計、信息管理等多方面的職能，而我國企業(yè)信息化建設(shè)的綜合型人才明顯缺乏。

2 加強科技檔案信息化建設(shè)的具體建議

2.1 強化科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

科技檔案管理系統(tǒng)是收集和整理檔案信息、實現(xiàn)檔案信息的傳遞、促使檔案信息應(yīng)用于生產(chǎn)生活實際的綜合性平臺。企業(yè)科技檔案對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生直接的影響，最大程度的發(fā)揮科技檔案的作用，建立一個結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容全面、功能強大的檔案管理系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)亟待解決的一個重要問題。具體的來講，建立該系統(tǒng)要做好以下幾個方面：一是完善數(shù)據(jù)存儲功能。該系統(tǒng)應(yīng)滿足大容量的信息存儲，同時支持不同格式或不同類型文件的存儲。二是建立方便、快捷的信息網(wǎng)頁瀏覽。建立網(wǎng)頁瀏覽系統(tǒng)能夠更好的為使用者提供信息服務(wù)，實現(xiàn)了信息到生產(chǎn)力的快速轉(zhuǎn)化。三是設(shè)置系統(tǒng)管理權(quán)限?？萍紮n案管理人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護、信息的存儲等方面的工作。審核進入到管理系統(tǒng)的人員范圍，對進入系統(tǒng)的人員進行記錄。

2.2 科技檔案信息資源建設(shè)

科技檔案信息資源的建設(shè)包含兩個方面的內(nèi)容：一是原始館藏資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。在計算機普遍使用之前，企業(yè)生生產(chǎn)經(jīng)營過程中多采用紙質(zhì)存儲企業(yè)的科技檔案信息資源。這些科技檔案資源數(shù)量眾多，并且很多具有極大的參考價值，如我國、十年建設(shè)時期的一些大型建設(shè)項目的科技檔案。一些歷史紙質(zhì)檔案由于年代久遠(yuǎn)已經(jīng)發(fā)生破損的現(xiàn)象，再加上受到地域和時間的限制，為相關(guān)人員使用紙質(zhì)檔案時帶來很大的不便，限制了其功能價值的發(fā)揮。將紙質(zhì)科技檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，即延長了文件檔案的使用年限，又能方便相關(guān)人員的使用。在實際的轉(zhuǎn)化過程中，企業(yè)一般采用相關(guān)的掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描，把其轉(zhuǎn)化為圖片文檔的形式。但需要注意的是，在掃描過完成之后要對所掃描的信息進行仔細(xì)的核對，防止發(fā)生掃描遺漏或者掃描信息不對稱的現(xiàn)象。二是要做好電子文件的收集工作。電子文件的收集包含了對已掃描過的紙質(zhì)檔案的收集和對新出現(xiàn)的科技檔案信息的收集。在對紙質(zhì)檔案進行收集的過程中，可能要對部分紙質(zhì)檔案進行修改，需要收集人員在相應(yīng)的電子文件上做出說明，而對新出現(xiàn)的科技檔案進行收集時要注意規(guī)范電子文件的格式，注明收集的時間和相關(guān)信息。

2.3 強化科技檔案信息的安全性建設(shè)

科技檔案信息化建設(shè)中主要采用計算機、移動硬盤等存貯各類信息，為此做好科技檔案信息化的安全工作的重點也就在于避免各種電子信息資源遭到丟失、更改和破壞。具體的來講，提高電子檔案信息的安全性要做到以下方面：一是增強檔案管理人員的安全意識。要求檔案管理人員對使用人員進行仔細(xì)的核實和登記，鑒別各類的檔案信息，控制檔案信息的使用范圍；二是要制定嚴(yán)格的安全管理制度。就網(wǎng)絡(luò)安全、檢查監(jiān)督、密碼使用、系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)維護、責(zé)任歸屬等方面制定嚴(yán)格的管理措施，對違反管理規(guī)定的企業(yè)員工給予一定的處罰；三是要采用高科技的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。利用防火墻技術(shù)、公共信息格力技術(shù)、安全掃描技術(shù)、病毒入侵報警技術(shù)等技術(shù)手段來保障電子檔案信息的安全，尤其對一些企業(yè)科技的核心信息、私密信息，要做好重點的監(jiān)控和保護。

2.4 強化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營形式的快速變化，企業(yè)檔案管理工作日益朝著快捷化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等方向發(fā)展，相應(yīng)的也對企業(yè)檔案管理人員提出了更高的要求。建設(shè)一支管理能力過硬、綜合素質(zhì)較高的企業(yè)檔案管理隊伍，滿足企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的需要，是當(dāng)前迫切需要解決的問題。作為企業(yè)一方面要注重人才的引進，尤其是那些既精通檔案管理又具有嫻熟的計算機操作能力的人才。另一方面也要通過實際的培訓(xùn)來提高現(xiàn)有科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

3 結(jié)語

現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展一方面為企業(yè)科技檔案管理帶來了壓力，另一方面也為完善企業(yè)科技檔案管理工作提供了機遇。強化企業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。企業(yè)和科技檔案管理者要不斷提高科技檔案信息化的認(rèn)識，采取行之有效的措施促進企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的進程，進而實現(xiàn)我國檔案事業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展。

參考文獻

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篇5

摘要：本文論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，指出信息化建設(shè)過程存在的問題，提出當(dāng)前實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化

企業(yè)檔案信息化就是利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的存儲、管理和利用，提高企業(yè)檔案管理效率和信息的利用率，為企業(yè)發(fā)展提供方便、快捷的信息支撐，實現(xiàn)最大的經(jīng)濟效益。

一、 企業(yè)檔案信息化的必要性

1. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇。隨著電子文件的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文檔一體化已成為企業(yè)檔案信息化發(fā)展方向，它使檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、文書處理等各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫銜接和高效管理，提高工作效率，降低企業(yè)成本。但是，我國企業(yè)檔案信息化程度較低，檔案工作在實現(xiàn)與企業(yè)生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理等各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接方面仍存在重重困難，因此，在企業(yè)文檔一體化趨勢不斷加強的情況下，加快檔案信息化建設(shè)將成為企業(yè)追求發(fā)展的重要選擇。

2. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強企業(yè)市場競爭的重要途徑。信息時代的到來為企業(yè)帶來機遇和挑戰(zhàn)，每個企業(yè)都希望在第一時間了解和掌握重要的市場信息，以及自身的優(yōu)勢與劣勢。市場信息的時效性、準(zhǔn)確性、全面性要求企業(yè)具有強大的能夠?qū)ν獠肯嚓P(guān)信息進行收集、存儲的數(shù)據(jù)庫，了解自身相關(guān)的優(yōu)勢與劣勢要求企業(yè)具有完善的檔案管理系統(tǒng)，及時收集歸檔企業(yè)所有檔案信息，并對所有信息進行全面分析、比較分析，從而在最短的時間內(nèi)得出科學(xué)準(zhǔn)確的結(jié)果，為企業(yè)決策提供充分的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是增強企業(yè)市場競爭的重要途徑。

二、 企業(yè)檔案信息化存在的問題

1. 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一。多數(shù)大中型企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范存在差異，企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部各單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范也未統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)格式、著錄信息的內(nèi)容不同，就會造成數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過程中，不僅需要對歷史數(shù)據(jù)進行更改與遷移，也需要對正在形成的數(shù)據(jù)進行規(guī)范管理，因此，在短時間內(nèi)實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一成為檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的內(nèi)在要求。

2. 企業(yè)的檔案觀念落后于檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求。目前，企業(yè)檔案管理人員仍堅持僅提供檔案查詢利用服務(wù)，很少考慮積極為企業(yè)發(fā)展，為社會提供信息查詢的問題，“多一事不如少一事”的思想束縛了企業(yè)檔案管理工作的深入發(fā)展。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的檔案人員，需要先進的檔案管理系統(tǒng)，但處于企業(yè)管理邊緣化的檔案管理工作未能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這讓檔案管理人員缺少積極服務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)的勇氣與信心。

3. 企業(yè)管理流程未涉及檔案管理流程成為檔案信息化建設(shè)的主要障礙。很多企業(yè)的管理流程大多只是業(yè)務(wù)管理、經(jīng)營管理流程，整個管理流程未涉及檔案管理流程，因此，檔案管理只能依靠檔案室人員的努力，進行簡單的字段信息著錄，檔案管理系統(tǒng)未能實現(xiàn)與整個企業(yè)管理系統(tǒng)的集成，成為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要障礙。

三、 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

1. 制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強質(zhì)量控制。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就無法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，實現(xiàn)檔案信息建設(shè)。因此，企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)之初，就應(yīng)制定檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等制度，從根本上解決檔案數(shù)字化、信息化問題。依據(jù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度，制定檔案信息化建設(shè)方案。檔案信息化建設(shè)方案的制定有利于企業(yè)從宏觀與微觀兩個方面全面的考慮檔案信息化建設(shè)的意義與措施，從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2. 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)積極服務(wù)企業(yè)和社會的思想。首先，要樹立開放意識和服務(wù)意識，變被動服務(wù)為“面向社會，多方聯(lián)系，圍繞企業(yè)中心工作”的主動服務(wù)思想，只有這樣，才能使檔案工作不再局限于提供簡單的檔案查詢利用服務(wù)方式，實現(xiàn)檔案信息資源深層次挖掘。為此，企業(yè)檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識到檔案及其信息化的重要性，將檔案信息化工作作為一項重要的戰(zhàn)略工作，加大對檔案信息化建設(shè)的投入，通過多種途徑實現(xiàn)檔案信息化，加快檔案信息化建設(shè)，以更有效地利用檔案資源為企業(yè)、社會提供多元化的信息服務(wù)。

3. 培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才。培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案隊伍是進行檔案信息化建設(shè)的堅強支柱。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要檔案人員提出需求分析、模塊設(shè)計等要求，檔案信息化建設(shè)需要檔案人員的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)雙方的有效溝通與合作，共同建設(shè)一個符合企業(yè)發(fā)展和檔案管理的檔案信息系統(tǒng)。

4. 提升企業(yè)管理。通過流程再造提升企業(yè)管理，是實現(xiàn)文檔一體化的基礎(chǔ)條件。面向信息化時代，企業(yè)應(yīng)從自身的主要業(yè)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)出發(fā)，認(rèn)真梳理企業(yè)各項流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接，使文件通過檔案人員審核合格后，直接歸檔，為檔案信息化建設(shè)奠定資源基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門形成的文件在辦理結(jié)束之后，通過文件管理系統(tǒng)直接歸入檔案管理系統(tǒng)的整編庫，檔案管理人員通過對整編庫的待歸檔檔案進行審核，將各項信息填寫合格的文件歸入檔案數(shù)據(jù)庫，未合格的文件則返退給業(yè)務(wù)部門，再由業(yè)務(wù)部門進行修改。從而，實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)了文件的隨辦隨歸，能夠及時的確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性、完整性。

5. 實現(xiàn)資源整合。收集社會關(guān)于本企業(yè)、本行業(yè)的相關(guān)政策、制度、發(fā)展情況等信息，以豐富檔案信息資源，實現(xiàn)資源整合，是更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要信息基礎(chǔ)。某企業(yè)檔案館根據(jù)企業(yè)特點、行業(yè)特點收集了相關(guān)政策、制度，在檔案管理系統(tǒng)中建立了政策制度模塊，以供專業(yè)人士查詢利用。同時，為豐富館藏資源，除了管理本企業(yè)形成的所有檔案外，還收集存儲了國內(nèi)外重大報刊、媒體對本企業(yè)的報道，為企業(yè)發(fā)展奠定了豐富的信息資源基礎(chǔ)。（作者單位：國家電網(wǎng)公司檔案館）

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篇6

1．1缺乏健全的檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，檔案信息化管理是企業(yè)不可忽視的一項關(guān)鍵性工作，而檔案信息化管理工作的順利開展離不開健全的檔案信息化管理制度。但在實際工作中，由于受到多方面因素影響，加上檔案信息化管理發(fā)展時間不長，檔案信息系統(tǒng)還需要進一步完善。部分企業(yè)對檔案信息化管理缺乏正確的認(rèn)識，沒有意識到其重要性，沒有結(jié)合各方面情況，優(yōu)化完善已構(gòu)建的檔案信息化管理制度，不符合新時期檔案信息化管理客觀要求，和自身發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展趨勢等不吻合，導(dǎo)致檔案信息化管理工作無法順利開展，影響檔案信息化管理水平的提高。

1．2檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性不高

在新形勢下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)大都處于不設(shè)置防護狀態(tài)，具有鮮明的開放性特點，大幅度降低了檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全性，日常運行過程中，極易出現(xiàn)各種漏洞，大幅度提高了網(wǎng)絡(luò)運行風(fēng)險系數(shù)。同時，廣域性、共享性分別是網(wǎng)絡(luò)分布、信息資源二者顯著特征，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)運行中各類數(shù)據(jù)信息極易被“竊取、篡改”。針對這種情況，在日常管理中，企業(yè)并沒有客觀分析網(wǎng)絡(luò)運行情況，采取合理化措施，加強網(wǎng)絡(luò)防護管理，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)運行中頻繁出現(xiàn)安全隱患問題，傳輸?shù)男畔?shù)據(jù)準(zhǔn)確率不高，不利于日常相關(guān)工作的順利開展，阻礙了檔案信息化建設(shè)。

1．3檔案管理模式不合理，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在檔案信息化建設(shè)中，紙質(zhì)檔案、電子檔案并存是我國企業(yè)常采取的方式。從整體上說，大部分中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平不高，仍然采用傳統(tǒng)單一化檔案管理模式，比如，較大的收集工作量、較高的檔案保管成本、較低的檔案分類整理效率，不符合電子檔案管理客觀要求，電子檔案利用率不高，急需要進一步優(yōu)化完善。同時，在檔案信息化建設(shè)中，企業(yè)沒有定期對檔案管理人員進行合理化培訓(xùn)，檔案管理人員責(zé)任意識、服務(wù)意識等薄弱，缺乏較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，缺乏扎實的檔案信息化管理知識，檔案信息化管理技能不高，無法有效處理檔案信息化管理中一系列問題，經(jīng)常違規(guī)操作，急需要進一步提高他們綜合素質(zhì)。

2企業(yè)檔案信息化管理強化對策

2．1優(yōu)化檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，企業(yè)要全方位正確認(rèn)識檔案信息化管理，將其作為日常一項關(guān)鍵性工作，圍繞自身發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向、自身規(guī)模等，客觀分析檔案信息化管理情況，優(yōu)化完善已構(gòu)建的檔案信息化管理制度，有效指導(dǎo)一系列檔案信息化管理工作，最大化提高檔案信息化管理水平，促使各類檔案信息數(shù)據(jù)得到合理化管理，充分展現(xiàn)檔案信息利用價值。

2．2注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

在檔案信息化管理中，企業(yè)要結(jié)合各方面情況，構(gòu)建“科學(xué)、合理”的檔案信息化安全保障體系，加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，客觀分析檔案信息網(wǎng)絡(luò)特點、性質(zhì)，尤其是存在的問題，科學(xué)安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)，充分發(fā)揮其多樣化作用，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。企業(yè)要優(yōu)化利用先進的技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案信息管理系統(tǒng)，借助電子技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，科學(xué)轉(zhuǎn)變文本檔案，使其成為電子檔案，科學(xué)管理各類檔案信息，圍繞不同級別，加密處理檔案數(shù)據(jù)信息，結(jié)合各方面情況，科學(xué)設(shè)置檔案訪問、管理權(quán)限，促使檔案管理更加安全。此外，在檔案信息化管理中，企業(yè)要從實際出發(fā)，優(yōu)化利用先進的技術(shù)，借助信息化手段，構(gòu)建具有自身特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時存儲并動態(tài)管理重要的檔案數(shù)據(jù)信息，最大化提高檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率，充分展現(xiàn)多樣化價值。

2．3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

從某種角度來說，企業(yè)檔案信息化管理水平高低離不開“高素質(zhì)、高水平”的檔案管理人員。在檔案信息化管理中，企業(yè)要將檔案管理人員培訓(xùn)工作放在關(guān)鍵性位置，結(jié)合檔案信息化管理客觀要求以及存在的問題，制定科學(xué)的人才培訓(xùn)計劃，定期對其針對性培訓(xùn)，不斷強化他們的責(zé)任意識、服務(wù)意識等，使其具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。企業(yè)要注重理論知識和實踐相結(jié)合的培訓(xùn)模式，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識，使其具備扎實的理論知識，多層次加強對檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，能夠熟練操作檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。在此過程中，企業(yè)要注重先進人才的引進，優(yōu)化調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，不斷發(fā)展壯大檔案管理隊伍。

3結(jié)語

總而言之，在社會經(jīng)濟發(fā)展的浪潮中，企業(yè)必須全面、客觀認(rèn)識檔案信息化管理，優(yōu)化檔案信息化管理制度，注重檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全防護，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等。以此，最大化提高檔案信息化管理水平，提高檔案數(shù)據(jù)信息利用價值，在降低企業(yè)運行成本的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)最大化經(jīng)濟效益，促使企業(yè)走上健康穩(wěn)定發(fā)展的道路，擁有更加廣闊的發(fā)展前景。

作者:黃井明 單位:乳源縣就業(yè)服務(wù)管理局

參考文獻

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篇7

一、影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及原因分析

1.標(biāo)準(zhǔn)多樣化制約企業(yè)檔案信息化建設(shè)?，F(xiàn)有的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，由于各企業(yè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，既有執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、又有執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還有執(zhí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源集成和共享的前提條件，檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一規(guī)范的管理方法和技術(shù)手段。

2.信息多元化影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要是以紙質(zhì)檔案為載體模式，隨著計算機的飛速發(fā)展和普及，企業(yè)檔案管理發(fā)生了深刻的變化，主要表現(xiàn)：一是檔案的載體形式呈現(xiàn)多樣性，一般分為紙質(zhì)、磁盤（帶）、光盤、膠片；二是檔案格式多樣性，從一維空間發(fā)展到三維空間，從文字、圖像到聲音、三維模型；三是企業(yè)檔案的內(nèi)涵不斷豐富，不再是單純的科技、會計、文書等傳統(tǒng)的種類；四是軟硬件不斷地升級換代，成為影響檔案信息化的一個主要因素。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

1.檔案管理理念的改變。企業(yè)檔案管理理念將由“前端管理、全程控制、協(xié)同運營和電子文檔”取代“末端收集、分段管理、獨立展開和紙介文檔”管理理念。

2.檔案業(yè)務(wù)流程的再造。企業(yè)檔案管理將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統(tǒng)一的管理平臺，及時有效地提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的收集整理、科學(xué)保管、開發(fā)利用、信息服務(wù)全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理。

3.檔案人員素質(zhì)的提升。企業(yè)檔案管理需要具有檔案學(xué)、管理學(xué)和數(shù)據(jù)庫管理的綜合型人才，高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員隊伍，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進程中起到?jīng)Q定性作用。4.檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)傳統(tǒng)的手工管理模式向計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子辦公模式轉(zhuǎn)變以及檔案管理人員從保管服務(wù)型向提供利用型轉(zhuǎn)變。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探索與實踐

1.長遠(yuǎn)規(guī)劃法。企業(yè)檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，如何確保企業(yè)檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確和安全，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)和科學(xué)研究服務(wù)，是開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重中之重。因此，我們從檔案工作實際出發(fā)，制訂企業(yè)檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，并列入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃，按照檔案信息化長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)化，推進檔案信息化建設(shè)的實施。

2.定性分析法。根據(jù)企業(yè)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，我們堅持以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為中心，通過對各類檔案分析對比，找出企業(yè)中利用率最高、利用最廣泛，利用需要最迫切的檔案類型，本著急用先上的原則，率先實施檔案數(shù)字化建設(shè)，為全面推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)邁出堅實步伐。

3.實踐驗證法。一是實現(xiàn)檔案多全宗管理，除對母公司各類檔案實現(xiàn)全面管理外，實現(xiàn)對子公司和異地檔案的管理；二是實現(xiàn)檔案效率的提升，檔案人員可直接利用相關(guān)數(shù)據(jù)進行檔案編目，節(jié)省了檔案整理時間，提高了檔案利用效率；三是實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化，節(jié)省檔案存儲空間，有利于檔案的異地備份；四是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的借閱審批，最大化地為檔案使用者提供最優(yōu)質(zhì)、最方便的服務(wù)；五是實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程查詢利用，各個部門根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限，可在任何地方進行檔案的查借閱。

4.循序推進法。為了推進檔案信息化建設(shè)，我們公司按照循序推進的原則，分階段實施檔案信息化建設(shè)。2011年，建立檔案信息化管理平臺，設(shè)立公司檔案網(wǎng)站，填補公司檔案信息化建設(shè)空白；2012年，開展產(chǎn)品底圖數(shù)字化，提升產(chǎn)品底圖利用效率，實現(xiàn)檔案資源由保管服務(wù)型向主動提供利用型號轉(zhuǎn)變；2013年，開展數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一期建設(shè)，引進數(shù)字檔案館模型理念，提出238檔案數(shù)字化工作法；2014年，實施數(shù)字化圖書館建設(shè)，提高科技圖書期刊利用效率，實現(xiàn)為公司生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)研發(fā)提供方便、快捷和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；2015年，檔案信息化管理平臺優(yōu)化與完善，適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作的實際需要。

四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得的初步成效

篇8

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)

人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯(lián)網(wǎng)進行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對措施，以促進企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)人事檔案信息化管理對于企業(yè)人事管理行業(yè)來說至關(guān)重要。它不僅是時展的必然趨勢，符合時展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個創(chuàng)造性的飛躍，對企業(yè)、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優(yōu)點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內(nèi)進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實現(xiàn)企業(yè)的個性化和多元化發(fā)展。人事制度對于企業(yè)管理來說也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發(fā)展、進步和完善。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對于人才的配置，對于企業(yè)來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。

2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足

管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。

2.4 人事管理與計算機操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計算機進行操作以實現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長的時間來實現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。

2.5 缺乏規(guī)范

處于信息化時代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業(yè)仍存在諸多問題。企業(yè)管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準(zhǔn)性等都存在問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。

3 應(yīng)對企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強管理人員的技術(shù)水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對于只接受過傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來說，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識和大局意識，以提高工作效率。

3.2 完善設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對于一些落后的管理軟件和平臺，應(yīng)視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性。

3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點，進一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實，以確保管理工作的順利實施。

4 總結(jié)

社會的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國各個領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現(xiàn)跨越。

參考文獻

[1]孫小婷.淺談企業(yè)人事檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（7）：162.

篇9

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；檔案管理；信息化

加強信息化管理，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的一個主要趨勢和途徑。檔案信息化建設(shè)是時展的需要，是企業(yè)檔案工作的主流，是企業(yè)檔案管理改革的方向。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是通過運用終端設(shè)備的信息化采集（收集）工具，以數(shù)據(jù)中心的存儲為載體，以數(shù)據(jù)庫建立起來的檔案信息庫為系統(tǒng)核心，采用檔案信息管理軟件系統(tǒng)為應(yīng)用管理的平臺，進而實現(xiàn)信息化信息在終端與數(shù)據(jù)中心之間進行互聯(lián)，以達(dá)到管理人員或一般用戶對檔案相關(guān)資源進行Internet/LAN的應(yīng)用管理的目的，以實現(xiàn)信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優(yōu)結(jié)合。積極推進各類檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加速局域網(wǎng)建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息。將傳統(tǒng)的檔案信息通過計算機、系統(tǒng)等軟硬件的處理，轉(zhuǎn)化為相對應(yīng)的數(shù)字信息，并存儲于檔案館數(shù)據(jù)信息中心，管理人員或者一般人員可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限在客戶端對其進行信息的調(diào)用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發(fā)揮。造就一支高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設(shè)成功與持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及和深入，網(wǎng)絡(luò)化工作模式已經(jīng)滲入到當(dāng)今社會各行各業(yè)，人們必須以網(wǎng)絡(luò)的高效率來適應(yīng)社會的發(fā)展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業(yè)各項管理工作向信息化發(fā)展，企業(yè)檔案信息在企業(yè)日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)管理工作中的作用，就必須實現(xiàn)檔案管理的信息化來逐漸替代和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式。這其中包括運用網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)實現(xiàn)檔案檢索的自動化、運用縮微技術(shù)實現(xiàn)檔案存貯的縮微化、運用現(xiàn)代通訊技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化等。檔案工作的信息化已經(jīng)成為檔案人員不得不面對的新課題，企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)己成為企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理信息化的關(guān)鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計算機理論知識和運用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。而目前，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，知識結(jié)構(gòu)不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數(shù)人都不能運用現(xiàn)代化的技術(shù)和工具。缺乏信息開發(fā)應(yīng)用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業(yè)知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設(shè)的開展。

2.檔案管理信息化缺乏安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護的關(guān)系。檔案信息化加強了檔案部門與外部門間的聯(lián)系，但也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網(wǎng)的重要原因。

3.對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

四、建立企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的方法

人才資源信息是一個國家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟高速發(fā)展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國檔案網(wǎng)絡(luò)滯后，計算機管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計算機業(yè)務(wù)的專業(yè)隊伍，檔案部門網(wǎng)絡(luò)意識淡漠的現(xiàn)狀，應(yīng)采取如下方法：

1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從實際出發(fā)。做好企業(yè)內(nèi)部員工的培訓(xùn)工作。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復(fù)性的手工操作?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要大量投資，需要專業(yè)的計算機人才來建設(shè)和做好網(wǎng)絡(luò)的日常維護工作。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要從實際出發(fā)，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。

2.搞好建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。檔案整理、檔號編制的規(guī)范化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立，都是建網(wǎng)的條件。準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。

3.必須實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要有各種嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求做到各種數(shù)據(jù)庫的設(shè)計一致或兼容，同時要求檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、分類的標(biāo)準(zhǔn)化和檔號編制的規(guī)范化。

4.搞好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中是一項最費時、費工的工作。數(shù)據(jù)庫的建立從一開始就要標(biāo)準(zhǔn)化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)來做。

5.加強隊伍建設(shè)。現(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設(shè)需要有高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才來做，除檔案學(xué)、計算機知識外，最起碼應(yīng)該懂得一些信息科學(xué)知識和信息經(jīng)濟學(xué)知識.不然的話，就會因為從業(yè)人員的素質(zhì)不高而影響檔案資源的有效利用。

總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求，各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】檔案信息化；電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；人才；效率

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)、工作查考、學(xué)術(shù)研究的重要資源，檔案信息化是企業(yè)信息化工作中的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)管理推進的一個重要目標(biāo)。加強對檔案信息化建設(shè)的力度，檔案的信息資源的作用得以充分發(fā)揮，是檔案管理的目標(biāo)。加強檔案管理現(xiàn)代化，一定要結(jié)合客觀實際，汲取傳統(tǒng)檔案管理的有益經(jīng)驗，從本單位實際出發(fā)，適應(yīng)本企業(yè)生產(chǎn)的需要，更好地為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案形成過程中所產(chǎn)生的電子文件、歸檔和電子檔案信息重復(fù)性的事物和概念為對象制定的各種標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化主要包括管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個方面。企業(yè)內(nèi)部要嚴(yán)格做到檔案各項信息數(shù)據(jù)、各種模版、代碼的統(tǒng)一。我們傳統(tǒng)檔案的管理是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，電子文件、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更要高于傳統(tǒng)檔案，因為所有的信息化的工作都依賴于數(shù)據(jù)庫、計算機、網(wǎng)絡(luò)等等，所有的工作流程都需要通過計算機來實現(xiàn)，所以，我們企業(yè)的檔案部門有責(zé)任根據(jù)國家和行業(yè)的要求把標(biāo)準(zhǔn)化完善到整個企業(yè)。隨著時間的推移，國家檔案行政管理部門將逐步制定和完善一些法規(guī)性的國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以保障電子文件檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享，還有使用計算機應(yīng)遵守的安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理中的各個規(guī)章制度將做到盡善盡美。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案形成過程中電子文件檔案的術(shù)語、資源的標(biāo)識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范化。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指在檔案工作過程中數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件檔案的數(shù)據(jù)存儲格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密的規(guī)范、水印技術(shù)規(guī)范以及系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。其中一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是電子信息管理的共用標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的核心是檔案的數(shù)字化，利用計算機、軟件、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)對傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進行處理，從而形成規(guī)范的電子文件信息。這些電子文件可能有多種格式，如文本文件、圖形文件、圖像文件、影音文件等等。檔案的數(shù)字化一是對已有的歷史檔案集中進行數(shù)字化處理，組織人力進行文件的掃描、OCR識別、掛接等工作。其次是改變檔案的收集歸檔工作方式，新產(chǎn)生的檔案采取電子和紙質(zhì)并舉的方法，同時接受電子檔案和紙質(zhì)檔案，檔案人員檢查通過后方可完成歸檔工作，這樣就走出了年年接收檔案，年年數(shù)字化的惡性循環(huán)。在對歷史檔案數(shù)字化處理過程中，對需要處理的檔案。首先要制定有待數(shù)字化性處理的一些原則，從眾多的檔案中，剔除無關(guān)緊要、可有可無的信息，無需“有文必掃”，選擇重點需要數(shù)字化的檔案以及那些需要保護的檔案、具有代表性的檔案。其次一定要紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并重，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以電子檔案為信息化發(fā)展的有力武器。

二、檔案信息化中的重要技術(shù)因素

檔案信息化是信息技術(shù)與檔案管理的合理結(jié)合，沒有信息技術(shù)，檔案信息化難以得到推進。同時檔案信息化與傳統(tǒng)檔案的管理和手工模式也是分不開的。檔案信息化是檔案管理的一次革命，技術(shù)是檔案管理革命的先鋒，是檔案信息化中最有力的武器，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保障，電子檔案、數(shù)據(jù)庫運用、資源共享才可以大刀闊斧的向更好的方向發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件共存，在各行各業(yè)，政府機關(guān)、企事業(yè)單位中的檔案部門，依然是二元格局，功能的完全替代很難，必然經(jīng)歷一個漫長的漸進的過程，只要電子檔案的安全性沒有得到完全保障，人們就需要以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)來保障檔案文件的安全。檔案的信息化沒有改變檔案工作的社會目標(biāo)，它給檔案管理帶來的是更加全方面的、更加快捷的工作，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了勞動生產(chǎn)率。同時也為查考、利用檔案的各行各業(yè)的人員提供了快速查詢、快速利用的各種方法和環(huán)境。這種變化還隨著信息技術(shù)與檔案管理的有機結(jié)合逐步高速發(fā)展而變化。因此，在檔案信息化發(fā)展建設(shè)的同時必須建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保障的基礎(chǔ)上，對信息技術(shù)的發(fā)展保持高度的敏感性，及時追蹤新技術(shù)的發(fā)展趨勢，從中尋找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究將各種信息技術(shù)引入檔案工作的可能性、必要性。使之更能適用于檔案工作的目的。

應(yīng)重視檔案信息化的技術(shù)因素，但不能唯技術(shù)論。唯技術(shù)論表現(xiàn)之一是認(rèn)為技術(shù)是萬能的，可以實現(xiàn)所有的檔案業(yè)務(wù)，各個環(huán)節(jié)都想利用計算機來實現(xiàn)，忽略了人的主觀能動性，在信息化建設(shè)中人處于被動的局面。表現(xiàn)之二就是檔案建設(shè)追求完美，一步到位，不根據(jù)自身情況出發(fā)而是追逐最先進的軟硬件技術(shù)，加大了檔案信息化的成本。檔案信息化建設(shè)是一個漫長的過程，因此檔案信息化要從實際出發(fā)，根據(jù)企業(yè)自身的實際現(xiàn)況，采用最適合的技術(shù)，在選用時要認(rèn)識到先進的技術(shù)有時由于缺乏時間的考驗和社會的認(rèn)同，具有一定的風(fēng)險性，而且還要考慮到技術(shù)的更新頻率、更新周期。

三、加快檔案信息化建設(shè)的兩個關(guān)鍵

（1）充分發(fā)揮檔案信息化中人的作用。檔案人才隊伍建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識，同時還需要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計算機軟件等知識。信息技術(shù)的復(fù)雜性及快速更新性要求其人才必須具有扎實的技術(shù)基礎(chǔ)和持續(xù)的再學(xué)習(xí)能力，再加上專業(yè)的檔案管理知識和豐富的工作經(jīng)驗。檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是一個漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業(yè)技術(shù)合理融合在檔案工作中。人才隊伍的建設(shè)可以從內(nèi)部和外部方面著手進行，可以體現(xiàn)在以下方面：一是在實施檔案信息化全員培訓(xùn)的同時，逐步引進檔案人員相對年輕化，強化對檔案人員的技能，提升整個檔案隊伍的信息化素養(yǎng)。其一是組織一些檔案信息化知識的相關(guān)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流活動，盡量使所有的檔案業(yè)務(wù)人員都要參加，并將參加培訓(xùn)的情況列入考核、評審的范圍，調(diào)動人員參與的積極性。其二就是規(guī)定相關(guān)崗位必須通過信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)考核后方能上崗。其三可以通過高等院校培養(yǎng)高層次的檔案管理人才或計算機專業(yè)人才，采用引進、聯(lián)合培養(yǎng)等方式培養(yǎng)人才，這也需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門的大力支持。二是強化對檔案人員的創(chuàng)新教育，充分發(fā)揮信息化建設(shè)中檔案人員的積極性、創(chuàng)造性。信息化建設(shè)應(yīng)將檔案人員放在主體地位，需要每一位檔案人員，結(jié)合自己實際工作的經(jīng)驗，出主意、想辦法，從而使工作更簡捷、更安全、更有效率。同時在知識結(jié)構(gòu)方面、激勵機制等方面注入新的活力，使廣大檔案人員增強時代責(zé)任感，增強服務(wù)意識，采用最適于自己的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的方法，將檔案信息資源共享和開放的服務(wù)平臺發(fā)揮得盡善盡美，最大化滿足各專業(yè)人員查詢、借閱、利用等。這個漫長磨合的過程，不僅能逐步推動檔案信息化建設(shè)，也能讓檔案人員學(xué)習(xí)和總結(jié)好的經(jīng)驗與方法。從而使檔案信息化工作多元化發(fā)展，實現(xiàn)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。（2）與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合提高檔案信息化工作效率。要切合企業(yè)實際，結(jié)合企業(yè)整體工作流程，把檔案信息化落在實處、見到實效。切忌照抄照轉(zhuǎn)照搬、切忌死搬硬套。在檔案工作的某個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)庫未必比傳統(tǒng)手工的的方式快。所以，檔案的信息化、現(xiàn)代化，應(yīng)從企業(yè)工作的實際出發(fā)，汲取傳統(tǒng)管理中的合宜因素，從而提高工作效率。

四、對檔案信息化管理發(fā)展方向的構(gòu)思

以紙質(zhì)檔案為保障和基礎(chǔ)，創(chuàng)新思路，接受新的事物，利用先進的信息技術(shù)手段，減少工作量，提高效率。目前檔案管理工作有兩個大方面：一是收集整編各門類的檔案；運用新技術(shù)提高工作量，以滿足檔案數(shù)據(jù)的查詢需要。二是將檔案工作的重點逐步放在查詢借閱，創(chuàng)造快捷網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、工作環(huán)境，用來提供利用各門類的紙質(zhì)檔案以及電子檔案。檔案人員應(yīng)在這個基礎(chǔ)上，利用好先進的硬件和配套設(shè)施，使用最適合自己的各種軟件，將最有效的傳統(tǒng)檔案的管理方式與最先進的信息相結(jié)合發(fā)揮檔案的最大價值。

參 考 文 獻