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篇1

關(guān)鍵詞:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案館;檔案信息資源建設(shè);共建共享理論;共建共享模式

檔案館信息資源建設(shè)的總體目標(biāo)是提高檔案館信息資源保障率。遵循這一目標(biāo),努力豐富館藏以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求,就成為各檔案館信息資源建設(shè)的指導(dǎo)思想,也直接導(dǎo)致了各檔案館的“大而全”、“小而全”的建設(shè)模式。然而,各檔案館以一己之力,始終無法解決檔案信息資源建設(shè)能力的有限性與利用者檔案信息需求的無限性之間的矛盾,特別是在檔案館事業(yè)還相對(duì)落后的情況下。造成的結(jié)果,一方面是群體檔案館的檔案信息資源重復(fù)建設(shè);另一方面則是個(gè)體檔案館的檔案信息資源嚴(yán)重漏藏?；诖朔N形勢(shì),檔案館信息資源共建共享理念開始樹立,然而,在傳統(tǒng)條件下,檔案信息必須依賴于一定的物質(zhì)載體而存在,檔案信息內(nèi)容與檔案文獻(xiàn)載體不可分割,檔案館信息資源建設(shè)中檔案信息的共享問題實(shí)際轉(zhuǎn)化為物質(zhì)載體的共享問題,檔案信息的可共享性得不到充分體現(xiàn):一件檔案(指載體形態(tài))不能同時(shí)滿足兩個(gè)以上利用者的檔案信息需求,另外,還存在檔案信息傳輸?shù)戎T多障礙,因此,各檔案館只能立足個(gè)館、圍繞自身的利用者群進(jìn)行檔案信息資源建設(shè),所謂的檔案館信息資源共建共享很難得到有效實(shí)施。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)使檔案信息擺脫了載體的約束,檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)跨時(shí)空的存取,真正做到一方建設(shè)、多方利用,檔案信息的可共享性得以充分體現(xiàn)。數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不但提供了檔案館信息資源共享的全新發(fā)展環(huán)境,而且,提出了重構(gòu)檔案館信息資源建設(shè)理論的迫切要求。近年來,一些檔案界同仁對(duì)此問題也進(jìn)行了一些有益探索。本文僅就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論及共建共享模式問題談幾點(diǎn)個(gè)人思考職稱論文。

1思考之一:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論與傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論有何異同

傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)是指一定范圍內(nèi)的檔案館對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有計(jì)劃的積累和合理布局,以滿足、保障社會(huì)發(fā)展和國(guó)家建設(shè)需要的全部活動(dòng),具體包括宏觀建設(shè)和微觀建設(shè)兩個(gè)層面,宏觀建設(shè)是指一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家乃至國(guó)際間根據(jù)需要而進(jìn)行全局的檔案館信息資源布局和協(xié)調(diào)發(fā)展工作;微觀建設(shè)是指各個(gè)檔案館對(duì)檔案信息的收集、組織、管理、貯存等工作。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享是指網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下在檔案館信息資源建設(shè)和服務(wù)過程中,各檔案館之間建立廣泛的合作、協(xié)作、協(xié)調(diào)關(guān)系,宏觀布局和科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案館信息資源建設(shè),利用各種技術(shù)、方法和途徑,共同揭示、建設(shè)、開發(fā)和利用檔案館信息資源,追求對(duì)檔案館信息資源的完備保障,以最大限度地滿足利用者檔案信息需求的全部活動(dòng),具體也包括宏觀建設(shè)和微觀建設(shè)兩個(gè)層面。不同的是,傳統(tǒng)檔案館信息資源微觀建設(shè)即館藏建設(shè)可以獨(dú)立于宏觀建設(shè)而存在,而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,基于共建共享的檔案館信息資源微觀建設(shè)如果脫離宏觀建設(shè)就失去了共建的意義;傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)是在微觀建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行宏觀建設(shè),而基于共建共享的檔案館信息資源建設(shè)是在宏觀建設(shè)的指導(dǎo)下開展微觀建設(shè)。可以認(rèn)為,傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)是微觀建設(shè)決定宏觀建設(shè),而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下基于共建共享的檔案館信息資源建設(shè)是宏觀建設(shè)決定微觀建設(shè)。因此,傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論在建設(shè)范圍和服務(wù)范圍兩個(gè)方面存在不同的效果。

1.1傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論在建設(shè)范圍方面的比較

圖1和圖2分別反映傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論所產(chǎn)生的不同建設(shè)效果。在圖1中,由于傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)是在微觀建設(shè)的基礎(chǔ)上開展宏觀建設(shè),因此,各個(gè)檔案館所建設(shè)的檔案信息資源不可避免地存在著重復(fù)現(xiàn)象,甚至有部分檔案信息資源重復(fù)現(xiàn)象十分嚴(yán)重(如圖中交疊部分所示),重復(fù)建設(shè)就意味著檔案信息資源覆蓋范圍的縮小,因而不利于提高檔案館信息資源保障率;在圖2中,由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享是在宏觀建設(shè)的指導(dǎo)下開展微觀建設(shè),檔案信息資源建設(shè)是在宏觀布局和科學(xué)規(guī)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,避免了檔案信息資源的重復(fù)建設(shè),能最大限度地提高檔案館信息資源保障率。

1.2傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論在服務(wù)范圍方面的比較反映傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論的不同服務(wù)范圍。在圖3中,由于各檔案館是在微觀建設(shè)的基礎(chǔ)上開展宏觀建設(shè),因此,個(gè)體檔案館信息資源的服務(wù)范圍之間存在交叉重復(fù),使整體檔案館信息資源的服務(wù)范圍小于個(gè)體檔案館信息資源服務(wù)范圍之和,只有圖中交疊部分所示的利用者才能在一定程度上共享檔案館信息資源;在圖4中,由于各檔案館在合作協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上共同發(fā)展檔案信息利用者群,因此,服務(wù)范圍得到最大擴(kuò)展,并且,可共享檔案館信息資源的利用者范圍就等同于全體利用者。

綜上所述,檔案館信息資源建設(shè)過程中是否將系統(tǒng)布局和科學(xué)規(guī)劃放在首位,是傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論的根本區(qū)別。傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)立足個(gè)館,強(qiáng)調(diào)依賴個(gè)館的檔案信息資源建設(shè)來滿足特定利用者的檔案信息需求,不能在根本上放棄“大而全”、“小而全”的建設(shè)理念。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論以系統(tǒng)布局和科學(xué)規(guī)劃為出發(fā)點(diǎn),強(qiáng)調(diào)以整體的檔案館信息資源建設(shè)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的完備保障,以滿足社會(huì)對(duì)檔案館信息資源的需求(包括潛在需求),檔案館信息資源建設(shè)的廣度(覆蓋范圍)由整個(gè)共建系統(tǒng)來保障,而檔案館信息資源建設(shè)的專深度則由各檔案館來保障。

2思考之二:網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論有何影響

2.1對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的建設(shè)原則的影響

2.1.1對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的實(shí)用性建設(shè)原則的影響。實(shí)用性建設(shè)原則要求根據(jù)檔案館的服務(wù)任務(wù)和服務(wù)對(duì)象的需求來建設(shè)檔案館信息資源;而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論則要求每個(gè)檔案館在所負(fù)責(zé)的建設(shè)范圍之內(nèi)來建設(shè)檔案館信息資源,不再強(qiáng)調(diào)檔案信息資源建設(shè)的實(shí)用性而更加注重檔案信息資源建設(shè)的完整性。因此,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論中,傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的實(shí)用性建設(shè)原則應(yīng)該調(diào)整為完整性建設(shè)原則。

2.1.2對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的系統(tǒng)性建設(shè)原則的影響。系統(tǒng)性建設(shè)原則要求檔案館信息資源建設(shè)的系統(tǒng)性要與檔案本身的系統(tǒng)性、利用者自身需求的系統(tǒng)性、保存和傳遞的系統(tǒng)性相一致;而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論雖然仍對(duì)系統(tǒng)性建設(shè)原則有所要求,但系統(tǒng)性建設(shè)原則的內(nèi)涵卻發(fā)生了變化,它除了要求各檔案館自身建設(shè)的系統(tǒng)性之外,更加強(qiáng)調(diào)共建共享系統(tǒng)的各個(gè)組成部分之間的系統(tǒng)性建設(shè)。

2.1.3對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的特色化與協(xié)調(diào)性建設(shè)原則的影響。特色化與協(xié)調(diào)性建設(shè)原則要求各檔案館分別建立自己有重點(diǎn)有特色的專門化的資源體系,從宏觀的角度形成類別齊全、類型多樣的綜合性資源體系。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享的過程本身就是特色化與協(xié)調(diào)性建設(shè)原則的體現(xiàn),但應(yīng)該注意的是,檔案館信息資源共建共享理論所要求的特色化與協(xié)調(diào)性建設(shè)原則是在分工協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上建設(shè)特色資源,而不是各檔案館在自主建設(shè)特色資源的基礎(chǔ)上尋求協(xié)調(diào),所以,分工協(xié)調(diào)成為此項(xiàng)原則的主要內(nèi)涵。

因此,根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享理論的要求,檔案館信息資源建設(shè)應(yīng)遵循系統(tǒng)性建設(shè)原則、分工協(xié)調(diào)建設(shè)原則和完整性建設(shè)原則。其中,系統(tǒng)性建設(shè)原則是共建共享系統(tǒng)的建設(shè)原則,分工協(xié)調(diào)建設(shè)原則是各檔案館之間的建設(shè)原則,完整性建設(shè)原則是檔案館微觀建設(shè)的原則。

2.2對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的資源結(jié)構(gòu)理論的影響

在傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)中,館藏檔案結(jié)構(gòu)由全宗結(jié)構(gòu)、等級(jí)結(jié)構(gòu)、時(shí)間結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)和載體類型結(jié)構(gòu)五個(gè)方面構(gòu)成;而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館信息資源共建共享依然要重視資源建設(shè)的結(jié)構(gòu),但對(duì)五個(gè)構(gòu)成方面的要求應(yīng)該發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案館信息資源結(jié)構(gòu)理論是以全宗結(jié)構(gòu)為根本,針對(duì)館藏資源中每個(gè)全宗的等級(jí)結(jié)構(gòu)、時(shí)間結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)和載體類型結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究;在檔案館信息資源共建共享?xiàng)l件下,全宗結(jié)構(gòu)是由共建系統(tǒng)的分工協(xié)調(diào)所決定的,因其單一、覆蓋面小而不再成為資源結(jié)構(gòu)理論研究的重點(diǎn),要求各檔案館對(duì)于所分工負(fù)責(zé)的全宗檔案信息資源建設(shè)領(lǐng)域從等級(jí)結(jié)構(gòu)、時(shí)間結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)和載體類型結(jié)構(gòu)四個(gè)方面都要完整收錄,作為現(xiàn)實(shí)館藏(或稱物理館藏)的建設(shè)目標(biāo)。筆者認(rèn)為,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下基于共建共享的檔案館信息資源建設(shè)的館藏應(yīng)包括四個(gè)級(jí)別,即永久保存級(jí)、服務(wù)級(jí)、鏡像級(jí)和鏈接級(jí)。其中,永久保存級(jí)的實(shí)質(zhì)就是現(xiàn)實(shí)館藏的建設(shè)級(jí)別,并且應(yīng)該是完整級(jí);而服務(wù)級(jí)、鏡像級(jí)和鏈接級(jí)則反映了一個(gè)檔案館虛擬館藏的等級(jí)結(jié)構(gòu)。

2.3對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的檔案信息資源補(bǔ)充理論的影響

傳統(tǒng)檔案館信息資源補(bǔ)充理論主要包括兩個(gè)方面:一是檔案信息的選擇問題;另一個(gè)是檔案信息的補(bǔ)充方式。其中,檔案信息的選擇決定檔案信息的補(bǔ)充方式。

2.3.1檔案信息資源選擇理論。在傳統(tǒng)檔案館信息資源補(bǔ)充理論中,一直存在著“價(jià)值論”和“需要論”之爭(zhēng),這些紛爭(zhēng)都源于傳統(tǒng)檔案館信息資源補(bǔ)充不是以完整級(jí)為目標(biāo),從而產(chǎn)生了“檔案信息選擇”這一不可回避的問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論要求將完整級(jí)作為建設(shè)的等級(jí)結(jié)構(gòu),各特定類型領(lǐng)域的檔案信息選擇問題已不復(fù)存在,如果還要討論“選擇”問題的話,那選擇的重點(diǎn)應(yīng)放在檔案信息類型歸屬的選擇問題上,即檔案館不再考慮某檔案信息是否“有價(jià)值”或“有需要”,而應(yīng)著重考慮其是否屬于本館所分工負(fù)責(zé)的類型領(lǐng)域。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館信息資源共建共享理論要求將完整級(jí)作為建設(shè)的等級(jí)結(jié)構(gòu),所以,檔案館信息資源建設(shè)過程中必須保證品種的齊全;由于數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所支持的檔案信息資源的可共享性,復(fù)本理論所要研究的“重點(diǎn)利用者在同一時(shí)間對(duì)同一種檔案的需求”問題得以解決,所以,傳統(tǒng)的復(fù)本理論問題將不再過多地討論,人們將更多關(guān)注不同檔案信息的“可獲得性”。

2.3.2檔案信息資源補(bǔ)充的方式。與檔案信息資源選擇理論的變化相對(duì)應(yīng),無論采取購入方式還是非購入方式,采取傳統(tǒng)補(bǔ)充方式還是采取網(wǎng)絡(luò)補(bǔ)充方式,原檔案信息補(bǔ)充過程中的“選檔”環(huán)節(jié)已不存在,檔案信息來源的研究成為檔案信息補(bǔ)充理論的研究重點(diǎn)。

2.4對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的資源組織的影響

在檔案館信息資源共建共享?xiàng)l件下,傳統(tǒng)的關(guān)于物理資源的組織問題,如檔案布局、檔案排架、檔案收藏等仍然具有重要研究意義,檔案信息保護(hù)研究隨著檔案載體形態(tài)的豐富而變得更加重要,但“完整級(jí)”和“永久保存”的要求使關(guān)于檔案剔除研究不再有太多的價(jià)值。此時(shí),關(guān)于虛擬檔案信息資源組織的研究,在檔案館信息資源建設(shè)理論體系中的位置變得尤為突出,這一研究,主要涉及檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題和檔案信息資源的揭示與整合問題。

2.5對(duì)傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論中的檔案信息資源評(píng)價(jià)的影響

傳統(tǒng)的檔案信息資源評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),主要包括數(shù)量評(píng)價(jià)和質(zhì)量評(píng)價(jià)兩個(gè)方面,數(shù)量評(píng)價(jià)主要針對(duì)資源保障率、利用者滿意率、資源對(duì)各領(lǐng)域檔案的覆蓋率;質(zhì)量評(píng)價(jià)主要針對(duì)資源的信息容量、資源結(jié)構(gòu)、資源的利用情況。這些評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),主要是依據(jù)實(shí)用性原則,立足各檔案館自身的建設(shè)情況所采用的。在檔案館信息資源共建共享?xiàng)l件下所進(jìn)行的資源建設(shè)評(píng)價(jià),應(yīng)該依據(jù)系統(tǒng)性原則,立足整個(gè)共建共享系統(tǒng)選擇評(píng)價(jià)指標(biāo),既要考察各檔案館自身的資源建設(shè)情況,包括所分工負(fù)責(zé)學(xué)科領(lǐng)域的資源完備情況和利用者檔案信息需求的滿足情況,又要考察檔案館之間的分工協(xié)調(diào)情況,包括共建共享機(jī)制和虛擬資源的獲取方式。由于強(qiáng)調(diào)整個(gè)共建共享系統(tǒng)的資源保障率,所以,檔案信息資源的利用率就不再作為評(píng)價(jià)的主要指標(biāo)。

從上述分析可看出,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下基于共建共享的檔案館信息資源建設(shè)理論同傳統(tǒng)檔案館信息資源建設(shè)理論相比,在建設(shè)原則、資源結(jié)構(gòu)、資源補(bǔ)充、資源組織和資源評(píng)價(jià)等諸多方面都發(fā)生了變化,但二者共同的建設(shè)目標(biāo)——提高檔案信息資源保障率,使得這些變化始終沒能改變資源建設(shè)的方向。從這個(gè)意義上說,

“批判地繼承”也許是對(duì)這些變化的最后詮釋。

3思考之三:目前我國(guó)檔案館信息資源共建共享的最佳模式是什么

檔案館信息資源共建共享模式分類,按層次分,有中央型、地區(qū)型、省市型三個(gè)層次;按載體分,有紙質(zhì)檔案信息資源共建共享模式、電子檔案信息資源共建共享模式等;按結(jié)構(gòu)分,有鏈?zhǔn)骄W(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式(第一級(jí)是國(guó)家級(jí)檔案館信息資源中心,第二級(jí)為省級(jí)檔案館信息資源中心,第三級(jí)是地市級(jí)檔案館信息資源中心,第四級(jí)是縣級(jí)檔案館信息資源中心)、根狀結(jié)構(gòu)模式(把國(guó)家檔案館作為全國(guó)檔案館事業(yè)的中心點(diǎn),將各省、自治區(qū)、直轄市館作為國(guó)家檔案館的分館,將各地市縣館和其他檔案館作為省一級(jí)館的分館,這樣組織起來,全國(guó)的檔案館信息資源網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)像樹根一樣)、縱向結(jié)構(gòu)模式(指按系統(tǒng)建立的共享模式)和橫向結(jié)構(gòu)模式(指同一地區(qū)跨系統(tǒng)共建的共享網(wǎng)絡(luò)等)。然而,實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源共建共享不能僅僅列舉一些模式,更重要的是要選擇最佳模式,實(shí)現(xiàn)最佳模式。筆者認(rèn)為,選擇確定我國(guó)檔案館信息資源共建共享最佳模式,應(yīng)遵循以下原則:

一是適應(yīng)性原則。此原則含兩項(xiàng)內(nèi)容:即適應(yīng)國(guó)情原則和適應(yīng)時(shí)展原則。(1)適應(yīng)國(guó)情原則。我國(guó)的檔案館信息資源共建共享模式必須符合目前的政治經(jīng)濟(jì)體制,而不能照搬外國(guó)模式。此其一。其二,還必須適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀。若脫離此國(guó)情,資金不能到位,其“模式”也難以實(shí)現(xiàn)。(2)適應(yīng)時(shí)展原則。2l世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代,選擇確定我國(guó)檔案館信息資源共建共享最佳模式,必須充分考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,尋找出適合網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的最佳模式至關(guān)重要。

二是最大節(jié)約原則。此原則也有兩個(gè)含義,其一,是說其模式應(yīng)實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)最省化,這就需要統(tǒng)籌規(guī)劃,少花錢多辦事;其二,是說其模式要便于利用者獲取,節(jié)約利用者的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)。

三是適度超前原則。由于既定的模式應(yīng)具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性,但又不能完全囿于現(xiàn)實(shí),所以,選擇和確定我國(guó)檔案館信息資源共建共享最佳模式既要立足現(xiàn)實(shí),又要適度超前;否則,將影響我國(guó)檔案館信息資源共建共享進(jìn)程,還會(huì)帶來不應(yīng)有的損失。因此,充分預(yù)測(cè)未來的發(fā)展趨勢(shì)是選擇確定我國(guó)檔案館信息資源共建共享最佳模式所必須考慮的一個(gè)重要條件。

四是漸進(jìn)發(fā)展原則。所謂“漸進(jìn)發(fā)展”,在此是指選擇最佳模式時(shí),必須考慮到檔案館信息資源共建共享的實(shí)現(xiàn)是一種循序漸進(jìn)的過程,必須經(jīng)過一個(gè)過渡階段,而不能一次完成。所以,就我國(guó)目前之國(guó)情,必須選擇那種過渡型最佳模式,而不是理想的一次性完成模式。因?yàn)?那種一次性完成模式既不符合事物發(fā)展規(guī)律,又不符合我國(guó)國(guó)情。

五是因地制宜原則。考慮到我國(guó)條塊分割的管理體制及地區(qū)間自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不平衡性以及檔案館信息資源分布的不均衡性,在選擇確定我國(guó)檔案館信息資源共建共享最佳模式時(shí),必須采取因地制宜、靈活多樣的原則,多種模式并舉,使檔案館信息資源共建共享充滿活力和朝氣。

根據(jù)上述原則,筆者認(rèn)為,適合目前我國(guó)國(guó)情的檔案館信息資源共建共享模式應(yīng)當(dāng)是:以國(guó)辦為主、集中與分散管理相結(jié)合的、多元化的過渡型模式。這里的“多元化”是指在不同地區(qū)(如東、西部地區(qū))、不同系統(tǒng)采取靈活多樣的共享模式。具體講,西部地區(qū)應(yīng)采用初級(jí)模式,先打好自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ),在各系統(tǒng)建立檔案館信息資源協(xié)作網(wǎng),再建橫向跨系統(tǒng)檔案館信息資源共享網(wǎng)絡(luò),最后,與發(fā)達(dá)的東部地區(qū)聯(lián)網(wǎng)。東部地區(qū):第一步,應(yīng)分別在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源共建共享;第二步,以省、自治區(qū)、直轄市為單位實(shí)現(xiàn)地區(qū)性跨系統(tǒng)共建共享;第三步,各省、自治區(qū)、直轄市之間聯(lián)成檔案館信息資源共享網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)地區(qū)間共建共享。當(dāng)然,在東、西部地區(qū)實(shí)施檔案館信息資源共建共享計(jì)劃之前,應(yīng)首先建立主導(dǎo)型的國(guó)家級(jí)檔案館信息資源網(wǎng)絡(luò)(由中央檔案館牽頭,與一些特大型檔案館聯(lián)合共建),指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各系統(tǒng)及地區(qū)級(jí)檔案館信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè),這樣,全國(guó)的資源共建共享工作就會(huì)健康順利地發(fā)展。上述模式可以簡(jiǎn)述為:以國(guó)家投資為主,以國(guó)家級(jí)檔案館信息資源網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo),東、西部地區(qū)分別分步實(shí)施,先系統(tǒng)內(nèi)共建,后地區(qū)性共建,實(shí)現(xiàn)集中與分散管理的過渡型檔案館信息資源共建共享。待這一過渡型模式實(shí)現(xiàn)后,再建立全國(guó)性跨系統(tǒng)跨地區(qū)的真正的無邊界檔案館信息資源共建共享網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案館信息資源共享。

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篇2

零缺陷管理的基本要素有5個(gè)：公開，目標(biāo)，界定缺陷，測(cè)量缺陷，獎(jiǎng)勵(lì)。所謂公開，即每個(gè)職工都要用書面或口頭形式公開做出自己對(duì)致力于無缺陷工作的承諾。所謂目標(biāo)，即公司為每項(xiàng)工作和個(gè)人確定現(xiàn)實(shí)的可操作的工作目標(biāo)。在界定缺陷時(shí)，考慮到每個(gè)公司情況以及每項(xiàng)定貨要求不同，對(duì)缺陷的理解也是多種多樣的。如西屋公司界定的缺陷有12個(gè)：

(1)沒有按照計(jì)劃工作；(2)在送貨之前重復(fù)性工作；(3)從事了本來完全可以減少費(fèi)用的工作；(4)低于用戶或公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的工作；(5)高于用戶已經(jīng)確定為合理實(shí)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的工作；(6)沒有完成規(guī)定的具體任務(wù)；(7)沒有事先具體計(jì)劃、指導(dǎo)工人實(shí)行這些具體計(jì)劃，并且沒有事先采取必要的糾錯(cuò)行動(dòng)；(8)沒有有效管理成本；(9)從事了雖然能被接受但以某種方式導(dǎo)致其他高成本或延誤送貨結(jié)果的工作；(10)設(shè)立比實(shí)際報(bào)價(jià)要高的預(yù)計(jì)成本項(xiàng)目；(11)對(duì)預(yù)計(jì)成本項(xiàng)目的忽略；(12)沒有滿足預(yù)算要求。

測(cè)量缺陷也有各種方式。有的通過目標(biāo)完成情況來確定缺陷數(shù)量。西屋公司的無缺陷測(cè)量公式為：績(jī)效＝100－有缺陷項(xiàng)目數(shù)／無缺陷項(xiàng)目數(shù)×100。如果有缺陷項(xiàng)目數(shù)等于無缺陷項(xiàng)目數(shù)，績(jī)效值為零；如果有缺陷項(xiàng)目數(shù)多于或小于無缺陷項(xiàng)目數(shù)，績(jī)效值就為負(fù)或?yàn)檎?/p>

全面質(zhì)量管理(totalqualitycontrol,TQC)來自日本企業(yè)管理實(shí)踐，20世紀(jì)80年代大力引入我國(guó)。日本企業(yè)結(jié)合科學(xué)管理和零缺陷管理的理論，提出過程質(zhì)量控制的理念，即將產(chǎn)品的質(zhì)量缺陷消滅在產(chǎn)品的制造過程中，這樣最終產(chǎn)品必然是符合質(zhì)量要求的。為了做到這點(diǎn)，生產(chǎn)過程的每個(gè)環(huán)節(jié)都是一個(gè)質(zhì)量控制點(diǎn)，每個(gè)環(huán)節(jié)的操作員工都是質(zhì)量控制人員。為了保障每個(gè)質(zhì)量控制點(diǎn)不出廢品，每個(gè)質(zhì)量控制點(diǎn)都設(shè)立了嚴(yán)格的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和客觀檢測(cè)手段。按照這種控制要求操作，最終生產(chǎn)出來的產(chǎn)品不用檢測(cè)都是合格產(chǎn)品。

個(gè)別工商組織推行的零缺陷管理或全面質(zhì)量管理在經(jīng)濟(jì)全球化過程中已經(jīng)顯得不夠通用和規(guī)范，適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的需要，1988年由國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織推行的ISO9000系列的質(zhì)量認(rèn)證體系，融合零缺陷管理和全面質(zhì)量管理的管理理念，成為保障質(zhì)量管理更加規(guī)范的國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)。ISO9000實(shí)施的是已經(jīng)具有的制造業(yè)和服務(wù)業(yè)質(zhì)量國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，它適用于整個(gè)生產(chǎn)過程，而不是某一具體產(chǎn)品。該體系認(rèn)證在市場(chǎng)上標(biāo)志著質(zhì)量，國(guó)際購買者往往會(huì)堅(jiān)持要求其固定供應(yīng)商獲得這種認(rèn)證。ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證有嚴(yán)格的程序及考核要求，按照系列分為ISO9001、ISO9002、ISO9003和ISO9004等，依照不同行業(yè)設(shè)立，但制定質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書等三個(gè)通用文件是其核心。其中ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的用途是：當(dāng)合同要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，并對(duì)產(chǎn)品性能要求有原則規(guī)定或有待制定，只有當(dāng)供貨方充分證實(shí)了其設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝和服務(wù)的能力時(shí)，才能相信產(chǎn)品符合規(guī)定的要求，應(yīng)要求供貨方按ISO9001提供質(zhì)量保障。該質(zhì)量體系得到國(guó)際社會(huì)的普遍承認(rèn)與尊重。因而，只要企業(yè)通過考核達(dá)到ISO9000質(zhì)量體系并嚴(yán)格按照這一體系的要求去做，其產(chǎn)品質(zhì)量就是可靠的，其服務(wù)就是值得信賴的。

ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證代表著規(guī)范化管理的方向，迅速從工商業(yè)領(lǐng)域推廣到其他領(lǐng)域。在用企業(yè)精神、市場(chǎng)原則改革政府組織的新公共管理理念影響下，規(guī)范化管理的思想以及成功經(jīng)驗(yàn)也開始推廣到公共管理領(lǐng)域，國(guó)外許多公共機(jī)構(gòu)如醫(yī)院、學(xué)校、非營(yíng)利組織和政府組織也開始推行規(guī)范化管理。在我國(guó)，2000年9月深圳市國(guó)稅局蛇口分局通過了ISO9001稅收質(zhì)量管理體系認(rèn)證，以后河北省地稅局也開始學(xué)習(xí)深圳的經(jīng)驗(yàn)，在基層機(jī)構(gòu)進(jìn)行ISO9001體系試點(diǎn)建設(shè)。

綜合起來，規(guī)范化管理的特點(diǎn)就是程序性管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量控制，其根本目的是提高管理效率。

二、政府組織規(guī)范化管理的含義

應(yīng)當(dāng)說，在政府組織內(nèi)部推行規(guī)范化管理還是一件新鮮事物。盡管在實(shí)踐中已經(jīng)取得一些好的經(jīng)驗(yàn)，但是理論上的探討還不夠充分，因此有必要對(duì)政府組織推行規(guī)范化管理的含義及其相關(guān)理論問題進(jìn)行深入討論。

規(guī)范化管理是對(duì)政府行為的一種約束或自律。政府作為一種社會(huì)組織的顯著特質(zhì)，誠(chéng)如美國(guó)學(xué)者斯蒂格利茨所說：“第一，政府是一種對(duì)全體社會(huì)成員具有普遍性的組織；第二，政府擁有其他經(jīng)濟(jì)組織所不具備的強(qiáng)制力?！边@兩個(gè)特性，決定了政府行動(dòng)必須受到約束。約束的形式多種多樣，法律和社會(huì)輿論是對(duì)政府的外在約束，或政府他律，而規(guī)范化管理則是政府的自身約束，或政府自律。推行政府規(guī)范化管理能夠有助于消除政府失靈。

20世紀(jì)90年代，西方國(guó)家開始將工商組織的質(zhì)量管理理念引入公共機(jī)構(gòu)，政府作為公共服務(wù)的提供方，按照工商管理的原則和理念，向社會(huì)公眾作為公共服務(wù)的需求方提供高質(zhì)量的服務(wù)，政府規(guī)范化管理應(yīng)運(yùn)而生。在80年代，我國(guó)曾經(jīng)在政府管理中大力推行過目標(biāo)管理(managementbyobjective,MBO)。實(shí)踐證明，目標(biāo)管理比起規(guī)范化管理有許多不足。由于目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)終極結(jié)果，容易導(dǎo)致政府行為短期化弊端，而規(guī)范化管理強(qiáng)調(diào)的是過程結(jié)果，能夠促使政府持續(xù)不斷地改進(jìn)管理質(zhì)量與效率，因此規(guī)范化管理更符合政府組織的特性。

政府規(guī)范化管理就是按程序辦事。所謂規(guī)范化，就是政府按照事先的規(guī)定行動(dòng)，這種規(guī)定實(shí)際上就是程序。簡(jiǎn)言之，政府按程序辦事，就是規(guī)范化管理。政府組織本身就是依照程序建立和運(yùn)行的，但是由于法制不健全和信息不對(duì)稱，政府組織并沒有完全按照程序辦事，主觀隨意性、長(zhǎng)官意志以及以職謀私等現(xiàn)象大量存在，以致出現(xiàn)許多不規(guī)范行為，嚴(yán)重的還發(fā)生犯罪行為。嚴(yán)格按照程序辦事，就可以大量減少這種不規(guī)范行為和犯罪行為，最終提高政府服務(wù)社會(huì)公眾的質(zhì)量與效率。推行政府規(guī)范化管理的目的，就是要增強(qiáng)政府的管理效率和提高管理質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)將這個(gè)目的作為統(tǒng)帥政府規(guī)范化管理工作的最終目的，不能為規(guī)范而規(guī)范，以致走向規(guī)范化管理的消極面，搞形式主義。

規(guī)范化管理要有制度和考核標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化是一個(gè)制度建立和強(qiáng)化考核標(biāo)準(zhǔn)的過程。一般說來，制度建立的依據(jù)是法規(guī)和慣例。法規(guī)比較明確，也容易執(zhí)行。在建立具體的規(guī)章制度過程中，要特別注意不要與現(xiàn)行黨和國(guó)家的有關(guān)法規(guī)條文相沖突。而慣例是一個(gè)只可意會(huì)、不可言傳的東西，而且從行為結(jié)果上看具有利弊雙重性特點(diǎn)。過去在沒有規(guī)范化管理要求的時(shí)候，實(shí)際工作也按照許多工作慣例來運(yùn)作，并取得成效。因此，政府規(guī)范化管理應(yīng)力求將慣例趨利避害，將好的慣例轉(zhuǎn)化成制度安排，將不好的慣例通過制度安排革除。有了制度，還需要對(duì)制度執(zhí)行的情況進(jìn)行考核，為此就需要設(shè)立獨(dú)立的考核標(biāo)準(zhǔn)以及考核機(jī)構(gòu)。首先，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是指標(biāo)化、量化和可操作的。而且標(biāo)準(zhǔn)起著導(dǎo)向的作用，需要下功夫來設(shè)計(jì)一套標(biāo)準(zhǔn)體系。ISO9000引入公共組織，就是一種標(biāo)準(zhǔn)體系的建立。除ISO9000以外，還可以根據(jù)各個(gè)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況設(shè)立其他標(biāo)準(zhǔn)化體系。其后，對(duì)運(yùn)行情況需要有外在的獨(dú)立機(jī)構(gòu)對(duì)政府組織進(jìn)行考核。政府同級(jí)組織或上下級(jí)組織之間由于形成了一定的利益共同性，比較難以做到考核的客觀性和公正性，考核容易流于形式。目前在這方面的工作尚未真正制度化，任重而道遠(yuǎn)。

三、政府組織規(guī)范化管理的難點(diǎn)及解決

全面推行政府組織的規(guī)范化管理也有一定難度，這與政府組織的自身特性和承擔(dān)功能有關(guān)。政府是非生產(chǎn)性組織，非營(yíng)利組織，因此在理解政府管理質(zhì)量、管理效率方面與工商組織有許多不同，這直接影響政府規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立。政府的行為績(jī)效應(yīng)當(dāng)不同于工商組織績(jī)效，不能以政府機(jī)構(gòu)取得的收益當(dāng)作考核標(biāo)準(zhǔn)，或政府基層組織不能只是以完成上級(jí)交辦的任務(wù)作為考核標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)以社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)的數(shù)量及質(zhì)量的滿意程度作為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)一步說，由于政府面對(duì)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)事務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，瞬息萬變，因此不是所有的政府行為都能夠走程序，實(shí)行規(guī)范化管理。實(shí)事求是地說，政府規(guī)范化管理不是萬能的。

推行規(guī)范化管理在實(shí)踐中會(huì)遇到兩個(gè)突出的矛盾：第一，政府行為合法與合理悖論問題。要么政府行為合法但不合理，比如事事都要按照程序辦結(jié)果導(dǎo)致不合理行為的發(fā)生；要么政府行為合理但不合法，比如為了便利服務(wù)對(duì)象的需求，省去繁瑣的辦事程序，結(jié)果違反了國(guó)家的有關(guān)法規(guī)。到底以哪種標(biāo)尺來規(guī)范政府行為，沒有統(tǒng)一意見，要通過實(shí)踐來檢驗(yàn)。一是依據(jù)現(xiàn)行法規(guī)來規(guī)范政府行為，如火車站內(nèi)廁所收費(fèi)；以改革精神來合理規(guī)范政府行為，如對(duì)娛樂、休閑場(chǎng)所服務(wù)人員征收個(gè)人所得稅。第二，工作講求實(shí)際效率和辦事遵從程序形式的矛盾。應(yīng)當(dāng)說，一個(gè)好的制度安排可以將效率與形式有機(jī)結(jié)合起來，有效的制度形式有助于管理效率的提高，但是在政府組織規(guī)范化管理過程中，由于不可能事事都提前考慮，特殊情況時(shí)時(shí)出現(xiàn)，需要具體情況靈活處理才能得到合理的結(jié)果。因此，刻板地遵循已有的制度規(guī)定，也不利于管理效率的提高。進(jìn)一步說，制度是由人創(chuàng)造的，并由人去遵守。而人是具有創(chuàng)新能力的，在規(guī)范化管理中也要給發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性留出空間。21世紀(jì)的最新管理理念是以人為本，由于這種理念的傳播，使得許多具有創(chuàng)新特性的工商企業(yè)開始推行彈性工作制以及創(chuàng)立學(xué)習(xí)型管理組織。作為側(cè)重程序性管理的政府組織，當(dāng)然不可能照搬這種彈性工作制，必須推行規(guī)范化管理。但是政府組織也會(huì)遇到如何處理效率與形式的矛盾，為此，需要上級(jí)關(guān)注來自基層的創(chuàng)新思維與創(chuàng)新做法，及時(shí)地將一些不符合慣例或已有規(guī)定的做法納入到制度創(chuàng)新中。不能忘記，規(guī)范化管理的終極目的，還是提高政府組織的管理質(zhì)量和服務(wù)效率。

建立政府組織的規(guī)范化管理，可以考慮以下做法。

1.建立具有可操作法和可檢驗(yàn)性的制度。ISO9000是一個(gè)可供選擇的制度，但是需要有相關(guān)條件的具備和落實(shí)。畢竟，按照ISO9000的要求，需要制定比較繁瑣的質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書等三個(gè)通用文件，許多政府機(jī)構(gòu)還不具備制定這三類文件的條件。美國(guó)學(xué)者詹姆斯·Q·威爾遜將政府組織機(jī)構(gòu)分成四種類型：付出和成果二者都能觀察得到的生產(chǎn)型機(jī)構(gòu)；可以觀察到付出但觀察不到成果的程序型機(jī)構(gòu)；可以觀察到成果但觀察不到付出的工藝型機(jī)構(gòu)；付出和成果二者都觀察不到的應(yīng)付型機(jī)構(gòu)。顯然，只有生產(chǎn)型和程序型的政府組織才具備條件實(shí)行規(guī)范化管理，對(duì)于其他類型的政府組織實(shí)施有效管理就需要尋找新的解決方案。一般說來在我國(guó)，窗口服務(wù)性的政府機(jī)構(gòu)可以參照服務(wù)業(yè)的ISO9000體系進(jìn)行規(guī)范化管理制度建設(shè)，政策制定和調(diào)控性的政府機(jī)構(gòu)主要圍繞決策的科學(xué)化和民主化建立相應(yīng)的規(guī)范化管理制度。

2.細(xì)化制度，責(zé)任量化到人。政府組織都多多少少建立了管理制度，但是缺乏實(shí)施細(xì)則，就使得既有制度不能落實(shí)。實(shí)際部門的經(jīng)驗(yàn)比較看重領(lǐng)導(dǎo)的重視，以及抓落實(shí)就是領(lǐng)導(dǎo)重視，組織到位，實(shí)際上制度細(xì)化和責(zé)任量化到人也能起到落實(shí)的作用。為了將制度細(xì)化和責(zé)任量化到人，需要有一套考核政府組織管理績(jī)效的指標(biāo)體系。但目前國(guó)內(nèi)對(duì)政府組織的管理績(jī)效及相關(guān)指標(biāo)體系的研究還比較粗糙和不具體，今后這應(yīng)是政府組織理論研究需要突破的難題。

3.盡快建立獨(dú)立的政府業(yè)績(jī)考核機(jī)構(gòu)。對(duì)政府組織行為是否規(guī)范，從根本上講不能由政府組織自身說了算，而應(yīng)當(dāng)由政府提供服務(wù)的受益方社會(huì)各界來評(píng)價(jià)。目前我國(guó)政府組織規(guī)范化管理及其考評(píng)主要是來自政府自身的努力，這是適應(yīng)新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境政府做出的積極努力，值得高度評(píng)價(jià)。但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，對(duì)政府行為的規(guī)范化約束應(yīng)當(dāng)是兩個(gè)方面的共同努力：政府自律和社會(huì)他律。實(shí)現(xiàn)社會(huì)他律的一個(gè)重要途徑就是建立相對(duì)獨(dú)立的政府業(yè)績(jī)考核機(jī)構(gòu)。

4.強(qiáng)化政府信息的透明度。政府規(guī)范化管理固然是政府內(nèi)部的事情，但是由于與服務(wù)的對(duì)象社會(huì)公眾有直接聯(lián)系，因此需要將政府規(guī)范化管理的相關(guān)信息向社會(huì)公眾公開，讓社會(huì)公眾了解政府相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)，這樣從外部增加了一條對(duì)政府規(guī)范化管理的督促和檢查渠道。實(shí)際上，政府規(guī)范化管理的最終受益者是社會(huì)公眾，讓這些受益者了解政府規(guī)范化管理制定規(guī)定，會(huì)更加有利于政府行為的規(guī)范化。

5.提高政府管理人員的個(gè)人修養(yǎng)與管理素質(zhì)。制度再好，也需要人去執(zhí)行。因此政府管理人員的個(gè)人修養(yǎng)和管理素質(zhì)對(duì)完成規(guī)范化管理有重要意義。搞ISO9000，首先需要人人掌握相關(guān)規(guī)定和知識(shí)，通過學(xué)習(xí)而獲得更多的知識(shí)，提高管理的自覺性。

6.加快電子政務(wù)的建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推進(jìn)政府規(guī)范化管理，是適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流的需要。未來我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)將加快信息化進(jìn)程，信息化本身就需要有規(guī)范化的信息輸入與輸出，同時(shí)基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)構(gòu)建的電子政府可以滿足政府改革的多種目的和要求。因此，把電子政務(wù)納入政府組織規(guī)范化管理的構(gòu)成要素是順理成章的事情，應(yīng)當(dāng)從這個(gè)角度審視政府組織規(guī)范化管理工作，對(duì)電子政務(wù)給予充分的重視，加快建設(shè)進(jìn)程。

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