導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇企業(yè)檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.前端控制不到位

企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒(méi)有檔案意識(shí)，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過(guò)程中，未對(duì)過(guò)程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價(jià)值，認(rèn)為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過(guò)程、科技獎(jiǎng)勵(lì)之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時(shí)也做不到每個(gè)項(xiàng)目都能做到前端控制。

2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒(méi)有真正實(shí)行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達(dá)應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應(yīng)該同步、驗(yàn)收鑒定技術(shù)與驗(yàn)收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報(bào)科技成果評(píng)獎(jiǎng)應(yīng)該同步。由于“四同步”沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動(dòng)性不足。

3.未對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理

計(jì)算機(jī)信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢(shì)，比如收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。我國(guó)對(duì)科技檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說(shuō)明對(duì)科技檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)已經(jīng)無(wú)法改變。不過(guò)，在現(xiàn)實(shí)中，部分企業(yè)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計(jì)算機(jī)管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問(wèn)題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標(biāo)準(zhǔn)等。

4.科技檔案的利用率較低

對(duì)于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過(guò)記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實(shí)反映了單位的具體活動(dòng)。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無(wú)形生產(chǎn)力。對(duì)此，科技檔案需要進(jìn)一步強(qiáng)化其資源的利用與開(kāi)發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對(duì)科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問(wèn)題，如思想落后、服務(wù)過(guò)于被動(dòng)、未對(duì)靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個(gè)部門之間的需求。

二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過(guò)程的反映，因此要實(shí)現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個(gè)完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計(jì)劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對(duì)科技檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行掌握，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識(shí)

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

3.徹底落實(shí)科技檔案的數(shù)字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實(shí)施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫(kù)房式管理方式。數(shù)字化管理通過(guò)采用高科技的數(shù)字化存儲(chǔ)及時(shí)，可以提高信息存儲(chǔ)量，從而在一定程度上減少存儲(chǔ)空間。因此，要使計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)高水平，就需要進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對(duì)科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，就要保證其標(biāo)準(zhǔn)程度和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相一致，備份數(shù)據(jù)庫(kù)、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)，可以準(zhǔn)確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確保科技檔案數(shù)字化管理工作更加完善。

4.完善企業(yè)檔案編研工作

對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，就要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)其的實(shí)際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對(duì)于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實(shí)際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責(zé)任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)其作用，并將各種意見(jiàn)及要求如實(shí)反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，務(wù)必要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題。對(duì)于企業(yè)而言，檔案如何開(kāi)發(fā)利用，具有一定的意義及價(jià)值。當(dāng)前情況下，我國(guó)的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒(méi)有充分結(jié)合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過(guò)程中耗時(shí)耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實(shí)際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來(lái)，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因?yàn)槠髽I(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，由此說(shuō)明，企業(yè)科技檔案管理總，對(duì)科技檔案的利用有特殊性。對(duì)企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過(guò)程中，要注意保護(hù)他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與勞動(dòng)成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

三、結(jié)論

篇2

1.集中管理模式形態(tài)民營(yíng)企業(yè)檔案集中管理模式，則是民營(yíng)企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)自身所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。集中化的民營(yíng)企業(yè)檔案管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)自身的檔案進(jìn)行妥善、科學(xué)地整理、儲(chǔ)存、調(diào)用。因此集中化的民營(yíng)企業(yè)檔案管理具有以下優(yōu)勢(shì)：首先，民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)擁有較為集中化的檔案管理權(quán)力，使得檔案管理得以統(tǒng)一化的指導(dǎo)，對(duì)于保證企業(yè)檔案的真實(shí)性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠順利進(jìn)行。最后，集中化的檔案管理使得企業(yè)可以制定一系列規(guī)范化的檔案管理制度，企業(yè)檔案能夠在規(guī)章制度的約束之下更為順利地進(jìn)行。

2.分布管理模式形態(tài)我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)中，許多企業(yè)都沒(méi)有足夠的能力實(shí)現(xiàn)集中化的檔案管理，這些企業(yè)，可以選擇分布管理模式，企業(yè)檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業(yè)檔案分級(jí)管理，而另一種則是企業(yè)檔案分散式管理。企業(yè)檔案的分級(jí)管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規(guī)模民營(yíng)企業(yè)，也能夠適用于單一的小型民營(yíng)企業(yè)。而企業(yè)檔案分散式管理，則是民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部不再設(shè)立集中的專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是讓企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間對(duì)自身所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節(jié)省了檔案管理中的諸多環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責(zé)明顯的特點(diǎn)，填補(bǔ)了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內(nèi)容劃分為兩種管理模式形態(tài)

1.單一管理模式形態(tài)民營(yíng)企業(yè)檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行自主管理、集中管理。而民營(yíng)企業(yè)單一管理模式的本質(zhì)只是對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營(yíng)企業(yè)，這時(shí)候的企業(yè)能力有限，還不足以對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和大規(guī)模的運(yùn)用。民營(yíng)企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期選擇這一種檔案管理模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)對(duì)檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業(yè)檔案完整性的前提之下，為企業(yè)節(jié)約更多的人力物力，使企業(yè)能夠有更多的機(jī)會(huì)致力于自身的發(fā)展。另外，除了創(chuàng)業(yè)初期的企業(yè)可以選擇這種管理模式之外，一些對(duì)于檔案信息的整合要求較低的民營(yíng)企業(yè)也可以選擇這種管理模式，通過(guò)檔案管理的合理進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)自身的快速發(fā)展。

2.綜合管理模式形態(tài)企業(yè)檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎(chǔ)上，將檔案管理中的整理、保存以及情報(bào)整合、信息利用等功能全部發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并且融入了大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)、先進(jìn)的信息科學(xué)等，使得企業(yè)能夠通過(guò)檔案管理，及時(shí)掌握經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息傳播中的先進(jìn)資源，不僅提高了企業(yè)檔案管理的積極性和實(shí)際效率，同時(shí)還為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了潛在的動(dòng)力。企業(yè)檔案綜合管理模式所針對(duì)的不僅僅是紙質(zhì)文件，企業(yè)所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對(duì)信息化的檔案資源，建立起一個(gè)包含豐富檔案信息的企業(yè)檔案管理中心，聘用專業(yè)化的管理者，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)其進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態(tài)

1.檔案實(shí)體管理模式形態(tài)企業(yè)檔案管理中，最為基礎(chǔ)的就是檔案實(shí)體管理。這種管理模式中所包含的內(nèi)容必須最為全面，企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實(shí)體管理過(guò)程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個(gè)環(huán)節(jié)中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調(diào)用檔案信息時(shí)，能夠得到真實(shí)、完整的檔案。在過(guò)去的企業(yè)檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業(yè)檔案的實(shí)體，這時(shí)由于受到科學(xué)技術(shù)、管理理念等各方面的限制，企業(yè)檔案的內(nèi)容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業(yè)檔案一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺失、疏漏，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性、可靠性與安全性。因此，企業(yè)投入大量的人力物力去建設(shè)專門的機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態(tài)隨著社會(huì)文化與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代，信息的觀念逐漸地進(jìn)入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業(yè)檔案管理者，再加之我國(guó)政府加大了對(duì)企業(yè)檔案信息資源的重視程度，企業(yè)對(duì)于檔案管理的重點(diǎn)由原本的檔案實(shí)體管理逐漸地向檔案信息資源管理進(jìn)行轉(zhuǎn)移。在檔案信息資源管理模式之下，企業(yè)檔案的內(nèi)容不再完全依賴于檔案實(shí)體，而是通過(guò)檔案管理者對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行加工，得到檔案信息資源，并對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質(zhì)的檔案信息載體，而是需要先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)化的操作手段。隨著大量的企業(yè)加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業(yè)檔案信息庫(kù)中，企業(yè)的檔案信息越來(lái)越豐富，這不僅更有利于企業(yè)自身的檔案管理工作，節(jié)約檔案管理空間，更有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的檔案信息資源共享，加快了企業(yè)之間的信息交流，形成更為透明化的企業(yè)發(fā)展環(huán)境。在這種檔案管理模式之下，民營(yíng)企業(yè)獲得了更大的發(fā)展機(jī)遇，得到了更多的參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。

篇3

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)】，下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)該歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。從該管理辦法可以看出，會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會(huì)計(jì)工作全過(guò)程，包括出納、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、報(bào)表等全部會(huì)計(jì)人員產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，給會(huì)計(jì)檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

目前，全國(guó)各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個(gè)大城市建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開(kāi)通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無(wú)完善的制度與流程，會(huì)計(jì)檔案管理雖有國(guó)家法律規(guī)章規(guī)定，但實(shí)際執(zhí)行情況及效果并不容樂(lè)觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因?yàn)槭聞?wù)所審計(jì)，情況相對(duì)較好，會(huì)計(jì)報(bào)表，納稅報(bào)表，增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票底聯(lián)等非日常用會(huì)計(jì)檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表都能完成，但時(shí)間有所滯后，延長(zhǎng)兩三個(gè)月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會(huì)計(jì)資料，基本無(wú)暇顧及，最終嚴(yán)重影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算與國(guó)家驗(yàn)收。會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國(guó)家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過(guò)綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實(shí)情況是很多公司因各種原因，財(cái)務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般由部門文員兼會(huì)計(jì)檔案管理員。財(cái)務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會(huì)計(jì)檔案管理。只有會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)要求提交各種資料或者積壓太多時(shí)，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作尚不夠重視，覺(jué)得沒(méi)必要投入專門人力資源開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，等其他工作完成后，再來(lái)整理會(huì)計(jì)檔案也來(lái)得及。2.根據(jù)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會(huì)計(jì)檔案管理一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算模塊。會(huì)計(jì)核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)制度流程不太完善，會(huì)計(jì)核算也不太規(guī)范，財(cái)務(wù)人員平花費(fèi)大量時(shí)間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項(xiàng)溝通，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會(huì)計(jì)檔案管理工作也難以按時(shí)開(kāi)展。3.大多數(shù)企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化投入較大，沒(méi)有信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)管理無(wú)法有效進(jìn)行對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時(shí)代水平。會(huì)計(jì)檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫(kù)單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個(gè)月按時(shí)把憑證收集完善、整理、入盒、編號(hào)，然后做個(gè)檔案臺(tái)帳記錄，由會(huì)計(jì)檔案管理員放在個(gè)人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個(gè)檔案管理過(guò)程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會(huì)計(jì)檔案管理水平一直沒(méi)有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來(lái)越跟不上公司與時(shí)展。(二)外部原因1.會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)對(duì)公司財(cái)務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會(huì)計(jì)報(bào)表層面，并不會(huì)過(guò)多關(guān)注會(huì)計(jì)管理細(xì)節(jié)，特別是會(huì)計(jì)檔案管理。在年報(bào)審計(jì)中，公司只要能提供會(huì)計(jì)憑證及事務(wù)所要求的會(huì)計(jì)資料即可，事務(wù)所并不會(huì)檢查會(huì)計(jì)檔案資料是來(lái)自于具體經(jīng)辦會(huì)計(jì)手里，還是來(lái)自于會(huì)計(jì)檔案室。這就造成會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有硬性外部約束。2.對(duì)于城市軌道交通項(xiàng)目，建設(shè)項(xiàng)目最后一環(huán)就是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。目前，根據(jù)國(guó)家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)有十三項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收，其中就有一項(xiàng)檔案驗(yàn)收，如果檔案驗(yàn)收通不過(guò)，即整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通不過(guò)。需要關(guān)注的是，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會(huì)計(jì)檔案并不是檔案驗(yàn)收關(guān)注的重點(diǎn)，正是這點(diǎn)恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會(huì)計(jì)檔案管理。

三、會(huì)計(jì)檔案管理不完善造成的影響

會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對(duì)日常財(cái)務(wù)管理及最終項(xiàng)目驗(yàn)收均有重要影響，具體如下：（一）會(huì)計(jì)日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時(shí)，就會(huì)造成憑證在經(jīng)辦會(huì)計(jì)或出納手中積壓，時(shí)間越長(zhǎng)、積壓越多，這時(shí)查找憑證往往需要耗費(fèi)更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)裝訂、歸檔，且分散在不同會(huì)計(jì)人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個(gè)人造成的損失會(huì)更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點(diǎn)。所以，各種政府審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)層出不窮，為了應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)，會(huì)計(jì)檔案管理不到位、不完善，就會(huì)導(dǎo)致提供各類資料時(shí)手忙腳亂，一來(lái)效率很低，提交資料時(shí)間較長(zhǎng)；二來(lái)造成外部審計(jì)人員對(duì)公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計(jì)工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項(xiàng)目作為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重大工程項(xiàng)目，通過(guò)國(guó)家項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是對(duì)國(guó)家對(duì)人民最好的答復(fù)。如果日常會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有規(guī)范，到項(xiàng)目竣工決算時(shí)資料不全或難以查找，會(huì)極大影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算。

四、關(guān)于完善會(huì)計(jì)檔案管理的建議

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對(duì)不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項(xiàng)工作開(kāi)展就會(huì)順暢很多，投入到這項(xiàng)工作的資源將會(huì)大大加強(qiáng)。（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會(huì)計(jì)檔案管理工作是整個(gè)會(huì)計(jì)管理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，有必要把會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時(shí)點(diǎn)。當(dāng)然，要想把這些工作落實(shí)到具體工作來(lái)，還需要做好會(huì)計(jì)檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會(huì)計(jì)檔案管理思想深入每個(gè)會(huì)計(jì)人員之心。將會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作會(huì)計(jì)工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號(hào)收齊所有銀行對(duì)賬單，每月10號(hào)收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號(hào)收齊上月會(huì)計(jì)憑證等。（三）加強(qiáng)全過(guò)程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因?yàn)闀?huì)計(jì)工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個(gè)月完成這項(xiàng)工作，下個(gè)月才能正常開(kāi)展。否則就像駱駝背上的稻草，越來(lái)越重，最終會(huì)被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點(diǎn)，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)一個(gè)良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋問(wèn)題并及時(shí)跟蹤解決，方能做到萬(wàn)無(wú)一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢(shì)是財(cái)務(wù)共享中心，其會(huì)計(jì)檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)平臺(tái)等技術(shù)手段來(lái)提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司

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1人力資源檔案管理存在的問(wèn)題

1.1對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人力資源檔案管理已經(jīng)漸漸地?cái)[脫傳統(tǒng)的模式，慢慢地呈現(xiàn)新型管理模式。但在新型管理模式的形成過(guò)程中，人力資源檔案管理出現(xiàn)了很多方面的問(wèn)題。其中對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不足是重要的一個(gè)方面。人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)是關(guān)系到企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵因素。所以對(duì)它有正確的認(rèn)識(shí)具有重要的作用。但是很多人對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)不正確，導(dǎo)致對(duì)人力資源檔案管理的誤解。他們認(rèn)為企業(yè)人力資源檔案管理與企業(yè)和自身的利益無(wú)關(guān)，就完全忽視人力資源檔案管理的作用。他們還誤認(rèn)為人力資源的檔案管理無(wú)非是將員工的工作經(jīng)歷的機(jī)械的記載和傳承，毫無(wú)意義。其實(shí)這些看法完全錯(cuò)誤。企業(yè)人力資源的檔案管理對(duì)于生產(chǎn)力的發(fā)展有重要的作用，它能夠?qū)崿F(xiàn)人才的流動(dòng)的人才的充分利用。所以企業(yè)的管理者和其他的員工應(yīng)該正確的認(rèn)識(shí)人力資源檔案管理并且重視它的作用。

1.2人力資源檔案管理的水平不足

目前很多企業(yè)不重視人力資源檔案管理，主要表現(xiàn)在，人力資源檔案管理人員沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)水平，也沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)，甚至有的人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)。所以他們對(duì)于人力資源管理工作沒(méi)有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開(kāi)工作就怎樣展開(kāi)工作，沒(méi)有考慮工作任務(wù)，更沒(méi)有認(rèn)真完成工作的態(tài)度，甚至有的人力資源檔案管理人員是兼職，這樣低水平的人力資源檔案管理師目前存在的普遍現(xiàn)象。這嚴(yán)重的影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

1.3人力資源檔案管理的硬件設(shè)備缺乏

人力資源的檔案管理的硬件設(shè)施的匱乏也是導(dǎo)致人力資源檔案管理質(zhì)量的重要因素之一。有些企業(yè)的檔案館名存實(shí)亡，名義上有著檔案館的存在，實(shí)際上沒(méi)有起到它相應(yīng)的只能。嚴(yán)重制約著人力資源檔案管理質(zhì)量的提高，還有的企業(yè)人力資源檔案管理的設(shè)備落后或者不齊全，這也是明顯的問(wèn)題。

1.4社會(huì)環(huán)境影響嚴(yán)重

十的召開(kāi)，提出了加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展應(yīng)該堅(jiān)持社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的體制，很多企業(yè)只是也企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益放在首位，完全忽略人力資源檔案的重要性。因此在這種大的社會(huì)環(huán)境的嚴(yán)重影響之下，一些小的企業(yè)更是不重視人力資源檔案管理的價(jià)值的重要的意義，一味地進(jìn)行投資和開(kāi)發(fā)研究適合企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)效益的項(xiàng)目。這樣使得員工也同樣忽視它的重要性，導(dǎo)致整個(gè)社會(huì)出現(xiàn)這種不良的氛圍。這樣造成了只是重視追求利益而忽視了對(duì)人力資源檔案管理重要性的培養(yǎng)。

1.5缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系

企業(yè)人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現(xiàn)在難以收集企業(yè)人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)。比如不同行業(yè)的企業(yè)都有涉及內(nèi)容復(fù)雜的項(xiàng)目，并沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定明確需要加入歸檔范圍的項(xiàng)目。如果只是根據(jù)不同行業(yè)的企業(yè)需要來(lái)確定，這具有相當(dāng)困難的操作性而且很難實(shí)現(xiàn)。其次，企業(yè)的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導(dǎo)致了形成途徑多而繁雜帶來(lái)的困擾。有時(shí)候每個(gè)部門不能明確自身的工作內(nèi)容，當(dāng)真正出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，各個(gè)部門互相推卸責(zé)任，不能及時(shí)找到負(fù)責(zé)的相關(guān)部門，嚴(yán)重降低了解決的效率。也會(huì)對(duì)檔案的收集產(chǎn)生不能忽視的影響。

2解決人力資源檔案管理問(wèn)題的措施

2.1健全人力資源檔案的管理制度

健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進(jìn)行的必要環(huán)節(jié)。首先企業(yè)應(yīng)該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現(xiàn)的工作態(tài)度不認(rèn)真的問(wèn)題。其次要求管理制度能夠簡(jiǎn)明扼要，因?yàn)檫^(guò)于繁瑣的管理制度會(huì)導(dǎo)致人力資源檔案管理質(zhì)量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或者是員工都要遵守企業(yè)的人力資源檔案管理的制度，所以應(yīng)該體現(xiàn)制度的公平性，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作保質(zhì)保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現(xiàn)管理制度的威信和威嚴(yán)，必須明確獎(jiǎng)懲制度。

2.2提高人力資源檔案管理功能

人力資源檔案管理的功能應(yīng)該進(jìn)一步的得到提高和改善。這樣才能加強(qiáng)人力資源檔案管理記錄真實(shí)而且更加全面的內(nèi)容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實(shí)現(xiàn)其功能，保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

2.3提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)

人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業(yè)的人力資源檔案管理人員的工作態(tài)度不認(rèn)真或者缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，導(dǎo)致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有十分重要的意義。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式已經(jīng)漸漸地會(huì)被淘汰，所以人力資源管理人員應(yīng)該掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高檔案管理能力，在企業(yè)定期的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)中學(xué)到有利于人力資源檔案管理發(fā)展的知識(shí)的技能。

2.4人力資源管理的信息化建設(shè)

過(guò)去長(zhǎng)期以來(lái)，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態(tài)。所以對(duì)于對(duì)于開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，還是個(gè)挑戰(zhàn)而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時(shí)代的到來(lái)，這樣傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠滿足信息社會(huì)的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問(wèn)題迫在眉睫。企業(yè)越來(lái)越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質(zhì)量，同時(shí)還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的能力，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的信息資源共享。快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)對(duì)社會(huì)的每個(gè)行業(yè)的發(fā)展都帶來(lái)了十分巨大的挑戰(zhàn)，所以人力資源檔案管理應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)的管理模式，更加充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的新形式。所以應(yīng)該利用信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，信息化的應(yīng)用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高人力資源檔案管理的基礎(chǔ)管理。人力資源管理信息化建設(shè)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的人力資源管理部門，實(shí)現(xiàn)更好的管理模式。

3結(jié)語(yǔ)

篇5

檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來(lái)作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開(kāi)展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開(kāi)展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過(guò)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書(shū)檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書(shū)等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫(xiě)相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開(kāi)展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過(guò)掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過(guò)程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開(kāi)展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過(guò)程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過(guò)程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過(guò)對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開(kāi)展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。

5結(jié)束語(yǔ)

篇6

檔案管理工作的開(kāi)展與施工企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)管理有著密切的管理，企業(yè)管理者要重視當(dāng)昂管理工作的開(kāi)展，并且將檔案管理工作納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上予以重視。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，工程管理部門要組建專門對(duì)工程檔案管理的隊(duì)伍，對(duì)于工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，并且指派專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)檔案管理工作。建筑企業(yè)管理者要對(duì)于相關(guān)的管理制度進(jìn)行不斷的完善，并且構(gòu)建一套科學(xué)的檔案管理組織，通過(guò)落實(shí)不同崗位的職責(zé)和權(quán)限，層層把關(guān)的保證檔案管理工作質(zhì)量。在日常檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，管理者也要通過(guò)定期舉辦會(huì)議，并且制定和落實(shí)工作任務(wù)計(jì)劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強(qiáng)宣傳

檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來(lái)作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開(kāi)展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開(kāi)展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。

3規(guī)范管理

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過(guò)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書(shū)檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書(shū)等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫(xiě)相應(yīng)的檢索目錄。

4信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開(kāi)展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過(guò)掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過(guò)程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開(kāi)展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過(guò)程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過(guò)程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過(guò)對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開(kāi)展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。

6結(jié)束語(yǔ)

篇7

1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)

檔案記錄著企業(yè)的成長(zhǎng)，是企業(yè)發(fā)展的歷史長(zhǎng)卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中做形成的價(jià)值觀念、經(jīng)營(yíng)哲學(xué)和拼搏奮進(jìn)的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)和各種有效資料和素材，可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時(shí)營(yíng)造了濃厚的文化氛圍并樹(shù)立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說(shuō)，企業(yè)文化的建設(shè)離開(kāi)企業(yè)檔案管理是無(wú)法完成的，二者相輔相成，相互促進(jìn)。

1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作

企業(yè)文化作為整個(gè)企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個(gè)性特征和獨(dú)特魅力，是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價(jià)值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會(huì)隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價(jià)值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說(shuō)企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過(guò)程中，對(duì)企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會(huì)隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

1.3二者對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著相同之處

企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價(jià)值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著推動(dòng)作用。

2檔案管理對(duì)企業(yè)文化的作用和功能

2.1檔案管理工作促進(jìn)了企業(yè)文化發(fā)展

企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價(jià)值和作用。首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長(zhǎng)史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財(cái)富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個(gè)性的塑造更具針對(duì)性。每個(gè)企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過(guò)程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說(shuō)企業(yè)的個(gè)性設(shè)計(jì)和形象塑造都離不開(kāi)企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識(shí)，是企業(yè)寶貴的精神財(cái)富，企業(yè)檔案最真實(shí)的記錄了企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財(cái)務(wù)、材料工藝、經(jīng)營(yíng)狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對(duì)員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)了員工的積極性，增加員工對(duì)企業(yè)的熱愛(ài)。

2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能

他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價(jià)值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來(lái)，因此企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無(wú)形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會(huì)將符合公司價(jià)值觀的信息搜集起來(lái)，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時(shí)融合職工的思想、行為，使之達(dá)成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進(jìn)企業(yè)文化，得到員工認(rèn)同并凝聚人心，團(tuán)結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團(tuán)結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對(duì)外則代表不同的形象，并使其對(duì)外部有一種輻射力，既樹(shù)立了自我形象，又對(duì)整個(gè)文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。

3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用

首先，做好檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集和累計(jì)是檔案管理的最基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，內(nèi)容則是它的文化性，檔案資料要求真實(shí)、豐富。其次，規(guī)范檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和工作方式，增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，重視企業(yè)各種檔案管理技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)檔案的信息化管理，要充分利用當(dāng)達(dá)的電子信息技術(shù)，提高管理效果和工作效率。積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，使檔案管理工作更專業(yè)化。最后，要定期的反饋工作，定時(shí)公開(kāi)企業(yè)檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對(duì)自身工作進(jìn)行反饋，而企業(yè)是由每一個(gè)員工的辛勤勞動(dòng)構(gòu)成的，因此員工有權(quán)利了解企業(yè)檔案的內(nèi)容。要加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的透明度，是企業(yè)的每一個(gè)員工都能定期的了解到企業(yè)檔案和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。員工在了解的相關(guān)信息后對(duì)企業(yè)的信任度加強(qiáng)，工作時(shí)會(huì)更加努力。此外，檔案的管理方法也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，并始終堅(jiān)持以人為本的原則，在對(duì)大意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和員工利益最大化服務(wù)。

4總結(jié)

篇8

企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施是繼制定企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之后的延伸，是企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)步驟。要順利推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施，必須明確以下三個(gè)問(wèn)題[1]。

1.1戰(zhàn)略實(shí)施與戰(zhàn)略制定的區(qū)別

戰(zhàn)略實(shí)施與戰(zhàn)略制定不同，具有自身的特性。企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施最根本的特性就是以行動(dòng)為導(dǎo)向，以實(shí)現(xiàn)目的為最終價(jià)值。

1.2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)構(gòu)成

企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施是其戰(zhàn)略管理過(guò)程中的行動(dòng)階段，它要求將選定的企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略加以細(xì)化，并制定出實(shí)施所需的各項(xiàng)措施并付諸實(shí)施。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)構(gòu)成應(yīng)包括以下具體內(nèi)容：制定企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施計(jì)劃；建立相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)；按企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求配置各項(xiàng)資源；實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的政策與程序支撐；根據(jù)企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求，完成對(duì)業(yè)務(wù)流程的再造；建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制；營(yíng)造工作環(huán)境與氛圍等。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)可以歸納為一點(diǎn)，就是如何確保企業(yè)檔案信息化的運(yùn)作方式與企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略成功的必要條件達(dá)到協(xié)調(diào)一致。

1.3企業(yè)檔案信息化的模式選擇

企業(yè)檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息化產(chǎn)生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施模式，對(duì)于企業(yè)檔案信息化的順利完成至關(guān)重要。參照企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施的可選模式，企業(yè)檔案信息化可以參考以下五種實(shí)施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強(qiáng)調(diào)自上而下的強(qiáng)力推行，該模式可以有效確保戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，但是會(huì)造成具體實(shí)施人員主動(dòng)性與創(chuàng)造性缺失。

（2）變革型模式。

即強(qiáng)調(diào)組織體系與業(yè)務(wù)流程的再造，但再造的組織體系與業(yè)務(wù)流程容易造成既定戰(zhàn)略邊緣化。

（3）合作型模式。

強(qiáng)調(diào)相關(guān)部門與人員的集體醞釀與配合，對(duì)于多數(shù)情況而言，該模式相對(duì)可行性高。

（4）文化型模式。

即運(yùn)用企業(yè)文化等柔性力量來(lái)保證戰(zhàn)略的順利實(shí)施，有利于統(tǒng)一思想和行動(dòng)，但容易造成管理制度等硬性規(guī)范力量的作用弱化。

（5）增長(zhǎng)型模式。

強(qiáng)調(diào)自下而上的建設(shè)方式，以底層的力量來(lái)推動(dòng)戰(zhàn)略的順利實(shí)施。所以，根據(jù)企業(yè)檔案信息化實(shí)際情況與特點(diǎn)來(lái)綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運(yùn)用，盡最大力量趨利避害。

2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要組織體系與物質(zhì)基礎(chǔ)的有力支持。組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)缺一不可，組織保障用以理順企業(yè)檔案信息化過(guò)程中各相關(guān)部門的職能關(guān)系，確保企業(yè)檔案信息化順利進(jìn)行：物質(zhì)基礎(chǔ)則為企業(yè)檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰(zhàn)略資源的配置等。

2.1企業(yè)檔案信息化的組織保障

企業(yè)檔案信息化的組織保障就要以企業(yè)檔案信息化的實(shí)施為最終指向，聚攏相關(guān)部門的職能，建立起多頭協(xié)調(diào)的組織機(jī)制，用以確保企業(yè)檔案信息化的組織體系科學(xué)高效。優(yōu)化的組織體系的建立，對(duì)于推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的順利進(jìn)行具有重要意義。

2.2企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)主要包括優(yōu)化的投入結(jié)構(gòu)與各類資源的最佳配置，二者決定了企業(yè)檔案信息化物質(zhì)基礎(chǔ)的優(yōu)劣。企業(yè)檔案信息化需要合理結(jié)構(gòu)的投入。軟件與硬件是企業(yè)檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)平臺(tái)。。在這種情況下，及時(shí)使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和產(chǎn)品，在適當(dāng)維持對(duì)硬件系統(tǒng)投入的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的投入是值得考慮的問(wèn)題。

人力資源、信息資源、技術(shù)資源等各類相關(guān)資源的配置同樣構(gòu)成了企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息化過(guò)程中，要做好各類相關(guān)資源的整合工作，加大開(kāi)發(fā)力度，使信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案信息化的推動(dòng)力。這就要求企業(yè)檔案信息化要充分認(rèn)識(shí)自身與資源配置之間的關(guān)系，要認(rèn)真做好相關(guān)資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業(yè)檔案信息化的匹配度，為企業(yè)檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的軟環(huán)境營(yíng)造

軟環(huán)境是企業(yè)檔案信息化必需的配套環(huán)境之一。“軟環(huán)境”是相對(duì)“硬環(huán)境”而言的。“硬環(huán)境”，是指自然條件、地理位置、基礎(chǔ)設(shè)施等。而“軟環(huán)境”是指與企業(yè)檔案信息化相關(guān)的政策、政務(wù)、法制、文化和教育等人文環(huán)境。企業(yè)檔案信息化的開(kāi)展意味著企業(yè)檔案工作原有的管理模式和行為模式的改變，為了確保企業(yè)檔案信息化順利實(shí)施，必須要有良好的軟環(huán)境支撐。對(duì)于企業(yè)檔案信息化而言，企業(yè)文化的培育與企業(yè)社會(huì)責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)化是較易被忽視的兩個(gè)方面。因此，我們要充分認(rèn)識(shí)二者對(duì)于企業(yè)檔案信息化重要意義。這里，可以從培育良好的企業(yè)文化和強(qiáng)化企業(yè)的社會(huì)責(zé)任意識(shí)兩方面入手，努力營(yíng)造良好的軟環(huán)境。

篇9

所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運(yùn)用信息化管理理念，對(duì)企業(yè)科技信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)發(fā)利用。可見(jiàn)，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過(guò)掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過(guò)歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點(diǎn)，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；四是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即制定和實(shí)施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機(jī)銜接和科技檔案信息資源的交互共享。

二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面開(kāi)展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實(shí)踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。

1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱

由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級(jí)類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來(lái)很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問(wèn)題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。

2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

企業(yè)科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點(diǎn)，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書(shū)檔案有所區(qū)別。由于我國(guó)的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時(shí)也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開(kāi)發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。

4．信息化建設(shè)人才極度匱乏

企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識(shí)的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請(qǐng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動(dòng)態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。

三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施

針對(duì)上述面臨的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會(huì)信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同國(guó)家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。

2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點(diǎn)，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動(dòng)態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級(jí)單位多和科技檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，針對(duì)科技檔案實(shí)體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專業(yè)、各項(xiàng)目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。

4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)

適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實(shí)際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場(chǎng)，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個(gè)性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實(shí)力，與一些知名的軟件開(kāi)發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會(huì)上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。

篇10

關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;信息技術(shù)

檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成,與其他方面的管理有所不同,它不是只局限于某一領(lǐng)域的管理活動(dòng),也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情,而是需要企業(yè)中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業(yè)。企業(yè)沒(méi)有創(chuàng)新就失去希望和活力,檔案管理工作也是如此,這就需要企業(yè)中全體成員創(chuàng)新思路,全面開(kāi)拓檔案管理中的各項(xiàng)功能。

1企業(yè)檔案的重要性

企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)、國(guó)家及本企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業(yè)在日常的工作當(dāng)中,注重對(duì)各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理,統(tǒng)一對(duì)企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理,來(lái)使得檔案能夠有效的被利用。

企業(yè)檔案的重要性表現(xiàn)為四個(gè)方面。第一是,企業(yè)的檔案起著企業(yè)科技發(fā)展過(guò)程中催化劑的作用;第二是,企業(yè)檔案的科技檔案是企業(yè)知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力:第三是,企業(yè)檔案是社會(huì)效益和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的表現(xiàn)形式;第四是,企業(yè)的檔案的企業(yè)文化中的重要內(nèi)容,是企業(yè)能夠成功的金橋。

2企業(yè)檔案管理遵循的原則

2.1分級(jí)管理,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)中的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理,建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度,對(duì)企業(yè)實(shí)施全部檔案的綜合管理。

2.2維護(hù)企業(yè)檔案的安全與完整企業(yè)檔案安全的維護(hù),是對(duì)企業(yè)檔案實(shí)施良好的管理和保護(hù),做好檔案的保密工作,嚴(yán)格防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案中所包含的事項(xiàng),來(lái)保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)群,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

企業(yè)檔案完整的維護(hù),從數(shù)量上來(lái)講,就是要保證企業(yè)檔案內(nèi)容上的齊全配套;從質(zhì)量上講,就是要保持企業(yè)檔案的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性;在范圍上,應(yīng)涵蓋企業(yè)的全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種形式、各種門類的檔案文書(shū),嚴(yán)防檔案進(jìn)行人為地凌亂堆砌和加以割裂。

2.3便于社會(huì)和企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用對(duì)企業(yè)檔案的利用不只是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn),也是企業(yè)進(jìn)行檔案工作的最終目的所在。企業(yè)檔案管理工作能夠不斷延續(xù)中得到發(fā)展的原因就在于它對(duì)社會(huì)存在一定的利用價(jià)值。對(duì)企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個(gè)環(huán)節(jié),而且,其也是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)的根本標(biāo)準(zhǔn)。

3檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用

3.1企業(yè)檔案載體發(fā)生轉(zhuǎn)變企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的全程管理之后,適時(shí)地實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞處理和交換。在企業(yè)的檔案管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進(jìn)度逐漸取代了紙質(zhì)文件,電子圖紙也以其手工繪制所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)而大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助設(shè)計(jì)使企業(yè)檔案設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、修改和查詢變得方便又快捷。

3.2企業(yè)檔案分類發(fā)生轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案已經(jīng)被逐步打破,取而代之的是,以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息被分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)按照規(guī)定發(fā)出指令,根據(jù)檔案管理目標(biāo)隨時(shí)調(diào)整和設(shè)立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及管理等各方面,分類也將更加詳細(xì)、更加科學(xué)、更加規(guī)范。

3.3企業(yè)檔案的接收和保管發(fā)生轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作是檔案工作者通過(guò)參加產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)施開(kāi)箱、重要項(xiàng)目建設(shè)及技術(shù)改造的竣工驗(yàn)收,來(lái)作為企業(yè)檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和接收。在當(dāng)今電子環(huán)境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過(guò)程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來(lái)提供應(yīng)用。企業(yè)的檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)如何運(yùn)用專門的檔案信息來(lái)接收管理平臺(tái),要懂得如何對(duì)檔案進(jìn)行控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、實(shí)時(shí)性和可靠性,來(lái)對(duì)電子檔案信息的收集和管理進(jìn)行掌握。

4加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的措施

4.1統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)信息化建設(shè)的前提和必要條件。當(dāng)今時(shí)代的檔案管理已經(jīng)不再是屬于一個(gè)特定的部門,它是作為一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家甚至是國(guó)際的信息交流的一個(gè)組成部分。所以,企業(yè)檔案管理部門必須要遵循檔案標(biāo)準(zhǔn)化的原則,對(duì)收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲(chóng)、溫濕度控制以及安全保護(hù)等基礎(chǔ)性的工作,應(yīng)該嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)法則進(jìn)行規(guī)范整理。

4.2提高企業(yè)檔案管理工作者的素質(zhì)首先,是較高的政治素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者較高的政治素質(zhì)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。其次,是較高的職業(yè)道德素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者要樹(shù)立為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為準(zhǔn)則,來(lái)提高其服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)檔案管理工作者還必須有嚴(yán)格的保密觀念,來(lái)為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)包括:專業(yè)的理論基礎(chǔ)、對(duì)檔案工作的方法和規(guī)律的掌握、精通的檔案業(yè)務(wù)以及基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí),來(lái)使得檔案管理工作由傳統(tǒng)人工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變得以實(shí)現(xiàn)。最后,是創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)檔案管理工作者在日常的工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)具有開(kāi)放性,用新的思維來(lái)對(duì)待新問(wèn)題,用新的對(duì)策和思路來(lái)解決出現(xiàn)的問(wèn)題,把檔案的管理工作提高一個(gè)層次。

4.3服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新在信息高速發(fā)展的今天,企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容和服務(wù)方式與傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大的變化,為企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供了巨大的創(chuàng)新和發(fā)展空間。企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該樹(shù)立信息服務(wù)的理念,在信息服務(wù)的方式上,要充分考慮檔案利用者對(duì)信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)該在對(duì)檔案信息的需求進(jìn)行充分調(diào)查的基礎(chǔ)上,建立專題,收集和篩選,對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行深層加工,以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為支撐,為業(yè)務(wù)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和提供信息服務(wù)。

4.4正確處理檔案保密與其利用的關(guān)系在企業(yè)檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應(yīng)盡心盡職。但是受傳統(tǒng)的保密觀念的影響,企業(yè)的檔案管理工作普遍存在著重視保護(hù)輕視利用的現(xiàn)象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價(jià)值很高的檔案也被長(zhǎng)期的束之高閣,造成了檔案價(jià)值的嚴(yán)重浪費(fèi)。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價(jià)值難以在檔案的利用過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)。所以,企業(yè)檔案管理部門,應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時(shí),切實(shí)完善自己的本職工作,來(lái)為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。

4.5加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度可以通過(guò)明確規(guī)章制度、嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程以及完善企業(yè)檔案管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)。

總之,企業(yè)檔案管理工作并不是孤立的,它是與社會(huì)環(huán)境發(fā)生密切聯(lián)系的開(kāi)放系統(tǒng)。檔案的管理工作應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn),隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展而不斷的延伸。

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