導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人力資源人事檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、醫(yī)院人力資源檔案管理與人事檔案管理

人力資源廣義上包括了社會內(nèi)所形成的腦力與體力兩種資源，尤其是比起物力資源，人力資源的能動性決定了它成為核心的本質(zhì)，醫(yī)院以人為主的資源管理模式，能夠有效提升人才利用效率，有助于將人力效益轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效果，促進個人和醫(yī)院的快速成長[1]。人力資源管理的目標是建立一支優(yōu)質(zhì)、高效的人才隊伍，在醫(yī)院發(fā)展中形成一種長久有效的促進人才自我創(chuàng)新和激勵的良好機制。人事檔案作為記錄醫(yī)院員工個人經(jīng)歷、德才征集和工作表現(xiàn)的記錄文件，以檔案的形式存在，服務(wù)于醫(yī)院的人事管理活動，通過對人才記錄和活動情況分析，形成有價值的情報判斷，幫助將人才分配在最合適的崗位上，形成醫(yī)院內(nèi)人才的高效開發(fā)。

人事檔案是新時期醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，其主要內(nèi)容分別包括考察和了解員工，為醫(yī)院人事調(diào)動和管理提供依據(jù)，人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展中能夠為人力資源管理提供有效依據(jù)，形成醫(yī)院人事管理的支柱，是構(gòu)建醫(yī)院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項管理工作，在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發(fā)展。人力資源的管理的實現(xiàn)需要人事檔案管理提供有效的認識信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務(wù)[2]。只有在做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)之上，才能夠充分發(fā)揮其對于人力資源管理方面的積極作用，進而提升醫(yī)院的競爭力。在新的時代背景下，應(yīng)對嚴酷的競爭，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展以及醫(yī)療事業(yè)的進步，提升醫(yī)院人力資源管理水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代人力資源管理對提升醫(yī)院競爭力的優(yōu)勢，將會是醫(yī)院人事檔案工作未來的發(fā)展核心。

二、新時期醫(yī)院人力資源管理對人事檔案管理的新要求

新形勢下，對于醫(yī)院人力資源管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，醫(yī)院的人事檔案想要更好的發(fā)揮其對于人力資源管理的作用優(yōu)勢，就要適應(yīng)時展需求，不斷進行調(diào)整和改革。新時期醫(yī)院發(fā)展趨勢具體主要體現(xiàn)在以下方面，分別是建立核心價值體系、多層次評價體系和職業(yè)化水平衡量?，F(xiàn)代醫(yī)院核心價值體系的建立不僅僅是傳統(tǒng)道德方面的醫(yī)療行為，核心價值所代表的醫(yī)院與醫(yī)療文化已經(jīng)成為了支持醫(yī)院長遠發(fā)展的重要力量。多層次的評價體系要根基于醫(yī)院發(fā)展實際，突破醫(yī)院傳統(tǒng)人事考核模式與現(xiàn)代人力資源管理理論相結(jié)合，多層次多方位多元化的形成對人力資源的評價，分析取得優(yōu)質(zhì)績效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個人、各科室與部門，形成新的評價和組織模式。職業(yè)化水平的衡量是現(xiàn)代人力資源管理的重要標志，職業(yè)化要素由適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的眾多元素，諸如醫(yī)院職工的職業(yè)精神、職業(yè)道德等，從更細致的地方促進人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮[3]。

醫(yī)院面對的這些新的發(fā)展趨勢無疑對人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫(yī)院文化，體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的核心價值體系，為增強醫(yī)院文化競爭力添磚加瓦。醫(yī)院評價體系的建立與人事檔案關(guān)系極為密切，是構(gòu)建各級評價體系的信息基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院人事信息也要從單一向多層次多元化發(fā)展，強化對個人、團體和組織信息的記錄和整理，為醫(yī)院評價提供輔助[4]。職業(yè)化趨勢的出現(xiàn)也要求人事檔案工作要加強對相關(guān)知識與情報的收集，為更好的利用職業(yè)化各要素提供幫助。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理，適應(yīng)人力資源管理新要求

人事檔案管理工作的革新要立足于醫(yī)院發(fā)展實際需求，依托于新時期技術(shù)優(yōu)勢和信息優(yōu)勢，借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗，積極拓展管理職能，適應(yīng)人力資源管理發(fā)展新趨勢，為醫(yī)院核心競爭力的提升做出貢獻。人事檔案工作的革新可從以下幾個方面入手：

1.提升服務(wù)意識

人事檔案管理作為醫(yī)院重要的服務(wù)部分之一，要適應(yīng)發(fā)展需求，端正態(tài)度，更新觀念，以積極主動的服務(wù)完成自己的本質(zhì)工作，為醫(yī)院人力資源管理提供更多有效信息，服務(wù)過程中，要深入與各部門、各科室，加強科室之間溝通交流，加強檔案內(nèi)容建設(shè)，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫(yī)院文化的標簽深深根植于本科室，通過醫(yī)院全體職工的行為和服務(wù)提升其醫(yī)院中的地位，為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

2.增強合作意識

人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機會較多，在這個過程中，要通過多種途徑加強與各科室的協(xié)作聯(lián)系，為醫(yī)院實踐活動奠定良好的基礎(chǔ)。在醫(yī)院發(fā)展過程中，密切關(guān)注醫(yī)院各部門人化，關(guān)注醫(yī)院內(nèi)大小事件，及時補充和輸入認識檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎(chǔ)[5]。在醫(yī)院的人事活動中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強溝通，并從本科室的協(xié)調(diào)功能出發(fā)在醫(yī)院內(nèi)部形成相互聯(lián)合和幫扶的良好風(fēng)氣，加強團結(jié)意識。

3.強化競爭意識

現(xiàn)代醫(yī)院在白熱化競爭中無一不說明了知識、人才是決定競爭成敗的關(guān)鍵性因素。人事檔案管理部門競爭意識的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉(zhuǎn)化為對人才的把握，為人力資源管理部門服務(wù)，縮短信息收集和反饋的時限，在提升自身服務(wù)效益，強化與其他各科室合作、協(xié)調(diào)的過程中完成這個目標[6]。競爭意識不僅僅是針對醫(yī)院外部環(huán)境中的競爭對手，同時醫(yī)院部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)形成良性的競爭氛圍，比如對崗位的責(zé)任意識、對醫(yī)院發(fā)展的憂患意識等，將其引入人力資源管理范疇，通過相互作用更好的完成醫(yī)院發(fā)展目標，在激烈的競爭中創(chuàng)造更好的效益，為醫(yī)院贏得良好的信譽。

4.科學(xué)的管理制度與檔案分類系統(tǒng)

在人事檔案的管理工作中，要建立起科學(xué)、合理的管理制度，順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展趨勢，對從前不合乎情況的制度進行整改，以醫(yī)院發(fā)展需求為基準，切合實際應(yīng)用管理需要，建立起更加人性化的管理條例。對于檔案管理部門來說，除了要在檔案的收集上保證完整與及時，還要做好對各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實與有效，能夠為人力資源管理部門的工作服務(wù)，在檔案的整理方面，要科學(xué)建檔，以嚴謹、認真的管理態(tài)度完成各項工作，與人力資源部門建立直接服務(wù)通道，在互動的過程中對檔案信息進行補充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設(shè)，避免醫(yī)院信息外漏，造成損失，保護醫(yī)院的利益[7]。

人事檔案分類方面，要根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部實際情況進行分區(qū)管理，分類系統(tǒng)的建設(shè)要與醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)同步，利用信息技術(shù)平臺細致、完善分類系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)分類格局，建立起更加優(yōu)質(zhì)、高效的分類服務(wù)系統(tǒng)。知識經(jīng)濟時代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認識檔案，當(dāng)檔案內(nèi)容的建設(shè)上要注意動靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量定性結(jié)合。比如橫向上，除了要關(guān)注醫(yī)院職工的思想水平、政治覺悟，還要延伸到他的個人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現(xiàn)實。這些只是檔案建設(shè)的其中一個方面，隨著新形勢下醫(yī)院在管理上要求越加嚴格化，更多的信息都可以被充實內(nèi)檔案，比如近期考核、工資水準、獎懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補充內(nèi)容充實人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對于人力資源管理部門進行人事安排和調(diào)動都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫(yī)院內(nèi)部人事工作提供有價值的參考[8]。

5.醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)

在新形勢下，人才是醫(yī)院發(fā)展的核心，醫(yī)院必須重視人事檔案管理，促進人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、數(shù)字化，利用有效的人事檔案信息，為醫(yī)院的人才選拔與開發(fā)提供有效的決策依據(jù)，從而為醫(yī)院發(fā)展建立起人才信息庫?；诖?，醫(yī)院的人事檔案管理，應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求，強化人事檔案信息化建設(shè)，建立起科學(xué)先進的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，建立醫(yī)院認識檔案自動化管理系統(tǒng)。人力資源管理部門應(yīng)從醫(yī)院實際出發(fā)，在人事檔案管理實踐中，在實現(xiàn)辦公自動化中形成的人事檔案信息或?qū)σ延械膱D像、圖片、音像等人事檔案資料實施數(shù)字化處理（如對人力資源紙質(zhì)檔案信息進行掃描，圖像資料進行格式化轉(zhuǎn)化等），使其形成數(shù)字化的人力資源信息。同時，醫(yī)院要根據(jù)自身實際，積極開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并注重接口的數(shù)據(jù)兼容性，使其與醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)相互聯(lián)系，做到數(shù)據(jù)共享，確保醫(yī)院認識檔案信息的真實完整性。其次，醫(yī)院在人事檔案管理中，還需強化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做好人事檔案目錄輸入工作，運用規(guī)范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉(zhuǎn)化紙質(zhì)人事檔案時，還需對轉(zhuǎn)換后的檔案實施加密處理，確保其原始性。再次，在醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)中，還需對人事檔案進行嚴格的訪問權(quán)限設(shè)置與管理。醫(yī)院的認識檔案管理人員應(yīng)對相應(yīng)的政策與法規(guī)進行仔細研究，在提升醫(yī)院人力資源部門在檔案管理中的服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，對人事檔案中的各類信息資料進行嚴格控制。在這一過程中，相關(guān)的管理人會員應(yīng)運用加密技術(shù)，對于醫(yī)院人事信息通用數(shù)據(jù)庫的資料進行分類處理與加密設(shè)置，并設(shè)置相關(guān)的認證機制，防止非法用戶的惡意攻擊。

6.引進人才

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【中圖分類號】R115.65【文獻標識碼】B【文章編號】1005-0515（2011）09-0293-02

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和人事分配制度改革的不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)行人事檔案管理工作中影響醫(yī)院人力資源作用發(fā)揮、阻礙醫(yī)院發(fā)展的諸多問題逐步顯現(xiàn)出來，必須加以解決，才能突破醫(yī)院發(fā)展的瓶頸。

1 醫(yī)院人事檔案的含義

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用 干部等工作中形成的記載職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是真實反映職工個人經(jīng)歷、素質(zhì)水平的憑證和依據(jù)，是全貌地考察、了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。

2 醫(yī)院人事檔案工作中存在的問題

現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理的落后主要表現(xiàn)在以下幾個方面，一是醫(yī)院人事檔案管理制度落后，與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展及醫(yī)院選拔和使用醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人才程序的日益簡化不相適應(yīng)。二是醫(yī)院的人事檔案工作管理體制機制落后，缺乏創(chuàng)新性、突破性和激勵性，不能適應(yīng)新形勢的需要，阻礙了醫(yī)院的長遠發(fā)展。三是基礎(chǔ)設(shè)施及管理手段落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化和科學(xué)化的要求。醫(yī)院人事檔案管理部門微機、網(wǎng)絡(luò)、場地和保管器具等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備缺乏，不能滿足日常管理的需要，人事檔案的收集、整理、歸類和編目等工作大部分是靠手工操作，干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)功能沒有充分利用和發(fā)揮，人力、物力耗費較大，同時，人事檔案的頻繁查閱也造成了一定程度的磨損和意外的丟失。四是人事檔案管理人員素質(zhì)落后，人事檔案的綜合利用不充分。醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)化的工程，需要具備檔案管理知識、醫(yī)學(xué)知識、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多方面專業(yè)才能的人員來管理，而醫(yī)院的人事檔案管理人員大多為非檔案管理專業(yè)人員，專業(yè)及業(yè)務(wù)技術(shù)水平及計算機使用能力等均不能滿足醫(yī)院檔案管理信息化、智能化的要求，不能夠從醫(yī)院人事檔案中發(fā)現(xiàn)有用的信息的能力，也就不能為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理的發(fā)展服好務(wù)，成為了制約醫(yī)院發(fā)展的重要因素之一。

3 新時期加強醫(yī)院人事檔案管理的幾點建議

新時期，醫(yī)院人事檔案管理要與衛(wèi)生政策、衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、人事分配制度改革和醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的信息優(yōu)勢，激勵和引導(dǎo)醫(yī)院職工在各個專業(yè)及領(lǐng)域的素質(zhì)和能力全方面展現(xiàn)出來，為醫(yī)院更好地選拔和使用優(yōu)秀人才提供真實可靠有力的依據(jù)。

3.1 提高對醫(yī)院人事檔案管理的認識，增強管理意識。醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)于人事管理、服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、管理層和人事檔案管理人員充分認識到醫(yī)院人事檔案是一項非常重要的信息資源，是醫(yī)院人員個人經(jīng)歷和社會實踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和實戰(zhàn)業(yè)績的重要反映，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是醫(yī)院管理不可或缺的一部分，重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，是促進醫(yī)院人事制度改革，合理配置醫(yī)院人力資源，促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措，使領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員能夠強化服務(wù)意識，將被動服務(wù)改為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時獲取有效的信息，使普通職工能夠積極參與和支持人事檔案的工作，主動為人事檔案管理人員提供線索和材料，使檔案管理工作能夠有序進行。

3.2 建立健全的人事檔案管理制度。加強醫(yī)院的人事檔案管理必須首先明確人事檔案管理職責(zé)，醫(yī)院要把人事檔案管理工作作為醫(yī)院重要的日常工作之一，對人事檔案管理存在的問題主動查找、全面分析、認真研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，加強指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理和考核制度，并確保各項制度得到落實。

3.3 努力提高人事檔案管理人員隊伍的能力素質(zhì)。檔案管理人員隊伍的思想道德品質(zhì)、工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力是影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量的重要因素之一。新時期醫(yī)院人事檔案管理工作已不再是對檔案實體進行簡單的整理和保管維護，而是注重對人的管理和評價。因此，人事檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)知識，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的特點，具備醫(yī)學(xué)、計算機、英語、人事管理學(xué)及醫(yī)院管理學(xué)等多種知識，同時，應(yīng)有高度的政治責(zé)任感和堅定地事業(yè)心。醫(yī)院要加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等有計劃、有針對性的全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作人員要增強工作的自律性，不斷主動更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技能，學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用等現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理理念，以適應(yīng)新時期醫(yī)院人事檔案管理工作的需要。

篇3

隨著經(jīng)濟全球化和信息化時代的到來，人事檔案作為單位重要的信息資源，對人力資源管理和工作崗位調(diào)整具有很大的指導(dǎo)意義。人事檔案中真實客觀地記錄了全體人員的重要資料信息，是重要的參考資料，對人力資源管理具有一定的借鑒作用。二者之間的相互聯(lián)系，對單位的整個人事管理有很大的促進作用。

一、人事檔案管理的概念

對一個職工在單位中的具體活動行為和表現(xiàn)進行記錄收集并且存檔后得到的紙質(zhì)資料或是電子資料的集合即為人事檔案，這其中包含了職工的很多信息，比如家庭背景、個人情況以及工作狀態(tài)等。人事檔案能夠反應(yīng)出職工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷、才能、品德素質(zhì)水平以及在工作中的具體表現(xiàn)，是單位為一個人集中保留的可以供查閱的信息資料。在一定時間內(nèi)，對整個單位里個人信息資料進行收集、整理、存檔、保管和應(yīng)用，就是人事檔案管理工作的職能。

二、人力資源管理的概念

人力資源管理是每個單位都會設(shè)立的部門，它主要是采取科學(xué)有效的方法，以單位發(fā)展戰(zhàn)略為背景，對人力資源進行合理分配、及時培養(yǎng)、績效考核、約束規(guī)范、凝聚整合、安全保障等工作，其目的就是通過對人事的科學(xué)化管理達到單位的要求，給單位帶來利益和價值，同時提高職工自身的價值。

三、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理可以作為人事管理過程中對職工整體素質(zhì)和技能評價的有效依據(jù)，同時也是人力資源管理工作的一部分內(nèi)容。他們之間有被包含關(guān)系，但是又可以獨立的存在。單位人事管理人員可以通過查閱人事檔案來了解和分析職工的工作態(tài)度和個人能力，是人力管理人員對職工績效考核的重要內(nèi)容。人事檔案也是職工信息的載體和職工具體發(fā)展情況的體現(xiàn)。

四、人事檔案管理在單位人力資源管理中的作用

（一）保證單位外部職工招聘的質(zhì)量

一般情況下單位的招聘活動包括兩個方面：一個是單位內(nèi)部的招聘，另一個是單位的外部招聘。內(nèi)部招聘主要是指從單位的內(nèi)部人員中找出對單位未來發(fā)展起著重要作用的人才；外部招聘就是在單位以外的人員比如在社會和高校選拔出適合單位發(fā)展的有用人才。很多情況下，單位招聘人員會根據(jù)自己喜好或者是親近關(guān)系招聘人員，會更加傾向于自己的校友、老鄉(xiāng)或者與自己親近的人。這種任人唯親的招聘方法是不符合單位招聘要求的，更不能真實有效選出可能對單位做出重大貢獻的職工，使得單位招聘質(zhì)量大大降低。還有一個問題是單位由于招聘了很多老鄉(xiāng)或者是校友，在遇到外部挑釁時，他們很可能聯(lián)合起來拉幫結(jié)派，給單位內(nèi)部造成混亂，對單位日后管理增大難度。有了人事檔案后，就可以通過資料統(tǒng)計和分析，在安排招聘人員時，也可以很好地避免任人唯親現(xiàn)象，最終達到保證招聘人員的質(zhì)量。

（二）確定單位人力資源的現(xiàn)狀

人事檔案能夠很好的幫助單位對人力資源進行規(guī)劃，人事檔案中對職工的很多方面信息都有記載。例如人才質(zhì)量、人才數(shù)量、人才水平以及分布情況等重要信息。對這類檔案的收集、匯總、整合、分析，可以為單位人才現(xiàn)狀做一個全面了解，為以后人事調(diào)配、招聘等提供數(shù)據(jù)支持。幫助單位有針對性地設(shè)定職工培訓(xùn)項目，一個單位要想在激烈的競爭環(huán)境下很好地發(fā)展與生存，就必須要不斷的提升自我。提升自己的有效辦法就是讓自己的職工也變得強大起來，單位必須對職工進行培訓(xùn)。怎樣的培訓(xùn)才是科學(xué)有效的呢？這是很多單位都考慮的問題。人事檔案完善后，就可以根據(jù)單位人事檔案來了解在工作中還有哪些不足。針對每個職工制定出科學(xué)的培訓(xùn)方案，找到最適合職工的培訓(xùn)方法。對職工普遍存在的問題進行定點培訓(xùn)。最終提高對職工的培訓(xùn)效果，也為單位節(jié)省了培訓(xùn)時間和費用。

（三）了解、分析職工地域文化信息

中國人口眾多，地域文化差異比較大，不管是飲食還是習(xí)慣觀念，不同地區(qū)的人之間都有很大的差異。利用人事檔案可以很好的了解和分析職工的個性，給人事部門的管理工作帶來方便，同時還可以促進單位內(nèi)部文化的溝通的交流。單位中存在很大的文化差異，加大了職工之間隔閡和沖突的可能。職工的檔案中會有籍貫和個人經(jīng)歷的說明，根據(jù)這些內(nèi)容和信息可以看出職工的文化特征，對可能因為文化差異引起的沖突做出準確的預(yù)判，提前做好有效的處理措施。同時人事管理人員可以根據(jù)地域上的差異，來合理安排食堂的飲食搭配，盡量滿足各個地方的飲食習(xí)慣。在安排住宿時，盡量安排一些文化相近的職工住在一起，防止由于文化差異引起的沖突問題。當(dāng)兩個具有很大文化差異的職工需要在一起工作時，人事管理人員可以提前給他們做思想工作，讓他們能更好的合作，共同完成單位分配給他們的任務(wù)。

（四）根據(jù)職工檔案中不同的情況，采取有效的激勵手段

每個人都有自己的缺點和優(yōu)點，也有自己的訴求。而職工的這些訴求和優(yōu)缺點一般都會很好的體現(xiàn)在職工的檔案資料中。人事管理人員可以根據(jù)這些，給職工調(diào)配到自己喜歡的崗位上去，這樣可以很好地促進他們的工作，讓他們干自己喜歡的工作，工作效率自然就會有所提高。同時，人事管理部門可以通過檔案了解到職工內(nèi)心真正想要和想得到的東西，那么當(dāng)職工在表現(xiàn)突出時，滿足他們的訴求，這樣在無形中給他們一種發(fā)自內(nèi)心的激勵。對整個單位的發(fā)展有很大的幫助。

五、結(jié)語

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【摘要】本文分析了高校人力資源管理中人事檔案管理的重要作用，闡述了目前高校人事檔案管理中存在的問題，提出了優(yōu)化高校人事檔案管理的措施，旨在優(yōu)化高校人事檔案管理活動，促進高校人力資源開發(fā)與管理的科學(xué)化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 高校人力資源管理 作用

一、高校人力資源管理中人事檔案管理的作用

作為高校人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理為人力資源管理活動的有效開展提供了信息基礎(chǔ)。人事檔案是個人工作、學(xué)習(xí)情況及德才表現(xiàn)的集中反映，高校的人事檔案由其人力資源管理部門集中收集與保管，以便后期的查閱及使用。人事檔案管理在高校人力資源管理中具有重要意義。

（一）反映了學(xué)校人事關(guān)系的變更

當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變動時，其人事檔案也會發(fā)生相應(yīng)的變化，流動人員的工資待遇等主要依據(jù)人事檔案來實現(xiàn)變動。因此，人事檔案是學(xué)校人事關(guān)系變更的憑證。在人事檔案丟失或者不完整時，流動人員的工作調(diào)動會受到相應(yīng)的影響。

（二）人事檔案為高校人力資源管理提供信息依據(jù)

人事檔案是高校進行人事決策、實現(xiàn)人力資源開發(fā)及利用、保證制度使用的重要依據(jù)。首先，隨著經(jīng)濟及技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會強調(diào)管理工作的重要性，高校人力資源管理工作的有效開展，必須要以其人事檔案提供的信息為依據(jù)，而人事檔案信息主要包括個人的履歷材料、政審材料、黨團材料、獎勵處分材料及考核考察材料等，是對一個人高中開始成長階段的知識水平及德才表現(xiàn)的詳細記錄，是反映一個人情況最原始的材料，其具有很強的真實性及可靠性。高校人力資源管理部門在人員錄用過程中，會通過人事檔案提供的完整的背景材料來進行選擇，人事檔案是管理者了解員工，初步評價員工的重要依據(jù)。

其次，高校人力資源管理部門在制定各項規(guī)章制度的過程中，為了保證人事管理制度更加的人性化，滿足員工的實際需求，會結(jié)合其人事檔案，在全面了解員工特點的基礎(chǔ)上制定出符合學(xué)校發(fā)展要求的人事檔案管理制度，

最后，在高校人力資源開發(fā)與管理過程中，高校管理層如何實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，實現(xiàn)教職工在其最合適的工作崗位上發(fā)揮作用，保證教職工的高效工作及不斷創(chuàng)新，為此，人力資源管理工作人員需要詳細了解教職工的人事檔案，在了解個人的基礎(chǔ)上實現(xiàn)最佳的崗位配置，優(yōu)化高校的人力資源管理及開發(fā)活動。

二、當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題及改進策略

（一）存在的問題

（1）人事檔案中存在虛假信息。由于個人或者是相關(guān)人員在填寫人事檔案信息過程中填寫了虛假的信息，造成人事檔案中不實信息存在。人事檔案的管理人員在人事信息的收集過程中也會造成信息偏差的出現(xiàn)，部分人事管理相關(guān)工作人員為了個人利益，主觀上的錯誤也會造成虛假人事信息的存在。決策者依據(jù)錯誤的信息所做的決定，不利于人力資源的合理配置。由于錯誤信息下教職工成長環(huán)境的公平性喪失，其工作的主動性及積極性會降低，由于教師不良情緒的存在，影響了課堂教學(xué)的效率，不利于高校教學(xué)質(zhì)量的提升。

（2）人事檔案管理的簡單雷同化發(fā)展。人事檔案信息在內(nèi)容及形式上大同小異，人事檔案管理工作是一項機械化的枯燥工作，人事檔案管理模式的雷同使得高校在人力資源開發(fā)與管理過程中對人事檔案資料的利用率下降，人事檔案信息失去了相應(yīng)的參考價值?，F(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)注重人文特色，鑒于人事檔案管理較強的保密性，高校應(yīng)進行檢索工具的研發(fā)，方便管理者查閱有特色的重點檔案。

（3）人事檔案管理中個人材料分散。由于高校人事檔案管理工作不夠細致，造成部分人員材料分散，破壞了人事檔案的有機整體，人力資源的效力下降。在人事n案資料的收集環(huán)節(jié)，部分個人的材料散落，有的丟失，有的在個人手中，有的在使用過程中遺落其他部門，高校人事檔案子資料整體不齊全，降低了高效人力資源管理的效率。

（二）改進措施

（1）注重人事檔案信息的收集。高校人事檔案資料的收集是人事檔案管理的基礎(chǔ)，人事檔案的價值很大程度上取決于檔案中信息資源的質(zhì)量及內(nèi)容，人事檔案信息收集工作的改進，有利于高效人力資源管理與開發(fā)工作的開展。通過全面的收集人事檔案信息，高校的人事檔案資源才會實現(xiàn)其價值。

（2）實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動了人事檔案管理的信息化發(fā)展，而現(xiàn)代人力資源管理也具有信息化的明顯特征。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案管理主要依靠紙質(zhì)檔案及檔案室進行管理，常會出現(xiàn)人為操作失誤，檔案管理工作效率低，重復(fù)率高。高校在人事檔案實踐活動中，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案資料的保存及檢索，實現(xiàn)人事檔案資料的數(shù)據(jù)化處理。通過建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，高校人力資源管理人員可通過相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，對學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)及需求進行分析，為學(xué)校的人力資源管理與開發(fā)提供數(shù)據(jù)支持。

（3）實現(xiàn)人事檔案管理工作的制度化發(fā)展。為保證人事檔案信息的完整性，高校應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度化體系，由于檔案管理人員檔案資料管理的意識淡薄，在人事檔案資料的收集過程中存在認為失誤，不利于個人檔案信息的收集，應(yīng)通過建立完善的認識檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效開展。

（4）提高人事檔案管理工作的水平。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，人力歸檔、手工操作的方式下人事檔案管理的水平不高，加上人事檔案材料的多而復(fù)雜化，造成高校人事檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的概率極高，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化、智能化是未來人事檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，高校人力資源開發(fā)與管理工作也必須實現(xiàn)信息化、智能化的發(fā)展趨勢，高校人事檔案管理工作水平的提升，是高校人力資源開發(fā)與管理水平不斷提升的基礎(chǔ)與前提。

三、總結(jié)

作為高校人力資源開發(fā)與管理的重要組成部分，人事檔案管理是實現(xiàn)人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，人事檔案資料的合理利用，是高校人力資源管理人員優(yōu)化人力資源配置的基礎(chǔ)，應(yīng)不斷引入現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的自動化、智能化發(fā)展。通過合理的人力資源開發(fā)與管理實現(xiàn)高校人力資源的最優(yōu)配置。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；人力資源管理；作用

一、人力資源管理與人事檔案管理

1.1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過科學(xué)方法的運用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對企業(yè)的人力資源進行配置、考核、規(guī)范等工作，以實現(xiàn)企業(yè)目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1.2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當(dāng)?shù)睦煤烷_發(fā)。

1.3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內(nèi)容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關(guān)系。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

2.1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量

企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實施企業(yè)內(nèi)部招聘時，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。

2.2幫助企業(yè)進行人力資源規(guī)劃

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況，以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進企業(yè)未來更好的發(fā)展。

2.3幫助企業(yè)更針對性的實施培訓(xùn)

員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對其進行新知識的培訓(xùn)，對于年齡較大的員工，對知識培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對此，企業(yè)可以對其進行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動他們的工作積極性。

2.4促進企業(yè)跨地域文化管理

企業(yè)員工來自不同的地域，會給企業(yè)帶來不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進行分類，相關(guān)工作人員可以對每個員工的文化特質(zhì)進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預(yù)測，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。

2.5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業(yè)來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現(xiàn)實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發(fā)員工的工作熱情。

結(jié)語：

人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術(shù)，對檔案資料進行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進企業(yè)的人力資源管理工作。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：企業(yè)；人力資源管理；人事檔案管理；新要求

人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，牽一發(fā)而動全身，企業(yè)經(jīng)營的改革使得人力資源管理要求人事檔案的管理工作也需要進行創(chuàng)新。人事檔案的管理工作要與人力資源的管理工作協(xié)調(diào)一致，只有相互促進，共同優(yōu)化，才能促使工作的良好運行，提高企業(yè)市場中的競爭力，推動企業(yè)更好的發(fā)展。所以，人事檔案的管理工作是企業(yè)運行中不可忽視的重要組成部分，人事檔案的改革創(chuàng)新迫在眉睫，是一項非常有必要的工作。

1 我國企業(yè)人事檔案管理工作中存在的不足

1.1 人事檔案材料有一定的局限性，材料不具備較好的完整性

目前諸多企業(yè)的人事檔案內(nèi)容多數(shù)呈現(xiàn)出一個特點，就是信息量少，不全面，從內(nèi)容上看，基本是稱贊的內(nèi)容，沒有任何缺點和不良的記錄。這在一定程度上使得企業(yè)在評價一個員工時出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常決策和判斷。除此以外，有些員工的信息記錄并不完整，其中不少還存在著與事實出入較大的情況。這種現(xiàn)象在一定程度上反映出人事檔案的管理工作并不認真，管理人員沒有按照實情進行信息的填寫與記錄，影響了人力資源對員工的評價，從而影響企業(yè)的正常運行，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。人事檔案的管理工作是人力資源管理中的重心，人事檔案出現(xiàn)偏差，人力資源管理是受影響最大、最直接的，所以做好人事檔案的管理工作對企業(yè)有著重大的意義。

1.2 企業(yè)檔案管理機制不夠靈活

中國是發(fā)展中國家發(fā)展速度最快的國家，同時也是國際上重要的市場之一，它的發(fā)展理所當(dāng)然的帶動了市場經(jīng)濟，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)對于人才的要求呈現(xiàn)出高要求、多樣化的特征。因此傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)逐漸被企業(yè)摒棄。企業(yè)在進行招聘時，看中的是員工的綜合能力和工作經(jīng)驗。對員工的約束力也從以前的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦暮贤炗喓蛥f(xié)議的方式。通過具有法律效力的書面約定，形成公司對員工的約束和管理。

員工與用人單位簽訂勞動合同或是協(xié)議后，就要按照合同或是協(xié)議中的內(nèi)容履行自己的職責(zé)，做好自己分內(nèi)工作。在此期間，員工可以憑借自己的努力或是實力獲得晉升的機會，從而得到更高的待遇或福利。這也是用人單位凝聚員工向心力的重要手段之一，使得員工充滿對公司的認同感并積極工作。由于市場競爭力的逐步擴大，各企業(yè)為了發(fā)展開始變更招聘制度，這使得許多優(yōu)秀人才在進行福利的對比后，開始出現(xiàn)跳槽情況。跳槽后，員工所在原公司的人事檔案就必須進行調(diào)動。但是在合同或是協(xié)議的約束下，原公司為了自身的利益，不會輕易放行其檔案，這樣，就使得死檔棄檔及人檔脫節(jié)的現(xiàn)象產(chǎn)生。

此外，人才流動已經(jīng)成為了社會的一大趨勢，這使得很多企業(yè)的人事檔案無法及時調(diào)動和管理，相關(guān)的管理工作無法有效的進行，從而影響了企業(yè)的正常人事檔案管理工作的開展。這種情況已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)對靈活管理機制的需求。

1.3 企業(yè)人事檔案管理的管理方法相對較為落后

在信息技術(shù)發(fā)展的同時，計算機技術(shù)為人們的生活提供了更加便利的服務(wù)，然而，部分企業(yè)以及部門在對檔案的管理工作中，并沒有采用計算機技術(shù)，而還是沿用的手工操作，而這樣的方法不僅使得管理工作的效率下降，而且還使得檔案中的人事信息并不完整，其與實際的員工個人情況會有很大的出入，從而使得人力資源管理工作無法有效的開展。另外，由于管理方法的相對落后，也使得人事檔案信息容易出現(xiàn)過于簡單的狀況，導(dǎo)致企業(yè)無法對其進行利用，也使得人力資源管理工作的開展變得更加困難。

2 對人事檔案管理工作的建議

2.1 對現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進行有效的改革和創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平

建立有效的人事檔案管理制度，對人事檔案進行集中管理，加大對人事檔案管理的資金投入，在管理人員上進行有效的添加，引用先進的設(shè)備等，不斷的對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革，使得人事檔案管理工作能夠更加的系統(tǒng)化和科學(xué)化，從而可以使得人力資源管理工作可以更好的開展。構(gòu)建一個健全的、現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，依據(jù)該系統(tǒng)對人事檔案管理工作進行保障，不斷提高認識檔案管理工作的效率，保障所存儲信息的安全性、可靠性和真實性。要建立一個數(shù)據(jù)庫，時刻對數(shù)據(jù)庫中的信息進行更新，保障人事檔案信息與實際情況相符合，從而可以進一步的提高人力資源管理工作的效率，進而可以推動企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強人事檔案的真實性，杜絕虛假信息

人事檔案信息資料的收集工作，必須從實際出發(fā)，實事求是，個人基本信息要與本人情況一致，且清晰明了，不能出現(xiàn)反差。此外，加強對檔案法規(guī)的監(jiān)督管理，提高管理者與公民的守法意識。在檔案的相關(guān)法規(guī)上，國家相關(guān)部門要及時修改完善，與社會的步調(diào)一致，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，從事檔案管理工作的人員要遵守法規(guī)、不能。

2.3 提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案管理的工作人員不僅要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，較強的責(zé)任感和使命感，還要加強自身專業(yè)知識的積累。提高管理人員的科學(xué)技術(shù)知識，掌握操作現(xiàn)代化工具的本領(lǐng)，不斷對管理制度的創(chuàng)新提出建議，樹立擁有現(xiàn)代科技知識的快捷、優(yōu)質(zhì)、高效綜合服務(wù)檔案管理觀念。還要根據(jù)目前工作的特點和特殊環(huán)境，進行相關(guān)專業(yè)知識的培養(yǎng)。

2.4 深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源

開發(fā)并高效利用人事檔案信息對人力資源工作的順利展開有積極的作用。在開發(fā)利用人事檔案信息時，工作人員要遵守職業(yè)道德，對保密性嚴格的檔案不能深入開展工作。但對有效的資源可以進行開發(fā)利用，從而更有效的為人力資源需求服務(wù)。

結(jié)束語

檔案管理工作的有效實施能夠促進社會的和諧發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率，增強企業(yè)的硬實力，提高其在市場中的競爭力，這也是人事檔案管理改革的最終目的。就當(dāng)前的情況來說，人事檔案管理的工作進行的并不順利，需要相關(guān)的人事和單位進行調(diào)整并加以完善。只有不斷提高，符合社會的發(fā)展，順應(yīng)時代需求，才能更好的發(fā)揮人力資源在改革中的積極作用，方便人事檔案管理工作的有效進行。

參考文獻

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關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人力資源管理 人事檔案管理

人事檔案能夠反映個人的真實履歷，它在人力資源的培訓(xùn)、考核、配置等模塊中均起著重要的作用，但人事檔案的這些作用卻沒有真正的在事業(yè)單位實施起來，這其實對事業(yè)單位的管理是不利的，我們應(yīng)該發(fā)揮人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理中本身的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不健全

目前在一些事業(yè)單位中，普遍的問題就是人事檔案管理的制度不健全，經(jīng)常出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，無法適應(yīng)如今這個經(jīng)濟時代中人力資源管理工作的需求，尤其是在近些年我們的設(shè)計經(jīng)濟發(fā)展非常快，人才流動也是更加頻繁，很多恩的檔案被丟在原有單位上，有些是轉(zhuǎn)到人才中心后無所蹤影，“廢檔”、“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象層出不窮，很多人由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，還有些單位和學(xué)校在轉(zhuǎn)遞過程中把畢業(yè)生檔案弄丟，給人員招聘、錄用及有關(guān)部門調(diào)用檔案帶來了極大麻煩。

（二）管理人員素質(zhì)低

部分事業(yè)單位的管理人員相對較少，有些甚至是兼職，并且由于沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，不會使用專業(yè)信息技術(shù)，業(yè)務(wù)水平較低，這就導(dǎo)致其無法做好人人事檔案的管理工作，無法適應(yīng)新形勢的需要。

（三）管理手段落后

由于很多事業(yè)單位對其內(nèi)部的人事檔案管理不重視，投資相對較少，導(dǎo)致其信息化建設(shè)的程度較低，沒有相應(yīng)的現(xiàn)代化管理手段，也沒有建立起科學(xué)的人力資源信息系統(tǒng)。

（四）人事服務(wù)意識不夠

部分事業(yè)單位的人事檔案收集內(nèi)容單一且不及時，檔案服務(wù)意識差，服務(wù)水平很低，很多反映人員業(yè)務(wù)能力、德才表現(xiàn)的材料未能收集歸檔，影響了檔案的使用價值。一些檔案管理員對檔案的開發(fā)、利用、服務(wù)認識不到位，管理和服務(wù)水平較低。檔案管理中的這些現(xiàn)狀，嚴重影響了人事檔案的利用效率，制約了人事檔案事業(yè)單位人力資源管理重要作用的發(fā)揮。

二、人事檔案管理措施及影響

隨著改革開放的不斷深入、經(jīng)濟社會的全面發(fā)展和人力資源管理的需要，越來越顯現(xiàn)出來，已延伸到事業(yè)單位甚至社會生活的各個方面。人事檔案管理與人力資源建設(shè)形成的因果、依存和互動關(guān)系不可分割，切實做好人事檔案管理工作，提高檔案利用率，對于進一步深化事業(yè)單位人事分配制度改革，加強人才隊伍建設(shè)和推動事業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

（一）完善人事檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)該改革其內(nèi)部的人事檔案管理制度，加快建設(shè)水平，將索要、移交、檢查、核對以及補充等各環(huán)節(jié)工作做好，在單位下屬部門配備適當(dāng)?shù)臋n案員等，做好分級管理工作，并且單位內(nèi)部的各部門應(yīng)該協(xié)調(diào)配合好，相互支持，共同做好人事檔案的規(guī)范管理并做好設(shè)施的更新，此外，應(yīng)該加大對人事檔案管理的資金投入力度，更新計算機管理設(shè)備等，建立堅固的防潮防火檔案管理庫房等等，創(chuàng)造一個良好的人事管理環(huán)境。

（二）豐富人事檔案內(nèi)容

我們應(yīng)該根據(jù)事業(yè)單位人力資源發(fā)展的新需求和發(fā)展狀況來更新檔案的管理內(nèi)容，調(diào)整思路，將政治思想素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)、性格特征等等數(shù)據(jù)計入檔案之內(nèi)，同時，對于能夠反映職工個人經(jīng)歷和能力的方面如學(xué)歷、留學(xué)經(jīng)歷、訪問研究、員工的人動經(jīng)歷以及各種勞動和聘用合同等等相關(guān)材料都可以進行整理并更新，這對于了解員工的情況有著重要意義。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位的人事檔案管理員應(yīng)該有著較高的政治素養(yǎng)、良好的道德規(guī)范和職業(yè)能力，能夠掌握現(xiàn)代先進的人事管理方法和手段，同時還要懂得其他學(xué)科的基礎(chǔ)知識，如管理學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等等，因此，為發(fā)揮人事檔案管理的作用我們應(yīng)該加強人事管理人員的綜合素質(zhì)，還要對其進行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握先進的理念和方法，更好的服務(wù)于單位的人事管理工作。

（四）加強人事檔案的信息化建設(shè)步伐

由于近些年人才流動的逐漸加快，人事檔案信息的管理工作也變得越來越復(fù)雜，因此，這就要求人事檔案管理人能夠與時俱進，發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷學(xué)習(xí)和吸取人事檔案管理的新知識、理念以及管理技術(shù)，加大檔案管理軟件的研究力度，

建立先進的數(shù)字和多媒體檔案，將事業(yè)單位的人員檔案由原始的紙質(zhì)材料通過先進的設(shè)備以及儀器轉(zhuǎn)換成電子方式，一切轉(zhuǎn)換成電子方式辦公，不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠方便及時的查找和使用。

（五）強化人事檔案服務(wù)功能

事業(yè)單位應(yīng)該摒棄以往那些傳統(tǒng)守舊的觀念，根據(jù)新形勢下對人事的要求而更新服務(wù)理念，強化服務(wù)水平，將人事檔案管理工作中的重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來，深入開發(fā)人事檔案管理的可利用資源，真正實現(xiàn)其為人力資源管理服務(wù)，同時，在人事檔案管理工作中，應(yīng)該增強服務(wù)的意識，拓寬服務(wù)渠道和手段，還應(yīng)該重視人才，主動去開發(fā)人才、尋找人才。變被動服務(wù)為主動，重視研究人事檔案用戶的多方面需求，提供個性化的服務(wù)，全面提高其服務(wù)水平，除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)該加強與社會上的各類人才機構(gòu)以及其他部門之間的交流和聯(lián)系，認真總結(jié)和研究流動人員的人事檔案管理方法，建立更加科學(xué)開放的人才交流模式，更好的提高其人事服務(wù)水平。

三、總結(jié)

人事檔案的管理工作是衡量事業(yè)單位綜合管理水平的重要標準之一，同時也是事業(yè)單位中人力資源管理必不可少的一項基礎(chǔ)工作，因此，在當(dāng)前，我們應(yīng)該結(jié)合如今社會經(jīng)濟的新情況新發(fā)展，重視人力資源管理對人事檔案的影響和功能作用，使其能夠切實做好事業(yè)單位人事的改革和發(fā)展，全面提升人力資源管理部門的服務(wù)意識和水平，將人事檔案管理工作落實到實處。

參考文獻：

[1]胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討[J].蘭臺世界（下半月），2010（12）.

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理 學(xué)校 人力資源管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0232-01

人事檔案是記錄和反應(yīng)個人的學(xué)習(xí)和工作情況以及德才表現(xiàn)得情況，學(xué)校的人事檔案由學(xué)校人力資源管理部門進行收集、整理和保管，以備查閱。在現(xiàn)代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動的信息基礎(chǔ)，同時是人力資源管理的重要組成部分。

1 人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

1.1 信息的保存和提供

人事檔案的首要目的既是對學(xué)校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學(xué)校教職工的基本信息，如職稱、專業(yè)、學(xué)歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學(xué)活動的教學(xué)成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學(xué)信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據(jù)其基本信息進行行政職務(wù)的評定，一方面可以幫助可以進行教學(xué)科研技術(shù)性職務(wù)的評定。完整的人事檔案，不論是對于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。

1.2 人事關(guān)系變更的憑證

人事檔案，還是學(xué)校人員流動時重要的人事關(guān)系變更憑證。當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關(guān)系的重要依據(jù)。人動時，新的工資待遇等關(guān)系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據(jù)，是關(guān)系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現(xiàn)人事檔案丟失或者不完整的現(xiàn)象，新的單位就無法兌現(xiàn)對流動人員的工作職責(zé)和待遇，直接對教職工產(chǎn)生很大的影響。

1.3 人員素質(zhì)的證明

學(xué)校人力資源管理具有學(xué)校的特殊性，學(xué)校招聘教師、輔導(dǎo)員、職工，特別是招聘學(xué)院院長、新專業(yè)的帶頭人、技術(shù)性強的專業(yè)教師等，是學(xué)校人力資源管理的常規(guī)任務(wù)。學(xué)校招聘對人員的素質(zhì)要求很高，在進行人才的選擇時，人事檔案既是重要的依據(jù)。如在招聘專業(yè)的技術(shù)人員時，在經(jīng)過考試等選拔后選出初選名單，但對于一個人是否具有職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據(jù)人事檔案記錄的任職情況、教學(xué)情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領(lǐng)導(dǎo)的評價等情況進行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準確的反應(yīng)一個人員的素質(zhì)水平，是學(xué)校選人用人的重要依據(jù)。

1.4 教職工信息的核實

在高效的人力資源管理中，常需要進行教學(xué)評價、職務(wù)晉升和資格評定等任務(wù)，這些人力資源管理活動都對教職工的年齡、工作時間、學(xué)歷等要求嚴格，常會出現(xiàn)有的人因為記憶不清楚、填寫錯誤、人員流動頻繁甚至故意的弄虛作假，導(dǎo)致檔案在年齡、教學(xué)科研成果等環(huán)節(jié)與實際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對這些信息進行確認和鑒別，保證教職工信息的準確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。

1.5 人事檔案有助于學(xué)校進行人力資源的科學(xué)預(yù)測

有效的人事檔案管理可以為學(xué)校的人力資源管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)的支持，可以分析學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，人力資源的引進和培養(yǎng)等是否符合學(xué)校的教育改革與發(fā)展。通過人事檔案的分析，可以對學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)做出全面的了解，對人才的需求進行預(yù)測，從而加強相關(guān)人才的引進和培養(yǎng)，制定科學(xué)的人力資源計劃，優(yōu)化學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)。

2 當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理存在的問題和改進措施

2.1 單一性向多元性轉(zhuǎn)變

人事檔案是對人力資源進行評價的重要的依據(jù)，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經(jīng)歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發(fā)和利用的多元化信息。如收集其個人才能、價值取向、學(xué)術(shù)觀點等，為學(xué)校進行人才錄取、崗位設(shè)置和競爭上崗等提供信息支持。在現(xiàn)代學(xué)校建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容以難以滿足形勢的需要，學(xué)校要根據(jù)不同的教職工崗位進行認識檔案的編制。如對教學(xué)人員，要注重對其教學(xué)成果的記錄；對于教輔人員，要注重對其管理水平的記錄；對于科研人員，要注重對其科研項目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對教職工能力特長、思想心理活動等方面信息的記錄，滿足新時期的學(xué)校人力資源管理。

2.2 人事檔案信息化管理水平低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化也成為現(xiàn)代人力資源管理的有效手段。傳統(tǒng)的人事檔案管理靠紙質(zhì)的檔案和檔案室等進行管理，工作重復(fù)、效率低、容易出現(xiàn)人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實現(xiàn)將人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，對于人事檔案的保存、檢索、轉(zhuǎn)移等提供高效可靠的服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，還可以對學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)和需求在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出分析和預(yù)測，為高校人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

2.3 人事檔案管理制度有待加強

人事檔案在學(xué)校人力資源管理中起到重要的作用，直接關(guān)系到教職工的切身利益，但在實際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現(xiàn)了檔案造假、錯誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統(tǒng)計制度，標準化的檔案管理制度是發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。

3 結(jié)語

人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要部分，其改革要與學(xué)校的教育改革等同步進行，才能在新形勢下發(fā)揮人事檔案的作用，促進人事制度改革和人力資源管理，為學(xué)校的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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一、目前人事檔案管理存在的問題

（1）人事檔案內(nèi)容失真。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，檔案中的考核鑒定材料

（2）人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔。

（3）手工勞動的強度很大。員工對計算機的掌握程度有限，每年制成的各種表格使得工作量變的很大，工作期限過長，手工勞動強度很大。

（4）有關(guān)人事檔案數(shù)字化程度不高。很多單位只是將檔案目錄及個人基本情況輸入計算機，對于文字材料復(fù)印件由于輸入工作量較大，一般不被錄入計算機。

二、人事檔案管理的對策與思考

（1）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。干部檔案是做好干部工作的基本條件之一，借助干部檔案了解干部在各個時期的表現(xiàn)，歷史地全面看待干部檔案，把干部檔案管好、用好是一項很重要的工作，為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，人事檔案管理工作應(yīng)由各級各部門主要領(lǐng)導(dǎo)親自負責(zé)抓總。

（2）收集材料是基礎(chǔ)。干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標準整理裝訂。

（3）加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房。

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雖然人事檔案管理對于人力資源管理水平的提升具有重大作用，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位對人事檔案管理的認識不明確、重視度不足，導(dǎo)致現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在很多問題，制約了各部門的人力資源管理。主要問題總結(jié)為以下幾點。

（一）人事檔案管理缺乏重視

事業(yè)單位對人事檔案管理工作沒有重視起來，沒有充分發(fā)揮人事檔案的作用。很多單位沒有正確認識人事檔案管理重要性的后果主要體現(xiàn)在兩點：一是沒有在人力、物力等方面有效支持的人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案的不完整和缺失遺漏問題多，不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是部分單位雖然有人事檔案，但利用水平很低，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，缺乏整體規(guī)劃，沒有真正掌握如何利用人事檔案提高人力資源管理的水平，服務(wù)于整個部門的管理、發(fā)展。要注重人事檔案服務(wù)開發(fā)意識，明確收集、整理、保管人事檔案，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。

（二）管理人員專業(yè)水平不足

人事檔案管理是一個需要從業(yè)人員同時具有專業(yè)的檔案管理知識和人力資源管理能力的工作，人事檔案相關(guān)崗位對專業(yè)技術(shù)要求很高，從收集、鑒定、分類、統(tǒng)計等都有嚴格的規(guī)定和要求。目前我國相對缺乏人事檔案管理專業(yè)人才，因為高校檔案學(xué)專業(yè)對檔案管理人員的培養(yǎng)與現(xiàn)實需要人力資源管理勝任力的人才有一定的脫節(jié)，對人事檔案管理人才的全面培養(yǎng)有待提高。在單位中，事業(yè)單位受體制改革的影響，大幅縮減人員編制，尤其是管理部門的人員，因此實際的人事檔案管理人員往往是身兼數(shù)職。同時，隨著事業(yè)單位普遍實行聘用制，人員的流動性增強，管檔人員頻繁調(diào)換，不利于檔案管理水平的提高。

（三）管理手段模式落后

目前還有很多單位停留在經(jīng)驗管理和手工管理的人事檔案管理手段，然而隨著人事檔案材料大幅增長，人事檔案重要性日益體現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。因為手工管理需要耗費大量的時間、精力檢索和整理人事信息，難以達到人力資源管理快速檢索、高效利用人事檔案材料的需求。人事檔案管理工作的專業(yè)性強，尤其是人員眾多的單位，人事檔案的工作量是很繁重艱巨的，需要利用現(xiàn)代信息科技手段，借助相應(yīng)的專業(yè)軟件進行人事檔案資料的定量分析。

二、改善人事檔案管理的對策

人事檔案管理工作要立足本職、根據(jù)現(xiàn)狀，積極拓展管理職能，使人事檔案工作符合人力資源管理的要求。本文針對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，提出以下幾點建議希望能對人事檔案管理的完善有借鑒價值：

（一）動態(tài)管理人事檔案

要及時更新、不斷充實人事檔案內(nèi)容，實現(xiàn)動態(tài)管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理分類固定化，模式僵化，不能得到及時更新。現(xiàn)代人力資源管理理論認為，人事檔案管理應(yīng)該實現(xiàn)動靜結(jié)合、橫向縱向結(jié)合、定性定量結(jié)合。動靜結(jié)合，就是要求對已保存的人事材料定期進行鑒定，剔除過期、錯誤或更改的信息材料，及時更新、補充人事檔案信息；橫向縱向結(jié)合要求人事檔案不僅要全方位收集人員的歷史信息，同時要記載反映工作人員現(xiàn)實情況的材料，例如他們的性格、興趣、工作能力和健康狀況等；定性定量結(jié)合是指要對人事檔案信息進行定性和定量相結(jié)合的描述，充實歸檔內(nèi)容，提高人事檔案信息的可利用性。

（二）提高管理人員專業(yè)水平

人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，并不是單純的倉庫管理員。現(xiàn)今我們處于信息化時代，事業(yè)單位對檔案管理建設(shè)和改革的需求日益凸顯，人事檔案管理人員不僅要掌握檔案管理和人力資源方面的專業(yè)技術(shù)，還要掌握計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而提高工作效率，更好地為人力資源管理工作服務(wù)，充分開發(fā)、利用人力資源。所以在為該崗位招聘人員時，應(yīng)特別注重對應(yīng)聘人員在專業(yè)知識、各項技能和勝任力等方面的考察，為人事檔案管理這一崗位配置更加專業(yè)的人才，確保工作人員能勝任該職位，更好服務(wù)職能部門的發(fā)展。

（三）更新檔案管理手段方法

人事檔案管理的發(fā)展應(yīng)注重創(chuàng)新技術(shù)手段，提升檔案管理水平。檔案管理的發(fā)展趨勢必定會朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。隨著信息化的建設(shè)，檔案管理要努力實現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，管理不再是傳統(tǒng)費時費力的手工操作，檢索和查詢實現(xiàn)高效快捷，從而提高人事檔案部門的工作效率，有效為人力資源管理工作服務(wù)。加強檔案管理的信息化建設(shè)，完善電子人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)輸入目錄和相關(guān)內(nèi)容就可以進行檢索、查詢和編輯。人事檔案管理系統(tǒng)要使人力資源管理部門能夠及時獲取人事信息，實現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、總結(jié)