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關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 管理

近年來(lái)，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

一些高校的教學(xué)和教輔人員，對(duì)教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識(shí)，甚至于對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著國(guó)家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來(lái)管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級(jí)人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過(guò)問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度

由于認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案管理部門缺少相對(duì)完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時(shí)掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時(shí)限制度（強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對(duì)制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍

要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動(dòng)檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)召開交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。

（四）實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化

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【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；管理；制度

高校教學(xué)檔案記錄著教學(xué)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，能夠真實(shí)、有效地反映教學(xué)過(guò)程。在教學(xué)研究進(jìn)展、教學(xué)方法改革、教學(xué)計(jì)劃制定、修訂與實(shí)施過(guò)程中，它是不可或缺的珍貴資料，具有極強(qiáng)的保存價(jià)值。

一、教學(xué)檔案管理的意義

教學(xué)檔案是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)識(shí)之一，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，對(duì)推進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有重要的意義和價(jià)值。

（1）教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的具體體現(xiàn)，同時(shí)，它又反過(guò)來(lái)促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提高。在日常教學(xué)活動(dòng)中，各種工作的不足和問題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)記錄上有所體現(xiàn)，因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)記錄上的內(nèi)容，可以直接發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的提升。

（2）作為教學(xué)工作情況的重要記錄，教學(xué)檔案記載了長(zhǎng)期的教學(xué)活動(dòng)情況、科研情況，以及教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，當(dāng)教學(xué)活動(dòng)或教學(xué)管理需要作出新的決策時(shí)，教學(xué)檔案可以提供針對(duì)性的參考和以往所總結(jié)出的各種經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)管理部門及時(shí)有效制定出符合本單位實(shí)際的相關(guān)決策。

（3）在教學(xué)評(píng)估過(guò)程中，教學(xué)檔案是支撐教學(xué)評(píng)估工作最直接、最堅(jiān)實(shí)的方面，教學(xué)檔案的管理和利用水平直接反映了學(xué)校的辦學(xué)水平和能力。在教學(xué)評(píng)估環(huán)節(jié)，專家主要通過(guò)查閱和閱讀檔案資料，尤其是教學(xué)檔案的資料來(lái)掌握相關(guān)的具體情況，如果沒有完整、真實(shí)和相應(yīng)的教學(xué)檔案，將無(wú)從佐證教學(xué)活動(dòng)和管理的水平，從而缺乏說(shuō)服力和實(shí)證性。因此，從教學(xué)評(píng)估的角度來(lái)看，教學(xué)檔案的管理尤為重要。

綜上所述，正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要作用，努力提升教學(xué)檔案的管理水平，是當(dāng)前高校建設(shè)和發(fā)展的必然。

二、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)，故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn)：

（1）專業(yè)性、周期性

高校教學(xué)工作的開展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔、整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。高校因不同的學(xué)科專業(yè)要求會(huì)采用不同的人才培養(yǎng)方案，因此教學(xué)環(huán)節(jié)、教學(xué)活動(dòng)、課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃等都符合不同專業(yè)的培養(yǎng)要求。這使得各院系的教學(xué)檔案體現(xiàn)著不同學(xué)科及專業(yè)的特點(diǎn)。

（2）內(nèi)容廣、形式多

高校教學(xué)檔案主要包括上級(jí)主管部門下達(dá)的文件、學(xué)校培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)改革的規(guī)定辦法、教師教學(xué)教案、課件等，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、高科技的介入，檔案的類別、形式多種多樣。

（3）社會(huì)性、服務(wù)性

高校教學(xué)檔案在記錄教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)，為教學(xué)研究提供資料支撐，起到了促進(jìn)作用，信息化時(shí)代的到來(lái)，使得高校教學(xué)檔案利用對(duì)象突破校園范圍，出現(xiàn)跨校、跨行業(yè)的局面，高校教學(xué)檔案成為共享資源，越來(lái)越多地呈現(xiàn)出社會(huì)服務(wù)職能。

三、 高校教學(xué)檔案管理中存在的問題

（1）教學(xué)檔案管理混亂，不受重視

檔案管理工作的兼任化使得檔案管理崗位職責(zé)不明確，工作流于形式，疲于應(yīng)付，突擊進(jìn)行檔案收集整理的現(xiàn)象非常普遍。由于忽視了教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中的重要作用與意義，使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀不明確，對(duì)教學(xué)檔案管理重視程度不夠。

（2）檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象

從教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，其管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及范圍廣，工作量大，需要嚴(yán)格、規(guī)范、科學(xué)的管理方法。然而教學(xué)檔案管理由于管理模式、重視程度、加之檔案歸檔混亂和不完整，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案作用的發(fā)揮，為教學(xué)、管理、科研等工作留下隱患。

（3）檔案管理工作信息化程度低

目前大部分的高校教學(xué)檔案工作依然沿用傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理手段和方式，以紙質(zhì)檔案保管為主。而教學(xué)檔案管理涉及的專業(yè)、課程、范圍、內(nèi)容等要求整體規(guī)劃，因而給院校查閱資料、數(shù)據(jù)查找、資源共享等方面造成極大的不便。

四、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

（1）建立健全教學(xué)檔案管理制度

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來(lái)說(shuō)，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項(xiàng)具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負(fù)責(zé)，明確工作人物和職責(zé)范圍，做到責(zé)權(quán)明確。

（2）加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，配合教師積極做好歸檔查檔工作

在教學(xué)檔案管理的過(guò)程中，要積極配合教師做好歸檔、查檔的工作。對(duì)于處在教學(xué)一線的教師來(lái)說(shuō)，他們提供著教學(xué)檔案的一手材料，這些材料直接反映教學(xué)情況，如讓他們切實(shí)體會(huì)到歸檔的好處和價(jià)值，可以直接提升教學(xué)檔案管理工作的有效性。

（3）提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，進(jìn)而提升他們的業(yè)務(wù)水平，如案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。

（4）提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原先舊的教學(xué)檔案管理機(jī)制已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。在具體工作中，我們應(yīng)當(dāng)更新觀念，逐步將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。

總之，在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著重要的作用。高校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進(jìn)科學(xué)模式，從而推動(dòng)教育教學(xué)工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊新萍.學(xué)校檔案管理與利用. 山西檔案，2009.S1.

[2] 劉丹英，王曉娜.教學(xué)檔案的管理與開發(fā)利用.蘭臺(tái)內(nèi)外，2007.05.

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1為達(dá)標(biāo)而作為，為評(píng)比而作秀

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)檔案管理工作還是比較重視的，大多數(shù)的基層單位和有關(guān)人員都能提供出較好的檔案記錄。但有些單位和個(gè)人對(duì)此項(xiàng)工作并非真的重視。他們之所以寫記錄、整檔案，那是因?yàn)檫@是任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)要檢查，不得已而為之。所以，往往寫記錄就是在寫“回憶錄”，形同流水，缺乏提煉。而嚴(yán)格意義上的檔案記錄是實(shí)際工作的具體反映，它是過(guò)程的體現(xiàn)，是工作成果的濃縮。在上級(jí)機(jī)關(guān)文件要求下，各項(xiàng)激勵(lì)政策的不斷涌現(xiàn)，評(píng)比競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加劇，形式主義也隨之升級(jí)。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:首先，基層單位和人員為了展現(xiàn)其檔案工作水準(zhǔn)，反復(fù)加工檔案，耗工費(fèi)時(shí)，加重了有關(guān)人員的負(fù)擔(dān)，甚至引發(fā)逆反情緒，抵消了應(yīng)有的積極作用。從心態(tài)上講，這一部分人是值得同情和理解的。其次，部分人做了一定的工作，取得了一些效果。但為了達(dá)標(biāo)而拔苗助長(zhǎng)，弄虛作假，給有關(guān)評(píng)價(jià)提供錯(cuò)誤信息，助長(zhǎng)了歪風(fēng)，抑制了檔案工作的正常開展。

2認(rèn)為檔案管理無(wú)用而不作為，工作毫無(wú)建樹而無(wú)法作為

檔案的管理和書寫，都要耗費(fèi)一定的時(shí)間，投人必要的人力、物力，這是不容質(zhì)疑的。正因?yàn)槿绱?，某些人?duì)該項(xiàng)工作持冷漠、抵制的態(tài)度。他們認(rèn)為這些都是形式主義的東西，勞而無(wú)用，不如踏踏實(shí)實(shí)地干好自己應(yīng)干的事。還有一部分人，工作松松散散、無(wú)所作為，整理檔案成了他們最頭痛的事。他們沒有成果值得炫耀，也沒有過(guò)程可以敘說(shuō)，最基本的檔案工作他們都做不好，雖然這是極少的一部分人，但其影響程度卻不容我們小視。檔案工作要我們從思想上提高認(rèn)識(shí)，給予正確的定位、適當(dāng)?shù)匾龑?dǎo)。下面就以系部教學(xué)檔案為例，具體地談?wù)勀壳案咝n案管理中存在的實(shí)質(zhì)性問題:

(一)管理制度不健全。

系級(jí)教學(xué)檔案管理往往缺少一套完整具體的規(guī)章制度來(lái)保證，缺少健全的檔案組織機(jī)構(gòu)和專職人員。一些基礎(chǔ)較差的系級(jí)檔案工作甚至處于人員不穩(wěn)定、材料不完整乃至無(wú)人過(guò)問的狀態(tài)。這種現(xiàn)狀對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案的建設(shè)管理無(wú)疑會(huì)帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

(二)檔案管理人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

系級(jí)的檔案管理員大多由系秘書兼任，而系秘書又身兼多職，事務(wù)繁忙，沒有更多的精力顧及檔案工作。由于工作的兼職性，系檔案管理員不僅流動(dòng)性大，影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，且沒有受過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案專業(yè)的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能掌握有限，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

(三)檔案意識(shí)薄弱。

很多高校的師生員工檔案意識(shí)比較淡薄，對(duì)檔案的重要性沒有充分的認(rèn)識(shí)，甚至于對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的教師認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要?dú)w檔;有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便;還有的教師怕檔案材料歸檔后保存不善，別人盜竊其中的技術(shù)訣竅。這樣就造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，極大地影響了教學(xué)檔案的充分利用，從而也影響了高校教學(xué)工作的順利運(yùn)行與發(fā)展。

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一、高校教學(xué)檔案的重要性與特性

教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中直接形成的原始資料,全面反映了教學(xué)各項(xiàng)工作進(jìn)程,是高校進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究的重要依據(jù)材料,教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量規(guī)范性的重要標(biāo)志之一,是學(xué)校各項(xiàng)教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù),它不僅對(duì)深化教育教學(xué)改革的發(fā)展有促進(jìn)的作用,也是聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的紐帶,是學(xué)校開展一系列教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)改革和教學(xué)研究的保證。

教學(xué)檔案具有很強(qiáng)的多樣性、分散性、周期性、專業(yè)性等特點(diǎn),它是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,辦學(xué)領(lǐng)域的不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)的不斷涌現(xiàn),教學(xué)檔案內(nèi)容也越來(lái)越豐富,加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作對(duì)于提高教學(xué)管理工作水平,促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展,無(wú)疑有著非常重要的作用。

二、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1、對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠

隨著學(xué)校的不斷發(fā)展,許多高校工作重點(diǎn)放在了學(xué)校的學(xué)科發(fā)展和科研工作上,對(duì)教學(xué)檔案管理重視程度不夠,檔案工作無(wú)論是在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備上,還是在檔案管理設(shè)備配備上都很少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。在院系檔案管理這塊,院系檔案人員對(duì)教學(xué)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)也同樣存在不足,缺乏強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,平時(shí)只是一般性地應(yīng)付工作,忽視了教學(xué)檔案在教學(xué)管理中的重要作用與意義。

2、缺乏專門的檔案管理人員,教學(xué)檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作,要做好教學(xué)檔案管理工作,需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案管理工作隊(duì)伍。目前許多高校對(duì)配備專門或兼職檔案管理人員采取應(yīng)付態(tài)度,高校普遍缺乏專門的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁,并且教學(xué)檔案管理人員很少受過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),對(duì)檔案管理的基本原則、方法不大熟悉,對(duì)教學(xué)檔案工作的任務(wù)不了解,嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的管理。

3、檔案管理制度不夠完善

目前,部分高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善,沒有建立一套完善的檔案管理制度,沒有制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),檔案管理缺乏有效的監(jiān)督、缺乏統(tǒng)一管理,特別是一些基層教學(xué)單位,檔案材料沒有進(jìn)行及時(shí)的整理與歸檔,只是雜亂地堆放在一起,管理混亂,給查找利用帶來(lái)困難,檔案的借用與歸還沒有嚴(yán)格的約束機(jī)制,存在檔案損毀丟失等現(xiàn)象。

4、教學(xué)檔案管理手段落后,檔案開發(fā)使用力度不夠

當(dāng)前,很多高校的教學(xué)檔案管理還處于傳統(tǒng)的手工管理階段,對(duì)教學(xué)檔案的編目和檢索基本都是由人工來(lái)完成的,工作量既大又繁瑣,查找極不方便,極大地降低了教學(xué)檔案管理和利用的效率。目前,在很多高校的教學(xué)檔案管理中普遍存在著信息開發(fā)不足的問題,各院系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉,無(wú)法相互借鑒和交流,檔案互用性與流通性沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

三、主要的對(duì)策與措施

1、加強(qiáng)檔案宣傳,增強(qiáng)檔案意識(shí),加強(qiáng)教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理工作不可缺少的環(huán)節(jié),對(duì)于改進(jìn)教學(xué)管理,提高教學(xué)質(zhì)量,進(jìn)行教學(xué)研究都有著十分重要的作用。因此,學(xué)校應(yīng)切實(shí)重視教學(xué)檔案管理,要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的宣傳與學(xué)習(xí),通過(guò)宣傳周、知識(shí)競(jìng)賽、公示展覽等形式多方位、多渠道地進(jìn)行宣傳報(bào)道,從而增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí),使教學(xué)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)和了解到教學(xué)檔案相關(guān)知識(shí),熟知教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù),確保教學(xué)檔案管理工作高效高質(zhì)量地完成。高校領(lǐng)導(dǎo)在工作中應(yīng)重視教學(xué)檔案管理工作,應(yīng)明確一位領(lǐng)導(dǎo)具體分管教學(xué)檔案管理工作,把教學(xué)檔案建設(shè)與管理真正納入到學(xué)校各級(jí)工作計(jì)劃中,納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,作為學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作來(lái)抓,切實(shí)搞好教學(xué)檔案建設(shè)中的人力、物力和財(cái)力的保障,及時(shí)研究和解決出現(xiàn)的新問題,確保在教學(xué)檔案管理工作得到加強(qiáng),確保檔案管理工作順利開展。

2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高教學(xué)檔案管理水平

加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè),建設(shè)一支結(jié)構(gòu)穩(wěn)定,素質(zhì)高的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍是提高檔案管理水平的根本途徑。隨著教學(xué)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn),對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平提出了新的要求。要有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)、有針對(duì)性地對(duì)教學(xué)檔案工作人員進(jìn)行多形式、多途徑、多層次的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。同時(shí),應(yīng)加大高素質(zhì)檔案人才的引進(jìn)力度,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高學(xué)校教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍的學(xué)歷層次和專業(yè)化水平,從而提高教學(xué)檔案管理水平。

3、加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范教學(xué)檔案管理

建立健全相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則,特別是要對(duì)檔案資料收集范圍、程序、途徑等作出明確規(guī)定,以確保檔案管理各項(xiàng)工作順利完成。工作中,應(yīng)建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制,明確檔案員的工作職責(zé),確保檔案收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人。另外,要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)、檢查,及時(shí)了解檔案工作各環(huán)節(jié)進(jìn)展情況,使教學(xué)檔案管理各項(xiàng)工作逐步達(dá)到管理規(guī)范化。

4、加強(qiáng)教學(xué)檔案開發(fā)利用力度,應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案不僅是一種歷史資料,更是一種信息資源,保存是為了更好地利用。如果只是單純地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理和保存,而不注重開發(fā)和利用,那么教學(xué)檔案就無(wú)從體現(xiàn)它的價(jià)值。因此,我們要加強(qiáng)教學(xué)檔案的開發(fā)和利用,提高教學(xué)檔案的利用率,要讓教學(xué)檔案為教學(xué)管理和教學(xué)研究服務(wù),在服務(wù)的過(guò)程中體現(xiàn)教學(xué)檔案的重要性及其價(jià)值。在教學(xué)檔案管理工作中,要樹立現(xiàn)代化管理意識(shí),利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段,依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理。

隨著高校教育教學(xué)改革的不斷深入,教學(xué)檔案工作的重要性越來(lái)越突出,教學(xué)檔案工作已成為高校發(fā)展不可或缺的一部分。高校教學(xué)檔案管理應(yīng)在總結(jié)經(jīng)驗(yàn),積極探索的基礎(chǔ)上,不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,使得教學(xué)檔案更好地發(fā)揮作用,為高校教學(xué)、科研和管理服務(wù)。

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關(guān)鍵詞　高校教學(xué)檔案　信息化管理　規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案是一種重要的學(xué)校教學(xué)工作記錄，在教師的教學(xué)工作和研究中具有重要的不可忽視的重要作用。對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案管理從實(shí)體向信息化的轉(zhuǎn)變。2008年9月1日我國(guó)開始實(shí)施新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，于第三十八條對(duì)教學(xué)檔案的信息化管理進(jìn)行規(guī)定，指出高校應(yīng)該設(shè)立專門的經(jīng)費(fèi)，配置專門的教學(xué)檔案信息管理所需的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理。因此，在高校教學(xué)檔案的管理中，信息化管理已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的管理方式，對(duì)于高校教學(xué)檔案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通過(guò)對(duì)高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行分析，提出相關(guān)的解決策略，以期對(duì)高校檔案信息化管理具有一定的借鑒意義。

1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的一種有效記載， 主要包括各類教學(xué)管理材料、教師的業(yè)務(wù)類材料、學(xué)校專業(yè)、學(xué)科和課程的建設(shè)類材料以及學(xué)生的學(xué)籍類材料等內(nèi)容。高校教學(xué)檔案主要通過(guò)立卷，以文字材料、照片、錄像帶、軟盤、圖片等多種形式來(lái)進(jìn)行保存，具有非?？捎^的保存價(jià)值。通過(guò)高校教學(xué)檔案，有助于了解學(xué)校的歷史、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)管理以及教學(xué)質(zhì)量等，有助于高校對(duì)教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)，為社會(huì)培養(yǎng)出合格的、優(yōu)秀的人才。

高校教學(xué)檔案具有知識(shí)密集、內(nèi)容廣泛、信息集中性等特點(diǎn)，具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：首先，高校教學(xué)檔案具有延續(xù)性，如教學(xué)計(jì)劃和學(xué)生成績(jī)具有延續(xù)性的特點(diǎn)。其次，高校教學(xué)檔案具有時(shí)間性，如教學(xué)安排及教學(xué)工作計(jì)劃都與時(shí)間有密切關(guān)系。再次，高校教學(xué)檔案具有制約性，如教材、教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃之間存在相互制約性，即教學(xué)大綱決定教材的選擇和編碼，而教學(xué)計(jì)劃又是教學(xué)大綱制定的主要依據(jù)。最后，高校教學(xué)檔案具有分散性，如教學(xué)檔案形成于教學(xué)業(yè)務(wù)部門和個(gè)人的教學(xué)活動(dòng)中，并且大多數(shù)是由個(gè)人來(lái)保管的，因此具有分散性的特點(diǎn)。

2 高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息教學(xué)檔案較難統(tǒng)一、規(guī)范化管理

當(dāng)前，我國(guó)高校教學(xué)檔案的信息化管理建設(shè)尚處于起步階段，進(jìn)行各種活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的大量信息教學(xué)檔案還沒有進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)化處理，各高校中尚未引入有效的管理制度、適用的管理軟件，從而使得高校的信息教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致很多寶貴的資源流失。同時(shí)，與原先的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案管理形式也有多種類型，不僅有文字材料、表格圖片等類型，還有聲音、影視等形式，因此，在對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)具有較大的難度，會(huì)遇到一些紙質(zhì)檔案管理時(shí)不存在的技術(shù)問題。怎樣對(duì)高校電子文檔進(jìn)行規(guī)范化管理，現(xiàn)在還沒有一個(gè)統(tǒng)一的、完善的標(biāo)準(zhǔn)，需要我們繼續(xù)進(jìn)一步探索。

2.2 檔案信息化管理存在安全隱患

高校教學(xué)檔案信息化管理存在很多安全隱患，如檔案管理所面臨的安全問題、保密問題都是我們進(jìn)行信息化管理時(shí)必須重視的問題。其中安全問題對(duì)于高校教學(xué)檔案的信息化管理具有重要的影響作用。檔案的信息化管理是在互聯(lián)網(wǎng)的信息平臺(tái)上進(jìn)行的，需要將很多成熟的技術(shù)應(yīng)用于信息安全，如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等。但是，由于高校在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間沒有做好相關(guān)的邏輯隔離和物理隔離，使得檔案的信息化管理存在嚴(yán)重的安全隱患。如在對(duì)高校教學(xué)檔案的信息進(jìn)行查詢時(shí)，很可能會(huì)因?yàn)榘踩Ｗo(hù)措施的應(yīng)用（下轉(zhuǎn)第226頁(yè)）（上接第166頁(yè)）不當(dāng)而使計(jì)算機(jī)受到病毒攻擊，造成計(jì)算機(jī)中的電子文檔遭到破壞，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。

3 高校教學(xué)檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識(shí)

在高校教學(xué)檔案的管理中，信息技術(shù)起著非常重要的作用，只有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能更好地推動(dòng)高校教學(xué)檔案的信息化管理。在強(qiáng)化高校教學(xué)檔案信息化管理的意識(shí)方面，我們需要做到以下幾點(diǎn)：首先，要強(qiáng)化對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意識(shí)。在教學(xué)檔案管理中，要強(qiáng)化對(duì)教學(xué)檔案工作的責(zé)任感和使命感，將之作為發(fā)揚(yáng)教學(xué)工作者和教學(xué)管理者優(yōu)良傳統(tǒng)作風(fēng)的一項(xiàng)重要工作。同時(shí)，要將檔案信息的價(jià)值和教職工的利益聯(lián)系起來(lái)，并將檔案意識(shí)貫穿于整個(gè)教學(xué)建設(shè)和管理過(guò)程，做到真正為老師、學(xué)生和教學(xué)服務(wù)。其次，要對(duì)教學(xué)檔案的信息化有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。檔案的信息化不僅要強(qiáng)調(diào)一種管理技術(shù)和管理方法，而且更強(qiáng)調(diào)的是一種管理理念，是一種對(duì)檔案管理工作的流程化管理的再造，能對(duì)檔案管理手段進(jìn)行革新。最后，在高校教學(xué)檔案的信息化管理中要注重對(duì)軟硬件設(shè)施的強(qiáng)化。所謂的硬件設(shè)施就是計(jì)算機(jī)的硬件配備、計(jì)算機(jī)的安全性能等，軟件設(shè)施最主要是人對(duì)計(jì)算機(jī)的正確理解和運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件的能力。只有具備足夠的軟硬件設(shè)施，才能更好地推動(dòng)高校教學(xué)檔案信息化管理工作的有效實(shí)施。

3.2 實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開對(duì)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，需要建立健全高校教學(xué)檔案的信息化管理制度。教學(xué)檔案管理制度的切實(shí)有效實(shí)施需要學(xué)校進(jìn)行正式印發(fā)，然后在學(xué)校的各個(gè)科室、部門等進(jìn)行貫徹落實(shí)。如高?？梢詫⒔虒W(xué)文件的形成、整理歸檔和積累等相關(guān)制度與文件的保管制度、崗位責(zé)任制度等緊密聯(lián)系，通過(guò)合理有效的人員考核、晉升和工資等來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理的規(guī)范。其次，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的電子文檔分類管理。根據(jù)教學(xué)檔案的不同特點(diǎn)，可以將其電子文檔進(jìn)行不同的分類，如可以分為教學(xué)管理類檔案文檔、師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案文檔、學(xué)科建設(shè)類檔案文檔、課堂教學(xué)類檔案文檔以及實(shí)踐教學(xué)類檔案文檔等多種類型。

3.3 確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全

信息網(wǎng)絡(luò)的安全是高校教學(xué)檔案信息化管理中需要給予高度重視的問題。信息化作為高校教學(xué)檔案管理工作的一個(gè)重要部分，對(duì)各類教學(xué)文件、信息和數(shù)據(jù)等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題，因此，需要高校對(duì)檔案的信息安全進(jìn)行有效防范和管理，以確保教學(xué)檔案信息的安全。首先，要對(duì)教學(xué)檔案的電子文檔進(jìn)行有效保存和安全保護(hù)。如高?？梢越⒔虒W(xué)檔案電子文檔的異地安全保管體系，來(lái)確保電子檔案的安全。又如，還可以建立融合網(wǎng)絡(luò)傳遞和介質(zhì)傳遞兩種方式的電子文檔歸檔系統(tǒng)，保障電子檔案的安全。其次，要建立電子文檔和紙質(zhì)文檔的一致性保障。

3.4 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開高素質(zhì)的人才隊(duì)伍作支撐。信息化管理是一項(xiàng)需要較強(qiáng)技術(shù)的工作，對(duì)高校教學(xué)檔案的信息化管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要教學(xué)檔案工作者掌握相關(guān)的檔案學(xué)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，并能對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行熟練運(yùn)用。因此，需要高校加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，以推動(dòng)檔案管理工作的長(zhǎng)期、有效和健康的發(fā)展。

篇6

當(dāng)前，大多數(shù)的高校實(shí)行院系二級(jí)管理體制，教學(xué)檔案大多數(shù)保存在教務(wù)部門及系。二級(jí)院校教學(xué)檔案在整體教學(xué)檔案中占據(jù)了重要的位置，它是整體教學(xué)檔案的核心，是最重要的部分，同時(shí)在教學(xué)管理水平以及人才培養(yǎng)質(zhì)量的評(píng)估方面也起到了重要的作用。

一、教學(xué)檔案管理的重要性

教務(wù)部是教學(xué)的一線單位，是生產(chǎn)和管理教學(xué)文件的主要部門，因此，規(guī)范系檔案管理有利于提高教學(xué)管理質(zhì)量和水平，

教學(xué)檔案中保留了高校教學(xué)工作的政策、方針，是高校新的教學(xué)思想以及教學(xué)理念的基礎(chǔ)，教學(xué)檔案中保存的文件對(duì)教研活動(dòng)以及教學(xué)評(píng)估有著重要的作用，并且對(duì)于學(xué)校歸納教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)教學(xué)管理、提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的參考價(jià)值。當(dāng)前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數(shù)據(jù)采集平臺(tái)收集高等院校的相關(guān)數(shù)據(jù)，并且通過(guò)這些數(shù)據(jù)對(duì)各高等院校進(jìn)行管理，因此，高校的二級(jí)教學(xué)檔案的收集是非常重要的。如果對(duì)于教學(xué)檔案沒有一個(gè)規(guī)范的管理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集時(shí)就會(huì)非常不便，導(dǎo)致不能夠及時(shí)的提供有效數(shù)據(jù)給相關(guān)教育部門。

二、高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題。

1.教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理意識(shí)薄弱，檔案收集不及時(shí)、不完整。

檔案的收集不完整、不及時(shí)的現(xiàn)象在二級(jí)管理體制下表現(xiàn)得非常明顯。部分教師在教學(xué)檔案的管理上缺少正確的認(rèn)識(shí)，沒有統(tǒng)一管理檔案的意識(shí)，導(dǎo)致日常教學(xué)活動(dòng)中的教學(xué)資料不能夠及時(shí)整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學(xué)檔案的管理方面沒有全面的認(rèn)識(shí)，多數(shù)教師認(rèn)為自己的工作是教書育人，而教學(xué)檔案的保留不在自己的工作范圍內(nèi)，甚至有些教師認(rèn)為教學(xué)檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學(xué)檔案自己保留下來(lái)；一部分教師沒有整理教學(xué)檔案資料的習(xí)慣，這就造成了教學(xué)檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學(xué)檔案缺失在進(jìn)行教學(xué)和人才評(píng)估的時(shí)候花費(fèi)大量的人力財(cái)力物力完善檔案資料。

2.教學(xué)檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全

高校在教學(xué)工作方面的關(guān)注更多，而在檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。多數(shù)的本科院校由高職院校升級(jí)而成，在進(jìn)行高校二級(jí)管理的時(shí)候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對(duì)檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時(shí)制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時(shí)間。由于學(xué)院對(duì)檔案管理的方方面面都沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作上出現(xiàn)了很多的缺陷，系部之間沒有統(tǒng)一的管理，在工作時(shí)按照自己的標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校的教學(xué)檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。

3.教學(xué)檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，缺乏專職檔案管理人員

當(dāng)前很多高校實(shí)施的是院系二級(jí)管理體制，但檔案管理卻沒有建立相應(yīng)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，大多數(shù)的二級(jí)管理中沒有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務(wù)部門或相關(guān)的教學(xué)管理人員進(jìn)行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對(duì)于檔案的管理并沒有投入大量的時(shí)間和精力，因此檔案的收集和管理并沒有及時(shí)進(jìn)行，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案殘缺不全，一些重要的教學(xué)文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對(duì)日后的教學(xué)數(shù)據(jù)收集以及教學(xué)評(píng)估造成了很大的影響，教學(xué)教育的改革和發(fā)展也受到了很大的負(fù)面影響。

4.教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化水平低，服務(wù)水平不高，開發(fā)利用不足

高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒有投入大量的資金用以建設(shè)，因此多數(shù)學(xué)校的檔案都是紙質(zhì)檔案，保存在指定地點(diǎn)，在使用的時(shí)候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時(shí)候不符合要求，這就降低了教學(xué)檔案的使用價(jià)值，無(wú)法迎合現(xiàn)代教學(xué)改革和教學(xué)事業(yè)發(fā)展的要求。不僅如此，管理教學(xué)檔案的工作人員服務(wù)意識(shí)差，認(rèn)為檔案沒有任何的利用價(jià)值，造成檔案信息開發(fā)的嚴(yán)重落后，導(dǎo)致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯(cuò)誤思想的形成。

三、院校二級(jí)管理體制下教學(xué)檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化

高校應(yīng)當(dāng)重視建立教學(xué)檔案管理制度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭重視作用，在學(xué)校的教學(xué)工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學(xué)檔案的重要性，促使院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。其次，學(xué)校要建立一些了完善的教學(xué)檔案管理方法，明確教學(xué)檔案管理程序。根據(jù)分級(jí)管理的原則，制定科學(xué)、規(guī)范、合理的教學(xué)檔案管理流程，定時(shí)檢查教學(xué)檔案的管理工作并對(duì)此進(jìn)行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學(xué)檔案管理工作高效、平穩(wěn)的進(jìn)行。

2.健全院校二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

要想將院校二級(jí)教學(xué)檔案管理好，應(yīng)該要建立完善的二級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)定專業(yè)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行教學(xué)檔案的管理工作，努力組織一個(gè)管理檔案能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)。學(xué)校也應(yīng)該引進(jìn)一些檔案管理方面的專業(yè)人才，將這些人才充分利用起來(lái)，做好學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作。

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關(guān)鍵詞：電子教學(xué)檔案；檔案管理；優(yōu)勢(shì)分析；問題分析；優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）33-0317-02

大學(xué)檔案按類別可簡(jiǎn)單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、研究檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)記錄、學(xué)校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員在使用電腦的基礎(chǔ)上，組織和存儲(chǔ)在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡(jiǎn)稱27號(hào)令）規(guī)定，重要文件損壞、褪色，應(yīng)及時(shí)修復(fù)文件并數(shù)字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，無(wú)論是學(xué)生還是工作人員數(shù)量都在急劇增長(zhǎng)，這毫無(wú)疑問地給高校電子教學(xué)檔案管理形成了一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

一、電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析

（一）信息處理能力大大提升

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)檔案管理工作無(wú)論是量度還是難度都大大提升，然而傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)紕漏，顯然無(wú)法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子教學(xué)檔案不僅有強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存功能，而且具有快速的信息轉(zhuǎn)換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學(xué)檔案還可將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容。

（二）信息共享能力大大提升

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠(yuǎn)距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項(xiàng)就可以節(jié)省很多運(yùn)輸成本，大大提高了經(jīng)濟(jì)效率。此外，電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對(duì)檔案進(jìn)行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下，簡(jiǎn)單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。

（三）存儲(chǔ)更加便利

傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對(duì)環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長(zhǎng)期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過(guò)程中需要花費(fèi)大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對(duì)環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問題，電子教學(xué)檔案可以大存量地儲(chǔ)存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲(chǔ)存器中?，F(xiàn)代存儲(chǔ)器不僅體積小容易保管而且儲(chǔ)存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。

二、高校電子教學(xué)檔案管理問題分析

（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度

大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級(jí)學(xué)院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國(guó)《檔案法》，《檔案管理?xiàng)l例》和其他有關(guān)法律法規(guī)，無(wú)論是在工作過(guò)程中，還是在自己工作的思維意識(shí)中，都沒有嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。

（二）電子教學(xué)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠

由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理人員對(duì)電子教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)電子教學(xué)檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財(cái)力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨(dú)特的性質(zhì)（學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來(lái)自全國(guó)各區(qū)域、且變動(dòng)頻繁），每年都有成千上萬(wàn)的檔案需要變動(dòng)，維護(hù)、更改、保存、遷動(dòng)等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無(wú)疑也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）電子教學(xué)檔案管理過(guò)程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性

根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》，高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編制等六個(gè)方面，通過(guò)這六個(gè)環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運(yùn)營(yíng)嚴(yán)格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導(dǎo)致一些高價(jià)值的基層教學(xué)單位、教師未能及時(shí)提交歸檔，慘痛地?fù)p失一些高價(jià)值檔案；一些價(jià)值不高的教學(xué)，又被不經(jīng)選擇地留存了下來(lái)，減少了檔案使用中的價(jià)值。由于檔案的保管不當(dāng)，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導(dǎo)致檔案利用價(jià)值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。

三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施

（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況，設(shè)計(jì)制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲(chǔ)存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計(jì)算機(jī)）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè)，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，以確保用戶簡(jiǎn)捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過(guò)對(duì)電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來(lái)實(shí)現(xiàn)電子記錄存儲(chǔ)、管理和使用，以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，健全機(jī)制

由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級(jí)學(xué)院，這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作，采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級(jí)學(xué)院，因此應(yīng)當(dāng)建立以校檔案室、學(xué)院（職能部門）為主體的二級(jí)管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，做好學(xué)院（職能部門）專、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感[4]。

（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著科技的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來(lái)，以及電子檔案管理使用計(jì)算機(jī)的文件管理需求，這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的素質(zhì)。無(wú)論從技術(shù)性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學(xué)檔案管理都是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)來(lái)提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當(dāng)然學(xué)校層面也可以通過(guò)一系列培訓(xùn)、檢查、評(píng)比活動(dòng)來(lái)促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說(shuō)是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項(xiàng)工作，我們必須專注于管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運(yùn)用技術(shù)，靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件。

（四）增加經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備，目前多數(shù)高校由于對(duì)電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠，此方面的預(yù)算投入不足，造成許多教學(xué)檔案資料不能及時(shí)電子化，甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外，不能及時(shí)形成網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金，實(shí)現(xiàn)信息化管理和辦公自動(dòng)化，充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享機(jī)制；充分利用快捷的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，保管好教學(xué)檔案，防止教學(xué)檔案的不必要流失；充分管理利用好教學(xué)檔案，服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。

（五）加強(qiáng)信息化管理，提高檔案的利用率

電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言，有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。因此加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個(gè)方面入手：第一，設(shè)計(jì)制作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；第二，建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)分類技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學(xué)資料通過(guò)檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)，以便教學(xué)檔案的資源共享，以推動(dòng)教師之間的相互學(xué)習(xí)，提高高校的教學(xué)水平，與此同時(shí)也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意識(shí)，保證文檔真實(shí)性

電子教學(xué)檔案有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)它也存在錯(cuò)誤刪除無(wú)法恢復(fù)、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點(diǎn)。針對(duì)這些缺點(diǎn)我們應(yīng)加強(qiáng)安全管理意識(shí)，建立一套安全防范機(jī)制，以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準(zhǔn)確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫(kù)的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴(yán)格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，同時(shí)數(shù)據(jù)信息管理部門也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作，防止因計(jì)算機(jī)故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失[1]。

四、結(jié)語(yǔ)

電子教學(xué)檔案與傳統(tǒng)教學(xué)檔案相比存在明顯的優(yōu)勢(shì)，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中，有意識(shí)地發(fā)揮電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢(shì)，注意培養(yǎng)“電子教學(xué)檔案”管理意識(shí)，嚴(yán)格遵守電子教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但目前我國(guó)高校的電子教學(xué)檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應(yīng)當(dāng)依據(jù)目前所存在的這些問題，制定相關(guān)法律法規(guī)及其相關(guān)政策，使電子教學(xué)檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，（1）：6-7.

[2]呂潔.淺談高校教學(xué)檔案電子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

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關(guān)鍵詞：高等院校；教學(xué)檔案；管理；對(duì)策

1、 前言

高等院校教學(xué)檔案是在學(xué)校管理活動(dòng)中形成的一種專門檔案，是教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料。這些檔案材料是廣大教師和教學(xué)管理工作者的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，是學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的原始記錄，也是高校領(lǐng)導(dǎo)掌握學(xué)校過(guò)去歷史，了解學(xué)校現(xiàn)狀，決策學(xué)校未來(lái)的重要資源。高等院校教學(xué)檔案的管理不僅是高校檔案管理工作中的重要組成部分，同時(shí)，高校的教學(xué)檔案也是對(duì)高校教學(xué)進(jìn)行評(píng)估的重要內(nèi)容之一。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展深化，由于各種原因，當(dāng)前一些高校的教學(xué)檔案存在著一定問題，不能準(zhǔn)確全面地反映學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)情況。因此，如何有效地對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理，是值得我們探索研究的課題。

2、當(dāng)今高等院校教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題

（1）忽視日常工作中檔案的收集和積累

大多數(shù)高校沒有樹立正確的檔案管理觀念，不重視教學(xué)檔案管理工作。一些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)院系教學(xué)檔案意識(shí)比較淡薄，只注重抓教學(xué)工作而忽視了對(duì)院系教學(xué)檔案工作的管理，而忽視日常工作中檔案的收集和積累，往往是到用的時(shí)候搞突擊運(yùn)動(dòng)。其次，各部、處、學(xué)院兼職檔案人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為做好做壞一個(gè)樣，造成教學(xué)檔案管理工作混亂，檔案信息開發(fā)不足，服務(wù)功能不強(qiáng)。

（2）管理手段比較落后

目前，一些高校在檔案管理方面還采用手動(dòng)操作完成工作任務(wù)，以紙張和案卷為工具進(jìn)行檔案的收集、歸檔與檢索，在向相關(guān)部門上報(bào)檔案材料的時(shí)候，需要準(zhǔn)備電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種材料，投入了大量的財(cái)力、人力、物力，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率，而沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理過(guò)程數(shù)字化。有的即使建立的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，也只是利用計(jì)算機(jī)代替手工抄寫案卷目錄和專題目錄，造成了檔案管理軟件功能利用單一，自動(dòng)化水平較低。

（3）教學(xué)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)較為缺乏

隨著近年來(lái)高等院校蓬勃發(fā)展，大量的新檔案不斷補(bǔ)充，給高校檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)和壓力，靠傳統(tǒng)的工作手段、管理方法，已不能適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要。而目前許多高校都沒有配備專職的檔案管理人員，大多不是檔案專業(yè)科班出身，而是由各系（部）的教學(xué)管理人員或教學(xué)秘書兼任。這些人員沒有接受過(guò)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，缺乏系統(tǒng)的檔案及檔案管理知識(shí)，平時(shí)做的檔案收集與整理等工作僅憑經(jīng)驗(yàn)，并沒有具體的理論指導(dǎo)，整個(gè)檔案管理工作質(zhì)量也可以想象出來(lái)。

（4）教學(xué)檔案管理制度不健全

隨著《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但從目前檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層院系教學(xué)檔案管理缺少一套完整的規(guī)章制度來(lái)保證，只是大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料和內(nèi)容，缺少健全的檔案組織機(jī)構(gòu)來(lái)監(jiān)督檢查。例如，檔號(hào)不規(guī)范、卷案標(biāo)題不明確、移交對(duì)象不明確，每到年度歸檔立卷時(shí)就臨時(shí)安排人員搞突擊運(yùn)動(dòng)，導(dǎo)致部門之間相互推諉責(zé)任。

3、提高教學(xué)檔案管理工作水平的對(duì)策

（1）重視教學(xué)檔案的日常收集和整理

高等院校各教學(xué)管理部門領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)加強(qiáng)檔案意識(shí)，確保檔案管理方面必要的經(jīng)費(fèi)開支到位，把教學(xué)檔案管理工作納入本部門的工作計(jì)劃和議事日程，同時(shí)通過(guò)各種宣傳渠道使教師及教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)檔案的重要性有清楚地認(rèn)識(shí)。其次，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，以積極主動(dòng)的態(tài)度投入工作，注重教學(xué)檔案的日常收集和整理。此外，努力提高廣大師生員工的檔案意識(shí)，使高校師生了解學(xué)校教學(xué)管理信息和各種要求，要求教師主動(dòng)地將各自保管的教學(xué)資料定期交院系保管。

（2） 加快教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的步伐

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為廣大師生獲得信息的重要途徑。因此，高等院校必須將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的技術(shù)引入到檔案管理工作中，將過(guò)去以紙質(zhì)檔案記錄為主的管理模式，逐步轉(zhuǎn)向以電子文件為主的管理模式，即以計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)處理為中心，新建教學(xué)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。利用檔案管理軟件，建立檔案信息，不僅避免以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同，便于開發(fā)利用，而且可以提供一個(gè)公開的檔案環(huán)境，便于信息更快地流通，對(duì)工作效率的提高有極大的作用。

（3）努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性要求很高的工作，不僅需要檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)，而且需要有較高的專業(yè)文化。因此，要推進(jìn)教學(xué)檔案工作的順利開展，首先要做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，要及時(shí)引進(jìn)優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給檔案干部隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液。其次，要注重對(duì)在崗檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)教育和職業(yè)道德教育，如參加交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等。通過(guò)這些教育，增強(qiáng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神，提高檔案工作管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。此外，在學(xué)校編制體制上給予傾斜，在經(jīng)費(fèi)分配上舍得投入，并鼓勵(lì)檔案員積極申報(bào)檔案專業(yè)技術(shù)職稱，使他們工作有方向，有奔頭，有動(dòng)力和成就感。

（4）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，要根據(jù)本校實(shí)際情況，制定、完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案建設(shè)目標(biāo)，并確定教學(xué)檔案管理人員的職權(quán)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心。具體應(yīng)采取集中分級(jí)管理相結(jié)合的方法，在學(xué)校實(shí)行二級(jí)管理制度，并建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確實(shí)提高檔案的利用率及利用價(jià)值，把檔案工作與學(xué)校管理工作結(jié)合起來(lái)。其次，要定期地抽查教學(xué)檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，定期地對(duì)院系教學(xué)檔案管理進(jìn)行相互交流，促進(jìn)教學(xué)檔案工作的快速發(fā)展。

4、結(jié)束語(yǔ)

高校教學(xué)檔案管理工作是檔案工作的核心，是學(xué)校檔案管理的一個(gè)有機(jī)組成部分。要做好高校教學(xué)檔案工作，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)必須引起高度重視，從思想上提高認(rèn)識(shí)，從物質(zhì)基礎(chǔ)、制度上加強(qiáng)建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)道德。只有統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，各司其職，才能實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化，使它更好地為發(fā)展我國(guó)的高等教育事業(yè)服務(wù)。（作者單位：西安歐亞學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；高校學(xué)生檔案；管理模式

隨著全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的展開，全國(guó)各高校的學(xué)籍學(xué)歷管理部門和檔案管理部門開始了查證工作，在查證過(guò)程中較為突出和共性的問題――檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范，如缺少高考報(bào)名表、新生入學(xué)登記表、學(xué)生（學(xué)籍）登記表等，或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據(jù)材料必須到學(xué)校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關(guān)記載，就給學(xué)生出具相關(guān)證明材料。如果查找不到相關(guān)記載，就會(huì)給學(xué)生個(gè)人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規(guī)范和不嚴(yán)格造成的“后遺癥”，做好高校學(xué)生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。

一、從高校學(xué)生檔案管理主體著手

當(dāng)前，中國(guó)高校都比較重視教學(xué)管理工作，對(duì)于學(xué)生檔案管理卻認(rèn)識(shí)不到位，沒有形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，不論是教育部還是國(guó)家檔案局，對(duì)學(xué)生檔案管理主體部門都沒有作出明確規(guī)定，而是由各高校視本校情況來(lái)確定，可能是高校檔案館，也可能是學(xué)生處、就業(yè)處、教務(wù)處、團(tuán)委，還有可能是各個(gè)院系，這樣就容易造成管理機(jī)制不夠健全、管理程序不夠規(guī)范、管理方式不夠完善等問題，無(wú)法保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理機(jī)構(gòu)作為高校學(xué)生檔案管理的主體，優(yōu)勢(shì)是毋庸置疑的。其一，建國(guó)以來(lái)中國(guó)檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理，高校學(xué)生檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，也應(yīng)按照國(guó)家要求由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。2008 年9 月1 日實(shí)施的《高等教育檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱27 號(hào)令）在文件材料的歸檔范圍內(nèi)中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問題，為高校學(xué)生檔案管理工作的依法開展奠定了重要基礎(chǔ)。其二，高校檔案管理機(jī)構(gòu)是專業(yè)的檔案管理部T，不僅擁有專用檔案庫(kù)房，還配備檔案管理專業(yè)人員，這為實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案專業(yè)化管理提供了有力保障。但是，在實(shí)際操作中也存在著檔案管理專業(yè)人員較少，學(xué)生檔案數(shù)量龐大的問題。怎樣解決這個(gè)無(wú)法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一安排布置工作，檔案產(chǎn)生部門按照檔案材料生成時(shí)間、類別進(jìn)行整理和移交，檔案專業(yè)管理人員完成歸檔和管理工作。同時(shí)，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，制定符合本校實(shí)際情況和特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，明確管理職責(zé)、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時(shí)間。各學(xué)生檔案生成部門根據(jù)管理制度開展工作，確保歸檔內(nèi)容及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、合法。

二、從高校學(xué)生檔案管理客體改進(jìn)

由于宏觀層面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，高校學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容并沒有統(tǒng)一規(guī)定，而由各高校自行規(guī)定，這就造成了歸檔內(nèi)容、形式五花八門，應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，沒有必要?dú)w檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，凸顯出來(lái)的最大問題。怎樣解決這個(gè)問題，是下一步高校學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。高校學(xué)生檔案與干部人事檔案是連續(xù)的關(guān)系，高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生畢業(yè)后身份的改變直接轉(zhuǎn)換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學(xué)生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產(chǎn)生“后遺癥”呢？高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校具體情況和特點(diǎn)，確定本校學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學(xué)生個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)情況、思想狀況、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，還要充實(shí)具有利用價(jià)值的材料，如社會(huì)實(shí)踐、綜合素質(zhì)、職業(yè)技能、專業(yè)輔修、心理健康、資格證書及考級(jí)證書等個(gè)性化的東西，盡量準(zhǔn)確、全面、客觀地記錄學(xué)生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據(jù)。

三、從高校學(xué)生檔案管理手段實(shí)施

搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。由于高校學(xué)生檔案的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，在實(shí)際操作中，要將學(xué)生檔案工作平臺(tái)覆蓋到產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)時(shí)段。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要與學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、心理健康數(shù)據(jù)等對(duì)接，形成一個(gè)完整的學(xué)生電子檔案。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立，便于班主任、任課教師及家長(zhǎng)及時(shí)了解學(xué)生情況，便于教學(xué)和學(xué)生管理工作更有目的地開展，便于各部門之間協(xié)調(diào)配合，同時(shí)，也為用人單位提供可靠參考依據(jù)。當(dāng)前，中國(guó)高等教育最權(quán)威的網(wǎng)站――中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡(jiǎn)稱：學(xué)信網(wǎng)）的學(xué)籍學(xué)歷信息最具權(quán)威性，其中的“全國(guó)高等教育學(xué)歷證書電子檔案”是中國(guó)目前唯一全國(guó)性人才數(shù)據(jù)庫(kù)，也是社會(huì)利用率最高的，能夠查詢到高校在校生學(xué)籍信息和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷信息（1991 年以后），內(nèi)容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、專業(yè)、入學(xué)日期、畢業(yè)日期、學(xué)制、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證編號(hào)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但對(duì)于用人單位在擇才方面的參考價(jià)值較低。如能在此基礎(chǔ)上搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并入高校學(xué)生檔案內(nèi)容，如個(gè)人履歷、專業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐、身體狀況、心理狀況、職業(yè)技能、特長(zhǎng)、誠(chéng)信等方面的信息，從而形成全面的學(xué)生電子檔案。這樣的電子檔案無(wú)疑是真實(shí)的、完整的、權(quán)威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢到學(xué)生在校期間全面、真實(shí)的情況，參考價(jià)值將大大提高，從而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案利用價(jià)值的最大化。

【參考文獻(xiàn)】

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[關(guān)鍵詞]檔案管理　信息網(wǎng)絡(luò)化 教學(xué)評(píng)估 安全管理

當(dāng)今人類社會(huì)正步入一個(gè)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)字化的全新時(shí)代，電子化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要媒體，相比之下，高校檔案信息化管理手段大為滯后。隨著高等教育的快速發(fā)展，教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息以及對(duì)這些信息地需求也快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)這樣的形勢(shì)。因此，建立一套完整的高校電子檔案系統(tǒng)，有效地整合各部門的教學(xué)檔案資源，使學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化已勢(shì)在必行。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理趨勢(shì)

1.高校教學(xué)檔案管理電子化

高校教學(xué)管理工作逐漸采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，如綜合教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上評(píng)教系統(tǒng)等，這些現(xiàn)代化管理手段的不斷運(yùn)用，不僅提升了教學(xué)管理的現(xiàn)代化水平，也隨之形成了大量的電子檔案。這無(wú)疑對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作提出了新的要求，也必將促進(jìn)教學(xué)檔案管理的電子化進(jìn)程。

教學(xué)檔案對(duì)于高校的教學(xué)、科研和領(lǐng)導(dǎo)管理工作之所以具有重要意義，其內(nèi)在本質(zhì)就是檔案的信息功能，為此，建立完整規(guī)范的電子檔案系統(tǒng)已成為檔案工作的重中之重。目前檔案管理人員可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、縮微、光盤等先進(jìn)技術(shù)與手段，建立一個(gè)統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)計(jì)表編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將過(guò)去的一些紙質(zhì)資料用磁帶、光盤等介質(zhì)來(lái)替代，實(shí)現(xiàn)資源共享以及網(wǎng)上匯編資料的傳送，從而建立一套完整的校、系（院）電子檔案，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的教學(xué)檔案信息。

加強(qiáng)教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理，是不斷提高服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。檔案信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)服務(wù)帶來(lái)了生機(jī)和活力，目前越來(lái)越多的校（系）利用計(jì)算機(jī)承擔(dān)著教學(xué)檔案的查詢檢索，輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍檔案管理等項(xiàng)業(yè)務(wù)。盡管由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因，目前教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理還不盡如人意，但已顯示出教學(xué)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理邁出了可喜的一步。

2.高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前，隨著各高等院校校園網(wǎng)的普遍建立，教學(xué)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)是信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。根據(jù)高校教育、教學(xué)工作的需要系統(tǒng)開發(fā)教學(xué)檔案信息資源，使之在教學(xué)管理和教學(xué)工作中充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，是教學(xué)檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一個(gè)突出特點(diǎn)就是其共享性原則，通過(guò)一定的處理系統(tǒng)，我們可以將教學(xué)檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行交流、分發(fā)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程存取服務(wù)。教學(xué)檔案的收集、管理、檢索、傳遞都可以利用計(jì)算機(jī)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的檔案信息都可以作為資源加以利用，檔案用戶的范圍也大大拓展，不光局限于本校、本地區(qū)，遠(yuǎn)程用戶也可以非常方便地利用教學(xué)檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)足不出戶就能完成檔案管理的全部工作?？梢灶A(yù)見，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，教學(xué)檔案工作必將發(fā)生更加深刻地變化。

3.高校教學(xué)檔案管理人員專業(yè)化

由于現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理工作是以計(jì)算機(jī)為手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行的，這就對(duì)教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。與傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作相比，不光需要熟悉檔案管理的基本原理、手段和方法，還要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)手段，可以利用這些新技術(shù)手段完成教學(xué)檔案的管理工作。因?yàn)闄n案信息具有一定的保密原則，當(dāng)電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行、傳遞時(shí)，檔案管理人員應(yīng)區(qū)分合法用戶和非法用戶，既使合法用戶方便地利用檔案信息，又能屏蔽非法用戶，避免檔案信息的泄密。對(duì)于存儲(chǔ)于服務(wù)器上的檔案信息，如何保證網(wǎng)絡(luò)安全，避免“黑客”攻擊，防止已有的檔案信息非正常變化甚至丟失等，都是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理以后對(duì)檔案管理人員提出的專業(yè)要求。

二、本科教學(xué)評(píng)估機(jī)遇下的檔案信息化管理工作

教學(xué)檔案資料能真實(shí)反映和體現(xiàn)教學(xué)水平，真實(shí)完整的教學(xué)檔案將直接影響到評(píng)估的結(jié)果。因此，下大力氣搞好檔案管理工作，系統(tǒng)地收集整理高校教學(xué)檔案，是搞好高校本科辦學(xué)水平評(píng)估工作的基礎(chǔ)。電子檔案的建立對(duì)于高校教學(xué)水平評(píng)估工作具有重要意義，可以設(shè)想，專家只要坐到電腦前，進(jìn)入檔案庫(kù)，就可以隨意調(diào)閱各種資料、數(shù)據(jù)、圖片，這樣不僅使評(píng)估工作效率更高，也會(huì)使專家的評(píng)估結(jié)論更客觀、準(zhǔn)確。對(duì)于檔案信息化管理手段大為滯后的高校應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：

1.在校內(nèi)各部門推行計(jì)算機(jī)管理檔案，提高部門收集、保存、管理檔案的自覺意識(shí)，提高部門兼職檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)編輯整理檔案的水平。

2.積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，在信息化環(huán)境和氛圍中提高服務(wù)效率和質(zhì)量。在現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，配置高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀和相關(guān)軟件集成，逐步完成室藏檔案信息數(shù)字化，做到存儲(chǔ)安全、遷移便利。

3.加強(qiáng)電子文件的歸檔管理， 在部門檔案管理工作的基礎(chǔ)上，學(xué)校檔案室應(yīng)加強(qiáng)電子文件積累、鑒定、著錄，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效。

4.充分發(fā)揮學(xué)校網(wǎng)站的作用， 設(shè)立檔案管理欄目，不斷完善、豐富欄目?jī)?nèi)容，有計(jì)劃地開放檔案目錄，公開檔案信息，向全校和社會(huì)提供查詢服務(wù)。

三、高校教學(xué)檔案信息化的安全管理

1.堅(jiān)持現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，樹立安全風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)。

2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃，做好安全防范措施。

3.電子檔案上網(wǎng)后，必須從進(jìn)入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采用防火墻、安全等技術(shù)實(shí)現(xiàn)；防止內(nèi)部成員泄露，在管理和技術(shù)上要做到信息安全存放。

4.逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，盡管新技術(shù)的發(fā)展給教學(xué)檔案工作帶來(lái)了便利與難度并存，但是，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，新的世紀(jì)是教學(xué)檔案事業(yè)發(fā)生深刻變革的世紀(jì)。作為綜合院校的教學(xué)工作者，我們應(yīng)該充分利用學(xué)校科技力量強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，努力提高自身素質(zhì)，采用新技術(shù)手段，做好教學(xué)檔案工作，為學(xué)校的改革和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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