導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案與個人檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.人事檔案管理理念與社會發(fā)展不適應(yīng)。

檔案當(dāng)事人無法知曉個人檔案中的內(nèi)容，對個人檔案沒有知情權(quán)。人事檔案管理缺少有效的監(jiān)管機制，部分用人單位可以接觸檔案，在當(dāng)事人不知情的情況下記錄不實內(nèi)容，為當(dāng)事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發(fā)展要求檔案管理要實現(xiàn)透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國家檔案管理規(guī)定中，只有機關(guān)、國有企業(yè)和事業(yè)單位才有人事檔案管理的權(quán)利，而外資企業(yè)、合資企業(yè)和民營企業(yè)無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規(guī)定已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展需要，而人事檔案管理一旦出現(xiàn)疏漏，對企業(yè)和員工都會造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當(dāng)前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發(fā)展。雖然部分管理機構(gòu)采用了計算機輔助管理，但是管理的方式也大多應(yīng)用于目錄錄入中，沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規(guī)定是檔案隨本人流動，而且檔案轉(zhuǎn)移的流程較為復(fù)雜。隨著社會的發(fā)展，人員跨區(qū)域的流動性不斷增強，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預(yù)檔案的轉(zhuǎn)移。因此，規(guī)范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監(jiān)管機制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質(zhì)單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現(xiàn)象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實性和準(zhǔn)確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監(jiān)管機制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機。由于缺少有效的檢查和監(jiān)管，檔案當(dāng)事人材料更新的連續(xù)性無法得到保證，這對當(dāng)事人的工作和發(fā)展帶來了難以估量的風(fēng)險和損失，檔案材料的真實性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進措施

1.加強人事檔案管理的法制建設(shè)。

政府應(yīng)推進人事檔案的立法工作，強化執(zhí)法力度。雖然目前我國已經(jīng)出臺了一系列檔案管理規(guī)定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復(fù)雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務(wù)仍然非常艱巨。而且，現(xiàn)有的法律法規(guī)要求比較籠統(tǒng)。因此，相關(guān)部門必須加強人事檔案管理的法制建設(shè)，強化人事檔案行政執(zhí)法的主體建設(shè)。

2.建立人事檔案管理監(jiān)督和檢查機制。

人事檔案管理的監(jiān)督和檢查機制尚未建立。當(dāng)前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機構(gòu)不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監(jiān)督和檢查機制勢在必行。有管理責(zé)任的機構(gòu)和單位，應(yīng)建立相應(yīng)的考核和管理指標(biāo)，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實性得到保障，從而在根本上維護檔案所有人的合法權(quán)益。關(guān)于人事檔案的檢查和監(jiān)管機制，有關(guān)人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進行管理，即檢查檔案材料的真實性和合法性。無論是當(dāng)事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實性和評估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進程。

科技的發(fā)展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學(xué)習(xí)習(xí)慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發(fā)展機遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發(fā)展的必然趨勢。在西方發(fā)達國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當(dāng)事人和企業(yè)單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學(xué)習(xí)、借鑒。應(yīng)用特殊載體進行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段對人事檔案進行管理，是社會發(fā)展的必然要求，其通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，建立標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的人事檔案管理制度，為企業(yè)和個人提供服務(wù)。人事檔案管理在新的社會環(huán)境下面臨著諸多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構(gòu)建檔案管理監(jiān)督和檢查機制，是時代賦予的全新課題?，F(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該立足于社會需求，應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立全面、真實、可靠的檔案管理制度。

參考文獻：

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1 人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動的重要內(nèi)容和對象，其較為全面的記錄了每個企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態(tài)性、機密性、真實性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業(yè)考察任用干部時重要的參考資料，對企業(yè)干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。

1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠為企業(yè)科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進人力資源開發(fā)。

2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負的責(zé)任認識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔(dān)負多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計算機系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項隱形財富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)以及結(jié)合企業(yè)的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學(xué)化水平和工作效率，以促進企業(yè)的發(fā)展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備，如計算機、掃描儀等，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，使企業(yè)人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進企業(yè)更好的生產(chǎn)經(jīng)營以及服務(wù)社會。

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【關(guān)鍵詞】信息時代；深化改革；企業(yè)檔案；管理工作

企業(yè)改制后人事檔案由集團公司檔案中心統(tǒng)一接管，無論民營化、股份制、集團控股企業(yè)或集團公司人事檔案，仍由集團公司統(tǒng)一管理，這樣保證了職工的合法權(quán)益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業(yè)改制中利用人事檔案是維護企業(yè)職工的合法權(quán)益的重要憑證：一是企業(yè)改制領(lǐng)取安置補償金的重要依據(jù)；二是職工辦理社會保險的重要依據(jù)；三是職工退休辦理的重要依據(jù)；四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據(jù)。

企業(yè)改制后人事檔案，打破了傳統(tǒng)的干部和職工檔案的區(qū)分，集團統(tǒng)一實行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統(tǒng)一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時調(diào)整。

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴(yán)重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現(xiàn)象。有以下幾類：

（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業(yè)，應(yīng)聘我單位后去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。

（2）　企業(yè)將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業(yè)績來考評員工。人事檔案掛在人才市場，沒有及時提交單位而仍放在人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

（3）　隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負責(zé)集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導(dǎo)致了檔案人員工作量過大；又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2.關(guān)于解決問題的對象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案管理要經(jīng)常通過人事部門收集職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確。完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可據(jù)情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)：格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，由專人負責(zé)監(jiān)毀。

2.3檔案的轉(zhuǎn)遞

隨著用人機制的改革，企業(yè)人員流動大，人事檔案的轉(zhuǎn)遞量日益增大，檔案，中心應(yīng)在收到

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司規(guī)模大、檔案資料多，庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房，給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規(guī)定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報集團領(lǐng)導(dǎo)審核同意后予以銷毀。企業(yè)對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響了企業(yè)職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現(xiàn)代化管理。

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一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標(biāo)準(zhǔn)認證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標(biāo)準(zhǔn)有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評分細則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。

2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標(biāo)意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標(biāo)準(zhǔn)合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀恼J證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應(yīng)的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權(quán)，分期分批督促他們達到合格標(biāo)準(zhǔn)。對基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調(diào)整。如評估條款中涉及當(dāng)前檔案中心工作的，可隨時調(diào)整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當(dāng)前檔案工作”靈活設(shè)置考評欄目為宜。

篇5

（安徽中煙蕪湖卷煙廠，蕪湖 241000）

（China Tobacco Anhui Industrial Co.，Ltd. Wuhu Cigarette Factory，Wuhu 241000，China）

摘要： 本文通過闡述人事檔案的特點，結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)歷，研究分析人事檔案的重要性，同時提出相應(yīng)的政策建議，進而為人事檔案管理提供參考依據(jù)。

Abstract: This paper explains the characteristics of personnel files, researches the importance of personnel files based on the author´s work experience, and puts forward the corresponding policy recommendations, which provide reference for the management of personnel files.

關(guān)鍵詞 ： 人事檔案；管理；檔案利用

Key words: personnel files；management；utilization of archives

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0138-02

0 引言

在我國人事管理制度中，人事檔案是一項重要的特色，通過該檔案記錄個人身份、學(xué)歷、資歷等信息，并且與個人工資待遇、社會勞動保障，以及組織關(guān)系等緊密聯(lián)系。個人檔案為出境、計算工齡、工作流動等提供參考依據(jù)，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位中，人事檔案的重要性顯得更加重要。

1 人事檔案固有的特點

①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關(guān)信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統(tǒng)一，進而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務(wù)。

2 人事檔案在現(xiàn)實中利用的主要方面

通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現(xiàn)實中經(jīng)常會出現(xiàn)由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續(xù)辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個人檔案中的原始資料進行確認。在現(xiàn)實中往往會出現(xiàn)職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據(jù)。

3 人事檔案管理在現(xiàn)實中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導(dǎo)致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機的應(yīng)用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調(diào)整等與反映個人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個人檔案中，會導(dǎo)致將來調(diào)閱個人檔案相關(guān)資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。

4 加強人事檔案管理的一些建議

結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對加強企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務(wù)，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，進一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責(zé)各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會發(fā)生很大的變動，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人動大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過大，通過加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進一步提高檔案管理效率。

綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對人事檔案管理機制進行不斷完善，進而在一定程度上滿足社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，為人才管理和使用提供服務(wù)。

參考文獻：

[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].圖書情報，2012（41）.

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（一）人事檔案信息系統(tǒng)建立前后人力資源管理狀況對比統(tǒng)計通過對人事檔案建立進行了回顧性分析發(fā)現(xiàn)，在人事檔案的建立中我院有原來的獨立個體的紙質(zhì)版檔案袋開始，最后逐步引進計算機技術(shù)并建立了源內(nèi)部的個人檔案電子信息。在資源的開放程度方面，有之前的內(nèi)部封閉模式開始，我院通過建立個人檔案的信息系統(tǒng)，并將人事檔案的信息進行各個科室的信息共享，這樣可以利用人才和職位之間的有效對接，利于信息的傳遞，提高了人才利用的效率。同時及時的將外部的人才信息進行搜集和分享，也提高了人才吸收的效率。人事檔案信息系統(tǒng)建立之后，與原本紙質(zhì)檔案袋相比較，建立后的人事檔案出現(xiàn)了動態(tài)化的特點。這一特點解決了傳統(tǒng)檔案個人信息滯后的弱點，及時的反映個人的變化使得人力資源管理的質(zhì)量得到了提高，與時俱進。通過對比發(fā)現(xiàn)，在人事檔案的信息化和系統(tǒng)化之后，人事檔案得到了有效的利用，同時有效的促進了人才的利用，提高了人力資源管理的質(zhì)量。

二、討論

（一）人事檔案的實施提高了人力資源管理效果

通過對人事檔案的發(fā)展歷程進行對比，可以看出隨著人事檔案的建立與發(fā)展，其在人力資源管理中的作用正不斷的提升，并將成為人力資源必不可少的依據(jù)。人事檔案建立的不斷完善，其中目前的人事檔案涉及到的內(nèi)容正在不斷的擴大，主要包括個人的基本信息、學(xué)歷、政治素養(yǎng)、思想道德素質(zhì)、職業(yè)經(jīng)歷、獲得獎項、工作的能力和業(yè)績等，不斷細化的信息統(tǒng)計正越來越全面的反映一個人，這樣可以有效的促進對人才的了解，便于人才的利用。同時人事檔案信息正走向開放化的發(fā)展趨勢，個人信息進行內(nèi)部或外部的分享，這樣有利于用人信息的溝通，提高了人才招募的效率。醫(yī)院近視的更新內(nèi)部與外部的動態(tài)信息，并進行實時的分享，這給人才的選擇提供了更大的范圍。因此，人事檔案的建立和不斷的發(fā)展，給醫(yī)院人力資源的管理帶來了很大的便利，信息的傳遞速度的加快也在很大程度上提高了人力資源管理的質(zhì)量和效率。

（二）人事檔案的實施促進了人力資源管理的信息化和科學(xué)性

人事檔案的建立，特別是近幾年我院利用計算機軟件建立了人事檔案系統(tǒng)，正在使人力資源的管理更加科學(xué)化和信息化，極大程度的提高了管理的效率，與現(xiàn)代化緊密相連。在人事檔案的動態(tài)化建立中，我院對人事信息進行定期的更新和完善，這中動態(tài)化的人事檔案建立模式，保障了信息的及時更新，而不滯后于發(fā)展的節(jié)奏，在一定程度上保障了人才選拔的質(zhì)量。全面的、動態(tài)化、開放式的人事檔案管理，為人力資源管理提供了及時的、真實性較高的參考，這樣很好的保障了人力資源管理的科學(xué)性和信息化水平。

三、結(jié)論

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關(guān)鍵詞：高職院?！∪耸聶n案　整改　措施

一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題

1.人事檔案內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān)，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況。

2.高職院校人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強調(diào)保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

二、人事檔案管理措施

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

2.完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

3.采用信息化管理手段

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關(guān)鍵詞：縣級醫(yī)療機構(gòu)；人事檔案；信息化；管理

隨著我國醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，縣級醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設(shè)進一步加強?？h級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級醫(yī)療機構(gòu)的管理和運行減少成本、提高效率。

一、縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理信息化的作用

1、節(jié)約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯誤，即使出現(xiàn)錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2、利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內(nèi)環(huán)境的穩(wěn)定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

3、有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時方便縣級醫(yī)療機構(gòu)管理者對縣級醫(yī)療機構(gòu)人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發(fā)展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

4、促進檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求?？h級醫(yī)療機構(gòu)人事科應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)講座，提高管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)管理人員的電子計算機和網(wǎng)絡(luò)的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術(shù)的探求和學(xué)習(xí)能力。

二、縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點

1、從根本上來講，縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案材料具有專業(yè)性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統(tǒng)的縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來縣級醫(yī)療機構(gòu)在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還嚴(yán)重增加了很多工作量，使用計算機管理縣級醫(yī)療機構(gòu)的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

2、利用計算機管理縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

3、利用計算機管理縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

三、縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理存在的問題

1、管理手段相對落后

縣級醫(yī)療機構(gòu)的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調(diào)取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、縣級醫(yī)療機構(gòu)人員集體簽訂勞動就業(yè)合同以及人事調(diào)動方面，容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復(fù)，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

2、材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質(zhì)的，即使要查閱一些很基礎(chǔ)的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調(diào)取、審閱和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導(dǎo)致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至?xí)鸹馂?zāi)等重大災(zāi)難事件的發(fā)生。

3、檔案意識淡薄

現(xiàn)代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被縣級醫(yī)療機構(gòu)管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內(nèi)容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

4、人事科部分人員的業(yè)務(wù)水平較低

人事檔案管理需要高素質(zhì)的人才隊伍，而縣級醫(yī)療機構(gòu)一般對醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平提高以及責(zé)任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務(wù)能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業(yè)務(wù)處理能力下降。縣級醫(yī)療機構(gòu)是一個特殊的行業(yè)，對醫(yī)務(wù)工作者的思想品德、專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力等方面具有很高的要求?？h級醫(yī)療機構(gòu)在選拔學(xué)科帶頭人、技術(shù)骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業(yè)技術(shù)能力及學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的專長，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足縣級醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準(zhǔn)確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內(nèi)容更加充實，有血有肉。

四、縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案信息化的實施

1、充分利用縣級醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理系統(tǒng)：由于檔案管理人員人數(shù)、人力有限，縣級醫(yī)療機構(gòu)可充分利用縣級醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進充分發(fā)揮縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案的作用。

2、縣級醫(yī)療機構(gòu)人員個人信息管理：以科室為單位，將縣級醫(yī)療機構(gòu)人員的個人科技檔案信息輸入縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項專業(yè)技術(shù)職稱及個人的科研教學(xué)信息等。

3、縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案信息化的基本數(shù)據(jù)建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。在此我做了如下幾個步驟：

（1）建立縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。包括縣級醫(yī)療機構(gòu)職工姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校、入黨團時間、參加工作時間、職務(wù)與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養(yǎng)老保險等各項信息。

（2）建立縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案材料接收數(shù)據(jù)庫。建立聯(lián)系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數(shù)據(jù)庫。使人事檔案材料接收管理工作規(guī)范、有序。

（3）建立縣級醫(yī)療機構(gòu)職工工資數(shù)據(jù)庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關(guān)聯(lián)。

（4）建立縣級醫(yī)療機構(gòu)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將醫(yī)務(wù)人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時只須打開計算機”查找功能，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。

（5）建立職務(wù)任免數(shù)據(jù)庫。包括職能科室主任、科長職務(wù)任免審批表和科主任、護士長聘任表等。如果要查找一個人哪一年擔(dān)任某職務(wù)，輸入該人的姓名，打開該職工職務(wù)變動登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。

（6）建立其它檔案數(shù)據(jù)庫。將人事檔案接收登記表、轉(zhuǎn)遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質(zhì)文件和圖片制成電子文件。逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和數(shù)據(jù)交換。實現(xiàn)資源共享。

篇9

在路橋項目施工過程中存在極強的分散性，其通常會分散在不同區(qū)域，而傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理機制在此過程中并不能發(fā)揮其自身作用，因此在人事檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷提升其自身的科學(xué)性，繼而不斷為路橋企業(yè)管理體系提供有效的服務(wù)，最終促進企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展?；谏鲜龇治觯瑢β窐蚱髽I(yè)人事檔案管理過程中存在的相關(guān)問題進行深入分析和研究。

關(guān)鍵詞：

路橋企業(yè);人事檔案;問題

伴隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，路橋企業(yè)在各種社會事業(yè)中具有的重要性已經(jīng)產(chǎn)生重大突破。但是，在路橋工程實際建設(shè)過程中，因為其自身沒有固定的工作地點以及整體規(guī)模較大，因此絕大多數(shù)企業(yè)在人事檔案管理過程中都缺乏足夠的重視。正是受到該種因素的影響，路橋企業(yè)的人員流動性極強。由此可以發(fā)現(xiàn)，路橋企業(yè)人事檔案在實際發(fā)展過程中面臨著嚴(yán)峻的管理局勢。

一、路橋企業(yè)的基本性質(zhì)和當(dāng)前人力資源管理情況

1.路橋企業(yè)的基本性質(zhì)

因為路橋企業(yè)作為一個具有極強多樣性的企業(yè)，其在工程開展過程中所形成的產(chǎn)品類別也具有極強的多樣性。此外，雖然路橋企業(yè)的實際實用功能和工程類別極為相似，但是不同工程的實際建造環(huán)境卻千差萬別。與此同時，路橋企業(yè)的工程產(chǎn)品自身還具有極強的不可轉(zhuǎn)移性，其產(chǎn)品的建造只能在相應(yīng)的需求區(qū)域，不能進行任何移動。

2.當(dāng)前的人力資源管理情況

因為路橋企業(yè)的實際施工過程中施工周期較長，往往需要幾年時間，基于此企業(yè)員工往往會多年在外，伴隨著項目地點的變化而不斷遷徙，基本沒有固定的工作地點。另外，因為路橋企業(yè)的相關(guān)項目通常會在待開發(fā)區(qū)域，基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，整體交通不便利，此外項目部屬于臨時搭建，因此員工的日常生活和工作條件都較為艱苦，在此背景下部分員工往往會難以長期堅持，繼而出現(xiàn)較強的人員流動。此外，路橋企業(yè)的相關(guān)項目往往會分布在全國各地，在每個項目部中也會有技術(shù)人員進行必要的支持，項目部距離總公司較遠，在每個施工現(xiàn)場的技術(shù)人員也難以得到有效交流，繼而使得信息和資源共享成為難題。當(dāng)前，我國路橋企業(yè)人力資源的職稱評定屬于企業(yè)的硬性指標(biāo)，該種需求使得企業(yè)將工作的重點放置于職稱的評定，而非對于員工的管理，缺少了企業(yè)文化的支持將會使得員工減少企業(yè)認同感，繼而進一步增加路橋企業(yè)人員的流動性。

二、分析路橋企業(yè)人事管理的問題和現(xiàn)狀

1.路橋企業(yè)人事檔案內(nèi)容更新速度緩慢

當(dāng)前來說絕大多數(shù)的路橋企業(yè)人事檔案和社會管理職能逐步分析，路橋企業(yè)到單位人逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣耍耸聶n案功能也逐步消失，人事檔案管理制度和審批制度之間弱化。所以，路橋人事檔案內(nèi)容更新速度放緩。目前，絕大多數(shù)路橋企業(yè)人事檔案主要是更新職工的崗位變化情況和工資調(diào)整狀況，其余有關(guān)員工檔案極少更新。

2.路橋企業(yè)普遍存在棄檔與造假現(xiàn)象

路橋企業(yè)人事檔案管理問題屢屢增多，“棄檔”已經(jīng)成為常見現(xiàn)象。目前，大部分路橋企業(yè)沒有深刻認識到企業(yè)員工檔案的重要性，因此經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟棄等情況。伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會不斷進步，社會各行業(yè)得到迅速發(fā)展，路橋企業(yè)員工有了更多的職業(yè)選擇，因此大部分員工選擇跳槽。我國路橋企業(yè)不夠重視員工檔案的管理和存放，當(dāng)員工急需個人檔案卻苦于檔案丟失等情況。同時，信息技術(shù)的快速發(fā)展衍生了許多造假行業(yè)和造假手段。部分不法分子采用造假手段偽造證件來謀取路橋企業(yè)利益，此種行為不但給人事管理工作帶來巨大麻煩，而且人員不嚴(yán)格審核還可能會導(dǎo)致路橋項目利益受到損失。

3.人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

我國路橋企業(yè)人事檔案管理工作仍然存在許多問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提升人事檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。目前來說，路橋企業(yè)管理層不夠重視員工檔案管理工作，缺少對基層員工的情感關(guān)懷。如果路橋企業(yè)員工缺少專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就會導(dǎo)致工程項目整體工作效率低下，對路橋項目的穩(wěn)定運行造成負面影響。

三、結(jié)合人事檔案管理問題提出應(yīng)對措施

1.加強對人事檔案管理的重視

當(dāng)前我國路橋企業(yè)人事檔案管理在發(fā)展過程中存在許多問題，因此，作為企業(yè)管理層應(yīng)要加強對人事檔案的認識，促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。同時，提高人事檔案管理人員的工作責(zé)任感，妥善保管員工的個人檔案和相關(guān)資料。此外，路橋企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進，充分利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)展開各項管理工作，建立健全管理制度和體系，全面提升檔案管理人員的管理意識，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

2.不斷完善管理制度和管理體系

當(dāng)前來說我國路橋企業(yè)人事檔案管理工作缺少完善的管理制度和體系，因此，路橋企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r制定完善的管理制度與體系，促進企業(yè)人事檔案管理工作的穩(wěn)定運行。同時，還應(yīng)結(jié)合以往行業(yè)經(jīng)驗和成功案例制定管理體系，只有這樣才能提高管理工作的實效性。此外，執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題應(yīng)立即采取措施進行解決，不斷優(yōu)化管理制度，確保員工個人檔案的完整性和真實性，推進路橋企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

3.全面提升檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)

路橋企業(yè)人事檔案管理工作存在許多問題，其中企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)低對管理工作質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。因此，路橋企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)和管理手段，全面提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任心，盡量減少工作失誤。與此同時，還可以組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強溝通和交流，從而提高人事檔案管理水平。此外，路橋企業(yè)人事管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)科學(xué)先進的管理方法和管理手段，有效提升工作效率和工作質(zhì)量。加強對人事檔案管理工作的認識和重視，任用責(zé)任心強和工作態(tài)度端正的人才管理檔案。通過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)來提高管理人員業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)新型的管理技術(shù)和管理手段，推進人事檔案管理的健康發(fā)展。

4.提高基層員工對于人事檔案管理的重視

為了讓企業(yè)員工加強對人事檔案的重視就需要加大人事檔案宣傳力度，認真核對和審批員工的個人檔案資料，確保員工資料的真實性和準(zhǔn)確性。對于部分虛假資料應(yīng)當(dāng)進行嚴(yán)格審查，披露不合格的虛假資料，確保員工檔案內(nèi)容的真實性。同時，還可以利用信息技術(shù)展開管理工作，提升檔案管理工作效率。為了全面提升企業(yè)員工對于檔案管理的認識可以加大宣傳力度，通過各種渠道宣傳人事檔案管理知識和管理工作的必要性，設(shè)置咨詢點供給員工咨詢，充分讓企業(yè)員工認識到人事檔案管理的重要性。同時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范管理員工檔案，整理和分類員工檔案，保證員工檔案的完整性和安全性。

四、結(jié)束語

路橋企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對人事檔案管理工作的重視，這不但是企業(yè)員工再就業(yè)的安全保障，而且是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障。企業(yè)管理人員和基層人員都應(yīng)當(dāng)重視人事檔案管理，分析管理工作存在的主要問題，采用科學(xué)合理的管理手段進行管理工作，推進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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[2]崔娜.研究企業(yè)檔案管理中的社會化問題[J].經(jīng)營管理者,2017（5）:280-281

篇10

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院； 信息化； 醫(yī)院； 人事檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中圖分類號] R197.3； G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

隨著我國醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，各級醫(yī)院的信息化建設(shè)進一步加強。醫(yī)院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于醫(yī)院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 過去醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1 管理手段落后

醫(yī)院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調(diào)取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、醫(yī)院人員集體簽訂勞動就業(yè)合同以及人事調(diào)動方面，容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復(fù)，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

1.2 材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質(zhì)的，即使要查閱一些很基礎(chǔ)的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調(diào)取、審閱和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導(dǎo)致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至?xí)鸹馂?zāi)等重大災(zāi)難事件的發(fā)生。

1.3 檔案意識淡薄

現(xiàn)代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被醫(yī)院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內(nèi)容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

1.4 人事科部分人員的業(yè)務(wù)水平較低

人事檔案管理需要高素質(zhì)的人才隊伍，而醫(yī)院一般對醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平提高以及責(zé)任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務(wù)能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業(yè)務(wù)處理能力下降。醫(yī)院是一個特殊的行業(yè)，對醫(yī)務(wù)工作者的思想品德、專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力等方面具有很高的要求。醫(yī)院在選拔學(xué)科帶頭人、技術(shù)骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業(yè)技術(shù)能力及學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的專長，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準(zhǔn)確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內(nèi)容更加充實，有血有肉。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

2.1 節(jié)約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯誤，即使出現(xiàn)錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2.2 利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內(nèi)環(huán)境的穩(wěn)定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

2.3 有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時方便醫(yī)院管理者對醫(yī)院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發(fā)展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

2.4 促進檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求。醫(yī)院人事科應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)講座，提高管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)管理人員的電子計算機和網(wǎng)絡(luò)的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術(shù)的探求和學(xué)習(xí)能力。

3 人事檔案信息化的實施

3.1 建立詳實的數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化建設(shè)最重要的部分在于建立詳實可信的數(shù)據(jù)庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數(shù)據(jù)的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規(guī)范、統(tǒng)一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

3.2 建立醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)的登錄查詢模塊

數(shù)據(jù)庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現(xiàn)從HTML或Excel的結(jié)論信息化向過程網(wǎng)頁信息化轉(zhuǎn)型，為保證信息的規(guī)范、安全，還要制定科學(xué)的用戶權(quán)限管理制度，定期維護應(yīng)用程序。

3.3 加強檔案管理者的信息安全意識

網(wǎng)絡(luò)安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，新型計算機病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術(shù)層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題可及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

3.4 硬件保障