導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇人事檔案數(shù)字化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無(wú)紙化辦公”的新風(fēng)已在強(qiáng)調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國(guó)家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財(cái)政支持使其對(duì)于辦公用紙這類(lèi)“小事”覺(jué)得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會(huì)大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計(jì)的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過(guò)人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫(xiě)的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識(shí)稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識(shí)，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對(duì)于組織的幫助又不容易被察覺(jué)，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對(duì)于管理意識(shí)是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時(shí)很少主動(dòng)學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴(yán)重低下

綜合以上幾點(diǎn)，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢(xún)、轉(zhuǎn)移、歸類(lèi)、審核的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯(cuò)步步錯(cuò)”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀(jì)是數(shù)字化信息時(shí)代，利用數(shù)字化信息開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補(bǔ)一劑良藥。數(shù)字化信息開(kāi)展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說(shuō)“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒(méi)有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計(jì)算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會(huì)開(kāi)機(jī)、打開(kāi)文件夾和網(wǎng)頁(yè)的階段，因此要及時(shí)更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲(chǔ)備檔案管理和計(jì)算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實(shí)不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門(mén)之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個(gè)醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無(wú)縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）打開(kāi)思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對(duì)于一個(gè)組織的隱性能量，故而對(duì)其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對(duì)于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過(guò)卓著力量，對(duì)他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長(zhǎng)江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)?？赏ㄟ^(guò)專(zhuān)業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來(lái)提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，包括新時(shí)期人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計(jì)算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)核心技術(shù)的依賴(lài)性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件對(duì)外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計(jì)算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊(duì)伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)實(shí)屬不易。隊(duì)伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識(shí)是否滿(mǎn)足崗位要求，數(shù)字化工作是一項(xiàng)充滿(mǎn)安全保密性的工作，需要團(tuán)隊(duì)的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊(duì)伍建成之后盡量確保管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，在不必要換崗和流動(dòng)的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

四、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要?jiǎng)?chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國(guó)家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來(lái)人事檔案管理“三位一體”模式,即國(guó)家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫(kù)

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒(méi)能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫(kù)已成為利用數(shù)字化信息開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶(hù)籍、社保、成長(zhǎng)、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程并沒(méi)有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國(guó)家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國(guó)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級(jí)別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實(shí)際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。

五、利用數(shù)字化信息開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問(wèn)題

（一）與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步

利用數(shù)字化信息開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長(zhǎng)期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長(zhǎng)期不斷的與時(shí)俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時(shí)要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時(shí)代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理實(shí)踐之中。這其中既是一個(gè)環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過(guò)程，也需要醫(yī)院對(duì)于此項(xiàng)工作的政策支持和財(cái)力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心

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當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿(mǎn)足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開(kāi)發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門(mén)，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門(mén)缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶(hù)端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門(mén)連接，滿(mǎn)足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開(kāi)發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開(kāi)專(zhuān)家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4突出多部門(mén)、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門(mén)間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門(mén)、基層單位、橫向部門(mén)；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門(mén)，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門(mén)協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門(mén)的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3結(jié)語(yǔ)

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一、人事檔案數(shù)字化的意義

1.減少查詢(xún)時(shí)間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號(hào)，再根據(jù)檔案號(hào)調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢(xún)一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計(jì)算機(jī)的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢(xún)并按所需查閱內(nèi)容點(diǎn)擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實(shí)現(xiàn)了快速查詢(xún)和檢索，使干部檔案得到了充分的開(kāi)發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過(guò)去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費(fèi)來(lái)實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護(hù)或修復(fù)過(guò)程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費(fèi)用，避免了人員的浪費(fèi)，也節(jié)省了庫(kù)房硬件環(huán)境所需的費(fèi)用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害，保護(hù)了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長(zhǎng)期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長(zhǎng)了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報(bào)求職信息的過(guò)程中，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對(duì)字符類(lèi)較統(tǒng)一的項(xiàng)目作屬性限制，避免錄入過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，如身份證號(hào)碼、出生年月、性別、籍貫、簡(jiǎn)歷時(shí)間等，同時(shí)也通過(guò)眾多的數(shù)據(jù)驗(yàn)證程序，驗(yàn)證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫(kù)表字段的設(shè)置也會(huì)設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會(huì)在提交過(guò)程中提示無(wú)法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗(yàn)并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細(xì)化個(gè)人信息模塊。在個(gè)人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類(lèi)的分類(lèi)要求進(jìn)行設(shè)置，求職者在錄入信息時(shí)，特別在個(gè)人履歷、資格證書(shū)、獲獎(jiǎng)情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書(shū)圖片上傳中必須進(jìn)行細(xì)化填寫(xiě)，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運(yùn)用。計(jì)算機(jī)的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲(chǔ)、便于使用等諸多優(yōu)點(diǎn)，成為我院招聘工作中一大亮點(diǎn)，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個(gè)人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動(dòng)全面記錄各專(zhuān)業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場(chǎng)面試視頻信息和音頻信息，面試官評(píng)語(yǔ)及評(píng)分，臨床科室考核情況、心理測(cè)試分析、專(zhuān)業(yè)理論及英語(yǔ)考核、體檢情況、招聘考核小組意見(jiàn)及錄用批示等材料，針對(duì)檔案實(shí)體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過(guò)高速掃描儀進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲(chǔ)存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實(shí)體上所負(fù)載的信息保留下來(lái)，準(zhǔn)確、完整、真實(shí)記載各類(lèi)人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)行無(wú)縫對(duì)接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機(jī)制

在干部電子檔案收集的過(guò)程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開(kāi)始就把真實(shí)性、合法性和實(shí)用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個(gè)部門(mén)和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個(gè)人提供的材料，嚴(yán)格遵守個(gè)人上傳證件材料與個(gè)人檔案記錄一致的原則，忠于真實(shí)，杜絕弄虛作假。建立個(gè)人誠(chéng)信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對(duì)偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個(gè)人履歷情況、誠(chéng)信狀況、干部在錄用、考核、專(zhuān)業(yè)技能、專(zhuān)業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個(gè)人的個(gè)性特征，通過(guò)對(duì)入職人員績(jī)效以及信譽(yù)做出的評(píng)估，建立員工翔實(shí)的個(gè)人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計(jì)、穩(wěn)定干部隊(duì)伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個(gè)別材料向個(gè)人公開(kāi)增加透明度

通過(guò)人事檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，輸入職工姓名及工號(hào)和密碼，實(shí)現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中除一些組織考察材料、群眾意見(jiàn)匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個(gè)人開(kāi)放，如履歷表、年度考核表等自己填寫(xiě)的表格，對(duì)這些信息個(gè)人只有查閱權(quán)利而沒(méi)有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開(kāi)放檔案，保證職工對(duì)檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實(shí)和透明。人事檔案信息部分向個(gè)人開(kāi)放，不僅方便了職工對(duì)檔案的利用，而且增強(qiáng)了公眾的檔案意識(shí)，對(duì)人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。

3.減少對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害

通過(guò)掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價(jià)值高的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，形成個(gè)人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護(hù)紙張載體和字跡，利用部門(mén)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進(jìn)行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護(hù)實(shí)體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達(dá)到資源的有效利用

通過(guò)建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行訪問(wèn)，為不同部門(mén)提供各類(lèi)人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門(mén)的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開(kāi)展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門(mén)科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過(guò)實(shí)時(shí)服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實(shí)現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。

篇4

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的以手工勞動(dòng)為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應(yīng)現(xiàn)代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數(shù)字化越來(lái)越受到人們的追捧和關(guān)注。對(duì)于檔案材料的數(shù)字化處理，國(guó)外早在20世紀(jì)80年代就開(kāi)始了，我國(guó)則開(kāi)始于20世紀(jì)90年代末。所謂人事檔案數(shù)字化就是把人事檔案進(jìn)行信息加工，將其轉(zhuǎn)化為可以?xún)?chǔ)存在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。用現(xiàn)代信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化運(yùn)行。人事檔案數(shù)字化通過(guò)授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質(zhì)檔案破損、可多人在線查閱、不受時(shí)空限制等優(yōu)勢(shì)，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。

一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問(wèn)題

1.缺乏全國(guó)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化軟件

人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國(guó)家規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)行分類(lèi)、編碼，掃描后以電子版形式儲(chǔ)存在各種介質(zhì)載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，通過(guò)技術(shù)手段，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國(guó)的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實(shí)際工作中還存在諸多問(wèn)題，諸如目前全國(guó)尚無(wú)一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件或權(quán)威部門(mén)來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開(kāi)發(fā)軟件或服務(wù)外包，由于所采用的技術(shù)與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨(dú)立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無(wú)法共享，將來(lái)很難納入國(guó)家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的“大數(shù)據(jù)”平臺(tái)的管理之中。

2.專(zhuān)業(yè)管理人員匱乏

長(zhǎng)期以來(lái)人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說(shuō)的“檔案工作用起來(lái)重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視此項(xiàng)工作。人事檔案工作是我國(guó)檔案工作的重要組成部分，是國(guó)家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點(diǎn)，根據(jù)《涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行人事檔案數(shù)字化，檔案部門(mén)應(yīng)同時(shí)設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計(jì)員，實(shí)現(xiàn)涉密應(yīng)用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無(wú)法配備這么多的專(zhuān)業(yè)人員，只能是一種構(gòu)想。

3.耗時(shí)費(fèi)力，重復(fù)建設(shè)

由于人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿(mǎn)考核表、工資表、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報(bào)表、干部任免材料、學(xué)籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細(xì)甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權(quán)威性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對(duì)散件進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、編注頁(yè)碼，然后才能進(jìn)行掃描。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描時(shí)，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實(shí)再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒(méi)有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕頁(yè)面歪斜、尺寸失真、曝光過(guò)度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時(shí)代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀(jì)90年代前，許多高校的成績(jī)表，就是一本小冊(cè)子，這讓工作量無(wú)形中倍增，筆者的單位員工學(xué)歷高、職稱(chēng)高，每卷檔案人均掃描350頁(yè)。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過(guò)，掃描時(shí)只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時(shí)費(fèi)力，工作量大。

掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，各單位還需要投資開(kāi)發(fā)軟件、架設(shè)局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等，需要投入大量的資金和技術(shù)。

二、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建議

1.建立國(guó)家級(jí)的大數(shù)字平臺(tái)

國(guó)家應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫(kù)格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國(guó)推行。例如美國(guó)國(guó)家人事檔案部門(mén)就開(kāi)發(fā)了先進(jìn)的人事檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，采用先進(jìn)的縮微技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)每個(gè)公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量?jī)?chǔ)存空間。借鑒國(guó)外文件中心等先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立起國(guó)家級(jí)的人事檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。各單位設(shè)專(zhuān)職聯(lián)絡(luò)員，周掃描、月上報(bào)每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來(lái)，既可避免各地因重復(fù)建設(shè)造成人財(cái)物的浪費(fèi)，又可以實(shí)現(xiàn)全國(guó)人事檔案信息共享。國(guó)家通過(guò)公民身份證代碼和人事檔案號(hào)，使數(shù)據(jù)庫(kù)里的檔案數(shù)據(jù)與每一個(gè)人信息關(guān)聯(lián)，從而無(wú)論人員如何流動(dòng)，都會(huì)處于國(guó)家數(shù)據(jù)平臺(tái)的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案具有無(wú)與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實(shí)現(xiàn)“單位人”向“社會(huì)人”的轉(zhuǎn)變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無(wú)論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行搭建，工作量大，任務(wù)繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的“大數(shù)據(jù)夢(mèng)”。

3.培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案信息化建設(shè)亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。面對(duì)新形勢(shì)、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來(lái)我查”的“守?cái)偸介e人”的陳舊觀念，建立健全科學(xué)合理的檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)體系，新引進(jìn)人才要注重其專(zhuān)業(yè)背景，諸如力爭(zhēng)引進(jìn)具有檔案和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景的人才。引育結(jié)合，對(duì)現(xiàn)有的非專(zhuān)業(yè)背景的員工，要加大專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還熟知計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，不斷提升專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬服務(wù)視野，更好地為新時(shí)期組織人事工作服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

篇5

【關(guān)鍵詞】信息化手段；強(qiáng)化；檔案管理；設(shè)想

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計(jì)3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫(kù)、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長(zhǎng)期以來(lái)，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長(zhǎng)期處于繁雜、冗長(zhǎng)的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時(shí)展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個(gè)人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時(shí)所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項(xiàng)材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對(duì)職工業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)及科研的成果、論文論著、獲獎(jiǎng)情況、工作業(yè)績(jī)等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，對(duì)檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過(guò)程中不能以最快的速度、最簡(jiǎn)捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢(shì)分析

據(jù)了解，市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟(jì)寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營(yíng)市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學(xué)院、濰坊市教育局、濰坊學(xué)院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。

篇6

【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；規(guī)范管理；思路；策略

高等教育已經(jīng)進(jìn)入新的發(fā)展時(shí)期，高職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)應(yīng)用型人才的任務(wù)。在高職院校的各項(xiàng)管理中，人事檔案管理需要從系統(tǒng)上進(jìn)行架構(gòu)才能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校人事管理的升級(jí)型發(fā)展。人才戰(zhàn)略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導(dǎo)，在發(fā)揮高職院校人事檔案管理優(yōu)勢(shì)的時(shí)候，既要沿用傳統(tǒng)的方式，又要進(jìn)行新的創(chuàng)造。利用互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理是新時(shí)期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學(xué)校的整體規(guī)劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進(jìn)行考量，更要從細(xì)致上進(jìn)行推進(jìn)。人事檔案管理以培養(yǎng)人才為發(fā)展目標(biāo)，以構(gòu)建起人才培養(yǎng)的多渠道建設(shè)為發(fā)展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術(shù)上的提升，才能夠適應(yīng)新時(shí)期高等教育的發(fā)展。

一、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展給予了檔案管理新的方式，在眾多領(lǐng)域中，工作的管理方式都發(fā)生了變化。在人事檔案管理中，數(shù)字化管理系統(tǒng)得到發(fā)展，人事檔案的信息化技術(shù)有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數(shù)據(jù)化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規(guī)范，人事檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化發(fā)展的重要目標(biāo)。在人事檔案管理中做好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實(shí)踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨(dú)立性，人事檔案管理需要注重各個(gè)流程之間的銜接，在強(qiáng)化系統(tǒng)思維發(fā)展的前提下，正確實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規(guī)范化管理要求，檔案的價(jià)值、檔案的保護(hù)、檔案的安全性以及各項(xiàng)檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行。各項(xiàng)具體工作需要解決人事檔案的核心問(wèn)題，各項(xiàng)具體工作要多方面注意細(xì)節(jié)的管理。

二、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思路與策略

（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新時(shí)要保證其安全性和可靠性。操作系統(tǒng)在更新過(guò)程中保證其穩(wěn)定性，如果是不成熟的系統(tǒng)就容易使檔案管理系統(tǒng)陷入信息不安全的境地。信息數(shù)字化管理系統(tǒng)架構(gòu)操作技術(shù)能夠有效提高管理能力，在具體執(zhí)行方面的融合操作技術(shù)的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實(shí)施技術(shù)管理的過(guò)程中，管理系統(tǒng)具有仿真安全性，也就是說(shuō)在進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，保存的信息需要更高級(jí)別的軟件進(jìn)行維護(hù)?；A(chǔ)檔案信息不容易復(fù)制，系統(tǒng)的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅(jiān)持技術(shù)更新，在規(guī)范檔案管理過(guò)程中，提升學(xué)校的管理水平，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的多重價(jià)值。在發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，人事檔案信息數(shù)字化管理要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識(shí)和信息數(shù)字化技術(shù)，高職院校在發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個(gè)方面強(qiáng)化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進(jìn)高校的快速發(fā)展?，F(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的重要優(yōu)勢(shì)就是對(duì)于計(jì)算機(jī)軟硬件的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)移，檔案的信息化管理可以呈現(xiàn)出新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案管理可以有效應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理問(wèn)題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統(tǒng)技術(shù)方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術(shù)要求時(shí)，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統(tǒng)要與數(shù)據(jù)進(jìn)行有效對(duì)接，保證信息系統(tǒng)的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發(fā)展運(yùn)行的過(guò)程中信息量存儲(chǔ)載體較大，對(duì)信息的完整性和真實(shí)性要求很高，操作系統(tǒng)依托安全設(shè)計(jì)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整體數(shù)據(jù)化的管理，數(shù)據(jù)信息能夠符合各類(lèi)管理要求。

（二）實(shí)施人事檔案專(zhuān)業(yè)化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標(biāo)為研究核心，對(duì)人事檔案的管理要尊重人才的基礎(chǔ)信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對(duì)檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確的傳輸，大量的人事管理信息具有時(shí)效性，需要在管理過(guò)程中根據(jù)不同的時(shí)段進(jìn)行更新和完善。人事檔案管理采取動(dòng)態(tài)化的管理模式適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理上要建立起多種技術(shù)融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起到基礎(chǔ)性的作用，也能夠通過(guò)人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長(zhǎng)的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發(fā)展和建設(shè)為目標(biāo)。新時(shí)期高職院校人才管理理念更新具有重要價(jià)值，在檔案管理中運(yùn)用新知識(shí)和新理論開(kāi)闊眼界指導(dǎo)工作，使高職院校的人事發(fā)展管理工作能夠按照新規(guī)定和新方法去執(zhí)行。學(xué)校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識(shí)，在實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理中，政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)都要以現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)人事工作的實(shí)際情況指導(dǎo)檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候，要充分重視人員隱私權(quán)，建立專(zhuān)業(yè)化的管理模式，擁有專(zhuān)業(yè)性的管理人才，將新的檔案內(nèi)容不斷充實(shí)到檔案信息資料中，實(shí)踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現(xiàn)。

（三）對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點(diǎn)解決文件立卷歸檔的實(shí)效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點(diǎn)，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護(hù)卷宗的完整性。檔案在形成的過(guò)程中，需要按照規(guī)范化管理的方式實(shí)施，需要著重注意的問(wèn)題要進(jìn)行及時(shí)整理。人事檔案在新的發(fā)展時(shí)期就要求進(jìn)行數(shù)字信息化管理，依托計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，利用檔案管理數(shù)字化建設(shè)，建立與之相匹配的管理模式。強(qiáng)化應(yīng)用軟件操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息的檢索方面的能力，強(qiáng)化技術(shù)基礎(chǔ)，保障應(yīng)用準(zhǔn)確。根據(jù)不同的人才進(jìn)行檔案劃分，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立健全完善電子檔案建設(shè)。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等方面內(nèi)容，核查鑒定教職工工作實(shí)績(jī)。例如人事部門(mén)做出的結(jié)論鑒定和考核結(jié)果等。在電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的過(guò)程中做好銜接。人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)利用數(shù)字信息服務(wù)來(lái)提高人事檔案的工作質(zhì)量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

篇7

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫(kù)信息量不足，數(shù)據(jù)真實(shí)性不高，質(zhì)量低下，嚴(yán)重降低了數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；其次，大部分單位的職稱(chēng)評(píng)審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫(kù)通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)高度的資源共享，因此便無(wú)法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)；最后，數(shù)據(jù)庫(kù)本該屬于動(dòng)態(tài)的過(guò)程，但由于相關(guān)人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法真實(shí)反映客觀情況等問(wèn)題。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑

（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度

各單位要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進(jìn)最新的軟件系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)符合自身發(fā)展需要的專(zhuān)門(mén)檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱(chēng)評(píng)審、人員聘用以及調(diào)動(dòng)升遷等方面的重要作用，為實(shí)現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以每個(gè)人名分設(shè)一個(gè)人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱(chēng)和檔號(hào)等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點(diǎn)，姓名和檔號(hào)是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來(lái)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，要循序漸進(jìn)，逐步開(kāi)展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行重點(diǎn)科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類(lèi)別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實(shí)現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫(kù)。再次，加快基本內(nèi)容信息庫(kù)建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類(lèi)別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個(gè)目錄的基本信息加以歸納。采用專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫(kù)，不斷拓展檔案查閱和開(kāi)發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專(zhuān)題信息庫(kù)建設(shè)。將副高以上職稱(chēng)的人員基本信息進(jìn)行匯總，建立專(zhuān)門(mén)信息庫(kù)；將榮獲省市級(jí)殊榮人員的基本信息進(jìn)行匯總，建立獲獎(jiǎng)人員信息庫(kù)；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進(jìn)行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫(kù)，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶?zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)人事檔案工作人員需要長(zhǎng)時(shí)期的知識(shí)積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊(duì)伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)考慮問(wèn)題，確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)同人事檔案干部的交流與互動(dòng)，及時(shí)解決他們工作和生活中遇到的問(wèn)題，讓他們安心工作，全力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

篇8

【關(guān)鍵詞】社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期；人事檔案管理；制度改革與創(chuàng)新

我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶(hù)籍以及土地所有制等為代表的社會(huì)身份登記制度。然而在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對(duì)于個(gè)人的信息獲取還做不到“快、精、準(zhǔn)”。另一方面，人才流動(dòng)的頻率越來(lái)越頻繁，事業(yè)機(jī)關(guān)單位引進(jìn)企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)象越來(lái)越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動(dòng)，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實(shí)性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國(guó)人力資源管理工作的正常有序進(jìn)行。因此人事檔案管理制度改革勢(shì)在必行。

一、當(dāng)前人事檔案管理制度存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會(huì)活動(dòng)等各項(xiàng)內(nèi)容的信息材料，均是以個(gè)人為單位保存下來(lái)的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及企事業(yè)等機(jī)構(gòu)考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國(guó)家規(guī)定對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔以及管理利用的過(guò)程。當(dāng)前很多人對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了一些認(rèn)知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展人口流動(dòng)的次數(shù)越來(lái)越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來(lái)了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當(dāng)今信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域。但是人事檔案信息化建設(shè)的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過(guò)去的紙質(zhì)檔案記錄，只對(duì)部分人事檔案實(shí)現(xiàn)了電子化管理，對(duì)于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒(méi)有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫(kù)，這在很大程度上導(dǎo)致人事檔案信息的利用率低，沒(méi)有發(fā)揮出人事檔案管理應(yīng)有的作用。

二、社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對(duì)一個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄，加強(qiáng)人事檔案管理工作是為了更好地維護(hù)事業(yè)單位人才的合法權(quán)益。針對(duì)當(dāng)前人們對(duì)人事檔案管理工作方面存在的認(rèn)識(shí)偏差，人事檔案管理部門(mén)必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對(duì)人事檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)人事檔案管理資源的收集、保管、開(kāi)發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進(jìn)掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)備，為人事檔案的數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門(mén)別類(lèi)存儲(chǔ)好，進(jìn)而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國(guó)家對(duì)于干部人事檔案必審、個(gè)人事項(xiàng)報(bào)告必核，注重對(duì)干部實(shí)際工作能力的考察，進(jìn)而全面選擇那些專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)思想過(guò)硬的行家，但為了確保人事檔案的真實(shí)性和可靠性，人事檔案管理人員必須對(duì)所有檔案信息資料進(jìn)行摸底與核實(shí)，為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及企事業(yè)用人單位提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)參考。

（三）將人事檔案管理納入個(gè)人信用體系的建設(shè)中。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的不斷建立，事業(yè)單位也進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開(kāi)始逐漸市場(chǎng)化。在當(dāng)下社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案還應(yīng)該與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的個(gè)人信用體系聯(lián)系起來(lái)，將個(gè)人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實(shí)反映出來(lái)，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會(huì)保障局正在積極探索人社信用體系建設(shè)，將社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案管理納入到社會(huì)信用體系中，并制定了《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)中開(kāi)展社會(huì)信用體系建設(shè)試點(diǎn)實(shí)施意見(jiàn)》，要求全市人才交流服務(wù)中心，加快信用體系建設(shè)，制定信用信息目錄以保護(hù)個(gè)人資料，推廣職業(yè)信用報(bào)告以加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)個(gè)人信用體系建設(shè)以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國(guó)人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設(shè)、建立多元化管理模式讓我國(guó)人事檔案管理符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展要求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曲方.論社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì),2016(26):1546.

篇9

摘 要 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個(gè)極其重要的組成部分，可以為醫(yī)院管理者提供有效可靠的依據(jù)，對(duì)醫(yī)院的改革發(fā)展具有重要意義。運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法進(jìn)行改進(jìn)，建立全面、真實(shí)、詳細(xì)、連續(xù)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),并實(shí)現(xiàn)資料共享和快速檢索，可以快速準(zhǔn)確的完成人事信息的數(shù)據(jù)處理，減輕人事檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，保證了人事檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而提高信息利用的效率。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 人事檔案管理 信息系統(tǒng)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事各項(xiàng)工作中形成的具有重要價(jià)值的文字、圖表、錄音錄像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作正常運(yùn)行的可靠依據(jù)和有效參考。當(dāng)前，隨著醫(yī)療制度改革日益深化，醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨諸多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院應(yīng)積極將檔案管理和信息化有機(jī)地結(jié)合起來(lái),有效地發(fā)揮檔案工作在人事管理的重要作用。醫(yī)院人事檔案管理傳統(tǒng)手段向信息化處理轉(zhuǎn)變,這是醫(yī)院人事檔案的管理走向現(xiàn)代化是一個(gè)必然的趨勢(shì)。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人工操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力

醫(yī)院人事檔案主要記載著醫(yī)院工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。以往人工操作需要轉(zhuǎn)抄，人為差錯(cuò)不可避免，一旦轉(zhuǎn)抄錯(cuò)誤，就會(huì)需要很多繁瑣的人工程序來(lái)彌補(bǔ)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。手工操作的材料容易破壞，不利于管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。而數(shù)字化醫(yī)院的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了方便快捷的條件。

（二）人事檔案管理資料利用度不夠

醫(yī)院人事檔案管理大多注重保管而不能有效利用，這樣就需要大量的場(chǎng)地和場(chǎng)所，無(wú)形中增大了開(kāi)支，不利于開(kāi)源節(jié)流。加上隔一段時(shí)間就會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行整理或查閱，容易造成磨損。

（三）檔案管理信息化程度較低

醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，相對(duì)落后于臨床科室。信息基礎(chǔ)較為薄弱，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展。手工操作已經(jīng)成了醫(yī)院人事檔案管理的“瓶頸”。

二、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)潮流,建立和完善信息化人事檔管理系統(tǒng), 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院的各種信息進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供便利，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供有力的保障。筆者認(rèn)為建立和完善人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:

（一）要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)

加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。現(xiàn)在大部分人事系統(tǒng)均來(lái)源于醫(yī)院信息系統(tǒng)的附加功能,功能單一,只對(duì)為員工基本檔案信息進(jìn)行管理,諸如繼續(xù)教育等新制度均沒(méi)有提供支持,系統(tǒng)沒(méi)有及時(shí)提供升級(jí),往往對(duì)這樣的新制度用手工做處理,日復(fù)月累,人事系統(tǒng)變成擺設(shè)。很多醫(yī)院出于經(jīng)濟(jì)效益的考慮沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用的軟件系統(tǒng),更不要說(shuō)自己開(kāi)發(fā),這樣耗時(shí)耗力。面對(duì)人事部門(mén)日益膨脹的工作需求,必須自主開(kāi)發(fā)一套系統(tǒng),為人事部門(mén)提供一個(gè)高效、可靠、成本低可持續(xù)的管理平臺(tái)。

（二）要增強(qiáng)安全意識(shí)

數(shù)字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒、保密性等因素的困擾影響，檔案管理人員應(yīng)時(shí)時(shí)防范，提高警惕，具備較高的業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)網(wǎng)路安全性教育，對(duì)高度保密的資料不可泄露，必要時(shí)加密防護(hù)。定期清理計(jì)算機(jī)，按時(shí)殺毒，使數(shù)字化信息系統(tǒng)正常運(yùn)行。要建立有效的管理制度要保障數(shù)字化信息的安全、規(guī)范，必須在建立規(guī)章制度的約束下進(jìn)行，以此保障網(wǎng)絡(luò)的“平靜”。使用安全性技術(shù)手段一方面保障基礎(chǔ)的硬件設(shè)施建設(shè)，以減少硬件故障帶來(lái)的損失。另一面，要及時(shí)將先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)等應(yīng)用于其中，確保數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)和傳輸安全，使其有效對(duì)抗病毒和黑客的攻擊。

（三）要重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)

人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到以下幾點(diǎn)：一是要做到信息錄入完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護(hù)才能順利進(jìn)行;二是要做到信息錄入準(zhǔn)確,只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)才會(huì)有意義；三是培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí),要派專(zhuān)門(mén)管檔人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。

（四）要提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對(duì)檔案分類(lèi)、甄別、裝訂、檢索等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，同時(shí)還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)操作、信息檢索以及統(tǒng)計(jì)分析等方面的知識(shí)技能，可以說(shuō)信息化社會(huì)的檔案管理人員是復(fù)合型人才，需要在工作中不斷學(xué)習(xí)、補(bǔ)充，逐步提高檔案管理的業(yè)務(wù)技能。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的重要的信息資源,醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，把信息系統(tǒng)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變,大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,更好的為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各項(xiàng)工作的開(kāi)展及時(shí)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和信息。因此,建立計(jì)算機(jī)人事管理信息系統(tǒng)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然趨勢(shì)。隨著人才開(kāi)發(fā)管理的加強(qiáng),我們一定要努力創(chuàng)造條件,促進(jìn)使用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化,使人事檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳安愷.綜合醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理的探討/現(xiàn)代商業(yè)/2009(26).

篇10

現(xiàn)行人事檔案制度從某種程度上限制了人才的流動(dòng)與競(jìng)爭(zhēng)，不利于形成合理的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，也不利于實(shí)現(xiàn)人力資源配置的市場(chǎng)化。人事檔案管理工作必須積極應(yīng)變圖新，建立與現(xiàn)代人力資源管理相適應(yīng)的人事檔案制度。

一、完善信息內(nèi)容，調(diào)整傳統(tǒng)形式提升時(shí)代價(jià)值，增加現(xiàn)代功能

無(wú)論是政府部門(mén)考核、任免或招聘公務(wù)員，還是企業(yè)招聘、管理或選拔人才，都不能忽略人事檔案的作用。當(dāng)前，人事檔案利用者的類(lèi)型、范圍以及利用目的的多樣性，導(dǎo)致人事檔案的利用范圍、利用內(nèi)容發(fā)生擴(kuò)大和轉(zhuǎn)移。而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，條目單一，籠統(tǒng)記載著大量陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷資料，不能真實(shí)客觀地提供一個(gè)人最新的素質(zhì)能力信息，不能成為用人單位廣納群賢的依據(jù)。因而很多單位已不再依據(jù)人事檔案去取舍人才，檔案被扣人才依然可以自由流動(dòng)，“棄檔”事件時(shí)有發(fā)生。因此，我們應(yīng)該根據(jù)社會(huì)發(fā)展對(duì)人事檔案的新要求，從以下三個(gè)方面對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充：

首先，完善和簡(jiǎn)化人事檔案的靜態(tài)信息內(nèi)容。人事檔案的靜態(tài)內(nèi)容主要是指?jìng)€(gè)人自然情況、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等已經(jīng)固定的信息內(nèi)容。這些信息內(nèi)容是一個(gè)人的基本情況，需要完善和簡(jiǎn)化。完善其內(nèi)容，就是要提高這些信息材料的準(zhǔn)確性和完整性，避免材料的重復(fù)收集；簡(jiǎn)化其內(nèi)容，就是對(duì)這些信息材料進(jìn)行濃縮化處理，剔除無(wú)保存價(jià)值的材料，保存有重大信息價(jià)值的材料。

其次，定期補(bǔ)充登記個(gè)人檔案的動(dòng)態(tài)信息。傳統(tǒng)的人事檔案重歷史輕現(xiàn)實(shí)，使得人事檔案不能全面、及時(shí)地記錄和反映一個(gè)人的近況。作為社會(huì)人，必然會(huì)不斷產(chǎn)生有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的新的檔案文件，實(shí)行定期補(bǔ)充登記制度，有利于維護(hù)人事檔案的時(shí)效性。

第三，根據(jù)時(shí)代的要求，有選擇地增加新的人事檔案信息內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案記錄的只是一些個(gè)人的簡(jiǎn)單經(jīng)歷，反映不出個(gè)人的特長(zhǎng)和專(zhuān)長(zhǎng)，以及此人的信譽(yù)程度。在當(dāng)今人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的形勢(shì)下，這樣的人事檔案不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評(píng)價(jià)。這就需要我們認(rèn)真分析形勢(shì)，有針對(duì)性地?cái)U(kuò)大人事檔案所承載的信息量，以強(qiáng)化其信息功能。比如為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)全面考察人才的需要，可建立業(yè)績(jī)檔案和個(gè)人信用檔案。業(yè)績(jī)檔案主要是指對(duì)個(gè)人近期工作情況的完整反映，包括在單位的工作成績(jī)、對(duì)單位的貢獻(xiàn)和個(gè)人能力等內(nèi)容，有不少單位已經(jīng)建立起人才的業(yè)績(jī)檔案，取得了一定的效果。個(gè)人信用檔案是指?jìng)€(gè)人在各種社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的誠(chéng)信記錄。據(jù)報(bào)道，上海市人才服務(wù)中心正在探索建立能夠反映本人個(gè)性特點(diǎn)和專(zhuān)業(yè)能力的人才技術(shù)檔案，其內(nèi)容主要包括人才職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽(yù)等內(nèi)容，并準(zhǔn)備全部上網(wǎng)，對(duì)外按照使用權(quán)限開(kāi)放。這也是人事檔案管理工作進(jìn)行的一次有益的嘗試。

二、探索建立集約化、開(kāi)放化和社會(huì)化的人事檔案管理新模式

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)一步推動(dòng)了人才流動(dòng)，也淡化了人事檔案政治性、神秘化的色彩。傳統(tǒng)的人事檔案制度是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，是以控制人、制約人為出發(fā)點(diǎn)的控制性管理，強(qiáng)調(diào)“人檔不分”、“檔隨人走”。在人才自由流動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)的今天，傳統(tǒng)人事檔案管理模式逐漸變?yōu)槿瞬虐l(fā)展與流動(dòng)的障礙。因此，變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的“單位人”為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的“社會(huì)人”，建立人事制度，實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理，是人事檔案社會(huì)化管理的發(fā)展方向。據(jù)有關(guān)人士透露，目前全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15．4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為保管了約330萬(wàn)份人事檔案，這正說(shuō)明了社會(huì)對(duì)檔案社會(huì)化專(zhuān)業(yè)管理模式的需求。特別是國(guó)有大中型企業(yè)改制分離過(guò)程中，人事檔案的歸屬也是一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)和棘手的問(wèn)題。例如，北京住總集團(tuán)成立了住總?cè)瞬欧?wù)中心，為改制分離的小企業(yè)進(jìn)行人事、代存檔案等業(yè)務(wù)，取得良好效果。

因此，設(shè)立一種集約化、開(kāi)放化和社會(huì)化的新型人事檔案管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)――人事文件中心是當(dāng)前建立人事檔案管理新模式的主要途徑。它既有文件中心的一般功能，也因館藏特定內(nèi)容而具有特定的服務(wù)對(duì)象。無(wú)論是政府系統(tǒng)的人事文件中心，還是商業(yè)性的人事文件中心，在操作模式上都不乏可行性。前者可由政府部門(mén)分地區(qū)、分系統(tǒng)統(tǒng)籌設(shè)置，由同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門(mén)監(jiān)控。后者需要的條件比較復(fù)雜，在政策允許、條件成熟時(shí)也可建立。個(gè)人或單位可委托中心保管個(gè)人或其員工的人事檔案，按期交納一定的保管費(fèi)用。用工單位利用人事文件中心保管的檔案成功招聘到了人才，也必須向人事文件中心交納一定傭金。人事文件中心的管理人員隨時(shí)滿(mǎn)足檔案所有者或移交單位的使用需求，還可通過(guò)開(kāi)發(fā)人才信息資源來(lái)為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才服務(wù)。

三．運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

人事檔案管理部門(mén)應(yīng)逐步探索實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，建立開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。主要從以下三個(gè)方面入手。

首先，加快人事檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化信息管理遞進(jìn)的基礎(chǔ)是從紙質(zhì)資源管理到電子信息處理的轉(zhuǎn)變。即通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化輸入、處理和輸出，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)、有序管理。

其次，加速高新科技的應(yīng)用。要提高人事檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率，發(fā)揮其更大的作用，就必然要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，建立一個(gè)全國(guó)范圍內(nèi)的開(kāi)放式的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)，成為社會(huì)共享的人才信息庫(kù)。

第三，要加快新型管理人才的培養(yǎng)和配備。人事檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)人事檔案工作者提出了更高的要求，除了愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)等基本素質(zhì)外，更強(qiáng)調(diào)信息開(kāi)發(fā)能力和社會(huì)服務(wù)意識(shí)。而只有這樣才能保障人事檔案管理現(xiàn)代化的最終實(shí)現(xiàn)。