導語：如何才能寫好一篇采購檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[論文關(guān)鍵詞]高等學校；采購；檔案管理

根據(jù)《政府采購法》相關(guān)規(guī)定，高校在一定規(guī)定金額和范圍之內(nèi)可以自主招標，招標涉及貨物、工程、服務等項目，招標過程中會產(chǎn)生招投標文件、評標資料以及合同等相關(guān)檔案，種類繁多，數(shù)量會因投標單位的數(shù)量而變化，總量龐大。招標檔案是學校的建設(shè)過程中的重要資料，是后期的項目實施、驗收的依據(jù)，也是高校權(quán)益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標檔案的科學管理對高校的規(guī)范管理和全面發(fā)展有著舉足輕重的作用和重大意義。

一、高校采購檔案管理中存在的問題

（一）檔案機構(gòu)與采購職能脫節(jié)

目前大多數(shù)高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結(jié)果產(chǎn)生后即表示招標工作已經(jīng)完成。而各級領(lǐng)導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質(zhì)性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。

（二）采購檔案的信息化程度不高

由于編制、開發(fā)計算機管理檔案軟件的大多數(shù)是計算機專業(yè)人員，他們對檔案管理中的一些特殊規(guī)律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術(shù)的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質(zhì)資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權(quán)限和時效性，在規(guī)定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質(zhì)形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入，更談不上專業(yè)軟件管理。

（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度

有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據(jù)現(xiàn)有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規(guī)章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規(guī)范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統(tǒng)一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現(xiàn)象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質(zhì)量不高。

（四）采購檔案保存存在安全隱患

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數(shù)據(jù)。電子文件的存儲材料容易受材料變質(zhì)和外來磁場的影響導致數(shù)據(jù)被破壞，造成數(shù)據(jù)的丟失。由于計算機系統(tǒng)出錯造成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)故障；錄入或更新的數(shù)據(jù)不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數(shù)據(jù)非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數(shù)字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質(zhì)檔案大的多。

二、改進高校采購檔案管理的建議

（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業(yè)管理人員

招標檔案工作對于高校的權(quán)益保障有著至關(guān)重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領(lǐng)導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩(wěn)定性。專職工作人員應利用現(xiàn)有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現(xiàn)有招標相關(guān)檔案，并對照歸檔范圍進行系統(tǒng)的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。

（二）加大采購檔案的信息化程度

檔案是一種信息產(chǎn)品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發(fā)編制檔案檢索管理系統(tǒng)。此外，在服務技能上要有自動控制技術(shù)等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監(jiān)控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發(fā)編制檔案檢索系統(tǒng)的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統(tǒng)檢索方法的實現(xiàn)可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發(fā)利用或者利用學校人才資源開發(fā)簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構(gòu)需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實行業(yè)務、技術(shù)標準化上協(xié)調(diào)一致，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。

（三）完善采購檔案的專項管理制度

高校招標檔案資源建設(shè)涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統(tǒng)工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和保證就是建立健全檔案管理規(guī)章制度。

建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據(jù)學校設(shè)置招標組織的情況制定招標檔案管理規(guī)章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監(jiān)督，同時設(shè)定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續(xù)性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規(guī)范化。

（四）構(gòu)建采購檔案的保密及安全防護體系

招標過程中每一個信息對于招投標雙方的公平都是至關(guān)重要的。關(guān)系著招標后項目合同的簽訂、項目的實施驗收以及糾紛處理。隨著招標的結(jié)束，合同的簽訂、項目的實施及驗收陸續(xù)進行，包括可能出現(xiàn)的糾紛事宜，招標檔案是這一切工作的基礎(chǔ)，學校合法權(quán)益的重要保障，是具有重要價值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關(guān)的操作程序。同時，根據(jù)電子檔案特點和網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)的特點，其安全防護也應綜合使用各種安全防護措施，構(gòu)建立體化的安全防護體系。包括設(shè)立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權(quán)系統(tǒng)的侵入；安裝加固軟件，防止對系統(tǒng)安全構(gòu)成的威脅。檔案信息網(wǎng)絡主要是學校內(nèi)部局域網(wǎng)，其網(wǎng)絡上運行有大量的密級信息，除安裝各種網(wǎng)絡安全防護軟件外，還應對網(wǎng)絡的安全運行情況進行檢測。為了確保信息的完整、準確，必須進行數(shù)據(jù)備份，并脫機保存到其他介質(zhì)上，以防止數(shù)字信息的丟失或更改。

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1 新時期的政府采購檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現(xiàn)的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業(yè)的管理知識培訓，掌握檔案管理專業(yè)知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據(jù)電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發(fā)展，檔案管理員的計算機錄入知識已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結(jié)構(gòu)老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設(shè)其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說到底還是因為政府統(tǒng)一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構(gòu)采購檔案的規(guī)范性差、開發(fā)性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡建設(shè)形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構(gòu)甚至會出現(xiàn)將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國家?guī)韲乐氐膿p失。信息技術(shù)在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準確性與安全性。

2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優(yōu)勢和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統(tǒng)檔案這種費時費力的管理已經(jīng)相當落后，不能適應社會發(fā)展的需求。

2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術(shù)檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢；

（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關(guān)檔案的維護，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構(gòu)而言，將會實現(xiàn)全國性教育平臺的構(gòu)建，同時實現(xiàn)學校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術(shù)能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計算機為基礎(chǔ)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡平臺提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。

3 新時期政府采購檔案信息化管理的創(chuàng)新對策

3.1 加強管理意識

提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因為只有扭轉(zhuǎn)管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎(chǔ)。這種管理意識包括管理員的現(xiàn)代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡計算為依托，實現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實現(xiàn)自動化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網(wǎng)絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實現(xiàn)采購檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產(chǎn)培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

加強檔案工作的規(guī)范化管理，實現(xiàn)檔案管理標準的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問題，實現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對兩者之間的特點，制定符合現(xiàn)實的管理規(guī)章制度。

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【論文摘要】采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作是采供血機構(gòu)人力資源管理的重要組成部分之一，是一項必須受到重視的工作。本文通過對采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作的特點和存在的問題，以及工作要點來分析說明做好采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作的方式方法。

二十一世紀是一個信息全面覆蓋與科學技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息化已成為推動時代進步的主流。采供血機構(gòu)也不能例外，它的各類信息均需要進行篩選、整理、分類以及保存，保存形式就是檔案管理。為適應輸血醫(yī)學的發(fā)展與進步的需要，滿足我國現(xiàn)代醫(yī)學科技的不斷發(fā)展與保障人民生命健康的需求，對采供血從業(yè)人員的資質(zhì)要求也不斷提高。因此繼續(xù)教育就成為提升現(xiàn)代社會中采供血機構(gòu)從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)，從而使其更加符合現(xiàn)代醫(yī)學水平不斷進步發(fā)展的一種非常必要的方法和手段。但是由于現(xiàn)階段采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的方式方法依然還部分沿襲著傳統(tǒng)的方式來進行，這就讓采供血機構(gòu)的繼續(xù)教育檔案管理工作有隨時代前進的步伐做出改進的必要。

1采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的優(yōu)勢

采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理的特點決定了它現(xiàn)代化辦公的眾多優(yōu)勢。

1.1采用網(wǎng)上申報的流程，能夠讓需要填寫申報表的專業(yè)人員在網(wǎng)上就處理好申報的材料，然后通過網(wǎng)絡申報，等待各級主管部門審核，審核后合格的就可以存檔并公布。這種設(shè)計好處在于各級管理人員能夠?qū)訉影殃P(guān)，確保了繼續(xù)教育項目申報的質(zhì)量。

1.2申報時段明確。能夠讓項目申報人明確地知道申報的時段，尤其是明確了截止的時間，讓項目申報人不會因為截止時間不明確而造成延誤，減低工作失誤的可能。

1.3申報項目的情況能夠及時被項目申報人了解。特別是未能通過的項目，因繼續(xù)教育申報系統(tǒng)提供查詢功能，項目申報人可以明確得知申報項目未通過的原因。

1.4采用電子檔申報。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢。

1.5由于廣泛采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，各類繼續(xù)教育項目的申報和批準都能夠公開，全國采供血機構(gòu)的同行都能夠查詢到相關(guān)繼續(xù)教育項目的信息，便于繼續(xù)教育工作的開展，促進了全國各采供血機構(gòu)的交流與合作。

1.6便于管理，隨著現(xiàn)階段輸血醫(yī)學的不斷發(fā)展進步，對采供血機構(gòu)從業(yè)人員的要求也不斷提高，比如，每年的繼續(xù)教育學時必須達標（75學時/年）就是最佳體現(xiàn)。繼續(xù)教育檔案管理的電子化可以便于合理安排采供血機構(gòu)各類專業(yè)人員參加相關(guān)培訓，從而有效避免重復培訓或者未參加相關(guān)培訓等問題。

2采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作存在的問題

2.1工作人員對繼續(xù)教育檔案管理工作沒有認真對待，需要全體從業(yè)人員在整個工作的各個環(huán)節(jié)的共同參與和支持。對于各類培訓的原始文件、培訓教材、學分記錄、考試成績和相關(guān)文書等材料的收集等工作，是需要相關(guān)工作員工來配合進行的。如工作人員敷衍，將會造成檔案的缺失或使用壽命降低。

2.2檔案管理人員的業(yè)務能力仍需加強.檔案管理人員缺少檔案管理所需要的專業(yè)素質(zhì)和技能。

3檔案管理的工作建議

3.1要做好采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案工作，首先還是要在前期工作上下功夫。對于檔案材料的收集工作要有足夠的重視。只有完整、規(guī)范的材料才能夠讓檔案的系統(tǒng)性得到體現(xiàn)。也就是說，材料的完整和規(guī)范是做好繼續(xù)教育檔案管理工作的前提。首先，要對繼續(xù)教育檔案的對象進行明確。最主要的是將材料中有價值值得保存的部分整理出來，進行統(tǒng)一的保存形成檔案。其次需要對材料進行規(guī)范。材料的來源很廣，因此形式很多。而繼續(xù)教育檔案的目的就是要形成統(tǒng)一的格式來方便管理。因此需要將收集到的材料進行歸類整理，規(guī)范后才能進行下一步工作。而且，平時就要有材料收集的意識，只有形成了這種意識，才能保證材料的完整性。 轉(zhuǎn)貼于

3.2檔案的形成形式要方便查閱。制作繼續(xù)教育檔案的目的就是要在事件發(fā)生過后的很長一段時間里，能夠通過繼續(xù)教育檔案的情況記錄，對采供血機構(gòu)繼續(xù)教育中的各類事件進行還原，通過繼續(xù)教育檔案的記錄，能夠真實地反應繼續(xù)教育工作的原貌。參加繼續(xù)教育的各類工作人員專業(yè)分類繁雜，參加的各門類項目也很多，這就給繼續(xù)教育檔案管理的工作帶來一定的難度。因此，繼續(xù)教育檔案管理不應該按照繼續(xù)教育的內(nèi)容來進行分類。我們通常按照時間來進行分類。在同一時間段中，又細分為管理、學籍和學習內(nèi)容三個內(nèi)容。三種材料的組卷不同，但又可以保持內(nèi)部聯(lián)系。通過某一部分的查詢也可以找到其他的相關(guān)資料，能夠給查詢的人員提供完整的資料數(shù)據(jù)。

3.3采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理要在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)進行。只有在繼續(xù)教育的全部環(huán)節(jié)都進行，才能保證繼續(xù)教育材料的完整性，這個因素是保證檔案管理工作順利進行的前提。在繼續(xù)教育的全程中都進行檔案管理，可以讓教學內(nèi)容真實有效地反應在檔案中，方便后期的整理和查詢。

4結(jié)語

采供血機構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理工作非常重要，要做好這項工作就需要有相關(guān)領(lǐng)導足夠的重視，系統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)，以及專業(yè)的檔案管理人員共同的努力。做好了繼續(xù)教育檔案管理工作，就能夠讓采供血機構(gòu)從業(yè)人員整體業(yè)務素質(zhì)和水平得到很大提高。

參考文獻

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篇4

前言

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，隨著醫(yī)療服務水平的提高，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量不斷增加，相應的檔案管理工作也受到廣泛關(guān)注。積極推進醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的發(fā)展不僅有助于醫(yī)院加強固定資產(chǎn)管理，同時也能更好地服務于臨床工作，展現(xiàn)醫(yī)院的綜合管理能力。

一、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從論證、申請、采購、安裝、驗收、應用、維修、保養(yǎng)、報廢等各個方面對醫(yī)療設(shè)備的檔案信息進行的全程跟蹤管理。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院開展診斷與治療工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理過程中會產(chǎn)生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。

一方面，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理本身就是醫(yī)院管理工作的組成部分。通過檔案信息的生成以及持續(xù)跟蹤，能夠及時掌握設(shè)備運行情況，提高設(shè)備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫(yī)療設(shè)備檔案信息與臨床工作有著緊密的關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)信息的分析利用至關(guān)重要，醫(yī)療設(shè)備檔案信息的生成可以為醫(yī)院臨床工作提供參考，例如設(shè)備使用頻率、故障率等信息都是醫(yī)院合理布局醫(yī)療設(shè)備、制定采購計劃、進行設(shè)備更新的依據(jù)，同時也體現(xiàn)出醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問題

第一，醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識不強。對于醫(yī)療設(shè)備的管理，建檔是一項基礎(chǔ)工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關(guān)文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對設(shè)備購置時的靜態(tài)信息進行收集，后續(xù)的動態(tài)檔案信息生成則普遍缺乏。

第二，檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備的采購成本高，設(shè)備使用周期長，且設(shè)備使用過程中要持續(xù)開展檔案管理工作，涉及多個部門的協(xié)同參與。但是在不少醫(yī)院中，由于缺乏嚴格的管理制度，醫(yī)療設(shè)備采購、管理、使用環(huán)節(jié)的檔案信息并不能及時生成，各部門對自身應承擔的責任缺乏清晰的認知，設(shè)備使用與檔案管理常發(fā)生脫節(jié)，另外相應的監(jiān)督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，不僅設(shè)備采購、驗收需要建檔，后續(xù)的使用、維護、計量、降級、報廢等各個環(huán)節(jié)也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的要求。但是醫(yī)院檔案管理仍以手工為主，尤其是對持續(xù)生成的動態(tài)檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。

第四，專業(yè)檔案管理人才不足。近年來隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院綜合實力顯著提升，醫(yī)療設(shè)備更加先進，采購數(shù)量不斷增加，醫(yī)療設(shè)備的管理和使用也向著更加精準的方向發(fā)展。但是相應的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作還未跟上步伐，現(xiàn)有?n案管理人員往往是從其他部門調(diào)任，專業(yè)知識和能力儲備不足，難以對檔案信息的真實性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。

三、加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的舉措

第一，深化對檔案管理工作的認識。國家衛(wèi)生部和財政部對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了明確的要求，醫(yī)療設(shè)備在申請購置和使用過程中都必須做好相應的檔案管理工作。因此，醫(yī)院應當深刻領(lǐng)會相關(guān)工作精神，積極轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫(yī)院臨床治療和內(nèi)部管理之間的密切關(guān)聯(lián)。同時醫(yī)院領(lǐng)導更要以身作則，在醫(yī)院內(nèi)部開展相關(guān)的宣傳教育活動，使各科室人員認識到工作的重要性，樹立起全員意識。

第二，建立健全檔案管理制度。嚴格的制度是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實施的基礎(chǔ)和保障，醫(yī)院應根據(jù)醫(yī)療市場和醫(yī)院發(fā)展的需要，制定嚴謹?shù)臋n案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責，形成崗位責任制，將醫(yī)療設(shè)備采購、使用、維護、保養(yǎng)、維修、報廢等各個環(huán)節(jié)的工作責任到人，并與相應的檔案信息生成工作對接，確保動態(tài)檔案的及時記錄。管理人員要注意檢查設(shè)備使用和維修過程中的檔案記錄，及時反饋給臨床科室參考。另外醫(yī)院還應對檔案管理工作給予監(jiān)督和考評，從而增強檔案管理人員的責任意識。

第三，加強檔案管理信息化建設(shè)。近年來醫(yī)院采購的設(shè)備數(shù)量不斷增長，醫(yī)療設(shè)備的功能以及維護要求更加復雜，使用過程中生成的信息量大，積極開展檔案管理信息化建設(shè)成為當前的一項緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進信息共享的實現(xiàn)。因此，醫(yī)院應建立功能強大的檔案管理信息系統(tǒng)，科學設(shè)計檔案信息的生成、更新、查詢、分析等功能，并結(jié)合不同部門的實際情況，設(shè)立相應的使用權(quán)限，以便于各部門在工作中隨時進行檔案信息的查詢和使用，發(fā)揮檔案信息的使用價值。

第四，組建專業(yè)人才隊伍。檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，特別是對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，本身具有動態(tài)發(fā)展的特點，設(shè)備從采購計劃制定開始到驗收使用，以及長期的維護，都需要不斷豐富檔案信息，并實現(xiàn)對檔案信息的分析利用。所以一臺設(shè)備檔案的生成只是管理工作的開始，后續(xù)還要涉及一系列專業(yè)的工作。這就要求醫(yī)院充分重視復合型人才的培養(yǎng)，吸納具備高度責任意識、檔案管理背景和一定醫(yī)學知識的專業(yè)人才，立足長遠發(fā)展，組建起高素質(zhì)的檔案管理隊伍，并定期組織相關(guān)培訓，切實通過人才素質(zhì)的提高為臨床提供幫助。

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一、綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理的部門歸屬不明。醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫(yī)院，是三級甲等醫(yī)院，目前正在使用的中大型醫(yī)療設(shè)備有1350臺，其中2015年購置中大型醫(yī)療設(shè)備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設(shè)備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫(yī)療設(shè)備前期的采購以及日常維護、保養(yǎng)屬于醫(yī)療設(shè)備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設(shè)備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調(diào)用。但在實際的醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協(xié)調(diào)，重點是未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬，沒有一個具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現(xiàn)以下情形：管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試和驗收，而對于醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設(shè)備檔案。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫(yī)院未認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，導致設(shè)備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統(tǒng)性和科學性，普遍未建立規(guī)范的、有效的規(guī)章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規(guī)范，忽視了對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，相關(guān)部門的職責分工不明確，互相推諉，醫(yī)院管理部門缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段，難以協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，造成醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫(yī)技科室，甚至造成檔案遺失的現(xiàn)象。比如未建立完整適用的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，設(shè)備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫(yī)院新購進一臺高新設(shè)備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫(yī)院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理，醫(yī)療設(shè)備檔案管理作為一項經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要技術(shù)支持和保障。

（三）設(shè)備檔案管理人員專業(yè)培訓未完善。醫(yī)院對設(shè)備檔案重視不足，認為設(shè)備檔案是一項無關(guān)緊要的工作，常常由設(shè)備維修人員或其他行政管理人員兼任設(shè)備檔案管理員，甚至沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業(yè)技術(shù)人員來擔任設(shè)備檔案管理員。由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內(nèi)容不了解、不熟悉，導致出現(xiàn)檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現(xiàn)資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫(yī)院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續(xù)不規(guī)范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續(xù)不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設(shè)備檔案的永久遺失。

二、提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的途徑

（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識。首先必須從院領(lǐng)導到具體管理人員都要從思想上認識到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫(yī)院來說，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化水平的體現(xiàn)，更是保障其長期經(jīng)營以及今后發(fā)展的重要因素。認識到設(shè)備檔案的重要性才能最大程度提高設(shè)備的使用效率，提高醫(yī)院的經(jīng)營管理水平。在醫(yī)療設(shè)備的日常使用中，設(shè)備檔案可以提供或記錄設(shè)備各方面的信息，為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現(xiàn)醫(yī)療資源的科學配置。醫(yī)療設(shè)備從最初的論證、議價、采購，到設(shè)備的調(diào)試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經(jīng)歷一個周期性的過程，整個過程與設(shè)備檔案的管理密不可分。因此，作為醫(yī)院的管理者，應該把設(shè)備檔案的管理列為醫(yī)院的重點工作之一。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集的內(nèi)容。要做好設(shè)備檔案的收集工作，保證檔案內(nèi)容的完整性，首先要明確需要收集的內(nèi)容，一般來說醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容主要源自兩個方面：一是采購過程中產(chǎn)生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據(jù)的合同書；與設(shè)備配套的相關(guān)證件、說明書、手冊等。二是設(shè)備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設(shè)備使用的效益分析等，這些都可以為后續(xù)的售后服務、維修活動以及日后購買設(shè)備提供有效的參考和依據(jù)。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫(yī)院的合法權(quán)益遭到侵害；對于設(shè)備說明的收集則是為后續(xù)的檢測和維護提供原始的技術(shù)資料支持，從而維護設(shè)備的安全、穩(wěn)定運行。當醫(yī)療設(shè)備進入報廢環(huán)節(jié)時，需要根據(jù)設(shè)備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設(shè)備的真實價值，確保資產(chǎn)的合理報廢，杜絕資產(chǎn)的流失和浪費。由此可見，醫(yī)療設(shè)備檔案與醫(yī)院的各項管理活動息息相關(guān)，日常收集過程中應注意把醫(yī)療設(shè)備在論證立項采購、安裝監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料及時、準確地收集到設(shè)備檔案中。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、法制化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)綜合性醫(yī)院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規(guī)為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循，使醫(yī)院設(shè)備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設(shè)備檔案的潛在價值，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率，為醫(yī)院的醫(yī)療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設(shè)備保養(yǎng)、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質(zhì)較高、專業(yè)能力過硬的人員來組建一支專門負責設(shè)備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫(yī)院檔案中心進行統(tǒng)籌管理，以充分協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。

（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施投入。要做好設(shè)備檔案的管理，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設(shè)施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設(shè)備檔案管理場所和設(shè)備檔案存放的庫房。其次，應配備設(shè)備檔案管理的工具，如空調(diào)、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設(shè)備檔案智能化管理系統(tǒng)，促進設(shè)備檔案管理的信息化，信息化的基礎(chǔ)硬件設(shè)施主要包括網(wǎng)絡設(shè)備、服務器、存儲設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及其他支撐設(shè)備等，同時做好軟件建設(shè)，選擇適用的設(shè)備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫(yī)院可根據(jù)本院特點來自行研發(fā)一套功能全面、使用方便的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時做好檢索設(shè)計等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統(tǒng)計分析工具，為檔案管理、數(shù)據(jù)分析提供詳細、準確的統(tǒng)計信息，以更好地為醫(yī)院工作提供便利。

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關(guān)鍵詞 漁業(yè)檔案管理；作用；問題；建議

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

隨著傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的應用進行探討。

1 檔案管理在漁業(yè)生產(chǎn)中的作用

1.1 檔案管理在選種選育中的應用

1.1.1 引種馴化。通過廣泛的天然魚類資源調(diào)查，根據(jù)養(yǎng)殖目的要求有選擇性地進行品種試養(yǎng)，確定其是否有養(yǎng)殖價值。這種方法可以較快地培育新品種。在調(diào)查中，要對天然魚類各品種進行系統(tǒng)資料記錄整理，包括魚種名稱、數(shù)量、來源地、水體水溫情況、生態(tài)情況、氣候條件等內(nèi)容。在試養(yǎng)殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚種名稱、數(shù)量、來源地、水體水溫情況、飼養(yǎng)管理情況、生長發(fā)育情況等內(nèi)容。

1.1.2 選育提高。在魚類生長發(fā)育各階段，選擇優(yōu)良性狀個體，淘汰劣質(zhì)個體，避免近親引起的退化現(xiàn)象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個體編號、出生日期、來源、譜系、生長發(fā)育、繁殖、圖片等。

1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚類進行雜交，利用雜交優(yōu)勢產(chǎn)生所需的新品種。在雜交遺傳培育過程中，要詳細做好相關(guān)性狀的數(shù)據(jù)記錄及資料收集保存。

1.2 檔案管理在魚料研究中的應用

漁業(yè)養(yǎng)殖的規(guī)?；?、集約化發(fā)展，在一定程度上促進了魚用飼料的研究和工廠化生產(chǎn)，檔案管理在魚料研究中有重要作用。

1.2.1 魚料原料品種情況調(diào)查。魚料在養(yǎng)殖生產(chǎn)中占50%以上成本。因此，對魚料原料品種情況的調(diào)查了解、檢測分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚料生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。如果沒有各原料品種的基礎(chǔ)檔案，比如含水量、粗蛋白質(zhì)、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學合理的魚料配方，就無法滿足魚類生長發(fā)育的需要，甚至造成魚料營養(yǎng)浪費[1-2]。

1.2.2 魚料原料或添加劑的采購與使用。魚料原料或添加劑生產(chǎn)供應方必須備有各種魚料原料或添加劑的質(zhì)量清單檔案。魚料原料或添加劑采購方在采購各種魚料原料或添加劑時，必須向原料方索取相關(guān)質(zhì)量清單，同時采樣檢測是否符合質(zhì)量清單標注的指標，確認后方可采購，這樣才能確保采購的魚料原料或添加劑的質(zhì)量與使用安全。

1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據(jù)各魚類品種不同生長階段的營養(yǎng)需要，在充分了解掌握魚料原料成分的基礎(chǔ)上，經(jīng)過科學合理搭配而成的全營養(yǎng)魚料，這一過程離不開建立或查閱相關(guān)檔案。

1.3 檔案管理在魚料生產(chǎn)、銷售與使用中的應用

每生產(chǎn)一批魚料都必須建立有營養(yǎng)成分比例、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、添加有保健藥物的休藥期、使用說明等檔案。銷售過程中必須建立有進出庫時間和數(shù)量、保質(zhì)期、客戶名稱地址等檔案。使用過程中必須建立有采購日期、保質(zhì)期、使用數(shù)量和效果等檔案。

1.4 檔案管理在魚病防控中的應用

1.4.1 規(guī)模養(yǎng)魚場備案管理。漁業(yè)管理部門應當對規(guī)模養(yǎng)魚場進行備案登記管理，登記內(nèi)容包括養(yǎng)殖場名稱、地點、業(yè)主姓名、魚類名稱、養(yǎng)殖面積、投放魚苗數(shù)量、產(chǎn)量等，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔備查。

1.4.2 防疫檔案。漁業(yè)疫病防控機構(gòu)應當建立養(yǎng)魚場防疫檔案，內(nèi)容包括養(yǎng)魚場名稱、地址、魚類名稱及數(shù)量、預防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。

1.4.3 疫病監(jiān)測檔案。包括流行病學資料、魚病監(jiān)測技術(shù)標準、規(guī)程、程序等相關(guān)資料。

1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚所在池塘編號、臨床癥狀、實驗室檢測報告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。

1.4.5 病死魚處理檔案。包括魚死亡時間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學處理、微生物處理等）、處理時間、負責人員等。

1.5 檔案管理在生產(chǎn)管理中的應用

建立完善的生產(chǎn)管理檔案，有利于規(guī)范管理及進行成本核算。

1.5.1 引種。建立品種、來源、規(guī)格、數(shù)量、健康情況等檔案。

1.5.2 生產(chǎn)檔案管理。養(yǎng)魚場應當建立養(yǎng)殖檔案，包括品種、來源、養(yǎng)殖數(shù)量、繁殖情況和進出場數(shù)量日期等檔案。

1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚料、添加劑和藥物采購的來源、名稱、數(shù)量、入庫時間、領(lǐng)用名稱和時間、使用對象和用量、經(jīng)手人等有關(guān)情況。

1.5.4 發(fā)展養(yǎng)魚戶檔案。包括農(nóng)戶姓名、所在鄉(xiāng)村屯地址，品種名稱、數(shù)量、投放魚苗規(guī)格及日期，領(lǐng)用魚料和用藥情況，產(chǎn)量等。

1.5.5 產(chǎn)品銷售檔案。包括產(chǎn)品產(chǎn)地、業(yè)主名稱、養(yǎng)殖時間、用藥情況、產(chǎn)品數(shù)量、客戶名稱地址、銷售日期人、運輸車輛牌號等[3-4]。

2 檔案管理在漁業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管中的作用

建立和完善質(zhì)量監(jiān)管檔案，有利于確保產(chǎn)品質(zhì)量安全及其可追溯。

2.1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括引種來源，魚料、藥品等的采購與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責任制及責任人；技術(shù)操作規(guī)程等等。

2.2 運輸環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括裝載地點，運輸數(shù)量，卸載地點、時間，運輸車輛號牌，運輸人。

2.3 加工和銷售環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括來源、數(shù)量、時間、用藥情況，檢疫情況，加工過程記錄，包裝儲藏記錄；銷售數(shù)量、時間、產(chǎn)品規(guī)格、客戶等。

3 檔案管理在漁業(yè)經(jīng)濟運行分析中的作用

通過信息檔案留存分析，可以了解某一時期漁業(yè)發(fā)展動態(tài)、特點，從而預測某一階段發(fā)展趨勢，為政府提供決策依據(jù)，為生產(chǎn)者提供指導服務。

3.1 價格、銷售信息

包括市場價格動態(tài)信息、銷售動態(tài)信息等情況。

3.2 各類魚養(yǎng)殖面積

包括魚苗需求變化情況、養(yǎng)殖面積動態(tài)等。

3.3 各類魚產(chǎn)量

包括養(yǎng)殖、加工生產(chǎn)量及同比環(huán)比，與全國或相關(guān)省比較分析情況。

3.4 產(chǎn)值和增加值

包括各品種的產(chǎn)值和增加值及同比環(huán)比，與全國或相關(guān)省比較分析情況等。

4 漁業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

4.1 重生產(chǎn)輕檔案管理

不管是傳統(tǒng)漁業(yè)生產(chǎn)，還是現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)，絕大多數(shù)養(yǎng)殖業(yè)主根本沒有檔案管理的概念，只注重如何擴大生產(chǎn)和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開源節(jié)流等管理方面無從下手。隨著我國傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，特別是規(guī)?；?、標準化、健康養(yǎng)殖的不斷發(fā)展，漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象依然普遍存在，無論是漁業(yè)監(jiān)管部門還是養(yǎng)殖業(yè)主，絕大多數(shù)未建立相應檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項現(xiàn)象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環(huán)節(jié)缺乏檔案管理，一旦發(fā)生事件時，無檔可查、無法追根溯源，嚴重者失信于消費者、失信于社會，最終損害自己的利益。

4.2 缺乏有效約束機制

漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理仍然是以業(yè)主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機制，業(yè)主自然不愿開展此項工作，即便開展了檔案管理工作也是應付了事。

5 漁業(yè)檔案管理的建議

5.1 加大培訓宣傳力度

加大對漁業(yè)檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營造漁業(yè)行業(yè)重視檔案管理的氛圍，加強對涉及檔案管理的相關(guān)人員進行系統(tǒng)檔案管理的業(yè)務培訓，提高對檔案管理重要性的認識和檔案管理的水平。

5.2 建立監(jiān)管約束機制

辦理漁業(yè)相關(guān)許可、審批事項、相關(guān)證照時，必須強調(diào)相關(guān)檔案的完整性，否則，不予審批；在申報和審批漁業(yè)相關(guān)項目時，將檔案管理作為項目管理要求；將檔案管理作為檢查驗收項目的重要內(nèi)容。

5.3 強化服務立法

制定漁業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檔案管理技術(shù)規(guī)范；將檔案管理納入漁業(yè)相關(guān)法規(guī)規(guī)定內(nèi)容。

6 參考文獻

[1] 王夢娉.漁業(yè)船舶技術(shù)檔案管理存在問題及對策[J].檔案與建設(shè)，2014（4）：86-87.

[2] 陶衛(wèi)忠，張良.海域使用權(quán)檔案管理初探[J].海洋開發(fā)與管理，2008（C00）：45-47.

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我們可以通過設(shè)備檔案中記錄的應用設(shè)備質(zhì)量、運行狀況和檢維修等情況，了解設(shè)備的綜合狀況、功能效用和適用領(lǐng)域，以便最大限度的發(fā)揮設(shè)備檔案在服務生產(chǎn)生活、教學科研等活動中的積極作用，設(shè)備檔案的建立對設(shè)備資源的充分利用、降低運營成本和企事業(yè)單位的發(fā)展都具有十分重要的意義。

一、設(shè)備檔案的形成

1.設(shè)備采購的參與工作

目前，大多數(shù)企事業(yè)單位還未能真正讓檔案人員參與到設(shè)備采購的全過程，這就要求檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的主觀能動性，到設(shè)備采購部門收集采購的論證、合同等資料，明確購入價格在2萬元以上的設(shè)備均要形成設(shè)備檔案；在條件允許的情況下要積極爭取參與招標采購過程，避免重復購入造成資源浪費，更好為企事業(yè)單位服務。

2.資料的收集接收工作

設(shè)備檔案具有一定的特殊性，要做到一機一檔。此類檔案資料主要有兩部分，一部分是原始材料，即大型設(shè)備采購的可行性報告、審批報告、設(shè)備樣品圖片、供方企業(yè)法人資料、購貨合同、設(shè)備配置清單等；另一部分是隨機材料，包括設(shè)備的使用說明書、線路圖、安裝調(diào)試、檢修報告、參數(shù)變更、維修記錄等。

3.使用過程的檔案收集

在設(shè)備的使用過程中，使用者難免由于誤操作等原因造成設(shè)備的損壞，甚至造成事故。這就需要對設(shè)備進行維修維護，此過程中形成的記錄就成為了設(shè)備不可或缺的重要資料，也為企事業(yè)單位發(fā)展提供了重要的技術(shù)儲備，對于這類資料也一定要認真收集歸檔。

4.供方資料的入檔工作。

設(shè)備的采購是個長期的過程，所以務必將設(shè)備采購供應商的資質(zhì)、廉潔誠信協(xié)議、商品質(zhì)量、價格、售后服務等信息資料進行收集整理，建立設(shè)備供應商檔案信息庫，為企事業(yè)單位決策層提供設(shè)備采購誠信依據(jù)。

二、設(shè)備檔案的管理

1.檔案管理制度化

設(shè)備檔案管理是質(zhì)量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最后的歸檔，都要制定工作程序、明確工作職責，實施嚴格責任管理，建立完善的設(shè)備檔案管理制度，做到條理清晰、目標明確、檔案保存完整，為今后設(shè)備的有效使用打下良好的基礎(chǔ)。

2.管檔人員專業(yè)化

管檔人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理水平的高低，設(shè)備檔案具有較強的專業(yè)性，更需要具有一定專業(yè)知識的管檔人員來管理。在日常管理中，要不斷提高管理人員業(yè)務水平和專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合設(shè)備日常使用及運行的情況對設(shè)備檔案進行管理，要注重設(shè)備原始資料的積累與保存，做好檔案的查借閱工作，確保檔案的安全和完整，保證設(shè)備信息的查詢、處理及上報數(shù)據(jù)準確無誤。

3.使用記錄完整化

工作人員對設(shè)備的操作，要按照管理制度和操作規(guī)程，對使用情況做好詳細記錄，做好情況記錄的歸檔工作。對于情況記錄要編號使用，由使用者認真填寫，不得隨意涂改，保持記錄的完整性和原始性。還要對使用情況記錄妥善保管，要待設(shè)備報廢一年以上才可鑒定并進行銷毀。

4.維修保養(yǎng)規(guī)范化

設(shè)備的使用及維護規(guī)范正確，可以在很大程度上避免損耗，這就要求操作人員、設(shè)備管理者要嚴格參照操作、保養(yǎng)、維修手冊進行一系列操作，及時歸檔此過程形成的原始檔案材料，以便起到很好的參照和借鑒作用。

三、設(shè)備檔案的應用

1.設(shè)備采購的合理性

為避免資源閑置浪費及節(jié)約企事業(yè)單位經(jīng)費、成本，在設(shè)備采購過程中一定要參照設(shè)備檔案，這不僅可以避免不必要的浪費，還能有針對性的采購適合本單位、質(zhì)量信譽好的設(shè)備。正確選購設(shè)備有利于迅速投入生產(chǎn)產(chǎn)生效益，盲目和重置設(shè)備必然給企事業(yè)單位帶來不必要的浪費。

2.設(shè)備維修的參考性

設(shè)備的日常使用要嚴格按照設(shè)備檔案中的操作規(guī)程、保養(yǎng)手冊等進行，操作人員在正常操作設(shè)備過程中的情況記入檔案，可以為技術(shù)維修人員提供更好的參考價值，不僅縮短維修時間，節(jié)約了維修成本和費用，還能提高維修質(zhì)量，更好地為企事業(yè)單位服務。

四、設(shè)備檔案的銷毀

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；難點；對策

一、當前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，國內(nèi)各大醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中“重設(shè)備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中大量問題浮現(xiàn)，主要有兩方面的問題：一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的專業(yè)設(shè)施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊伍；二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不夠健全，對醫(yī)療設(shè)備檔案材料的收集、審核不及時，記錄不完整，檔案材料缺失現(xiàn)象嚴重，在整個檔案管理過程中，管理混亂現(xiàn)象嚴重。

二、當前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點分析

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識薄弱

醫(yī)療服務是醫(yī)院日常工作的重心，因此，多數(shù)醫(yī)務人員都將注意力放在醫(yī)療服務與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時就抱著應付的心態(tài)，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)檔案管理的過程，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，對于前期設(shè)備驗收與設(shè)備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設(shè)備的運用、維修等動態(tài)情況的材料收集較缺乏。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個階段：前期的設(shè)備購置、使用過程中的設(shè)備維護以及后期的設(shè)備報損與轉(zhuǎn)讓，是一個貫穿始終的系統(tǒng)過程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購置計劃時，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計劃時參與前期檔案管理，致使整個管理過程嚴重脫節(jié)，增加了設(shè)備檔案管理的難度。

（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性

1、收集周期長。由于醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫(yī)療設(shè)備的購置到完全報廢的整個環(huán)節(jié)中進行設(shè)備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的完整性。

2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟損失。醫(yī)療設(shè)備的操作人員流動性比較大，設(shè)備檔案使用涉及多個科室、操作人員多，特別是設(shè)備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫(yī)院經(jīng)濟不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機發(fā)生故障，無法正常使用。供應商對設(shè)備進行了詳細的檢測，發(fā)現(xiàn)零件損壞需要更換，維修費高達幾萬元。醫(yī)院提出了質(zhì)疑，但無法提供有力證據(jù)，只能支付相關(guān)的維修費。

3、設(shè)備種類多，使用人員多。醫(yī)療設(shè)備種類繁多，涉及病房護理設(shè)備、手術(shù)設(shè)備、放射治療設(shè)備、核醫(yī)學治療設(shè)備、理化設(shè)備、透析治療設(shè)備等多種不同功用的設(shè)備類型，設(shè)備使用人員多不勝數(shù)，使醫(yī)療設(shè)備的檔案管理更是難上加難。

三、加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)療設(shè)備管理觀念，提高重視程度

醫(yī)院要加強對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳工作，強化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識，引起對設(shè)備檔案管理的高度重視，將設(shè)備檔案管理中的前期靜態(tài)管理與后期動態(tài)管理有效地結(jié)合起來，定期召開醫(yī)療設(shè)備工作會議，定期向醫(yī)務人員報告醫(yī)療設(shè)備檔案材料的動態(tài)收集情況，真實反映醫(yī)療設(shè)備的使用情況。

（二）建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的建立要有質(zhì)量保證，如醫(yī)療設(shè)備檔案管理的預立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫(yī)療設(shè)備的采購、運行、維修保養(yǎng)的整個過程中，都要建立相應的設(shè)備檔案管理制度，并突出大型設(shè)備與重點設(shè)備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設(shè)備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡，使管理工作做到有章可循。

（三）實行集中統(tǒng)一管理，保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料的完整性

1、實行集中統(tǒng)一管理。設(shè)立專門科室，負責醫(yī)療設(shè)備的采購、維護等工作。在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，可以成立儀器設(shè)備檔案管理小組，建立過硬的領(lǐng)導集體，例如以醫(yī)院的醫(yī)學工程科為核心，實施集中統(tǒng)一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負責儀器設(shè)備采購與維護，并且將儀器設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院對科室的考核，直接與相關(guān)管理人員的考評以及年終評優(yōu)掛鉤，成為醫(yī)院目標責任管理的一部分。

2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設(shè)備檔案的管理范圍。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實際要求，對設(shè)備申購過程中形成的各類文件以及設(shè)備運行到報廢過程中累積的文件均要建立檔案進行檔案管理。此外，還要將相關(guān)檔案材料復制下發(fā)到各科室，使各科室的設(shè)備操作人員檔案歸檔的要求與內(nèi)容，各科室要全力配合醫(yī)院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。

3、加強科室與科室之間溝通。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理涉及醫(yī)院的各個科室，因此加強各科室間的溝通非常必要。各科室間加強溝通，是內(nèi)部溝通與外部溝通的有效統(tǒng)一。在各科室內(nèi)部，加強儀器設(shè)備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設(shè)備的運行情況要及時了解；科室之間，特別是器械科要加強與其他科室如財務科、醫(yī)務科、信息科以及設(shè)備部等加強儀器設(shè)備管理知識的交流，以及設(shè)備的維護使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現(xiàn)象，還可以提高設(shè)備檔案的利用率，從而為提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量服務。

醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異，醫(yī)院設(shè)備管理人員有義務醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)，積極主動地參與到儀器設(shè)備檔案的管理工作中來。設(shè)備檔案歸檔完整，不僅可以延長設(shè)備使用壽命，而且減少了醫(yī)院因設(shè)備檔案的管理不當而造成的經(jīng)濟損失。

參考文獻

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【關(guān)鍵詞】工程項目；檔案管理；措施

建筑設(shè)計是一個動態(tài)的過程，從項目的勘察、設(shè)計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。建筑設(shè)計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業(yè)務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在建筑設(shè)計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分工作人員不重視。為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟手段上進行制約，擺正檔案和建設(shè)項目的關(guān)系，確保建設(shè)項目的收集歸檔工作的正常有序進行。

1 建設(shè)建筑設(shè)計檔案管理中存在的問題

1.1 施工綜合管理文件原件不齊全

由于空間和時間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴，同樣造成了原始文件遺失。

1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象

隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現(xiàn)場驗收后，沒有按照國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。

1.3 竣工圖編制不規(guī)范

有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。

1.4 施工資料格式不規(guī)范

施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。

1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范

施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。

1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范

交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

2 建筑設(shè)計檔案管理的措施

2.1 施工圖設(shè)計文件的管理

目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。

2.1.1 要健全城建工程施工圖預報審查制度

各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設(shè)計邊施工。同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業(yè)務指導的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎(chǔ)。

2.1.2 要加強施工單位檔案人員業(yè)務培訓，提高業(yè)務素質(zhì)，依法管理工程檔案意識

檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設(shè)計邊施工的現(xiàn)象，要及時做好工程圖紙、資料收集。及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。

2.2 廠家檔案管理

廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進口之分。資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術(shù)附件會對廠家應提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。

廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗核，并結(jié)合經(jīng)驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設(shè)計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認真把關(guān)，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。

2.3 施工文件的檔案管理

2.3.1 竣工資料的收集應從工程項目立項做起

設(shè)立工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員應從工程項目立項開始，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導、監(jiān)督?？⒐べY料編制工作應實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。

2.3.2 建立健全資料管理制度

項目管理部門在工程建設(shè)初期就應結(jié)合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。

2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段

建筑設(shè)計的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負起責任，做到建筑設(shè)計與資料整理同步進行，避免設(shè)計施工與資料分離，切忌先完成施工任務，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查。

2.4 結(jié)語

建筑設(shè)計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計檔案的驗收和移交工作。

參考文獻

[1]藺湘：《施工企業(yè)應重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。

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在新時期，企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，一些大型機械設(shè)備、大型精密儀器進入各大企業(yè)單位，這些設(shè)備儀器檔案在企業(yè)設(shè)備管理中有著突出的作用。設(shè)備儀器包括外購設(shè)備儀器、自制設(shè)備儀器、特種設(shè)備儀器和信息設(shè)備（計算機軟、硬件）四大類，設(shè)備儀器檔案一般是指能夠反映設(shè)備儀器的計劃選購、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維護和改造各階段全貌的、具有保存價值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設(shè)備儀器檔案作為項目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到相關(guān)項目的竣工驗收。

1.設(shè)備儀器檔案管理的重要性

2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號），對建設(shè)項目包括設(shè)備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設(shè)備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認識到，加強設(shè)備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項目質(zhì)量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

2.設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題

設(shè)備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現(xiàn)一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結(jié)儀器檔案管理中存在的問題：

2.1缺少實際檔案管理制度與規(guī)范

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業(yè)本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。

2.2保管方式不合理，沒有成套管理

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中明確規(guī)定，項目檔案需要實行統(tǒng)一管理，即對設(shè)備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設(shè)備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產(chǎn)生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設(shè)置，把應按單臺套管理的設(shè)備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設(shè)備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設(shè)備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設(shè)備儀器在項目建設(shè)過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 檔案整理不規(guī)范

設(shè)備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。

3.企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的解決措施

3.1.建立有效的過程控制管理機制

建立良好的企業(yè)設(shè)備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業(yè)設(shè)備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉(zhuǎn)特點及規(guī)律，企業(yè)設(shè)備儀器檔案形成于設(shè)備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設(shè)備開箱驗收機制的實施就是設(shè)備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設(shè)備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領(lǐng)導幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設(shè)備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設(shè)備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設(shè)備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設(shè)備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設(shè)備儀器隨機各種文件材料的登記

3.2明確不同階段各部門的職責，確保設(shè)備儀器檔案的齊套

設(shè)備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關(guān)部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產(chǎn)管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設(shè)備儀器的請示、批復”等。

在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設(shè)備儀器的招、投標書，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據(jù)實際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開箱驗收階段，設(shè)備儀器的兼職檔案員應參加設(shè)備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應協(xié)調(diào)設(shè)備儀器的使用部門，及時歸檔在設(shè)備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。

3.3設(shè)備儀器檔案的整理工作

（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設(shè)備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（ 2） 組卷要遵循設(shè)備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理文件材料， 如設(shè)備管理工作計劃、總結(jié)、指標考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設(shè)備儀器類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設(shè)備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

（ 3） 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應有機聯(lián)系。設(shè)備儀器類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購設(shè)備開箱驗收（ 自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收） ， 設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。