導語：如何才能寫好一篇高校檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.新生檔案內容要求不統(tǒng)一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。

2.新生檔案轉遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規(guī)定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續(xù)性嚴重脫節(jié)，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。

3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規(guī)范。高校學生檔案管理由于長期無明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統(tǒng)一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。

二、規(guī)范建立新生檔案的措施

1.規(guī)范和完善學生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續(xù)性，從學生檔案的建立開始就按制度規(guī)范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規(guī)范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規(guī)范化。

2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統(tǒng)一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規(guī)范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。

3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業(yè)生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業(yè)特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規(guī)范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規(guī)范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。

4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業(yè)之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業(yè)和發(fā)展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業(yè)機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。

三、總結

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摘要：結合教改工作實際，針對教改工作中檔案工作的特點，就其中的特點、工作經驗、工作方法等進行了分析和總結。

關鍵詞：教學改革；檔案工作；建設

高校檔案是高校歷史的真實記錄，與高校各項工作緊密相連，它真實、詳盡、準確地反映著高校教學、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個社會改革開放的深入，高校中的教學改革早已成為高校中心工作之一，與之相應的，也就有了相關的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設，一方面，有助于推進高校教改工作深入進行；另一方面，也許極大地促進高校其他各項工作的開展。

1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點

1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實記載。真實性是高校檔案的基本特征，相對于高校教改檔案亦如此，它真實記載著高等學校教育、教學改革的發(fā)生、發(fā)展、成果取得及推廣應用的全過程，是高等學校教改工作重要的信息資源庫。

1.2高校教改檔案工作是一項綜合性工程。高等學校教學改革千頭萬緒，錯綜復雜，它不光牽涉到教師的教學工作，還與學校的教育、教學管理工作、學生管理工作、科研開發(fā)和利用等工作密切相關。所以說，高校教改工作是一項整體性、綜合性工作，因為也決定了高校教改檔案具有系統(tǒng)、復雜、全面的特點。

1.3高校教改檔案工作具有創(chuàng)造性的特點。高校教學改革本身是一項創(chuàng)造性的活動，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學及管理工作的新理論、新方法，并為培養(yǎng)高素質創(chuàng)新型人才服務。為適應高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創(chuàng)造性的特點。

2做好高校教改檔案工作的幾個方面

2.1加強高校規(guī)教改工作中檔案意識

從長期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開展得好壞，與檔案形成者的檔案意識有著極為直接的聯(lián)系。加強檔案形成者的檔案意識，是切實做好高校教改檔案工作的前提條件之一。

一方面，教改檔案是高校教學改革工作的真實記載，它直接在教師教改實踐活動中形成，而且均是一些很有價值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應先意識到，在其從事自己的各項工作時，應該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規(guī)定移交；否則，教改檔案工作的開展將成為無源之水。

2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則

“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責?！八耐健保礄n案工作與教改項目的申請、立項工作同步，與教改項目的中期檢查工作同步，與項目的結題驗收工作同步，與教改項目成果的鑒定、申報同步、工作同步等。

高校教改檔案工作是一項綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質量，要求我們的檔案工作者及相關人員必須注意到教改工作的每一個環(huán)節(jié)。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開展提供更加堅實的基礎。

2.3切實做好高校教改檔案的開發(fā)利用工作

檔案工作，其最終目的在于開發(fā)和利用檔案。對于教改檔案工作而言，一方面，利用現在檔案，經過科學整理、分析，可為教改工作提供論證，補充完善教改構想；另一方面，圍繞教改資料，進行多渠道、多表達式地搜集檔案信息，科學編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務；再者，針對教改實際需要，直接為教改服務，以充分調動廣大師生員工的教改積極性，推動教改工作順利進行。

另外，高校教改檔案工作作為一項具備創(chuàng)造性特點的工作，我們在開發(fā)檔案信息資源時，也就應該相應地進行一些創(chuàng)造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動為主動，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動向，通過“搞活創(chuàng)新”，把“材料”轉化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導。

3做好高校教改檔案工作的作用

高校教改檔案工作作為高校檔案工作的一部分，它在為高校教育、教學和管理等項工作服務的過程中已愈來愈顯示出其重要性，它的作用也已逐漸得到人們的認可和贊同。

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（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質材料檔案為主

檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業(yè)成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業(yè)論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）任務下達書、本科畢業(yè)論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業(yè)論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）選題落實情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設計）指導教師評分表、本科畢業(yè)論文（設計）評閱人評分表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績標準、本科畢業(yè)論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業(yè)論文（設計）成績評定書、本科畢業(yè)論文（設計）成績匯總表、本科畢業(yè)論文（設計）公開發(fā)表情況統(tǒng)計表、本科畢業(yè)論文（設計）質量評估標準、本科畢業(yè)論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。

（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低

高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業(yè)人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業(yè)素養(yǎng)低，直接導致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現代，從紙質到數字化

首先，實現傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業(yè)務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業(yè)論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經費，也節(jié)約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯(lián)網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統(tǒng)、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統(tǒng)建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統(tǒng)建設提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規(guī)范化建設

二級學院檔案室加強檔案管理規(guī)范化建設，加速培養(yǎng)高素質的檔案專業(yè)管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發(fā)利用等，都需要專業(yè)管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業(yè)基礎之上的。他們既應該具有專業(yè)的檔案學知識，也應該掌握現代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業(yè)而系統(tǒng)的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規(guī)范化建設才能成為可能。

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要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。

2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎

檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

3檔案管理工作機制的創(chuàng)新是關鍵

要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。還要加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。

4運用檔案管理的現代手段，科技興檔

信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理

走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高?；?。

5人才資源的創(chuàng)新

要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務精、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動性，內凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

總之，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻

[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學出版社,2002

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在知識管理中，構建知識倉庫是一個非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類檔案材料的過程中，在對檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環(huán)節(jié)正是知識的獲取、整理和保存的過程，也就是構建知識倉庫的過程。在這個過程中各類檔案資料的新增與變更，即是知識管理中的更新與重組；在對檔案信息經過不間斷地更新和重組，將有價值的資源進行整理、歸納和提升，這些有價值的檔案資源在被查閱和利用的過程中，會直接促進高職院校各項工作的發(fā)展，其作用和價值是不可估量的。為了構建高水準的知識倉庫，人的創(chuàng)新精神和集體的智慧需要不斷地加強，如果在知識采集和更新的過程中任何一個環(huán)節(jié)出現小小的差錯，都會給檔案管理帶來不可估量的損失。因而在構建現代化知識倉庫的過程中，既需要有嚴謹科學的管理制度做保障，更需要在各級檔案部門中營造一個團結協(xié)作、科學有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔起構建知識倉庫的重任。

二、高職院校的檔案管理在知識管理中強化傳遞知識

在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內容：識別知識、產生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應用知識。其中傳遞知識是檔案管理領域里最有價值的工作環(huán)節(jié)。據考證，目前全國大多數高職院校雖然有局域網，但是，運用局域網傳遞知識實現檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質檔案如何迅速轉化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實上，構建知識倉庫只是檔案工作的基礎工程，而促進知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉化知識形態(tài)

在現實生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經驗或觀點，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學習交流，從而把隱性知識轉化為顯性知識，促進知識的更新與發(fā)展。此外，促進隱性知識向顯性知識的轉化還表現在如何使傳統(tǒng)的紙質知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態(tài)。伴隨信息技術的發(fā)展，各項管理工作已從單純的手寫辦公到現在的電腦網絡無紙化辦公，尤其在現代的知識管理數據庫中，除了Excel電子表格，還出現了各種管理軟件。實踐證明：電子文檔的建立已成為當今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

四、高職院校的檔案管理在知識管理中追求知識應用的價值

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關鍵詞：憂患意識高校檔案管理

隨著網絡時代的到來，人類社會的各個領域都在經歷著巨大的變化，檔案領域同樣如此，諸多前所未有的、嚴峻的挑戰(zhàn)層出不窮。以傳統(tǒng)憂患意識指導現代高校檔案管理，加快高校檔案管理利學化和現代化的進程是高校檔案工作者必須面臨的問題。

一、傳統(tǒng)憂患意識的思想內涵

所謂憂患意識，是指人們在使命感和責任感的驅使下，以理性的、富有遠見的眼光對待社會和人生的一種特殊的精神狀態(tài)。憂忠意識是中華傳統(tǒng)文化的重要精神內核，傳統(tǒng)憂患意識包含了豐富的思想內涵。

1.清醒的危機意識。在歷史的轉折和政治動蕩的時代，憂患意識更多地表現為一種清醒的危機意識。憂患意識是一種特殊的精神狀態(tài)，具有作為人文精神的動力和確立道德主體方面的意義。憂患意識所“憂”之“患”，就是一種危機、一種困境。在人類歷史進程中，往往是機遇與挑戰(zhàn)并存，出路與危機共生。作為危機意識的忱患意識包含著兩個層面:一是心理和認識上的，即心理上要有可能出現危機的心理準備，這是一種清醒的意識;二是行為和行動方面的，即不光要在心理上有所準備，而且要在實際行動上制定和實施應對危機和困難的具體措施。危機意識是憂患意識的心理基礎。

2.深切的責任意識。不同的社會背景下，憂患意識具有不同的內涵和特點，但是任何一個時代的憂患意識，都蘊含著悲天憫人和承擔責任兩層意義。所謂悲天憫人，說的是先哲之所憂所患絕非物質生活的匾乏和個體生存發(fā)展上的困境，而主要是內在精神生活的缺憾和人類群體生存發(fā)展上的困苦;絕非一己的功利得失，而主要是人類群體的幸福和理想的實現。所謂承擔責任，是在悲天憫人的基礎上所引發(fā)的自我關懷和群體關懷。總之，悲天憫人的同情心是責任感得以生發(fā)的直接契機，承擔困苦的責任感則是同情心的必然升華，二者共同構成儒家憂患意識的有機內涵。責任感引發(fā)憂患感，優(yōu)患感激發(fā)責任感。責任意識是憂患意識的精神本質。

3‘昂揚的奮進意識。憂患意識不是消極悲觀，不是灰心喪氣，更非患得患失。相反，是要在憂患中奮起，在憂患中奮進，堅韌不拔，始終保持昂揚向上的精神狀態(tài)。奮進是憂患意識的價值導向。即使在某種特定的歷史條件下，不利因素非常強大而有利因素非常微弱時，憂患意識也要求人們以“知其不可而為之”的精神積極探尋解決問題的出路，以求得“精誠所至，金石為開”的效果。憂患是奮斗的動力。在中華民族幾千年的發(fā)展歷程中，憂患意識激勵著一代又一代仁人志士奮發(fā)進取、艱苦奮斗，呼喚全民族永遠保持清醒與進取的態(tài)勢，永遠保持剛健有為、自強不息的精神。這種奮進意識是憂患意識的實踐歸宿。

4.的超前意識。憂患意識是在深刻領悟客觀事物復雜性、文明進步非線性基礎上的一種理性自覺，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時也包含著對事物的未來發(fā)展趨勢和發(fā)展道路所作的合理預見和科學判斷。這種思維實際上意味著對事物發(fā)展的超前應對，是一種典型的超前意識的表現。古人云:凡事預則立，不預則廢。只有保持這種理性的超前意識，才能使人們時刻保持一種警覺狀態(tài)，居安思危，未雨綢繆，有備無患。超前意識是憂患意識的理性表征。

二、現代高校檔案管理所憂之患

當前，高校檔案管理工作還遠不能適應現代信息傳播和數字化管理的需要，不能適應高校現代化管理和科學發(fā)展的需要。同時，信息技術時代也給當前高校檔案管理工作帶來了巨大沖擊。

1檔案管理職能和毛作環(huán)節(jié)面臨重大挑戰(zhàn)。第一，未來高校檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉化為檔案信息控制管理中心，其管理對象由案卷實體轉向信息內容檔案人員也不再是整天埋首庫房，而是通過尸灼計算機及網絡來管理動態(tài)的檔案信息，維護其在運轉和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個信息管理員的職責。第二，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標準化、自動化和現代化。另外，由于計算機應用技術和網絡技術的透明程度較高，綜合檔案室必須采用各種技術手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。

2.管理人員觀念陳!日，館藏檔案種類單一長期以來.由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外。檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納人法制管理、科學管理軌道。從庫藏資料現狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多。這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實施有所改善，但是與高校的實際發(fā)展相比還相差甚遠。

3管理方式落后，信息化管理手段運用很少。目前，許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不是很高。一方面是因為檔案管理人員業(yè)務素質差，沒有為學校的發(fā)展提供高質量、高水平的主動服務，檔案人員素質制約了檔案現代化管理。另一方面是由于計算機等先進的技術設備極少進人檔案部門，現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。

三、目前高校檔案管理所憂之患的對策

1加快高校檔案館的數字化建設。信息化的浪潮不僅加快了人類歷史發(fā)展的進程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息化已成為當代國際競爭的戰(zhàn)略制高點。面對全球信息化趨勢的巨大沖擊和以計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環(huán)境的逐漸形成，且電子文件的大量產生和應用，作為主要信息資源之一的檔案正快速地向數字化方向發(fā)展。高校檔案館資源數字化建設要制定長遠規(guī)劃，采取漸進步驟，處理好短期目標與長期目標的關系。超級秘書網

2.建立文檔一體化管理系統(tǒng)。實現辦公自動化環(huán)境下的文檔一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統(tǒng)，實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案管理軟件所設置的OA接口，與高校文書部門連接，實現文檔一體化管理，確保電子公文及時高效、安全保密地運行，使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復勞動以提高工作效率，實現高校檔案為教學、科研、招生就業(yè)、評估與文化傳遞提供集約的便捷的服務。

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(一)存在問題

1．思維觀念脫節(jié)長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動，觀念與時代的脫節(jié)帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。

2．知識結構單一受知識水平和技術能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經濟時代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。

(二)改進路徑

1．更新觀念，提高服務質量認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念，用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量，全心全意為人民服務。主動適應動態(tài)服務，拓展利用服務渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動服務為主動服務、靜態(tài)服務為動態(tài)服務。創(chuàng)新服務水平，提升服務質量，實現資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數字化查檔服務轉變，堅持科學發(fā)展觀，強化標準化意識，服務現實社會。

2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機制創(chuàng)新，從控制向服務轉變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現個人的自身價值。打造人文化管理機制，創(chuàng)新人事管理改革和建設思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現傳統(tǒng)向現代人力資源管理的轉變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強、專業(yè)化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質，即政治理論素質、業(yè)務知識素質和科學文化素質，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關的計算機及互聯(lián)網操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領導實行科學決策提供強有力的依據。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項的崗位業(yè)務培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質，包括理論知識素質、心理素質、業(yè)務素質，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識的廣度和深度，掌握現代信息技術，熟練運用計算機技術，掌握分析處理技術，編制有關軟件。高校應加大高層次統(tǒng)計人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機制急需科學發(fā)展

應盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。

(一)存在問題

1．管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術相對落后，大多是重管理，輕服務，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現資源共享，無法有效實行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進路徑

1．創(chuàng)新服務，轉換角色需求決定服務。實現高校人事檔案管理的標準化、規(guī)范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換，檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應對人事檔案信息的各項需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現代的信息技術相結合，建立人事檔案信息數字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價值，實現資源共享，為高校檔案管理現代化提供強有力的服務支撐。

2．剛柔相濟，科學發(fā)展柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉變?yōu)槿藗兊淖杂X行動，它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛柔相濟，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業(yè)心和責任感，以平易近人的服務態(tài)度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現服務至上的理念，保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統(tǒng)計有助于實現高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學校人事決策提供科學保障和依據，保證“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現信息化，加快信息化建設步伐，實現人事信息的共享。對人事信息數據庫進行完善，利用現代化設備和數字化技術，對檔案信息進行動態(tài)管理和維護，加強開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實現檔案管理科學發(fā)展。

三、環(huán)境服務有待完善創(chuàng)新

經濟基礎決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設備硬環(huán)境，就不可能打造出現代化的數字管理平臺，營造符合人性化服務環(huán)境，來適應網絡時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。

(一)存在問題

1．基礎投入不足隨著信息數字化的來臨，高校人事檔案建設相形見絀，資金投入出現了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎設施建設滯后，檔案室面積狹小、設備簡陋，多數達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。

2．技術裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現了技術與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調等，增設檔案庫房，引進先進技術設備及管理軟件，及時建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實現人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進路徑

1．加大信息化建設投入力度物質基礎是項目建設的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準確的人事檔案信息數據庫，配備先進的計算機等硬件設備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設施，構建高標準、現代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現代管理數字平臺面對電子技術、互聯(lián)網、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數據丟失或泄密的可能性，嚴格管理權限，認真維護數據庫。為此，應依托現有校園網絡平臺，構建網絡化平臺，建立人事管理信息化基礎數據庫，實現從手工檢索到計算機檢索的轉變，實現人事檔案管理的微機化、網絡化，實現統(tǒng)計數據資源共享。在數字化平臺發(fā)展進程中，由于對技術因素的過度強調，也出現了人文關懷失落的問題，因此，構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結語

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1.很多高校在進行檔案管理時沒有更新思想觀念

高校的檔案信息管理是高校實現信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認識到檔案信息管理的意義所在，他們認為檔案信息的管理是無關緊要的事情，對學校的影響不大。有些高校雖然已經開發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。

2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善

有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設備齊全，但是信息化的設備形同虛設，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經建立了大大小小的信息化數據庫，但是，卻是各自為政的局面。

二、高校教學檔案信息化管理的措施

1.高校教學檔案管理信息化建設的核心功能和模塊

整個教學檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個數據整合中心，實現對學生教學檔案信息的收集和整理，將數據存儲在計算機的數據庫中，數據庫中的數據要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。

2.要建設學生教學檔案管理信息平臺

教學檔案信息不僅僅要呈現在學校網站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統(tǒng)一化管理，將管理的權利交予學院的領導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。

3.要完善教學檔案服務系統(tǒng)的建設

每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統(tǒng)可以實現住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通。可以將學生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。

三、總結

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1.1信息技術與檔案管理工作的融合度不高。

雖然許多高職院校都構建了檔案管理的信息化，但是通過對檔案管理工作的實效分析，信息技術應用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺缺乏互動性環(huán)節(jié)，由于實施電子文件的數字化處理，導致高校信息平臺會出現大量的文字信息，而對于數字信息由于沒有對其進行深入的分析，導致無法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉型。比如學生通過檔案管理系統(tǒng)平臺查閱相關檔案信息時，只能按照該系統(tǒng)的要求輸入相關的信息，由該系統(tǒng)自動篩選出符合要求的相關信息，而如果該系統(tǒng)查詢不到相關信息后，其卻不能將這些情況進行自動反饋；其次當前高校所應用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導致檔案信息需求者在查詢相關資料信息時，需要將相關的文件進行轉換才能閱讀，這樣大大影響用戶的使用率。

1.2高校檔案信息化建設所需要的基本設施不完善。

高職院校實施檔案信息化建設必須要依靠完善的硬件基礎設施和相應的軟件系統(tǒng)，但是根據當前高校的信息化建設現狀分析，高職院校的檔案信息化建設所需要的硬件設施和軟件系統(tǒng)都存在問題：一是高職院校的硬件設施不完善。高職院校的信息化建設需要高職院校投入更多的資金用于構建相應的硬件設施，同時還要提供一定的場地構建信息運行中心，這些相對苛刻的條件會導致高職院校購置檔案信息硬件設施的主動性降低，例如筆者對四川省10所高職院校的檔案信息建設情況進行問卷調查發(fā)現：大部分的高職院校都構建了檔案信息化管理系統(tǒng)，基本實現了檔案信息化管理，但是該系統(tǒng)的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎硬件設施不完善有關，很多學校雖然購置了相應的計算機設備，但是掃描儀、打印機等設備比較短缺。因此設備結構的不完善影響檔案信息化建設。二是高校檔案數據庫之間缺乏統(tǒng)一的管理平臺，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會因為機構部門的不同而不同，比如對學生的檔案管理由學生處負責、對教師的人事檔案管理則由人事處負責，而對教學工作的安排則由教務處負責，這些不同內容的檔案，因為他們所使用的軟件不同，而導致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3檔案信息的安全性不高。

實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網絡上存在很多不安全的因素，導致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術因素的限制，他們在使用檔案信息時因為不懂得安全技術防范措施而導致信息泄露的事件非常多。

2信息技術在高職院校檔案管理中應用的可行性分析

隨著我國科學技術的發(fā)展，高職院校的檔案管理信息化建設發(fā)展戰(zhàn)略已經擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術管理檔案工作已經成為高校建設工作的重要內容，因此信息技術在高職院校檔案管理中具有切實可行的應用：

2.1高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度不斷提高。

信息化建設已經成為高職院校自我發(fā)展的重要內容，高校管理者已經意識到校園信息化建設的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發(fā)展建設的重要資料，也是為高職教育提供服務的重要渠道。構建檔案信息化管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務，促進高職教育的發(fā)展，因此高職院校管理者對檔案信息化建設的重視程度越來越高，這就為信息技術在檔案管理中的應用提供了組織保障。

2.2信息技術的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術支撐。

隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，將信息技術應用到檔案管理工作中所帶來的效益被越來越多的人所認可，進而就會促使高職院校采取注重信息技術在檔案管理中的應用。信息技術在檔案管理應用的進步與發(fā)展體現在：一是檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來越完善。當前高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)的內存越來越大，有效的避免了因為數據存儲量過大而造成的運行效益過慢的問題。二是高職院校的網絡系統(tǒng)越來越完善。高職院校的校園網絡系統(tǒng)功能越來越完善，為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發(fā)展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校教育資源的共享是未來發(fā)展的主要趨勢，為此需要高職院校要為資源共享構建相應的平臺。

2.3高職院校檔案管理人員的信息技術水平不斷提高。

隨著高校對信息化建設要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術水平也在不斷地提高，首先高職院校加強了對檔案管理人員應用信息技術應用能力的教育培訓，高職院校每年都會組織檔案管理人員進行一次或者數次的信息技術培訓。二是檔案管理人員的創(chuàng)新意識也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對檔案管理信息化的認識在不斷的提高，他們已經意識到檔案管理信息化建設的現實意義，因此基于現實因素的考慮，檔案管理人員從自我職業(yè)生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業(yè)務素質。

3信息技術應用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1加強檔案意識，力求“三個到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設。

將信息技術應用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹立“信息化”管理的檔案意識，強化檔案管理人員對檔案信息化建設的認識。同時高職院校也要加強對檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實，力求三個到位：一是高校管理者、檔案管理人員認識到位。高校管理者不僅要把它當作高校管理工作的重要內容來抓，而且還要把其當作高職院校長期發(fā)展的戰(zhàn)略來對待。二是高職院校的建設資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設需要消耗大量的資金，檔案信息化建設不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對檔案信息化建設設立檔案信息化建設專項資金。三是管理到位。要通過建立規(guī)范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責，并且將工作內容落實到具體的人，實現檔案信息規(guī)范化管理。

3.2依托云技術構建檔案信息資源共享平臺。

基于云計算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎硬件設施和云管理平臺以及云檔案管理應用程序所構成?；A計算設備主要包括計算節(jié)點、網絡交換器以及各種網絡安全技術等；云平臺管理系統(tǒng)則是實現基礎硬件設施功能的集成；檔案管理云應用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關操作管理的軟件。通過構建云計算檔案管理平臺可以實現檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門檔案信息封閉的缺陷，同時有效的避免了高職院校重復構建信息管理系統(tǒng)的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設成本支出。

3.3加強檔案信息安全性保障體系。

信息技術在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點，但是同時也帶來一些有關安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經常會出現檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新不兼容、不可讀、儲存載體容易損壞等問題，都會給學校帶來無法估計的損失。所以在實際的管理中，學校一定要對可能發(fā)生的意外做好充分的準備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設置使用權限的設置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高檔案管理人員應用信息技術的能力。

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要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規(guī)定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質