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投標書在內容上必須嚴格根據招標單位發(fā)出的《編制標書的項目和要求》來編制。由于招標物業(yè)的具體情況不同，招標單位的要求不同，因此投標書內的項目和要求也各不相同。通常物業(yè)管理投標書項目主要有以下11項：

一、管理方式

投標單位主要是依據招標的物業(yè)現狀以及自身的專業(yè)經驗和優(yōu)勢，選擇最適合的招標物業(yè)的管理方式。比如選擇獨資管理方式，還是股份制的管理方式，仰或是有限責任公司的管理形式等等，對目標物業(yè)的管理與現在的物業(yè)管理企業(yè)正在管理的物業(yè)之間采取形式的聯系等等。

二、管理組織架構

所謂管理組織架構就是介紹目標物業(yè)的組織機構，根據目前我國物業(yè)管理發(fā)展情況來看，物業(yè)管理組織機構有三個特征：

1、管理體制

管理體制主要有三類：

（1）總經理負責制；

（2）董事會下的三總師負責制；

（3）董事會下的總經理負責制。

2、管理方法

目前國內的管理方法有兩種：

（1）垂直領導方式（直線式管理模式）。優(yōu)點是政令淌通，管理到位，管理層直接對成本，對管理質量負責。缺點是人力資源分散，橫向協(xié)調配合困難。

（2）矩陣式領導方式。這種方式的優(yōu)點是充分利用人力資源，調動個方面的積極性，可采用現代化管理手段進行管理。缺點是管理結構穩(wěn)定性較差，人員經常變動，容易形成多頭領導。這種方法適用于多品種而且形成規(guī)模的物業(yè)管理。

3、機構的設置

根據管理物業(yè)的多少，以及業(yè)主的需求來確定管理組織結構。目前我國物業(yè)管理體制下的物業(yè)管理的管理機構有以下幾種：

（1）三部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部。

（2）四部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部、經營服務部。

（3）六部一室。即機構具體設置為：辦公室、財務部、管理部、工程部、房產部、社區(qū)文化部、公關部。

除了機構明確以外，對參加管理服務人員的素質構成要進行策劃、培訓。比如目標物業(yè)管理的管理經理、副經理，他們的文化層次，年齡結構，工作經驗，都應明確規(guī)定下來。然后對從事目標物業(yè)管理服務的人員結構也要明確，對他們的文化素質，工作能力，基本條件都要提出要求，甚至要制定好接受目標物也管理以后的人才培訓計劃。

三、管理費用的收支預算方案

經費是物業(yè)管理運轉的基礎和保證，所以對目標物業(yè)必須要進行經營測算。測算應本著“實事求是”、“取之于民、用之于民”、“用戶至上、服務第一”、“根據物業(yè)功能、分層次收費”等原則進行。

1、收入測算

物業(yè)管理費用主要來源于物業(yè)管理服務收取的各類費用。因此，該收的費用都要收齊，不能漏收。通常收費的項目有：

（1）目標物業(yè)的管理費用。按照政府物價部門核準的標準進行測算。

（2）物業(yè)管理企業(yè)根據所給的營業(yè)用房而開展“三產”經營獲得的收入。

（3）維修基金每年可取的利息金額。

（4）其他方面的服務收入。

2、支出預算

圍繞著目標物業(yè)開展管理服務所支出的成本核算。通常有：

（1）人員工資、福利、津貼、獎金，以及其他各類保險支出。

（2）各類服務成本的開支。例如，能源有水，電，氣，汽油等的消耗；各種設備的添置；各類服務所需要的的消耗品。

（3）物業(yè)管理企業(yè)正常的辦公管理服務所需要的各項開支。

（4）其他有關各項的開支等。

通常根據招標文件的要求，要進行3年預算。

四、管理操作

這部分要求細化，他體現出物業(yè)管理企業(yè)的管理水平、管理質量，以及規(guī)范化的管理的標準，從這些制度中可以看出物業(yè)管理企業(yè)的實力、能力，所以各物業(yè)管理企業(yè)都對此很重視。其通常分為兩大類：

1、根據目標的物業(yè)情況，認真制定相應的規(guī)章制度。通常物業(yè)管理規(guī)章制度分為：

（1）公眾管理制度，主要包括：

①業(yè)主公約；

②精神文明建設公約；

③樓宇使用及維護管理規(guī)定；

④裝修管理規(guī)定；

⑤治安管理規(guī)定；

⑥清潔衛(wèi)生管理規(guī)定；

⑦消防管理規(guī)定；

⑧交通車輛管理規(guī)定；

⑨環(huán)境保護管理規(guī)定。

（2）崗位責任制度，主要包括：

①管理處主任崗位職責；

②管理處主任助理崗位職責；

③環(huán)境主管崗位職責；

④保潔員崗位職責；

⑤保安主管崗位職責；

⑥工程主管崗位職責；

⑦維修人員崗位職責；

⑧會計人員崗位職責；

⑨行政人員崗位職責。

（3）內部管理運作制度，主要包括：

①員工行為規(guī)范；

②培訓制度；

③考核制度；

④獎懲制度；

⑤回訪制度；

⑥來訪，投訴處理制度等。

2、根據目標物業(yè)，確定各管理崗位工作人員的職責

管理崗位主要有：

①保安；

②機電維修；

③清掃保潔；

④園林綠化；

⑤電梯操作；

⑥社區(qū)文化。

五、管理目標，經營管理宗旨、方針

投標書中應表明投標單位對目標物業(yè)的管理目標、管理方針、管理宗旨，便于業(yè)主委員會成立的招標領導小組及評委們更加清楚理解物業(yè)管理的理念、宗旨。例如某物業(yè)管理企業(yè)投標某商住樓時，提出管理目標：樹立“服務至上，客戶第一”的管理思想，達到一流管理、一流形象、一流效益，一促進后期的樓宇銷售；提出管理經營方針：保本經營、獨立核算、自負盈虧、開展一業(yè)為主，多種經營，求得自身的生存與發(fā)展。

六、便民服務措施

物業(yè)管理是有償的服務活動，這是其性質所決定的；然而開展物業(yè)管理并不是一味只追求經濟效益，而是要正確處理好社會效益，環(huán)境效益與經濟效益三者的關系，使之有機的統(tǒng)一。一些物業(yè)管理企業(yè)，在開展物業(yè)管理有償服務的同時，還向業(yè)主公開承諾無償便民服務項目若干項，深受業(yè)主的歡迎和好評。

七、社區(qū)文化

隨著一幢幢樓房的建好，新的社區(qū)環(huán)境形成，人們從熟悉的環(huán)境般到不熟悉的環(huán)境，特別是老年人的“高樓病”多了，孩子也變得孤獨了。為此，社區(qū)文化的重要性越來越被老百姓看中，成為購房中的一個重要因素。物業(yè)管理企業(yè)在寫投標書時，應認真考慮到社區(qū)文化的開展，制定有關社區(qū)文化制度，安排好各類社區(qū)文化活動，使住宅小區(qū)內的業(yè)主不僅享受到物質文明，也享受到精神文明。

八、管理指標的承諾

物業(yè)管理是新生事物。國家為了規(guī)范和指導物業(yè)管理，對一些管理服務也相應的作出了一些基本要求。作為投標的物業(yè)管理企業(yè)，針對目標物業(yè)，對照國家有關規(guī)定，向業(yè)主委員會作出相應的承諾。通常有以下主要內容的承諾：

⑴房屋及配套設施的完好率；

⑵房屋零修，急修及時率；

⑶維修質量合格率；

⑷清潔保潔率；

（5）道路車輛完好率；

（6）小區(qū)治安案件發(fā)生率；

（7）業(yè)主綜合服務滿意率；

（8）綠化完好率；

（9）重復維修率；

（10）住戶有效投訴率等。

九、檔案資料的建立和管理

為了使物業(yè)管理規(guī)范化、程序化，為了對物業(yè)管理狀況進行連續(xù)化記錄，并保留資料，需要建立檔案資料管理。投標的物業(yè)管理企業(yè)應對建立檔案管理制度提出相應的設想：是否建立單獨的檔案室，還是放在辦公室合署辦公；派幾位同志負責檔案管理；管理的程序圖；采用什么樣的管理制度，是否實行現代化、系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化的電子計算機管理檔案等等。

十、提高物業(yè)管理水平的新設想

物業(yè)管理企業(yè)在對目標物業(yè)進行投標時，也需要表明本企業(yè)對未來的物業(yè)管理上水平、創(chuàng)一流、達國優(yōu)提出一些設想，使人們感到實實在在，同時又大膽創(chuàng)新。例如，某物業(yè)管理企業(yè)對目標物業(yè)經過調查之后，對未來目標明確提出，接管后一年達到市優(yōu)，兩年達到省優(yōu)，三年達到國優(yōu)，在達到國優(yōu)的同時，一定通過ISO9002貫標，使物業(yè)管理質量標準化、規(guī)范化令人可敬、可佩、可信。

十一、物業(yè)管理企業(yè)愿意接受的有關獎罰

作為投標的物業(yè)管理企業(yè)，在系統(tǒng)地闡述了本企業(yè)對目標物業(yè)管理的各項設想，措施之后，需要在最后進行高度的概括和承諾。即向業(yè)主委員會承諾自己有能力，有決心管理好目標物業(yè)，并表示管理好了怎么辦，管理不好愿意承擔什么處罰。例如，某物業(yè)管理企業(yè)在對待獎懲最后表態(tài)：有信心、有能力管理好住宅小區(qū)，管理好了以后并不是為了追求更多的獎金，而是追求更多的任務；如果管不好，一年以后便自動退出來，并承擔標書里的經濟懲罰。